Evaluering af de fælleskommunale forpligtende indkøbsaftaler 50.31/50.32 Kontormøbler

Evaluering af de fælleskommunale forpligtende indkøbsaftaler 50.31/50.32 Kontormøbler Indledning: Styregruppen besluttede på mødet d. 12. november 2014, at der skulle gennemføres en bred evaluering af indkøbsaftalerne 50.31 Kontormøbler Øst og 50.32 Kontormøbler Vest. Evalueringen skulle tilvejebringe et beslutningsgrundlag til brug for Styregruppens stillingtagen til det videre samarbejde med Duba-B8, der er eneleverandør på de to aftaler. Nærværende notat præsenterer resultaterne af evalueringen. Evalueringen er primært baseret på den spørgeskemaundersøgelse, som SKI igangsatte d. 18. november 2014. De 67 tilsluttede kommuner fik fem uger til at svare på spørgsmålene, og der var mulighed for at afgive én samlet besvarelse for hver kommune. I alt har 30 af de 67 tilsluttede kommuner besvaret spørgeskemaundersøgelsen, hvilket giver en svarprocent på 45 %. Respondenterne er bredt fordelt mellem store og mindre kommuner og ligeledes geografisk. Af de 30 svarkommuner, har 29 kommuner anvendt rammeaftalerne i forbindelse med folkeskolereformen. 22 ud af 29 kommuner, der har anvendt rammeaftalerne i forbindelse med indkøb til Folkeskolereformen, har oplevet forsinkelse af en eller flere bestillinger. SKI har ikke på det foreliggende grundlag mulighed for at vurdere, hvorfor de resterende 37 kommuner ikke har svaret på undersøgelsen. Undersøgelsens væsentligste konklusioner - 30 ud af 67 kommuner (45 pct.) har svaret på spørgeskemaundersøgelsen. - Tilfredshedsgraden med Duba-B8s kundeservice og levering er på hhv. 3,10 og 3,13 før Folkeskolereformen, og på hhv. 2,46 og 2,51 under Folkeskolereformen, på en skala fra 1-5. - Kommunerne oplever samarbejdet med Duba-B8 meget forskelligt. I nogle kommuner har samarbejdet været godt, mens andre har oplevet store problemer. - Der er tilfredshed med forholdet mellem pris og kvalitet på rammeaftalerne, der opnår en samlet score før og under Folkeskolereformen på ca. 4,0 på en skala fra 1-5. Evalueringen er struktureret som følger: 1. Baggrund om rammeaftalerne 2. Baggrund om den gennemførte spørgeskemaundersøgelse a. Formålet med spørgeskemaundersøgelsen b. Baggrundsbetragtninger 3. Resultater a. Kommunernes tilfredshed før Folkeskolereformen b. Kommunernes tilfredshed under Folkeskolereformen c. Vurdering af tilfredshed med forholdet mellem pris og kvalitet 4. Samlet vurdering af rammeaftalerne 5. Erfaringer til næste udbud.

2 1. Baggrund om rammeaftalerne: Tabel 1: Karakteristika for de forpligtende indkøbsaftaler 50.31/32 De forpligtende aftaler 50.31 og 50.32 for kontormøbler Hvorfor to aftaler? Geografisk opdeling: 50.31 dækker Østdanmark, mens 50.32 dækker Fyn og Jylland. Rammeaftalerne er identiske, hvad angår sortiment og kontraktbestemmelser. 67 kommuner har tilsluttet sig aftalerne (36 kommuner i øst og 31 i vest). Begge aftaler er udformet som eneleverandøraftaler. Antal kommuner? Antal leverandører? Tildelingskriterium Tilsluttet volumen Kommunernes forpligtelse Leveringsfrist Kontraktens løbetid Sanktionsmuligheder Sortiment Duba-B8 afgav enslydende tilbud og Duba-B8 vandt begge aftaler. Laveste pris Den samlede værdi for de to aftaler er anslået til 200 mio. kr. Værdien er baseret på kommunernes indmeldinger i forbindelse med tilslutningen. Som det er tilfældet for alle forpligtende aftaler, forpligter de tilsluttede kommuner sig ikke til at aftage en bestemt volumen på aftalerne (hverken minimum eller maksimum). Forpligtigelsen går på, at kommunerne skal anvende aftalen, når aftalens sortiment dækker indkøbsbehovet. 6 uger. Kommunen kan ønske en senere leveringsdato. Ligeledes kan der aftales kortere leveringsfrist på visse standardprodukter mellem leverandøren og den enkelte kommune. Medio juli 2012 medio 2016. Kontrakten er uopsigelig for begge parter men kan hæves ved væsentlig mislighold. Mulighed for at kræve bod ved forsinkelse: Dagbod opgjort som 1 % af den forsinkede vares pris pr arbejdsdag. Mulighed for at ophæve rammeaftale: De enkelte kommuner kan ved leverandørens væsentlige mislighold (herunder forsinkelse med 3 konkrete leverancer inden en 6 måneders periode) hæve deres egen specifikke rammeaftaler med Duba-B8, uden det får indflydelse på de resterende kommuner. Hvis SKI derimod hæver den overordnede aftale med Duba- B8, bortfalder alle de tilsluttede kommuners rammeaftaler. Rammeaftalerne omfatter møbler til en standard kontorarbejdsplads: - Arbejdsborde - Kontorstole - Systemreoler til opbevaring - Skærmvægge og bordskærme - Bordlamper - Mødeborde og mødestole for mindre møder til 2-4 personer. 2. Baggrund om den gennemførte spørgeskemaundersøgelse: 2.1. Formålet med spørgeskemaundersøgelsen Formålet med undersøgelsen er at evaluere samarbejdet med Duba-B8, ikke mindst grundet de problemer, som kommunerne har oplevet ved bestillinger i forbindelse med Folkeskolereformen. Evalueringen skal kvalificere Styregruppens beslutningsgrundlag om det videre samarbejde med Duba-B8. Overordnet set indeholder spørgeskemaet en række spørgsmål vedrørende følgende elementer, som er relevante for styregruppens beslutning: a. Hvor tilfredse har kommunerne været med Duba-B8s kundeservice henholdsvis før og under Folkeskolereformen.

b. Hvor tilfredse har kommunerne været med Duba-B8s levering henholdsvis før og under Folkeskolereformen. c. Hvor tilfredse kommuner samlet set har været med Duba-B8 i forbindelse med Folkeskolereformen d. Hvor tilfredse er kommunerne med forholdet mellem pris og kvalitet på rammeaftalerne. Derudover er der stillet spørgsmål til bl.a. andelen af forsinkede eller udskudte bestillinger samt tilfredshedsgraden med SKIs kommunikation og ageren på møbelaftalerne før/under Folkeskolereformen. De indkomne svar på alle de stillede spørgsmål er samlet i bilag 2. Endelig indeholder spørgeskemaet også spørgsmål til SKIs håndtering af problemerne med Duba-B8. Resultaterne af de spørgsmål fremgår af bilag 2, men er ikke medtaget i notatet, da de ikke er direkte relevante i forhold til vurderingen af Duba-B8. Kommunerne har for hvert spørgsmål givet point fra 1-5, hvor 5 er meget tilfreds og 1 er meget utilfreds. Generelt betyder det, at scorerne 1 og 2 fortolkes som henholdsvis meget utilfreds og utilfreds, scoren 3 fortolkes som neutral og 4 og 5 fortolkes som henholdsvis tilfreds og meget tilfreds. 2.2. Baggrundsbetragtninger Undersøgelsen viser, at kommunerne oplever samarbejdet med Duba-B8 meget forskelligt. Hvor der i nogle kommuner er meget positive tilbagemeldinger, er der i andre meget negative. Dette giver et blandet billede af den samlede aftales præstation, og gør det vanskeligt at understøtte et entydigt billede af kommunernes tilfredshed med rammeaftalerne. SKI er på baggrund af den tætte dialog med flere kommuner af den opfattelse, at der synes at være to overordnede faktorer, der især spiller ind på kommunernes oplevelser: - Kvaliteten af den sælger fra Duba-B8, som kommunen har haft tilknyttet, og sælgerens opfølgning på kommunens / enkelte skoles henvendelser. - Graden af involvering af kommunernes indkøbsfunktioner, i forhold til dialog og rådgivning til de enkelte skoler. Således fremgår det også af flere prosasvar fra undersøgelsen fra august 2014, 1 at den konkrete sælger har gjort stor forskel, både positivt og negativt. Ligeledes synes prosasvarene at indikere, at de kommuner, hvor indkøbsfunktionen har været inddraget tidligt i processen, i en vis grad har formået at få bestilt tidligere end de kommuner, hvor bestilling lå decentralt. SKI er bekendt med, at en enkelt tilsluttet kommune har valgt at opsige samarbejdet med Duba-B8 på baggrund af de problemer, som kommunen har oplevet under Folkeskolereformen. I henhold til rammeaftalen er dette den eneste sanktionsmulighed ud over opkrævning af bod. Den pågældende kommunes besvarelse indgår i spørgeskemaundersøgelsen. Generelt ses der en væsentlig ændring i omsætningen på rammeaftalerne i foråret 2014. Nedenstående figur 1 indikerer, at flere kommuner afgav en række store bestillinger i apriljuni 2014. 3 1 Spørgeskemaundersøgelse gennemførtes august 2014. 30 ud af de 67 tilmeldte kommuner svarede på denne undersøgelse. Undersøgelsen er ikke direkte sammenlignelig, men på et tilnærmelsesvist ens spørgsmål vedr. Duba-B8s samlede performance fremkom et gennemsnit (renset for dubletter på kommuner) på 2,8 på en skala fra 1-5. Herudover kunne kommuner angive ved ja/nej, om de var tilfredse med Duba-B8s kommunikation. Hertil svarer 60 % af kommunerne nej.

Juli 2012 August 2012 September 2012 Oktober 2012 November 2012 December 2012 Januar 2013 Februar 2013 Marts 2013 April 2013 Maj 2013 Juni 2013 Juli 2013 August 2013 September 2013 Oktober 2013 November 2013 December 2013 Januar 2014 Februar 2014 Marts 2014 April 2014 Maj 2014 Juni 2014 Juli 2014 August 2014 September 2014 Oktober 2014 November 2014 December 2014 4 Figur 1: Omsætning indrapporteret til SKI på hhv. 50.31 og 50.32 siden aftalestart juli 2012. 30.000.000 25.000.000 20.000.000 15.000.000 10.000.000 5.000.000 Samlet omsætning på 50.31 / 50.32 50.31 øst (2012) Total 50.32 vest (2012) Total Total Duba-B8 har overfor SKI anført, at akkumulationen af flere større ordrer fra mange kommuner med tæt sammenfald i leveringstidspunkt har været en stærk medvirkende faktor til leveringsudfordringerne hen over sommerferien. Her skal det dog bemærkes, at Duba-B8 inden Folkeskolereformens ikrafttrædelse fremførte, at de ville kunne levere inden for rammeaftalens leveringsfrister. Duba-B8 bekræftede således over for SKI i juni 2014, at Duba-B8 ville levere inden for aftalens bestemmelser. Derudover var Duba-B8 aktive i forhold til at indsamle ordrer hos de tilsluttede kommuner, samt aktive i forhold til at gøre de tilsluttede kommuner opmærksomme på, at de var forpligtede til at anvende aftalerne i forbindelse med Folkeskolereformen. Imidlertid ændrede Duba-B8s holdning til, hvorvidt de burde kunne levere inden for rammeaftalens leveringsfrist, idet Duba-B8 i brev til SKI d. 3/10 2014 påberåbte sig bristede forudsætninger. Når en part påberåber sig bristede forudsætninger, betyder det, at parten finder, at grundlaget for aftalen er ændret så væsentligt, at parten ikke længere er forpligtet til at efterleve kontrakten. Påstanden om bristede forudsætninger blev fremført efter leveringen af de mange bestillinger og var tidsmæssigt sammenfaldende med, at de tilsluttede kommuner begyndte at gøre bodskrav for forsinkelse gældende. SKI mener ikke, at der er bristede forudsætninger. I kølvandet på Duba-B8 s brev af d. 3/10 2014 bad SKI Kammeradvokaten om at vurdere Duba-B8 s påstand. Kammeradvokatens vurdering var, at betingelserne for bristede forudsætninger ikke var til stede, hvilket SKI har meddelt Duba-B8. SKI har ligeledes skrevet til de tilsluttede kommuner og oplyst om Kammeradvokatens vurdering. 3. Resultater af spørgeskemaundersøgelsen: 3.1. Kommunernes tilfredshed før Folkeskolereform Kommunerne er blevet bedt om at svare på, hvor tilfredse de har været med henholdsvis Duba-B8s kundeservice og levering både før og under Folkeskolereformen. Samlet har kommunerne givet en score på 3,10 på en skala fra 1-5 på spørgsmålet:

5 Hvor tilfreds har din kommune været med Duba-B8 s kundeservice [før Folkeskolereformen] (herunder bl.a. svar via mail, telefonhenvendelser mv.)? Dette skal ses i lyset af, at SKI allerede i løbet af 2012 og 2013 modtog flere henvendelser fra kommuner, der oplevede, at Duba-B8 ikke overholdt de fastsatte krav til leveringsfrister, svartider og udskiftning af defekte varer. Der blev i enkelte tilfælde ligeledes klaget over Duba-B8s sælgeres adfærd. Dette kan tolkes som, at Duba-B8s præstation inden Folkeskolereformen gennemsnitligt var neutral. Ligeledes peger tilbagemeldingen på, at kommunernes oplevelser af samarbejdet med Duba-B8 har været meget forskellige. Tilsvarende har kommunernes givet en score på 3,13, på en skala fra 1-5 på spørgsmålet: Hvor tilfreds har din kommune været med Duba-B8 s levering [før Folkeskolereformen]? Dette kan i lighed med tilfredshedsgraden for kundeservice ovenfor tolkes som, at Duba- B8s præstation inden Folkeskolereformen var neutral. Tabel 1: Besvarelser fra kommunerne på tilfredshed med hhv. Duba-B8s kundeservice og levering før Folkeskolereformen. 1 er meget utilfreds, 5 er meget tilfreds. Tilfredshed før Folkeskolereform, skala fra 1-5 [tallet angiver antal kommuner] 1 2 3 4 5 Gns. Tilfredshed med kundeservice, før: 3 8 6 7 5 3,10 Tilfredshed med levering, før: 3 6 8 10 3 3,13 Samlet kan det konkluderes, at en del af de tilsluttede kommuner har været meget utilfredse eller utilfredse med Duba-B8s kundeservice og levering (score 1 og 2), en større del har været tilfredse eller meget tilfredse (4 og 5), og en del har vurderet det neutralt (3). Samlet set bringer dette scoren på et gennemsnit tæt på 3, hvilket kan oversættes til en neutral score, hvor leverandørens performance gennemsnitligt set er vurderet som værende lige imellem utilfreds og tilfreds. 3.2. Kommunernes tilfredshed under Folkeskolereform Fra starten af juni 2014 blev SKI af flere kommuner gjort opmærksom på, at de oplevede problemer med Duba-B8 s evne til at levere inden for leveringsfristen på 6 uger, som fastsat i kontrakten. Herudover fortsatte klagerne over Duba-B8, der ikke oplyste om konkrete leveringsdatoer samt havde betydelige fejl og mangler i deres ordrebekræftelser. Mange kommuner oplevede endvidere, at de ikke kunne komme i kontakt med Duba-B8, hverken telefonisk eller via mail, samt at der ikke blev fulgt op på henvendelser som aftalt. Dette er ligeledes angivet i flere kommentarer i undersøgelsen fra august 2014. SKI oplevede en forværring af Duba-B8s evne til at opfylde de tilsluttede kommuners behov under rammeaftalerne. Denne forværring faldt sammen med stigning i ordreindgang og deraf følgende stigning i levering i forbindelse med etablering af lærerarbejdspladser. På basis af ovenstående er det således heller ikke overraskende, at de adspurgte kommuner på de samme spørgsmål om levering og service i forhold til forløbet under Folkeskolereformen, giver Duba-B8 en lavere score end før Folkeskolereformen.

6 Således giver kommunerne en score på 2,46 point på en skala fra 1-5 på spørgsmålet: Hvor tilfreds har din kommune været med Duba-B8 s kundeservice [under Folkeskolereformen] (herunder bl.a. svar via mail, telefonhenvendelser mv.)? Det svarer til en nedgang på 0,64 point i forhold til tilfredshedsgraden før Folkeskolereformen. Tilsvarende giver kommunerne en score på 2,51 point på en skala fra 1-5 på spørgsmålet: Hvor tilfreds har din kommune været med Duba-B8 s levering [under Folkeskolereformen]? Det svarer til en nedgang på 0,62 point i forhold til perioden før Folkeskolereformen. Tabel 2: Besvarelser fra kommunerne på tilfredshed med hhv. Duba-B8s kundeservice og levering under Folkeskolereformen. 1 er meget utilfreds, 5 er meget tilfreds. Tilfredshed under Folkeskolereform, skala fra 1-5 [tallet angiver antal kommuner] 1 2 3 4 5 Gns. Tilfredshed med kundeservice, under 10 7 3 4 4 2,46 Tilfredshed med levering, under 9 7 5 5 3 2,51 Samlet set er kommunernes tilfredshed med Duba-B8 faldet på elementerne service og levering sammenlignet med før reformen. Ydermere dækker gennemsnittet over store forskelle i oplevelse i det rating går fra 1-5. Antallet af 1 ere (meget utilfreds) stiger således fra 6 før reformen (service og levering samlet) til 19 under Folkeskolereformen og udgør dermed klart majoriteten blandt de afgivne scorer. Samlet set bringer dette scoren på et gennemsnit på under 3, hvor leverandørens performance ikke er tilfredsstillende og bør forbedres. Det skal dog nævnes, at 8 kommuner svarende til godt 25 pct. af svarkommunerne giver Duba-B8 en score på enten 4 (tilfreds) eller 5 (meget tilfreds) i bedømmelsen af kundeservice og levering under Folkeskolereformen. 3.3. Duba-B8 s samlede performance under Folkeskolereformen De adspurgte kommuner har en lidt bedre vurdering af Duba-B8 s samlede performance under Folkeskolereformen end vurderingen af service og levering under Folkeskolereformen. Dette afspejler sig i, at kommunerne giver Duba-B8 en tilnærmelsesvis neutral score på spørgsmålet: Set i lyset af den store efterspørgsel i forbindelse med Folkeskolereformen, hvor tilfreds er din kommune så med Duba-B8 s performance? Her gives der er gennemsnitlig score på 2,8, hvilket er højere end service og levering isoleret set.

7 Tabel 3: Besvarelser fra kommunerne på tilfredshed med Duba-B8s generelle performance under Folkeskolereformen. 1 er meget utilfreds, 5 er meget tilfreds. Tilfredshed med Duba-B8s generelle performance, under. Skala fra 1-5 [tallet angiver antal kommuner] 1 2 3 4 5 Gns. Tilfredshed med generel performance, under 6 8 6 5 5 2,83 De adspurgte kommuner giver Duba-B8 et samlet gennemsnit på 2,83 og dermed ca. 0,3 point højere end gennemsnittet på henholdsvis levering og service. Gennemsnittet på 2,83 er i øvrigt det samme som resultatet fra undersøgelsen gennemført august 2014, om kommunernes tilfredshed med Duba-B8 generelt. 2 Selvom der således er overvejende utilfredshed med leverandørens performance, giver kommunerne en højere vurdering, når de bliver bedt om at tage den ekstraordinære situation i betragtning. Gennemsnitscoren på 2,83 er som nævnt ca. 0,3 point højere end scorerne på levering og kundeservice. En forsigtig konklusion på dette kunne være, at de tilsluttede kommuner er utilfredse med leverandørens performance, men også har øje for, at den ekstraordinære situation spiller ind og tålmodigheden derfor er lidt længere omstændighederne taget i betragtning. 3.4. Kommunernes tilfredshed med forholdet mellem pris og kvalitet Da rammeaftalerne trådte i kraft i juli 2012, var der blandt kommunerne en del bekymring om, hvorvidt kvaliteten af de tilbudte produkter var tilstrækkelig. Det viste sig ved gennemgang af fremsendt dokumentation, at Duba-B8 delvist havde tilbudt et sortiment, som ikke kunne forventes at falde inden for kommunernes behov, f.eks. karrygule, brune og lyserøde reoler. SKI konfronterede Duba-B8 med, at ikke mange kommuner kunne forvente at ville anskaffe f.eks. karrygule-reoler. Duba-B8 henviste til, at produkterne til trods for det lidt aparte farvevalg fortsat levede op til kravspecifikationen, hvilket i kontraktretlig forstand er korrekt. Således kan kommunerne ikke anskaffe type 2 reoler i en gængs farve som f.eks. sort inden for rammeaftalerne. Om end Duba-B8 således levede op til rammeaftalens bogstav, levede Duba-B8 ikke op til de tilsluttede kommuners forventning, hvilket næppe kan have været ubekendt for Duba-B8. Den omtalte type 2 -reol er dog blot en blandt flere reoler. Derudover var der visse produkter, der ikke levede op til kravspecifikation (f.eks. lamper leveret i plastic, hvor kravet var metal). Herudover var der også en del skepsis omkring bredden af det tilbudte sortiment. Imidlertid viste det sig, at sortimentet for størsteparten havde den ønskede kvalitet, og at sortimentsbredden var tilstrækkelig, idet de tilsluttede kommuner havde et ønske om at indskrænke sortimentet til fordel for lavere priser. At den generelle kvalitet i forhold til pris er tilfredsstillende underbygges af resultatet af den gennemførte spørgeundersøgelse. Her svarer kommunerne på spørgsmålet: Hvor tilfreds er din kommune med Duba-B8 møblernes kvalitet i forhold til pris? 2 Se note 2.

Gennemsnitligt giver kommunerne en score på henholdsvis 4,0 før og 3,9 under Folkeskolereformen, på en skala fra 1-5. Tabel 4: Kommunernes tilfredshed med kvaliteten af rammeaftalernes produkter i forhold til pris, før og under Folkeskolereformen. 1 er meget utilfreds, 5 er meget tilfreds. Tilfredshed med kvalitet i forhold til pris, skala fra 1-5 1 2 3 4 5 Gns. Før Folkeskolereformen: 0 0 5 19 6 4,03 Under Folkeskolereformen: 0 0 8 15 6 3,93 Det må konkluderes, at de tilsluttede kommuner i langt overvejende grad er tilfredse med prisniveauet i forhold til kvaliteten for produkterne på rammeaftalerne. At scoren falder under Folkeskolereformen kan skyldes, at flere oplever fejl ved produkterne i leveringer under Folkeskolereformen. Dette underbygges af de henvendelser SKI har modtaget. At priserne er skarpe underbygges endvidere af benchmark 3 udarbejdet i forbindelse med udbuddet, som viste, at rammeaftalerne havde skabt grundlag for en besparelse på 26 % i forhold til en konstrueret markedspris 4. 8 4. Samlet vurdering af rammeaftalerne Overordnet ses der en stor spredning i tilfredsheden med Duba-B8s evaluering inden for service og levering, hvor den gennemsnitlige vurdering af leverandøren er over 3 inden Folkeskolereformen faldende til under 3 under Folkeskolereformen. Dog dækker gennemsnittet over store forskelligheder i vurderingen gående fra 1-5. Der er dog ikke uventet en stærk sammenhæng mellem, hvorvidt kommunen har oplevet forsinkelse og udskudte ordrer og kommunens generelle tilfredshedsniveau. De kommuner, som ikke har oplevet forsinkelser under Folkeskolereformen, er således generelt mere tilfredse med Duba-B8s kundeservice og levering, mens det forholder sig omvendt for de kommuner, som har oplevet forsinkelser og udskydelse. Overordnet set kan det også konkluderes, at 10 kommuner er tilfredse eller meget tilfredse i forhold til Duba-B8s samlede performance under Folkeskolereformen. Omvendt er 14 kommuner utilfredse eller meget utilfredse.. Gennemsnittet for alle 30 besvarelser er 2,83 på spørgsmålet: Set i lyset af den store efterspørgsel i forbindelse med Folkeskolereformen, hvor tilfreds er din kommune så med Duba-B8 s performance?. I dialogen med de tilsluttede kommuner har SKI da også kunnet spore en vis forståelse blandt de tilsluttede kommuner for, at den massive ordreindgang lagde et ekstraordinært pres på Duba-B8s produktion og logistik. Folkeskolereformen har afstedkommet en ekstraordinær høj efterspørgsel efter møbler, som Duba-B8 har haft svært ved at honorere i forhold til leveringsfristen. Duba-B8 har over for SKI oplyst, at ordreindgangen mangledobledes i forhold til normalt, hvilket da også understøttes af figur 1, hvor omsætningen på rammeaftalerne markant forøges i månederne omkring august 2014. Herudover blev leveringssituationen yderligere presset, da 3 Udarbejdet i forbindelse med udbuddet. https://www.ski.dk/viden/sider/benchmark.aspx 4 Et gennemsnit af de indkomne priser er et udtryk for en konstrueret markedspris, der holdes op mod det vindende tilbuds priser.

flere kommuner, efter det til SKI oplyste, ikke var parate til at bestille møbler tidligere end 6-8 uger før skoleårets start og dermed lige op til sommerferien. Det var kommunerne selvfølgelig i deres gode ret til, jf. rammeaftalens bestemmelser og Duba-B8 s tilsagn om, at de ville honorere kontraktens krav, men det har utvivlsomt gjort udfordringerne større for Duba-B8. Denne ekstraordinære forøgelse af ordrer, havde under de givne omstændigheder formentligt været meget svært at honorere, uanset hvilken leverandør, der havde været på aftalen. Det øvrige møbelmarked herhjemme benytter typisk de samme underleverandører som Duba-B8, og derfor ville de kunne være blevet ramt af de samme flaskehalse. Hvor tilfredshed med levering og service således synes at afhænge af de konkrete omstændigheder, forholder det sig anderledes med kvalitet i forhold til pris, som generelt scorer højt på tværs af alle kommuner med et gennemsnit på 4,03 før Folkeskolereformen marginalt faldende til 3,93 under Folkeskolereform. Sammenholdes dette med benchmarkresultatet, som viste en besparelse på 26 % i forhold til en konstrueret markedspris, ses det, at kommunerne også oplever et tilfredsstillende niveau mellem pris og kvalitet. Der er således en generel enighed om, at rammeaftalerne har et gunstigt forhold mellem pris og kvalitet. 5. Verserende bodskrav: Kontrakten giver kommunerne mulighed for at rejse bodskrav i forhold til forsinkelse. I forbindelse med at SKI i løbet af foråret 2014 modtog et stigende antal henvendelser fra de tilsluttede kommuner om, at Duba-B8 ikke leverede til tiden, udarbejdede SKI en vejledning til, hvordan de tilsluttede kommuner kunne opkræve bod ved forsinkelse. Som nævnt ovenfor påberåbte Duba-B8 sig bristede forudsætninger i forhold til at undslå sig at betale bod ved forsinkelse. Som reaktion på dette udbad SKI sig Kammeradvokatens vurdering af, om der forelå bristede forudsætninger. Kammeradvokatens vurdering var, at betingelserne for bristede forudsætninger ikke var til stede.. Dette meddelte SKI Duba-B8 d. 27/10 2014. Duba-B8 har dog fastholdt, at der efter deres opfattelse var bristede forudsætninger. November 2014 udsendte SKI en mail til de tilsluttede kommuner for dels at få et overblik over antallet af kommuner, som havde rejst bodskrav og dels at tilbyde, at kontakte kommunerne i forhold til spørgsmål i forbindelse med opkrævning af bod. Flere af de tilsluttede kommuner valgte at drøfte deres verserende bodskrav med SKI. I forbindelse med dialogen gav flere kommuner udtryk for, at Duba-B8 havde afvist deres krav pga. bristede forudsætninger. For at imødegå den fastlåste situation tog SKI initiativ til at afholde et møde med Duba-B8 på højeste organisationsniveau. Således blev der afholdt et møde mellem SKI og Duba-B8 d. 18/12 2014, hvor de respektive administrerende direktører og bestyrelsesformænd for SKI og Duba-B8 mødtes. Duba-B8 tilkendegav på mødet at ville bestræbe sig på at nå til en mindelig løsning med de kommuner, hvor det var muligt. Dog afviste Duba-B8 fortsat at ville efterkomme egentlig bodskrav. Modsat fastholdt SKI, at Duba-B8 var forpligtet af kontraktens bestemmelser. På baggrund af dialogen med de tilsluttede kommuner og Duba-B8, har SKI fået kendskab til, at nedenstående kommuner har opkrævet bod til Duba-B8 på baggrund af forsinkelse med levering. Herudover har SKI af Duba-B8 fået oplyst, at yderligere 4 kommuner har opkrævet bod, og at disse er blevet løst i mindelighed. Hvilke kommuner der er tale om, er 9

ikke blevet oplyst af Duba-B8, da de indgåede forlig er underlagt fortrolighed mellem parterne. 1. Billund 2. Brøndby 3. Favrskov 4. Fredensborg 5. Frederikssund 6. Herlev 7. Kolding 8. København 9. Mariagerfjord 10. Rebild 11. Rebild 12. Tårnby 13. Vejen 14. Viborg 10 6. Udfordringerne med møbelaftalerne Læringspunkter I lyset af de store udfordringer en del kommuner har oplevet i forbindelse med møbelaftalerne, har SKI gjort sig en række overvejelser om tiltag, der kunne iværksættes for at undgå lignende udfordringer på kommende udbud. De forpligtende aftaler på møbler var indeholdt i første bølge, hvorfor der allerede er udviklet visse tiltag, der med fordel kan overvejes implementeret på et kommende genudbud. Derfor indeholder de nedenfor listede forslag tiltag, der allerede er i brug og er afprøvet på andre rammeaftaler, mens de resterende endnu ikke er afprøvet i praksis. Tiltag der er implementeret på andre aftaler: - Lettere adgang til opsigelse, således at kommunen har mulighed for at opsige samarbejde med leverandør, der ikke kan levere: Rammeaftalerne 50.31 og 50.32 er uopsigelige for parterne. Dette medfører den fordel, at den vindende leverandør er sikret en omsætning, som igen resulterer i en skarp konkurrence i forbindelse med tildelingen på rammeaftalen. Ulempen er, at det i praksis gør det meget vanskeligt for en tilsluttet kommune at komme ud af aftale, idet dette så kræver leverandørens væsentlige mislighold for at kunne hæve aftalen med medfølgende standpunktsrisiko og risiko for erstatning. Der er således to forhold, der til dels modarbejder hinanden: Leverandørens incitament til at give skarpe priser reduceres, hvis kommunen får en lettere adgang til at opsige aftale. En mulig balance kunne være at sikre leverandøren en uopsigelighedsperiode på x-antal måneder, som gav et incitament til at kunne nå at etablere og implementere et forhold til kommunen, som gerne skulle føre til, at kommunen blev tilfreds leverandøren, og derfor ikke ville benytte sig af sin adgang til at kunne opsige. På den anden side ville det give kommunen en garanti for, at leverandøren til stadighed blev nødt til at holde kommunen tilfreds grundet adgang til at kunne opsige. Denne mulighed er for øvrigt indført på visse forpligtende aftaler fra bølge 2 og frem. - Indskrive eksplicit i rammeaftalens bestemmelser, at kommunen har ret til at tilbageholde bod i leverandørens vederlag:

På nogle af de forpligtende aftaler er det eksplicit angivet, at de tilsluttede kommuner har ret til at tilbageholde forfalden bod i betalinger til leverandøren. Dette vil i udgangspunktet gøre det mere besværligt for leverandøren at unddrage sig at betale bodskrav. - Differentiering i leveringstid i forhold til ordrestørrelser: På baggrund af den store ordreindgang, som Folkeskolereformen medførte, kunne det være en mulighed, at operere med differentierede leveringsfrister, så meget store ordrer blev givet længere levering, mens små ordrer skulle leveres hurtigere. Dette kunne evt. også medføre, at småordrer, hvor den tilsluttede kommunes bruger evt. akut mangler f.eks. en stol kunne leveres hurtigere end de nuværende 6 uger. Dette er afprøvet på en del af SKIs frivillige aftaler. Tiltag der ikke er implementeret på andre aftaler: - Tildele til flere leverandører, således at en ordre kan overgå til en standby leverandør, såfremt primærleverandøren ikke kan levere: En mulig model er præsenteret for Styregruppen på mødet d. 12. november 2014. Modellen har til hensigt at tilgodese dels, at nedsætte afhængigheden af den tildelte leverandør, som opstår når der kun tildeles til én leverandør og dels at sikre en mulighed for at afløfte udbudspligt selvom rammeaftale med leverandøre opsiges. Standby-leverandør modellen kan tænkes opfyldt på flere måder, herunder i variationer over, hvorvidt konkrete ordrer eller hele rammeaftale skal overgå til en standby-leverandør. Som et eksempel kan henvises til den forpligtende rammeaftale 50.48 Tele og data, hvor standby-leverandør overtager ved hovedleverandørens manglende evne til opfylde ordrer. - Udelukke en leverandør fra at kunne byde på et genudbud, hvis ikke fx utilfredsstillende kundeservice og levering der kan karakteriseres som væsentligt mislighold - højnes under den eksisterende rammeaftale: I det nye udbudsdirektiv og udkastet til udbudsloven er der i de frivillige udelukkelsesgrunde givet mulighed for, at ordregiver kan udelukke tilbudsgivere, som tidligere har væsentligt misligholdt en offentlig kontrakt. Hvis ordregiver vælger at gøre dette, skal det angives i udbudsbetingelserne, og ordregiver er herefter sandsynligvis forpligtet til at udelukke alle tilbudsgivere, som måtte have væsentligt misligholdt en offentlig kontrakt. Hvis det signaleres over leverandøren, at dette er en mulighed, kunne det give leverandøren et generelt incitament for at leve op til sine kontraktlige forpligtelser. - Adgang til opsigelse såfremt leverandøren opnår en for lav tilfredshedsscore i en tilfredshedsundersøgelse blandt de tilsluttede kommuner: Denne model er inspireret af den brugertilfredshedsanalyse, som danner baggrund for nærværende beslutningsgrundlag. Kort fortalt går modellen ud på at give de tilsluttede kommuner en betinget opsigelsesadgang i forhold til 11

den generelle tilfredshed blandt de tilsluttede kommuner til stadighed er tilfredsstillende. Såfremt tilfredsheden kom under et prædefineret niveau ville det betyde, at de tilsluttede kommuner fik adgang til at opsige aftale. Så kunne de kommuner, der havde grund til at opsige aftalen benytte denne mulighed. Det ville give leverandøren et incitament til at levere en fyldestgørende service. - Indførelse af et obligatorisk kursus for leverandørens sælgere dels i forhold til grundlæggende udbudsret og dels i forhold til undervisning i rammeaftalens bestemmelser. Sådanne kurser gennemføres allerede i dag på et frivilligt grundlag, hvor leverandørerne efterspørger det fra SKI. Såfremt disse kurser blev obligatoriske for leverandørens sælgere, kunne dette være med til at højne det generelle niveau og gøre performance mindre afhængig af den enkelte sælgers viden på området. I tilbagemelding fra de tilsluttede kommuner, synes det at kunne spores, at leverandørens performance har været afhængig af den enkelte sælger. De konkrete tiltag vil blive drøftet med projektgruppen for det næste udbud af forpligtende kontormøbler. Det bemærkes, at de juridiske og kommercielle forhold vedrørende ovenstående ikke på nuværende tidspunkt er afdækket fuldt ud. 12