Annoncering af indkøb af videoproduktionsudstyr til koncerter Aarhus Symfoniorkester (som er en selvstændig forvaltning i Aarhus Kommune) ønsker at indkøbe udstyr til videoproduktioner af symfoniske koncerter, kammerkoncerter og konkurrencer fortrinsvist til brug i Symfonisk Sal, Musikhuset Aarhus. Udstyret skal indeholde følgende, og der ønskes en transportabel løsning, som gør det muligt at live-klippe og live streame koncerter med mulighed for to backup muligheder, herunder én ekstra recorder og et kortbaseret kamera. 3 stk. lysstærke HD robotkameraer med SDI og genlock. 1 stk. lysstærkt HD konventionelt kamera med SDI og genlock incl. tilbehør 1 kamera controller 2 stk. mini-remote kameraer med HDMI udgang 1 videomixer 2 videorecorder én til Program og én til robotkamera 1 preview/program monitor 1 streaming computer med SDI capture board SDI og netværkskabler samt løsning til nem oprulning Stativer til robotkameraer/konventionelle kameraer Professionelle transportkasser Relevant tilbehør og nødvendige interfaces En mere detaljeret oversigt over det udstyr, som der ønskes tilbud på, fremgår af bilag 2 til denne annonce. Forud for vurderingen af det afgivne tilbud vil der ske en vurdering af virksomhedens egnethed som leverandør af videoproduktionsudstyr. Vurderingen foretages i forhold til de nedenfor angivne kriterium på baggrund af den efterspurgte dokumentation, som skal vedlægges tilbuddet. Såfremt den krævede dokumentation ikke medsendes, kan tilbuddet ikke tages i betragtning. Udvælgelseskriterier: Udfyldt og underskrevet tro og love erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiver har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige (jf. Finansministeriets lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997). Fortrykt formular er vedlagt som bilag 1 til denne annonce. Tildelingskriterium Indkøbet vil blive tildelt den tilbudsgiver, der afgiver det for Aarhus Kommune økonomisk mest fordelagtige tilbud. Følgende elementer vil med ligelig vægtning indgå i vurderingen af det økonomisk mest fordelagtige tilbud: 1. Pris 2. Kvalitet 1
Tilbudsgiver bedes oplyse priserne på hvert enkelt kamera, udstyr m.v., jfr. bilag 2, der skal indgå i tilbuddet. Ved bedømmelsen af pris lægges der vægt på den pris, der samlet set er den laveste for hele udstyrspakken. Tilbudsgiver bedes endvidere fremsende produktoplysninger på hvert enkelt udstyrselement. Ved bedømmelsen af kvalitet lægges der vægt på, hvilken udstyrspakke der samlet set giver den bedste kvalitet for videooptagelser til koncerter. Mere konkret indgår der i kvalitetsbedømmelsen følgende elementer: Generelt for kameraerne lægges der vægt på høj tekniks kvalitet med høj lysfølsomhed og billedkvalitet. Desuden er det vigtigt for de fjernstyrede robotkameraer, at disse har et lavt delay og så bløde pan/tilt/zoom bevægelser som muligt. For det konventionelle kamera vægtes langt zoomområde og høj billedkvalitet/lysfølsomhed. Kameraet skal have Genlock, og det skal kunne suppleres med hukommelseskort, ekstern monitor og intercom til kontrolrum. Kamera controlleren skal kunne håndtere mindst 5 kameraer og have mulighed for at lagre mange forskellige presets. Der skal være en indstilling for ekstra fin følsomhed på joystick og zoom. Recorder skal have udskiftelige SSD medier med mulighed for at optage i et let komprimeret codec, f.eks. ProRes 422 eller ProRes 422 LT. Den bør have separate professionelle audio inputs (XLR). Videomixeren skal som minimum have 8 SDI indgange og 1 DVI indgang. Den skal have så lille delay/latency som muligt, da vi også ønsker at kunne live projicere robotkameraer til et lærred i salen. Streaming computer skal have en ydelse, der muliggør samtidig capture af SDI/HD og software encoding til live webcasting. Afgivelse af tilbud Tilbuddet skal være skriftligt og afgivet på dansk. Tilbuddet skal være Aarhus Kommune, Aarhus Symfoniorkester, Musikhuset Aarhus, Skovgaardsgade 2C, 8000 Aarhus C, att.: Palle Kjeldgaard i hænde senest den 5. februar 2013 kl. 12.00. Tilbud skal fremsendes i 4 eksemplarer i fysiske form. Tilbuddet skal mærkes Tilbud på videoproduktionsudstyr til brug for koncerter. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. 2
Tilbud er bindende for tilbudsgiver i 30 dage fra fristen for modtagelse af tilbud. Orkestret forventer at træffe beslutning om valg af tilbud i uge 6 2013 og udstyret ønskes så vidt muligt leveret i uge 8 2013. Der gælder almindelige dansk lovgivning hvad angår garanti perioder med videre. Aarhus Kommunes kontaktperson i forbindelse med indkøbet er: Palle Kjeldgaard Aarhus Symfoniorkester Musikhuset Aarhus Skovgaardsgade 2 C DK-8000 Aarhus C Tlf + 45 8940 9093 pkj@aarhus.dk Bemærk, at der mulighed for at stille spørgsmål til annoncematerialet. Spørgsmål skal være Aarhus Kommune i hænde senest den 29. januar 2013 kl. 12.00 og skal fremsendes til Aarhus Kommune, Aarhus Symfoniorkester, Musikhuset Aarhus, Skovgaardsgade 2C, 8000 Aarhus C, att.: Palle Kjeldgaard eller pr. e-mail til pkj@aarhus.dk Spørgsmålene vil blive besvaret skriftligt, og alle spørgsmål og svar vil, i anonymiseret form, blive offentliggjort på Aarhus Kommunes hjemmeside, http://www.aarhus.dk/da/erhverv/for-leverandoerer/aktuelle-udbud-og-licitationer.aspx senest den 30. januar. 3
Bilag 1 Tro og love erklæring Ifølge Lov nr. 1093 af 21.december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. Aarhus Kommunes retningslinjer for administration af loven vedlægges til virksomheden. Undertegnede afgiver herved under strafansvar på tro og love nedenstående erklæring. Virksomhedens navn: Adresse: CVR.nr: Oplysning om gæld til det offentlige (sæt kryds) 1 Virksomheden har ikke ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 2 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under 50.000 kr. 3 Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, og denne gæld er på 50.000 kr. eller derover Efterstående punkt 4 og 5 udfyldes kun, hvis der er sat kryds i punkt 3 4 Der er over for inddrivningsmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af gælden Der vil over for inddrivningsmyndigheden blive stillet sikkerhed for betaling af gælden Inddrivningsmyndighedens navn: Inddrivningsmyndighedens adresse: Gade/Vej: Postnr.: By: Dato for sikkerhedsstillelse (dd/mm/åååå): 5 Der er med inddrivningsmyndigheden indgået en afdragsordning vedrørende ubetalt, forfalden gæld, og denne ordning er overholdt Inddrivningsmyndighedens navn: Inddrivningsmyndighedens adresse: Gade/Vej: Postnr.: By: Dato for ordningens etablering (dd/mm/åååå): Ovennævnte oplysninger er afgivet i medfør af 1 i Lov nr. 1093 af 21. december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Jeg giver samtidig samtykke til, at ordregiveren kan kontrollere ovennævnte oplysninger ved henvendelse til kommunale skattemyndigheder og Told og Skat inden for et år fra dato. Dato: Virksomhedens/Ledelsens underskrift: 4
RETNINGSLINIER FOR AARHUS KOMMUNES ADMINISTRATION AF LOV NR. 1093 AF DEN 21. DECEMBER 1994 OM BEGRÆNSNING AF SKYLDNERES MULIGHEDER FOR AT DELTAGE I OF- FENTLIGE UDBUDSFORRETNINGER. 1. Formål: Retningslinierne skal i overensstemmelse med loven dels medvirke til at nedbringe erhvervslivets gæld til det offentlige og dels begrænse muligheden for konkurrenceforvridning mellem virksomheder med gæld til det offentlige og virksomheder uden gæld til det offentlige. Retningslinierne har endvidere til formål, at loven administreres ensartet af kommunens forvaltninger over for tilbudsgivere. Dette skal sikres ved, at der ikke må antages tilbud fra virksomheder med ubetalt forfalden gæld til det offentlige på 50.000 kr. eller derover, med mindre andet følger af nedennævnte bestemmelser. 2. Omfang: Retningslinierne finder anvendelse i alle kommunens udbudsforretninger omfattet af loven, herunder: Alle EU-udbud. Udbud af arbejder i licitation efter tilbudsloven, hvad enten der er tale om offentlig licitation, indbudt licitation, offentlig eller begrænset udbud i totalentreprise. Indhentning af tilbud fra flere end 2 virksomheder på levering af varer eller tjenesteydelser i øvrigt. Indhentning af underhåndsbud fra indtil 2 virksomheder er således ikke omfattet af loven. 3. Gæld: Ved gæld til det offentlige forstås: Ubetalte forfaldne skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret (eksempelvis virksomhedens A-skat, moms, ejendomsskat, forbrugsafgifter eller arbejdsmarkeds- bidrag). Der må ikke antages tilbud fra en tilbudsgiver, som har forfalden ubetalt gæld til det offentlige på 50.000 kr. eller derover, med mindre én af nedennævnte betingelser er opfyldt. Tilbudsgiveren har i rimelig tid inden tilbudstidspunktet indgået aftale med inddrivelsesmyndigheden om afvikling af gælden, og denne aftale er overholdt. Tilbudsgiveren har inden tilbudstidspunktet over for inddrivelsesmyndigheden stillet sikkerhed for betaling af gælden. Tilbudsgiveren har senest på tilbudstidspunktet erklæret sig indforstået med - inden en aftale indgås - at dokumentere, at der er stillet sikkerhed for gælden over for de relevante inddrivelsesmyndigheder. Alle tilbudsgiverne, som opfylder betingelserne i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet, har ubetalt forfalden gæld til det offentlige på 50.000 kr. eller derover. 4. Procedure: Ved alle kommunale udbudsforretninger skal det i udbudsbekendtgørelsen eller i udbudsmaterialet kræves, at enhver tilbudsgiver senest samtidig med afgivelsen af sit tilbud afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Erklæringen afgives på en fortrykt formular, som af ordregiveren udleveres til eventuelle tilbudsgivere. Hvis en tilbudsgiver ikke afgiver den krævede erklæring om, i hvilket omfang virksomheden har ubetalt forfalden gæld til det offentlige, må tilbuddet ikke antages. Vedtaget af Aarhus Byråd den 20. marts 1996. 5
Bilag 2 Udstyrsliste Type Model Antal Kameraer og tilbehør Robotkamera Lysstærkt, SDI, genlock 3 Kamera controller til min. 5 robotkameraer 1 Konventionelt kamera med stort zoomområde, SDI, genlock 1 Hukommelseskort 64 GB 2 Mini remote kamera med HDMI udgang 2 HDMI til SDI konverter til at forbinde ovenst. til videomixer 2 Montage, beslag og andet tilbehør Videostativ m hoved godt oliedæmpet videohoved 1 Robotkamera stativ til gulv monitorstativer med tung bundplade 5 Modifikation af stativ montering af gevind til kameraer 5 SDI kabel Anslået kabelforbrug /antal meter 350 Netværkskabel Anslået kabelforbrug/antal meter 150 Kabeltromler Til SDI kabler og evt. netværkskabler Div. transportkasser Af professionel kvalitet Billedmix og record Videomixer med min. 8 SDI + DVI 1 Audio embedder 2 Sync generator 1 Video Recorder med XLR indgange 2 Ekstra SSD medier til recorder 4 PVW/PGM monitor 32 el. 42 tommer full HD 1 SDI til HDMI konverter for tilslutning af videomixer til monitor 1 Streaming Streaming computer kraftig til samtidig capture/encoding 1 SDI capture board SDI til computer 1 Streaming software 1 6