Struer Kommune Udbud af kommunens hovedpengeinstitutforbindelse August 2010 10-08-2010
Indholdsfortegnelse 1. Udbud af Struer Kommunes hovedpengeinstitutforbindelse... 3 1.1 INDLEDNING...3 1.2 AFTALEPERIODEN...3 1.3 AFGRÆNSNING AF TILBUD...3 1.4 FORMKRAV OG INDHOLD I TILBUD...3 1.5 ANDRE FORHOLD OMKRING TILBUD...4 1.6 ØKONOMISKE OG TEKNISKE MINIMUMSBETINGELSER...5 1.7 TILDELINGSKRITERIER...6 1.8 BESLUTNINGSPROCEDURE MV...7 1.9 OPSIGELSE...7 1.10 MISLIGHOLDELSE OG TVISTER...7 1.11 OPFYLDELSESBETINGELSER, HERUNDER FORCE MAJEURE...8 1.12 ÆNDRINGER I DIREKTIVER OG LOVE...8 2. Beskrivelse af Struer Kommunes bankforretning mv... 9 2.1 STRUER KOMMUNES AKTIVITET...9 2.2 LIKVIDITET...9 3. Vilkår for tilbudsgivningen... 10 3.1 KONTOSYSTEMET...10 3.2 FORRENTNING OG RENTETILSKRIVNING...10 3.3 VALIDERINGSFORHOLD...11 3.4 GEBYRER OG OMKOSTNINGER...11 3.5 TILBUDSGIVERS SOLIDITET...12 3.6 SERVICEYDELSER...12 3.7 BETALINGER TIL OG FRA UDLANDET...13 3.8 LEVERANDØRBETALINGER OG INDBETALINGSKORT...13 3.9 NEM-KONTO SYSTEMET...14 3.10 UDBETALINGSFORMER...14 3.11 LIKVIDITETSPLEJE MV....14 3.12 LET ADGANG TIL SERVICEYDELSER...14 3.13 RÅDGIVNING...15 3.14 BETALINGS- OG INFORMATIONSSYSTEMER...15 3.15 KOMMUNIKATIONSMULIGHEDER...15 3.16 FORBEHOLD...15 3.17 ERKLÆRINGER...16 3.18 DIVERSE FORVENTNINGER TIL AFTALEN...16 3.19 OFFENTLIGHED I FORVALTNINGEN...17 3.20 ØVRIGE UDBUDSBETINGELSER...17 4. Bilag... 18 BILAG 1: TRO OG LOVEERKLÆRING...19 BILAG 2 SKAT, MILJØBESKYTTELSE OG SIKKERHED PÅ ARBEJDSPLADSEN....21 BILAG 3: STRUER KOMMUNES BUDGET FOR 2010...22 BILAG 4: STRUER KOMMUNES ÅRSREGNSKAB 2009 MED BILAGSHÆFTE...23 2
1. Udbud af Struer Kommunes hovedpengeinstitutforbindelse 1.1 Indledning Struer Kommune udbyder herved kommunens hovedpengeinstitutforbindelse i offentligt udbud i henhold til Tilbudslovens regler. På hjemmesiden www.struer.dk er der mulighed for at læse mere om Struer Kommunes struktur såvel politisk som administrativt. Struer Kommune ønsker at etablere en 4-årig aftale med et pengeinstitut. De nærmere betingelser, som Struer Kommune ønsker aftalen indgået efter, fremgår af nærværende materiale. 1.2 Aftaleperioden Aftalen træder i kraft den 1. januar 2011 og udløber den 31. december 2015. 1.3 Afgrænsning af tilbud Opgaven omfatter alle kommunens afdelinger og institutioner. Endvidere skal aftalen kunne dække selvejende institutioner og fonde med særlig tilknytning til kommunen, som ønsker at anvende kommunens hovedpengeinstitut. Uanset aftalen forventer kommunen at have en konto i samtlige pengeinstitutter i Struer Kommune til opsamling af indbetalinger fra borgere til kommunen. Aftalen skal som hovedregel dække samtlige kommunens daglige bankforretninger, herunder: Kommunes betalingstransaktioner, dog undtaget de transaktioner der jfr. lovgivningen skal foregå via OBS-kontoen Øvrige forretninger såsom udstedelse af checks, valutaveksling m.v. Rådgivning om daglige transaktioner m.v. Aftalen omfatter ikke: Låneoptagelse Rådgivning om formue- og gældspleje Anden finansiel rådgivning Administration af legater 1.4 Formkrav og indhold i tilbud Tilbud skal være Struer Kommune, Økonomiafdelingen i hænde senest torsdag den 23. september 2010 kl. 12.00. Tilbud, der fremkommer senere end denne frist, vil blive afvist. Tilbuddet skal fremsendes i ét eksemplar i en lukket kuvert mærket udbud af hovedpengeinstitutforbindelse - må ikke åbnes ved poståbningen til: 3
Struer Kommune Økonomiafdelingen Østergade 11-21 7600 Struer Danmark Tlf. 96 84 84 84 Telefax 96 84 81 89 Tilbud kan endvidere fremsendes pr. e-mail til: Okonomi@struer.dk Materialet skal sendes som PDF eller tilsvarende filtype, der er låst for rettelser. I mailens overskrift/vedrørende-felt skrives: Tilbud på hovedpengeinstitutforbindelse. Bekræftelse på modtagelse af tilbud vil efterfølgende blive tilsendt tilbudsgiver. Afleveres tilbud personligt, vil der blive udstedt en kvittering. Tilbud vil blive registreret ved modtagelsen og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet efter tidsfristens udløb. Det skal bemærkes, at tilbudsgiver ikke har adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om indholdet heraf. Ved udformningen af tilbud skal tilbudsgiver relatere sit tilbud til nedenstående disposition. Dispositionens dele er nærmere uddybet i udbudsmaterialets kapitel 3. Disposition for tilbud: 1. Indledning: Oplysning om tilbudsgivers navn, adresse, telefonnummer og kontaktperson m.v. 2. Resumé af tilbuddet 3. Samlet økonomi: Forrentning og rentetilskrivning (afsnit 3.2) Valideringsregler (afsnit 3.3) Gebyrer og omkostninger (afsnit 3.4) 4. Tilbudsgivers soliditet (afsnit 3.5) 5. Serviceydelser (afsnit 3.6-3.11) 6. Let adgang til serviceydelser (afsnit 3.12) 7. Rådgivning (afsnit 3.13) 8. Betalings- og informationssystemer (afsnit 3.14 og 3.15) 9. Forbehold (afsnit 3.16) 10. Erklæringer (afsnit 3.17) 11. Yderligere oplysninger 1.5 Andre forhold omkring tilbud Alle omkostninger, som tilbudsgiver måtte have ved udformningen af tilbuddet, er Struer Kommune uvedkommende. Tilbud returneres ikke til tilbudsgiver. Tilbud behandles fortroligt jfr. Offentlighedslovens 12, idet det lægges til grund, at det er af væsentlig økonomisk betydning for tilbudsgiver, at tilbuddet ikke kan offentliggøres, jfr. 3.19. Fremgangsmåden med offentligt udbud udelukker enhver forhandling med tilbudsgivere om grundlæggende elementer i aftalen, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser. 4
Der må kun ske drøftelse mellem tilbudsgivere og kommunen med henblik på præcisering eller supplering af kommunens krav eller indhold af tilbud, og dette kun på en sådan måde, at der ikke opstår forskelsbehandling eller konkurrencefordrejning. Denne begrænsning i adgangen til at forhandle i traditionel forstand med tilbudsgiverne gør, at det er helt nødvendigt, at tilbudsgiver afgiver et fuldstændigt tilbud, der er præcist formuleret. Såfremt der er supplerende spørgsmål til udbudsmaterialet, skal disse sendes pr. mail til følgende adresse: Jeo@struer.dk Alle, der har rekvireret udbudsmateriale, vil samtidigt få tilsendt såvel spørgsmål som svar skriftligt i anonymiseret form, ligesom spørgsmål og svar vil blive lagt ud på Struer Kommunes hjemmeside. Supplerende spørgsmål skal være Struer Kommune i hænde senest mandag den 6. september 2010 kl. 12.00 Svar vil blive udsendt fredag den 10. september 2010. Spørgsmål, der modtages efter fristens udløb, vil blive besvaret i det omfang, det er muligt at nå. Tilbudsgiver er bundet af sit bud indtil den 31. december 2010. Struer Kommune forbeholder sig ret til at afvise tilbud, som ikke er skrevet på dansk. Herunder også tilbud, der ikke kan sandsynliggøre, at kommunikation med tilbudsgiver i hele aftalens løbetid kan ske på dansk. Struer Kommune forbeholder sig ret til at afvise tilbud, som ikke opfylder udbudsbetingelserne. Kommunen forbeholder sig ret til at annullere udbuddet eller dele heraf og gennemføre et nyt udbud, hvis der er saglige grunde eller forhold, der tilsiger dette. Fejl i tilbudsgiverens tilbud kan ikke medføre en forhøjelse af tilbudsprisen eller andre ændringer til ugunst for kommunen. 1.6 Økonomiske og tekniske minimumsbetingelser På baggrund af nedenstående udvælgelseskriterier foretager udbyder en vurdering af tilbudsgivernes generelle egnethed til at afgive tilbud. Tilbudsgiver bedes bemærke, at manglende fremsendelse af nedenstående oplysninger og dokumentation vil medføre, at tilbuddet afvises som ukonditionsmæssigt. Tilbudsgiver skal sammen med tilbuddet indsende: Tro- og loveerklæring om gæld til det offentlige m.v. Blanket er vedlagt som bilag 1. Tilbudsgiver skal i tilbuddet angive, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold 5
i øvrigt, dvs. tilbudsgiver skal tilkendegive, at virksomheden overholder da danske love og regler på disse områder. Det kan gøres ved at underskrive bilag 2. Tilbudsgivers soliditet: o Tilbudsgiver skal leve op til følgende krav: En langsigtet rating på mindst A3 (Moody s) / A- (S&P) eller tilsvarende rating fra et andet anerkendt eksternt bureau En faktisk solvens, der er mindst 2 procentpoint over det individuelle solvensbehov i henhold til Finanstilsynets retningslinjer En Egenkapital der er mindst 20 gange større end kommunens forventede gennemsnitlige engagement på 75 mio. kr. o Tilbuddet vedlægges: Dokumentation for aktuel kreditvurdering Risikobog eller tilsvarende redegørelse for solvens og solvensbehov Det seneste årsregnskab Tilbudsgiver skal vedlægge en beskrivelse af virksomheden, herunder organisation og ejerforhold. Der skal endvidere redegøres for evt. nationale eller internationale samarbejdspartnere. 1.7 Tildelingskriterier De indkomne tilbud vurderes på grundlag af tildelingskriteriet økonomisk mest fordelagtige tilbud med følgende delkriterier i prioriteret og vægtet rækkeføgle: Kriterier: Vægt: Samlet Økonomi 70% Serviceydelser 10% Let adgang til serviceydelser 10% Rådgivning 5% Betalings- og informationssystem 5% Samlet Økonomi: Forrentning mv.: Den tilbudte debet- og kreditrente på kommunens konti herunder de generelle valideringsforhold. Gebyrer og omkostninger: Gebyrer, IT-omkostninger, pris på tilkøbsydelser og andre omkostninger. Serviceydelser: Hvilke serviceydelser der tilbydes. Let adgang til serviceydelser: Det er udgangspunktet, at tilbudsgiver inden kontraktstart er repræsenteret lokalt med så stor en filial, at den fornødne ekspertise vil være til stede i forbindelse med afvikling af de daglige forretninger. Struer Kommune ønsker en fast kontaktperson, som er fuldtidsansat ved pengeinstituttet. Der forudsættes umiddelbar adgang til at komme i kontakt med vedkommende. 6
Rådgivning: Art og omfang af løbende rådgivning og information om alle relevante forhold vedrørende kommunens bankforrentninger. Betalings- og informationssystem: Hvilke systemer tilbyder pengeinstituttet, herunder hvilke sikkerhedsprocedurer der følges. 1.8 Beslutningsprocedure mv. Indkomne forslag behandles af Byrådet. Den endelige behandling af tilbudene forventes at ske tirsdag den 12. oktober 2010. Samtlige tilbudsgivere vil umiddelbart herefter få besked om Byrådets beslutning. Struer Kommune forbeholder sig ret til at kontakte en eller flere tilbudsgivere for afklaring af eventuelle tvivlsspørgsmål, inden der træffes afgørelse. Optagelse af kontakt betyder hverken forhåndsaccept eller forkastelse af det/de pågældende eller andre tilbud og åbner ikke mulighed for forhandling af de afgivne tilbud, jfr. 1.5. 1.9 Opsigelse Kommunen skal have mulighed for at opsige aftalen med 6 måneders skriftlig varsel til ophør en 31. december. Tilbudsgiver kan opsige aftalen med 12 måneders skriftlig varsel til ophør en 31. december. 1.10 Misligholdelse og tvister Enhver tilsidesættelse af tilbudsgivers forpligtelser, det være sig om en hvilken som helst mangel, forsinkelse eller tilsvarende anses for misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal tilbudsgiver uden ugrundet ophold meddele Struer Kommune dette, og tilbudsgiver skal ved samme lejlighed underrette kommunen om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad tilbudsgiver vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelser indtræder i fremtiden. Struer Kommune kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der vil blive taget for at undgå tilsvarende misligholdelser fremover. Struer Kommune kan fastsætte en rimelig frist, indenfor hvilken tilbudsgiver skal opfylde sine forpligtelser. Undlader tilbudsgiver herefter at opfylde sine forpligtelser inden fristens udløb, er det at betragte som en væsentlig misligholdelse. For at en gentagen overtrædelse eller tilsidesættelse kan anses for væsentlig, skal Struer Kommune inden den fornyede overtrædelse eller tilsidesættelse fremsende en skriftlig advarsel herom til aftaleindehaveren. Væsentlig misligholdelse berettiger til ophævelse af kontrakten uden varsel. 7
Ved eventuel ophævelse af aftalen på grund af misligholdelse er aftaleindehaver ansvarlig for dækning af eventuelle tab, som ophævelsen pga. misligholdelse fra aftaleindehaverens side måtte medføre for Struer Kommune. Går tilbudsgiver konkurs eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation, vil dette/disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af Struer Kommunes kendskab hertil, som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning eller likvidation. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af Konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden fem arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet ønsker at indtræde. I øvrigt er tilbudsgiver ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssigt afslag, dækningskøb, erstatningsansvar m.v. Det forudsættes, at reglerne herom bringes i anvendelse samtidig, så betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag m.v. ikke udelukker hinanden. Eventuelle tvister om forståelsen af aftalen, dens indhold, omfang, ophør eller udfyldelse skal, såfremt mindelig ordning ikke kan opnås, afgøres endeligt ved voldgift i henhold til bestemmelserne i Lov om Voldgift, lov nr. 553 af 24. juni 2005 med senere ændringer. 1.11 Opfyldelsesbetingelser, herunder force majeure I tilfælde af force majeure, som defineret i købeloven, som forhindrer opfyldelse, bortfalder parternes forpligtelser, i det omfang og så længe force majeure er til stede. Den af parterne, der ønsker at påberåbe sig force majeure, skal give den anden part meddelelse herom skriftligt, så snart force majeure kendes eller konstateres, medmindre force majeure i sig selv umuliggør meddelelsen. Er force majeure isoleret til tilbudsgivers virksomhed eller områder, tilbudsgiver bærer risikoen for, kan Struer Kommune kontrahere til anden side, så længe force majeure er til stede. Ved force majeure, der er forårsaget af strejke eller lockout eller anden konflikt, er parterne berettiget til at hæve kontrakten efter leveranceudeblivelse i 30 kalenderdage. 1.12 Ændringer i direktiver og love Sker der i kontraktperioden ændringer i direktiver, love, bekendtgørelser, myndighedskrav, regler eller regulativer m.v., som på væsentlige områder ændrer kravene til tilbudsgivers indsats, kan der optages forhandling mellem parterne. Tilsvarende gælder, såfremt Struer Kommune af strukturmæssige eller andre årsager ændrer den udbudte opgave væsentligt, hvis dette ikke er i strid med udbudsreglerne. 8
2. Beskrivelse af Struer Kommunes bankforretning mv. 2.1 Struer Kommunes aktivitet For at give indtryk af Struer Kommunes økonomiske aktivitet vedlægges budget for 2010 som bilag 3 og årsregnskab for 2009 som bilag 4. 2.2 Likviditet I det følgende vises i grafisk form Struer Kommunes likviditet (inkl. selvejende institutioner m.v.) i perioden juli 2009 til juni 2010. Figur 1. Struer Kommunes likviditet i perioden juli 2009 juni 2010: 200.000.000 180.000.000 Daglig saldo Gennemsnit 12 mdr. Gennemsnit 3 mdr. 160.000.000 140.000.000 120.000.000 kr. 100.000.000 80.000.000 60.000.000 40.000.000 20.000.000 0 Juli August September Oktober November December Januar Februar Marts April Maj Juni Til orientering kan oplyses følgende nøgletal omkring Struer Kommunes bankindestående: Gennemsnitligt indestående i perioden 1. januar 2009 31. december 2009 var 113,4 mio. kr. Den laveste saldo i perioden 1. januar 2009 31. december 2009 var 27,5 mio. kr. Den højeste saldo i perioden 1. januar 2009 31. december 2009 var 165,3 mio. kr. Der forventes i 2010 en ultimolikviditet på 69,7 mio. kr. Struer Kommunes løbende likviditet forventes at blive mindre de kommende år. Som udgangspunkt er over 95% af kommunens likviditet placeret i hovedpengeinstituttet. 9
3. Vilkår for tilbudsgivningen 3.1 Kontosystemet Struer Kommune ønsker følgende konti i sit hovedpengeinstitut: 1. En hovedkonto, der kan anvendes som kassekredit med et maksimalt træk på 10 mio. kr. (trækningsretten skal kunne ændres efter behov). Kontoen vil være kommunens daglige konto til løbende forretninger herunder til lønoverførsler og betaling af regninger mv. 2. En særskilt konto med checkadgang og dankort til skoleskibet Marilyn Anne. 3. En særskilt konto med dankort til Holstebro-Struer Havn. 4. Et mindre antal separatkonti med mulighed for dankort til forskellige udgiftsområder. 5. Andre konti skal i begrænset omfang kunne oprettes og konti skal kunne nedlægges efter behov. Såfremt der knytter sig særlige betingelser til ændringer i antallet af konti, skal det tydeligt fremgå af tilbuddet, ligesom eventuelle gebyrer skal angives. Tilbudsgiver skal dagligt kunne levere følgende oplysninger vedrørende konti omfattet af aftalen: Kontoudtog i elektronisk form med direkte overførselsadgang til excel regneark Bogføringssaldi og valørsaldi Kommunen skal have mulighed for at kunne trække kontoudtog i forskellige intervaller for hver enkelt konto, når som helst det ønskes, via det betalings- og informationssystem, som tilbudsgiver anvender. Der skal endvidere være mulighed for at bestille og få fremsendt papir-kontoudtog. Eventuelt gebyr på kontoudtog skal anføres. 3.2 Forrentning og rentetilskrivning Renteberegningen skal ske dagligt på grundlag af nettomellemværendet for de konti, som er omfattet af aftalen (rentenetting). Banken skal på anmodning kunne dokumentere sin renteberegning. Bankindestående på samtlige konti skal forrentes med samme procentsats som Struer Kommunes hovedkonto. Rentetilskrivning skal ske kvartalsvis, med rentedivisor 365/366. Der skal afgives tilbud på en variabel rentesats (debet/kredit) som et tillæg/fradrag i procentpoint i forhold til renten på Nationalbankens indskudsbeviser (ISBV). Rentesatsen bedes oplyst pr. 1. september 2010. 10
Såfremt der ønskes anvendt andre modeller for opgørelse af rentesatsen, bedes pengeinstituttet oplyse den daglige rente for perioden den 1. maj 2010 til den 31. juli 2010 sammenholdt med renten på Nationalbankens indskudsbeviser for samme periode. Skulle Nationalbankens indskudsbevisrente komme til at stå i misforhold til renten på det korte pengemarked, eller hvis Nationalbanken lader indskudsbevisrenten udgå som renteinstrument, er parterne berettiget til at optage forhandling om fastsættelse af et andet rentegrundlag på baggrund af det korte pengemarked. Kommunen vil ved vurdering af de indkomne tilbud beregne en årlig rente ud fra et gennemsnitligt indestående på 75 mio. kr. fordelt på følgende måde: 2 måneder á -10 mio. kr. 4 måneder á 50 mio. kr. 6 måneder á 120 mio. kr. Der ønskes i tilbuddet angivet en rentesats for hver af følgende beholdninger: < 0 kr. > 0 kr. Evt. yderligere rentesatser skal oplyses i tilbuddet. 3.3 Valideringsforhold Følgende valideringsregler forudsættes anvendt: Validering af indbetalinger: For almindelige indbetalinger normalt valør én bankdag efter indbetaling/bogføring. Indbetalinger ved checks normalt valør én bankdag efter indbetaling/bogføring. For overførsler fra staten via OBS-konto, valør pr. modtagelsesdagen. Overførsel mellem egne konti skal ikke medføre tab af valørdage. Validering af udbetalinger: Valør på udbetalingsdagen. Validering af checks udstedt af Struer Kommune: Den dag checken indløses i et pengeinstitut. Øvrige valideringsforhold anføres i tilbuddet. Hvis banken ønsker at anvende andre valideringsregler bedes disse angivet i tilbuddet. 3.4 Gebyrer og omkostninger Det er udgangspunktet, at alle daglige bankforretninger er gebyr- og vederlagsfrie. Af hensyn til beregning af det økonomisk mest fordelagtige tilbud er det vigtigt for kommunen at kende alle gebyrer m.v., som vil blive opkrævet i forbindelse med afvikling af de daglige bankforretninger. 11
Tilbudsgiver bedes derfor klart tilkendegive, om der er serviceydelser, der skal betales for, og hvor meget denne betaling vil udgøre. Serviceydelser, hvor der ikke udtrykkeligt er anført gebyr, vederlag eller anden betaling i tilbuddet, stilles vederlagsfrit til rådighed for Struer Kommune. Gebyr- og vederlagsbetaling m.v. kan ikke reguleres i opadgående retning i kontraktperioden. I forbindelse med et evt. skift af pengeinstitut skal tilbudsgiver stille den fornødne ekspertise vederlagsfrit til rådighed, således at skiftet bliver omkostningsfrit for kommunen. Ved et evt. skift af pengeinstitut skal kontonumre på eksisterende aftaler i betalingsservice ændres omkostningsfrit for kommunen. 3.5 Tilbudsgivers soliditet Med henblik på at minimere risikoen stiller Struer Kommune følgende krav til tilbudsgivers soliditet opgjort på koncernniveau: En langsigtet rating på mindst A3 (Moody s) / A- (S&P) eller tilsvarende rating fra et andet anerkendt eksternt bureau En faktisk solvens, der er mindst 2 procentpoint over det individuelle solvensbehov i henhold til Finanstilsynets retningslinjer En egenkapital, der er mindst 20 gange større end kommunens forventede gennemsnitlige engagement på 75 mio. kr. Tilbuddet vedlægges det seneste årsregnskab, dokumentation for aktuel kreditvurdering herunder dokumentation for ændret kreditvurdering gennem det seneste år og årsagen hertil samt risikobog eller tilsvarende redegørelse for solvens og solvensbehov. Lavere kreditvurdering, solvens eller balancesum eller manglende dokumentation herfor diskvalificerer tilbuddet. Tilbuddet skal indeholde en generel virksomhedsbeskrivelse med angivelse af organisationsopbygning og ejerforhold. Der skal desuden redegøres for evt. nationale eller internationale samarbejdspartnere. 3.6 Serviceydelser I det følgende angives de serviceydelser, som Struer Kommune ønsker at få leveret fra tilbudsgiver: 1. De allerede nævnte konti i afsnit 3.1 skal være omfattet af aftalen, samt andre konti som kommunen måtte få behov for i løbet af aftaleperioden 2. Indsætning af overskudslikviditet fra kommunens afdelingskasse i Borgerservice ca. 4 gange om måneden. Beløbet er svingende, men udgør i gennemsnit omkring 5.000 kr. Kommunen afleverer beløbet hos tilbudsgiver, såfremt tilbudsgiver har repræsentation i Struer by. Hvis tilbudsgiver ikke har repræsentation i Struer by, afhenter tilbudsgiver beløbet i Borgerservice uden beregning 3. Til hovedkassen i Økonomiafdelingen skal der leveres kontanter efter behov. For tiden er behovet cirka fire leveringer om måneden. Beløbet vil være omkring 10.000 kr. pr gang. Kommunen afhenter beløbet hos tilbudsgiver, såfremt tilbudsgiver har repræsentation i Struer by. Hvis tilbudsgiver ikke har repræsentation i Struer by, leverer tilbudsgiver beløbet i Økonomiafdelingen uden beregning 12
4. Indbetalinger (eksempelvis): Overførsel fra OBS-konto Via PBS m.v. NemKonto Kontantindbetalinger Indløsning af checks Udenlandsk valuta 5. Udbetalinger (eksempelvis): Via overførselsservice/pbs Via NemKonto/KMD-udbetaling Leverandørbetalinger fra eget økonomisystem Konto-til-konto overførsler Kontanthævninger Udenlandsk valuta 6. Checks: Pengeinstituttet skal levere checks til brug for kommunens egen udskrivning Pengeinstituttet skal kunne tilbyde en form for indløsningskontrol på udskrevne standardchecks Indløsning af inden- og udenlandske checks. Spærring af checks Kopi af checks Genfremfinding af checks Overførsel og udstedelse af checks ved betaling til udlandet 7. Kontoudtog: Opdaterede kontoudtog skal dagligt kunne trækkes i elektronisk form (se afsnit 3.15) Ekstra kontoudtog herunder papirkontoudtog i forbindelse med revisionsbesøg og lignende I overensstemmelse med de mellem Finansrådet og foreningen af Statsautoriserede Revisorer udarbejdede retningslinjer skal der kunne rekvireres en årlig engagementsopgørelsen til brug for Struer kommunes revision 3.7 Betalinger til og fra udlandet Tilbudsgiver bedes oplyse følgende forhold i forbindelse med ind- og udbetalinger i udenlandsk valuta: Kommunens muligheder for veksling til og fra kontant udenlandsk valuta Mulighed for effektuering af ind- og udbetalinger i udenlandsk valuta herunder ved kontoverførsel og check Antal dage for valutabestilling Eventuelle gebyrer i forbindelse med valutaveksling og betalinger i udenlandsk valuta 3.8 Leverandørbetalinger og indbetalingskort Leverandørbetalinger sker aktuelt via KMD-Udbetaling fra kommunens konto i pengeinstituttet, men der forventes overgang til KMD-OPUS ved årsskiftet 2010-2011. Efterfølgende ændring af system kan forekomme. 13
Muligheden for benyttelse af indbetalingskort (+71) til udsendelse af regningskrav fra KMD-Debitor (fra 1/1 2011 KMD-OPUS) bedes oplyst. Herudover muligheden for at anvende løse indbetalingskort (+73) som udleveres og udfyldes manuelt. Tilbudsgiver bedes oplyse eventuelt gebyr for anvendelse af leverandørbetalinger og indbetalingskort. 3.9 Nem-konto systemet Det er et krav, at tilbudsgiver til enhver tid kan honorere lovgivningens krav til Nem-Konto. Det forventes, at pengeinstituttet gebyrfrit kan tilbyde alle kommunens borgere, som får udbetalt ydelser fra Struer Kommune, en Nem-Konto, hvor der som minimum kan ske én udbetaling (kontant/hævekort eller lignende) pr. indsættelse af beløb fra kommunens (det offentliges) side. Det skal oplyses, såfremt tilbudsgiver opstiller særlige betingelser i relation til tildeling af en bankkonto til de berørte borgere. 3.10 Udbetalingsformer Til udbetalinger benyttes KMDs udbetalingssystem, der via NemKonto fremsender til pengeinstituttets bogføringscentral. Skift af system kan forekomme. Kommunens foretager derudover i begrænset omfang udbetalinger ved udstedelse af checks (ca. 150 pr. år). Endvidere ønskes servicen i forbindelse med genfremfinding af checks belyst. 3.11 Likviditetspleje mv. Aftalen må ikke indeholde begrænsninger i adgangen til at foretage aftaleindskud eller optage lån i andre pengeinstitutter, realkreditinstitutter eller tilsvarende. 3.12 Let adgang til serviceydelser Tilbudsgiver bedes oplyse, hvorfra kommunen bliver serviceret. Det er udgangspunktet, at tilbudsgiver inden kontraktstart er repræsenteret lokalt med så stor en filial, at den fornødne ekspertise vil være til stede i forbindelse med afvikling af de daglige forretninger. Samtidig bedes det oplyst, hvilken fast medarbejder der er daglig kontaktperson, samt hvilken erfaring vedkommende har med at arbejde med kommuner/regioner. Struer Kommune ønsker en fast kontaktperson, som er fuldtidsansat ved pengeinstituttet. Der forudsættes umiddelbar adgang til at komme i kontakt med vedkommende. Der oplyses e-mail adresse og direkte telefonnummer på den pågældende medarbejder. 14
3.13 Rådgivning Tilbudsgiver skal rådgive og informere i forbindelse med nye tiltag og ændringer som f.eks. informationsteknologi, betalingsservice, nationalbankoverførsel m.v. Det forventes endvidere, at tilbudsgiver giver kommunen rådgivning og information om alle relevante forhold vedrørende kommunens bankforretninger, jfr. 1.3 om afgræsning af tilbud. 3.14 Betalings- og informationssystemer Struer Kommune forventer gebyrfri tilslutning og anvendelse af tilbudsgivers ITinfrastruktur ved elektroniske pengeforretninger. Det forudsættes, at tilbudsgiveres on-line-bankingsystem kan anvendes til følgende: Internet baseret opkobling til tilbudsgiver via lokal PC Flerbrugersystem Online opdatering Pengeinstituttet skal vederlagsfrit informere/uddanne kommunens personale i anvendelse af pengeinstituttets programmer. 3.15 Kommunikationsmuligheder Struer Kommune vil anvende diverse programmer fra KMD, MicroSoft-office mv. Kommunens forbindelse til internettet går gennem en firewall, som administreres af kommunens IT-afdeling. Det skal fremgå af tilbuddet, hvordan tilbudsgiver vil sikre sammenhæng mellem kommunens udbetalingssystem og tilbudsgivers bogføringscentral, herunder om der skal installeres supplerende programmer eller forudsættes særligt hard- eller software eller IT-forbindelser på de PC ere, der skal anvende banksystemet. Tilbudsgivers on-line banking system skal beskrives. Det er et krav, at fuldmagtsforholdene skal kunne adskilles i en bestiller- og en godkenderfunktion, således at betaling kun kan gennemføres med 2 uafhængige fuldmagtsindehavere. Diverse sikkerhedsprocedurer omkring udveksling af data beskrives. Kontoudtog/daglige posteringer skal kunne hentes via det tilbudte on-line banking system, og informationerne skal umiddelbart kunne overføres til excel-regneark. Tilbuddet skal indeholde oplysninger om alle muligheder for elektronisk kommunikation med tilbudsgiver i relation til administration af kommunens daglige bankforretninger. Tilbud skal bl.a. indeholde alle systemkrav til kommunens IT-udstyr. 3.16 Forbehold I tilbuddet skal det godtgøres, at pengeinstituttet kan indestå for udførelsen af kommunens pengeforretninger mv., jf. de anførte oplysninger i udbudsmaterialet. Såfremt der tages forbehold for udførelsen af visse opgaver og betingelser, eller sådanne ikke kan løses, skal dette tydeligt fremgå af tilbudsmaterialet. Forbehold skal fremgå af en særskilt forbeholdsliste, der skal vedlægges tilbuddet. Forbeholdslisten skal have følgende opbygning: 15
Punkt i bilag Tilbudsgivers forbehold Begrundelse Konkret henvisning til punktet i udbudsmaterialet Kort og præcis redegørelse af forbeholdet. En kort begrundelse for forbeholdet skal angives. Såfremt tilbudsgiver tager forbehold overfor mindstekrav, vil tilbuddet blive anset for ukonditionsmæssigt og derfor blive forkastet af ordregiver. Øvrige forbehold vil blive kapitaliseret af ordregiver. Såfremt ordregiver ikke er i stand til at kapitalisere tilbudsgivers forbehold på en sikker og saglig vis, er ordregiver forpligtet til at kassere tilbuddet som ikkekonditionsmæssigt. Dog vil bagatelagtige forbehold, som ikke kan kapitaliseres, blive vurderet kvalitativt under de relevante evalueringskriterier, de måtte vedrøre. Selv om der ikke er tale om forbehold overfor mindstekrav, må tilbudsgiver ikke tage forbehold vedrørende grundlæggende betingelser i tilbudsanmodningen, hvis tilsidesættelse vil bevirke, at ordregiver indgår kontrakt om en ydelse, der adskiller sig væsentligt fra den udbudte ydelse. I tilfælde af usikkerhed, om et forbehold vil medføre kassation af tilbuddet i henhold til dette punkt, opfordres tilbudsgiver til at stille afklarende spørgsmål til tilbudsanmodningsmaterialet, jf. afsnit 1.5. 3.17 Erklæringer Tilbudsgiver skal afgive en tro og love erklæring vedrørende ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, jævnfør lov nr. 336 af 13. maj 1997: Lov om begrænsning af skyldneres mulighed for at deltage i offentlige udbudsforretninger. Skemaet i bilag 1 benyttes. Som udgangspunkt må en ordregiver ikke antage et tilbud fra en tilbudsgiver, der ikke har afgivet denne erklæring, eller som har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, der overstiger 100.000 kr. Tilbudsgiver skal endvidere angive, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt, dvs. tilbudsgiver skal tilkendegive, at virksomheden overholder da danske love og regler på disse områder. Det kan gøres ved at underskrive bilag 2. 3.18 Diverse forventninger til aftalen I det følgende opstilles yderligere forventninger, som Struer Kommune har til aftalen med pengeinstituttet: Det er et krav, at pengeinstituttet klarer/hjælper med det praktiske arbejde ved overtagelse/omplacering af opgaven med kommunens pengeforretninger. Pengeinstituttet og dets ansatte er underlagt tavshedspligt om forhold vedrørende kommunen, som de bliver bekendt med i erhvervets medfør. 16
3.19 Offentlighed i forvaltningen Struer kommune er omfattet af Forvaltningsloven og Offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. Struer Kommune meddeler dog normalt ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningerne vedrører, adgang til at udtale sig herom. Struer Kommune er ikke bundet af udtalelsen. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre myndigheder. Struer Kommune skal i øvrigt henvise til offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. 3.20 Øvrige udbudsbetingelser Der kan ikke afgives alternative tilbud. Tilbudsgiver anmodes om at henvise til en eller flere nuværende kommunale samarbejdspartnere, med angivelse af navn, adresse, telefonnummer, e-mail og kontaktperson, som Struer Kommune må rette henvendelse til. 17
4. Bilag 1: Tro og love erklæring om ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 2: Erklæring vedr. skat, arbejdsmiljø og sikkerhed på arbejdspladsen 3: Struer Kommune budget for 2010 4: Struer Kommunes årsregnskab 2009 med bilagshæfte 18
Bilag 1: Tro og loveerklæring Virksomhedens navn: Adresse: CVR nr.: 1. Gæld til det offentlige: I henhold til Lov nr. 1093 af 21. december 1994 som ændret ved Lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger. Uanset gældens størrelse kan ordregiver udelukke en tilbudsgiver fra at deltage i en udbudsprocedure. Ordregiver er forpligtet til at afvise et tilbud, såfremt tilbudsgivere har ubetalt, forfalden gæld som overstiger 100.000 kr. Vi erklærer på tro og love med nedenstående underskrift at virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr. 100.000 Såfremt der er ubetalt forfalden gæld til det offentlige, anføres beløbet: kr. 2. Øvrige udelukkelsesforhold Jf. Direktiv 2004/18/EF artikel 45 stk. 1 og 2 Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: a) deltagelse i en kriminel organisation b) bestikkelse c) svig som omhandlet i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser. d) hvidvaskning af penge Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver leverandør: a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. b) hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. c) som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. d) som i forbindelse med udøvelse af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret. e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i det land hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. 19
g) som svigagtigt har fremsat urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af oplysninger, som kan kræves i dette kapitel. Vi erklærer på tro og love, at virksomheden ikke har forfalden, ubetalt gæld til det offentlige som overstiger ovennævnte grænse samt at virksomheden ikke er omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier. Dato: Underskrift og stempel: 20
Bilag 2 Skat, miljøbeskyttelse og sikkerhed på arbejdspladsen. Adresse og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om skatter Told- og Skattestyrelsen Adresse: Østbanegade 123 By: København Ø E-mail: Via hjemmesiden www.skat.dk Internetadresse (URL): www.skat.dk Postnummer: 2100 Telefon: + 45 72 22 18 18 Fax: + 45 72 22 19 19 Land: Danmark Adresse og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om miljøbeskyttelse Miljøstyrelsen Adresse: Strandgade 29 By: København K E-mail: mst@mst.dk Internetadresse (URL): www.mst.dk Postnummer: 1401 Telefon: + 45 72 54 40 00 Land: Danmark Adresse og internetadresse for den relevante statslige tjeneste, hvor der kan indhentes oplysninger om sikkerhed på arbejdspladsen og arbejdsvilkår Arbejdstilsynet Adresse: Postboks 1228 By: København C E-mail: at@at.dk Internetadresse (URL): www.at.dk Virksomhedens navn: Adresse: CVR.nr: Postnummer: 0900 Telefon: + 45 70 12 12 88 Fax: + 45 70 12 12 89 Land: Danmark Det tilkendegives hermed, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. Dato og virksomhedens underskrift 21
Bilag 3: Struer Kommunes budget for 2010 Link til kommunens budget: www.struer.dk/webtop/site.aspx?p=17569 22
Bilag 4: Struer Kommunes årsregnskab 2009 med bilagshæfte Link til kommunens årsregnskab: www.struer.dk/webtop/site.aspx?p=12551 23