Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT)

Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) VD.R004 Rammeaftale om rekruttering Oktober 2016

Dokumentnr. 16/08545 2 af 11 Indhold VD.R004 INDHOLDSFORTEGNELSE BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT)... 3 1. Alment... 3 2. Orientering... 3 3. Udbud... 3 4. Spørgsmål til udbudsmaterialet... 7 5. Tilbud... 8 6. Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet... 9

3 af 11 BESTEMMELSER OM UDBUD OG TILBUD (BUT) 1. ALMENT Bestemmelser om udbud og tilbud (BUT) indeholder dels orienterende oplysninger om den udbudte opgave, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. BUT er gældende frem til indgåelse af kontrakt, hvorefter BUT bortfalder. 2. ORIENTERING Ordregiver er Vejdirektoratet. Vejdirektoratet er en stor offentlig styrelse, som hvert år rekrutterer profiler inden for hovedsageligt ingeniører, økonomer, andre akademiske medarbejdere og ledere. Vejdirektoratet rekrutterer årligt ca. 125 medarbejdere, og som udgangspunkt rekrutterer Vejdirektoratet selv. Vejdirektoratets ledere er ansvarlige for rekrutteringerne, men understøttes af HR i forhold til proces, stillingsopslag, lønforhandling og kontraktindgåelse. Nærværende udbud omfatter en rammeaftale om bistand til rekruttering af ledere og medarbejdere samt gennemførelse af personprofilanalyser og test. Redegørelse for opdeling i delkontrakter iht. udbudsloven, 49 Ydelserne er ikke opdelt i delkontrakter ud fra markedsmæssige og økonomiske hensyn, herunder omkostninger til udbud og kontraktadministration. Udbuddet er benævnt VD.R004 Rammeaftale om rekruttering. Der henvises til rammeaftalen for en mere detaljeret beskrivelse af opgaven. Forventet tidsplan for udbuddets gennemførelse Det forventes, at udbudsprocessen får følgende forløb. Meddelelse om prækvalifikation primo/medio november 2016. Tilbudsfrist for indledende tilbud primo/medio december 2016. Forhandlinger primo januar 2017, se datoer i afsnit 7. Tilbudsfrist for endeligt tilbud, 8 10 dage efter forhandlingerne. Tildeling af rammeaftale februar 2017. Der indgås rammeaftale med én leverandør/rådgiver. Rammeaftalen vil få en varighed på 2 år med mulighed for 2 gange 12 måneders forlængelse. 3. UDBUD 3.1 Udbudsform og prækvalifikation Opgaven udbydes i udbud med forhandling i henhold til udbudsloven (EU-udbud) med henvisning til udbudslovens 61, stk. 1, nr. 1b.

4 af 11 Frist for ansøgning om prækvalifikation fremgår af udbudsbekendtgørelsen, pkt. IV.2.2, som kan ses på www.vejdirektoratet.dk > Leverandørportalen > Aktuelle udbud, når den er offentliggjort i supplement til Den Europæiske Unions Tidende. Efter prækvalifikation fremsendes opfordring til at afgive tilbud til de prækvalificerede firmaer. Tilbud skal afgives på dansk. 3.2 Kontraktform Kontrakten er en rammeaftale. 3.3 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter: Nærværende BUT. De i udkast til rammeaftale, afsnit 4, nævnte dokumenter, bortset fra punkt b). Tilbudsliste. Det fælles europæiske udbudsdokument (ESPD): Vejledning og xml-fil. Udbudsbekendtgørelse. 3.4 Bedømmelsens og forhandlingernes faser samt 2-kuvert system Vejdirektoratet vil gennemføre dette udbud ved anvendelse af to-kuvert systemet. Det indledende tilbud skal afleveres i én kuvert, mens tilbudsgiveren skal aflevere det endelige tilbud i to dele som nærmere beskrevet i afsnit 6. Bedømmelsen sker i følgende faser: Efter modtagelse af indledende tilbud sker en foreløbig bedømmelse af underkriterierne, som beskrevet i afsnit 3.6, og af eventuelle forbehold. Den foreløbige bedømmelse udsendes til de bydende inden gennemførelse af forhandlingsmøder. Der gennemføres forhandlingsmøder som nærmere beskrevet i afsnit 7. Efter forhandlingerne skal tilbudsgiverne fremsende endelige tilbud inden en nærmere angiven frist. Efter modtagelse af de endelige tilbud åbnes tilbudskuverter mærket Del 2 - øvrige tilbudsdokumenter, og der sker en gennemgang, hvor ukonditionsmæssige tilbud forkastes. På baggrund af indholdet i samme kuvert sker der herefter en bedømmelse af de kvalitative underkriterier, som beskrevet i afsnit 3.6. Meddelelse om resultatet af denne evaluering udsendes til de bydende. Det skal understreges, at individuel dialog med de bydende om evalueringen ikke er tilladt, før kontrakten er tildelt.

5 af 11 Kuverter mærket Del 1 - Pris åbnes, og der sker en bedømmelse af underkriteriet Pris. Meddelelse om tildeling af kontrakt udsendes til de bydende. 3.5 Betingelser for deltagelse 3.5.1 Dokumentation angående udelukkelse/serviceattest Den tilbudsgiver, med hvem ordregiver agter at indgå kontrakt, skal forinden kontrakttildeling fremlægge serviceattest fra Erhvervsstyrelsen eller tilsvarende dokumentation, jf. 135, stk. 1-3, samt 137, stk. 1, nr. 2, i udbudsloven. Dokumentationen skal opfylde kravene i 153. Ovennævnte dokumentation skal ligeledes fremsendes for enheder (underleverandører), som tilbudsgiveren har baseret sin økonomiske og finansielle formåen eller tekniske og faglige formåen på med henblik på opfyldelse af mindstekrav og/eller prækvalifikation. 3.6 Tildeling 3.6.1 Generelt Kriterium for tildeling er det bedste forhold mellem pris og kvalitet. 3.6.2 Underkriterier Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling: Underkriterium A Pris B Kompetencer C Eksempel på opgaveløsning 3.6.3 Tildelingsmodel Tildelingsmodellen er af typen prismodeller, og den indebærer, at der for hvert tilbud beregnes en samlet evalueringspris, som er tilbudssummen korrigeret med et fiktivt tillæg eller fradrag for hvert af de kvalitative underkriterier. Disse tillæg/fradrag fastsættes ud fra tilbuddets kvalitet således, at ved middel kvalitet sker der ingen korrektion af tilbudssummen, ved kvalitet over middel gives der et fradrag i tilbudssummen, og ved kvalitet under middel gives der et tillæg til tilbudssummen. Den samlede evalueringspris er fiktiv og kun til brug for evalueringen, og den er således ikke et udtryk for kontraktsummen. Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har opnået den laveste samlede evalueringspris. Kvaliteten af de kvalitative underkriterier bedømmes ud fra følgende karakterskala:

6 af 11 Karakter Beskrivelse Fiktivt tillæg til tilbudssum eller fradrag i tilbudssum (kr., ekskl. moms) Underkriterium B Underkriterium C 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 9 Gives for tilbud med særdeles tilfredsstillende 8 Gives for tilbud med meget tilfredsstillende 7 Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet 6 Gives for tilbud med lidt over middel 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende 4 Gives for tilbud med lidt under middel 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende 2 Gives for tilbud med utilfredsstillende 1 Givet for tilbud med meget utilfredsstillende 0 Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) 500.000 300.000 400.000 240.000 300.000 180.000 200.000 120.000 100.000 60.000 0 0 + 100.000 + 60.000 + 200.000 + 120.000 + 300.000 + 180.000 + 400.000 + 240.000 + 500.000 + 300.000 Underkriterium B Kompetencer Ved vurdering af underkriteriet tillægges følgende forhold betydning: Omfanget og kvaliteten af de tilbudte konsulenters dokumenterede kompetencer, som er relevante i forhold til beskrivelsen af opgaver og krav til konsulenter i rammeaftalens afsnit 3. Ved vurderingen lægges størst vægt på seniorkonsulenters kompetencer. Det vurderes endvidere positivt, hvis der tilbydes mere end én seniorkonsulent, således at der er back-up ressourcer til stede. Ved vurdering af kompetencer skal kravene, som er formuleret i rammeaftalen, generelt ikke forstås som minimumskrav i udbudslovens forstand, og alle krav skal ikke nødvendigvis opfyldes for at få tildelt rammeaftalen. Karakteren vil være et udtryk for omfanget og kvaliteten af de tilbudte kompetencer. Underkriterium C Eksempel på opgaveløsning Ved vurdering af underkriteriet tillægges følgende forhold betydning: At beskrivelsen dokumenterer forståelse for opgaven, og at tilbudsgiveren vil tilføre opgaven værdi ved at beskrive et veltilrettelagt og realistisk forløb.

7 af 11 At kandidatens relationelle evner synliggøres over for Vejdirektoratet som arbejdsgiver. At beskrivelsen dokumenterer, at tilbudsgivere kan bidrage med nytænkning i rekrutteringsprocessen. At tilbudsgiveren kommer med forslag til en optimal rekrutteringsproces med blik for et fornuftigt omkostningsniveau. 3.6.4 Mindstekrav til tilbuddet Tilbuddet skal opfylde følgende mindstekrav: Der skal tilbydes mindst én seniorkonsulent, dvs. en konsulent med mindst 10 års erfaring i rekruttering. 3.7 Oplysninger om skatter, miljøbeskyttelse, arbejdsmiljø mv. Tilbudsgiver kan indhente de for opgaven relevante oplysninger om nationale forpligtelser vedrørende ovenstående via følgende links: Skatter og afgifter Miljøbeskyttelse Beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt www.skat.dk http://mst.dk http://at.dk 4. SPØRGSMÅL TIL UDBUDSMATERIALET Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan den bydende fremsende sådanne spørgsmål til Vejdirektoratet senest 10 kalenderdage før udløbet af tilbudsfristen for de indledende tilbud. Spørgsmål, der modtages efter ovennævnte tidspunkt, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at besvare dem senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Alle henvendelser skal ske skriftligt via e-mail til udbud@vd.dk med kopi til thhv@vd.dk. Vejdirektoratet vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggjort senest 6 kalenderdage før udløbet af tilbudsfristen. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet de pågældende spørgsmål. Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at offentliggøre rettelsesblade/supplerende meddelelser, der erstatter eller supplerer dele af udbudsmaterialet, på www.vejdirektoratet.dk > Leverandørportalen > Aktuelle udbud indtil 6 kalenderdage før udløbet af tilbudsfristen. Rettelsesblade/supplerende meddelelser offentliggøres på Vejdirektoratets eget initiativ eller som følge af afklarende spørgsmål rejst af de bydende. Udbudsnummeret skal indgå i begyndelsen af mailens emnebeskrivelse: VD.R004 Spørgsmål vedr. < >

8 af 11 Såfremt der efter gennemførelse af forhandlingerne er behov for at udsende rettelsesblad/supplerende meddelelse vil dette ske senest 6 kalenderdage før udløbet af tilbudsfristen for de endelige tilbud. 5. TILBUD 5.1 Alternative tilbud Oplysning om alternative tilbud fremgår af udbudsbekendtgørelsen pkt. II.2.10. 5.2 Forbehold Opmærksomheden henledes på, at Vejdirektoratet vil være forpligtet til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, og at Vejdirektoratet vil være berettiget til at afvise tilbud, der indeholder forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet. Forbehold overfor ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil blive kapitaliseret, såfremt det er muligt, idet der benyttes en konservativ kapitalisering. Såfremt forbeholdene ikke kan kapitaliseres, vil tilbuddet blive afvist. Tilbudsgiverne opfordres derfor til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål i tilbudsfasen, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. 5.3 Aflevering og åbning af tilbuddet De indledende tilbud afleveres i én lukket kuvert/pakke mærket VD.R004 Rammeaftale om rekruttering. Efter gennemførelse af forhandlinger afleveres de endelige tilbud i 2 lukkede kuverter/pakker mærket hhv. VD.R004 Rammeaftale om rekruttering. Del 1 - Pris og VD.R004 Rammeaftale om rekruttering. Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter. Mærkat til påklæbning er vedlagt tilbudslisten. Kuverter/pakker påføres afsendernavn, adresse, e-mail adresse og telefonnummer. Se i øvrigt afsnit 6. Tilbud skal afleveres i 2 eksemplarer. Tilbud afleveres endvidere på elektronisk form (USB-stik eller andet) som pdf med underskrift. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Det indledende tilbud skal være modtaget hos Vejdirektoratet, receptionen Thomas Helsteds Vej 11

9 af 11 8660 Skanderborg senest på tidspunktet anført på www.vejdirektoratet.dk > Leverandørportalen > Aktuelle udbud. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Efter gennemførelse af forhandlinger fastsættes en fornyet frist for aflevering af endelige tilbud. Tidspunktet for åbning af priskuverter i de endelige tilbud fastlægges efter gennemførelse af bedømmelsen af de kvalitative underkriterier. Åbning af tilbud vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. 5.4 Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit endelige tilbud i minimum 56 kalenderdage fra tilbudsfristen. 6. DOKUMENTER DER SKAL VEDLÆGGES TILBUDDET Følgende dokumenter skal vedlægges tilbuddet. Dokumenterne skal både indgå i det indledende tilbud og i det endelige tilbud. Det indledende tilbud afleveres i én kuvert/pakke, dvs. opdelingen i 2 kuverter/pakker, beskrevet nedenfor, gælder kun det endelige tilbud. Såfremt enkelte oplysninger mangler, vil tilbuddet ikke nødvendigvis erklæres ukonditionsmæssigt, men det kan medføre en lavere vurdering af tilbuddet. Kuvert mærket Del 1 Pris (Underkriterium A): Udfyldt og underskrevet tilbudsliste. Kuvert mærket Del 2 Øvrige tilbudsdokumenter (underkriterium B og C): Kontaktoplysninger: Firmanavn, adresse, kontaktperson og e-mail adresse. Bemyndigelsesdokumentation, hvis flere i forening afgiver tilbud. Bilag vedr. underkriterium B: o CV er for seniorkonsulenter, medarbejderkategori B. Der kan vedlægges op til 5 CV er. o CV er for øvrige konsulenter, medarbejderkategori C og D. Der kan vedlægges op til 5 CV er. Generelt ønskes CV ers omfang begrænset til 1 3 sider. Kun de første 3 sider vil indgå i bedømmelsen. Medarbejderkategori skal fremgå af CV et. Se definitionen af medarbejderkategorier i rammeaftalen, afsnit 3.4.

10 af 11 CV erne skal indeholde en beskrivelse af medarbejderens kompetencer, relevante opgaver, som medarbejderen har løst, med oplysning om opgavenavn, kunde, periode, medarbejderens rolle, opgavens omfang og indhold. Såfremt der medsendes CV på en medarbejder, der ikke er fastansat hos tilbudsgiver, skal der vedlægges en rådighedserklæring fra medarbejderen. De konkrete opgaver skal løses af medarbejdere, hvis CV indgår i tilbuddet. Bilag vedr. underkriterium C: Der vedlægges et forslag til løsning af nedenstående konkrete opgave: Rekruttering af lederprofil. Beskrivelsen ønskes begrænset til 5 sider. Rekruttering af lederprofil Forestil jer at I skal indgå et samarbejde med Vejdirektoratet om en rekrutteringsopgave. Vejdirektoratet står over for at rekruttere en ny leder, og gerne en, der starter hurtigst muligt. Vi søger en leder der: - motiveres af at være tæt på beslutningerne, - kan lede en afdeling og skabe et godt arbejdsmiljø for medarbejderne, - har et kontinuerligt fokus på at levere produkter og ydelser, der understøtter organisationen gennem forståelse for Vejdirektoratets behov og via løbende optimering af processer, - kan håndtere distanceledelse. Lederen får ansvaret for 20 medarbejdere og refererer selv til en områdechef. Vedkommendes baggrund er formentlig akademisk, og er gerne drevet af at styre, udfordre og motivere andre. Den rette kandidat har desuden en positiv tilgang til kollegaer og samarbejdspartnere og er med til, at Vejdirektoratet når sine mål. Vedkommende har dokumenteret ledelseserfaring. Løn- og ansættelsesvilkår sker efter overenskomst, men der er mulighed for at forhandle et tillæg afhængig af kandidatens kvalifikationer. Der er tilknyttet resultatløn til stillingen. Vi forventer, at I kan tage jer af alle faserne i rekrutteringsopgaven. Beskriv det, I ser som det mest optimale rekrutteringsforløb. Serviceattest, max. 6 mdr. gammel. Tilbudsgiverne opfordres til at vedlægge serviceattest, da ordregiver ikke må tildele kontrakten, før serviceattesten er modtaget fra vinderen, jf. udbudsloven 151, stk. 1. Opmærksomheden henle-

11 af 11 des på at ved bestilling af serviceattest, skal man aktivt bede om dokumentation for forholdene i udbudsloven 135, stk. 1 og 2. 7. FORHANDLINGER Der gennemføres én forhandlingsrunde, og forhandlingerne planlægges gennemført den 9. og 10. januar 2017. Det præcise tidspunkt for de enkelte tilbudsgivere oplyses primo januar 2017. Forhandlingerne finder sted på Vejdirektoratets kontor på Niels Juels Gade 13, 1022 København K. Der planlægges følgende dagsorden: Velkomst og præsentation. Tilbudsgiverens gennemgang af den tilbudte opgaveløsning. Tilbudsgiverens eventuelle kommentarer til udbudsmaterialet. Vejdirektoratets bemærkninger til tilbuddet og foreløbig, overordnet evaluering af underkriterium A Pris, B Kompetencer og C Eksempel på opgaveløsning. Bortforhandling af eventuelle forbehold. Afslutning. Tilbudsgiveren opfordres til at deltage i forhandlingsmødet med op til 3 deltagere, herunder én eller flere af de tilbudte seniorkonsulenter. Referater af forhandlingsmøderne udsendes til tilbudsgiverne, som hver især kun modtager referat af det forhandlingsmøde, de selv har deltaget i. Tilbudsgiverne vil få mulighed for at kommentere og bekræfte oplysningerne i referatet. Referatet kan ikke tillægges nogen selvstændig retlig betydning for tilbudsafgivelsen, der alene skal ske på grundlag af udbudsmaterialet. Eventuelt rettelsesblad efter forhandlingerne offentliggøres som nærmere beskrevet i afsnit 4.

Vejdirektoratet har lokale kontorer i: Aalborg, Fløng, Middelfart, Næstved og Skanderborg samt hovedkontor i København Find mere information på vejdirektoratet.dk Vejdirektoratet Niels Juels Gade 13 1022 København K Telefon 7244 3333 vd@vd.dk vejdirektoratet.dk