Oktober 2014 Sagsnr. 013928-0190 cen/dla Udbudsbetingelser Annoncering vedrørende frit leverandørvalg indenfor personlig pleje og praktisk hjælp i Fredericia Kommune København Langelinie Allé 35 2100 København Ø Danmark Aarhus Værkmestergade 2 8000 Aarhus C Danmark Shanghai Suite 1818, 18/F No. 699 Nanjing West Road Jing an District, Shanghai, 200041 T +45 72 27 00 00 F +45 72 27 00 27 E info@bechbruun.com Advokatfirma CVR-nr. 25089944 www.bechbruun.com
2/14 Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Ordregiver... 3 3. Tilbudsindhentningsmateriale... 4 4. Generel beskrivelse af indkøbet og formålet... 5 5. Tidsplan... 5 6. Spørgsmål og nye oplysninger... 5 7. Spørgemøde... 6 8. Afgivelse af tilbud... 7 9. Gæld til det offentlige... 8 10. Økonomisk og finansiel formåen... 8 11. Teknisk og faglig formåen... 9 12. Konsortier og underleverandører... 9 13. Mindstekrav... 10 14. Tildeling af kontrakt... 10 15. Kontrakttildeling til andre tilbud end tilbuddet med den laveste pris... 11 16. Alternative tilbud og delbud... 12 17. Ordregivers forbehold... 12 18. Tilbudsgivers forbehold... 12 19. Tilbuddets opbygning... 13 20. Vedståelse... 13 21. Tilbudsgivers omkostninger... 13 22. Ejendomsret til udbudsmaterialet... 13
3/14 1. Indledning Disse betingelser for tilbudsindhentning gælder for Fredericia Kommunes ( ordregiver ) indhentning af tilbud vedrørende frit leverandørvalg indenfor (i) praktisk hjælp, (ii) personlige plejeopgaver døgnet rundt samt (iii) udvalgte delegerede sygeplejeydelser til borgere i Fredericia Kommune. Denne tilbudsindhentning annonceres på ordregivers hjemmeside. Materialet er offentliggjort den 8. oktober 2014. Opgaven er ikke annonceret efter hverken reglerne i bekendtgørelse nr. 712 af 15. juni 2011 og udbudsdirektivet eller reglerne i lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om indhentning af tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven). Der er tale om en annoncering af en såkaldt bilag II B ydelse. Henset til kontraktens størrelse, det forhold at der er frit valg på området, ordregivers geografiske placering og karakteren af de opgaver der skal udføres ( personlige tjenesteydelser ), er det ordregivers vurdering, at kontrakten ikke har en klar grænseoverskridende interesse. Det betyder, at de almindelige udbudsprincipper der kan udledes af EUF-traktaten og EU-domstolens praksis heller ikke finder anvendelse. Klagenævnet for Udbud er dermed ikke kompetent til at behandle indsigelser over udbudsprocessen. Ordregiver har dog valgt desuagtet at annoncere kontrakten på ordregivers hjemmeside, således at også udenlandske tilbudsgivere kan gøre sig bekendt hermed, samt i øvrigt at overholde almindelige principper om gennemsigtighed og ligebehandling. Ordregiver vil på den baggrund afvise tilbud der efter almindelige udbudsretlige principper er ukonditionsmæssige. Det anbefales derfor, at tilbudsgiverne sætter sig grundigt ind i dette dokument og alle tilhørende dokumenter inden tilbudsafgivelsen. I tilfælde af unormalt lave tilbud vil proceduren i udbudsdirektivets artikel 55 blive fulgt. At ordregiver har valgt frivilligt at annoncere opgaven indebærer ikke, at ordregiver har påtaget sig udbudsretlige forpligtelser ud over hvad der følger af gældende ret. 2. Ordregiver 2.1 Ordregiver for nærværende annoncering er: Fredericia Kommune Gothersgade 20
4/14 7000 Fredericia 2.2 Kontaktperson Alle henvendelser til ordregiver forud for afgivelse af tilbud skal sendes via e-mail til: Fredericia Kommune Team Udbud & Indkøb Att.: Pia Bergstrøm Rossen E-mail: pia.rossen@fredericia.dk Al kommunikation mellem tilbudsgiver og ordregiver vedrørende dette udbud skal foregå på dansk og være skriftlig. Ved henvendelser fra tilbudsgiver skal "Udbud af frit valgs-ydelser" anføres. 3. Tilbudsindhentningsmateriale Nærværende materiale består af: Betingelser for tilbudsindhentning Tro- og love-erklæring (Formular A) Blanket for konsortier (Formular B) Underleverandørerklæring (Formular C) Forbeholdsliste (Formular D) Kravspecifikation med underbilag (Bilag 1) Tilbudsblanket (Bilag 2) Udkast til kontrakt Databehandleraftale med underbilag Tilbudsindhentningsmaterialet består endvidere af spørgsmål og svar, som løbende bliver offentliggjort på følgende hjemmeside: www.fredericia.dk/erhverv/indkob-udbud/sider/aktuelle-udbud.aspx Det er ikke tilladt at ændre i det offentliggjorte materiale med undtagelse af de felter der er beregnet til udfyldning.
5/14 4. Generel beskrivelse af indkøbet og formålet Den annoncerede opgave angår udførelse af i) praktisk hjælp, (ii) personlige plejeopgaver døgnet rundt samt (iii) udvalgte delegerede sygeplejeydelser på ældreområdet i borgernes egne hjem. Opgaverne omfatter ikke beboere på plejehjem. Opgaverne er omfattet af servicelovens 83 om praktisk og personlig hjælp og sundhedsloven om sygeplejeindsatser delegeret fra den kommunale sygepleje. Borgerne kan frit vælge blandt Fredericia Kommunes eget personale og en af de vindende leverandører på baggrund af dette udbud. Det er ordregivers hensigt at indgå tre identiske aftaler på baggrund af dette udbud. Det er dog samtidigt ordregivers hensigt forsat selv at være leverandør af ydelser til borgerne. Det er ordregivers vurdering, at virksomhedsoverdragelsesloven ikke finder anvendelse. Såfremt en vindende tilbudsgiver rent faktisk måtte overtage medarbejdere fra en hidtidig leverandør i et sådant omfang, at virksomhedsoverdragelsesloven finder anvendelse, er dette et forhold der er ordregiver uvedkommende. Kontrakten løber i fire år og er fra ordregivers side uopsigelig i to år. Ordregiver har en option på forlængelse i yderligere et år. Leverandøren kan ikke opsige kontrakten. 5. Tidsplan Nedenstående tidsplan angiver udbudsforretningens væsentligste milepæle: Dato Disposition 8. oktober 2014 Annonceringsmaterialet offentliggøres på ordregivers hjemmeside. 11. november 2014 Spørgemøde 20. november 2014 Spørgefrist 30. november 2014 Frist for nye oplysninger vedrørende tilbudsindhentningen og for offentliggørelse af samtlige spørgsmål og svar på ordregivers hjemmeside 8. december 2014 Frist for afgivelse af tilbud kl. 14.00 Medio december 2014 Meddelelse om konkurrencens resultat 1. februar 2015 Forventet kontraktstart 6. Spørgsmål og nye oplysninger Spørgsmål vedrørende udbudsmaterialet skal fremsættes skriftligt på dansk.
6/14 Eventuelle spørgsmål fremsendes per e-mail til kontaktpersonen, jf. 2.2. Spørgsmål skal være modtaget senest den 20. november 2014 kl. 12.00. E-mails indeholdende spørgsmål skal i emnefeltet være mærket Spørgsmål vedrørende annoncering af frit valgs-ydelser. Spørgsmål bedes opstillet på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål vil sammen med svarene senest den 28. november 2014 blive offentliggjort i anonymiseret form på ordregivers hjemmeside. Alle spørgsmål og svar indgår som en del af udbudsmaterialet. Det er tilbudsgivers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger, som vil blive offentliggjort som svar på spørgsmål på ordregivers hjemmeside. Ordregiver kan inden for samme frist foretage ændringer i udbudsmaterialet. Sådanne ændringer vil blive behandlet på samme måde som svar på spørgsmål. 7. Spørgemøde Ordregiver vil den 11. november 2014, kl. 9.30-11.00 afholde et spørgemøde. På mødet har interesserede tilbudsgivere mulighed for at deltage. Ordregiver vil foretage en kort præsentation af udbudsmaterialet. Der vil i den forbindelse ikke blive givet information, der ikke kan udledes af det skriftlige materiale. Tilbudsgiverne vil herefter have mulighed for at stille mundtlige spørgsmål på mødet. Såfremt spørgsmålene vurderes at være afklarende vil disse blive besvaret mundtligt. Såfremt spørgsmålet vurderes at have væsentlig eller generel karakter, vil tilbudsgiveren eventuelt blive henvist til at stille spørgsmålet skriftligt. Ordregiver vil udarbejde et referat af spørgemødet inkl. de mundtlige svar på spørgsmål, der måtte være givet. Referatet vil blive gjort tilgængeligt på ordregivers hjemmeside. Såfremt ordregiver anvender et præsentationsmateriale vil dette også blive offentliggjort. Tilbudsgiverne skal senest den 7. november 2014 tilmelde sig spørgemødet inkl. oplysninger om, hvor mange personer der deltager. Såfremt der alene modtages få til-
7/14 meldinger forbeholder ordregiver sig at aflyse mødet. De tilbudsgivere der har tilmeldt sig vil blive orienteret om aflysningen. Tilbudsgiverne opfordres til at fremsende spørgsmål skriftligt inden mødet, i det omfang det er muligt. Spørgemødet vil blive afholdt i Fredericia. Nærmere oplysninger om sted sendes til tilbudsgiverne senest dagen før spørgemødet. 8. Afgivelse af tilbud 8.1 Antal tilbud Tilbudsgivere kan alene afgive ét tilbud hver. Såfremt en tilbudsgiver afgiver flere tilbud vil alene det tilbud med den laveste pris blive taget i betragtning. 8.2 Aflevering af tilbud Tilbuddet skal afleveres i: Ét papir-eksemplar mærket Original indeholdende det samlede tilbud med bilag. Bilag 2 skal være forsynet med underskrift. Én elektronisk kopi vedlagt det fysiske tilbud på USB stick. Det samlede tilbudsmateriale skal indleveres i lukket emballage mærket "frit valgsydelser må ikke åbnes af poståbningen". I tilfælde af indbyrdes modstrid mellem oplysninger i det fysiske tilbud og den elektroniske kopi vil det fysiske tilbud være gældende. Tilbudsfristen er den 8. december 2014 kl. 14:00. Tilbud anses for rettidigt modtaget såfremt den fysiske original er modtaget inden tilbudsfristen. Det er tilbudsgivers ansvar at overholde tilbudsfristen. Der gøres ingen undtagelser. Tilbud fremsendes til: Fredericia Kommune Team Udbud & Indkøb Att.: Pia Bergstrøm Rossen Gothersgade 20 7000 Fredericia Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud.
8/14 9. Gæld til det offentlige Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Tilbudsgiver skal afgive erklæring på tro og love, som er vedlagt udbudsbetingelserne som Formular A. 10. Økonomisk og finansiel formåen Ordregiver vil alene indgå kontrakt med virksomheder der utvivlsomt besidder en tilstrækkelig økonomisk og finansiel formåen til at udføre opgaven. For at komme i betragtning er det et mindstekrav, at følgende tre kriterier alle er opfyldt: En omsætning i seneste afsluttede regnskabsår på mindst 10 mio. kr. indenfor områderne (i) praktisk hjælp, (ii) personlige plejeopgaver døgnet rundt samt (iii) udvalgte delegerede sygeplejeydelser til borgere. Positiv egenkapital i senest afsluttede regnskabsår. Positiv soliditetsgrad i senest afsluttede regnskabsår. Soliditetsgraden beregnes på baggrund af følgende formel: (Egenkapital x 100) / (Totale aktiver). Tilbudsgiver skal dokumentere overfor ordregiver, at tilbudsgiver har den økonomiske og finansielle formåen til at løfte opgaven i hele kontraktperioden. Dette kan ske ved fremlæggelse af: Den seneste reviderede og godkendte årsrapport En revisorerklæring Anden måde der giver ordregiver tilsvarende sikkerhed for kravenes opfyldelse Det bemærkes, at omsætningskravet skal være opfyldt indenfor de tre områder. Der er således ikke tale om et krav til tilbudsgivers totale omsætning. Dermed vil en årsrapport typisk alene udgøre tilstrækkelig dokumentation hvis tilbudsgiveren ikke udføre andre former for opgaver.
9/14 Hvis tilbudsgiver baserer sig på en anden virksomheds finansielle status, skal den pågældende virksomhed afgive en bindende erklæring om, at virksomheden hæfter solidarisk og ubegrænset med tilbudsgiver for kontraktens opfyldelse i hele kontraktperioden. 11. Teknisk og faglig formåen Ordregiver vil alene indgå kontrakt med virksomheder, der besidder en tilstrækkelig teknisk og faglig formåen. Ordregiver stiller derfor krav om, at tilbudsgiver kan anføre mindst én reference. Referencen eller referencerne skal angives i tilbudsblanketten, Bilag 2. For at være en acceptabel reference skal følgende krav være overholdt: Kontrakten skal vedrøre (i) praktisk hjælp, (ii) personlige plejeopgaver døgnet rundt samt (iii) udvalgte delegerede sygeplejeydelser til borgere. Det er et krav, at kontrakten har omfattet alle tre dele. Kontrakten skal have været i kraft 1. januar 2012 eller senere. Den månedlige kontraktsum skal i perioden fra 1. januar 2012 og til kontrakten ophørte, alternativt indtil tilbudsfristen, gennemsnitligt have været på mindst 600.000 kr. 12. Konsortier og underleverandører 12.1 Konsortier Tilbudsgivere der ikke kan opfylde de opstillede mindstekrav til referencer eller i kravspecifikationen kan indgå i et konsortium med andre virksomheder. Såfremt denne mulighed benyttes, skal Formular A og Formular B udfyldes og underskrives af samtlige konsortiedeltagere. Endvidere skal Bilag 2, punkt 1, 2, 3 og 7 udfyldes og bilaget underskrives. Såfremt hver konsortiedeltager afgiver priser mv., vil den højeste af hver tilbudt pris blive lagt til grund ved evalueringen, og denne pris vil herefter gælder for konsortiet. Der skal udpege en virksomhed eller person (befuldmægtiget), som ordregiver med bindende virkning for konsortiet kan indgå aftaler med. Den befuldmægtigede skal udfylde Bilag 2, punkt 4-6 på konsortiets vegne. For så vidt angår konsortiets økonomiske og finansielle formåen er det konsortiets samlede tal der er afgørende. Hvis et konsortium består af to deltagere og den ene har en egenkapital der er negativ med en million, og den anden har en egenkapital på to millioner, er konsortiets relevante samlede egenkapital en million kroner. Såfremt der afgives tilbud som konsortium, hæfter hver enkelt konsortiedeltager fuldt ud og solidarisk for opgavens udførelse overfor ordregiver.
10/14 12.2 Underleverandører Såfremt tilbudsgiver påtænker at lade opgaven udføre delvist ved underleverandører, skal det i tilbuddet anføres i hvilket omfang de pågældende underleverandører skal udføre opgaver for ordregiver i kontraktperioden. Endvidere skal underleverandøren aflevere Formular A og Formular C i underskrevet stand. Det bemærkes, at tilbudsgiver påtager sig det fulde ansvar for kontraktens opfyldelse uanset anvendelsen af underleverandører. 13. Mindstekrav Kravspecifikationen er i sin helhed at anse for mindstekrav. Tilbudsgiver skal ved at underskrift af Bilag 2 erklære, at alle mindstekrav i kravspecifikationen, Bilag 1, kan og vil blive overholdt. Tilbudsgiver skal endvidere i Bilag 2 dokumentere eller beskrive hvordan en række af de opstillede mindstekrav overholdes. 14. Tildeling af kontrakt 14.1 Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver kontrollerer, at tilbuddet er konditionsmæssigt, hvilket vil sige, at tilbuddet opfylder følgende punkter: 14.2 Tildelingskriterium Tilbuddet er fremsendt rettidigt til den korrekte adresse Tilbuddet er vedlagt alle krævede dokumenter og oplysninger Tilbuddet indeholder ikke uacceptable forbehold Tilbudsgiver opfylder betingelserne til økonomi og referencer angivet ovenfor Indkomne tilbud evalueres på grundlag af tildelingskriteriet laveste pris
11/14 De i Bilag 2 tilbudte priser vægtes i forbindelse med evalueringen på følgende måde: Ydelse Vægt Praktisk bistand 33 % Plejeopgaver samt udvalgte delegerede sygeplejeydelser dagtid 31 % (hverdage 07.00-17.00) Plejeopgaver samt udvalgte delegerede sygeplejeydelser øvrig tid (hverdage 17.00-07.00, lørdage, søndage og 36 % helligdage). De anførte vægtninger er baseret på ordregivers opgørelse over fordeling af ydelserne inden udbuddets iværksættelse. 15. Kontrakttildeling til andre tilbud end tilbuddet med den laveste pris En kontrakt vil blive tildelt tilbudsgiveren med den laveste pris. Herefter vil tilbudsgiveren med den næstlaveste pris blive tilbudt en aftale. Såfremt denne aftale indgås, skal det imidlertid ske til de priser, som den vindende tilbudsgiver har tilbudt. Ordregiver vil således stille det som en betingelse for aftaleindgåelse (med andre end tilbudsgiveren med den laveste pris), at aftalen indgås til andre priser end de tilbudte. De pågældende tilbudsgivere kan derfor frit afslå at indgå aftalen med ordregiver. Ordregiver vil herefter fortsætte nedad i rækken af tilbudsgivere således at der indgås op til i alt tre aftaler med eksterne leverandører. Såfremt ingen eller blot én af de øvrige tilbudsgivere accepterer at indgå kontrakt på den vindende tilbudsgivers vilkår, vil ordregiver alene indgå én henholdsvis to aftaler på baggrund af dette udbud. Det bemærkes, at såfremt en tilbudsgiver tager et forbehold, som ordregiver vælger at acceptere, så vil ordregiver være forpligtet til at prissætte dette forbehold, hvis det har en økonomisk værdi. Denne prissætning skal i givet fald fortages konservativt. I forbindelse med evalueringen vil prissætningen altså blive tillagt de tilbudte priser. Hvis den pågældende tilbudsgiver tilbydes en kontrakt på den bedste tilbudsgivers vilkår, vil prissætningen imidlertid blive fratrukket den tilbudte pris (ekskl. prissætningen). Dette sker for også i kontraktperioden at neutralisere den fordel, som den pågældende tilbudsgiver opnår ved at have taget forbeholdet. Såfremt den pågældende tilbudsgiver, efter prissætningen, har afgivet tilbuddet med den laveste pris, vil denne pris (inkl. prissætningen) være den pris, som de øvrige tilbudsgivere vil blive tilbudt en aftale på baggrund af. Den relevante tilbudsgiver, der
12/14 har taget forbehold, vil derimod skulle udføre opgaven til den tilbudte pris uden prissætningen, men til gengæld på baggrund af et tilbud inkl. et forbehold. Som angivet i afsnit 18, har ordregiver mulighed for uden nærmere begrundelse at afvise tilbud med forbehold. 16. Alternative tilbud og delbud Alternative tilbud vil ikke blive taget i betragtning. Der kan ikke afgives delbud. 17. Ordregivers forbehold Ordregiver forbeholder sig ret til at annullere tilbudsindhentningen eller at gennemføre en ny tilbudsindhentning, såfremt der er saglige grunde eller forhold, der tilsiger det. Ordregiver forventer ikke at indgå en forhandling med tilbudsgiverne. Tilbudsgivere opfordres derfor til at afgive deres bedste pris i deres tilbud. Ordregiver forbeholder sig dog ret til at forhandle med tilbudsgivere om afgivne tilbud. Såfremt ordregiver benytter sig af denne ret, vil forhandling gennemføres med alle tilbudsgivere, der opfylder mindstekravene. 18. Tilbudsgivers forbehold Alle forbehold skal tydeligt angives i Formular D. Ordregiver er berettiget til at afvise tilbud der indeholder forbehold, idet ligebehandlingsprincippet vil blive overholdt. Såfremt ordregiver vælger at acceptere et forbehold vil ordregiver prissætte dette i forbindelse med evalueringen. Såfremt der tages forbehold for mindstekrav, grundlæggende elementer eller elementer der ikke kan prissættes, er ordregiver forpligtet til at afvise tilbuddet i dets helhed. Kravspecifikationen udgør i det hele mindstekrav, hvorfor der ikke kan tages forbehold for kravspecifikationen. Forbehold overfor væsentlige dele af kontrakten vil blive anset for grundlæggende elementer. Såfremt tilbudsgiver identificerer ting i udbudsmaterialet eller kontrakten der gør, at tilbudsgiver ikke ser sig i stand til at afgive tilbud uden forbehold, opfordres
13/14 tilbudsgiver til at kontakte ordregiver ved at stille spørgsmål, jf. proceduren herfor. Ordregiver vil herefter forholde sig til de anførte forhold eller uhensigtsmæssigheder. Tilbud med forbehold løber således en betydelig risiko for at blive afvist. Såfremt tilbudsgiver vedlægger egne salgs- og leveringsbetingelser, eller andre standardiserede vilkår eller betingelser, vil hver enkelt bestemmelse heri blive anset for et selvstændigt forbehold. Det frarådes derfor, at vedlægge egne salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Der henvises i øvrigt til punkt 15 vedrørende kontrakttildeling i tilfælde, hvor der er taget forbehold. 19. Tilbuddets opbygning Følgende dokumenter skal være inkluderet og/eller underskrevet i tilbudsgivers tilbud, for at tilbuddet opfylder de indholdsmæssige krav: Tilbudsblanket (Bilag 2) Tro- og love-erklæring (Formular A) Blanket for konsortier (Formular B), hvis relevant Underleverandørerklæring (Formular C), hvis relevant Forbeholdsliste (Formular D), hvis relevant 20. Vedståelse Tilbud skal være bindende i fire måneder efter tilbudsfristens udløb. Det bemærkes, at tilbudsgiver skal vedstå tilbuddet indtil vedståelsesfristens udløb uanset om tilbudsgiver bliver tildelt en aftale. En meddelelse om, at kontrakten er tildelt til anden side udgør således ikke et afslag af tilbuddet eller en frigørelse fra vedståelsen af tilbuddet. 21. Tilbudsgivers omkostninger Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler tilbudsgiver. 22. Ejendomsret til udbudsmaterialet Ordregiver har enhver rettighed, herunder ophavsret og ejendomsret, til udbudsmaterialet og oplysninger, der i øvrigt afgives i forbindelse med udbuddet.
14/14 Modtagne tilbud vil ikke blive returneret. Der ydes ikke vederlag for tilbudsafgivelse.