UDBUDSMATERIALE FORRETNINGS- OG VÆRDIKÆDEUDVIKLING AF TURISME- ERHVERV OG ORGANISATIONER I DANMARK OG TYSKLAND med særligt fokus på turismeprojektlederens rolle som erhvervsudvikler 1
1. ORDREGIVER 3 2. INTRODUKTION 4 2.2 FORMÅL 4 2.3 KONTRAKTENS OMFANG (OPSUMMERET) 5 2.4 KONTRAKTPERIODE 5 3. UDBUDSBETINGELSER 6 3.1 Udbudsform 6 3.2 Tidsplan 6 3.3 AFLEVERING AF TILBUD 6 3.4 BEHANDLING AF INDKOMNE BUD 6 3.5 ANMODNING OM SUPPLERENDE OPLYSNINGER VEDRØRENDE UDBUDSMATERIALET 7 3.6 TILBUDSFORBEHOLD 7 3.7 DELAFTALER 8 3.8 ALTERNATIVE BUD 8 3.9 MINIMUMSOPLYSNINGER 8 4. KRAVSPECIFIKATIONER 9 4.1 OPGAVEBESKRIVELSE 9 4.2 DELOPGAVER 9 4.3 UDSPECIFICERING AF DELOPGAVER 9 WORKSHOPS / 9 BEST PRACTICE KATALOG 1+2 / 10 SESSIONER / 11 / OPSUMMERET 12 4.4 OBLIGATORISKE DATOER 12 5. KVALIFIKATIONER 13 6. TILDELINGSKRITERIER 14 7. KONTRAKTPERIODE 14 2
1. ORDREGIVER Ordregiver indhenter hermed tilbud på en offentlig tjenesteydelseskontrakt omfattende tilrettelæggelse og facilitering af et 3-årigt forløb, der hæver niveauet for forretnings- og værdikædeudvikling i turismen, særligt arbejdet med SIT (Special Interest Tourism) målgruppen inden for temaerne vandring, lystfiskeri, vandsport, cykling og strand. Ordregiveren er: Fonden Dansk Kyst- og Naturturisme Skeelslundvej 99 9940 Aabybro CVR.-nr 36471271 E-mail: sal@kystognaturturisme.dk Hjemmeside: www.kystognaturturisme.dk Supplerende spørgsmål vedrørende dette udbudsmateriale skal rettes skriftligt til: Fonden Dansk Kyst- og Naturturisme Att. Sarah Lehmann E-mail: sal@kystognaturturisme.dk 3
2. INTRODUKTION REACT hører under EU programmet Interreg5a, der styrker samarbejder på tværs af landegrænser i Europa. REACT skal styrke Østersøens position inden for aktiv turisme gennem et samarbejde mellem danske og tyske partnere. Naturturisme I/S er leadpartner på projektet. Partnerne består derudover af fem danske og syv tyske partnere, som alle er placeret i relation til den sydlige del af Østersøen. Dansk Kyst- og Naturturisme, Partnerskab for Østersøturisme er en af de danske partnere og er blandt andet ansvarlig for et af projektets 5 fundamenter, Forretnings- og værdikædeudvikling (arbejdspakke 4), som dette udbud er knyttet til. REACT fokuserer på 5 temaer: Vandring, cykling, lystfiskeri, strand og vandsport og har desuden primærfokus på SIT brugere (speciel interest tourists) og bedre udnyttelse af ydersæsoner. Som en del af arbejdet med Forretnings- og værdikædeudvikling i REACT søger vi et konsortium af konsulenter, som skal varetage opgaver inden for forretnings- og værdikædeudvikling af turismeerhverv og organisationer i Danmark og Tyskland. Vi søger konsulenter, som kan indgå i en allerede fastlagt proces, da REACT projektet har en række faste målkrav og aktiviteter. Indholdet i processen inden for forretnings- og værdikædeudvikling er dog i høj grad op til konsortiet at definere i tæt samarbejde med Partnerskab for Østersøturisme, som allerede har lavet en del forberedende vidensindsamling, som skal ligge til grund for opgavens nærmere udformning. REACTs succeskriterier for forløbet er blandt andet: At det lokale turisterhverv (både dansk og tysk) deltager i forretningsudvikling At det lokale turisterhverv (både dansk og tysk) får udviklet nye produkter i henhold til REACTs 5 temaer At det lokale turisterhverv (både dansk og tysk) får udviklet nye værdikæder, der opgraderer både deres forretning og produkter At skabe nye netværk for erhvervsaktører på tværs af regioner og landegrænser Disse succeskriterier skal indfries gennem en række workshops, sessioner, netværk og best practice kataloger. 2.2 FORMÅL Konkret har udbuddet følgende formål: At give turistorganisationers projektledere ny viden om forretnings- og værdikædeudvikling inden for SIT-rettet produktudvikling af projektets 5 temaer (cykling, lystfiskeri, vandring, vandsport og strand) 4
At identificere og implementere de redskaber, der skal til for at danske og tyske turistorganisationers projektledere i højere grad kan vejlede deres erhverv i ovenstående At tilrettelægge og facilitere et 3-årigt forløb, der forankrer ovenstående målrettet dels projektledere og dels erhvervet Tjenesteyderen deler løbende viden og resultater med ordregiver. 2.3 KONTRAKTENS OMFANG (OPSUMMERET) Kontrakten vedrører at tilrettelægge og facilitere et 3-årigt forløb, der hæver niveauet for forretnings- og værdikædeudvikling på tværs af Danmark og Tyskland, særligt arbejdet med SIT målgruppen inden for temaerne vandring, lystfiskeri, vandsport, cykling og strand. 2.4 KONTRAKTPERIODE Kontrakten træder i kraft den 13. juni 2016 og udløber 31.12 2018. 5
3. UDBUDSBETINGELSER 3.1 Udbudsform Udbuddet sker ved annoncering og udbudsmaterialet er offentliggjort på www.kystognaturturisme.dk og www.udbud.dk den 12. maj 2016 3.2 Tidsplan Offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse: 12. maj Sidste frist for indgivelse af evt. spørgsmål: 23. maj Sidste frist for aflevering af tilbud: 3. juni Meddelelse om tilbud er antaget eller forkastet: 9. juni Aftalens ikrafttræden: 13. juni 3.3 AFLEVERING AF TILBUD Tilbud og anden dokumentation skal være Ordregiveren i hænde senest den 3. juni. Tilbud sendes elektronisk som pdf-fil til Fonden Dansk Kyst- og Naturturisme på sal@kystognaturturisme.dk, med angivet emne: Udbud Forretnings- og værdikædeudvikling. Tilbud, der helt eller delvist modtages efter denne frist, vil ikke komme i betragtning. Alle relevante oplysninger skal fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver skal udfylde samtlige punkter i udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres til at anvende udbudsmaterialets systematik ved afgivelse af tilbud. 3.4 BEHANDLING AF INDKOMNE BUD Indkomne tilbud behandles fortroligt. Der er ikke adgang til at få oplysninger om konkurrenternes tilbud. 6
Tilbudsgivere kan ved tilbudsfristens udløb rekvirere en samlet oversigt over de virksomheder, der har afgivet rettidige tilbud. Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning, om det afgivne tilbud er antaget eller forkastet, hurtigst muligt, efter at Ordregiveren har truffet beslutning herom, dog senest den 9. juni. Ordregiveren anser ikke valg af Tjenesteyder for afsluttet, før der er indgået endelig kontrakt med Tjenesteyderen. Tilbudsgivernes eventuelle omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbuddet samt dokumentation er Ordregiveren uvedkommende. Ordregiveren kan til enhver tid aflyse udbuddet, såfremt der foreligger en saglig begrundelse herfor. En saglig begrundelse foreligger eksempelvis ved manglende konkurrence eller utilfredsstillende bud, fejl i udbudsprocessen, og/eller manglende bevillingsmæssig dækning til realisering af de indkomne bud. 3.5 ANMODNING OM SUPPLERENDE OPLYSNINGER VEDRØRENDE UDBUDSMATERIALET Alle henvendelser vedrørende spørgsmål til udbudsmaterialet skal ske skriftligt senest den 23. maj kl. 12.00 til sal@kystognaturturisme.dk Alle rettidigt modtagne spørgsmål og svar vil blive offentliggjort i anonymiseret form på www.kystognaturturisme.dk 3.6 TILBUDSFORBEHOLD Tilbudsgiver opfordres til at undlade at tage forbehold over for udbudsmaterialet, da tilbudsgiver derved risikerer, at Ordregiveren vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbuddet som ukonditionsmæssigt. Tilbud med forbehold vil blive afvist som ukonditionsmæssige, medmindre der er tale om forbehold af ubetydelig art. Forbehold af ubetydelig art vil efter omstændighederne blive kapitaliseret uden drøftelser med tilbudsgiver, og værdien heraf vil i så fald medgå i vurderingen af tilbuddets økonomiske værdi. 7
Tilbudsgiverne opfordres til nøje at gennemgå kravspecifikationen, idet Ordregiveren vil være både berettiget og forpligtet til at afvise tilbud, som ikke opfylder alle krav i kravspecifikationen. Har tilbudsgiver spørgsmål eller bemærkninger til kravspecifikationen, eller finder tilbudsgiver, at kravspecifikationen er uklar på ét eller flere punkter, opfordres tilbudsgiver til at søge dette afklaret ved at rette skriftlig henvendelse til Ordregiveren, jf. ovennævnte tidsfrister. 3.7 DELAFTALER Der kan ikke afgives bud på dele af opgaven. 3.8 ALTERNATIVE BUD Der er ikke mulighed for at afgive alternative bud på opgaven. 3.9 MINIMUMSOPLYSNINGER Tilbudsgiver skal som minimum vedlægge dokumentation om følgende: 1) En erklæring på tro og love om, hvorvidt tilbudsgiver opfylder sine forpligtelser med hensyn til betalinger af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor tjenesteyderen er etableret og i Danmark. 2) En erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige. Hvis sådan gæld består skal erklæringen indeholde specificerede oplysninger om gældens samlede størrelse og dennes nærmere fordeling på navngivne offentlige kreditorer. 3) Oplysninger om de uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer hos tilbudsgiver og/eller dennes medarbejdere og især hos de medarbejdere, der er ansvarlige for præstationerne af tjenesteydelserne. 8
4. KRAVSPECIFIKATIONER 4.1 OPGAVEBESKRIVELSE Kontrakten vedrører at tilrettelægge og facilitere et 3-årigt forløb, der hæver niveauet for forretnings- og værdikædeudvikling i turismen på tværs af Danmark og Tyskland, særligt arbejdet med SIT målgrupper inden for temaerne vandring, lystfiskeri, vandsport, cykling og strand. 4.2 DELOPGAVER Delopgaverne består i Tilrettelæggelse og facilitering af 3 1-2 dages-workshops (overordnede temaer specificeres nærmere i afsnit 4.4) - herunder tilrettelæggelse af en proces for opfølgning mellem de tre workshops Målgruppen for workshops er: Destinationer og andre turismeorganisationers projektledere (afholdes på engelsk) / Forventet antal deltagere: 25-35 Udfærdigelse af 2 best practice kataloger (formålet med disse specificeres nærmere i afsnit 4.4) på både dansk og tysk Målgruppen for best practice kataloger er: Destinationer og andre turismeorganisationers projektledere / Skal forelægge på både dansk og tysk Tilrettelæggelse og facilitering af læringssession 1 og 3, som skal afholdes 5 forskellige steder i hele REACT området (formålet med disse specificeres nærmere i afsnit 4.4) Målgruppen for læringssessioner er: Erhvervsaktører (afholdes på hhv. dansk og tysk) / Forventet antal deltagere: 45 4.3 UDSPECIFICERING AF DELOPGAVER WORKSHOPS / De overordnede formål med de 3 workshops og det mellemlæggende forløb er: at skabe begejstring hos projektlederne og klæde dem på til mødet med den enkelte erhvervsaktør at styrke projektledernes kompetencer inden for deres individuelle arbejde med deres lokale erhvervsaktører at lancere og forankre de metoder og redskaber, der bruges som udgangspunkt for det første best pratice katalog 9
at lave et bedre match mellem turisme- og forretningsudvikling, erhvervsrådgivning og den enkelte aktør Alle workshops skal afholdes på engelsk. Målgruppen er danske og tyske REACT projektledere, lokale turistchefer og andre relevante interessenter for 13 projektpartnere. De konkrete formål med de 3 workshops er: Workshop I (1 dag): Skabe en stærk forståelse for, hvad værdikæder kan og hvad værdikæde udvikling er. Sætte det i konteksten af REACTs overordnede mål. Workshop II (2 dage): Fokus på markedsorienteret værdikæde- og forretningsudvikling, sikre at projektlederne bliver klædt på til at facilitere session II selv. Workshop III (2 dage): Denne workshop skal opsamle viden, forankre redskaber og arbejde videre med den praktiske erfaring fra de enkelte projektledere og sikre, at best pratice katalog II udvikles på baggrund af de tværnationale erfaringer, som REACT skaber. Udbyder ønsker, at ansøger kommer med et forslag til, hvordan de to første workshops dels kan tilrettelægges, herunder hvordan ansøger vil sikre, at flertallet af projektlederne bliver klædt på til at varetage en faciliteringsrolle i henhold til session II og deres øvrige arbejde med rådgivning og udvikling af erhvervet. Udbyder ønsker desuden, at ansøger danner konsortium med andre facilitatorer hvis dette vurderes nødvendigt for at kunne bringe specialviden (om fx SIT, forretningsudvikling inden for aktiv naturturisme eller innovation) ind i workshop-forløbet. BEST PRACTICE KATALOG 1+2 / - Best practice katalogerne skal være metodesamlinger, som handler om hvordan man arbejder med forretningsudvikling inden for SIT erhverv i projektets temaer, hvordan man arbejder innovativt med værdikæder og evt. også om hvordan man faciliterer processer for involvering af erhverv, screening og samarbejdsaftaler. - Udviklingen af Best Practice katalog I skal tage udgangspunkt i konkrete cases og metoder som er sammenlignelige med REACTs projektpartneres arbejdsområder. 10
- Det første katalog skal ligge færdigt primo september 2016. Det udformes som et procesværktøj, som destinationers projektledere kan bruge til at tilrettelægge en række sessioner for deres erhvervsaktører. - Det andet best practice katalog skal ligge færdigt i 2018. Katalog 2 er en potentiel tilpasning af de metoder og redskaber, der blev lanceret i det første katalog. Vi forventer, at vi gennem de erfaringer og resultater som projektet får undervejs, skal justere redskaberne så de er brugbare fremover. - Best practice katalogerne skal, kombineret med workshops, gøre det muligt for turismeorganisationernes projektledere at implementere den viden, der udvikles i den arbejdspakke, der omhandler Forretnings- og Værdikædeudvikling. SESSIONER / Kort beskrivelse af sessionernes formål Formålet med REACTs tre sessioner er, at den enkelte projektpartner skal videregive viden fra Arbejspakke 4 Forretnings- og Værdikædeudvikling til deres lokale erhverv på tværs af de fem temaer. Rammen for de enkelte sessioner er det materiale, der er i best pratice katalog I samt de to første workshops. Sessionerne skal bruges af den enkelte projektpartner til at udvikle nye værdikæder og netværk på tværs af deres erhverv både lokalt men også på tværs af REACTgeografien. Dog ønsker vi også, at sessioner kan være platformen for at formidle ny viden om eksempelvis rejsemønstre, social medie tendenser m.m. Med andre ord ny viden med et markedsorienteret fokus. Målet er at den enkelte projektpartner opnår en tæt dialog med deres erhverv, og projektet sikrer løbende feedback fra erhvervet. Der er tre sessioner fordelt over efteråret 2016 samt start 2018. Udbyder ønsker, at ansøger kommer med et forslag til Hvordan disse sessioner kan tilrettelægges Hvordan ansøger kan understøtte den enkelte projektpartner i den mellemliggende periode, der er mellem de enkelte sessioner. Der er 13 danske og tyske projektpartnere i REACT. Hvilke bud har ansøger på, at få tilført de nyeste tendenser inden for digital tilstedeværelse til erhvervet. 11
/ OPSUMMERET REACT Forretnings- og værdikædeudvikling (arbejdspakke 4) WORKSHOP 1 / projektledere i turismen i Danmark og Tyskland SESSION 1 / lokalt erhverv i Danmark og Tyskland sammenhæng og opfølgning med alle projektpartnere Best Practice katalog 1 WORKSHOP 2 / projektledere i turismen i Danmark og Tyskland sammenhæng til session 2 og opfølgning og opfølgning med alle projektpartnere og erhverv Best Practice katalog 2 WORKSHOP 3 / projektledere i turismen i Danmark og Tyskland SESSION 3 / lokalt erhverv i Danmark og Tyskland sammenhæng og opfølgning med alle projektpartnere og lokale erhverv 4.4 OBLIGATORISKE DATOER 2016: 21. juni, Vestsjælland: Workshop I, en-dags workshop og opstart på hele forløbet 1 6.-7. juli: Fælles opsamling på WS 1, brainstorm til best practice katalog og retningslinier for WS 2 Slut august, Vordingborg: Potentiel testsession af best practice katalog 28.-29. september, Kreis Plön Nordtyskland: Workshop II, to-dages workshop 3.-12. oktober, der udvælges 5 datoer i perioden: Session I 2017: Session III og opfølgende forløb for projektpartnere 2018: Workshop III i løbet af foråret 2018 og opfølgende forløb for projektpartnere Deadline for best practice I: Medio september 2016 Deadline for best practice II: Aftales nærmere men i løbet af sensommeren 2018 1 Vi er opmærksomme på, at der er kort tid fra kontraktens ikrafttræden til 1. workshop. Det forventes derfor, at der arbejdes målrettet fra kontrakten træder i kraft og i samarbejde med Partnerskab for Østersøturismes allerede opbyggede viden for at forberede 1. workshop. 12
4.6 PRIS Tilbudsgiver skal angive prisen (DKK, ekskl. moms) for løsning af hele opgaven, inkl. udgifter til rejser og forplejning samt udspecificere prisen samt timeforbrug på de enkelte delopgaver Ordregiver har vurderet opgavens budget til at ligge under udbudslovens tærskelværdi på 500.000 DKK, hvilket samtidigt er den øvre budgetramme for tilbud, der vil kunne komme i betragtning. 4.7 TILBUDDET - MINDSTEKRAV - Tilbudsgiver skal som minimum beskrive følgende: - Forslag til indhold af de enkelte workshops og sessioner - Forslag til sammenhængen mellem workshops, best practice og sessioner med fokus på værdiskabelsen for de to målgrupper (projektlederne og erhvervet) - Forslag til indhold i best pratice kataloger og hvordan det skal udmunde sig konkret i facilitering af forretnings og værdikædeforløb dels gennem workshops og dels gennem sessioner - Gøre rede for hvordan tilbudsgiver vil håndtere de tværnationale aspekter i relation til at ramme både de danske og tyske projektledere og erhverv under de kulturelle forskelle, der er for turisme- og erhvervsudvikling i Danmark og Tyskland. 5. KVALIFIKATIONER Konsortiet/tilbudsgiver skal tilsammen rumme følgende kompetencer - Viden om udvikling af værdikæder i relation til turismeerhvervet - Redskaber til effektmåling over en 3. årig periode og screening af erhverv - Viden om forretningsudvikling gerne både fra Danmark og Tyskland - Viden om markedsorienteret kommerciel produktudvikling - Viden om målgrupper i relation til udvikling af værdikæder og målrettet forretningsudvikling - Viden om SIT målgrupper inden for vandring, lystfiskeri, strand, cykling og vandsport - Stor erfaring med facilitering og motivering - Grafisk kompetence til katalogerne - Kendskab til og erfaring med det danske og tyske turismeerhverv - Dansk, tysk og engelsk sprogkundskaber (REACT projektet har en tysk oversætter til katalogerne) og kulturforståelse 13
Udbuddet går på et konsortium, da løsningen af opgaven i høj grad skal findes i de tværfaglige aspekter. Dog er det ikke er krav. Workhops, best pratice og sessionerne skal have fokus på forretningsudvikling via/og værdikædesamarbejder, men vi ønsker samtidig, at der i opgaveløsningen også er fokus på de kulturforskelle og -forståelser, der er i erhvervsudviklingsarbejdet i Tyskland og Danmark. Det er et kriterium, at opgaven udføres i tæt dialog med Dansk Kyst og Naturturisme, Partnerskab for Østersøturisme, da vi er ansvarlige for at det overordnede REACT projekt lever op til krav og målsætninger. I samarbejdet involveres desuden den tyske partner Wirtschaftsförderungsagentur Kreis Plön, WFA. 6. TILDELINGSKRITERIER Tildeling af ordren sker efter kriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud (det bedste forhold mellem kvalitet og pris). Udvælgelsen sker ud fra følgende underkriterier 1) Erfaring og kvalifikationer ift. værdikædeudvikling, forretningsudvikling, produktudvikling, effektmåling og målgrupper 2) Erfaring og kvalifikationer ift. udvikling af turismeerhvervet og kompetenceudvikling 3) Tilstedeværelsen af de nødvendige ressourcer til at gennemføre projektet, herunder tilkendegivelse af deltagelse i de obligatoriske møder og workshops 4) Leveringssikkerhed 5) Pris (under forudsætning af at tilbuddet ligger inden for den udmeldte ramme) 7. KONTRAKTPERIODE Kontrakten træder i kraft d. 13. juni 2016 og udløber 31. december 2018 Tilbuddet gives hvor kørsel, overnatning og andre udgifter i forbindelse med projektet afholdes af konsortiet selv. 14
15