ASPECT4. - fit for business. Release v3r2 Logistik

ASPECT4 - fit for business Release v3r2 Logistik

Release v3r2

Indhold Introduktion Modernisering... 4 Modernisering af database... 4 Unicode... 5 Modularisering og service-orientering... 5 ASPECT4 Generelt... 6 Anvendelse af jobrobot... 6 Brugerstyret adgang til 9001 og 9006... 6 Kopiering mellem biblioteker... 6 Integrationspakke mod Multi-Support... 6 Styring af workflow for leverandørfakturaer... 6 Visning af indscannede dokumenter... 7 ASPECT4 Client... 9 Generelt... 9 Egne shortcuts... 14 Feltstyringsidenter... 15 ASPECT4 Workflow Management... 17 Stamdata... 20 Fælles varevedligehold... 20 Postnummeranvendelse... 21 Udvidelse af bankdata... 23 Parameterstyret 2111... 23 Spørge produktparametre (9320)... 24 Erstatningsvarenumre... 24 Nye ting i konfigureringen... 26 Kald af ZAKTIVDATO i stedet for opslag i DATOREG... 26 F4 på kontonummer/dimension i pseudokontoplan... 26 Salg... 27 Fragt debitering og hensættelse... 27 Spørge salg (6300)... 31 Ekstra trimmeparametre til Gennemfør afledte ordretransaktioner... 33 Oprette ordrelinjer ud fra regneark... 33 Tilbudsstyring... 34 Kundesøgning... 34 Udskriv scanningslabels til MultiArkiv... 35 Opdatere leveringstermin på linjer... 36 Sende tilbud via ASPECT4 BusinessConnector... 36 Forsendelse... 37 Automatisk valg af leveringsmåde... 36 Integration til Post Danmark og TNT... 39 Integration til DHL... 41 Ændringer til Indbookning fastlæg levering (8229)... 41 Udskrivning af fragtbreve... 42 Lager... 43 FIFO-kostpriser på lager... 43 Indkøb... 44 Forregistrering i ASPECT4 Økonomistyring og automatisk fakturaudligning... 44 Indkøbscockpit... 45 Leverandørsøgning... 46 Disponering... 47 Anvendelse af aktiv disponeringsdato... 47 Intercompany... 47 Mindre Intercompany-ændringer... 47 Integrationer... 48 Prisadaptor salgs- og indkøbspriser... 48 ASPECT4 Query Manager... 50 ASPECT4 DocManager... 53 ASPECT4 Logistik præsenterer her release 2 af version 3. Releasen præsenteres under temaet "Fit for business", hvilket skal ses som et udtryk for, at releasen fokuserer på muligheder og features, som støtter virksomhedernes initiativer for større effektivitet, øget produktivitet og tidsbesparelser. Dette er afspejlet i generel funktionalitet som Unicode, således at vores kunder bedre kan etablere sig ude i verden. Der er sket en større integration mod kunder, leverandører og logistikudbydere. Det er nu muligt at modtage yderligere oplysninger fra kunder og leverandører, ligesom der er kommet integration omkring forsendelser til en lang række logistikudbydere. Der er ligeledes sket en større integration mod MultiArkiv, således at der nu er en styring af workflow for leverandørfakturaer og mulighed for visning af indscannede dokumenter. Der er desuden kommet en række spændende nye forbedringer på ASPECT4 Client, på ASPECT4 Workflow Management, på ASPECT4 DocManager og ASPECT4 Query- Manager, som mange vil kunne få stor nytte af. Hertil kommer en lang række forbedringer i forskellige områder inden for såvel indgående som udgående logistik. 3

Modernisering Et af hovedtemaerne for ASPECT4 version 3 er modernisering, hvor ældre, men funktionsdygtige designs i velvalgte trin bringes up to date. Der er tale om et noget teknisk emne, som dog har stor betydning som grundlag for videreudviklingen af ASPECT4. Hvorfor ændre noget, som fungerer godt? Ja, primært er det for at kunne fortsætte en relevant videreudvikling af ASPECT4, som tager udgangspunkt i nuværende og kommende behov blandt kunderne. Omlægningen betyder, at ASPECT4-databasen nu benytter sig af native SQL-begreber som tabeller (filer), rækker (records) og kolonner (felter). Det er dog også vigtigt at påpege, at trin 2 "Isolating the database" medfører, at der oven på de native SQL-tabeller er bygget traditionelle logiske filer, som oven i købet er navngivet på samme måde som de oprindelige fysiske filer i databasen. Tilgang til data kan derfor ske på samme vis som i tidligere releases, også hvad angår C-programmel eller andet tredjepartsprogrammel, som tilgår ASPECT4-databasen. Et godt eksempel er brugerdialog, hvor det teknologiske fundament, som bygger på en 5250 terminalprotokol, ikke længere byder på de muligheder, som et moderne system ønsker at tilbyde de moderne brugere. EG har en lang tradition for tæt samarbejde med IBM om state-of-the-art modernisering. Som en af blot to europæiske ISV'er i IBM's Advisory Council er EG helt tæt på IBM's udvikling af System i platformen. Som nævnt pågår der en meget synlig modernisering omkring brugerinterfacet til ASPECT4, men også på andre centrale områder arbejder EG med modernisering af ASPECT4 gennem: Modernisering af databasebeskrivelse og access Modularisering og service-orientering af forretningslogik Modernisering af database En meget stor driftsmæssig fordel ved konstruktionen af DDL-beskrevne databaser og DDS-beskrevne logiske filer er, at man meget let kan udvide den underliggende SQLtabel med flere kolonner uden driftsmæssig påvirkning, rekompilering eller andet. Ved at sætte fokus på en præcis isolering af databasen fra programmellet gøres efterfølgende opdateringer og udvidelser langt lettere. ASPECT4 Database Manager Som følge af den markante databasemodernisering er der udarbejdet en række værktøjer til brug for både den indledende omlægning og den efterfølgende administration af DDL-databaser Gennem applikationen "Database Manager" kan man som administrator arbejde på tværs af SQL-tabeller, SQL-views og filer. En række nye funktioner samler alle administrative opgaver her. Med ASPECT4 v3r2 er indledt en flertrinsraket mod moderniseret database-access. Første trin, som er indeholdt i v3r2, er i IBM-materiale benævnt "DDS to SQL DDL Reverse Engineering". Andet trin benævnes "Isolating the database". ASPECT4 v3r2 adresserer disse to trin. Centralt i dette forløb er omlægning af databasen fra at være beskrevet gennem DDS (Data Description Specification) til en beskrivelse gennem SQL DDL (Data Definition Language). DDS er et ældre koncept, som ikke længere videreudvikles, mens DDL giver mulighed for at benytte en række nye features i SQL-databasen. Ydermere kan påregnes en bedre performance ved DDL-beskrevne databaser. En af de væsentlige årsager hertil er, at ved en DDL-beskrevet database valideres data ved skrivning, mens de valideres ved læsning i DDSbeskrevne databaser. Da der sker langt flere læsninger end skrivninger, hentes performanceforbedringer bl.a. her. I tillæg hertil er platformens nyeste SQL Engine direkte optimeret mod DDL-tabeller. 4

Unicode Også som et led i moderniseringen af den underliggende database er en række tabeller nu blevet forberedt for Unicode. Hensigten er her en helt anden, da fokus er at lette udveksling af data både elektronisk og i dokumenter mellem samhandelspartnere i et globalt setup, hvor de lokale sprog typisk har haft hver sit tegnsæt. Gennem Unicode introduceres et fælles tegnsæt, som er designet til at kunne indeholde alverdens tegn i alverdens sprog. Det er altså slut med at begrænse sig, eller forsøge med tegnkonverteringer, som alligevel ofte ikke lykkes. Især ved indslusning af elektroniske data gennem ASPECT4 BusinessConnector er den slags vigtigt. Mange misforståelser kan undgås, når der ikke længere foregår mistolkninger af tegn, som ellers på forskellige sprog "ligner hinanden". Men også udadtil har det stor effekt, at f.eks. en kundeadresse eller en varebetegnelse kan repræsenteres og dokumenteres korrekt i det rigtige sprog med de rette skrifttegn. Alle tekster understøtter nu Unicode. Det er f. eks.: alle betegnelser, som f.eks. varebetegnelse, operationsbetegnelse mv. supplerende tekster journaltekster og bilagstekster adresser noter Det giver os mulighed for at formidle tekster med alle tegnsæt. Herudover er alle systemtekster understøttet af Unicode. Det er bl.a.: ledetekster kolonneoverskrifter hjælpetekster fejltekster funktionstekster Der frigives ikke nye sproglag med denne release, men systemmæssigt er det nu muligt oversætte og håndtere skærmbilleder med vilkårlige tegnsæt. Modularisering og service-orientering Under hovedtemaet i version 3, Modernisering, ligger også en række initiativer omkring modernisering af ASPECT4- softwaren. Ovenfor er omtalt brugergrænseflade og grænseflade mod database. Omkring ASPECT4-programmer udnyttes i stigende omfang programmering i Java, og der foretages også en række omlægninger mod en serviceorienteret modulopbygning. Disse bestræbelser udnyttes blandt andet til en meget enkel og let måde at udvikle webservices på, webservices som f.eks. anvendes i et stigende antal webløsninger. I v3r2 introduceres webløsning til tidsregistrering i HRMmodulet, og i v3r3 lanceres et webinterface til Query- Manager, som gør det uhyre let at publicere ASPECT4- rapporter på intranet, extranet eller internet. 5

ASPECT4 Generelt Anvendelse af jobrobot Jobrobotten Vedligehold jobafviklingssystemet (0160) - anvendes nu også til at afvikle ASPECT4 Logistik-applikationer. Jobdefinitioner (9176) anvendes stadig til at lave korrektioner mv., men selve scheduleringen af afviklingstidspunkter er nu integreret med jobafviklingssystemet (0160). Brugerstyret adgang til 9001 og 9006 Der er udviklet en funktion, der muliggør en begrænsning af, hvilke parametre der kan vedligeholdes af hvem. Kopiering mellem biblioteker Der er udviklet faciliteter, således at der kan kopieres udvalgte elementer mellem biblioteker. Der er tilføjet nye kopieringsoptioner i: Firmaparametre (9001-9002-9003 + 9099) Systemtekster (9167) Rapporttekster (9168) Feltdefinitioner (9169) Feltdef til batch appl. (9170) Der skal vælges, hvilket bibliotek der skal kopieres til, samt hvorvidt der skal overskrives eller ej. I Firmaparametre (9001 og 9006) er det nu muligt at begrænse, hvilke parametre der må vedligeholdes. Det er primært tænkt til kopiapplikationer heraf. De mulige parametre angives i Vedl. af applikationsparametre (0128), hvor filnavn SELPARM angiver de tilladte parametre. Hvis SELPARM ikke findes eller er blank, er alle parametre med. Integrationspakke mod Multi-Support Efter ønske fra en række kunder, bl.a. Danbor Service, har vi udviklet en integrationspakke mellem ASPECT4 Logistik og MultiArkiv. For at få glæde af investeringen i denne integrationspakke skal man have købt MultiArkiv fra Multi-Support. Pakken indeholder 2 hovedområder, nemlig: Styring af workflow for leverandørfakturaer Visning af indscannede dokumenter mv. De to områder beskrives hver for sig i det følgende. Når der registreres leverandørfakturaer vha. Bilagsregistrering (1242), angives, hvilke ordrenumre disse skal udligne. Hertil kommer, at man har mulighed for at registrere gebyrer og lignende. I forbindelse med registreringen i Bilagsregistrering (1242) udskrives en label, der sættes på leverandørfakturaen, således at denne kan genkendes, når den eventuelt skal på workflow. Når en leverandørfaktura registreres vha. Bilagsregistrering (1242), oprettes kreditorposten straks. Samtidig bogføres momsen. Kreditorfakturaen er normalt ikke godkendt til betaling. Styring af workflow for leverandørfakturaer Workflow for leverandørfakturaer har i en årrække været et af de produkter, som Multi-Support har solgt som tillæg til ASPECT4. I den nye integrationspakke har vi nu automatiseret denne integration til at omfatte følgende: Leverandørfakturaer registreret vha. Bilagsregistrering (1242) Modtagelse af OCR-scannede fakturaer fra MultiArkiv. Registrering vha. af Bilagsregistrering (1242). I ASPECT4 Logistik kan alle leverandørfakturaer registreres vha. af Bilagsregistrering (1242). Dette gælder også for varekøbsfakturaer, der skal udligne indkøbsordrer varemodtaget i ASPECT4 Logistik. Hvis en registreret faktura matcher det skyldige varekøb, og gebyrerne ligger inden for de tilladte grænser, gennemføres fakturaregistreringen helt automatisk i ASPECT4 Logistik. I denne situation vil de fleste virksomheder vælge ikke at sende den modtagne leverandørfaktura på workflow for godkendelse. Hvis man alligevel ønsker fakturaen på workflow, er der parametre til styring af dette. Hvis en faktura ikke matcher, vil den normalt skulle til godkendelse hos en ansvarlig. Styringen af, hvilket workflow og hvem der skal godkende, opsættes i MultiArkiv. Informationer fra kreditoren eller fra indkøbsordren kan anvendes til at træffe denne beslutning. Når en leverandørfaktura er sendt til godkendelse hos en medarbejder, vil denne medarbejder skulle godkende bilaget vha. Tilgangstransaktioner (7169). Vha. denne applikation kan man godkende bilaget og evt. rette på 6

dette, inden det sendes til endelig bogføring. Man kan også vælge at lade fakturaen vente på at blive godkendt, til en evt. manglende varemodtagelse er gennemført. flere dokumenter, som matcher en given søgenøgle, vises en liste over dokumenter, som findes via den pågældende søgenøgle. Modtagelse af OCR-scannede fakturaer Hvis man scanner leverandørfakturaer ind vha. en OCRscanning, placeres de indscannede informationer i et register (KREOCRP1). Indscannede leverandørfakturaer vil i ASPECT4 Logistik blive modtaget på samme måde som et bilag registreret vha. Bilagsregistrering (1242). Den eneste forskel består i, at fakturainformationer indscannes i stedet for at blive registreret manuelt. Gebyrer fra leverandøren vil altid kræve godkendelse, når scanningsløsningen anvendes. Samtidig forudsætter scanningsløsningen, at leverandørerne ikke samlefakturerer flere ordrer på en faktura. Søgenøglerne anvendes ved søgning efter dokumenter, som er gemt i MultiArkiv. Hvis der findes netop ét dokument med netop disse søgenøgler, vises dette dokument umiddelbart. Hvis der findes flere dokumenter, som matcher de angivne søgenøgler, vises en liste over disse dokumenter i den anvendte klient. Herfra er det så op til brugeren at udpege den/de relevante dokumenter, som skal vises. Den basisapplikation som udvikles, er Vis arkiveret dokument type xx (956x). Via applikationsparametre til denne applikation angives kabinetnavn i MultiArkiv og de søgenøgler, som anvendes ved kaldet over i MultiArkiv. Visning af indscannede dokumenter Det andet hovedpunkt i integrationspakken er muligheden for at vise indscannede/arkiverede dokumenter i MultiArkiv. For at kunne genkende indscannede dokumenter skal disse forsynes med en stregkode til genkendelse. Til det formål har EG udviklet et modul til print af arkiveringslabels. Disse arkiveringslabels påsættes de dokumenter, der indscannes. Der kræves ikke arkiveringslabel på de dokumenter, der er arkiveret direkte fra ASPECT4 vha. eksempelvis DocManager. Visning af arkiverede dokumenter i MultiArkiv fra ASPECT4 Logistik har mange muligheder. Her nævnes nogle af de mest oplagte: Leverandørfakturaer Ordrebekræftelser Proformafakturaer Følgesedler Fakturaer Bookinglister Fragtbreve Tilbud Rykkere til leverandører Indkøbsordrer Indscannede certifikater fra leverandører (på partinummer) Indscannede ordrer fra kunderne (på ordrenummer) Indscannede tegninger til varen (på varenummer) Med integrationspakken mellem MultiArkiv og ASPECT4 Logistik får man både mulighed for at strukturere håndteringen af leverandørfakturaer og adgang til, fra relevante indgange i ASPECT4 Logistik, direkte at se de tilhørende dokumenter vha. visningsmodulet. Opsæt til indscannede dokumenter Ved højreklik på en faktureret ordre i Fakturaordre (6102) fremfindes dokumentet svarende til fakturanummeret, som er arkiveret i MultiArkiv, og vises for brugeren. Hvis der er Kaldet af den nye applikation eller evt. en kopiapplikation af samme, men med andre søgenøgler, udføres ved at definere et shortcut i Firmaparametre (9002) under parameteren SHORTAPP (applikationsafhængige shortcuts - se billedet på næste side). Dette medfører, at kaldet over til denne applikation og videre over til MultiArkiv i Terminsordrer (6104) optræder som højrekliksoption og således vil kunne anvendes ud for den enkelte ordre (se billedet på næste side). Det forudsættes, at MultiArkiv er på minimum release 1.6.0, opdateringsniveau 013 eller højere, og at de enkelte brugere er sat op til at få vist dokumenter via enten Javaklienten eller webklienten. Desuden er opgaven med at få defineret, hvilke dokumenter der skal arkiveres og med hvilke søgenøgler, ikke en del af nærværende opgave. Dvs. at det forudsættes, at dokumenter som skal kunne vises via integrationskald fra Logistik, er arkiveret på en hensigtsmæssig måde og med relevante søgenøgler. 7

Shortcut defineres i Firmaparametre (9002) Når shortcut er defineret, optræder kaldet til applikationen som højrekliksoption for den enkelte ordre 8

ASPECT4 Client Grafisk visning En grafisk visning af komplekse data vil ofte give et langt bedre overblik og er dermed væsentlig lettere at forholde sig til end en masse eksakte tal. Fra version 2.1.1 er der mulighed for i alle tabeller at få vist data (kun numeriske værdier) i et diagram. Det kan enten være som et områdediagram, et liggende/stående søjlediagram, et linjediagram eller et lagkagediagram. I eksemplet herunder har vi sorteret på bruttoomsætning. Derefter markeres de oplysninger, som ønskes vist i et diagram f.eks. bruttoomsætning og kvantum. I menulinjen over tabellen vises en ikon for hver af de forskellige diagramtyper. Her har vi valgt at trykke på ikonen "Lagkagediagram". Herefter kan du øverst angive (som i eksemplet her), at bruttoomsætning og kvantum eksempelvis ønskes vist pr. kundenummer. I store tabeller anbefales det først at sortere indholdet, så de data der er mest interessante, vises samlet. Eksempel på lagkagediagram Her kan man så se kvantum og bruttoomsætning fordelt på kunder i to lagkagediagrammer. Der er mulighed for at ændre overskriften samt at få dannet et pdf-dokument, der indeholder de samme informationer, som vises på skærmen. 9

Filter-funktion Især i store tabeller kan det være svært at finde eksakte data. Fra version 2.1.1 findes der nederst i alle tabeller både en søge- og en filtermulighed. Filter anvendes, hvis man ønsker at finde alle de steder, et ord/tal forekommer. Filtret kan finde data i én/udvalgte eller alle kolonner. Når der tastes i filtret, vil alle forekomster af dette ord/tal blive vist. Der søges i alle kolonner. Ved tryk på luppen nederst i højre hjørne er det muligt at ændre, så der kun søges en udvalgt kolonne, samt at angive, om der skal være forskel på store og små bogstaver osv. 10

Find-funktion Nederst i alle tabeller findes en ny søgefunktion. Indtastes et ord eller et tal, ledes der efter ord/tal, som begynder med denne værdi. Første forekomst vises straks. Brug pil frem for at se næste forekomst og pil tilbage for at se forrige. Når der er tastet noget i Find, vises den første forekomst af værdien. Der er funktioner til at vise næste forekomst, forrige forekomst, markering af alle forekomster og til at angive, hvorvidt der skal skelnes mellem store og små bogstaver. Betinget sortering Der har længe været mulighed for at sortere på en enkelt kolonne ved at højreklikke på denne. Denne funktionalitet er nu udvidet til at kunne foretage sortering på flere kolonner. Nu anvendes der ikke længere højreklik, men venstreklik på kolonnen ved 1. sortering. Såfremt der skal være flere kolonner med i sorteringen, trykkes Ctrl og venstreklik på næste kolonne og så videre. I eksemplet har vi valgt at lave 3 sorteringer. Først har vi sorteret på kundenummer, derefter på statuskode og til sidst ordrenummer. Sorteringsrækkefølgen fremgår med småt øverst på kolonneoverskriften. Hvis det havde været relevant, kunne vi have foretaget flere sorteringer (der er ingen begrænsninger i antal kolonner, der kan sorteres). 11

Totaloversigt over tabellen Hvis man har store tabeller, kan der trykkes på ikonen i nederste venstre hjørne. Så bliver hele tabellen vist i "mini-format". Den del af tabellen, der ønskes vist, kan markeres. Når museknappen slippes, vises det ønskede område i vinduet. 12

Kopieringsmuligheder Kopieringsmulighederne er forbedret. Når et felt er aktiveret i Client, kan der anvendes de sædvanlige kopiér- og indsætfunktioner. Dvs. man kan anvende Ctrl+c for at kopiere feltets indhold og efterfølgende Ctrl+v for at indsætte den kopierede funktion et andet sted. Når musen slippes, kommer den trukne værdi til at stå i til-feltet: Ud over funktionstasterne kan der som noget nyt også anvendes "træk og slip" i ASPECT4 Client. De steder, hvor træk og slip er mulig, vises dette på følgende måde: feltet mærkes op, og der tegnes en orange ramme omkring. Foran feltet vises et "kopier fra"-symbol: Forbedrede opsætningsmuligheder Der er kommet en række nye opsætningsmuligheder. Ved at trykke på ASPECT4-ikonen "Det store A4" i venstre hjørne og herefter på Filer og på Indstillinger: Med musen kan man nu trække indholdet hen til et andet felt. Foran til-feltet vises enten et forbudt-skilt (dvs. det er ikke muligt at kopiere hertil) eller et "kopier til"-symbol: fremkommer følgende skærmbillede: Her er det muligt at angive, at der ønskes vist funktionstaster på knapper. Derved kommer der på knappen til at stå f.eks. "F16 Godkend", mod tidligere "Godkend". Søge- og filterfelterne nederst i alle tabeller kan vises/slås fra. Det er muligt at angive, hvor lang tid en fejlbesked skal vises. Om den skal blive stående eller den skal forsvinde efter et antal sekunder. 13

Ved siden af Applikationsstarter-feltet i øverste højre hjørne kan man i en dropdown-liste få vist de applikationer, der tidligere har været kaldt. Det er under Indstillinger muligt pr. bruger at bestemme, om applikationer skal vises i stigende eller faldende orden eller efter hyppighed. Der er ligeledes kommet mulighed for automatisk at sende eventuelle systemfejl på en mail til EG. Der sørges for at få den nødvendige dokumentation med i mailen. Vis meddelelser Hvis der tastes forkert i et felt, vises en rød bjælke ud for feltet. I bjælken vil der stå, hvad der er galt. Ofte vil det være muligt at klikke på spørgsmålstegnet for at få vist en uddybende tekst til fejlen. Generelle beskeder er hidtil blevet vist i bundlinjen nederst. Visning af generelle beskeder er fra 2.1.1 flyttet. Både for at gøre beskeder mere synlige og for at få plads til mere indhold på skærmbillederne (flere rækker i tabeller eksempelvis) har vi ændret, så beskeder/meddelelser fremover vises ud for en elpære nederst i genvejsbjælken i venstre side. Som omtalt tidligere, er det muligt under ASPECT4-knappen i øverste venstre hjørne (under Filer/Indstillinger/Klient) at angive, om beskeder automatisk skal forsvinde eller blive stående i x sekunder. Fremtiden Der er planer for at kunne anvende Pivot-tabeller i en kommende opdatering af ASPECT4 Client. Dette er et ønske fra flere steder, og der arbejdes på at etablere denne funktion. Workspace Der er sket nogle få ændringer i workspace i denne release. Tidligere var genvejsbjælken i venstre side personlig. Nu kan denne genvejsbjælke gemmes pr. funktionsgruppe eller på firmaniveau. Superbrugere (som har setup-tilladelse 20 i applikation 0110) kan i applikation 0X03 nu også kopiere eller flytte genveje. Kopiér eller flyt genveje Egne shortcuts Der er udviklet forskellige faciliteter i forbindelse med egne shortcuts i firmaparameter SHORTAPP. Ikoner på egne shortcuts Der er mulighed for ved dannelse af egne shortcutsi at angive en ikon, der bliver vist ved højreklik. 14

Shortcutknap på egne shortcuts Der tilsættes nu automatisk shortcuttast til shortcuts defineret via firmaparameter SHORTAPP, hvis der er angivet en ulovlig, eller ønsket nummer allerede er anvendt. Funktion ved shortcut Der er mulighed for at angive, hvilken funktion et givet shortcut kaldes med, oplysninger om format til den kaldte STFE, hvilken feltstyringsident der anvendes til at skaffe nøglen, hvorvidt der skal udføres fornyet autorisationstjek, og hvorvidt den aktuelle record skal låses, mens shortcuttet udføres. Når man kommer tilbage fra shortcuttet, kan der vælges, hvorvidt der skal ske opfriskning, og hvilken funktion der skal fortsættes med efter returnering fra shortcuttet. Eksempler Hvis man fra en salgsordrelinje vil åbne for at kunne redigere salgsvareteksten, vil man kunne lave et kald til Salgsvarer (9104), funktion Rediger (option 2) med et særligt format, der kun indeholdeer salgsvareteksten på forskellige sprog samt f.eks. minimums- og enhedsordrestørrelser. Hvis man også gerne vil vedligeholde basisvareteksten, kan det være en efterfølgende funktion, så man dermed bliver ledt igennem begge applikationer. Efter disse kald vil det være hensigtsmæssigt at opfriske salgsordrelinjebilledet, så en evt. ændret tekst slår igennem her. Et andet eksempel kan være, at man fra Lagerbeholdninger (9145) ønsker at kunne se stamoplysninger for det aktuelle lager. Så kan man lave et kald til Lagre (9144) med funktion Vis (option 5). Formatet vil man bare sætte til blank, så billedet vil blive præcis som det er i Lagre (9144). Det kan tænkes, at de pågældende brugere ikke har adgang til Lagre (9144), fordi de ikke må redigere her. Men de må gerne lave denne forespørgsel, så derfor angiver man, at det må ske uden autoritetscheck. Det betyder ikke, at alle har lov til det. Men har man adgang til Lagerbeholdninger (9145), har man også denne forespørgselsadgang til Lagre (9144). Efter denne forespørgsel er der ingen grund til at lave opfrisk, da man jo ikke kan ændre noget, som kunne få indflydelse på skærmbilledet Lagerbeholdninger (9145). Feltstyringsidenter Der er sket en stor udbygning af nye funktionaliteter til feltstyringsidenter, siden det blev introduceret i release 9 under overskriften "Styring af farver og tekstattributter". Det betyder, at der kan foretages mange flere opsætninger og fremfinding af informationer, uden at der skal foretages individuelle tilretninger til ASPECT4 Logistik. Generelle CALL-programmer i feltstyringsidenter Der er udviklet generelle programmer, som kan anvendes i forbindelse med feltstyringsidenter. Et program der henter valgte informationer i et valgt kartotek. Hvis man har behov for at vise indholdet af et felt fra en anden fil - f.eks. hvis man står med basisvareoplysninger og har brug for min.ordre fra salgsvareoplysninger - kan denne hentes uden tilretningsbehov. Et program, hvor der kan substitueres en tekst ind i en streng. Dette kan bruges f.eks. til at indsætte et trackand-trace-nummer i en URL, så det er muligt at få vist den aktuelle pakkeinformation Et program, hvor det er muligt at hente en tekst fra en firmaparameter, således at det er teksten og ikke kun koden, der vises. TIP-resultat Der er mulighed for at sætte en kode på feltstyringsidenten, således at et givet resultat vises som et "tip" på feltet (se billedet på næste side). Denne funktionalitet anvendes ved visning af supplerende tekster i en række programmer, men kan også anvendes i anden sammenhæng. 15

Eksempel på visning af "tip" Editeringsfunktioner Der er en række tilgængelige editeringsfunktioner: Højre- eller venstrestilling af felter med indsætning af blanke Afrunding af værdier (oprunding, nedrunding eller direkte afrunding) Fremfinding af minimums- eller maksimumsværdier Hente, fjerne eller overstyre ledetekster Replikering via feltstyringsidenter I samarbejde med Unimerco er der foretaget udvidelse i replikeringsmulighederne ved intercompany-opsætning, således at der skal foretages værdiændringer via en feltstyringsident. Det er relevant, hvis der f.eks. er anvendt en feltstyringsident, som skal "bøje" værdien til noget andet (f.eks. GR + LDA-firmanummer) og man ønsker at replikere. 16

ASPECT4 Workflow Management Dokumentstyring i ASPECT4 Workflow Management Dokumentstyringen i ASPECT4 Workflow Management bruges til at holde styr på relevante dokumenter på de enkelte processer. Ved at bruge dokumentstyring i ASPECT4 Workflow Management, undgår man at skulle holde styr på små sedler og papirer i diverse mapper. Derimod kan alle (der har tilladelse) se relevante dokumenter til de enkelte processer. Det sikres også, at der udarbejdes de dokumenter, der skal udarbejdes, således at man ikke glemmer at udarbejde ansættelseskontrakter, skriftlige tilbud til kunderne osv. Ved at anvende skabeloner sikres det også, at alle breve har et ens udseende, altid indeholder de punkter der skal være med i brevet, samt placeres korrekt. Der er to måder at knytte dokumenter til en proces på: 1.På processen oprettes de faste dokumenter. Der kan evt. refereres til en dokumentskabelon, som er en standard for den enkelte dokumenttype (kundebreve, ansættelseskontrakter, lønaftaler osv.). Samtidig kan der ved oprettelsen af dokumentet til processen hentes oplysninger (via parametre) ind i dokumentet (gælder Word og Excel). Det kan f.eks. være kundenavn og adresse, der skal flettes ind i et brev. Der kan stilles krav om, at der skal oprettes et dokument på en bestemt opgave, således at det sikres, at dokumentet udarbejdes. 2.Der kan desuden tilknyttes vilkårlige dokumenter, der ligger på netværket, til en proces. Det kan f.eks. være et dokument, der er sendt fra en kunde. I opgavelisten kan man via knappen 'Dokumenter' nederst i billedet oprette eller tilknytte dokumenter. De oprettede dokumenter kan desuden fremfindes med QueryManager ved at søge i dokumentindexet (via drilldown). 17

Eksporter/importer procesdefinitioner Eksport og import af procesdefinitioner kan bruges således, at EG kan udarbejde processer, der efterfølgende kan distribueres til en eller flere kunder. Det kan ligeledes bruges, hvis man har udarbejdet en procesdefinition i testmiljøet, som skal flyttes til og anvendes i produktionsmiljøet. Fra vedligehold af procesdefinitioner kan de enkelte procesdefinitioner eksporteres via en højrekliksfunktion. Oplysningerne gemmes i en fil. Tilsvarende kan det fra vedligehold af procesdefinitioner vælges at importere procesdefinitioner via en funktionsknap. Der vælges, hvilken sti og fil der skal importeres fra. Findes nogle af oplysningerne i forvejen, skal man afgøre, hvilke oplysninger der evt. skal overskrives. Nye systemlinktyper Systemlink kan nu også oprettes med typerne 'ASPECT4 Cockpit' og 'ASPECT4 batch-applikation'. 'ASPECT4 Cockpit' anvendes til kald af cockpitapplikationer. Oprydningskørsel Oprydningskørselen startes automatisk efter genstart af EGSERVER. Der ryddes op i: Procesdefinitioner, hvor versionsnumre der ikke anvendes længere, slettes. Procesinstanser, hvor der slettes instanser der er for gamle. Eventlog, hvor der slettes oplysninger der er for gamle. Databasetrigning, hvor der slettes oplysninger der er for gamle. Kalenderafvigelser og midlertidig fraværende, hvor der slettes oplysninger der er for gamle. Opgavebehandlertilladelser, hvor der slettes oplysninger der er for gamle. Vis proces grafisk Procesdefinitionen kan vises grafisk fra vedligehold af procesdefinitioner og fra en opgave i workflow-opgavelisten. Ved at holde musen hen over en opgave bliver teksten forstørret. Der kan også zoomes ind og ud, enten ved at bruge scrollbar i venstre side af billedet, ved at højreklikke og vælge 'Zoom ind' eller 'Zoom ud' eller bruge genvejstasterne Ctrl + og/eller -. Via knappen 'Funktioner' i workflow-opgavelisten kan processen også vises. Her kan man samtidig se, hvor i processen den aktuelle opgave befinder sig (markeret med gul ramme). 'ASPECT4 batch-applikation' anvendes til kald af applikationer, der sendes direkte i jobkø uden rekvisition. Manuel event Ved at højreklikke på genvejen til workflow-opgavelisten i shortcut-baren kan der startes manuelle events. Manuelle events er events, der ikke kan startes fra andre triggere. Dvs. events, hvor der rent systemmæssigt ikke sker noget, men hvor det er noget udefra kommende der gør, at der skal startes en event i ASPECT4 Workflow Management. 18

Fra oversigten vælges den event, der skal startes. Er der parametre på eventens procesdefinitioner der skal indtastes, kommer der billede til indtastning af oplysninger. Præsentation af parametre På den enkelte parameter vælges det, hvordan parameteren skal vises og evt. indtastes i ASPECT4 Workflow Management. Eventlog Dette er en ny applikation, der giver mulighed for at vise eventlog. Applikationen anvendes, hvis der er problemer med, at der tilsyneladende mangler procesinstanser i ASPECT4 Workflow Management. Ved at positionere på eventen, kan man finde oplysninger om eventen, og hvorfor der evt. ikke er startet en procesinstans. Det fremgår af statusoplysningen, hvad der er sket. Oversigt over betydningen af status kan ses i hjælpen til applikationen. 19

Stamdata Fælles varevedligehold I ASPECT4 Logistik har det længe været et ønske at kunne foretage en fælles varevedligeholdelse, således at alle de informationer, der er omkring en vare kan vedligeholdes i samme sekvens. Dette er gjort muligt i denne release, hvor der er udviklet en funktion, der hedder "Fælles varevedligehold". Via opsæt er der mulighed for "Fælles varevedligeholdelse". Det betyder, at når basisvaren er oprettet, kan der kopieres data i andre applikationer, og efterfølgende bliver brugeren ledt igennem disse applikationer for vedligeholdelse af data. Applikationerne skal være applikationer, hvor der vedligeholdes andre informationer, som er relateret til varen. Til Basisvarer (9102) sker en opsætning i Vedl. af applikationsparametre (0128) under Vedligehold parametre. Der skal findes et filnavn KOPIERUDV. Der kan på nuværende tidspunkt vælges mellem følgende applikationer: Salgsinformationer (9104) Dimensionsoplysninger (9105) Grundsalgspriser (6114) Salgspriser (6115) Afgifter pr. vare (950G) Alternative enheder (950E) Supplerende rabatgrupper (950J) EAN-numre (9109) Specialaftaler kunder (611A) Indkøbsinformationer (9103) Indkøbspriser (7115) Kostpriser (9131) Kostpristillæg (9139) Specialaftaler leverandører (711A) Produktionsmodel (9121) Her kan angives op til 25 applikationskald. Der skal angives applikationsnummer, og følgende skal vælges: - Data kopieres med og vedligeholdes efterfølgende (dvs. applikation skal kaldes) - Data kopieres ikke med - men applikation kaldes (data forventes at bliver oprettet manuelt) Dette sker i disse parametre pr. applikation: Data kopieres (0=Nej, 1=Ja) Data vedligeholdes (0 =Nej, 1=Rediger data, 2=Listebillede) Vær opmærksom på, at værdien 1 på Vedligeholdelse af data kun må anvendes til applikationer, hvor der kun er én mulig record. Der er en række betingelser og specielle forhold omkring kopiering: Salgspriser der kopieres kun gældende priser. Priser med kundeident = O kopieres dog ikke. Indkøbspriser der kopieres kun gældende priser for primær leverandør. Kostpriser der kopieres kun gældende og nye standard kostpriser. Produktionsmodel der kopieres kun gældende modelvariant. Varetekster i sprog kopieres. Supplerende varetekster i sprog kopieres. Den fælles varevedligeholdelse kan enten ske i forbindelse med den almindelige varevedligeholdelse i Basisvarer (9102) eller i det nye cockpit, der er bygget til formålet Fælles varevedligeholdelse (9703) - se billedet på næste side. 20