1.1 Finans Udskrifter Udskriftdelen tilbyder en lang række udskrifter til støtte for finansmodulet. Udskrifter findes ved at gå ind i menupunktet Finans/Udskrifter. Følgende skærmbillede fremkommer: De enkelte udskrifter er således grupperet under overskrifterne Posteringer, Kontoudtog, Balancer, Budgetter, Forespørgsler og Diverse udskrifter. Udfoldes udskriftsmenuen, således at alle udskrifter kan ses, fremkommer følgende skærmbillede: Næsten alle udskrifter indeholder en valgboks, hvor der ud fra forskellige muligheder kan udskrives enten alle poster tilhørende udskriften (ingen valg gøres i valgboksen), eller en del af posterne kan udskrives (der gøres valg i valgboksen). Indholdet i valgboksen vil blive gennemgået for fleste udskrifter i finansmodulet. Ligeledes indeholdes alle udskrifter mulighed for at vælge mellem print på skærm eller print på papir (printer). I det følgende gennemgås kort de enkelte udskrifter: 1.1.1 Posteringsliste Posteringsliste Udskriften viser de posteringer, der er bogført i systemet. Det er kun muligt at se posteringer bogført af enheden selv. Efterfølgende vises et eksempel:
Udskriften kører på kartoteket LedgerTrans med sortering på kontonummer feltet. 1.1.2 Kontoudtog Kontoudtog Udskriften viser bogførte posteringer pr. konto, oftest udskrevet med sideskift ved ny konto. Ved valg af menupunktet fremkommer valgboks til udvælgelses af kontoudtog, der almindeligvis ser ud som vist nedenstående:
Ovenstående valgboks er fast defineret og kan altså ikke ændres på nogen måde. De enkelte valgmuligheder har følgende betydning: Periode Aktivitet Formål Hovedkonto Artskonto Sted Spec I1 I2 Anlæg Versurnr Spec Poster Sideskift Nulstil side Her indtastes den periode kontoudtoget skal omfatte. Periode Fra og Til skal udfyldes. Her indtastes aktivitet fra og til. Her indtastes formål fra og til. Her indtastes hovedkonto fra og til. Her indtastes artskonto fra og til. Her kan indtastes sted fra og til. Her kan indtastes spec fra og til. Her kan indtastes I1 fra og til. Her kan indtastes I2 fra og til. Her kan indtastes anlæg fra og til. Her kan indtastes det versurnr., kontoudtoget skal omfatte. Her kan vælges mellem specifikation på enten Sted, Spec, I1 eller I2, feltet står standard udfyldt med det valg brugeren havde ved sidste kontoudtogsudskrift. Hvis der vælges en specifikation udskrives der kontoudtog opdelt på den valgte specifikation. Her vælges altid visningen Løbende. De 2 andre visninger, der findes her, anvendes ikke. Markeres dette felt, kommer der et sideskift hver gang udskrivningen starter på et nyt kontonummer. Markeres dette felt nulstilles sidenummereringen, således at udskriften stater med side 1 for hver konto. Uden markering nummereres siderne fortløbende. Specifikation hvordan posterne skal vises på kontoudtoget. Med metoden poster, som er den almindeligt anvendte, vises hver enkelt post enkeltvis. Vælges en af de øvrige metoder vil posterne pr. konto blive summeret med 1 post pr. dag, uge, måned, kvartal eller periode. Tomme Perioder Dette kan felt markeres, hvis der i ovennævnte felt Spec er valgt en af metoderne dag, uge, måned, kvartal eller periode. I disse tilfælde angiver markering i dette felt, at man ikke ønsker tomme perioder udskrevet. Er der f.eks. valgt uge, og der i en given uge på en konto ingen posteringer er, udskrives der ikke et nul for denne uge hvis Tomme perioder er markeret. Uden poster Markering i dette felt angiver, at alle de konti hvor der ikke er posteringer i den valgte periode ikke udskrives. Hvis feltet ikke er markeret vil konti uden posteringer fremgår udelukkende med en primo saldo og samme saldo i ultimo saldo. Opret dato Markering i dette felt angiver, at datoen for posteringens oprettelse, altså den dag den blev bogført i XAL, udskrives. Er især nyttig når der er posteret i UL 12 periode.
Efter ovenstående valgmuligheder er udfyldt som ønsket, afsluttes med OK, og udskriften dannes. Bemærk at kontoudtoget, uanset hvilke valg der gjort, kun viser poster fra egen enhed. Efterfølgende er vist et eksempel: Udskriften kører på kartoteket LedgerTrans med sortering på nedenstående felter alt efter valg i feltet spec: Ingen Spec I1 I2 Sted Konto Konto, Spec, I1, I2 og Dato Konto, I1, I2 og Dato Konto, I2 og Dato Konto, sted, aktivitet, formål, hovedkonto, spec og I1 1.1.3 Balance/bevilling Balance/bevilling Udskrift der viser det faktiske forbrug på valgte konti sammenholdt med bevillingen på de samme konti. Ved valg af menupunktet fremkommer følgende skærmbillede: Ovenstående valgboks er fast defineret og kan altså ikke ændres på nogen måde. De enkelte valgmuligheder har følgende betydning: Periode Aktivitet Her indtastes den periode kontoudtoget skal omfatte. Periode Fra og Til skal udfyldes. Her indtastes aktivitet fra og til.
Formål Her indtastes formål fra og til. Hovedkonto Sted Spec I1 I2 Anlæg Her indtastes hovedkonto fra og til. Her kan indtastes sted fra og til. Her kan indtastes spec fra og til. Her kan indtastes I1 fra og til. Her kan indtastes I2 fra og til. Her kan indtastes anlæg fra og til. Afdelingsgruppe Dette felt er automatisk udfyldt i overensstemmelse med hvem du er som bruger. Feltet kan ikke ændres. År Model Skabelon Specifikation I dette felt vælges den bevillingsversion (budgetversion), de faktisk bogførte saldi skal sammenholdes med. Der vælges med Alt + h. Viser navnet på bevillingsversionen, valgt i feltet år. Anvendes ikke af de brugere der har adgang til XAL via basismenuen. Her kan vælges mellem mulighederne Ingen, Sted, Spec og Anlæg. Mulighederne har følgende betydning: Ingen: Her udskrives balancen som angivet i øvrige valgbokse Sted: Her udskrives en balance pr sted, valgt i feltet sted. Er der f.eks. valg sted fra 060 til 062, udskrives der først en balance for sted 060, derefter for sted 061 og til sidst for sted 062 (forudsat at der bogførte poster for alle 3 steder). Er der valgt denne mulighed skal feltet Sted være udfyldt i Fra og Til. Forside Spec: Samme betydning som ovenfor beskrevet under Sted, blot udskrives der er her en balance pr. valgt Spec. Anlæg: Samme betydning som ovenfor beskrevet under Sted*, blot udskrives der er her en balance pr. valgt Anlæg. markeres dette felt udskrives balancen med en forside f.eks. som vist nedenstående:
Skip 0 Kun sum Fra top Sprog Markeres dette felt udskrives konti med saldo = 0 ikke. Markeres dette felt udskrives kun kontoplanens sammentællinger (=sumkonti). Anvendes til angivelse af om sammentællingerne på balancen skal udregnes med udgangspunkt i de udfyldte søgekriterier. Hvis feltet er markeret udregnes summerne fra starten af kontoplanen og ikke med udgangspunkt i de indtastede kriterier. Her kan vælges dansk eller grønlandsk (findes der ikke en grønlands oversættelse for et ord, vises i stedet det danske ord). Efter ovenstående valgmuligheder er udfyldt som ønsket, afsluttes med UDSKRIV, og udskriften dannes. Bemærk at balancen, uanset hvilke valg der gjort, kun kan vise saldi fra egen enhed. Efterfølgende er vist et eksempel:
1.1.4 Kolonne pr. periode Kolonne pr. periode Udskriften er en udskrift, hvor balancen er delt op med en kolonne pr periode (=måned), samt en totalkolonne. Ved valg af menupunktet fremkommer følgende skærmbillede:
Felterne fra Periode til Posteringer har samme betydning som beskrevet ovenfor under Kontoudtog og Balance/bevilling. De øvrige valgmuligheder (fra Beløbsenhed til Specificering ) har følgende betydning: Beløbsenhed Positioner Her angives hvordan beløb udskrives. I ovenstående eksempel er angivet 1000, hvilket angiver at beløb skal udskrives som hele 1000. Der kan også angives 1 for hele kroner eller 100 for hele hundreder (eller evt. andre relevante visninger). Beløbsenheden angives sådan, at saldi vises på en passende måde og normalt sådan, at de 12 perioder i et regnskabsår + totalkolonne kan vises ved siden af hinanden. Er man i tvivl om hvad der giver det bedste resultat, kan man blot prøve sig frem til den bedste visning. Her angives det antal positioner, der afsættes til hver kolonne. Skal afpasses med valget i Beløbsenhed og ønsket om at 13 perioder kan være ved siden af hinanden. Her gælder også at, man må prøve sig frem, hvis man er i tvivl om hvad der giver det bedste resultat. Antal decimaler Her angives om visningen skal vises som hele tal (decimaler=0) eller er som decimaltal med det antal decimaler, der angives i dette felt (normalt max 2 decimaler). Her gælder også, at man må prøve sig frem, hvis man er i tvivl om hvad der giver det bedste resultat. Skriv 0 Her angives om periosaldi=0 skal skrives. Markeres dette felt udskrives tallet 0 altså ikke i periodekolonnerne. Skip overskrifter Konti med typen = Overskrift vises ikke. Skip drift Skip status Skip sum fra Konti med typen = Drift vises ikke. Konti med typen = Status vises ikke. Konti med typen = Sum fra konto vises ikke. Skip tælleværker Konti med typen = Sum tælleværk vises ikke. Skip konti med 0 Konti med saldo=0 vises ikke. Specificering Her kan vælges mellem mulighederne blank, Sted og I1. Mulighederne har følgende betydning: Blank: Sted: Her udskrives balancen som angivet i øvrige valgbokse Her udskrives en balance pr sted, valgt i feltet Sted. Er der f.eks. valg sted fra 060 til 062, udskrives der først en balance for sted 060, derefter for sted 061 og til sidst for sted 062 (forudsat at der bogførte poster for alle 3 steder). Specificering Sted kræver at der er angivet valg i feltet Sted I1: Samme betydning som ovenfor beskrevet under Sted, blot udskrives der er balance pr. valgt I1. Spec: Her udskrives balancen pr. spec. Efter ovenstående valgmuligheder er udfyldt som ønsket, afsluttes med OK, og udskriften dannes. Bemærk at balancen, uanset hvilke valg der gjort, kun kan vise saldi fra egen
enhed. Bemærk endvidere, at denne balance skal dannes (beregnes) inden selve udskriften vises. Efterfølgende er vist et eksempel, udskrevet som hele 1000 uden decimaler:
1.1.5 Kolonne pr. periode(sum) Kollonne pr. periode(sum) giver mulighed for at udskrive balance udelukkende på sum niveau, balancen udskrives for hver måned i det valgte år. År Kun sum Angivelse årstal som ønskes udskrevet Valg af om balancen skal udskrives på sum niveau. Ved valg af ja indgår kun sumkonti fra kontoplanen i balancen. Ved valg af nej fremgår alle konti af balancen. Felterne fra Aktivitet til I2 har samme betydning som beskrevet ovenfor under Kontoudtog og Balance/bevilling Filudtræk Ved valg af ja til filudtræk, udskrives balancen uden overskrifter, således udskriften er klar til indlæsning i øvrige programmer. Anvendelse af dette punkt forudsætter dog at der er valgt Skriv til Tekstfil i printervalg.. 1.1.6 Budget/bevillingsliste Budget/bevillingsliste Udskrift der viser budgettet/bevillingen pr. konto. Ved valg af menupunktet fremkommer følgende skærmbillede:
Valgmulighederne, som kan ses ved at taste ALT + H på det enkelte felt, har følgende betydning: Afdelingsgruppe Budgetår Versionsnummer Specifikation Den afdelingsgruppe man som brugeren tilhører. Det budgetår/regnskabsår, som udskriften viser. Her vælges den budgetversion, der ønskes udskrevet. Markering i dette felt angiver at budgettet ønskes udskrevet specificeret pr. konto. Feltet bør normalt være markeret. Øvrige felter i dette skærmbillede er almindelig afgrænsning pr. dimension. Efter ovenstående valgmuligheder er udfyldt som ønsket, afsluttes med OK, og udskriften dannes. Efterfølgende er vist et eksempel:
Udskriften kører Kolonne pr. periodekolonne pr. periode Svarer til udskriften under balancer Kolonne pr. periode, blot udskrives her budgettal. Nedenstående vises et eksempel på udskriften:
Udskriften kører på kartoteket LedgerTrans med sortering på nedenstående felter alt efter valg i feltet specificering: Ingen Sted I1 Spec Konto og Dato Konto, Sted og Dato Konto, I1, og Dato Konto, Spec og Dato Sorteringen sker i på felterne i den nævnte rækkefølge. 1.1.7 Posteringer på bilag Posteringer på bilag Her er det muligt via et bilagsnummer at finde de finansposter, det givne bilagsnummer har tilknyttet. Ved valg af menupunktet fremkommer følgende skærmbillede: Her kan angives et bilagsnummer som eksemplet ovenfor viser. Datofeltet anvendes, hvis det samme bilagsnummer kan optræde flere gange. Ved at indsætte en dato sikrer man sig, at det fundne bilag ligger i den ønskede periode. Uden dato finder systemet alle bilag med det angivne nummer. Efter afslutning med OK, fremkommer følgende skærmbillede:
Skærmbilledet viser den/de fundne finansposter. Dette skærmbillede indeholder nogle yderligere funktioner, vist ved knapperne i højre side af skærmen: Nyt bilagsnummer Posteringer på konto Såfremt man søger poster til flere bilagsnumre, kan de vælges herfra (i stedet for at starte forfra). Hvis man ønsker at se alle posteringer på den/de viste konti i ovenstående skærmbillede, kan dette vælges med denne knap. Er der vist flere konti i ovenstående skærmbillede, vises posteringerne for den konto markøren står på. Ved aktivering af knappen for ovenstående eksempel, fremkommer nedenstående skærmbillede: Posteringsgrundlag Her vises alle poster, også poster i andre moduler, der er fundet på baggrund af bilagsnummer. Ved aktivering af knappen fremkommer med ovenstående eksempel følgende skærmbillede:
Genveje Viser nyttige genveje og tastekombinationer til det skærmbillede man står i. 1.1.8 Versusudskrift Versus udskriften udskriver en posteringsliste med angivelse af versusnummer. Her angives de oplysninger som er relevant til udsøgning af finansposterne. Konto Dato Bilag Angivelse af artskonto interval. Angivelse af datointerval for posteringslisten. Angivelse af bilagsinterval, hvis der indtastes samme nr. i begge felter udskrives udelukkende posteringer for det indtastede bilagsnummer. Nummerserie Angivelse af bilagsnummerserie. Referencenr. Nummer indenfor den angivne nummerserie. Versusnr. Indtastning af bestemt versusnummer interval, hvis posteringslisten skal udskrives for et bestemt versusnummer eller versusnummer interval. PM-Nummer Indtastning af nummer på posteringsmeddelelsen, hvis posteringslisten skal begrænses på meddelelsesnummer.
Udskriften kører på kartoteket LedgerTrans med sortering på felterne Artskonto, dato og løbenummer i den nævnte rækkefølge. 1.2 Finans Periodisk Under periodisk indtastes budgetterne. Budgetteringen foregår overordnet som en slags ramme, der indtastes under Finanslovsbudget. De enkelte enheder taster deres budgetter under menupunktet Budget for enheder, og efterfølgende skal de sørge for, at der er overensstemmelse over til Finanslovsbudgettet. 1.2.1 Finanslovsbudget Enhederne har i menupunktet Finanslovsbudget se-adgang til Finanslovsbudgettet. Der kan således ikke rettes i Finanslovsbudgettet.
1. Menupunktet Finanslovsbudget startes med Enter. 2. I basismenuen er der kun adgang til at vælge en budgetmodel. Der fortsættes med F3 eller. 3. Finanslovsbudgettet benævnes med f.eks. År 2004 og Version 2004 gældende for året 2004. Det ønskede budget markeres med blåt og åbnes med Enter. 1.2.1.1 Feltbeskrivelse for Finanslovsbudget År Regnskabsår. Version Afd.gruppe Hvert budget laves i flere versioner inden det bliver endeligt godkendt. Den endelige version har samme nummer som årstallet. Navnet på den afdelingsgruppe budgettet tilhører.
Posttype Budgetstatus Afdelingsgruppe Modelejer Notat Dokument A (aktivitet) F (formål) H (hovedkonto) Bevilling FU sagsnummer Dato Posttype Vælger, hvilken budgetposttype (typerne er beskrevet i næste afsnit), der skal vises i. Feltet nedenunder skifter mellem at vise alle poster og valgt posttype, hver gang Alt + a aktiveres Åben eller Spærret. Budgettet kan ændres indtil status sættes til Spærret Navnet på den afdelingsgruppe modelejeren tilhører Den bruger, der har oprettet budgettet Notatfelt. Med Alt + n kan budgettet tilknyttes et notat. Hvis notatfeltet har et indhold er ikonet ændret til. Vedrører dokumentstyring. Aktivitet. Formål. Hovedkonto. Budgetlinjens beløb. Finansudvalgets sagsnummer. Dato for ændringer til budgettet. Linjens Budgetposttype (typerne er beskrevet i næste afsnit). S Budgetlinjer, der er udspecificeret markeres med D Dokumenthåndtering. angiver, at der er knyttet et dokument til linjen. Afdelingsgru Navnet på den afdelingsgruppe budgetlinjen vedrører. 1.3 Debitor Udskrifter Udskrivning foregår under menupunktet Debitor/Udskrifter, hvor udskrifterne er underopdelt efter, hvilken type oplysninger, der udskrives. 1.3.1 Fælles for alle udskrifter 1.3.1.1 Afgrænsning Næsten alle udskrifter starter med, at der afgrænses, hvor meget der skal udskrives og bagefter vælges, hvordan det skal udskrives. Udvælgelsen kan enten foretages i intervaller:
eller udvælgelsen kan foretages på enkelte poster: Der skiftes frem og tilbage mellem de to muligheder ved at stille sig i feltet og bruge Alt-L. 1.3.1.2 Sortering Med knappen åbnes muligheden for at vælge den rækkefølge, som oplysningerne skal udskrives i Oplysningerne kan f.eks. udskrives sorteret på postnummer og for hvert postnummer sorteret efter navn.
1.3.1.3 Udskriftmuligheder. Vælg mellem skærm og printer. Under udskriftsmuligheder vælges mellem SKÆRM og PRINTER. Det anbefales at bruge muligheden SKÆRM. Det giver mulighed for at lave udskriften om, inden den skrives ud. Vælg med På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. Ønskes udskriften udskrevet vælges. Udskriften afsluttes ved at vælge
1.3.2 Stamdata Under menupunktet Debitor/Udskrifter/Stamdata udskrives tre forskellige udskrifter 1.3.2.1 Debitorer Menupunktet udskriver stamdata for udvalgte debitorer. 1. Der afgrænses først på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre, der skal udskrives for. Der afsluttes med eller F3. 2. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Udskriften bliver vist på skærmen.
3. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge 1.3.2.2 Telefonliste Menupunktet udskriver telefonlister over udvalgte debitorer og sorteret efter egne ønsker. 1. Der afgrænses først på hvilken gruppe, hvilket interval af telefonnumre og hvilket interval af debitornumre, der skal udskrives for. I dette tilfælde er der valgt alle debitorer af typen BORGER med et debitornummer i intervallet 217635 til 9999999 og et telefonnummer større end 0. Der afsluttes med eller F3.
2. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Udskriften bliver vist på skærmen. 3. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge
1.3.2.3 Labels Menupunktet bruges til at udskrive labels med navn og adresse for udvalgte debitorer 1. Der afgrænses først på hvilken gruppe, hvilket bynavn og hvilket interval af debitornumre, der skal udskrives. I dette tilfælde er der valgt alle debitorer i intervallet 10147247 til 10160979. Der afsluttes med eller F3. 2. Det åbner et nyt bilede, hvor der indtastes, hvor mange gange den samme label skal udskrives, hvor mange kolonner af labels, der er på hvert ark Bredden mellem labels og linjer mellem hver række af labels bruges til at undgå at skrive uden for den enkelte label. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med.
Udskriften bliver vist på skærmen. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, placeres det nødvendige antal ark med labels i printeren og der vælges. Der afsluttes ved at vælge 1.3.3 Posteringer Udskrifterne under posteringer indeholder udskrifter med debitorernes bevægelser. 1.3.3.1 Posteringsliste
Menupunktet udskriver lister med debitorernes transaktioner. 1. Der afgrænses først for på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre (Konto), der skal udskrives. Dernæst afgrænses for hvilken bogføringsperiode, der ønskes udskrevet. Der afsluttes med eller F3. 2. Dernæst afgrænses der på finanslovsområde og eventuelt også en skæringsdato for den bogføringsperiode, der ønskes udskrevet for. I feltet Restbeløb vælges mellem at udskrive alle bevægelser i perioden (tom) eller kun dem, der ikke er betalt (udfyldt). Der afsluttes med eller F3. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med.
Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge 1.3.3.2 Internt kontoudtog Menupunktet udskriver kontoudtog for de enkelte debitorer. 1. Der afgrænses først på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre (Konto), der ønskes udskrevet. Der afsluttes med eller F3.
2. Dernæst afgrænses der på finanslovsområde og en den bogføringsperiode, der ønskes udskrevet for. I dette tilfælde 40.11.12 i perioden frem til 31/3/2004. En markering i En markering i En markering i Der afsluttes med eller F3. udelader de fakturaer, der er betalt. medtager de debitorer, der ikke har haft bevægelser endnu. skriver et kontoudtog pr. side. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med.
Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge 1.3.3.3 Åbne posteringer Menupunktet udskriver kontoudtog på tværs af finanslovsområderne, hvor kun de fakturaer, der ikke er betalt, udskrives.
1. Der afgrænses først for på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre (Konto), der skal udskrives. Dernæst afgrænses hvilke bogføringsperioder og hvilke forfaldperioder, der ønskes udskrevet for. Der afsluttes med eller F3. 2. Dernæst vælges rapportvaluta og skæringsdato. Hvis, der kun ønskes et kontoudtog pr. side, markeres det i. Der afsluttes med eller F3. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med.
Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4 Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge
1.3.4 Saldolister Udskrifterne under saldolister indeholder udskrifter med sammentællinger af debitorernes bevægelser. 1.3.4.1 Saldoliste Menupunktet udskriver lister med kreditmaksimum og saldoen på debitorernes transaktioner. 1. Der afgrænses først for på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre (Konto), der skal udskrives. Der afsluttes med eller F3.
2. Dernæst afgrænses der på finanslovsområde og en skæringsdato for den bogføringsperiode, der ønskes udskrevet for. I feltet vælges mellem at udskrive alle debitorer eller kun dem, der har en åben saldo. Der kan afgrænses yderligere på Status (debitortransaktionstype). Administrationskoder bruges kun af skat. Der afsluttes med eller F3. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med.
Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge 1.3.4.2 Saldoliste pr. posttype Menupunktet giver næsten samme udskrift som Saldoliste, men saldoen på debitorernes transaktioner er opdelt på Status (konteringstyper). 1. Der afgrænses først for på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre (Konto), der skal udskrives. Der afsluttes med eller F3.
2. Dernæst afgrænses der på finanslovsområde og en skæringsdato for den bogføringsperiode, der ønskes udskrevet for. Feltet bruges kun til udskriften Saldoliste. Der kan afgrænses yderligere på Status (debitortransaktionstype). Administrationskoder bruges kun af skat. Der afsluttes med eller F3. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med.
Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge 1.3.4.3 Forfaldsfordelt Menupunktet giver næsten samme udskrift som de to andre saldolister, men saldiene grupperes i fem udvalgte perioder. 1. Der afgrænses først for på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre (Konto), der skal udskrives. Der afsluttes med eller F3.
2. Dernæst afgrænses der på finanslovsområde og en skæringsdato for den bogføringsperiode, der ønskes udskrevet for. I feltet vælges mellem at udskrive alle debitorer eller kun dem, der har en åben saldo. giver en udskrift, der ligner Saldoliste, mens giver en udskrift, der ligner Saldoliste pr. posttype. Vælger om der grupperes efter forfaldsdato eller bogføringsdato. Angiver startdatoen på det sidste interval, hvis der ønskes en anden dato end den, der er valgt som Pr. dato. Angiver, hvor store intervaller, saldoen skal opdeles i. Der afsluttes med eller F3. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med.
Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge 5. Hvis feltet udfyldes som vist, bliver udskriften yderligere opdelt på Status (konteringstype)
1.3.5 Formularer Udskrifterne under formularer er en blanding af diverse forskellige udskrifter, hvor nogle udskrives på fortrykte formularer. 1.3.5.1 Kontoudtog Menupunktet udskriver kontoudtog på fortrykte formularer for de enkelte debitorer. 1. Der afgrænses først på hvilke grupper og hvilket interval af debitornumre (Konto), der ønskes udskrevet. Hvis debitorerne ikke skal have udskrevet kontoudtog lige ofte, kan der også begrænses på feltet Kontoudtog, der har relation til debitorkartoteket. Der afsluttes med eller F3.
Det åbner det næste afgrænsningsbillede. 2. Der afgrænses dernæst på den bogføringsperiode, der ønskes udskrevet for. I dette tilfælde perioden frem til 31/3 2004. Vælg mellem om udskriften skal medtage alle poster, for den udvalgte debitor, kun åbne (ubetalte) poster eller kun åbne poster, der også er forfaldne. Vælg mellem at udskrive til: Alle debitorer, kun debitorer med Posteringer, kun debitorer med Åbne posteringer, kun debitorer med Forfaldne posteringer eller kun debitorer med en saldo forskellig fra 0,00 (Saldo <> 0). En markering i En markering i En markering i udskriver med forfaldsfordeling. overfører saldoen til næste side, hvis kontoudtoget fylder mere end en side. opdaterer kunden i forbindelse med udskrivning af kontoudtog. Her vælges, om der er girokort på formularen. Her sorteres på hvor små saldi, der skal skrives kontoudtog for. Der afsluttes med eller F3.
3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge
1.3.5.2 Tekstfaktura Menupunktet genudskriver tekstfakturaer 1. Under Debitorkartotek udvælges på debitorer. Under Debitorfaktura udvælges på fakturaer. Der kan udvælges både på debitorer og fakturaer, men det er vigtigt at udfylde både Konto og Dato, selvom det kan virke uvæsentligt. Det begrænser den tid, det tager at lave udskriften. I dette tilfælde ønskes afdeling KJ&M's faktura 209, 210, 211 og 212 genudskrevet. Det er ikke nødvendigt at udfylde Konto og Dato, men det vil tage meget lang at danne udskriften, hvis de er blanke. Der afsluttes med eller F3. 2. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med.
Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 3. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge 1.3.5.3 Rykning af debitor Menupunktet er både en udskrift og en rykkerkørsel, der opdaterer de enkelte debitorer og danner en kassekladde. Der er to krav, der skal være opfyldt, for at der kan rykkes. Rykkere dannes kun for debitorer, hvis feltet under fanen Opsætning i debitorkartoteket er markeret som vist. Rykkere dannes kun, hvis status (konteringstypen) er oprettet med et rykkerforløb. Konteringstyper oprettes og vedligeholdes centralt af DcR`s konsulentafdelingen.
1. Menupunktet åbnes med Enter. 2. Kriterierne for rykkerproceduren udfyldes. Hvis Konto er blank rykkes alle debitorer i enheden. Rykkerkode Alle udskriv i en kørsel alle forfaldne rykker 1, rykker 2 og Inkasso. Systemet er sat op til at der først kan udskrives rykker 2 14 dage efter at rykker 1 er skrevet ud. 14 dage senere kan Inkasso skrives ud. Når man skriver alle ud, så vil systemet kun skrive de debitorer ud, som er rykket for mindst 14 dage siden. Pr. dato sættes normalt til dags dato. Status kode er DIVERSE. Enhedens finanskonto, hvor debitorerne står. 3. Der afsluttes med eller F3. Kørslen tager nogle minutter. 4. Under udskrifts muligheder vælges PRINTER og der afsluttes med.
Udskriften ser sådan ud. Menupunktet Rykker er både en kørsel og en udskrift, så efter udskriften er færdig fremkommer et ekstra billede 5. Der bekræftes med Ja og næste billede åbnes. 6. Der vælges en kassekladde som rykkertransaktionerne skal gemmes i, men kassekladden vil forblive tom, fordi Hjemmestyret ikke opkræver gebyrer.
7. Efterfølgende vil de poster, der er rykket for, være markeret med en ny rykkerkode. Faktura 96 er nu mærket med rykkerkoden "Inkasso" i stedet for Rykker 2. Se nederste venstre hjørne. I debitorkartoteket på fanen Generelt er feltet S.rykker ændret til 01/09-03 fordi, der nu er kørt rykkerkørsler frem til 01/09-2003. 8. Til sidst spørges om de tilhørende fakturaer skal udskrives. Når man svarer ja til dette får man udskrevet en faktura kopi af de oprindelige faktura. Fakturakopien sender man til debitor sammen med rykkeren, så debitor kan se regningen igen.
1.3.5.4 Faktura Menupunktet genudskriver fakturaer 1. Der kan udvælges både på Fak.konto (debitorer), Dato og Faktura (fakturanummer) uafhængigt af hinanden, men det er vigtigt at udfylde både Fak.konto og Dato, selvom det kan virke uvæsentligt. Det begrænser den tid, det tager at skabe udskriften. I dette tilfælde ønskes afdeling DcR's faktura nummer 571 genudskrevet. Det er ikke nødvendigt at udfylde Fak.konto og Dato, men det vil tage meget længere tid at danne udskriften, hvis de er blanke. 2. Der afsluttes med eller F3. 3. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med.
Udskriften bliver vist på skærmen. På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge 1.3.5.5 Proforma faktura Anvendes ikke. 1.3.6 Finansafstemning Menupunktet udskriver en afstemningsliste mellem debitor og finans med de saldi, der skal stemme sammen og differencen imellem dem. Sammen med saldiene kan udskrives en specifikation, hvor de korrekt bogførte posteringer, er udeladt og kun de debitortransaktioner, der ikke er bogført ens i Debitor og Finans er medtaget.
1. Menupunktet starter med billedet Udskriftsmuligheder. 2. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med. Næste bilede er Afstemning debitor/finans 3. Der vælges afstemningsperiode og finanslovsområde. Vælges der Saldo, udskrives forskellen mellem debitor og finans pr. Til dato. Hvis der vælges Bevægelser, udskrives forskellen mellem debitor og finans for den valgte afstemningsperiode. Markering i feltet bevirker, at afvigelserne for samlekontiene bliver specificeret pr. postering. Har ingen virkning, hvis der er valgt Saldo. Der afsluttes med eller F3. Alle debitortransaktioner for den valgte periode og det valgte område bliver kontrolleret og de fejlbehæftede transaktioner bliver vist på skærmen.
På statusbjælken angiver tallet efter /, hvor mange sider udskriften fylder. 4. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge 5. De fundne afvigelser skal afstemmes og rettes manuelt. 1.3.7 Forespørgsler Menupunkterne under Forespørgsel vises kun på skærmen uden at sende noget til printeren.
1.3.7.1 Faktura Menupunktet giver mulighed for at lave skærmopslag på fakturaer. 1. Det første billede viser en linje for hver faktura systemet kender.
2. Med F4 kan der søges. Hvis et felt er nævnt flere gange består forskellen i, hvordan der kan søges på flere standard indekser. Nederst på skærmen viser hjælpefeltet, hvilken sorteringsrækkefølge, der vil blive brugt. 3. Hvis der vælges at søge på fakturanummer fremkommer dette billede: 4. Der bekræftes med eller F3. 4. Billedet er nu ændret så den valgte faktura står på første linje. 1.3.7.2 Posteringer
Menupunktet giver mulighed for at lave skærmopslag på de linjer, der er bogført i systemet. 1. Alle bogførte bilagsposter vises i bilagsnummerorden startende med det laveste nummer. 2. Med F4 kan der søges. Der kan søges på bilag eller konto. Der er fem forskellige felter, der alle hedder Konto. Det betyder, at der kan søges på flere standard indekser. I bunden af billedet viser en tekst, hvordan listen vil blive sorteret. 3. Der fortsættes med eller F3.
Når der vælges søgning på bilagsnummer fremkommer billedet 4. Der bekræftes med eller F3. 1.3.7.2.1 Lokalmenu for Forespørgsler/Posteringer: Lokalmenuen er anbragt i højre side af billedet som knapper, der enten kan bruges ved at klikke på dem med musen, eller trykke på Alt samtidig med det bogstav, der er understreget på knappen. Alt-f åbner billedet "Finansposter", der viser de finansposter, der hører til den post, der var markeret med blåt.
Med billedets lokalmenupunkt Alt-o åbnes et nyt billede, der både viser finansposterne og de tilhørende poster i andre moduler som f.eks. debitor- og lagerposter. I kolonnen Modul vises hvilken type posteringen har (Finans, Debitor, Lager eller Kreditor). Alt-t åbner billedet "Udligninger på et debitorbilag" for den post, der er markeret med blåt. I det billede ses hvilken post, der udligner (lukker) den valgte post. Hvis linjen ikke er udlignet, vises kun to tomme linjer. Der afsluttes med F3 1.4 Kreditor Udskrifter Udskriftdelen tilbyder en lang række udskrifter til støtte for kreditor og indkøbsfunktionen. Udskrifter findes ved at gå ind i menupunktet kreditor/udskrifter. Følgende skærmbillede fremkommer:
De enkelte udskrifter er således grupperet under overskrifterne Stamdata, Posteringer, Saldolister, Formularer, Statistik, Finansafstemning og Forespørgsler. Udfoldes udskriftsmenuen, således at alle udskrifter kan ses, fremkommer følgende skærmbillede: Næsten alle udskrifter indeholder en valgboks, hvor der ud fra forskellige muligheder kan udskrives enten alle poster tilhørende udskriften (ingen valg gøres i valgboksen) eller en del af posterne kan udskrives (der gøres valg i valgboksen). Indholdet i valgboksen for de enkelte udskrifter gennemgås ikke nærmere i det følgende. Ligeledes indeholdes alle udskrifter mulighed for at vælge mellem print på skærm eller på papir (printer). I det følgende gennemgås kort de enkelte udskrifter:
1.4.1 Kreditorer Udskrift af udvalgte stamdata fra kreditorkartoteket. Der udskrives 1 kreditor pr. side. Efterfølgende vises et eksempel: 1.4.2 Telefonliste Udskrift af enkelte stamdata fra kreditorkartoteket. Der udskrives 1 kreditor pr. linje. Efterfølgende vises et eksempel: 1.4.3 Labels Udskrift af kreditors navne- og adresseoplysninger i labelsform. Udskriften anvendes oftest hvor man har brug for selvklæbende labels for at sende brev el.lign. til alle eller mange kreditorer. Udskriften kan formateres på forskellig vis, alt afhængig af hvordan de
labelsark, der skal udskrives på, rent faktisk ser ud. Efterfølgende vises et eksempel med 2 labels på tværs: 1.4.4 Kreditor konti Viser en oversigt over de Bank konti, Giro konti samt FI-kreditor numre som er oprettet på kreditorerne. Se nedenstående eksempel på kreditor nr. 1.4.5 Posteringsliste Viser en oversigt over de posteringer, der er bogført på kreditorer. Efterfølgende vises et eksempel:
1.4.6 Internt kontoudtog Viser en oversigt over de posteringer, der er bogført på kreditorer. Udskriften indeholder flere oplysninger end posteringsliste, bl.a. saldo, forfaldsdato og restbeløb. Efterfølgende vises et eksempel: 1.4.7 Åbne posteringer Udskriften indeholder oversigt over de fakturaer, der ikke er udlignet, (d.v.s. fakturaer der ikke er helt udlignet med en betaling og/eller en kreditnota). Efterfølgende vises et eksempel:
1.4.8 Attestationsliste Udskriften viser de fakturaer/kreditnotaer, der på et givet tidspunkt ligger i godkendelseskladder, og som derfor antagelig afventer attestation fra ansvarlig medarbejder. Udskriften kan derfor anvendes til at skabe oversigt over hvilke medarbejdere, der skal rykkes for de manglende attestationer. Efterfølgende vises et eksempel: 1.4.9 Saldoliste Udskriften viser en oversigt over kreditorsaldi pr. en given dato. Rapporten opdeler saldiene i Saldo (=kreditsaldo), Debetsaldo (enheden har penge til gode hos kreditor), og Over (=saldi der overskrider et evt. Kreditmaks hos kreditor).
1.4.10 Forfaldsfordelt Rapporten viser, hvordan kreditorers saldi forfalder pr. en ønsket dato, vist fra et ønsket starttidspunkt (nulpunkt). Som kriterium angives, om det er forfalds- eller posteringsdato, der skal benyttes. Desuden kan man angive nulpunkt og et ønsket interval i dage eller måneder. Angives f.eks. 14 dage, vises det, hvor stor en del af debitorernes saldi, der forfalder til betaling i det angivne interval. Efterfølgende vises et eksempel hvor der er valgt 14 dages interval: 1.4.11 Kontoudtog Udskriften viser for et valgt datointerval en oversigt over de posteringer, der er bogført på kreditors konto. Udskriften er udformet på en sådan måde, at den evt. kan sendes til kreditor (f.eks. ved uoverensstemmelser mellem enhedens og kreditors saldo). Efterfølgende vises et eksempel:
1.4.12 Statistik Anvendes ikke. 1.4.13 Finansafstemning Ved hjælp af dette menupunkt foretages afstemning mellem kreditorer og samlekonti i finansbogholderiet. Den periode, hvor afstemning skal foregå over, fastlægges, og det bestemmes, hvorvidt afstemningen skal ske på baggrund af saldo eller bevægelse. Hvis man vælger 'Bevægelse', kan man få udskrevet specifikation, der viser årsagen til en evt. difference med dato, kontonummer og -navn, saldo for finans og kreditorer samt eventuel difference. Efterfølgende vises et eksempel dannet med metoden Bevægelse :
1.4.14 Forespørgsel faktura Skærmbilledet viser en oversigt over alle bogførte kreditorfakturaer/kreditnotaer. Oversigten viser nøgledata for hver enkelt faktura, således som efterfølgende eksempel viser: Knappen Totaler i højre skærmside viser ved aktivering for den faktura/kreditnota markøren står på, følgende oversigtsbillede for fakturaen/kreditnotaen: Knappen Genveje i højre skærmside viser genveje eller tastekombinationer, der kan være nyttige i dette skærmbillede. 1.4.15 Forespørgsel posteringer Skærmbilledet viser en oversigt over alle bogførte posteringer (d.v.s. fakturaer, kreditnotaer, betalinger, omposteringer m.v.). Oversigten viser nøgledata for hver enkelt postering, således som efterfølgende eksempel viser:
Knappen Finansposter giver mulighed for at slå op på de finansposter, der er knyttet til den postering markøren aktuelt står på. Knappen Historik giver mulighed for at slå op på de udligningsposter, der er knyttet til den postering markøren aktuelt står på. Denne knap viser altså kun posteringer for de poster der er udlignet helt eller delvist. 1.4.16 Forespørgsel kreditorudbetalinger Udskriften viser hvilke betalinger der er fortaget til de kreditorer som indgå i udsøgningen ved udskrivningen og anvendes til at fremsende til kreditor med oplysning om hvilke betalinger som er foretaget.
1.5 Generelt Udskrifter 1.5.1 Postnumre Menupunktet udskriver en postnummerliste. 1. Der kan afgrænses på et interval af postnumre. Der afsluttes med eller F3. 2. Under udskriftsmuligheder vælges SKÆRM og der afsluttes med.
Udskriften bliver vist på skærmen. 3. Hvis udskriften, indeholder det ønskede, vælges. Der afsluttes ved at vælge