Berlingske Tidende søn. 30.03. og søn. 06.04.2008 = KOMBI (effektgarantien udløber 06.07.2008) Direktør Proces- og resultatorienteret chef til etableringen af Statens It Baggrund Regeringen har besluttet, at der skal etableres et fælles statsligt servicecenter for it, der skal varetage alle opgaver på administrativ it-drift og support, herunder de statslige serveropgaver. Statens It vil få ca. 650 medarbejdere, der i fællesskab skal stå for betjeningen af de mere end 30.000 statslige itbrugere i de forskellige ministerier, styrelser og institutioner. Statens It vil blive etableret som en selvstændig enhed i Skatteministeriet. Implementerings- og fusionsopgave Til etablering af Statens It har Skatteministeriet besluttet, at der i første omgang skal etableres en fusionsorganisation, hvortil der rekrutteres en direktør. Implementeringen af Statens It vil være en kompleks opgave, hvor it-opgaverne skal samles fra de forskellige ministerier, styrelser og institutioner, sådan at it-driften og it-udviklingen forløber optimalt samtidig med arbejdet med implementering. Implementeringen vil være en fusionsopgave, der forventes at vare op til tre år. Som direktør vil du få ansvaret for opbygningen af fusionsorganisationen, der forventes opbygget som en projektorganisation med delprojekter og projektledere for de forskellige områder. Succeskriterier Målet med at etablere fusionsorganisationen er bl.a. at sikre en bred interessentinvolvering i implementeringsfasen. Det vil være et succeskriterium, at du kan tiltrække og fastholde de nødvendige kompetencer til fusionsorganisationen. Statens It skal udvikles til at være et effektivt servicecenter og en attraktiv arbejdsplads for medarbejderne. Kvalifikationer og erfaringer Du forventes at have en solid ledelseserfaring gerne fra arbejdet med etablering, fusionering og udvikling af komplekse organisationer. Du har bred indsigt på it-området, herunder vedr. it-styring og it-drift i større organisationer. Kendskab til staten og den offentlig forvaltning kan være en fordel evt. fra arbejde som leverandør af it-ydelser til det offentlige. Du forventes at være en stærk kommunikator og integrator, der evner at træffe de fornødne beslutninger i samspil med styregruppen for implementeringen og i samråd med det kontaktforum for de forskellige statslige kunder, som forventes etableret i forbindelse med etableringen af fusionsorganisationen. Vi tilbyder en selvstændig fusions- og udviklingsledelsesfunktion med et bredt netværk både i de statslige organisationer og hos it-leverandørerne. Stillingen forventes besat på åremål og vil være klassificeret i lønramme 39 med cheflønstillæg, der forhandles særskilt, så aflønningen matcher de kvalificerede ansøgere. Ansættelsesområdet er Skatteministeriet med tilhørende institutioner. Skatteministeriet opfordrer alle interesserede uanset alder, køn, race, religion eller etnisk tilhørsforhold til at søge. Du kan kontakte departementschef Peter Loft, Skatteministeriet, på telefon 3392 3392, eller chefkonsulent Christian Kofoed-Enevoldsen, Mercuri Urval, på telefon 3945 6500 for yderligere information om stillingen. Ansøgning mærket DK-160.37260-W bedes sendt til Mercuri Executive, Philip Heymans Allé 5, 2900 Hellerup eller via e-mail til ans.off.dk@mercuriurval.com gerne som en Word-fil. Ansøgningsfristen er den 9. april 2008 inden kl. 12.00.
Job- og kravprofil Direktør Statens It Mercuri Urval A/S Marts 2008 Steen Vidø og Christian Kofoed-Enevoldsen
1. Indledning Regeringen har besluttet, at der skal etableres et fælles statsligt servicecenter for it, der skal varetage alle opgaver på administrativ it-drift og support, herunder de statslige serveropgaver. Det statslige servicecenter - Statens It - vil blive etableret som en selvstændig enhed i Skatteministeriet. Til etablering af Statens It har Skatteministeriet besluttet, at der i første omgang skal etableres en fusionsorganisation, hvortil der rekrutteres en direktør. Denne job- og kravprofil er udarbejdet af Mercuri Urval på grundlag af en arbejdsanalyse. Arbejdsanalysen baserer sig på gennemlæsning af udleveret materiale og samtaler med udvalgte personer med relationer til det nye centers opgaver. Job- og kravprofilen vil blive anvendt til: At sikre en fælles forståelse mellem Skatteministeriet og Mercuri Urval af organisationen, stillingen og profilen på den nye direktør At udsende til kandidater, der søger stillingen At vurdere kandidaternes kvalifikationer i forhold til de formulerede krav og forventninger til direktøren. Job- og kravprofilen er godkendt af Skatteministeriet som grundlag for de videre overvejelser omkring rekruttering og udvælgelse af ny direktør. 2. Jobprofil 2.1 Statens It Statens It vil få ca. 650 medarbejdere, der i fællesskab skal stå for betjeningen af de mere end 30.000 statslige it-brugere i de forskellige ministerier, styrelser og institutioner. Formålet med etableringen af Statens It er: At skabe et stærkt fagligt miljø At skabe høj kvalitet i arbejdet At tiltrække nye medarbejdere At effektivisere de nuværende processer Grundlaget for etableringen af Statens It er beskrevet i en rapport fra Finansministeriet, som sammen med andet baggrundsmateriale kan ses på Skatteministeriets hjemmeside: www.skm.dk/om_ministeriet/statensit. Statens It skal dække de administrative it-opgaver på alle ministerområder med undtagelse af de virksomheder, der af sikkerhedsmæssige årsager har behov for særlige it-løsninger eksempelvis Forsvarskommandoen, Rigspolitiet og dele af Udenrigsministeriet. Statens It vil skulle stå for driften af ca. 2.700 servere og datalagring samt for opgaverne brugerservice, drift og vedligehold, it-strategi, styring og opfølgning og it-projekter. De administrative hovedopgaver på it-området er samlet set de opgaver, der ikke er direkte knyttet til myndighedernes fagapplikationer. Det enkelte ministerium beholder ansvaret for udvikling, vedligehold og support af deres egne fagapplikationer, som er kendetegnet ved at være tæt koblet til løsning af myndighedens kerneopgaver, hvorfor der typisk kan være store tekniske og funktionelle forskelle på de enkelte løsninger. På et senere tidspunkt forventes gennemført en vurdering af potentialer og barrierer ved at konsolidere udviklingen, vedligeholdelsen og supporten af fagapplikationer. Side 2
Etableringen af Statens It skal ses i forlængelse af Strategi for digitalisering af den offentlige sektor 2007 2010, som regeringen, KL og Danske Regioner vedtog i juni 2007. Strategien har tre hovedtemaer, bedre service, øget effektivisering og stærkere samarbejde. De tre temaer har været retningsgivende for den foreslåede løsning på it-området. Der skal udvikles bedre og mere intelligente services til de statsligt ansatte, således at effektiviteten øges, og kvaliteten af arbejdsprocesserne forbedres Der skal frigøres ressourcer der, hvor stordriftsfordele og digitalisering kan højne produktiviteten og sikre en øget faglig bæredygtighed i statens opgaveløsning Endelig skal der skabes en strategisk platform, fælles standarder, fælles drift og fælles løsninger inden for it-området. Om baggrunden for etablering af Statens It se endvidere bilag 1 uddrag af kapitel 6 af Finansministeriets rapport om etablering af administrative servicecentre i staten. 2.2 Implementerings- og fusionsopgaven Etableringen af Statens It vil være en kompleks opgave, hvor it-opgaverne skal samles fra de forskellige ministerier, styrelser og institutioner, sådan at it-driften og it-udviklingen forløber optimalt samtidig med arbejdet med implementering. Implementeringen vil være en meget omfattende opgave, der forventes at forløbe indtil medio 2011, hvor de sidste institutioner på it-området er fuldt implementeret. I estimeringen af den tidsmæssige udstrækning af implementeringen har der været fokus på: At der afsættes den nødvendige tid til implementeringsforløbene At de enkelte implementeringsforløb ikke bliver for lange, da det kan resultere i usikkerhed hos såvel medarbejdere som kunder At ministerierne og særligt berørte medarbejdere fra starten involveres tæt i implementeringsforløbet At der sikres en effektiv implementering samt en sikker driftssituation under og efter implementeringen. Implementeringen vil falde i fire faser - forberedelse, udvikling, test, udrulning. Herefter vil der være en overgang til en driftsperiode med et yderligere optimeringspotentiale. Der vil være en række indsatsområder, hvor der vil være aktiviteter i hver fase, og hvor der vil være en tæt involvering af ministerierne: Generel projektledelse (planlægning af implementeringsforløb i samarbejde med ministerierne, sikre fremdrift, følge op på milepæle) Organisering (etablering af implementeringsorganisationer, der etableres styregrupper og andre koordinerende fora og styringsmekanismer) Centerfaciliteter (identificering og klargøring af lokaler til det nye center) It-transformation (nye it-systemer skal anskaffes og tilpasninger af andre systemer skal gennemføres) Procesændringer (arbejdsgange optimeres og standardiseres, SLA er udvikles) Opdatering af økonomi (fokus på at gevinster realiseres, udmøntning af implementeringsmidler) Medarbejderforhold og ledelse (medarbejdere, der skal flytte over til det nye center, identificeres og overflyttes, en ny ledelsesstruktur er på plads, og nye ledere er udpeget eller rekrutteret) Kommunikation (kommunikationsmateriale udarbejdes og kommunikationsaktiviteter gennemføres) Side 3
Der er foreløbig fastsat følgende tidsflow for forberedelsesfasen, som forløber i 2008: Udrulningsfaserne forventes at være de tidsmæssigt længste, idet det forventes, at ministerierne flyttes over i Statens It løbende i fasen. De detaljerede tidsplaner for udrulningsfasen vil blive udarbejdet som led i forberedelsesfasen. Rækkefølgen af ministerområdernes indfasning vil på den ene side blive bestemt af kompleksitetsgraden (størrelse, systemkompleksitet etc.) således, at de mindre komplekse ministerområder bliver indfaset først og på den anden side under hensyntagen til, at realiseringen af de identificerede gevinster ikke forsinkes. Implementeringen er gennemført, når følgende elementer er gennemført: Nye it-løsninger inden for de funktionelle områder er implementeret Samtlige ministerier/institutioner har underskrevet SLA er med det nye servicecenter Statens It leverer de ydelser til institutionerne, som er formuleret i SLA-aftalen. Alle relevante ledere og medarbejdere er indplaceret og i funktion i organisationen. 2.3 Organisationsstrukturen i implementerings- og fusionsfasen Organiseringen af implementerings- og fusionsfasen vil være inden for følgende model: Side 4
Fusionen vil blive ledet af en styregruppe. Styregruppen træffer de overordnede strategiske beslutninger. Skatteministeriets departementschef Peter Loft er formand for styregruppen, som har deltagelse fra repræsentative ministerier, herunder Finansministeriet. For at sikre ministeriernes løbende involvering i processen etableres der et eller flere fora til at varetage kontakten til de involverede ministerier. Det forventes blandt andet, at der nedsættes en referencegruppe for it-chefer i de enkelte ministerier i april 2008. Der vil også blive lavet et netværk for kommunikationsfolk i de enkelte ministerier i løbet af foråret 2008. Selve fusionsorganisationen består ud over direktøren - af et sekretariat og en række projekter, der fastlægges i løbet af foråret 2008. Fusionssekretariats opgave vil være at bistå direktøren med at koordinere de forskellige delprojekter, være sekretær for styregruppen, og stå for personale og HR, processer, kommunikation mm. Det vil blive ledet af en sekretariatsleder, som refererer til fusionsdirektøren. Sekretariatet forventes nedsat hen over sommeren og vil være fuldt bemandet til september 2008. Efterhånden som fusionsorganisationen overtager de enkelte driftsområder, vil organiseringen løbende blive tilpasset. Den endelige bemanding og organisering af Statens It skal herved dels kunne sikre, at det nye center har en tilstrækkelig størrelse til at udnytte de dokumenterede skalafordele, dels tilgodese at der på dele af enkelte ministeriers område kan være særlige krav til it-understøttelsen, som ikke hensigtsmæssigt varetages i en fælles itfunktion. 2.4 Medarbejderforhold Medarbejderne følger i etableringen af Statens It med opgaverne, efter principperne for personaleoverførelserne følger modellen fra kommunalreformen. Af den samlede gruppe består cirka 10% af chefer og mellemledere. Målet for overflytningsprocessen er, at det er de rigtige medarbejdere, der løser de rigtige opgaver både i Statens It og i de enkelte styrelser og institutioner. Side 5
Det er et centralt fokusområde at sikre, at medarbejderne samt deres faglige repræsentanter føler sig godt informeret og involveret i etableringen af Statens It. Derved skabes de bedst mulige rammer for medarbejderne og det nye servicecenter samt de lokale institutioner. God ledelse, spændende og udviklende arbejdsopgaver samt gode medarbejderforhold er vigtige, for, at staten kan fastholde og tiltrække medarbejdere i forbindelse med etableringen af administrative servicecentre. Derfor skal Statens It udvikles, så medarbejderne oplever et attraktivt jobindhold, hvor der er gode karrieremuligheder både for dem, der vil prøve kræfter som ledere, og dem, der ønsker at prøve kræfter med nye opgaver inden for deres fagområde eller blive endnu dygtigere til det, de gør i dag. 2.5 Økonomi Det er estimeret, at der over en treårig implementeringsperiode vil være engangsudgifter og investeringer for samlet set 487 mio. kr. Disse fordeler sig med 165 mio. kr. til implementeringen af Statens It, herunder særligt til fusionsøvelsen og sikringen af, at det nye it-center tilrettelægger sine arbejdsgange efter best practice. Investeringer i infrastrukturen, herunder servere og storage, er estimeret til 321 mio. kr., hvoraf størstedelen falder til hardware/software samt rammer til spejling og evt. straksafskrivninger. Omkostninger til etablering af det fysiske datacenter forventes at være i størrelsesordenen 32 mio kr. for at tilvejebringe de nødvendige lokaler med tilstrækkelige tekniske faciliteter. Et alternativ er, at outsource den samlede server- og storagedrift, hvilket vil kunne reducere de initiale omkostninger betydeligt. De samlede konsekvenser ved storskalaoutsourcing er dog ikke afdækket nærmere, hvorfor valg af en outsourcingstrategi beror på en mere systematisk analyse af fordele og ulemper herved. Se endvidere bilag 2 uddrag af Finansministeriets rapport med angivelse af de forventede implementeringsomkostninger. 2.6 Jobbet som direktør Jobbet som direktør for Statens It indebærer en selvstændig fusions- og udviklingsledelsesfunktion med et bredt netværk både i de statslige organisationer og hos it-leverandørerne. Direktøren vil få ansvaret for opbygningen af implementeringsorganisationen, der forventes opbygget som en projektorganisation med delprojekter og projektledere for de forskellige områder. Implementeringsopgaven vil være en fusionsopgave, der forventes at vare op til tre år. Herefter vil Statens It skulle drives videre som en driftsenhed med ansvar for den fortsatte optimering af den statslige it-anvendelse. Direktøren vil i ledelsen af fusionsprocessen referere til den nedsatte styregruppe for Statens It og i øvrigt indgå som medlem af Skatteministeriets koncernledelse med reference til Skatteministeriets departementschef. 2.7 Succeskriterier Målet med at etablere en fusionsorganisation er bl.a. at sikre en bred interessentinvolvering i implementeringsfasen. Det vil herunder være et succeskriterium, at Statens It kan tiltrække og fastholde de nødvendige kompetencer til projektorganisationen samtidig med, at den løbende it-driftsopgave løses for de forskellige ministerområder. Side 6
Det vil endelig være et succeskriterium, at det nye it-center efter implementeringen er et effektivt servicecenter og en attraktiv arbejdsplads for dets kommende medarbejdere. 2.8 Ansættelsesforhold Stillingen forventes besat på åremål og vil være klassificeret i lønramme 39 med cheflønstillæg, der forhandles særskilt, så aflønningen matcher de kvalificerede ansøgere. Ansættelsesområdet er Skatteministeriet med tilhørende institutioner. 3. Kravprofil Jobbet som direktør for Statens It er som det fremgår ovenfor et udfordrende og mangefacetteret job. Den kommende direktør skal derfor have gode lederegenskaber og en naturlig ledelsesmæssig autoritet gerne baseret på en solid erfaring fra større implementerings-, fusionerings- eller organisationsudviklingsopgaver. De faglige og personlige krav i stillingen vil være præget af, at direktøren skal lede en fusionsproces, hvor mange forskellige interesser både på beslutningsniveau og på mere operationelt plan skal håndteres. Det stiller krav om et bredt erfaringsgrundlag og et personligt engagement, som kan virke positivt engagerende og resultatskabende i fusionsprocessen og i den efterfølgende driftssituation. 3.1 Faglig profil og erfaringsmæssig baggrund Kandidater til stillingen må have en dokumenteret, bred ledelsesmæssig erfaring, som dækker både strategiske udviklingsopgaver og operationel resultatskabelse. Det vil være en fordel med ledelsesmæssig erfaring for ledelse gennem ledere - evt. i form af overordnet projektstyring og programledelse. Der kræves ikke en specifik uddannelsesmæssig baggrund, men direktøren har sandsynligvis en videregående uddannelse inden for det samfundsvidenskabelige eller det it-faglige område. Kandidater til stillingen forventes at have overordnet ledelsesmæssig indsigt på it-området, herunder vedrørende it-styring og it-drift i større organisationer. Det kan endvidere være en fordel at have it-viden på flere niveauer, så direktøren kan evne at sparre med de enkelte delprojekter og interessenter. Endelig kan viden fra it-området være af betydning i forhold til forhandling og indgåelse af aftaler med eksterne it-leverandører. Kandidater til stillingen må have en god forståelse for komplekse og politisk relaterede beslutningsprocesser, rammer og vilkår. Erfaring fra eller kendskab til arbejdet i den statslige forvaltning eller anden offentlig virksomhed vil derfor være en fordel. Det gælder herunder indsigt i og forståelse for det statslige bevillingssystem, resortansvarsfordeling og den statslige ressourceallokering. Kendskabet hertil kan evt. også være fra arbejde som ansvarlig leverandør af it-ydelser til det offentlige. 3.2 Personlige egenskaber For at løfte implementerings- og fusionsopgaven forventes direktøren at være en stærk kommunikator og integrator, der evner at træffe de fornødne beslutninger i samspil med styregruppen for implementeringen og i samråd med det kontaktforum for de forskellige statslige kunder, som etableres i forbindelse med etableringen af fusionsorganisationen. Side 7
Direktøren skal evne præcist at kunne aflæse og formidle de eksterne og interne forhold, som påvirker implementeringen af it-centret og de statslige interessenters bedømmelse heraf. Direktøren skal gennem sin ledelse fremme og udvikle det faglige og personlige potentiale ved fusionsprocessen og hermed evne på en engageret måde at fastholde og tiltrække kvalificerede medarbejdere. Direktøren skal være god til at delegere opgaver og give faglig sparring til de enkelte delprojekter. Direktøren skal trives i dialogen med andre mennesker og i mødet med forskellige synspunkter og skal have en evne til at begå sig i mange sammenhænge. Det gælder ikke mindst i forhold til at skabe en fælles vision og et fælles sprog for løsningen af opgaverne i Statens It både internt og eksternt. Direktøren skal kunne møde de statslige interessenter med åbenhed og respekt, men også kunne både udfordre og fastholde den røde tråd i implementeringen og forhandlingerne om serviceaftaler, hvor mange parter skal arbejde sammen for at få tingene til at lykkes. Af ledelsesmæssige og personlige egenskaber skal den kommende direktør samlet set: Være udadvendt og opsøgende med en god fornemmelse for og evne til at begå sig i den statslige forvaltning Have stærke kommunikative evner og herved kunne begejstre og skabe fremdrift i en åben og involverende dialog med interessenter og medarbejdere Være både proces- og resultatorienteret - have den fornødne robusthed, vedholdenhed og tålmodighed til at tage de lange seje træk Have gode forhandlingsevner og evne at indgå klare aftaler i forhold til både kunder og leverandører Være analytisk skarp og sprogligt præcis med en stærk evne til at se og formidle sammenhænge Være beslutnings-/handlingsorienteret og evne at være skarp i sin prioritering Være risikovillig og evne se nye muligheder, uden at det går ud over resultatopnåelsen Fremstå som objektiv og i besiddelse af en høj personlig integritet bl.a. ved at være god til at lytte, men også være klar i mælet. 4. Rekrutterings- og udvælgelsesprocessen 4.1 Ansøgningsfrist og indledende samtaler Ansøgninger skal være Mercuri Urval i hænde senest tirsdag den 9. april 2008, kl. 12.00. Umiddelbart herefter vil Mercuri Urval sammen med Skatteministeriet gennemgå de indkomne ansøgninger. På baggrund af gennemlæsning og vurdering af de indkomne ansøgninger tilbydes de ansøgere, der umiddelbart harmonerer bedst med de formulerede krav, en gensidig uforpligtende drøftelse med en konsulent fra Mercuri Urval. På baggrund heraf vil Skatteministeriet udvælge de kandidater, der i første omgang vil blive indbudt til samtale i Skatteministeriet. Side 8
4.2 Personvurdering Kandidater, der efter den første samtale ønsker at opretholde deres ansøgning, og af Skatteministeriet vurderes at være et relevant emne, gennemgår Mercuri Urvals personvurdering i løbet af uge 16/17. Personvurderingen omfatter: Skriftlig test via nettet ca. 2 timer Færdighedstest hos Mercuri Urval ca. 1 time Efterfølgende interview ca. 2 timer. Herefter indhentes efter aftale med kandidaterne referencer hos tidligere arbejdsgivere. 4.3 Samtaler med Skatteministeriet Skatteministeriet nedsætter et ansættelsesudvalg med Skatteministeriets departementschef som formand. Efter personvurdering og referencetagning afholdes samtaler i Skatteministeriet i uge 17. 4.4 Beslutning Umiddelbart efter anden samtalerunde forventer Skatteministeriet at træffe endelig beslutning om den kandidat, som får stillingen tilbudt. 4.5 Tiltrædelse Den 1. juni 2008 eller snarest efter. Side 9