MATERIALE TIL MØDE I CENTERBESTYRELSEN

Møde nr. 28 Dagsorden for det 28. møde i Centerbestyrelsen for Skov & Landskab den 22. april 2010, kl. 10:30-12 på Frederiksberg 1. Velkomst og godkendelse af dagsorden Oplæg ved formanden Bilag 1: Dagsorden 2. Godkendelse af referat fra sidste møde samt opfølgning Beslutnings- og orienteringspunkt. Oplæg ved formanden og centerledelsen Bilag 2a: Udkast til referat af det 27. møde i Centerbestyrelsen Bilag 2b: Opfølgningsliste Bilag 2c: Revideret version af bilag 6a om Centerbestyrelsens arbejde i 2010 fra møde nr. 27 3. Godkendelse af Regnskab 2009 Beslutningspunkt. Oplæg ved formanden og centerledelsen Bilag 3a: Regnskab 2009 Bilag 3b: Handlingsplan for bedre økonomistyring 4. Budget 2010 Beslutnings- og orienteringspunkt. Oplæg ved formanden og centerledelsen Bilag 4a: Budget 2010 Bilag 4b: Oversigt over kontrakter indgået i 2010 5. Godkendelse af Centerberetning 2009 Beslutningspunkt. Oplæg ved centerledelsen Bilag 5a: Udkast til Centerberetning 2009 6. Temadrøftelse: Den fremtidige finansielle understøttelse af de faglige aktiviteter på S&L Diskussionspunkt. Oplæg ved formanden og centerledelsen Bilag 6a: Notat om Skov & Landskabs lave basisbevillingsandel og konsekvenserne heraf Bilag 6b: S&L's fremtidige finansieringsvilkår og prioriteringsudfordringer i forbindelse hermed Bilag 6c: Pressemeddelse 7. januar 2010: Nedskæringer inden for skov- og landskabsforskningen 7. Arbejdet i de Rådgivende Udvalg og ændringer i deres sammensætning Beslutnings- og orienteringspunkt. Oplæg ved formanden og centerledelsen 8. Orientering og meddelelser Orienteringspunkt. Oplæg ved formanden og centerledelsen 9. Næste møder Næste møde afholdes torsdag den 17. juni 2010 kl. 10:30-12 på Frederiksberg med efterfølgende møde i Aftagerpanelet kl. 12:30-14. Mødet den 8. december skal desuden flyttes på grund af afbud. 10. Eventuelt AFTAGERPANELET 11. Forslag til ny klimauddannelse på Københavns Universitet Beslutningspunkt. Oplæg ved formanden og prodekan for uddannelse Bilag 11a: Brev til Formanden fra ledelsen på Det Naturvidenskabelige Fakultet på KU Bilag 11b: Beskrivelse af New MSc-programme 'Climate Change, Mitigation and Adaptation' Bilag 11c: Udkast til støtteerklæring I forlængelse af bestyrelsesmødet afholdes som aftalt netværksmøde med de studerende fra kl. 13:15-15:00 Skov & Landskab Centerbestyrelsen 09-04-2010/PHH MATERIALE TIL MØDE I CENTERBESTYRELSEN Mødenr. og dato 28 22. april 2010 Dagsordenspunkt 2 Godkendelse af referat fra sidste møde samt opfølgning

Type Beslutnings- og orienteringspunkt Sagsfremstilling Udkast til referat blev udsendt til Centerbestyrelsen den 28. december 2009. Der er ikke indkommet skriftlige kommentarer til referatet. Desuden vedlægges den revideret version af bilag 6a om Centerbestyrelsens arbejde i 2010 fra møde nr. 27 Indstilling Bilag Det indstilles, at Centerbestyrelsen godkender det udsendte referat og tager opfølgningslisten til efterretning. 2a: Udkast til referat af det 27. møde i Centerbestyrelsen 2b: Opfølgningsliste 2c: Revideret version af bilag 6a om Centerbestyrelsens arbejde i 2010 fra møde nr. 27 CeSam-møde nr. 31, bilag 2a Skov & Landskab 16-09-2008/BJ/PHH/DGC Handlingsplan for Medarbejdertilfredshedsundersøgelsen 2007 Baggrund Skov & Landskab gennemførte sin 2. medarbejdertilfredshedsundersøgelse i 2007 (MTU07), og resultaterne herfra har været drøftet i afdelingerne, i CeSam og i Lederteamet, idet man herved samtidig har inddraget en vurdering af status for opfølgningen af den tilsvarende undersøgelse i 2005 (MTU05). Opfølgningen i afdelingerne De enkelte afdelinger har udarbejdet forslag til handlingsplaner for det videre opfølgningsarbejde indenfor såvel som udenfor afdelingen, jf. Tabel 1. Tabel 1: Oversigt over afdelingernes opfølgningsinitiativer i.f.m. MTU07 Afd. Opfølgning på MTU07 1 Afdelingen har drøftet resultaterne fra MTU07 i det lokale samarbejdsudvalg. Dette har resulteret i 9 konkrete handlingsinitiativer, hvoraf hovedparten kan iværksættes i afdelingen. 2 Afdelingen har sammenlignet resultaterne fra MTU05 og MTU07 for hvert af spørgeprofilens 10 hovedemner og herved kortlagt fortsatte kilder til utilfredshed. Materialet har efterfølgende været drøftet på et afdelingsseminar den 27-28/3 2008, hvilket har resulteret i 7 konkrete forslag til handlingsinitiativer, hvoraf hovedparten kan iværksættes i afdelingen. 3 Afdelingen har fokuseret på og analyseret 4 problemstillinger fra MTU07. Dette har resulteret i 22 konkrete handlingsinitiativer, hvoraf hovedparten kan iværksættes i afdelingen. Der har været afholdt et ½ dags afdelingsseminar med ekstern konsulent som opfølgning på handlingsinitiativerne. 4 Afdelingen har fokuseret på 5 problemstillinger fra MTU07 og samtidig inddraget fortsat aktuelle emner fra MTU05. Dette har resulteret i 24 konkrete handlingsinitiativer, hvoraf hovedparten kan iværksættes i afdelingen. 5 Afdelingen har fokuseret på og analyseret 4 problemstillinger fra MTU07. Dette har resulteret i nogle principielle betragtninger samt et antal forslag til afhjælpning af de afdækkede problemer. Hovedparten af disse forslag kan iværksættes i afdelingen, men der er også peget på initiativer i S&L/LIFE regi. 6 Afdelingen har analyseret resultaterne fra MTU07 for 4 grupper af medarbejdere. Dette har

resulteret i nogle principielle betragtninger samt et antal konkrete forbedringsforslag, hvoraf hovedparten kan iværksættes i afdelingen. 7 Afdelingen har fokuseret på 6 temaer fra MTU07, som kan medvirke til at øge tilfredsheden i afdelingen. Dette har resulteret i 29 konkrete handlingsinitiativer, hvoraf hovedparten kan iværksættes i afdelingen. Sek. Afdelingen har identificeret og analyseret 3 fokusområder for opfølgningsarbejdet. Dette har resulteret i 10 konkrete handlingsinitiativer, hvoraf hovedparten kan iværksættes i afdelingen. Hovedparten af opfølgningsinitiativerne kan gennemføres inden for de enkelte afdelinger. CeSam vil løbende følge fremdriften i dette arbejde gennem årlige statusrapporteringer fra afdelingerne. Generelle problemstillinger En række af de emner, som er omtalt i de enkelte afdelinger, og som for fleres vedkommende også indgik i MTU05, er af mere generel karakter, og CeSam har derfor fundet det hensigtsmæssigt at gøre dem til genstand for en bredere drøftelse på tværs af afdelingerne. Afdelingernes handlingsplaner er sammenstillet i notatet Arbejdsgrundlag for CeSam til fælles handlingsplan for Medarbejdertilfredshedsundersøgelse (MTU) ved Skov & Landskab 2007, der blev behandlet på CeSam s møde den 12. marts 2008 (møde nr. 22 bilag 4c), og hvor det blev vedtaget, at dette notat skal danne grundlag for den videre opfølgningsproces. På det efterfølgende møde i CeSam den 18. juni 2008 drøftede udvalget et udkast til Fælles handlingsplan for S&L på baggrund af Tilfredshedsundersøgelsen i 2007 (møde nr. 23 bilag 2a), hvor de vigtigste temaer for det fælles opfølgningsarbejde er anført. På mødet blev det besluttet at arbejde videre med de anførte temaer, idet ansvaret for fremdriften primært påhviler CeSam og/eller Ledelsesteamet (LT), men hvor også medarbejderne kan tage initiativer og medvirke til realiseringen. I Tabel 2 er emnerne sammenfattet i nogle overskrifter, og der er for hvert af disse anført CeSam s handlingsinitiativer og ansvar for opfølgningen. CeSam ønsker at se opfølgningsarbejdet på MTU07 i sammenhæng med implementeringen af KU s Grundprincipper for personalepolitik 2008-12, og der er derfor i sidste kolonne (KU-PPP ref.) anført en henvisning til relevante punkter i den overordnede personalepolitik. Tabel 2: Fælles handlingsplan for S&L s opfølgning af MTU07 og aktuelle dele af MTU05 Nr. Tekst Bemærkninger Ansvar KU-PPP 1. Udviklingsmuligheder ref. 1.1 Kompetenceudvikling MUS i proces LT, 8 Videreudvikle kompetenceudviklingsredskaber med Frist 2008 CeSam udgangspunkt i eksisterende kompetencepakke (MUS, GRUS, LEAN, kompas) (LIFE s strategi for kompetenceudvikling). Udvikle proces for afholdelse og opfølgning på MUS, GRUS og Frist 2008 udviklingsplaner. Overordnet strategi for og kortlægning af human-ressourcer. Frist 2009 2. Trivsel i arbejdsfællesskabet 2.1 Manglende tid til arbejdsopgaverne Centralt emne, som havde lavest score i MTU 2005 og også lav score generelt på LIFE i MTU 2006-2007. Indgår i de 10 nye grundprincipper for personalepolitikken ved KU. Interne drøftelser i LT og i afdelingerne af: realistiske tidsrammer for projekter, mailkultur, planlægning og prioritering af arbejdsindsatser, tid til fordybelse, etc. Se f.eks. S&L s stresspolitik og KU s stressråd. Der tilbydes kursus styr på tiden, der afholdes afdelingsvis efter behov. Kursusudgiften dækkes af fælleskassen, timerne af afdelingen. 2.2 Faglighed, arbejdsfællesskab, tværgående samarbejde Der skal etableres rum og tid i organisationen til interdisciplinært samarbejde og samarbejde på tværs af afdelingsstrukturen. Dette skal ske ved at fremme etableringen af ad hoc faggrupper og teams på tværs, fremme større tværfaglige projekter ved at annoncere projektidéer på et tidligt tidspunkt bredt i organisationen og ved afholdelse af fælles faglige temamøder. Initiativer hertil skal først og fremmest komme fra medarbejderne, men ledergruppen har et ansvar for at fremme denne Frist 2008 Pkt. fra MTU05 Indgår også i MTU07 LT, CeSam Medarb, LT 3 5

arbejdskultur. (Arbejdsgruppen finder imidlertid ikke, at tværfaglige grupper skal formaliseres i en matrix-struktur, da erfaringer fra andre organisationer er, at gennemsigtigheden i organisation og beslutningsstruktur sløres og bureaukratiet vokser. 2.3 Initiativer fra medarbejderne: Bruge prioriteringspuljen til at understøtte initiativer, der kommer nedefra og indenfor de strategiske indsatsområder. Der sættes fokus på den eksisterende mulighed for at arbejde sammen på tværs af afdelinger og finansiering af dette udenfor prioriteringspuljen. 2.4 Samarbejdsrelaterede og sociale indsatser, der følger op på de fire grupperinger fra særundersøgelsen. Målret indsatsen for de fire grupper, så barometeret for utilfredshed ændres i positiv retning. - Risikogruppe med høj jobtilfredshed / lavt tilhørsforhold (16 %), især kontraktansatte, skal have bedre information/indflydelse (1) og øget trivsel i arbejdsfællesskabet (2.2). Desuden målret indsats i forhold til fastholdelse og fortsat tilfredshed, herunder balance mellem arbejdsliv og privatliv og udviklingsmuligheder (1). - Højrisikogruppen har lav tilfredshed/lavt tilhørsforhold, især kontraktansatte/ph.d.-studerende unge med lav anciennitet, skal have bedre information/indflydelse (1) og øget trivsel i arbejdsfællesskabet (2.2), samt lettet arbejdspresset (2.1). - Trofaste kritikere har lav jobtilfredshed / højt tilhørsforhold det er særligt fastansatte med høj anciennitet, skal have samme handlingsindsats som højrisikogruppen. - Kernemedarbejderne målret indsats i forhold til fastholdelse og fortsat tilfredshed, herunder balance mellem arbejdsliv og privatliv og et godt samarbejde med nærmeste leder. 4. Information, gennemsigtighed og indflydelse på beslutningsprocesser 4.1 Afklaring af ansvarsforhold og procedurer, bl.a.: - jobbeskrivelser og beslutningskompetencer skal være tilgængeligt på Portalen. - ligeledes skal det gøres klart på Portalen, hvordan medarbejderrepræsentanter vælges til samarbejdsorganer og bestyrelse. 4.2 Afklaring af struktur for undervisningsarbejdet: - ledelses- og beslutningsveje (Studieleder, prodekan, forskningschef, underviser m.v.). 4.3 Fysiske og administrative rammer Der er skabt gode fremtidige bygningsmæssige rammer gennem S&L s brugergruppe for det nye byggeri på Frederiksberg med indflytning i 2010. 9. Ansættelse generelt 9.1 Især fokus på at bringe ph.d. er videre i nye jobs. (Idé: tiltrække flere specialstuderende, bl.a. ved at præsentere projektidéer på hjemmesiden) Pkt. fra MTU05 Forventes opfyldt i 2008 Pkt. fra MTU05 I proces 2008 Medarb, LT 1 LT 10, 3 SEK 10 LT 4 LT, Brugergrp. 4 LT 4 CeSam vil løbende følge fremdriften i arbejdet i afdelingerne samt centralt fra ved at behandle skemaet på udvalgets møder og herunder i fornødent omfang justere og supplere de anførte forslag til fællestiltag. Endvidere vil afdelingerne blive bedt om årligt at rapportere om status for arbejdet med de afdelingsvise handlingsplaner. Skov & Landskab Centerbestyrelsen CB-møde nr. 28, bilag 2b 09-04-2010/PHH Opfølgningsliste fra tidligere møder i Centerbestyrelsen for Skov & Landskab

Nedenstående skema viser de ikke-afsluttede opfølgningspunkter fra tidligere møder. Nr. Tekst Status pr. 09-04-2010 26/3 Ad 8: Selvevaluering 2010 baseres på spørgeskemaer Behandles på møde nr. 30 27/1 Ad 3: Øvrig drift opdeles i to komponenter Indgår f.o.m. møde nr. 29 27/2 Ad 5: Notat om udviklings- og indtægtsmulighederne i de kommende Behandles under punkt 6 år 27/3 Ad 5: Nyt budget for 2010 forelægges på næste møde Behandles under punkt 4 Skov & Landskab Centerbestyrelsen CB-møde nr. 28, bilag 2c rev. 18-12-2009/NEK/PHH Slettet: 04 Oplæg vedrørende Centerbestyrelsens arbejde i 2010 Godkendt med supplerende bemærkninger på mødet den 16. december 2009 Baggrund På mødet den 29. september 2009 vedtog Centerbestyrelsen at opstille nogle mål for arbejdet i det kommende år, som kræver en særlig opmærksomhed fra medlemmerne, og som indgår i planlægningen af bestyrelsesarbejdet. Der er nedenfor vist et forslag til konkrete mål for arbejdet i 2010 og herunder forslag til emner for en nærmere temadrøftelse i Centerbestyrelsen. Målene er endvidere indført i det efterfølgende forslag til hovedpunkter på bestyrelsesmøderne i 2010. Mål for arbejdet De nye mål for bestyrelsesarbejdet i det kommende år skal ses i forlængelse af de generelle mål, som fremgår af Vedtægt, Forretningsorden samt tidligere beslutninger i Centerbestyrelsen. Type Specifikke mål Generelle mål Mål Indførelse af temadrøftelser på møderne i Centerbestyrelsen Effektivisering af bestyrelsesarbejdet gennem fortsat reduktion i sideantallet i det udsendte materiale samt indførelse af executive summaries i alle større bilag Styrket sammenhæng mellem arbejdet i de Rådgivende Udvalg og Centerbestyrelsen Styrket sammenhæng mellem arbejdet i Aftagerpanelet og Centerbestyrelsen Forbedret fremmøde til møderne i bestyrelsen Godkende Centerberetning 2009 Godkende Arbejdsprogram inkl. Udviklingsmål for 2011 Godkende tillæg til Resultatkontrakter med Miljøministeriet og Udenrigsministeriet Indstille Årsregnskab 2009 samt Budget 2011 til Dekanen Årlig revurdering af Strategi 2008-11 Årlig selvevaluering i 2010 baseret på spørgeskemaanalyse Godkende retningslinjer for arbejdet med Strategi 2012-15 Formateret: Indrykning: Venstre: 0 pkt., Hængende: 10,75 pkt., Mellemrum Efter: 3 pkt., Punkttegn + Niveau: 1 + Justeret: 0 pkt. + Tabulator efter: 18 pkt. + Indrykning: 8,5 pkt., Tabulatorer: 10,7 pkt., Listetabulator + Ikke med 18 pkt. + 36 pkt. Slettet: <#> Slettet: <#>Årlig revurdering af Forretningsorden for Centerbestyrelsen Formateret: Indrykning: Venstre: 0 pkt., Hængende: 10,75 pkt., Mellemrum Efter: 3 pkt., Punkttegn + Niveau: 1 + Justeret: 0 pkt. + Tabulator efter: 18 pkt. + Indrykning: 8,5 pkt., Tabulatorer: 10,7 pkt., Listetabulator + Ikke med 18 pkt. + 36 pkt. Slettet:

Temadrøftelser Centerbestyrelsen har tidligere behandlet konkrete temaer på bestyrelsesmøderne, eksempelvis i forbindelse med fastlæggelsen af nye faglige delstrategier eller omkring nye tiltag på uddannelsesområdet. Der pågår endvidere løbende temadrøftelser i de Rådgivende Udvalg, hvoraf kan nævnes fra det seneste år: - Naturnær skovdrift - Bæredygtig primærproduktion af bioenergi - Diverse klimarelaterede emner - Bevaring og omdannelse af det urbane landskab - Vand i byen - Natur og sundhed - Kommunerne og den regionale udviklingsstrategi - Friluftsliv i den fysiske planlægning - Viden- og Udviklingscenter for samspil mellem Natur og Menneske Inspiration til mulige emner for faglige temadrøftelser i Centerbestyrelsen kan med fordel hentes i de Rådgivende Udvalg, hvorved man samtidig tilgodeser målet om en styrket sammenhæng mellem de to fora. Forslag til tema-emner i Centerbestyrelsen i 2010 Den fremtidige finansielle understøttelse af de faglige aktiviteter på S&L S&L vil i de kommende år stå over for væsentlige ændringer i mulighederne for at finansiere de faglige aktiviteter på centret. Der er derfor behov for en nærmere vurdering af, hvorledes man hensigtsmæssigt justerer de faglige prioriteringer og satsningsområder i lyset af det mulige bortfald af eksisterende og tilkomst af nye finansieringskilder. Strategiske satsningsområder frem mod 2015 LIFE udsender i marts 2010 en ny strategisk handleplan for fakultetet for perioden 2010-14. Planen vil indgå i overvejelserne om fastlæggelse af de kommende toårige udviklingsmål for 2011-12, ligesom den vil være en del af grundlaget for S&L s næste strategiplan for 2012-15. På baggrund af vurderingen af de mulige fremtidige finansieringskilder er der behov for en indledende drøftelse af de satsningsområder, som skal prioriteres i den kommende strategiplan, der udarbejdes i 2011. Opfølgning på akkrediteringen Akkrediteringen af de fleste af S&L s uddannelser vil blive afrapporteret i maj 2010 og drøftet på mødet i Aftagerpanelet den 17. juni. Erfaringerne herfra kan sammen med erfaringerne med de nye uddannelsestiltag danne grundlag for en temadiskussion om de aktuelle uddannelser på S&L, sammenhængen mellem disse og planerne for det videre udviklingsarbejde på uddannelsesområdet. Skov & Landskabs langsigtede økonomi Fakultetsdirektionen indleder i 2. halvår dialogen med institutter og centre om 2- årsbudgettet for 2011-12, hvorunder også det vigtige udestående spørgsmål vedrørende centrets relativt lave basisbevilling forventes afklaret, jf. Fakultetsdirektionens tilsagn herom. Det vil på denne baggrund være relevant at tage en diskussion i Centerbestyrelsen af de økonomiske perspektiver i sammenhæng med overvejelserne om den kommende strategiplan for centret. Slettet: <#>??

Mødeplan for Centerbestyrelsen i 2010 Møde nr. Tid og sted Hovedpunkter 28 22/4, kl. 10:30-12 på Frederiksberg Temadrøftelse: Den fremtidige finansielle understøttelse af de faglige aktiviteter på S&L Godkendelse af Regnskab 2009 Opfølgning på Budget 2010 Godkendelse af Centerberetning 2009 Status for igangværende initiativer på uddannelsesområdet Orientering om ny strategi for LIFE Orientering om akkrediteringen (besøg på S&L) Status for nybyggeriet på Rolighedsvej Slettet: 19 19/4, kl. 12:30-15 Netværksmøde med de studerende 29 17/6, kl. 10:30-12 på Frederiksberg Temadrøftelse: Strategiske indsatsområder frem mod 2015 Opfølgning på Budget 2010 Oplæg til mål og prioriteringer i 2011 Kvartalsrapport for 1. kvartal 2010 Status for arbejdet i de Rådgivende Udvalg Status for nybyggeriet på Rolighedsvej Slettet: i Hørsholm 17/6, kl. 12:30-14 Møde i Aftagerpanelet, bl.a. afrapportering af akkrediteringen 30 5/10, kl. 10:30-12 I forbindelse med ekskursion Temadrøftelse: Opfølgning på akkrediteringen Midtvejsstatus for udviklingsmål og arbejdsprogram Kvartalsrapport for 2. kvartal 2010 Årlig revurdering af Strategi 2008-11 Udkast til Udviklingsmål 2011-12 og Arbejdsprogram 2011 Oplæg til Budget 2011 Status for igangværende initiativer på uddannelsesområdet Bestyrelsens selvevaluering Arbejdet i de Rådgivende Udvalg 5/10, kl. 13-20 Ekskursion og middag 31 8/12, kl. 10:30-12 på Frederiksberg Temadrøftelse: Skov & Landskabs langsigtede økonomi Godkendelse af Arbejdsprogram 2011 inkl. Udviklingsmål Godkendelse af Budget 2011 Kvartalsrapport for 3. kvartal 2010 Status vedr. opfølgningen på Strategi 2008-11 Planlægningsmøderne med Miljøministeriets styrelser Mødeplan 2011 Slettet:?

8/12, kl. 12:30-14 Møde i Aftagerpanelet Skov & Landskab Centerbestyrelsen 13-04-2010/HPA/PBO MATERIALE TIL MØDE I CENTERBESTYRELSEN Mødenr. og dato 28 22. april 2010 Dagsordenspunkt 3 Godkendelse af regnskab 2009 Type Beslutningspunkt Sagsfremstilling Regnskabet for 2009 udviser et overskud på 5,8 mio.kr., svarende til godt 3 procent af den samlede omsætning. Regnskabsresultatet er betydelig bedre end forventet i 2009. Resultatet for 2009 skal imidlertid ses i lyset af, at der i forbindelse med den afsluttende integration af KVL s regnskab i KU s regnskab og den deraf følgende tekniske oprydning i forbindelse med regnskabsafslutningen for 2009 er bogført ekstraordinære indtægter på i alt 2,9 mio.kr.. Afdelingsresultaterne for 2009 er generelt bedre end resultaterne for 2008, hvor fire ud af syv faglige afdelinger gik ud af året med et underskud på 1 mio. kr. eller mere pr. afdeling. I 2009 er det kun 2 afdelinger, der kommer ud med mindre driftsunderskud. Resultatet må betragtes som tilfredsstillende i lyset af dels den kommende flytning af omkring 100 medarbejdere fra Hørsholm til Frederiksberg, som vil afføde ekstra udgifter i 2010, dels de kommende års økonomiske udfordringer som følge af bortfald af bevillinger. Skov & landskabs lederteam drøfter behovet for at forbedre, forenkle og effektivisere den daglige økonomistyring i centret også med henblik på at spare administrative ressourcer. På baggrund af disse drøftelser samt drøftelser med forskere og økonomiansvarlige i de faglige afdelinger har Sekretariatet udarbejdet en handlingsplan, som vedlægges til orientering. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen godekender regnskabet for 2009 Bilag Bilag 3a. Regnskab 2009 Bilag 3b. Handlingsplan for bedre økonomistyring

CB-møde nr. 28, bilag 3a Til Centerbestyrelsen Fra Peter Bønneland Afdeling Sekretariatet Vedrørende Regnskab 2009 1. Indledning S&L benytter sig i den daglige økonomistyring af Oracle Projects (Projektregnskabet), der indeholder en række supplerende projektstyrings-redskaber, der ikke findes i finansregnskabet (Oracle Financials, der benyttes som styringsgrundlag på resten af KU), herunder fordeling af timeomkostninger på grundlag af timeregistreringer. Det officielle regnskab er Finansregnskabet, hvorfor det er den primære kilde til den eksterne afrapportering i forbindelse med regnskabs-afslutningen. Nedenfor er angivet, hvornår oplysningerne stammer fra hhv. Finans- og Projektregnskabet. 2. Årets resultat Ved indgangen til 2009 var det forventet, at centret ville komme ud af 2009 med et overskud på 1,1 mio.kr. jf. tabel 1 nedenfor. En forventning, der i lyset af usikkerhed omkring periodisering m.v. af indtægterne på flere projekter blev justeret ned til 0,1 mio.kr. sidst på efteråret. Regnskabet for 2009 udviser et overskud på 5,8 mio.kr., svarende til godt 3 procent af den samlede omsætning. Tabel 1 Resultatopgørelse mio. kr., årets priser R2008 B2009 R2009 B-R09 B2010 Ordinære indtægter Bevilling, KU/LIFE 56,8 57,7 60,8-3,1 67,0 - Heraf basisbevilling (ikke-øremærket) 44,1 47,9 48,0-0,1 47,6 Forskningstilskud o.lign. 72,3 68,0 72,2-4,2 71,0 Undervisning (taxameter m.v.) 27,6 32,0 32,9-0,9 32,0 Salgsindtægter (kurser, efterudd. m.v.) 13,1 12,0 17,0-5,0 12,0 Diverse indtægter 0,4 - - - - Indtægter i alt 170,2 167,7 182,9-15,2 182,0 Ordinære driftsudgifter Timeomkostninger 125,2 125,6 129,6-4,0 133,0 Øvrige driftsomkostninger 48,6 43,0 47,5-4,5 49,0 Driftsudgifter i alt 173,8 168,6 177,1-8,5 182,0 Årets resultat -3,6 1,1 5,8-4,7 0,0 Anm.: Finansregnskab. Budgettet for 2009 er ankerbudgettet pr. ultimo 2008. Budget for 2010 er Sekretariatets vurderinger pr. marts 2010. Regnskabsresultatet for 2009 skal ses dels i lyset af, at det har været muligt at oppebære flere indtægter og dermed et højere aktivitetsniveau end forventet ultimo 2008. Dels, at der i forbindelse med den afsluttende integration af KVL s regnskab i KU s regnskab og den deraf følgende tekniske oprydning i forbindelse med regnskabsafslutningen 2009 er bogført ekstraordinære indtægter på i alt 2,9 mio.kr. 1 1 De største enkeltposter er på hhv. 1,1 mio.kr. og 0,5 mio.kr. Førstnævnte stammer fra manglende indtægtsføring på et enkelt projekt i KVL-tiden. Sidstnævnte stammer fra en hensættelse på et projekt i 2006,

Indtægterne De samlede indtægter for 2009 blev 15,2 mio.kr. eller 9% større end forventet ultimo 2008, hvilket primært kan tilskrives 3 forhold: For det første flere særbevillinger fra KU/LIFE, hvor de væsentligste poster er, at centret har kunnet tiltrække flere LIFE-finansierede ph.d.-studerende end forventet, og at centret har modtaget 4 portioner á 0,5 mio.kr. fra Rektoratets EU-præmieringspulje mod forventet 2 portioner. 2 For det andet, at indtægterne fra den eksternt finansierede forskning ligger 6 procenter højere end forventet, primært som følge af de ovenfor nævnte ekstra ordinære indtægtsførsler på 2,9 mio.kr. For det tredje har forventningerne til salgsindtægterne fra kurser, efteruddannelse, rådgivning m.v. været for pessimistiske fra årets begyndelse. Hertil kommer, at som følge af integrationen i KU s økonomisystem, er der foretaget en metodeændring vedrørende intern handel med andre institutter/kunder på KU. Denne ændring forøger den samlede indtægtsvolumen med 2,7 mio.kr. i 2009 og den samlede udgiftsvolumen på øvrig drift tilsvarende. 3 Udgifterne De samlede udgifter lå 5 procent højere end forventet ved årets start, hvilket for lønudgifternes vedkommende kan henføres til, dels en beskeden vækst i personaleforbruget fra 276,0 årsværk i 2008 til 277,9 årsværk i 2009. Dels at det har været nødvendigt at øge lønniveauet en smule for visse personalegrupper, for at kunne tiltrække og fastholde kvalificeret arbejdskraft. De samlede øvrige driftsudgifter lå 10 procent højere end forventet ved årets start, hvor godt halvdelen skyldes den ovennævnte omlægning i forbindelse med intern handel på KU. Forklaringen på den resterende forskel til ankerbudgettet skal søges i dels merforbrug knyttet til det højere indtægtsniveau, dels en posteringsfejl fra KU s side på 0,7 mio.kr. 2.1 Opsparingen Årets resultat medfører, at centrets videreførselsbeholdning (opsparing) ved udgangen af 2009 udgør 6,4 mio.kr., jf. tabel 2 nedenfor. Tabel 2 Videreførselsbeholdning ultimo året, 2006-2009 (mio.kr.) 2006 2007 2008 2009 Videreførselsbeholdning ultimo året 8,1 4,3 0,7 6,4 Anm.: Finansregnskab. Fakultetets budgetkontor har i forbindelse med fakultetets overgang til KU s økonomisystem foretaget en oprydning i fakultetets regnskaber. I forlængelse heraf har fakultet foretaget en opskrivning af centrets opsparing på 1,755 mio.kr. som følge af som blev bogført efter anvisning fra revisionen, som i forbindelse med den endelige projektafregning har vist sig at være unødvendig. 2 Forventningerne til 2010 er p.t. 2 portioner. 3 I regnskabet for 2008 og i ankerbudgettet for 2009 er det forudsat, at indtægter fra intern handel ikke indtægtsføres i regnskabet, men resulterer i en overførsel af øvrige driftsudgifter til interne institutter/kunder på KU (altså en reduktion af centrets udgifter). KU s praksis er imidlertid, at intern handel indtægtsføres i regnskabet. Centret har pr. 2009 ændret sin praksis til KU s praksis.

forhold vedrørende årene frem til og med 2007. Centret har ikke mulighed for at efterkontrollere denne opskrivning, og har derfor taget opskrivningen til efterretning. Opsparingens størrelse har set i lyset af de økonomiske udfordringer, som centret står overfor i de kommende år (herunder samlokering på Frederiksberg og bortfald af visse forskningspuljer), en passende størrelse til at kunne fungere som omstillingsbuffer. 2.2 Den eksterne finansieringsgrad og basisandelen Såvel den eksterne finansieringsgrad som basisandelens andel af den samlede omsætning er uændret fra 2008 til 2009. Tabel 3 Ekstern finansieringsgrad og basisandel (procent) 2006 2007 2008 2009 Ekstern finansieringsgrad 69 68 67 67 Finanslovsbevilling Basisandel 26 27 26 26 Finanslovsbevilling, midlertidige/øremærkede 5 5 7 7 Anm.: Finansregnskab. 2.3 Indtjeningsevnen Den eksterne finansieringsgrad, som beskrevet i afsnit 2.2, beskriver centrets evne til at tiltrække eksterne forskningsprojekter og andre eksternt finansierede projekter. Med henblik på at vurdere, om centret er i stand til at tiltrække økonomisk attraktive projekter, fremgår dækningsgraden for de tre eksternt finansierede forretningsområder af tabel 4. Af tabel 4 fremgår det, at dækningsgraden fra den indtægtsdækkede virksomhed er faldet fra 2008 til 2009. Det er især aktiviteterne på Skovskolen omkring personaleudvikling og kurser inden for efteruddannelse, samt et nyt rådgivningsprojekt i Cambodia der har trukket dækningsgraden ned. Tabel 4 Dækningsgraden på eksternt finansierede forretningsområder 2007 2009 (procent) 2007 2008 2009 Tilskudsfinansieret forskningsvirksomhed 20,1 23,5 22,1 Indtægtsdækket virksomhed 33,6 26,7 24,4 Andre tilskudsfinansierede aktiviteter 25,9 17,2 1,9 Samlet 22,5 23,2 21,8 Anm.: Projektregnskab. Beregnet som indtægt minus råomkostning. Det fremgår ligeledes af tabel 4, at dækningsgraden fra Andre tilskudsfinansierede aktiviteter er faldet markant fra 2008 til 2009. Området er med en omsætning på 2,5-3 mio.kr. relativt lille. Faldet i dækningsgraden fra 2008 til 2009 skal primært ses i lyset af, at der i 2009 er foretaget investeringer i nye tiltag på Skovskolen omkring Natur & Menneske, som endnu ikke har resulteret i de forventede indtægter. 3. Hvad er ressourcerne anvendt til? 3.1 Administration og hjælpefunktioner

Den andel af centrets samlede udgifter, der anvendes til fællesfunktionerne (direktion, bestyrelse og sekretariat), er, jf. tabel 5, steget fra 16,1 procent i 2008 til 17,2 procent i 2009. Tabel 5. Administrationsprocenter for hele centret 2006 2007 2008 2009 Generel adm. og ledelse + hjælpefunk. 1 17,1% 17,7% 16,1% 17,2% Anm.: Projektregnskab. Opgørelsen er ekskl. udgifter, som udføres af LIFE s centrale administration der er afgivet bevilling hertil. Note 1: Opgørelsen omfatter alene de administrative udgifter til sekretariat, direktion og bestyrelse. Faglige administrative udgifter og hjælpefunktioner som afdelingsledelse, laboratoriedrift o.lign. er ikke medtaget her. Stigningen skal ses i lyset af, dels at LIFE har decentraliseret en række udgifter, herunder udgifterne til telefon og datatrafik, som slår fuldt igennem i 2009. Dels øgede lønudgifter i sekretariatet, herunder i forbindelse med fratrædelser. Det er besluttet i S&L s lederteam, at administrationsprocenten skal falde i de kommende år. 3.2 Indtægter og udgifter på faglige opgaver Af tabel 6 og 7 fremgår, hvorledes henholdsvis centrets udgifter og indtægter fordelte sig på faglige opgaver. Den andel af de samlede udgifter, der anvendes på forskningsaktiviteter, er steget gennem hele den skitserede periode i tabel 6. Det er stigningen i grundforskningen, som stammer fra primært et øget optag af ph.d.-studerende, der trækker forskningsgraden op. Tabel 6 Fordeling af totaludgifter på opgaver (mio.kr.) 2006 2007 2008 2009 Forskning Anvendt 58,7 71,9 74,4 70,5 Forskning Grund 13,9 11,4 16,3 26,0 Forskning - Udvikl. 3,2 2,5 1,6 2,1 Overvågning 6,2 5,3 6,3 5,0 Uddannelse 50,5 51,7 49,5 53,9 Kursusvirksomhed 12,2 9,0 11,0 7,2 Rådgivning 2,8 3,8 4,6 6,3 Formidling 4,7 4,7 3,5 5,0 I alt 152,3 160,4 167,2 175,9 Forskningsgrad 49,8% 53,5% 55,2% 56,1% Anm.: Projektregnskab. De anførte totalomkostninger er direkte udgifter tillagt en relativ andel af de indirekte udgifter. Bemærk Uddannelse er i modsætning til tabel 8 ekskl. udgifter til ph.d.-studerende disse henregnes her til Forskning. Af tabel 7 fremgår det, at den stigende forskningsandel fra 2008 til 2009 på udgiftssiden er finansieret via et øget træk på centrets finanslovsbevilling, og ikke via indtægter fra eksterne finansieringskilder, hvilket afspejler sig i, at forskningsgaden på indtægtssiden, som forventet, er faldet fra 57 procent i 2008 til 54 procent i 2009, og dermed er tilbage på niveau med 2007. 4 Tabel 7 Fordeling af totalindtægter på opgaver (mio.kr.) 2007 2008 2009 Forskning Anvendt 50,0 57,4 53,6 Forskning Grund 3,0 5,7 9,9 4 Forskningsgraden på indtægtssiden i 2008, var ekstraordinær høj p.g.a. lavere indtægter på SLinguddannelsen, som følge af omlægningerne af uddannelsen.

Forskning - Udvikl. 1,9 1,1 1,8 Overvågning 4,4 3,9 4,6 Uddannelse 32,1 30,8 36,7 Kursusvirksomhed 6,2 7,0 5,3 Rådgivning 4,2 4,3 5,7 Formidling 3,1 2,8 3,3 I alt 105,0 113,1 121,0 Anm.: Projektregnskab. De anførte totalindtægter er direkte indtægter tillagt en relativ andel af indtægter genereret af fællesfunktionerne. Bemærk afrundingsdifference, samt at opgørelsesmetoden er forskellig fra tabel 1, hvorfor der er forskel på tilsyneladende sammenlignelige summer. 3.3 Uddannelser Af tabel 8 fremgår, at centret i 2009 har anvendt 76,3 mio.kr. på uddannelsesaktiviteter, hvilket er en stigning på 20 procent i forhold til 2008. Tabel 8 Totalomkostninger fordelt på uddannelser (1.000 kr.) Uddannelser 2006 2007 2008 2009 Agricultural development 642 391 841 788 EUD / AMU 21.136 21.306 17.032 17.688 Landskabsarkitekt 6.115 7.470 8.049 9.079 Landskabsforvaltning 1.051 1.050 831 747 Master i Landdistriktsudvikling 2.715 1.357 1.106 844 Naturressourcebachelor 472 1.035 895 850 Parkdiplomuddannelse 995 965 1.045 1.279 Ph.D.-uddannelse 7.824 9.745 14.657 20.844 Skov- og Landskabsingeniør 11.642 10.970 11.309 11.395 Skovbrugsvidenskab 4.028 4.086 4.594 5.488 SUFONAMA 93 359 618 533 SUTROFOR 462 901 1.063 1.772 Diverse 1 2.113 1.318 1.384 4.960 I alt 58.392 60.953 63.423 76.267 Anm.: Projektregnskab. De anførte totalomkostninger er direkte udgifter tillagt en relativ andel af de indirekte udgifter. Note 1: Dækker over udgifter, vedrørende naturvejleder uddannelsen fra 2009 (3,1 mio.kr.), samt udgifter der ikke kan henføres entydigt til én uddannelse f.eks. tværgående koordinering og udvikling. Den væsentligste årsag til stigningen skal søges i stigningen i antallet af ph.d.-studerende fra 60 2008 til 73 i 2009, svarende til knap 22 procent. Antallet af ph.d.-studerende ved centret udgjorde således knap en fjerdedel af de ansatte pr. 1. september 2009. De samlede udgifter vedrørende de ph.d.-studerende er steget med 42 procent fra 14,7 mio.kr. i 2008 til 20,8 mio.kr. i 2009 (opgjort pr. 1.9.2009). Da der i det samlede antal ph.d.-studerende indgår studerende, der ikke aflønnes af centret (f.eks. erhvervsph.d.- studerende, og/eller at der kun er meget få ansættelser, der følger kalenderåret), svarede de 73 indskrevne ph.d.-studerende i 2009 til cirka 34 årsværk, hvilket giver en gennemsnitlig produktionsomkostning pr. årsværk på cirka 613.000 kr. i 2009. Justeres for ekstern finansiering og LIFE-tilskud udgør nettoproduktionsomkostningen pr. årsværk cirka 272.000 kr. i 2009. 3.3.1 Uddannelsesøkonomi På de uddannelser, som er STÅ-givende, anvendte centret i 2009 31,9 mio.kr. til at producere 456 STÅ, hvilket jf. tabel 9 giver en produktionspris pr. STÅ på 70.000 kr. i

2009. Det er cirka 0,6 procent højere end den tilsvarende produktionspris i 2008. Målt i faste priser er der dog tale om et fald på cirka 2½ procent. Tabel 9 STÅ-produktion m.v. 1.000 kr. hvor ikke andet angivet 2006 2007 2008 2009 Samtlige STÅ Totalomkostninger, STÅ i alt 1 28.215 28.584 30.351 31.932 STÅ, samlet produktion (antal STÅ) 3 422 396 437 456 Totalomkostning pr. STÅ i alt 66,9 72,2 69,5 70,0 Bevillingsgivende STÅ Totalomkostninger, bevillingsgivende STÅ 2 12.863 15.292 16.891 19.258 STÅ, bevillingsgivende produktion (antal STÅ) 4 260 277 284 302 Totalomkostning pr. bevillingsgivende STÅ 49,5 55,2 59,4 63,8 Anm.: Projektregnskab. De anførte totalomkostninger er direkte udgifter tillagt en relativ andel af de indirekte udgifter. STÅ opgørelsen følger kalenderåret Noter: 1. Det er ikke alle de i tabel 8 skitserede totalomkostninger, der vedrører uddannelsesaktiviteter, der genererer STÅ f.eks. AMU/EUD og ph.d. Udgifterne hertil er trukket ud. 2. Det er ikke alle STÅ, der generere en taxameterindtægt for KU/LIFE, f.eks. SLing. Udgifterne hertil er trukket ud. 3. Kalenderåret. Inkl. STÅ produceret på f.eks. Skovskolen, som honoreres via taxameter fra Undervisningsministeriet. 2008 er foreløbige tal. 4. Kalenderåret. Ekskl. STÅ, der ikke generer en taxameterindtægt for KU/LIFE. Inkl. evt. studerende under åben uddannelse, som ikke genererer bevillingsgivende STÅ. 2008 er foreløbige tal. Korrigeres for STÅ på de uddannelser, der ikke er bevillingsgivende i LIFE-regi (f.eks. SLing og Parkdiplom uddannelserne), producerede centret i 2009 302 bevillingsgivende STÅ. 5 Produktionsprisen pr. bevillingsgivende STÅ er steget fra 2008 til 2009, hvor det jf. tabel 9 kostede 63.800 kr. at producere én bevillingsgivende STÅ. 4. Afdelingernes resultat Afdelingsresultaterne for 2009 er generelt bedre end resultaterne for 2008, hvor fire ud af syv faglige afdelinger gik ud af året med et underskud på 1 mio.kr. eller mere pr. afdeling. Tabel 10 Afdelingsregnskab 2009 Afdeling Nettoramme med timeskat Indtægter Udgifter Netto udgift 2009 Årets resultat 1 1.000 kr. Akk. Resultat ultimo 2009 Faglige afdelinger 1. Skovskolen 4.003 40.314 43.060 2.746 1.200-330 2. Vedplanters genressourcer 7.272 11.952 18.275 6.324 926 750 3. Skov og landskabsøkologi 6.580 13.789 19.189 5.400 1.153-607 4. Skovdrift og træprodukter 8.661 20.462 29.289 8.827-206 -2.015 5. Økonomi, politik og driftsplanlæg. 12.865 13.349 24.950 11.601 1.230 750 6. Parker og urbane landskaber 15.404 12.667 28.499 15.833-468 31 7. By- og landskabsstudier 11.702 8.585 19.151 10.566 1.108-1.219 Faglige afdelinger i alt 66.487 121.117 182.414 61.297 4.944-2.639 Direktion og hjælpefunktioner Direktion & bestyrelse 150 706 4.661 3.955 8. Sekretariat 1.224 304 27.654 27.350 Direktion og hjælpefunktioner 1.374 1.010 32.315 31.305 Grand total 67.861 122.127 214.729 92.601 Anm.: Udgifter er inkl. timeskat. 5 Bemærk, at opgørelsen af hensyn til sammenligneligheden med regnskabet er opgjort pr. kalenderår og ikke pr. studieår som LIFE s opgørelser følger.

Note 1 : Inkl. tilbageført timeskat. Til Bestyrelsen for Skov & Landskab CB-møde nr. 28, bilag 3b Fra Henrik Paaby Afdeling Sekretariatet Vedrørende Handlingsplan for bedre økonomistyring Baggrund Lederteamet, økonomiansvarlige og projektledere har udtrykt utilfredshed med økonomistyringen. (Der er dog også positive tilbagemeldinger og tilfredshed med redskaberne fra nogle afdelingsledere /økonomiansvarlige). Sekretariatet har forsøgt at indkredse problemerne, deres årsager og hvad vi kan gøre ved dem. En del af problemerne har rod i en meget kompleks og differentieret finansieringsstruktur, som forskerne skal håndtere: Mange forskellige bevillingsgivere med forskellige og skiftende krav til regnskabsrapportering og overheadregler m.m., mens andre problemer relaterer sig til en næsten komplet udskiftning af regnskabsmedarbejderne indenfor det sidste 1½ år, ændringer i KU s regnskabspraksis m.v. Skov & Landskabs sekretariat har drøftet problemerne med flere afdelinger og repræsentanter for forskere og økonomiansvarlige og kan på baggrund heraf præcisere, hvad der kan gøres bedre med henblik på at stabilisere den daglige drift og hjælpe de efterhånden hårdt prøvede forskere med en bedre understøttelse af de administrative opgaver. Lederteamet har drøftet problemkomplekset grundigt på flere møder og vil holde fortsat fokus på at få forbedret situationen. Problemer Problemerne (som de opleves) og deres årsager er listet op nedenfor (Al = Afdelingsledere, Øa = Økonomiansvarlige, Pl = Projektledere, Bh = Bogholderiet) Problem Opleves Årsager især af Fejlposteringer, driftsindtægter Al, Øa, Pl - For sen opfølgning på indtægtsstop ( hård grænse ) - Forkert opsætning af overhead - Mangelfulde oplysninger Manglende eller stærkt forsinkede fejlretninger i Øa, Pl - Nye medarbejdere (manglende know-how) bogholderiet - Sygdom hos kernemedarbejdere Mangelfuld kommunikation om Øa - Nye medarbejdere ændringer - Hovsa-ændringer Manglende overblik over projektbevillinger og deres afløb Pl, Bh - Manglende datakontiunitet: Data skal fremsøges i 2 databaser Manglende indsigt i refusioner Al, Øa - Lønrefusioner kommer forskudt

for løn Manglende overblik over afløb af gennemløbspenge på samarbejdsprojekter Manglende indblik i KUkasseindbetalinger (forskud og udgiftsrefusioner) Forkerte placeringer af KUkasseindbetalinger og sporing af disse Manglende overblik over faktureringer og betalinger heraf Manglende indblik i og forvirring om vilkår og overheadregler på forskningsprogrammer Forsinkede afstemninger af beholdningskonti og spredt Pl - Gennemløbspenge registreres på beholdningskonti og KU lægger begrænsninger på disse - Mangelfulde registreringer - Manglende dataadgang Bh - Vi skal bruge KU s fælles bankkonto, der administreres centralt. Oplysninger (ofte mangelfulde) kommer pr e-mail fra KU centralt, og vi har hidtil ikke haft læseadgang til banken Bh Som ovenfor Pl, Øa - Manglende redskaber til likviditetsstyringen hos SL - Data skal fremsøges i 2 systemer Pl - Manglende indsigt - Bureaukratiske regler - Manglende klarhed og forskellige fortolkninger Bh, Øa - 2 gange systemskifter har sat afstemninger på hård prøve - Sygdom hos kernemedarbejder Handlingsplan Sekretariatet har i samarbejde med afdelingernes økonomiansvarlige medarbejdere udarbejdet en handlingsplan for mere sikker og fejlfri drift. Handlingsplanens elementer er vist nedenfor. Da en del af problemerne også kan henføres til integrationen med KU s økonomistyring har S&L sideløbende med årsafslutningen været igennem en omfattende oprydningsproces i samarbejde med KU s regnskabssektion (RESE) med henblik på at optimere arbejdsgange og konteringspraksis hos såvel S&L som hos RESE og med henblik på at få ryddet op i gamle uløste konteringsspørgsmål (herunder konteringer af åbningssaldi på balancekonti fra det gamle KVL-ØSS). Denne proces har bl.a. ført til, at konteringspraksis er blevet ændret, at en række udestående problemer i integrationen af Projects med KU-ØSS er blevet afklaret, og at der er lavet mere præcise procedurebeskrivelser. Bogholderiet vil i den kommende tid have fokus på at alle arbejdsprocesser er dokumenteret/ beskrevet og at disse beskrivelser ajourføres løbende. Endvidere vil bogholderiet have fokus på hurtigere og mere systematisk reflektering og opfølgning på henvendelser til bogholderiets postkasse SL-bogholderiet.

Lederteamet vil følge opfølgningen af handlingsplanen løbende og have fortsat fokus på forbedringer og forenklinger af økonomistyringen. Oversigt over handlingsplan: handling, ansvarlige og tidsfrister Problem Handling og ansvarlig Tidsfrist Fejlposteringer, driftsindtægter a. Kvalitetssikring af stamoplysninger (PBO og HPA) b. Ændring af projektoprettelsesskema (PBO) c. Ændret opfølgningsproces når ekstern bevilling er opbrugt (SBOK) 15. april 15. april 15. april Manglende eller stærkt forsinkede fejlretninger i bogholderiet a. Justering af opgavefordeling i bogholderiet (SBOK) b. Kvittering for opfølgning på mails til SL-bogholderiet (postkassen) (SBOK) c. Dokumentation af alle arbejdsprocesser Er iværksat Er iværksat Mangelfuld kommunikation om ændringer Manglende overblik over projektbevillinger og deres afløb a. Nyt punkt på portalen: Nyheder vedr. økonomi og regnskab (SBOK og HPA) b. Kvartalsmøder i gruppen af økonomiansvarlige (PBO) c. Afd.-ansvarlig regnskabsmedarbejder fra bogholderiet skal deltage i budgetrevisionsmøderne for at bygge bro mellem budget og regnskab (HPA, PBO) d. Økonomiansvarlige inddrages i spørgsmål om ændrede procedurer (SBOK) a. Ny overbliksskabende projektøkonomirapport med stamoplysninger (bevillinger og overheadsatser) og summariske budget- og regnskabstal for hele projektets levetid udvikles i dialog med erfarne projektledere (PBO) b. Overblik over bevillingsafløb: Indtægter og faktureringer for projekter der er startet før KU-fusionen lægges på portalen (HPA) c. Det checkes at alle økonomirapporter er forsynet med udskriftdato. (PBO) 1. august 15. april juni august Løbende 1.juli 1.maj 1. maj Manglende indsigt i refusioner for løn a. Der udsendes (fortsat) 3 lønprognoser om året med henblik på at minimere forskelle mellem Projects timeomkostninger og lønomkostningerne i finans (PBO) Løbende Manglende indblik i KU- a. Muligheden for fremsøgning af Er sket

kasseindbetalinger (forskud og udgiftsrefusioner) indbetalinger er forbedret (KAJO) b. Procedurer for placering af indbetalinger er beskrevet og indskærpet (KU) Er sket Manglende overblik over faktureringer og betalinger heraf Manglende indblik i og forvirring om vilkår og overheadregler på forskningsprogrammer a. SL s bogholderi tilvejebringer bedre overblik over udestående fordringer via debitormodulet - discovererrapport (PBO, HPA) b. Bestilling af faktureringer via fakturaskabeloner SKAL sendes elektronisk til SL-bogholderiet, og bogholderiet skal kvittere for modtagelsen og når faktureringen er gennemført (Økonomiansvarlige, SBOK) c. Placering af vejledning om intern handel (intern fakturering) på KU placeres mere synligt på portalen (HPA) a. Styrke kompetencen hos SL s bogholderi mht. overheadregler på forskningsprogrammer (SBOK) b. Videreudvikle værktøj til budgetlægning i samarbejde med projektledere (PBO) 1.juni Fra nu 15. april 1.juni 1.august Forsinkede afstemninger af beholdningskonti Forsinkede timeregistreringer og mange omposteringer heraf a. Mellemregningskonti er rationaliseret og ensrettet i overensstemmelse med resten af KU og i samarbejde med KU (SBOK) b. Ændrede (skærpede) regler for bogføring på mellemregningskonti skal gøre det lettere at afstemme disse (SBOK) c. Månedlige afstemninger af samtlige beholdningskonti efter fælles regnearksskabelon (SBOK) a. Kviktaste-billede: Mulighed for at overdrage timeregistrering til sekretær eller økonomiansvarlig for gruppe af medarbejdere etableres efter DTUmodel (HPA) Er gennemført pr. 1. marts Er gennemført pr. 1. marts Er gennemført pr. 1. marts 1. juli Forskelle mellem Finans og Projects a. Skærpet opmærksomhed i Nørregade på, at der IKKE må posteres direkte i finans f.s.v. angår S&L (KU) b. Bedre vejledning (tips og tricks) af ØSS-EF-registranter (SBOK) Er gennemført 1. juni

Skov & Landskab Centerbestyrelsen 13-04-2010/HPA/PBO MATERIALE TIL MØDE I CENTERBESTYRELSEN Mødenr. og dato 28 22. april 2010 Dagsordenspunkt 4 Budget 2010 Type Beslutnings- og orienteringspunkt Sagsfremstilling I forlængelse af fakultets udmelding i december 2009 af de endelige rammer for 2010 og den samlede besparelsesrunde for 2010 på KU og de deraf nødvendige personalemæssige tilpasninger, er grundlaget for centerets budget for 2010 ændret markant. Derfor fremsendes som besluttet på det seneste bestyrelsesmøde et revideret budget til bestyrelsens godkendelse. De faglige afdelinger er i gang med at gennemgå deres projektbudgetter for 2010 og årene derefter med henblik på ajourføring og indarbejdelse af konsekvenserne af den gennemførte besparelsesrunde. Budgettet er derfor endnu behæftet med en større usikkerhed end normalt. S&L blev ultimo december pålagt et besparelseskrav på 2,3 mio. kr. i forhold til den oprindeligt udmeldte bevilling. S&L s basisbevilling for 2010 udgør herefter 47,6 mio.kr.. På baggrund af den generelle besparelsesrunde på KU s 2010-budget samt udsigterne til faldende eksterne bevillinger på flere områder i de kommende år er der gennemført reduktioner af personalestaben, dels gennem frivillig fratræden eller nedgang i tid, dels gennem egentlige afskedigelser. De gennemførte reduktioner kan først slå fuldt igennem i 2011. På grundlag af de nuværende forventninger til indtægterne i de kommende år forventes S&L s budget for 2010 og de efterfølgende år at balancere. Pr. 1. april 2010 er der indgået kontrakter vedr. forskning og rådgivning for i alt 20 mio. kr., hvilket svarer til en årlig kontraktsum på 80 mio. kr. I budgettet for 2010 forventes der indtægtsført 71 mio. kr. vedr. eksterne kontraktbevillinger. Indstilling Det indstilles, at bestyrelsen godkender budgettet for 2010 Bilag Bilag 4a. Budget 2010 Bilag 4b. Oversigt over kontrakter indgået i 2010 CB-møde nr. 28, bilag 4a