August 2013 Økonomichef Hvidovre Kommune Kjerulf & Partnere A/S Executive search & selection
Præsentation Materialet indledes med en introduktion til kommunen. Derefter præsenteres forhold vedrørende den ledige stilling såsom ansvarsområder, opgaver og udfordringer. Der opsummeres via en række punkter, der beskriver forventninger til den nye chefs profil og erfaringsbaggrund. Dette materiale er udarbejdet i forbindelse med Kjerulf & Partneres medvirken ved ansættelse af en økonomichef til Hvidovre Kommune. Stillingen er ledig, da den hidtidige økonomichef har fået job i en anden kommune. Hvidovre Kommune Hvidovre Kommune ligger attraktivt placeret 10 minutter fra Københavns Rådhusplads, Øresundsregionen og Københavns Lufthavn. Hvidovre er en integreret del af Danmarks metropol, hovedstaden og byen er alligevel sin egen med mange lokale identiteter. Hvidovre Kommune, der har knapt 51.400 indbyggere, som bliver betjent af ca. 3.800 medarbejdere, har et tæt samarbejde med de andre vestegns-kommuner. Hvidovre har grønne arealer, lystbådehavn og forskellige bymiljøer. Der er alt fra landsbymiljø til moderne tæt lav bebyggelse, fra bindingsværk til beton, fra gadekær til Filmby. Varierede erhvervs- og virksomhedsområder, hvor Avedøre Holme er en sværvægter. Kommunen er præget af mangfoldighed og har et rigt kultur- og fritidsliv med musikskole, filmværksted, egnsteater samt et hav af sportsklubber. Det er en veldreven kommune med nære relationer mellem generationerne. Hvidovre ønsker vækst og udvikling, og derfor er udfordringerne fortsat at blive ved med at være en vækstkommune og tage del i udviklingen på landsplan og i særdeleshed i Hovedstadsregionen. Her sker der i dag en vidensbaseret erhvervsudvikling, hvor der stilles krav til både de fysiske rammer og til arbejdskraftens uddannelse. Hvidovre vil fortsat udvikle sig som en attraktiv bokommune for dem, der prioriterer at bo tæt ved byens hjerte og centralt for hovedstadens mange arbejdspladser. Hvidovre Kommunes årlige budget udgør ca. 3,4 mia. kr. Hvidovre Kommune har netop vedtaget en ny vision: Med omtanke for det enkelte menneske og den generelle velfærd skal Hvidovre Kommune være: Børnenes og familiernes by med udfordrende tilbud om læring og fritidsliv. Visionen udpeger således nogle særlige fokusområder: børn og familie byen velfærd og service civilsamfund Hvidovre Kommunes planstrategi udpeger de emner, som der særligt skal sættes fokus på i de kommende års planlægning: bosætning og boligpolitik sundhed og bevægelse service- og kulturtilbud trafik- og havnemiljø klima, energi og miljø 2
I forhold til øvrigt relevant materiale om kommunens fakta og aktiviteter henvises til Hvidovre Kommunes hjemmeside på http://www.hvidovre.dk/ Hvidovre Kommunes overordnede administrative organisation og struktur Direktionen består af: Kommunaldirektøren Kultur- og arbejdsmarkedsdirektøren Børne- og velfærdsdirektøren By- og teknikdirektøren Direktionen er samlet fysisk og arbejder i vid udstrækning som en enhed. Dermed har den samlede direktion ansvaret for hele kommunen samtidig med, at der er en arbejdsdeling, hvor hver direktør stadig har et særligt ansvar for en forvaltning. Udover direktionen findes chefgruppen, som er et tværgående strategisk ledelsesforum. Chefgruppen består af direktionen samt alle afdelingschefer og stabschefer i forvaltningerne. Kommunaldirektøren har ansvaret for Økonomi- og Stabsforvaltningen, der varetager en række tværgående stabsfunktioner og består af Borgmesterkontoret, Økonomiafdelingen, Udvikling & kommunikation samt PersonaleService (herunder Løn- og personaleafdelingen). Cheferne for disse afdelinger refererer direkte til kommunaldirektøren. 3
Ledelse i Hvidovre Kommune bygger på en grundforudsætning om At vi lykkes i relationer og måles på resultater. Pejlemærkerne, som der skal navigeres efter er: vi handler strategisk og har udsyn vi har fokus på borgere og samarbejdspartnere vi udviser forretningsforståelse vi leder værdibaseret og anerkendende vi udviser personlig integritet Økonomiskafdeling (ØA) Økonomichefens organisatoriske tilhørsforhold er Økonomi- og Stabsforvaltningen, hvor kommunaldirektøren er ansvarlig chef. Økonomiafdelingen er kommunens overordnede økonomifunktion, der sikrer bl.a. koordinering på tværs af forvaltningernes økonomifunktioner og yder faglig support til forvaltningernes økonomifunktioner og institutioner. Økonomiafdelingen varetager følgende hovedopgaver: Analyse mv. Beregner kommunens finansiering, skatteprognose og tilskud. Udarbejder befolkningsprognose, statistikker, nøgletal og analyser. Sikrer koordinering så den sektoriale økonomi har en sammenhængskraft med kommunens samlede økonomi. Udbygning og vedligeholdelse af regulativ for økonomistyring. Udvikler økonomirapporteringsværktøjer, herunder ledelsesinformation. Budget- og Regnskab Udarbejder kommunens samlede budget og regnskab. Økonomirapportering og budgetopfølgning. Porteføjlepleje, såvel aktiv som passiv siden. Underviser i kommunens økonomisystem. Sikrer udvikling, implementering og forankring af forretningsgange i relation til økonomisystemet samt administrative forretningsgange omkring kommunens økonomi. Bogholderi Fejlrettelse af udbetalinger og elektroniske fakturaer. Afstemmer kommunens bankkonti. Udbetalinger til udlandet. Indkøbskontoret Gennemfører udbud og indgår fælles indkøbsaftaler i samarbejde med brugergrupper. Vurderer og prioriterer faktorer som miljø og bæredygtighed, pris, kvalitet, betalings og leveringsbetingelser ved indgåelse af indkøbsaftaler. Koordinerer og effektiviserer indkøb, så der tilstræbes en ensartet standard og kvalitet i kommunen. Yder rådgivning og konsulentbistand til forvaltninger og institutioner i forbindelse med udbud og indkøb. Udarbejder og vedligeholder kommunens indkøbspolitik. Der er alt i alt ansat 19 medarbejdere. 4
Stillingen som økonomichef Økonomichefstillingen indgår i chefgruppen og økonomichefen forventes at kunne tænke strategisk og indgå i strategiske sammenhæng. For at være mere konkret på denne dagsorden ligger det strategiske i forhold til processer, aktiviteter, funktioner, innovation og fremsynethed. Økonomisk Afdelings udfordringer/metier etc. Mange økonomiopgaver er decentraliseret. Det har som konsekvens, at fagforvaltningerne har opbygget kompetente og velfunderede økonomiske enheder, som primært varetager analyseopgaver og andre komplekse økonomistyringsopgaver. Der er en forventning om, at ØA til enhver tid fagligt skal kunne matche fagforvaltningernes økonomienheder og påtage sig opgaven med at videreudvikle løsningen af kommunens strategiske økonomistyring. Det er derfor vigtigt, at den nye økonomichef får den nødvendige troværdighed i organisationen via egen personlighed, men også ved at sikre en fortsat kvalitativ kompetenceudvikling af medarbejderne, så ØA fortsat opleves fagligt velkvalificeret, troværdig og kompetent. Der stilles krav til den kommende økonomichefs menneskelige egenskaber, såsom empati, omsorg og motivering af medarbejderne. Medarbejderne skal føle arbejdsglæde, god trivsel og fagligt kunne indfri de krav og forventninger, der stilles til dem. Samarbejdsfladen med fagforvaltningerne skal være dialog- og løsningsbaseret. Fokus skal være på strategisk økonomistyring, hvor hovedsigtet er at forene og koordinere den samlede økonomistyring på en sådan måde, at de overordnede politiske visioner realiseres effektivt og på en til stadighed økonomisk forsvarlig måde. Det er forventningen, at den nye økonomichef er en god kommunikator, og kan formidle på flere niveauer, så budskaberne er afpasset modtagergruppen. Opgaver på den korte og lange bane Du vil blive chef for en meget velfungerende afdeling med dedikerede og engagerede medarbejdere. Du vil derfor ikke blive mødt med en forventning om, at der organisatorisk skal ske forandringer. Derimod er det forventningen, at du evner at fastholde medarbejdernes engagement og motivation samt forstærke de udviklingstendenser, som afdelingen dels initierer, dels er en del af i samspil med den øvrige organisation. Det betyder på den anden side ikke, at der ikke skal ske udvikling, for det skal der, men udviklingen skal ske på en organisk måde i takt med ændringerne i afdelingens omgivelser og i efterspørgselen efter afdelingens ydelser. Nedenfor ridses kortfattet op, hvilke opgaver, der forventes løst på den korte og lange bane: Den korte bane: - Udarbejde og implementere nyt direktiv for institutioner og forvaltningers budgetoverførsler mellem årene (det såkaldte rulledirektiv) - Udarbejde strategi for et nyt økonomistyringsparadigme for kommunens institutionsmiljø og forvaltningerne - Udarbejde strategi for implementering af BI i institutionsmiljøet og forvaltningerne - Fortsat sikre det gode interne sammenspil i afdelingen. Den lange bane: - Strategi for den fireårige budgetlægning - Strategi for den finansielle planlægning, med henblik på fremtidig finansiel konsolidering - Udarbejde forslag til en politisk økonomisk strategi for kommunen. 5
Økonomichefens profil Som økonomichef har du en central rolle i forhold til det politiske og administrative niveau. Det er vigtigt, at du fagligt og kommunikativt kan bevæge dig ubesværet på de forskellige ledelseslag i kommunen, være faglig troværdig uden at gå på kompromis med den personlige integritet. Det er ligeledes centralt for den kommende økonomichef, at det politiske niveau er velinformeret med aktuelle informationer om økonomiske trends i relation til den nationale og kommunale økonomi. Hertil skal økonomichefen sikre, at politikerne er velinformeret om den lokale kommunale økonomi og altid har et solidt beslutningsgrundlag til brug for de videre politiske processer. Kommunens direktion har ligeledes brug for en sparringspartner, som forstår den faglige kompleksitet på de forskellige sektorområder, og som kan understøtte og forstærke de initiativer og tiltag, der gøres lokalt i fagforvaltningerne og institutionerne med henblik på at styre økonomien i bred forstand. Det fordrer, at den ideelle kandidat har et solidt fagligt afsæt i økonomisk teori og metode, har den nødvendige smidighed i forhold til den faglige kompleksitet vedkommende vil møde i hverdagens samspil med politikere, kolleger og samarbejdspartnere samt evnen til at kunne sætte en strategisk dagsorden og samtidig være i besiddelse af den nødvendige gennemslagskraft, så initiativerne realiseres. Der vil blive lagt vægt på følgende formelle kvalifikationer: 3-5 års solid, succesfuld ledelseserfaring fra et sammenligneligt ansvarsområde Erfaring med politiske beslutningsprocesser og drift af en afdeling i et politisk system Indgående fagligt kendskab til kommunal økonomi og nationaløkonomiske forhold, som påvirker den kommunale økonomi Skriftlige og mundtlige kommunikationskompetencer Det vil være en fordel med et vist kendskab til finansielle forhold såsom rentestrukturer, konveksiteter, diverse lånetyper, obligations- og aktiemarkedet etc. Hvidovre Kommune har lang tradition for en anerkendende ledelsestilgang, hvor den enkelte medarbejder ikke blot opfattes som en brik i et større maskineri, men som en central og unik medarbejder, der både skal ses, høres og tages med på råd. Alle ansatte bidrager på hver deres unikke måde til den samlede serviceproduktion. Den ideelle kandidat skal forstå dette ledelsessyn og skal derfor kunne håndtere denne rummelighed på en autentisk, troværdig og anerkendende måde. Der vil blive lagt vægt på følgende personlige kompetencer: Robust og tydelig person, som kan påtage sig det ledelsesmæssige ansvar Selvstændig og initiativrig Evnen til at indgå i et levende og samarbejdende miljø Kan håndtere stor kompleksitet inden for sit fagområde, men magter at kommunikere budskaber ud på en enkel, præcis og lettilgængelig måde Innovativ primært forstået som evnen til at skabe rammerne for en organisation, der understøtter de gode forslag og er parat til forandringer Ordentlighed skal have de menneskelige kvaliteter i orden 6
Teoretisk baggrund Den ideelle kandidat har en uddannelse på akademisk niveau gerne med et godt økonomifagligt fundament. Det kunne være oecon., polit., merc. eller lignende. Gerne suppleret med lederuddannelse. Specifikt om økonomichefen i stikord Personaleledelse Medlem af Økonomi- og Stabsforvaltningens chefgruppe Ansvarlig for kommunens strategiske økonomistyregruppe Fokus på holistisk økonomistyring Skal kunne relatere samfundsøkonomiske forhold til kommunale realiteter Koordinere budgetudarbejdelsen Koordinere regnskabsudarbejdelsen Likviditetsstyring og porteføljemanagement Initiere og sikre udarbejdelse af politikker på økonomiområdet Udvikle og vedligeholde regulativ for økonomistyring Sikre at tidsplaner og deadlines overholdes Være inspirator og sparringspartner i forhold til direktør og chefgruppe. Have dyb faglig indsigt i kommunaløkonomiske discipliner. Ansættelsesvilkår Forhandles individuelt på baggrund af erfaringer og kompetencer. Stillingen ønskes besat på overenskomstvilkår. Forventet ansættelsestidspunkt den 1. november 2013. Yderligere information Hvis du har yderligere spørgsmål, er du velkommen at ringe til: Partner Lykke Pedersen, Kjerulf & Partnere A/S, der er konsulent på opgaven Tlf.: 33 13 13 44 eller mobil på tlf.: 28 88 25 10 Konst. kommunaldirektør Gert Stephan Nelth, Hvidovre Kommune Tlf.: direkte 36 39 30 05 eller mobil på tlf.: 51 58 78 07 Se endvidere kommunens hjemmeside: http://www.hvidovre.dk 7
Tidsplan og procedure for ansættelsen Ansættelsesudvalg Politisk deltagelse, Borgmester Helle Adelborg (A), 1. viceborgmester Niels Ulsing (F) og Karl Erik Høholt Jensen (V). Fra administrationen, konstitueret kommunaldirektør Gert Stephan Nelth, udviklings- og kommunikationschef Hanne Rasmussen, budget- og regnskabschef Mona Petersen, Ena Støttrup fra Budgetafdelingen samt Kim Nielsen fra Indkøbsafdelingen. Eksternt medlem, partner Lykke Pedersen fra konsulentfirmaet Kjerulf & Partnere A/S. Ansøgning sendes elektronisk til lyp@kpas.dk og skal være fremme senest den 28. august 2013 kl. 12.00. Kjerulf & Partnere sender kvittering for modtagelsen af ansøgningen til den mailadresse, ansøgningen er sendt fra. Det forudsættes, at denne mailadresse kan anvendes til den fortrolige kommunikation mellem ansøger og konsulentfirmaet i resten af ansættelsesprocessen. Den 3. september 2013 træffer ansættelsesudvalget beslutning om, hvem der indkaldes til første interviewrunde, der finder sted den 9. september 2013, mellem kl. 8.00 17.00 på Rådhuset. Efter første interviewrunde udvælger interviewgruppen egnede kandidater til en anden samtale, der finder sted den 16. september 2013 ml. kl. 9.00 16.00. Mellem 1. og 2. samtale gennemføres testning af slutkandidater. Konsulentfirmaet gennemgår resultatet af testningen individuelt med kandidater og ansættelsesudvalget inden 2. samtalerunde. Konsulentfirmaet indhenter referencer efter nærmere direkte aftale med slutkandidater. Ansættelsesudvalget foretager herefter en prioritering og indstiller til Økonomiudvalget. Forventeligt som punkt på dagsordenen den 23. september 2013. Forventet tiltrædelse pr. 1. november 2013 og gerne tidligere hvis muligt. 8