Aarhus Universitet Organisering af Bygningsdriften Arbejdsudvalgets fremlæggelse på temadagen den 19. november 2010 PwC
Arbejdsudvalget for bygningsdrift vurderer om den eksisterende decentrale organisering af bygningsdriften på Aarhus Universitet kan optimeres ift. af universitetsledelsen udstukne vurderingsparametre Situationen i dag Ansvaret for bygningsdrift er placeret decentralt hos de 9 hovedområder Drift udføres af hovedområderne selv eller via entreprenørmodeller for andre hovedområder Der anvendes forskellige entreprenørmodeller mellem de enkelte hovedområder Organiseringen af bygningsdriften varierer fra hovedområde til hovedområde Bygningsdriften inden for de enkelte hovedområder udføres efter forskellige koncepter, herunder Standarder Processer Arbejdsgangsbeskrivelser Roller og ansvarsfordeling 2
Arbejdsudvalget for bygningsdrift vurderer om den eksisterende decentrale organisering af bygningsdriften på Aarhus Universitet kan optimeres ift. af universitetsledelsen udstukne vurderingsparametre Udgangspunkt for udvalgets arbejde Med afsæt i den nuværende situation gennemgås muligheder for fremtidig organisering af bygningsdrift Organisationsmodellerne vurderes i arbejdsudvalget efter kriterierne: Serviceniveau Ressourceanvendelse Ledelsesbetjening og styringsinformation Professionalisme Færrest mulige administrative enheder Der tages i vurderingerne af organisationsmodellerne ligeledes hensyn til geografiske udfordringer i form af Aarhus Universitets spredte bygningsmasse 3
Arbejdet i udvalget er bygget op omkring 7 arbejdsmøder, der med hver deres tema behandler forskellige del elementer af den fremtidige organisering for bygningsdrift Arbejdsudvalget for organisering af bygningsdrift er bemandet med administrationser og driftser fra de enkelte hovedområder på AU Proces Scenarier udarbejdes på baggrund af indsamlede data Fordele og ulemper ved de enkelte scenarier identificeres og diskuteres Det mest hensigtsmæssige scenarie udvælges til indstilling Roller, ansvar og opgavesplit fastlægges de scenariets forskellige personalegrupper og enheder Business case og implementeringsplan udarbejdes for scenariet Arbejdsmøder 4
Arbejdet i udvalget er bygget op omkring 7 arbejdsmøder, der med hver deres tema behandler forskellige del elementer af den fremtidige organisering for bygningsdrift Arbejdsudvalget for organisering af bygningsdrift er bemandet med administrationser og driftser fra de enkelte hovedområder på AU Proces Scenarier udarbejdes på baggrund af indsamlede data Fordele og ulemper ved de enkelte scenarier identificeres og diskuteres Det mest hensigtsmæssige scenarie udvælges til indstilling Roller, ansvar og opgavesplit fastlægges de scenariets forskellige personalegrupper og enheder Business case og implementeringsplan udarbejdes for scenariet 5
Arbejdet i udvalget er bygget op omkring 7 arbejdsmøder, der med hver deres tema behandler forskellige del elementer af den fremtidige organisering for bygningsdrift Arbejdsudvalget for organisering af bygningsdrift er bemandet med administrationser og driftser fra de enkelte hovedområder på AU Arbejdsmøder 6
Arbejdsudvalget har igennem processen arbejdet med fire scenarier, som nu er bearbejdet ned til to organisationsmodeller B1 og B2 BA GA TEK TEK DI Håndv. Reng Betjen. Grøn Bygge Sager Strat. retning Controlling Styringsinstr. Controlling Styringsinstr. Strat. retning Byggesager Håndv. Reng Betjen. Grøn. A. Geografiske centre Geografisk fokuseret og ophængt mod Vicedirektør Model: Skat betales og det geografiske center vedligeholder bygningerne B. Hovedområdets bygningsdrift Ejet af hovedområderne og ophæng mod dekan Model: økonomisk rammestyring af driften AU Sci & Tech Heal th Arts ASB SS BA BA BA BA SCC Hovedområde BA 8000 C ShareService Center Service Rengøring Betjent Gartner Back Office Indkøb Økonomi Service desk Bygningskonsulent Byggesager Ingeninør Indkøb BO Økon. Bygge sager V/M Betjent Rengøring Håndv. Grøn Udførende Institutter eller bygninger C. Shared Service Center (SSC) Styret af hovedområde, udførende ophængt mod Vicedirektør Model: BUM Bestille udføre model. Hovedområde køber leverancer hos SSC Herning Foulum Silkeborg/Kalø/Årslev Flak/Roskilde/Emdrup A+C. Kombineret SSC og geografiske centre Styret af hovedområderne. Udførende organisation ophængt på Vicedirektør og organiseret efter SSC for 8000 C og efter geografi i satellit områderne 34 Organisationsmodel B1 og B2 7
Arbejdsudvalget har igennem processen arbejdet med fire scenarier, som nu er bearbejdet ned til to organisationsmodeller B1 og B2 GA TEK Håndv. Reng Betjen. Grøn Bygge Sager Strat. retning Controlling Styringsinstr. A. Geografiske centre Geografisk fokuseret og ophængt mod Vicedirektør Model: Skat betales og det geografiske center vedligeholder bygningerne 8
Arbejdsudvalget har igennem processen arbejdet med fire scenarier, som nu er bearbejdet ned til to organisationsmodeller B1 og B2 BA TEK DI Controlling Styringsinstr. Strat. retning Byggesager Håndv. Reng Betjen. Grøn. B. Hovedområdets bygningsdrift Ejet af hovedområderne og ophæng mod dekan Model: økonomisk rammestyring af driften 9
Arbejdsudvalget har igennem processen arbejdet med fire scenarier, som nu er bearbejdet ned til to organisationsmodeller B1 og B2 Hovedområde SCC BA BO Bygge sager V/M Udførende Institutter eller bygninger Indkøb Økon. Betjent Rengøring Håndv. Grøn C. Shared Service Center (SSC) Styret af hovedområde, udførende ophængt mod Vicedirektør Model: BUM Bestille udføre model. Hovedområde køber leverancer hos SSC 10
Arbejdsudvalget har igennem processen arbejdet med fire scenarier, som nu er bearbejdet ned til to organisationsmodeller B1 og B2 AU Sci & Tech Heal th Arts ASB SS BA BA BA BA 8000 C ShareService Center Bygningskonsulent Service Back Office Byggesager Rengøring Indkøb Ingeninør Betjent Gartner Økonomi Service desk Herning Foulum Silkeborg/Kalø/Årslev Flak/Roskilde/Emdrup A+C. Kombineret SSC og geografiske centre Styret af hovedområderne. Udførende organisation ophængt på Vicedirektør og organiseret efter SSC for 8000 C og efter geografi i satellit områderne 34 Organisationsmodel B1 og B2 11
Organisationsmodel B1 har ophæng mod dekanen og bygger på en decentral driftsorganisation, der er opdelt efter de fire hovedområder B1 ophæng Universitetsledelsen Vicedirektør Byggeafdeling* Udviklingsafdeling** Sci & Tech Teknisk Health Teknisk Tværgående udviklingsprojekter Tværgående byggeprojekter Arts Teknisk ASBSS Teknisk Model karakteristika: Ophæng mod dekan Fire bygningsorganisationer med et stærkt fællesskab Bygger på linie og projektledelse Hovedområdet er ansvarlig for økonomi og bygningsdrift Vicedirektør skal sikre fælles standarder og udvikling via forum med tekniske er Vicedirektør har stærk e centrale enheder Centrale projektledere håndterer byggesager i koordinering med tekniske er og deres driftsorganisationer Universitetsledelsen tager fælles beslutninger og udmønter i systemerne i samarbejde med Tekniske er Fællesskab styrkes gennem strategikontor og et stærkt fagligt projektlederteam *Chef for den centrale Byggeafdeling benævnes Bygge **Chef for den centrale Udviklingsafdeling benævnes Teknisk en rolle der er forskellig fra de decentrale tekniske er (se rollebeskrivelser) 12
Organisationsmodel B2 har ophæng mod Vicedirektøren og bygger på en central driftsorganisation, der er opdelt efter de fire hovedområder B2 ophæng Udviklingsafdeling* Byggeafdeling** Drifts Vicedirektør Sci & Tech Health Arts ASBSS BA BA BA BA Tværgående udviklingsprojekter Tværgående byggeprojekter Universitetsledelsen Drifts Drifts Drifts *Chef for den centrale Byggeafdeling benævnes Bygge **Chef for den centrale Udviklingsafdeling benævnes Teknisk en rolle der er forskellig fra de decentrale tekniske er (se rollebeskrivelser) Model karakteristika: Ophæng mod Vicedirektør Central driftsorganisation opdelt i fire hovedområder er økonomiansvarlig Central organisation med reference til Vicedirektøren er ansvarlig for bygningsdriften har tilknyttet en bygningsansvarlig (BA), der arbejder strategisk for dekanen med udvikling af bygningsmasse, ressourcefordeling, kontrol af ydelser fra central organisation m.m. BAer koordinerer løbende indsatser i fælles forum med den Tekniske Chef for den centrale udviklingsafdeling BAer har løbende dialog med driftser ift. forventningsafstemning og leverance tilfredshed 13
Centrale parametre som forankring af driftsorganisationen samt organisatorisk ophæng giver modellerne B1 og B2 deres forskelligheder Fordele Ulemper Kompensering B1 Ophæng Mål for bygningsdrift fastsættes af dekanen Hovedområdet ansvarlig for egen økonomi og bygningsdrift Eksisterende nærhed til hovedområdets fakulteter bibeholdes Driftspersonalet føler sig som en del af hovedområdet og villige til at yde ekstra indsats a) kan nedprioritere bygningsområdet b) skal implementere fælles standarder i fire forskellige decentrale driftsorganisationer c) Svært for en central teknisk forvaltning af udøve indflydelse decentralt d) Ikke altid ensartede ydelser på tværs af AUs fire nye hovedområder a) Vedligeholdelsesplaner skal godkendes af Vicedirektøren b) Vicedirektør / Teknisk forum til koordinering og standardisering understøttet af central controlling c) Opbygning af en faglig stærk central teknisk forvaltning d) Fælles standard for ydelser og services på tværs af AU B2 Ophæng Mål for bygningsdrift fastsættes af Vicedirektøren Hovedområdet ansvarlig for egen økonomi Centralt ansvar for bygningsdrift Understøtter standardisering på tværs Hovedområdet kan fokusere på kerneaktiviteter og overlade støtteaktiviteter til central driftsorganisation a) kan nedprioritere bygningsområdet b) Hovedområdet afgiver råderet over egen driftsorganisation pga. fremtidig central forankring c) Risiko for at BA opbygger parallelorganisation i hovedområderne a) Teknisk kan eskalere sager opad i systemet b) Ansættelse af bygningsansvarlig (BA) i hovedområdet c) Opbygning af forum for driftser og BAer til løbende forventningsafstemning 14