Udbudsmateriale Udbud af daglig intern rengøringsservice 1. august 2013-30. juli 2016
Indhold 1. Udbudsbetingelser... 3 1.1 Udbudsbetingelser, -form og -omfang... 3 1.2 Tilbudsudformning og -frist... 5 1.3 Henvendelse i tilbudsperioden... 6 1.4 Orienteringsmøde og besigtigelse... 7 1.5 Vedståelsesfrist for tilbud... 8 1.6 Generelt om tilbudsmaterialet... 8 1.7 Forbehold... 8 1.8 Tildelingskriterium... 9 1.9 Alternative tilbud... 9 1.10 Udbudsmaterialets indhold... 9 1.11 Vurdering af tilbud og meddelelse om resultatet... 10 2 Krav til rengøringsydelsen... 11 2.1 Arbejdets indhold og omfang... 11 2.2 Besigtigelse og lokaleoplysninger... 11 2.3 Rengøringsomfang, -dage, -tidspunkt med videre.... 12 2.4 Miljø og arbejdsmiljø... 15 2.5 Samarbejde og sikkerhedsorganisation... 20 2.6 Sikring og dokumentation af anvendt arbejdstid... 20 2.7 Sociale klausuler... 21 3 Oprydning og klargøring... 22 3.1 Generelt... 22 3.2 Rengøring... 22 4 Rengøringsinstruktioner... 25 4.1 Generelt... 25 4.2 Option 2... 26 4.3 Option 3... 26 4.4 Option 4... 27 4.5 Rengøringsvilkår i øvrigt... 27 5 Kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering... 28 5.1 Rengøring... 28 6 Fakturering... 32 7 Personaleforhold og udstyr... 33 7.1 Virksomhedsoverdragelse... 34 7.2 Udstyr og maskiner... 34 Bilag 1: Tilbudslister... 36 Bilag 2: Aftale... 37 Bilag 3: Lokalitetsdata... 52 Bilag 4: Rengøringssystem... 53 Bilag 5: Vejledende tjekliste... 58 Bilag 6: Sociale og etiske hensyn... 59 Side 2 af 62
1. Udbudsbetingelser 1.1 Udbudsbetingelser, -form og -omfang Udbuddet omhandler indkøb af daglig intern rengøringsservice til Frederikssund Kommune og gennemføres i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer (herefter "Udbudsdirektivet"). Bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer finder tilsvarende anvendelse. Udbuddet er opdelt i 2 delaftaler. For hver delaftale vil der blive indgået aftale med én Leverandør. Udbuddet gennemføres efter modellen offentligt udbud, og Frederikssund Kommune har således ikke på forhånd begrænset antallet af tilbudsgivere på hver af de 2 delaftaler. Delaftalerne omfatter daglig intern rengøring på ca. 144 forskellige lokaliteter (skoler, SFOer, daginstitutioner, administrationsbygninger, kultureller tilbud med videre) ekskl. option 4. Alle lokaliteter omfattet af delaftalerne fremgår af tilbudslisten. Delaftale 1, Frederikssund Kommune øst for Roskilde Fjord omfatter 86 lokaliteter Delaftale 2, Frederikssund Kommune vest for Roskilde Fjord omfatter 58 lokaliteter I en række tilfælde er der to eller flere lokaliteter, der er fysisk sammenhængende eller markeret på samme adresse. Det skal bemærkes, at de enkelte lokaliteter er individuelt meget forskellige i forhold til både de fysiske rammer og de aktuelle lokaleanvendelser. Aftalen løber i 3 år med mulighed for 2 x 12 måneders forlængelse (option) og med opstart 1. august 2013. Udbudsmaterialet og bilag 1-6 finder anvendelse på begge de udbudte delaftaler (1 og 2), medmindre andet konkret er anført. Udbuddet gennemføres elektronisk via Mercell Sourcing Service (herefter Mercell), hvorfor tilbud skal afgives via dette. Tilbudsgiver, som afgiver tilbud på de enkelte delaftaler, skal afgive tilbud på alle ydelser forbundet med den pågældende delaftale, herunder optionerne. Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og aftaleperioden skal være på dansk. Tilbudsgiver skal iagttage og opfylde samtlige vilkår i forhold til vilkårene i udbudsbekendtgørelsen, dette udbudsmateriale og eventuelt efterfølgende udsendte meddelelser. Der skal herunder fremhæves følgende vilkår: Punkt 7.1 om virksomhedsoverdragelse Side 3 af 62
Bilag 2, 15 om underleverandører Bilag 2, 13 om anfordringsgaranti Delaftalerne indeholder følgende optioner: Option 1 Frederikssund Kommune kan forlænge delaftalerne i 2 x1 år. Den maksimale varighed af hver delaftale er derved 5 år. ("Option 1"). Option 2 Såfremt Frederikssund Kommune får behov for at tilkøbe rengørings- eller serviceydelser på lokaliteter omfattet af delaftalerne, kan Frederikssund Kommune anvende denne option. Optionen kan udnyttes enten på timebasis eller på opgavebasis ("Option 2"). Option 3 Såfremt Frederikssund Kommunes bygningsmasse ændres, kan Frederikssund Kommune tilkøbe rengøringsydelser (gælder for begge delaftaler) til udførelse på lokaliteter ud over de, som fremgår af udbudsmaterialet ("Option 3"). Option 4 For de nedenstående selvejende institutioner og 60 virksomheder, som også er identificeret i udbudsbekendtgørelsen gælder, at disse ikke er forpligtet til men kan anvende de udbudte delaftaler og dermed indgå selvstændige aftaler med den vindende tilbudsgiver på tilsvarende vilkår som følger: Delaftale 1 Sct. Georg Gården Frederikssund Brandstation Frederikssund Hallen Frederikssund Svømmehal Rytterskolen Græse Gl. Skole Kulturhuset Elværket Slangerup Børnehave Slangerup Brandstation Børnehuset Møllevang Aktivitetshuset Slangerup Slangerup Idræts- og Kulturcenter Delaftale 2 Brandstationen i Jægerspris I dette udbudsmateriale anvendes betegnelsen "Frederikssund Kommune" som en samlet betegnelse for de ordregivende myndigheder, som kan købe ind på delaftalerne. Rengøringsydelserne på de 144 lokaliteter udføres i dag af en privat leverandør. Udbudsmaterialet med tilhørende og efterfølgende eventuelt supplerende materiale må alene anvendes til brug for dette udbud. Efter udbuddets afslutning skal alle hardcopy eksemplarer destrueres og alle datafiler skal slettes permanent. Side 4 af 62
Tilbudsgiver skal iagttage ubetinget tavshed over for uvedkommende vedrørende fortrolige forhold, der måtte komme til tilbudsgivers kendskab i forbindelse med deltagelse i udbuddet og en eventuel efterfølgende løsning af de udbudte opgaver. Tilbudsgivers opmærksomhed henledes på, at udbuddets dokumenter og herunder også de indkomne tilbud er omfattet af de almindelige retsregler om aktindsigt. 1.2 Tilbudsudformning og -frist Tilbud skal være modtaget via Mercell: Den 1. maj 2013 kl. 14.00. Tilbud med tilhørende bilag skal som nævnt under punkt 1.1 uploades via Mercell. Tilbudsgivere, som afgiver tilbud på begge delaftaler, skal udarbejde to tilbud. Tilbudslisten skal således udfyldes for den eller de delaftaler, som tilbudsgiver afgiver tilbud på. Tilbudslistens poster vedrørende Option 2 posterne vedrørende refusionsbeløb, skal ligeledes udfyldes. Tilbuddet per delaftale skal indeholde følgende: 1. Udfyldt tilbudsliste 2. De oplysninger/den dokumentation som er krævet i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.1 (personlige forhold) 3. De oplysninger/den dokumentation som er krævet i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.2 (økonomisk/finansiel kapacitet) 4. De oplysninger/den dokumentation som er krævet i udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.3 (teknisk kapacitet) Kommunen henleder opmærksomheden på mindstekrav til økonomisk/finansiel kapacitet, der fremgår af udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.2. Nystartede virksomheder, der ikke har mulighed for at fremlægge oplysningerne under punkt 3/afsnit III.2.2 vedr. økonomisk/finansiel kapacitet, skal i stedet vedlægge en bankerklæring eller revisorerklæring, som kan dokumentere tilbudsgivers finansielle og økonomiske formåen. Ved sammenslutning af tilbudsgivere (=konsortium) skal de ovenfor nævnte oplysninger og dokumenter gives for hver deltager i konsortiet. Side 5 af 62
Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske formåen (f.eks. virksomheder i samme koncern som tilbudsgiver) skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for aftalens udførelse. En tilbudsgiver, som ønsker at basere sig på andre enheders økonomiske formåen skal - foruden eget udfyldt bilag C - fremlægge (a) dokumentation for, at de pågældende virksomheder/enheder har afgivet et juridisk bindende tilsagn om at ville stille økonomiske ressourcer til rådighed for tilbudsgiver til brug for udførelsen af den udbudte opgave og (b) den/de pågældende virksomheder/enheders nøgletal fra hvert af de seneste tre afsluttede og tilgængelige regnskabsår ved udfyldelse af bilag C. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske formåen (f.eks. underleverandører eller virksomheder i samme koncern som tilbudsgiver) skal tilbudsgiver godtgøre, at tilbudsgiver kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for aftalens udførelse. En tilbudsgiver, som ønsker at basere sig på andre enheders tekniske formåen skal - foruden eget udfyldt bilag D og E - i tilbuddet (a) klart identificere de(n) virksomhed(er), hvis ressourcer tilbudsgiver råder over og (b) vedlægge en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet i den udstrækning, tilbudsgiver ønsker at basere sig herpå via udfyldelse af bilag D og E for de pågældende enheder/virksomheder. Alle dokumenter i tilbuddet skal uploades og sendes igennem Mercell inden tidsfristens udløb. Tilbudsgiver bærer ansvaret herfor. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt og tilbud modtaget på andre måder end gennem Mercell, vil derfor ikke være at betragte som rettidigt indkommet, og tilbuddet vil derfor blive afvist som ukonditionsmæssigt. 1.3 Henvendelse i tilbudsperioden Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende dette udbud skal ske via Mercell. Alle kommentarer, spørgsmål og besvarelser vil i anonymiseret form og via Mercell løbende blive tilsendt de virksomheder, som har tilmeldt sig udbuddet via Mercell. Tilbudsgiver opfordres til at fremsende spørgsmål senest: Den 19. april 2013, kl. 14.00 Alle spørgsmål (også spørgsmål modtaget efter ovenstående "frist") vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. Eventuelle spørgsmål skal stilles under fanen "Kommunikation". Alle spørgsmål og besparelse fra Frederikssund Kommune kan ses i anonymiseret form under fanen Kommunikation / "Ekstra Info" efter, at Frederikssund Kommune har publiceret svar. Såfremt tilbudsgiver bliver opmærksom på fejl eller mere betydende uhensigtsmæssigheder ved udbudsmaterialet, bedes tilbudsgiver straks gøre opmærksom herpå, således at der er mulighed for hurtigst muligt at afhjælpe forholdet gennem offentliggørelse af rettelsesblad. Side 6 af 62
Opfordringen omfatter også eventuelle uhensigtsmæssigt formulerede krav til ydelsen eller aftalen. Dette gælder navnlig uhensigtsmæssigheder af betydning for tilbudsgiverne generelt, der tilmed er udtryk for fravigelse fra det sædvanlige på markedet. Opfordringen er ikke en invitation til generel dialog om hensigtsmæssigheden af udbudsmaterialets krav. Spørgsmål omkring funktionaliteten i Mercell sendes til support.dk@mercell.com eller der kan ringes på 63 13 37 00. Tilbudsgiver er selv ansvarlig for at holde sig ajour og hente alle de oplysninger via Mercell, der er gældende for udbudsproceduren. Tilbudsgiver er derfor ansvarlig for at sikre, at materialet hentet fra Mercell til en hver tid er fuldstændigt og opdateret. Tilbudsgiverne gøres opmærksom på, at alle henvendelser under udbudsprocessen skal rettes Kommunen via Mercell. 1.4 Orienteringsmøde og besigtigelse Der afholdes obligatorisk orienteringsmøde for tilbudsgivere: Den 4. april 2013 kl. 10.00 Mødestedet er: Frederikssund Kommune Kongensgade 18 3550 Slangerup (Henvendelse i forhallen) På orienteringsmødet vil Frederikssund Kommune og Kommunens rådgiver Service- Consult gennemgå de overordnede vilkår for deltagelse i udbuddet og krav til tilbuddenes indhold. Herudover vil ServiceConsult gennemgå de for rengøringsydelsen fastlagte kravspecifikationer med videre. Forud for orienteringsmødet, vil der blive udsendt et specifikt oplæg til besigtigelsernes omfang i forhold til sikring af, at der besigtiges et passende antal repræsentative lokaliteter indenfor hver delaftale og hver lokalitetstype. Eventuelle ønsker om udvidelser kan meddeles før eller på orienteringsmødet og vil blive videregivet til alle tilbudsgivere. Besigtigelse af de af udbuddet omfattede lokaliteter og lokaler gennemføres over følgende tre dage: Dato Delaftale 8. april 2013 1, Frederikssund området 9. april 2013 1, Slangerup området 10. april 2013 2, Jægerspris og Skibby området Umiddelbart efter orienteringsmødet udsendes en endelig besigtigelsesplan til tilbudsgiverne. Side 7 af 62
Der er ikke pligt til at deltage i besigtigelserne men tilbudsgivere, der ikke tidligere har set dem, opfordres til at deltage. På besigtigelserne mødes deltagerne alle dage kl. 8.00 på den første lokalitet på besigtigelsesplanen. Hvis tilbudsgiveren efter den planlagte og gennemførte besigtigelse ønsker yderligere besigtigelse af en eller flere lokaliteter, skal dette skriftligt meddeles via Mercell. I tilfælde af, at der besluttes gennemført fornyede besigtigelser, vil alle tilbudsgivere via Mercell blive tilbudt deltagelse. Bemærk: Det er et krav, at repræsentationen fra hver tilbudsgiver begrænses til to personer til både orienteringsmødet og besigtigelserne. Overtallige personer vil blive bedt om at forlade orienteringsmødet, henholdsvis besigtigelserne. Tilbudsgiver skal til Mercell oplyse navne og kontaktdata på den eller de personer, der møder frem til orienteringsmødet og til hvilke bygningsgennemgange senest; Den 27. marts 2013 1.5 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i 6 måneder efter tilbudsfristens udløb. 1.6 Generelt om tilbudsmaterialet Tilbud skal udarbejdes på baggrund af det af Frederikssund Kommune og via Mercell udsendte udbudsmateriale samt eventuelle rettelser og svar på spørgsmål udsendt i udbudsfasen ligeledes via Mercell. Tilbud samt alle tilhørende bilag skal være skriftlige og udarbejdet på dansk. Tilbud udarbejdes for tilbudsgivers regning. De uploadede dokumenter skal kunne læses i Microsoft Office 2003/Acrobat Reader 9.0, der kører på styresystemet Windows XP. Tilbudsgiver er ansvarlig for at sikre, at alle bilag med videre er besvaret korrekt, idet manglende besvarelse vil kunne medføre, at tilbuddet er ukonditionsmæssigt og dermed ikke vil indgå i tilbudsvurderingen. 1.7 Forbehold Tilbudsgiverne opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold og andre faglige forbehold. Frederikssund Kommune er i alle tilfælde berettiget til at forkaste tilbud, som indeholder forbehold og vil i visse tilfælde være forpligtet hertil. Tilbud, som indeholder forbehold til kontrakten jf. bilag 2, vil blive forkastet. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i Frederikssund Kommunes udbudsmateriale som uklare eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver i stedet til at stille spørgsmål via Mercell frem for at tage forbehold. Side 8 af 62
1.8 Tildelingskriterium Tildelingskriteriet for begge delaftaler er: Laveste pris. Hver delaftale vil blive tildelt for sig. Frederikssund Kommune vil således evaluere tilbuddene isoleret set i forhold til hver delaftale. Delaftalerne 1 og 2: For hver af delaftalerne gælder, at Frederikssund Kommune ved evalueringen af tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet vil anvende prisen på de af den enkelte delaftale omfattede lokaliteter med tillæg af det forventede årlige forbrug under Option 2 i overensstemmelse med de indlagte delpriser og formler i tilbudslisten inklusive angivelse af en eventuel ændret pris for anvendelse af option 1 for henholdsvis det fjerde og femte kontraktår. Det er således den samlede pris for hele den mulige kontraktperiode på 5 år der lægges til grund for evalueringen. De tilbudte enhedspriser (refusionsbeløb) indgår ikke i den tilbudssum, som lægges til grund for evalueringen af tilbuddene. Til brug for Frederikssund Kommunes evaluering af tilbuddene i forhold til tildelingskriteriet skal tilbuddet indeholde en udfyldt tilbudsliste, som omfatter den delaftale eller de delaftaler, der afgives tilbud på, jf. herved bilag 1. 1.9 Alternative tilbud Der er ikke mulighed for, at afgive alternative bud. 1.10 Udbudsmaterialets indhold Det samlede udbudsmateriale består af udbudsbekendtgørelsen, dette dokument inklusive bilagene A-E og 1-6 (-8). Alt materiale er tilgængeligt for tilbudsgiverne via Mercell: Bilag A: Tro og loveerklæring på ingen gæld til det offentlige Bilag B: Tro og loveerklæring på udelukkelsesgrunde Bilag C: Nøgletalsformular Bilag D: Referenceliste Bilag E: Øvrig teknisk kapacitet Bilag 1: Tilbudslister inklusive optioner Bilag 2: Kontrakt Bilag 3: Lokalitetsdata (lokalitetsoversigt, lokalefortegnelser og tegninger i PDFfiler) Bilag 4: Rengøringssystem med kvaliteter og frekvenser Bilag 5: Tjekliste Bilag 6: Sociale og etiske hensyn Bilag 7: Spørgsmål og svar udsendt i udbudsfasen Bilag 8: Eventuelle rettelser udsendt i udbudsfasen Bilagene skal udfyldes i overensstemmelse med bilagenes tekst og udgør en del af tilbuddet. Side 9 af 62
Såfremt tilbudsgiver ikke mener at have et komplet udbudsmateriale, bedes henvendelse ske hurtigst muligt til Mercell. 1.11 Vurdering af tilbud og meddelelse om resultatet Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud. Efter modtagelsen af tilbuddene, vil Frederikssund Kommune således først vurdere, hvorvidt tilbuddet er konditionsmæssigt (det vil sige, om tilbuddet opfylder de formelle og materielle krav til tilbuddets udformning og indhold). Dernæst vil Frederikssund Kommune vurdere, om tilbudsgiver er egnet til at udføre de(n) udbudte delaftale(r), der er afgivet tilbud på. Vurderingen af, hvorvidt tilbudsgiver er egnet vil blive foretaget på grundlag de oplysninger/den dokumentation, som tilbudsgiverne skal fremsende i medfør af udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.1, III.2.2 og III.2.3 og i henhold til mindstekrav til økonomisk/finansiel formåen. Alene tilbud, som er konditionsmæssige og afgivet af egnede tilbudsgivere, vil blive evalueret i forhold til tildelingskriteriet. Alle deltagere i udbudsforretningen vil samtidigt og skriftligt via Mercell blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Frederikssund Kommune forventer elektronisk at kunne fremsende underretning om tildelingsbeslutningen: Den 29. maj 2013 Frederikssund Kommunes tildelingsbeslutning er alene en erklæring om, at Frederikssund Kommune har til hensigt at indgå Aftale med tilbudsgiveren/tilbudsgiverne efter endt standstill-periode. Kontrakt på delaftalerne forventes indgået: Den 17. juni 2013. Meddelelse om resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i De Europæiske Fællesskabers Tidende i overensstemmelse med de herom gældende regler i Udbudsdirektivet. I de følgende dele af udbudsmaterialet anvendes betegnelsen "Aftale" som en fælles betegnelse for hver af de 2 delaftaler, som indgås mellem Frederikssund Kommune og den/de vindende tilbudsgiver/-e (herefter betegnet "Leverandøren"). Betegnelserne "ydelsen" og "arbejdet" anvendes i det følgende om de opgaver, som Leverandøren skal udføre under Aftalen. Side 10 af 62
2 Krav til rengøringsydelsen Dette afsnit 2 gælder for begge delaftalerne 1 og 2. I dette afsnit anvendes betegnelsen "Leverandøren" om den tilbudsgiver, som tildeles den enkelte delaftale (1-2). 2.1 Arbejdets indhold og omfang Arbejdets specifikke indhold og omfang er beskrevet i kravspecifikationen jf. bilag 4. 2.2 Besigtigelse og lokaleoplysninger Som anført i punkt 1.5, opfordres tilbudsgiver til at besigtige udvalgte lokaliteter i forhold til de bygninger og lokaler, som er omfattet af udbuddet. Jævnfør bilag 3 er der for hver lokalitet, bygning og etage foretaget en opgørelse over lokaler, samt opmåling af rengøringsarealet med videre. Frederikssund Kommune gør opmærksom på, at de i bilag 3 angivne oplysninger om m 2 og øvrige forhold vedrørende lokaler er opdateret i forhold til udbuddet. Frederikssund Kommune tager imidlertid forbehold for eventuelle fejl og mangler i de oplyste lokaleforhold. Eventuelle fejl i de oplyste lokaleforhold reguleres efter indgåelse af Aftale jf. nedenfor. Herudover er der på tilbudslisten angivet det årlige antal rengøringsdage pr. år samt eventuelle andre stamdata for den enkelte lokalitet inklusive serviceydelser, der skal leveres ud over de i bilag 4 fastlagte kravspecifikationer. Endelig kan der være anført eventuelle afvigelser i forhold til de oplyste generelle mulige arbejdstidsrum, lukkedage med videre. Det i tilbudslisten anførte vedrørende antal rengøringsdage med videre gælder forud for det i øvrigt anførte. Det skal fremhæves, at der på grund af de enkelte lokaliteters særlige fysiske rammer, de varierende anvendelser i forhold til blandt andet antal dage pr. år og aktiviteterne på den enkelte dag, vil der blive stillet store krav til Leverandørens og dennes medarbejderes fleksibilitet i opgaveløsningen. Tilbuddene skal beregnes på baggrund af de oplyste lokaledata (jf. bilag 3) og de ved besigtigelserne observerede forhold omkring tilgængelighed, vedligehold, overfladematerialer, farver, smudsforebyggende og rengøringstekniske foranstaltninger med videre. Der kan under udbudsprocessen og efterfølgende ske ændringer i forhold til arealer, lokaleanvendelse eller andre udvidelser/indskrænkninger i forhold til de aktiviteter, der skal pågå i lokaliteten/lokalet. Såfremt Leverandøren efter aftaleindgåelse kan påvise arealmæssige unøjagtigheder, som pr. lokalitet overstiger +/- 3 % i forhold til det, som er anført i udbudsmaterialet, er Leverandøren berettiget til en regulering af det årlige vederlag for den pågældende lokalitet. Denne regulering sker på baggrund af de tilbudte refusionsbeløb, jf. tilbudslisten eller efter nærmere aftale. Såfremt der efter aftaleindgåelse sker væsentlige ændringer i lokaleanvendelsen i forhold til det, som er anført i udbudsmaterialet, og såfremt denne ændrede anvendelse medfører en ændring i rengøringsindsatsen, som dokumenterbart medfører ekstra- Side 11 af 62
omkostninger for Leverandøren, er Leverandøren berettiget til en regulering af det årlige vederlag for den pågældende lokalitet. Leverandøren skal i forbindelse med opstart af Aftalen kontrollere de udleverede lokalitetsdata og skal på baggrund af disse lokalitetsdata inden den 1. oktober 2013 fremkomme med eventuelle ændringsoplysninger inklusive oplæg til tilpasning af vederlaget. Leverandørens ønsker om tilpasninger, som måtte fremkomme efter den nævnte frist, og som ikke skyldes forhold, der er opstået efter aftaleindgåelse, vil ikke blive imødekommet. Frederikssund Kommune har i aftaleperioden ret til at kræve vederlaget tilpasset, hvis der konstateres arealer eller anvendelsesfunktioner, der medfører et mindre tidsforbrug end anført i udbudsbetingelserne. Denne regulering sker på baggrund af de tilbudte refusionsbeløb, jf. tilbudslisten eller efter nærmere aftale. Leverandøren skal i Aftalens varighed løbende vedligeholde et præcist datamateriale for alle lokaliteter indeholdende alle for opgaverne relevante oplysninger for den enkelte lokalitet og de enkelte lokaler. Materialet skal vedligeholdes af Leverandøren i hele aftaleperioden således, at alle konstaterede og væsentlige lokaleændringer (anvendelse, udvidelse eller indskrænkning) indarbejdes mindst hver tredje måned. Materialet skal være udarbejdet elektronisk i et dertil egnet program. Ved Leverandørens første udarbejdelse udleverer Leverandøren materialet i et samlet hardcopy sæt i to eksemplarer til Frederikssund Kommune, og Leverandøren fremsender en e-mail med PDF-filer af materialet til Frederikssund Kommune og til den enkelte lokalitet. Ved alle af Leverandøren efterfølgende gennemførte ændringer udleverer Leverandøren i hardcopy to eksemplarer af de aktuelle ændringssider til Frederikssund Kommune og fremsender en e-mail med PDF- filer af materialet til Frederikssund Kommune og den enkelte lokalitet. På Frederikssund Kommunes opfordring skal Leverandøren endvidere via e-mail eller på anden sikker måde umiddelbart udlevere dataoplysningerne i en for det anvendte program læsbar datafil til Frederikssund Kommune. Alle data og hardcopy materialer, som er udleveret af Leverandøren, forbliver Frederikssund Kommunes ejendom. Frederikssund Kommune er berettiget til frit at anvende dette materiale, herunder i forbindelse med gennemførelse af et genudbud. Leverandøren skal straks gøre Frederikssund Kommune opmærksom på konstaterede ændringer, der påvirker den samlede arbejdsindsats. Dette gælder uanset, om det er i op- eller nedadgående retning. 2.3 Rengøringsomfang, -dage, -tidspunkt med videre. Generelt for alle bygninger og lokaler: Rengøringsarbejdet udføres efter den i bilag 4 anførte kravspecifikation og de i bilag 1 anførte antal rengøringsdage pr. år for den enkelte lokalitet. Side 12 af 62
Der skal i det enkelte lokale tages størst mulig højde for variationer i den aktuelle belastning. Lokalerne rengøres som hovedregel på alle hverdage (mandag-fredag), dog med de afvigelser, som kan være anført i tilbudslisten. Det er Leverandørens ansvar at registrere og kontrollere det aktuelle antal rengøringsdage for hver lokalitet. I tilfælde af reduktion eller udvidelse i antallet af rengøringsdage pr. år, reduceres/udvides vederlaget for hver dag med en faktor svarende til det årlige vederlag divideret med antallet af det aktuelt anførte antal rengøringsdage. Det skal hertil bemærkes, at der for lokaler med et andet antal rengøringsdage end det generelle, løbende kan forekomme ændringer. Det skal også bemærkes, at der kan forekomme ændringer i ferieperioder som følge af, at der gennemføres ændrede generelle lukkeperioder eller at der etableres samarbejder, hvor to eller flere lokaliteter holder åbent på skift. Der vil i tilfælde af ændringer som ovenfor beskrevet blive givet et varsel, der imødekommer Leverandørens forpligtigelser i forhold til servicemedarbejdernes overenskomstforhold. Det er dog et krav, at Leverandøren så hurtigt som muligt skal overføre eventuelle overtallige ressourcer til anden beskæftigelse for at nedbringe omkostningen for Frederikssund Kommune. Alle primærlokaler skal som hovedregel rengøres på et tidspunkt, så de dagligt er rengjort og fremstår med den fastlagte kvalitet i forbindelse med primærbrugernes påbegyndelse af lokaleanvendelsen. Det aktuelle arbejdstidsrum aftales af Leverandøren direkte med den enkelte lokalitet. Det er dog Frederikssund Kommunes ønske, at rengøringsarbejdet generelt skal tilrettelægges som morgenrengøring og med den størst mulige grad af synlighed i forhold til lokalebrugerne under hensyn til både lokalitetens aktiviteter og rengøringsarbejdets udførelse. I den endelige tilrettelæggelse skal der efter ønske herom og mindst én gang ugentligt være mulighed for, at den enkelte lokalitet kan kommunikere direkte med Leverandørens servicemedarbejder. Dette kan eventuelt ske ved, at der for lokaliteter eller assistentområder hvor hele eller dele af rengøringen udføres uden for den normale åbningstid aftales, at der på et forud aftalt tidsrum i lokalitetens åbningstid én gang om ugen kommer en servicemedarbejder, der kan udføre de af lokaliteten fra gang til gang ønskede rengøringsarbejder. Hvis rengøringsarbejdet udføres i en del af lokalitetens åbningstid, skal Leverandøren efter nærmere aftale og som et element i kvalitetssikringen medvirke til, at der opsættes tjekskemaer i udvalgte toiletter og lignende følsomme lokaler. Rengøringsassistenten skal på disse skemaer dagligt notere navn (initialer) og tidspunkt for rengøringens afslutning. Hvis den enkelte lokalitet ønsker det, skal rengøringsarbejdet én gang om ugen eller én gang om måneden, og i dagens lyse timer, udføres i dagtimerne på en Side 13 af 62
lørdag, søn- eller helligdag eller en anden dag, hvor lokaliteten ikke anvendes. Frederikssund Kommune forbeholder sig ret til at kræve denne tilrettelæggelse anvendt selektivt pr. lokalitet inden for hver delaftale (1-2) med et varsel på maksimalt fire måneder. Leverandøren er i sådanne tilfælde ikke berettiget til ekstrabetaling, kompensation eller erstatning. Ved en eventuel anvendelse af supplementet for en, flere eller alle lokaliteter udgår der tilsvarende en ellers normal rengøringsdag. I normale situationer vil det være rengøringen mandag morgen eller fredag eftermiddag (ved valg af modellen om én gang om ugen) eller den første mandag morgen eller fredag eftermiddag i måneden (ved valg af modellen om én gang om måneden), der udgår. Ved en eventuel anvendelse af ovenstående supplement skal de frekvensbestemte aktiviteter, der skal udføres hver uge eller sjældnere, jf. kravspecifikationen, tilrettelægges således, at der på dagen med rengøring i de lyse timer udføres en maksimal indsats på alle overflader. Indsamlet affald henstilles/placeres i lokalitetens affaldsrum eller i containere på den enkelte lokalitets område (se dog punkt 3 om oprydning og klargøring). De konkrete steder aftales med den enkelte lokalitet. Leverandørens medarbejdere skal grundigt instrueres i de af Frederikssund Kommune til enhver tid udleverede og gældende regler for sortering og håndtering af affald og genbrugsmaterialer. Forbrug af plastposer til almindelige affaldsbeholdere inklusive hygiejneaffald og affaldssække i både plast og papir til Leverandørens indsamling af affald skal være indeholdt i tilbuddet. Affaldsbeholdere til bleer og køkkenaffald indgår ikke i opgaveomfanget. Uddeling af forbrugsartikler, såsom håndsæbe, toiletpapir, papir- og/eller stofhåndklæder og andre almindelige forbrugsartikler til toiletter, indgår i opgaveomfanget. Det er den enkelte lokalitets ansvar og udgift, at der indkøbes og lagerføres de nødvendige forbrugsartikler. Leverandøren skal dog løbende oplyse lokaliteten om lagermængde med videre. Såfremt Leverandørens serviceledelse eller -medarbejder i sit daglige arbejde bliver bekendt med fejl eller mangler på eksempelvis vvs-installationer, toiletter eller urinaler, hvor vandet løber konstant, utætte sæbeautomater og blandingsbatterier, ødelagte eller manglende lysarmaturer, lamper og lysrør, samt andre skader på bygninger og inventar, skal dette omgående meddeles til lokaliteten og til Frederikssund Kommune. Vinduespolering medtages ikke. Undtaget herfra er pletfjerning på glasdøre og indersiden (den varme) af vinduesglas som nævnt i bilag 4. Pletfjerningen må ikke medføre, at der opstår snavs, kalk eller andre efterladenskaber på glasruder og lignende. Side 14 af 62
Arbejdet indeholder ikke oprydning og klargøring jf. punkt 3, men Leverandøren skal i alle tilfælde anvende den planlagte arbejdstid, også selvom oprydning ikke har fundet sted. I tilfælde af mangler ved den oprydning og klargøring, som lokalebrugerne har ansvaret for, og som medfører hel eller delvis undladelse af rengøringen, skal Leverandøren straks rapportere dette til lokalitetens kontaktperson. I tilfælde af gentagne eller generelle mangler med oprydning og klargøring på en lokalitet, skal dette skriftligt rapporteres til Frederikssund Kommunes Service- Mægler. Leverandøren skal endvidere sikre, at Leverandørens servicemedarbejdere efter endt rengøring altid: slukker for lyset i lokaler, hvor der ikke opholder sig andre låser alle interne døre, der var låst ved rengøringens påbegyndelse Låser yderdøre og tilkobler alarmer i bygninger eller alarmafsnit, hvor der ikke opholder sig andre Leverandørens personale skal under arbejdets udførelse være iført en identificerbar arbejdsbeklædning med virksomhedslogo og de skal have et id-kort med angivelse af Leverandørens navn og logo, samt medarbejderens billede, navn og funktion. For faste medarbejdere kan der af Frederikssund Kommune eller lokaliteten kræves opsat en planche med billede, navn og funktion for den eller de medarbejdere, der arbejder på lokaliteten. Eventuel lukning af bygninger, etager eller lokaler meddeles hurtigst muligt Leverandøren af Frederikssund Kommune og fordrer refusionskrav, jf. tilbudslisten bilag 1 og Kontrakten bilag 2. Frederikssund Kommune kan når som helst kan vælge, at den tilstedeværende arbejdskraft overføres til anden tilsvarende beskæftigelse på lokaliteten eller et andet sted i Frederikssund Kommune inden for det planlagte arbejdstidsrum. En sådan ændring af kortere eller længere varighed medfører, at aktivitetsog/eller kvalitetskravet for den ellers aftalte leverance suspenderes i det tidsrum, overførslen varer. 2.4 Miljø og arbejdsmiljø Leverandøren garanterer, at Leverandøren i hele Aftalens løbetid opfylder de for ydelserne gældende miljøkrav, samt den til enhver tid gældende miljølovgivning i forbindelse med udførelsen af ydelserne. Reduktion af miljøbelastning Leverandøren skal i forbindelse med sin udførelse af Aftalen aktivt arbejde for at mindske den miljøbelastning der fremkommer ved Leverandørens arbejde. Dokumentation for arbejdet skal på forlangende forelægges Frederikssund Kommune, eksempelvis i form af dokumentation for implementering af miljøledelsessystemer eller andre miljøfremmende tiltag. Side 15 af 62
Leverandøren skal overholde gældende lovgivning om miljøbeskyttelse og om kemiske stoffer og produkter, samt arbejde aktivt for at fremme miljømæssige og kemisk sundhedsmæssige forhold ved opfyldelse af Aftalen. Frederikssund Kommune vedtog i 2007 et tomgangsregulativ, ifølge hvilket det er forbudt at holde motoren i tomgang i mere end ét minut. Overtrædelse af regulativet er en politisag og straffes med bøde. Leverandøren er forpligtet til at efterleve de til enhver tid gældende regler for tomgang i Frederikssund Kommune. Læs mere om Frederikssund Kommunes tomgangsregulativ: http://www.frederikssund.dk/media(572,1030)/tomgangsregulativ_2007.pdf Arbejdsmiljø Leverandøren skal i forbindelse med udførelsen af Aftalen overholde den gældende arbejdsmiljølovgivning og sikre, at egne arbejdsforhold er sikkerheds- og sundhedsmæssigt forsvarlige. Herunder skal det blandt andet sikres, at der er udarbejdet arbejdspladsvurdering og lavet en arbejdsmiljøorganisation, såfremt den gældende lovgivning påbyder Leverandøren dette. Det er yderligere et krav, at Leverandøren i overensstemmelse med den gældende lovgivning arbejder aktivt for at fremme sundhed og sikkerhed i forbindelse med opfyldelse af Aftalen. Dette kan eksempelvis ske ved, at Leverandøren er arbejdsmiljøcertificeret (eller overholder kriterierne for dette) efter OHSAS 18001, Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 87 (af 31/1 2005) om anerkendelse af DS/OHSAS 18001 mv., Arbejdstilsynets bekendtgørelse nr. 923 (21/10 2001) om arbejdsmiljøcertifikat, eller har indført tiltag som går videre end arbejdsmiljølovgivningen foreskriver, eksempelvis, ved at Leverandøren har indført en arbejdsmiljøpolitik, har medarbejdere i flexjobstilling eller lignende, deltager i arbejdsmiljønetværk eller lignende. Ved sin underskrift af Aftalen erklærer Leverandøren samtidigt, at virksomheden ikke har påbud fra Arbejdstilsynet eller fra tilsvarende national myndighed som kan have betydning for udførelsen af Aftalen samt, at Leverandøren overholder den for Leverandøren gældende og relevante arbejdsmiljølovgivning. Kravspecifikation miljø og arbejdsmiljø - Generelt: Udvælgelse af rengøringsmidler og udstyr og maskiner skal tage hensyn til miljø, sundhed og sikkerhed, og der skal løbende gennemføres lovpligtige arbejdspladsvurderinger (APV) med henblik på at forbedre arbejdsmiljøet og sikkerheden for medarbejderne og lokalebrugerne. Leverandøren skal tilstræbe, at de anvendte rengøringsmidler, -udstyr og maskiner, samt tilknyttede arbejdsmetoder til enhver tid er så lidt miljø og sundhedsskadeligt som muligt, både hvad angår det ydre og indre miljø samt arbejdsmiljøet (substitutionsprincippet). Frederikssund Kommune forbeholder sig ret til at pålægge Leverandøren at anvende specifikke rengøringsmidler. Dette vil ske, hvis der er overflader som på grund af garanti eller andet kræves rengjort med specielt rengøringsmiddel, og da alene såfremt det pågældende rengøringsmiddel ikke tilbydes af Leverandøren. Medfører dette meromkostninger for Leverandøren, vil disse blive betalt af Frederikssund Kommune under forudsætning af, at Leverandøren kan dokumentere meromkostningerne. Side 16 af 62
De rengøringsmidler, der påtænkes anvendt, skal i forbindelse med aftaleindgåelsen dokumenteres via produktdatablade og sikkerhedsdatablade. Senest tre måneder efter Aftalestart skal Leverandøren have udført arbejdspladsvurderinger (APV) på alle lokaliteter og have tilpasset Leverandørens arbejdsmiljøorganisation. Krav til rengøringsmidler: De af Leverandøren anvendte rengøringsmidler (eksempelvis vaskemidler og opvaskemidler i fast og flydende form, universalrengøringsmidler, toilet- og sanitetsrengøringsmidler, midler til vask og pleje af gulve, grundrengøringsmidler og midler til skumudlægning og specialrengøringsmidler) skal udvælges ud fra og opfylde nedenstående 15 kriterier. Midler til rengøring af områder, hvor der er specielle hygiejnekrav, eksempelvis desinfektionsmidler og skumudlægning i køkkener, er ikke omfattet af nedenstående 15 kriterier, men skal overholde anden lovgivning, så som godkendelse til fødevarebrug og biociddirektivet. Midler til specialrengøring, så som harpiksfjerner, stærk sanitet (sur og basisk), kalksæbefjerner, blegemiddel, sprit 93 %, grill og ovnrens, urinalblokke samt 32 % eddikesyre skal alene overholde krav nr. 2, 3, 5, 8,12,14 og 15. Krav nr. 1 skal overholdes med den undtagelse, at specialrengøringsmidlerne kan være klassificeret med Xn; R20, R21, R22 og med C: R35, R34 og F; R11 samt R10. Leverandøren skal sikre, at rengøringsmidlerne udvælges ud fra følgende kriterier: 1. Rengøringsmidlerne 1 må ikke være klassificerede som meget giftige (Tx), giftige (T), sundhedsskadelig (Xn), ætsende (C), eksplosiv (E), brandfarlig (Fx og F) eller miljøfarlig (N) 2. 2. Rengøringsmidlerne må ikke være klassificeret som kræftfremkaldende, reproduktionsskadelig eller mutagene (mærket med følgende risikosætninger R40, R45, R46, R49, R60, R61, R62, R63, R50/53, 51/53 R59). Eller indeholder kombinationer heraf i koncentrationer højere end 0,010 vægtprocent af det færdige produkt. 3. Rengøringsmidlerne må ikke være klassificeret som sensibiliserende med Xn;R42 eller Xi;R43 eller indeholde mere end 0,1 vægtprocent af disse stoffer. 4. Rengøringsmidlerne må ikke indeholde optisk hvidt. 5. Farvestoffer skal undgås og må kun forefindes i det omfang det har praksis betydning, f. eks toiletrensemiddel og synlighed i kumme. Farvestoffer skal være tilladt i henhold til EU s direktiv 76/768/EEC med senere ændringer. 6. Rengøringsmidlerne må ikke indeholde stoffer på EU s liste over potentielt hormonforstyrrende stoffer, kategori 1 og 2, med dokumentation for hormonforstyrrende effekt eller potentielt hormonforstyrrende effekt, se link 1 Toilet- og sanitetsmidler er undtaget krav om ikke klassificering som sundhedsskadelig og/eller ætsende (Xn og C). 2 Klassificeret efter EU s stof- og præparatdirektiver 67/548/EEC og 1999/45/EEC med senere ændringer. Side 17 af 62
7. Tensider skal være aerobt let nedbrydelige i henhold til OECD 301A-F testmetode eller tilsvarende testmetode. 8. Parfumer skal undgås og må kun tilsættes hvor det har praktisk betydning, så som i urinalblokke. Såfremt parfume tilsættes skal det være i overensstemmelse med IFRA`s (Internationale Fragrance Association) retningslinjer. 9. Rengøringsmidlerne skal være uden tensiderne; APEO, NPEO og LAS samt kompleksbinderne; EDTA, NTA og fosfonater. 10. Indholdet af total fosfor i rengøringsmidlerne skal begrænset mest muligt og i universalrengøringsmidler må total fosfor (regnet som P) højst udgøre 0,05 g pr. liter brugsopløsning og for toilet- og sanitetsmidler højst 0,50 g pr. liter brugsopløsning. 11. Rengøringsmidlerne skal være uden konserveringsmidlerne; Kathon og Bronopol. 12. Rengøringsmidlerne må ikke indeholde klororganiske forbindelser eller benzalkoniumklorid eller reaktive klorforbindelser, så som natriumhypoklorit. 13. Rengøringsmidlerne må ikke indeholde kemiske stoffer, der er bioakkumulerbare. (dvs. BCF < 100 eller logkow < 3). 14. Brugsoplysninger skal være angivet på rengøringsmidlernes emballage. 15. Emballage til rengøringsmidlerne må ikke bestå af PVC. Alle rengøringsmidler som er miljømærkede med det Nordiske Svanen eller EU Blomsten opfylder ovenstående krav 3. Hvis Leverandøren kan påvise, at rengøringsmidler, som ikke er miljømærkede med det nordiske Svanen eller EU's Blomsten, opfylder ovenstående krav, vil Frederikssund Kommune acceptere, at sådanne rengøringsmidler anvendes. Leverandøren skal uddanne sine medarbejdere i de anvendte rengøringsmidler, doseringsudstyr og lignende, således at arbejdet kan udføres sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Der skal således inden arbejdet igangsættes være indhentet sikkerhedsdatablade og være udarbejdet arbejdspladsbrugsanvisninger samt være indkøbt nødvendige værnemidler og førstehjælpsudstyr (handsker, sikkerhedsbriller, øjenskyller m.m.). Medarbejderne skal være instrueret i brugen af disse og indholdet af sikkerhedsdatablade og arbejdspladsbrugsanvisningerne. Frederikssund Kommune ønsker, at anvisningerne i Vejledning om rengøringsmidler udsendt af Branchearbejdsmiljørådet for service og tjenesteydelser bliver fulgt, se link. I tilfælde af at der opstår lugtgener på toiletter eller lignende kan Frederikssund Kommune forlange, at Leverandøren periodisk skal gøre rent med et Biologisk nedbrydende rengøringsmiddel uden meromkostning for Frederikssund Kommune. Krav til rengøringsrekvisitter, -vogne og -maskiner: Leverandøren er forpligtet til at anvende ergonomisk korrekt rengøringsrekvisitter, - vogne, -maskiner og -metoder med videre til udførelse af den beskrevne ydelse uden at dette må medføre kvalitetsforringelser. Frederikssund Kommune ønsker, at anvis- 3 www.ecolabel.dk. Side 18 af 62
ningerne i Vejledning om ergonomi og rengøring udsendt af Branchearbejdsmiljørådet for service og tjenesteydelser bliver fulgt, se link. Leverandøren skal uddanne sine medarbejdere i rengøringsmetoder, -maskiner, - vogne og udstyr, således at arbejdet kan udføres sikkerhedsmæssigt og sundhedsmæssigt fuldt forsvarligt. Lokaliteterne kan efter nærmere aftale give tilladelse til, at Leverandøren opstiller maskiner på lokaliteten. Sådanne af Leverandøren opstillede maskiner skal være CEmærket og med lavt energi- og vandforbrug. Der skal foreligge produktdatablade på alt rengøringsudstyr og for maskiner tillige en arbejdsinstruktion på alle lokaliteter, således at rengøringsmedarbejderne kan orientere sig, hvis behovet opstår. Krav til rengøringsmetoder: Leverandøren skal sikre: At rengøringsmidler, som skal anvendes til mere grundige rengøringsopgaver, ikke risikerer at blive anvendt i forbindelse med den daglige ydelse. At doseringsanvisninger for de anvendte produkter bliver fulgt. At der altid anvendes de rigtige rengøringsmidler til de forskellige opgaver. At der ikke bruges traditionel fejning eller anvendelse af andre metoder, der op hvirvler løst støv. At der højst anvendes ét rengøringsmiddel pr. rengøringsfunktion (f.eks. rengøring af spejle, vask af gulv). At der altid anvendes og skiftes rengøringsvand og -tekstiler, så der tilvejebringes et fagligt korrekt resultat. Ved vask af klude/tekstiler må der ikke anvendes skyllemiddel. At rengøringsrum, vaskerum og andre lokaler, der anvendes til servicepersonale, - udstyr, -maskiner med videre, til enhver tid, er i en ordentlig opryddet og rengjort stand, samt at der efter arbejdets udførelse ikke henligger snavsede eller våde rengøringstekstiler og lignende, der giver lugt- eller fugtgener. At brugt rengøringsmateriel skal rengøres, og brugte rengøringstekstiler skal vaskes og tørres umiddelbart efter brug eller fjernes fra lokaliteten. Brugte rengøringstekstiler kan alternativt opbevares i lufttætte beholdere i op til en uge. At rengøringsmidler bliver opbevaret sikkert og væk fra primærarealer, herunder eksempelvis rengøringsmidler på toiletter og i omklædningsrum. Krav til arbejdsorganisering: For alle ydelser under Aftalen skal Leverandøren udarbejde en arbejdsinstruktion til sine medarbejdere med tydelig beskrivelse af opgaven, kvaliteten, minimumsfrekvenser, miljøforhold med videre. Side 19 af 62
Leverandørens medarbejdere skal være instrueret i anvendelse af instruksen, som skal være til rådighed for medarbejderne på alle arbejdssteder. Krav til affaldshåndtering: Alt affald som af Frederikssund Kommune er kildesorteret af lokalebrugerne, skal bortskaffes i samme kildesortering som det er indsamlet af Leverandøren. Der kan på nogle lokaliteter være yderligere krav til affaldssorteringen, som Leverandøren skal følge. 2.5 Samarbejde og sikkerhedsorganisation Det løbende samarbejde og Frederikssund Kommunes ønsker om ændringer i udførelse og omfang skal foregå i tæt og fleksibelt samarbejde mellem Leverandøren, Frederikssund Kommune, Frederikssund Kommunes ServiceMægler, samt ledelsen på den enkelte lokalitet eller en af ledelsen udpeget kontaktperson. Som en meget vigtig del af samarbejdet er det et krav, at Leverandøren løbende holder Frederikssund Kommune og/eller Frederikssund Kommunes ServiceMægler orienteret om alle gennemførte ændringer, tiltag og aftaler, som har indflydelse på ydelsen på den enkelte lokalitet eller generelt. Dette indebærer blandt andet, at der hver måned skal fremsendes en oversigt over de for de enkelte lokaliteter indhentede tilfredshedsoplysninger via aftalte og gennemførte servicebesøg jf. afsnit 7. Tilsvarende skal der hver måned fremsendes en økonomisk oversigt over alle fakturerede ydelser og herunder både det løbende vederlag og aftalte ekstraydelser jf. punkt 7.2. Der skal pågå et tæt samarbejde mellem sikkerhedsorganisationerne hos Leverandøren og Frederikssund Kommune. Leverandøren er til enhver tid forpligtet til at følge Frederikssund Kommunes eller lokalitetens gældende sikkerhedsanvisninger. Leverandørens personale er til enhver tid forpligtet til at sørge for, at lokalitetens generelle sikkerhedsbestemmelser ikke bringes ud af funktion. Det indebærer blandt andet, at branddøre ikke må spærres, blokeres eller stå åbne i længere tid, end det tager en person at gå fra ét lokale til ét andet gennem branddøren. 2.6 Sikring og dokumentation af anvendt arbejdstid Leverandøren skal i forbindelse med aftaleindgåelsen udarbejde en opgørelse over den normerede arbejdstid pr. lokalitet pr. dag og pr. år, som er indeholdt i tilbudssummen. Opgørelsen skal indeholde eventuelle variationer i forhold til ugedage, lokaleomfang, periodisk tid eller lignende. Endvidere skal Leverandøren udarbejde en procedure for, hvordan den kalkulerede arbejdstid vil blive sikret og dokumenteret i tilfælde af, at der er kritik af den leverede ydelse eller kvalitet. Opgørelsen/beskrivelsen vil blive optaget som bilag til Aftalen og Side 20 af 62
er herefter gældende mellem Leverandøren og Frederikssund Kommune. Følgende overordnede forhold skal indgå i den fastlagte procedure: Fastlagt og til Frederikssund Kommune meddelt arbejdstid og medarbejder/medarbejdere pr. lokalitet. Meddelelse om alle afvigelser i arbejdstid og medarbejder/medarbejdere senest ved den ellers planlagte arbejdstids begyndelse. Skriftlig, telefonisk eller elektronisk registrering af arbejdstidens begyndelse og afslutning. Månedlig skriftlig eller elektronisk rapportering af den daglige, månedlige og årligt akkumulerede arbejdstid. Afregningsform og -størrelse (reduktion i Leverandørens vederlag) i forbindelse med for lidt anvendt tid ved tilkendegivet utilfredshed med den leverede kvalitet. Forhold omkring servicemedarbejdernes løn- og ansættelsesforhold. 2.7 Sociale klausuler Frederikssund Kommune ønsker med anvendelse af sociale klausuler at sikre, at Frederikssund Kommunes engagement i etiske og sociale hensyn fastholdes. Det er derfor et krav, at Leverandøren i forbindelse med udførelsen af Aftalen og for ydelser omfattet heraf opfylder de i bilag 6 anførte vilkår om sociale og etiske hensyn. Side 21 af 62
3 Oprydning og klargøring I dette afsnit 3 og i de følgende afsnit anvendes betegnelsen "Leverandøren" om den tilbudsgiver, som tildeles den enkelte delaftale. For at opnå den størst mulige forståelse for alle involverede parters roller og ansvar i samarbejdet, er der fastlagt grænseflader mellem hvilke opgaver, som Leverandøren skal opfylde, og hvilke opgaver, brugerne af de enkelte lokaliteter, skal udføre. 3.1 Generelt Oprydning og klargøring forud for rengøring skal ikke forestås af Leverandøren. Det er derfor heller ikke Leverandørens ansvar, at disse opgaver udføres. Dette medfører, at der ikke kan kræves udført rengøring på overflader eller dele af overflader, som ikke er tilgængelige eller synlige som følge af manglende oprydning eller klargøring, eller som følge af andre forhold, for hvilke Frederikssund Kommune (lokaliteten) bærer ansvaret for. Nedenstående afsnit 3.2 præciserer, hvilken oprydning/klargøring, som indgår eller ikke indgår i Leverandørens ydelser. 3.2 Rengøring Almindeligt flytbart og mindre inventar, arbejdsredskaber (telefoner, holdere til skriveredskaber pc-tastatur og lignende) og mindre/let flytbart inventar på hjul (kontorstole, flytbare tavler, mindre skuffearrangementer og lignende) skal flyttes jævnligt (mindst en gang om ugen) af Leverandøren med henblik på kontrol og tilvejebringelse af rengøringskvaliteten/udførelse af rengøringsaktiviteten. Mindre udsmykningsgenstande i begrænset omfang flyttes ligeledes af Leverandøren i forbindelse med rengøringsarbejdets udførelse (eks. 1-2 potteplanter i en almindelig vindueskarm eller 2-3 billeder eller tilsvarende på et skrivebord). Rengøring af overflader, som kræver oplukning af skabe, skuffer og lignende, indgår ikke i rengøringsopgaven. Fjernelse af hærværkslignende besmudsninger, i form af eksempelvis graffiti, skridtmærker op af vægge og døre samt spildt væske i større mængder, er ikke omfattet af kravet til opnåelse af den fastlagte rengøringskvalitet, medmindre de aktivitetsbestemte metoder og hyppigheder angiver, at den pågældende overflade skal rengøres med en bestemt metode og/eller hyppighed, der vil fjerne besmudsningen. Leverandøren skal i alle tilfælde udvise den størst mulige fleksibilitet og skal søge at udføre den aftalte aktivitet eller tilvejebringe den aftalte kvalitet. I tilfælde af, at det medfører et forbrug af ikke normeret tid, meddeles det til lokalitetens kontaktperson, der tager stilling til, om der skal suspenderes opgaver, der imødegår den anvendte tid, eller om der skal fremsendes faktura på ekstraarbejdet. I tilfælde af at Leverandøren, som følge af mangelfuld oprydning, klargøring eller hærværkslignende besmudsninger, oplever vanskeligheder med at udføre rengøringsarbejdet eller at opnå den fastlagte kvalitet, skal det straks meddeles lokalitetens kontaktperson. Hvis et eller flere lokaler, på grund af mangelfuld oprydning, klargøring eller hærværkslignende besmudsninger ikke er rengjort i overensstemmelse med kvalitetskravene, Side 22 af 62
skal Leverandøren senest ved rengøringsarbejdets afslutning den pågældende dag eller næste dags morgen give skriftlig besked til lokalitetens kontaktperson. Som nævnt kan Frederikssund Kommune når som helst vælge, at den tilstedeværende arbejdskraft overføres til anden tilsvarende beskæftigelse inden for det planlagte arbejdstidsrum og den aktuelle overenskomsts eventuelle begrænsninger. Dette gælder også, hvis det som følge af en ændring i den almindelige brug af lokalerne umuliggøres at følge den ellers fastsatte rengøringsplan (eksempelvis i forbindelse med ombygninger og omflytninger). Medmindre andet er specifikt angivet, vil Frederikssund Kommune tilstræbe, at den oprydning, klargøring og rengøring samt enkelte rengøringsopgaver, som Frederikssund Kommunes lokalebrugere eller andre udfører, omfatter de nedenfor angivne opgaver. I det følgende er der således oplistet, hvilke opgaver der ikke skal udføres af Leverandøren, men som forudsættes at være udført af andre forinden rengøringsarbejdets start. Når der i nedenstående omtales borgerrettede rum, hvor teknisk udstyr rengøres/aftørres af Leverandøren forstås ikke kontorarbejdspladser, hvor det er borgere/brugere der anvender udstyret. Medmindre andet er specifikt anført, omfatter den oprydning og klargøring som skal udføres af andre end Leverandøren: Placering af alt almindeligt affald og genbrugspapir i affaldsbeholdere og genbrugskasser Fjernelse/bortskaffelse af andet tungt og/eller stort affald end det der direkte indgår i rengøringsydelsen (pap, papkasser, bøger og lignende) og affald fra blespande og køkkenaffald Almindelig aftørring af alle tavler med tør eller fugtig klud eller svamp Påpladssætning af inventar, inklusive mulig samling, opsætning eller ophængning af lettere stole og taburetter (f.eks. i lokaler der anvendes til undervisning, pasning og tilsvarende) Oprydning/afrydning af diverse borde, vindueskarme, hylder, reoler samt flader ovenpå skabe og lignende Afrydning/fjernelse af service/flasker og manuel/maskinel opvask Fjernelse/bortskaffelse af spild (optørring med papir eller lignende) Grovskylning/grovrengøring af laboratorievaske, udslagsvaske og kummer for kemikalierester, farve og andet spild/affald Renholde høvlbænke og lignende arbejdsborde Side 23 af 62
Renholde/flytte/nedtage diverse (elev-) lokaleudsmykning og efterladenskaber herfra Rydde gulvarealer for personlige ejendele og andre midlertidigt hensatte objekter og materialer Blomsterpasning og lignende Afkalkning af kaffemaskiner, elkedler og lignende Oprydning og rengøring af værktøj, legetøj og effekter til personlig hygiejne Almindelig aftørring efter anvendelse af køkkenborde og -vaske, hårde hvidevarer, køkkeninventar og køkkenskabe Skifte/vaske diverse betræk på puder, madrasser, sengetøj og lignende Vaske tøj, klude, håndklæder, viskestykker, karklude, tæpper, dyner, puder, madrasser med videre Tømning af børnegarderober minimum en gang ugentligt Teknisk rengøring 4 af alle former for teknisk udstyr og apparatur eller dele heraf. Inklusiv skærm og tastatur på pc er Rengøring af skærmfronte, tastaturer og mus Grovfejning af grupperum og fællesrum i daginstitutioner og SFOer og i hjemklasser, grupperum og faglokaler i skoler Renholdelse af service, hårde hvidevarer, køkkeninventar, køkkenvaske med tilhørende blandingsbatterier, emhætter med videre i hjemkundskabslokaler Rengøring af ovne, drejeskiver og lignende i formning Rengøring af trænings- og kondimaskiner. Rengøring af musikinstrumenter og tilbehør 4 Teknisk rengøring omfatter overflader på teknisk udstyr, som ikke er umiddelbart tilgængelige (eksempelvis glaspladen under låget på en kopimaskine, underside på telefoners aftagelige mikrofon og højtalerdel, papirskuffer i fax- og kopimaskiner, printere og lignende). Side 24 af 62
4 Rengøringsinstruktioner 4.1 Generelt Tilbudsgiverne skal, jf. bilag 4, afgive tilbud på rengøring efter RenhedsgradsSystemet. For alle opgaver omhandlet i rengøringsydelsen gælder det: 1. at alle arbejdsoperationer skal udføres under størst mulig hensyntagen til almindelige og af Frederikssund Kommune eventuelt specifikt forlangte produkt- og producentanvisninger for de overflader, der rengøres. 2. at alle arbejdsoperationer skal udføres med den mindst mulige miljøbelastning, inklusive arbejdsmiljøet for Leverandørens personale og lokalebrugerne, samt for det ydre miljø. 3. at alle omkostninger forbundet med nødvendig opretning af rengøringskvaliteten i forhold til de indlagte forudsætninger om kvalitet ved opgavestart, skal være indeholdt i tilbuddet. Kvalitetsopretning skal være tilendebragt senest to måneder efter Aftalestart. 4. at der i forbindelse med lukning, inklusive ferielukning i mere end to dage, skal foretages grovrengøring, inklusive fjernelse af affald efter lokaleanvendelsen den sidste dag inden lukningen (hvis der gøres rent om morgenen på dagen før lukning i mere end to dage, skal der samme dag efter lukketid eller senest næste dags morgen foretages en tømmetur ). Denne ydelse skal være indeholdt i den tilbudte pris, idet Leverandøren ikke er berettiget til særskilt betaling for denne ydelse. 5. at overflader, som forskriftmæssigt skal vedligeholdes med eller på besigtigelsestidspunktet er påført en plejende overflade, skal vedligeholdes i hele Aftaleperioden. 6. at alle overflader, der kræver vedligehold med plejefilm, eller som ved aftalens start er påført olie, løbende udsættes for nødvendige beskyttende behandlinger gennem vekselvask eller forskriftsmæssig rengøring med olieklude eller tilsvarende. 7. at polishforsegling som hovedregel ikke ønskes eller accepteres, men at der i stedet skal anvendes vaske-plejesystemer med vekselvask (undtaget herfra er særskilt indgåede aftaler, hvor polish anvendes på grund af gulvoverfladens tilstand). 8. at der efter eventuelt gennemførte opskurringer eller 0-stillinger af gulve kan anvendes porrefylder, inden der opbygges den nødvendige plejefilm for at opnå og fastholde den fastlagte/ønskede kvalitet og holdbarhed. 9. at den fastlagte kvalitet og/eller de fastlagte frekvensbestemte aktiviteter (og de hertil hørende forventede kvaliteter) udføres til en højde svarende til, at opgaven kan udføres stående på gulvet eller en 2 trins trappestige og med anvendelse af mulige skaftredskaber (normalt indtil 3 meter over gulvet). 10. at Leverandøren i alle tilfælde, hvor den løbende rengøringsydelse ikke kan udføres optimalt på grund af omstændigheder på lokaliteten i forbindelse med eksempelvis bygningsarbejder, skal søge at opnå den bedst mulige kvalitet gennem omprioritering af indsatsen. Side 25 af 62
11. at eventuelt frigjorte ressourcer, som følge af manglende mulighed for at rengøre et eller flere lokaler i alle tilfælde skal anvendes til udførelse af aftalte ekstraydelser og herunder eventuelt efter en aftalt opsparing af ressourcer, mens ændringen pågår. 4.2 Option 2 Under Option 2 kan Frederikssund Kommune indkøbe følgende: 1. Ekstraopgaver, som eksempelvis rengøring over 3 meter, nedvaskning af lofter/vægge, komplet afvaskning af træværk og metalprofiler, tekstilrensning, opskuring med efterfølgende overfladebeskyttelse/-behandling (eksempelvis porrefylder), reoliering med eller uden forudgående mattering eller slibning og lignende. 2. Periodisk udførelse af ekstrarengørings- og tilknyttede serviceopgaver efter nærmere aftale. De tilknyttede serviceopgaver, som skal prissættes og som kan indkøbes under Option 2 er alene sådanne, som naturligt kan udføres af Leverandøren i forbindelse med udførelsen af Ydelserne i øvrigt (eksempelvis at indsamle service til vask). 3. Hoved-/ekstrarengøringsopgaver udføres kun efter forudgående aftale om omfang, og Leverandørens vederlag skal baseres på de tilbudte timepriser. 4. Dobbeltrengøring i toiletter der anvendes både i forbindelse med SFO og skole 200 dage pr. år For alle overflader, hvor der i kravspecifikationen er fastlagt en daglig grundig rengøring (eksempelvis gulve, der skal vaskes dagligt), for almindeligt løst inventar samt for alle overflader i sanitære rum, må behov for hoved-/ekstrarengøring ikke forekomme indtil 3 meter fra gulvet. Leverandøren skal efter aftalestart løbende og mindst to gange årligt meddele Frederikssund Kommune, hvor og i hvilket omfang hoved-/ekstrarengøring bør udføres for at sikre overholdelse af en generel god rengøringskvalitet på alle overflader og/eller et godt indeklima. Leverandøren skal for alle lokaliteter kunne levere en eventuelt ønsket hoved- /ekstrarengøring i sommerperioden og heraf for alle daginstitutioner i uge 29 og 30 svarende til mindst de ressourcer, der blive anvendt i en normal arbejdsuge. Såfremt Frederikssund Kommune vælger at udnytte Option 2, gælder udbudsmaterialet tilsvarende for Leverandørens udførelse heraf. 4.3 Option 3 Med Option 3 har Frederikssund Kommune mulighed for at tilkøbe rengøringsydelser på lokaliteter, som ikke indgår i den bygningsmasse, som fremgår af tilbudslisten. Såfremt Frederikssund Kommune ønsker at udnytte Option 3 vil der efter nærmere aftale blive indhentet tilbud på opgaven eller der vil blive anvendt de i tilbudslisten angivne refusionsbeløb (kr. pr. m2). Side 26 af 62
4.4 Option 4 Med Option 4 har de selvejende institutioner og 60 selskaber som Frederikssund Kommune udbyder på vegne af mulighed for at indgå aftaler med den Leverandør den tildeles den enkelte delaftale. 4.5 Rengøringsvilkår i øvrigt Under udførelse af de daglige, periodiske og eventuelt aftalte hoved-/ekstrarengøringsopgaver skal rengøringsarbejdet udføres under hensyntagen til de til enhver tid gældende vejledninger, regler eller påbud fra myndigheder, branchesikkerhedsråd med videre. Side 27 af 62
5 Kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering Alle former for kvalitetssikring skal af Leverandøren gennemføres som en aktionspræget- og ikke som en reaktionspræget ledelsesindsats! 5.1 Rengøring På baggrund af kravspecifikationerne, skal Leverandøren iværksætte de fornødne instruktioner og procedurer til sikring og kontrol af levering af den aftalte ydelse. Det er en forudsætning for kvalitetssikringen, at der for alle lokaliteter og lokaler tilrettelægges og gennemføres en hyppig og grundig kontrol. Samtlige lokaler skal således af Leverandørens serviceledelse kontrolleres mindst én gang månedligt. Leverandøren skal ud fra de foretagne kontrolhandlinger foretage en løbende rapportering til Frederikssund Kommunes ServiceMægler. Leverandøren skal dagligt rapportere til den enkelte lokalitet om alle eventuelle afvigelser i relation til ydelsen. Herudover skal Leverandøren tage initiativ til, at der planlægges og gennemføres månedlige koordinerings- og opfølgningsmøder (servicebesøg) mellem lokaliteten og Leverandøren. Leverandøren skal ved alle gennemførte kontroller og/eller opfølgninger i forhold til kvaliteten eller andre forhold notere formålet og resultatet i en af Leverandøren leveret kontaktbog med nummererede sider, der skal forblive på den enkelte lokalitet. Herudover skal Leverandøren udarbejde og placere en driftsmappe på alle lokaliteter indeholdende de aktuelle tegninger, lokalefortegnelser, arbejdsinstruktioner, medarbejderoplysninger med videre. Leverandøren skal ved det planlagte månedlige møde (servicebesøget) gennemføre et kvalitets- og samarbejdstjek hos de udvalgte kontaktpersoner på hver af de omhandlede lokaliteter. Forud for hvert kvalitets- og samarbejdstjek skal Leverandørens ledelse have gennemgået og kontrolleret samtlige lokaler på lokaliteten, og Leverandørens ledelse skal have udarbejdet en rapport med angivelse af eventuelle afvigelser og en handlingsplan for udbedring af eventuelle mangler. Rapporten drøftes med lokaliteten og lokalitetens kontaktperson skal på baggrund heraf, samt ud fra egne observationer siden sidste møde, angive en karakter for tilfredsheden med kvaliteten og samarbejdet i et af Leverandøren udarbejdet skema. Der skal ved angivelse af karakteren anvendes en skala for både kvaliteten og samarbejdet svarende til, at der anvendes følgende fire forskellige muligheder i forhold til en vurdering af overensstemmelsen mellem det aftalte og det leverede i perioden fra sidste servicebesøg: Side 28 af 62
Meget tilfreds Tilfreds Utilfreds Meget utilfreds 3. Blå 2. Grøn 1. Gul 0. Rød Definition Fuld overensstemmelse, eventuelt med en ekstra indsats og/eller en ekstra god service Overensstemmelse, eventuelt med enkelte ikke-betydende mangler eller afvigelser Manglende overensstemmelse på grund af enkelte betydende mangler eller afvigelser, som dog er blevet rettet efter henvendelse herom Ingen overensstemmelse på grund af generelle mangler eller afvigelser eller på grund af enkelte betydende mangler eller afvigelser, som ikke er blevet rettet efter henvendelse herom Eksempel på kvalitets- og samarbejdsoversigt baseret på den enkelte lokalitets vurdering af kvaliteten og samarbejdet siden sidste servicebesøg: Frederikssund Kommune forbeholder sig ret til at kræve: at Leverandøren anvender en af Frederikssund Kommune udarbejdet opsætning af oversigtsskemaet at Leverandøren, ud over indhentning og opstilling af de samlede karakterer og gennemsnit for de enkelte lokaliteter, også indhenter og udarbejder oversigter for forskellige assistentområder, objektgrupper og snavstyper (eksempelvis gulve, inventar og sanitet). Side 29 af 62
Herudover skal Leverandøren udarbejde en pointstatistik for hver lokalitet, hver måned og hvert år. Ud over angivelse af karaktererne skal den enkelte lokalitet have mulighed for, at der angives mere uddybende kommentarer, og disse skal fremgå af oversigterne indskrevet som kommentar i den for den enkelte måned angivne rubrik. På baggrund af de månedsvise gennemførte kvalitets- og samarbejdstjek, skal Leverandøren til Frederikssund Kommune og/eller Frederikssund Kommunes ServiceMægler fremsende en elektronisk kvalitetsrapport for alle de omhandlede lokaliteter. Ud over angivelse af de enkelte lokaliteters karakterer, med tilhørende eventuelle uddybende kommentarer, skal der i rapporten være angivet alle eventuelle aftalte og gennemførte opretningstiltag og handlingsplaner. Herudover skal der for alle karakterer med farverne rød eller gul angives både lokalitetens og Leverandørens bemærkninger til årsag og reaktion. Kvalitetsrapporten skal for hvert kalenderår samlet omhandle alle de af Aftalen omhandlede lokaliteter, for den samlede aftaleperiode. Leverandørens kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering skal som minimum indeholde omfang, hyppigheder og ansvarsplacering hos Leverandøren. Herudover skal Leverandørens kvalitetssikring, -kontrol og -rapportering som minimum indeholde følgende elementer: Rengøringsinstruktion Procedure for medarbejdernes egenkontrol Procedure for serviceledelsens inspektion Fejlmeldingsprocedure Opfølgning på aftaler Servicebesøg/-rapporter Overordnet og detaljeret periodevis kvalitetsvurdering Afhjælpning/udbedring af konstaterede/rapporterede svigt Reaktionstider. Formålet hermed er at sikre, at de aftalte rengøringsydelser leveres til den fastsatte pris og med den mindst mulige kontrolindsats for Frederikssund Kommune, Frederikssund Kommunes ServiceMægler, kontaktpersoner og andre. Alle gennemførte kvalitetskontroller skal rapporteres til den enkelte lokalitets kontaktperson. Side 30 af 62
Rapporteringen skal efter nærmere aftale foreligge i en netklar form (PDF fil eller tilsvarende), der muliggør, at Frederikssund Kommune kan formidle resultaterne via kommunens Intranet og/eller på kommunens hjemmeside. Leverandøren skal deltage i opfølgningsmøder på de lokaliteter, hvor det vurderes at kunne medvirke til en forbedring af kvaliteten eller samarbejdet. Det er et krav, at Leverandøren i en indkøringsperiode på op til 6 måneder efter opstart foretages en hyppigere opfølgning og kontrol af kvaliteten i alle omhandlede lokaler, samt at der af Leverandøren i hele aftaleperioden minimum fire gange årligt afleveres/fremsendes en samlet kvalitetsrapportering for alle de omhandlede opgaver, inklusive specifik angivelse af eventuelle forslag til justeringer i ydelsen. Ved gennemførelse af de jævnlige kvalitetskontroller er det et krav, at kontrollen gennemføres i alle bygninger, på alle etager, i alle rengøringsområder og i alle lokaletyper, samt at kontrollen gennemføres ud fra en dokumenterbar statistisk tilfældighedsudvælgelse af de omfattede lokaler og disses antal. Udviser en kvalitetskontrol, at der foreligger misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele lokaliteten dette, hvad Leverandøren vil gøre for at afhjælpe misligholdelsen samt hvilke tiltag, Leverandøren vil iværksætte for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræffer fremover. Frederikssund Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå enhver misligholdelse skal bringes til ophør, og hvilke skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelser fremover. Frederikssund Kommune kan i sådanne tilfælde ligeledes stille krav om, at Leverandøren i en periode gennemfører en skærpet kontrol, hvor omfanget af kontrollen udvides efter en af kommunen fastlagt procedure, og/eller hvor kontrollerne gennemføres efter en af kommunen fastlagt hyppigere frekvens end ellers fastlagt. Side 31 af 62
6 Fakturering Fakturaer for udført arbejde fremsendes i overensstemmelse med vilkårene i aftalegrundlaget. Ud over faktureringen, som skal være opdelt og fremsendt efter Frederikssund Kommunes ønske, skal der til Frederikssund Kommune månedligt og elektronisk fremsendes en samlet og akkumuleret årsoversigt (Excel-regneark eller tilsvarende). Oplysningerne om de fakturerede beløb skal for hver lokalitet, delaftale og i alt være opdelt i henholdsvis "Aftalebeløb" (månedligt vederlag) og "ekstraydelser" i relation til eksempelvis hoved-/ekstrarengøring eller tilsvarende (Option 2) (eventuelt opdelt i en decentral og en central del). Alle ændringer i det månedlige vederlag i forhold til det tilbudte skal på forhånd være aftalt, og der skal sammen med oversigten og som kommentarrubrik i oversigten, angives årsagen til ændringen (eksempelvis ændringer i rengøringsomfang, refusion eller andet). Alle aftalte og udførte ekstrafaktureringer skal være godkendt af Frederikssund Kommune forinden fremsendelse af faktura. Der skal sammen med oversigten (eventuelt som bemærkningsrubrik i oversigten) angives årsagen til og omfanget af ekstraydelsen. De af Leverandøren udarbejdede og til Frederikssund Kommune fremsendte oversigter, skal som minimum indeholde alle de i nedenstående oversigt angivne oplysninger: Eksempel på oversigt over faste vederlag, ekstrafaktureringer og lokale aftaler Side 32 af 62