Udviklingskontrakt 2016 for Tandplejen

Udviklingskontrakt 2016 for Tandplejen 1. Virkeliggørelse og koordinering af politisk besluttede forandringer Kommunens samlede ledelse arbejder målrettet på, at Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer for 2016 virkeliggøres og koordineres i hele organisationen. Direktionen varetager den overordnede ledelse af organisationen og af kontraktholder. Direktionen delegerer ledelses-, styrings- og udviklingsopgaver i forhold til den daglige drift til kontraktholder. Kontraktholder har dermed fuld kompetence til at træffe faglige, økonomiske og administrative beslutninger inden for eget kontraktområde. Det er dermed kontraktholders ledelsesopgave at sikre, at indsatser og aktiviteter i det lille fællesskab (arbejdspladsen) og i det store fællesskab (Skanderborg Kommune) bidrager til virkeliggørelse af Byrådets visioner, politikker og politisk besluttede forandringer for 2016. I forhold til varetagelse af den nævnte ledelsesopgave refererer kontraktholder Jens Poulsen til direktionen ved direktør Lars Clement. I denne relation gælder det samtidigt, at direktionen delegerer kompetence til at varetage en række af de overordnede og tværgående ledelsesopgaver til fagchefen på børn- og ungeområdet. Det gælder f.eks.: Lederudvikling og ledelsestilsyn, herunder medarbejderudviklingssamtale samt ansættelse og afskedigelse af kontraktholder, koordinering af drifts- og udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere, igangsættelse af tværgående udviklingsopgaver, som går på tværs af flere kontraktholdere, facilitering af videndeling og inspiration til gavn for det store fællesskab, dialog med kontraktholder i forbindelse med udarbejdelse af kontraktmål, udkast til kontrakt med direktionen og opfølgning på kontraktmål. I relationen mellem kontraktholder og direktionen gælder videre, at direktionen har delegeret kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende økonomistyring til økonomichefen samt kompetence til at varetage ledelsestilsyn vedrørende sygefravær og udmøntning af overenskomster til HR/løn- og personalechefen. Kontraktholders budget og budgetforudsætninger fremgår af den administrative budgethåndbog. Fagchefen, økonomichefen og HR/løn- og personalechefen er forpligtede til at koordinere varetagelsen af deres respektive tilsynsopgaver. 2. Udviklingskontraktens mål for 2016 Udviklingskontrakten skal overordnet afspejle Byrådets politikker og de politisk besluttede forandringer. Kontraktholder skal især være opmærksom på, om der er konkrete forandringer, som fordrer formulering af et kontraktmål f.eks. fordi det ikke er omfattet af direktionens Idé- og Arbejdsgrundlag (DIA). Direktionen har i sit Idé- og Arbejdsgrundlag udpeget de indsatsområder, som aftale- og kontraktholdere skal omsætte til udviklingsmål i de relevante faglige fællesskaber. Indsatsområderne sætter retningen for kontraktmålene i forhold til de af Byrådets politikker og politisk besluttede forandringer, hvor direktionen vurderer, at det har strategisk betydning, at der formuleres udviklingsmål i de relevante faglige fællesskaber. Derudover sætter indsatsområderne tilsvarende retning for kontraktmålene i forhold til direktionens egne fokuspunkter i udviklingen af organisationen mv. 1

Ud over disse mål skal kontrakten også synliggøre kontraktholders egne mål på højt prioriterede udviklingsområder. Udviklingskontrakten viser på denne måde kontraktholders samlede udviklingsindsats i 2016. 3. Aktiviteter Det er kontraktholder, der ofte i samspil med de relevante faglige fællesskaber tilrettelægger de aktiviteter, der skal sikre, at udviklingsmålene realiseres. Aktiviteterne tilrettelægges og igangsættes løbende, men i det omfang aktiviteterne tilrettelægges i sammenhæng med målformuleringen, kan disse med fordel synliggøres i kontrakten. 4. Opfølgning Opfølgning på kontraktmål, der omsætter politisk besluttede forandringer, sker via den politikkontrol, som udvalgene varetager på vegne af Byrådet. Opfølgningen på de politisk besluttede forandringer afrapporteres til Byrådet i forbindelse med de tre årlige budgetopfølgninger. Afrapporteringen i forbindelse med budgetopfølgningerne koordineres af det relevante fagsekretariat / den relevante stab. Opfølgning på øvrige udviklingsmål i kontrakten sker løbende, og varetages grundlæggende af de relevante fag- og stabschefer i henhold til den ledelseskompetence, som er delegeret til fag- og stabschefer fra direktionen. Herudover tilrettelægger direktionen i foråret 2017 en dialog med den enkelte kontraktholder om det samlede resultat af indsatsen i forhold til kontraktmålene. Opfølgning på øvrige udviklingsmål formidles til de politiske udvalg i det omfang, hvor det kan understøtte udvalgenes politikkontrollerende arbejde i forhold til politikker og politisk besluttede forandringer. I det omfang opfølgningen tilrettelægges i sammenhæng med målformuleringen, kan denne med fordel synliggøres i kontrakten. Kontrakten er gældende for 2016. 5. Kontraktholders mål A. Understøttelse af det nye ledelsesgrundlag Udvikling af kernefagligheden hos medarbejderne i overensstemmelse med Kommunen 3.0-tænkningen og MUS til alle. A.1 Hver enkelt medarbejder skal være fortrolig med Kommune 3.0, således at Tandplejen i sit daglige møde med brugerne praktiserer Kommune 3.0-tænkningen som det naturlige valg. 2014: Drøftelser og begrebsafklaring har i 2014 fundet sted på lederinternat, til klinikmøder, distriktsmøder, MEDmøder og ledermøder samt til MUS-samtale. Tandplejen har med afsæt i Kommune 3.0 (FAQ) udarbejdet sin egen oversættelse, Kommune 3.0 og Tandpleje 3.0, som er blevet behandlet i dialog med medarbejderne til MUS-samtale. Efter MUS-samtale er hver enkelt medarbejder blevet bedt om at give en skriftlig tilbagemelding på Kommune 3.0 og Tandpleje 3.0, herunder tilkendegive om skriftet er meningsfuldt, eller om der har forekommet uforståelige passager. 2015: Kommune 3.0 vil naturligt indgå i det daglige arbejde; ikke så meget som et fælles tema, der skal arbejdes særskilt med, men snarere som en naturlig del af den identitet, Tandplejens ledere og medarbejdere kan spejle sig i. Der er i skrivende stund blandt Tandplejens medarbejdere en udtalt fornemmelse af, at Kommune 3.0 er noget, vi allerede har praktiseret længe. 2016: En ny Kontrakt for Tandreguleringsbehandlinger er netop blevet taget i brug i oktober 2015. Kontrakten er en uddybende beskrivelse af de gensidige forpligtelser, der er i enhver længerevarende bøjlebehandling mellem på den ene side forældre og patient og på den anden side Tandplejen. Sigtet med kontrakten er således, at den nødvendige forventningsafstemning kan finde sted, inden behandling iværksættes. Alternativt bør drøftelsen af kontrakten give forældre og patient mulighed for at takke nej til tilbuddet om tandreguleringsbehandling på baggrund af en både solid information og en saglig dialog. 2

Opfølgning på arbejdet med Kommune 3.0 bliver ikke i samme grad som i 2014 og 2015 planlagt til at skulle finde sted i bestemte sammenhænge og med bestemte intervaller. Årsagen er, at Kommune 3.0-tænkningen i stigende grad er blevet en naturlig og integreret del af arbejdet. Der vil derfor i 2016 snarere blive tale om ad hoc opfølgning på MED- Udvalgsmøder, MUS-samtaler og Ledermøder, hvis behovet måtte opstå. Herudover vil opfølgning på Kontrakt for Tandreguleringsbehandlinger finde sted i dialog med den ledende specialtandlæge. A.2 Medarbejder Udviklingssamtale til alle. 2014: MUS-samtalen har taget afsæt i Medarbejderprofilen. Medarbejderprofilen er inden MUS-samtalen blevet udfyldt af medarbejderen, som med afkrydsning og bemærkninger har markeret sin grad af enighed i medarbejderprofilens udsagn. MUS-samtalen har herefter taget udgangspunkt i medarbejderens besvarelse samt drøftet baggrunden for ønsket om at formulere en Medarbejderprofil i Skanderborg Kommune. 2015: MUS-samtalen har i år benyttet et forenklet og lidt mindre konstrueret skema, men i princippet med samme fokus på kerneopgaver, kompetencer og udviklingspotentiale. LUS-samtalen har været individuelt tilrettet og tilpasset den enkelte leders behov. 2016: Tandplejens ledere afholder ligesom tidligere år MUS for alle faste medarbejdere. De eneste medarbejdere, som ikke automatisk tilbydes en årlig MUS er vikarer i kortere ansættelse, f.eks. i et barselsvikariat. Tandplejens ledergruppe har tidligere besluttet, at MUS skal finde sted i efteråret af det aktuelle år. Udviklingssamtalerne afvikles både som MUS og i visse sammenhænge som TUS. Fordelen ved at Tandplejens ledergruppe afholder MUS på samme tidspunkt af året er, at ledergruppen får mulighed for at følge op på eventuelt generelle problemstillinger, som måtte være blevet rejst af medarbejderne i forbindelse med afvikling af MUS. Der afholdes ligesom tidligere MUS-samtale med samtlige faste medarbejdere i Tandplejen. Ledergruppen drøfter efterfølgende generelle temaer i forbindelse med årets MUS på ledermøde. B. Nedbringelse af sygefravær Dialog og vidensdeling. Tandplejen ønsker at bibeholde eller at sænke det lave sygefravær yderligere. De seneste 12 måneder viser et sygefravær på 3,29 % (Targit). Tandplejen ønsker hurtig klarhed over karakteren af medarbejderens sygdom, så relevante initiativer til sikring af klinikkernes drift, de øvrige medarbejderes trivsel samt den syge medarbejders tilbagevenden til arbejdet kan iværksættes. Aktiviteter og opfølgning på kontraktmålet: Tandplejen behandler fraværsdata fra Targit 1 gang om måneden på ledermøde. Den enkelte leder følger herefter op med sygesamtaler i nødvendigt omfang. Tandplejen benytter som udgangspunkt ikke 3-7-14 modellen, da vi med vores nuværende rapportering af fravær har stor føling med karakteren af den enkelte medarbejders fravær. Tandplejen benytter sig af hjælp og sparring med kommunens HR-konsulenter, hvor det har været relevant, f.eks. i forbindelse med langtidssygemeldinger. C. Effektivisering i fællesskab Tandplejens mål er overordnet set Mest Mulig Tandsundhed For Pengene. I konsekvens heraf fokuseres på en række delmål: 1. At tandplejens opgaver løses på et højt fagligt niveau. 2. At personaleressourcerne udnyttes bedst muligt gennem opgaveglidning mellem tandplejens faggrupper. 3. At personalekompetencerne bringes til fuld udfoldelse gennem sparring personalegrupperne imellem. 4. At kostbart klinikudstyr udnyttes bedst muligt. 5. At materialespild undgås på de store klinikker. En realisering af det fulde effektiviseringspotentiale i Tandplejen, herunder en optimeret ressourceudnyttelse af såvel personale som klinikudstyr, vil på sigt forudsætte yderligere strukturelle tilpasninger med en mere central klinikstruktur. Tandplejen har udarbejdet et Effektiviseringskatalog. Effektiviseringskataloget er et dokument med ideer og forslag til 3

effektiviseringsemner. Effektiviseringskataloget er derfor dét værktøj, der sikrer et Strategisk fokus på effektivisering. Effektiviseringskataloget ajourføres 1-2 gange i kvartalet med deadline og status for de forskellige projekter. Således er nogle projekter afsluttet og fuldt implementeret, mens andre fortsat er under udvikling, og atter andre kun befinder sig på et ufærdigt idéstadium. Et strategisk fokus på effektivisering indebærer desuden, at Tandplejens ledergruppe forbereder sig på de forventelige ændringer i medarbejdersammensætningen, som vil opstå i løbet af en 5 års periode i forbindelse med pensioneringer og efterfølgende stillingsvakance i disse tilfælde er muligheden for opgaveglidning samt trimning af personaleressourcer altid en obligatorisk overvejelse. Eksempler på effektiviseringer i Tandplejen: 2012-2015: Organisatoriske tilpasninger centralisering af klinikker og bedre udnyttelse af personalekompetencer Tandklinikken Skanderborg og Tandreguleringen Skanderborg etableredes i 2012, hvorved fase 1 0g 2 i Byrådets beslutning om centralisering af klinikstrukturen var en realitet. Den nye klinik udgøres af 3 tidligere behandlingsklinikker fra 3 skoledistrikter med sammenlagt 4.500 børn. Herudover samler Tandreguleringen Skanderborg de større tandreguleringsbehandlinger for samtlige Skanderborg Kommunes 15.500 børn og unge. Da mere end 80 procent af tandplejens budget udgøres af lønkroner, arbejdes der specifikt med opgaveglidning efter LEON-princippet (Laveste Effektive Omkostningsniveau) på den nye tandlægeklinik. Således er der etableret teamtandpleje, hvor Tandplejens forskellige faggrupper arbejder i teams. I praksis betyder det, at specialtandlægen i videst muligt omfang delegerer opgaver til tandlæger, tandplejere og klinikassistenter, så den enkelte faggruppe løser en given opgave til færrest mulige omkostninger. Opgaveglidning bidrager samtidig til et kompetenceløft af tandlæger, tandplejere og klinikassistenter, og opgaveglidning har derfor også en gunstig indflydelse på arbejdsmiljøet. Opgaveglidning har to hovedforudsætninger: Dels skal patientgrundlaget være tilstrækkeligt, og dels skal klinikken have de nødvendige fysiske rammer. Implementering og konsolidering af teamtandpleje vil være en proces, der løber over flere år. Foreløbig er der etableret teamtandpleje på: Tandklinikken Skanderborg og Tandreguleringen Skanderborg i Bloms Byggeri Ry Tandklinik Stilling Tandklinik, idet Virring Tandklinik i 2015 blev sammenlagt med Stilling Tandklinik Gyvelhøj Tandklinik og Skovbyskolens Tandklinik. Disse klinikker har i 2014-2015 intensiveret samarbejdet i videst mulige omfang under den nuværende klinikstruktur. 2009 samt 2012: Organisatoriske tilpasninger meddelelse af uansøgt afsked I 2009 og i 2012 har det været nødvendigt at meddele nogle af Tandplejens medarbejdere uansøgt afsked. Efterstående har Tandplejen benyttet opgaveglidning samt lean-værktøjer for at sikre, at kerneydelsen fortsat har kunnet leveres, blot med anvendelse af færre ressourcer. 2013: Digitalisering og ny teknologi Fuldt implementeret effektivisering. I 2013 er samtlige af kommunens tandklinikker blevet udstyret med digital røntgen. Digitaliseringen indebærer 5 minutters mindre ventetid for patienten og tandlægen, så tiden kan benyttes til klinisk relevante formål. Herudover sikrer digitaliseringen, at faglig drøftelse af røntgenbilleder kan finde sted mellem behandlere på forskellige klinikker. 2013-2016: Bedre tilrettelæggelse af arbejdet bedre udnyttelse af personalekompetencer Lean igen: I forbindelse med nedenstående effektivisering har fokus været rettet mod at skabe mest mulig værdi for borgerne ved at minimere en eller flere typer af spild, hvor det har været muligt. I 2013 er tandlægen begyndt at fravisitere de sunde børn, så specialtandlægen ikke skal undersøge børn uden tandreguleringsbehov. Denne ændring frigiver specialtandlægeressourcer, som kan bruges på tandreguleringsbehandlinger. Målet vil være fuldt implementeret i august 2016. 2012-2015: Effektiviseringer med samtidig fokus på et godt arbejdsmiljø Sideløbende med effektiviseringstiltagene er det nødvendigt at bevare et godt arbejdsmiljø for både medarbejdere og ledere. Et godt arbejdsmiljø og trivsel på arbejdspladsen er de nødvendige forudsætninger for, at effektiviseringerne vil lykkes. Tandplejen arbejder fortløbende på at styrke samarbejde og dialog i MED-udvalget, så samspillet mellem tillidsrepræsentanter, sikkerhedsrepræsentanter, menige MED-udvalgsrepræsentanter og ledelse foregår i åbenhed og i en god atmosfære. Målet er fortsat trivsel blandt tandplejens medarbejdere i en tid, hvor løbende forandringer som følge af effektiviseringer er det eneste sikre. Ledelsens opgave er i denne sammenhæng at gøre hver enkelt medarbejder fortrolig med, hvad der kan betegnes som grundvilkår, der ikke kan ændres, så medarbejdere og ledere i stedet kan fokusere på de områder, hvor handlemuligheder og nytænkning er relevant i effektiviseringssammenhæng. Opfølgning på kontraktmålene: Der følges op på effektiviseringsprojekter 1-2 gange kvartalsvist på lange ledermøder, hvor Effektiviseringskataloget og deadlines gennemgås. De fleste effektiviseringsprojekter er flerårige. Medarbejdere, der har ideer til effektiviseringstiltag, har desuden mulighed for at maile til overtandlægen, hvorefter forslagene vil blive drøftet og behandlet af ledergruppen. 4

Herefter orienteres medarbejderen om status på effektiviseringsforslaget. Opfølgning vedrørende det gode arbejdsmiljø og trivsel finder sted på MED-udvalgsmøder, klinikmøder samt hvis der måtte være behov på ad hoc møder. D. Robusthed og livsmestring Udvikle og understøtte borgernes mestring af eget liv og robusthed. Mestring af egen tandsundhed (se desuden Sundhedspolitikkens strategispor 4, Borgernes sunde livsstil styrkes ) Tandplejen vil i 2016 fortsat arbejde for: At 0-17 årige gennem forløbet i Tandplejen kommer til at mestre egen tandsundhed At forebygge tandlægeskræk hos 0-17 årige At tandsundheden blandt 0-17 årige (cariesfriheden) er højst mulig under de givne rammer At tandsygdomsforekomst blandt 0-17 årige (caries) er lavest mulig under de givne rammer Aktiviteter og forudsætninger: Tandbehandling udføres altid så smertefrit som muligt. Tandbehandling finder sted efter aftale og med accept fra patient og forældre. Tandplejens medarbejdere gennem dialog involverer patient og forældre i påtænkte behandlinger, så forventningsafstemning er opnået inden behandlingsstart. Tandplejens medarbejdere har den tilstrækkelige psykologiske indsigt i og forståelse for brugergruppens behov på forskellige udviklingstrin. Dialog med patient og forældre om kost, mundhygiejne mv. Forebyggende tiltag tilpasset den enkelte Opfølgning på kontraktmålet finder sted på klinikmøder, fagmøder, kursusarrangementer, daglig sparring samt i dialog med nærmeste leder i de tilfælde, hvor en behandlingssituation udvikler sig uheldigt. En gang årligt følges op på målet for tandsundhed og tandsygdom ved hjælp af de årlige SCOR-tal. Der udarbejdes statistik for fire årgange: 5, 7, 12 og 15 årige. E. Implementering af sundhedspolitikken Sundhedsplan 2016. Større lighed i Tandsundhed (Større lighed i sundhed Strategispor 2). Tandplejen arbejder med en bevidst skævfordeling af ressourcerne. Tandplejetilbuddet er bygget op som et Behovsorienteret tandplejetilbud, således at ressourcerne i form af materialer og arbejdstimer bruges, hvor behovet er størst. Således vil nogle patienter have behov for yderligere forebyggende tiltag mellem de årlige undersøgelser, mens andre patienter vil blive undersøgt med 18 måneders mellemrum uden mellemliggende besøg. Opfølgning på kontraktmålet finder sted i løbende dialog mellem leder og personale. F. Specialtandpleje Målet er, at Tandplejen også i 2015 varetager specialtandpleje for 50 % eller flere af Skanderborg Kommunes specialtandplejepatienter, mens Region Midt varetager specialtandpleje for 50 % eller færre af kommunens specialtandplejepatienter. Tandplejen tilbyder kommunal specialtandpleje hver torsdag på Sølund Tandklinik. Bemandingen af Sølund Tandklinik udgøres af en tandlæge, en tandplejer samt to klinikassistenter. Den Kommunale Specialtandpleje samarbejder med den Regionale Specialtandpleje, idet både Region Midt og Skanderborg Kommune benytter Sølund Tandklinik, dog på forskellige ugedage. 5

Tandplejen vil følge op på målet ved at foretage en simpel optælling af, hvor mange patienter der modtager specialtandpleje i henholdsvis kommunalt og regionalt regi ultimo 2015. G. Omsorgstandpleje Målet er, at Skanderborg Kommunale Tandpleje også i 2015 leverer omsorgstandpleje til målgruppen gennem velfungerende omsorgsteams. Tandplejen tilbyder omsorgstandpleje på Tandklinikken Skanderborg samt på Ry Tandklinik, hvor decideret behandling finder sted. Desuden udføres undersøgelser og kontroller hos borgere i eget hjem. Dialog efter behov mellem omsorgsteams og overtandlæge samt efter behov mellem Ældreafdelingen, visitatorer og overtandlæge. 6. Underskrifter Skanderborg, den 14. december 2015. Lars Clement Direktør Jens Poulsen Leder af Tandplejen 6