Mødeledelse der gør en forskel - lær at tilrettelægge og afholde effektive møder Gentofte Hovedbibliotek Den 17. november 2011
Amalie
Jeanne
Formål med kurset Formålet med kurset er, at deltagerne bliver klædt på til at planlægge, afholde og facilitere effektive og konstruktive møder, såvel internt som eksternt.
Mål for dagen At give deltagerne: Indblik i hvad det egentlig kræver at holde et godt møde Konkrete metoder med hjem som understøtter faciliteringen af effektivt møder Større indsigt i hvad det vil sige at være mødeleder/gamemaster
Program 08.45-09.00: Kaffe og rundstykker 09.00-10.00: Velkomst Deltagerpræsentation Hvad er et godt møde? 10.00-11.00: Planlægning og mødetyper 11.00-11.10: Pause 11.10-12.10: Selve mødet og rollen som mødeleder (gamemaster) 12.10-13.00: Frokost 13.00-14.00: Selve mødet og rollen som mødeleder (gamemaster) - fortsat 14.00-14.15: Pause inkl. kaffe 14.15-14.45: Mødeopfølgning 14.45-15.15: Perspektivering 15.15-15.30: Afrunding
Praktiske informationer Undervisningsmaterialer bliver uddelt undervejs Efterfølgende vil alt være at finde på Centralbibliotek.dk
Deltagerpræsentation Korte møder omkring: Hvad hedder du, og hvilket bibliotek kommer du fra? Hvad optager dig mest lige nu? Hvad håber du på at få med hjem fra kurset?
Mødedefinition Et møde er en samling af mindst to personer, der er indkaldt med henblik på at fremme en eller flere fælles sager gennem verbal kommunikation. 1. Klart formål 2. Klart ansvar 3. Klart output
Hvad er et godt møde for dig?
Spørgsmål?
1. Mødebrøler Man bruger ikke nok tid på at planlægge/forberede sit møde! Brøler!
Planlægning og forberedelse Formål Mål Hvem skal deltage Forberedelse Tid Dagsorden Roller
Formål Vedkommende Hvorfor er vi samlet og holder dette møde Motivation Forståeligt Relevans
Fokus Det vi ikke ser eksisterer ikke Maturana Det vi fokuserer på bliver vores virkelighed!
Mål
Hvem
Forberedelse
Tid
Mødeindkaldelse Formål: At få deltagerne til at sætte tid af til mødet At motivere deltagerne til at komme At skabe fælles forventninger til indhold At give deltagerne en mulighed for at forberede sig til mødet
Mødeindkaldelse Mødets art Sted og lokale Start og slut Hvem er indbudt Mødets formål Selve DAGSORDEN (delmål) Anvendelse af resultaterne fra mødet Referat fra sidst
Roller
2. Mødebrøler Man tager ikke højde for mødetypen i sin planlægning!
Domæner kommunikation og mødetyper Det personlige domæne Produktionens domæne Refleksionens domæne
Det personlige domæne Værdier Etik Æstetik Meningsfuldhed Kvaliteter Spørgsmålstyper Jeg synes ikke vi kan tillade os at Jeg føler at det giver bedst mening for mig hvis
Refleksion Cirkularitet Muligheder Multivers Refleksionens domæne Spørgsmålstyper Hvad kan du lære af at deltage i Hvordan skaber vi bedre flow i vores samarbejde?
Spørgsmålstyper Hvorfor gik det galt med at få invitationerne ud? Hvad har ændret sig siden sidst? Hvorfor har vi et problem? Produktionen domæne Fakta Entydighed Linearitet Faglighed Univers Objektivitet Handlinger Konklusioner Afgørelser
Domæner og mødefaser Det personlige domæne Produktionens domæne Refleksionens domæne
Refleksion Er der domæner der dominerer jeres møder? Skaber disse den største mulige værdi for jeres møder? Kunne der bevidst skabes større værdi ved hjælp af refleksion over domænerne?
Mødetyper Problemløsningsmøde Beslutningsmøde Idégenereringsmøde Involveringsmøde
Problemløsningsmødet
Beslutningsmødet
Idégenereringsmødet
Involveringsmødet/informationsmøde
Derfor Domæner Formål
Spørgsmål?
3. Mødebrøler Man tager ikke tilstrækkeligt ansvar for processen på selve mødet!
Rollen som mødeleder (gamemaster) Hvordan er man en god mødeleder på selve mødet?
Refleksion
Hvor skal mødelederen have sit fokus? 1. På processen/faciliteringen af processen dvs. på at styre mødedeltagerne sikkert gennem mødeforløbet 2. På at skabe rum for at alle mødedeltagere kan komme på banen 3. På at mødet opfylder sit formål (tag konsekvensen af mødets formål) 4. På at alle dagsordenspunkter blive nået indenfor den afsatte tid (styre tiden) 5. På at der bliver truffet de nødvendige beslutninger
Hvad er en gamemaster? Sprogspil (game) ethvert samspil imellem mennesker følger bestemte regler for roller og handlinger som i et spil dette gør sig også gældende på et møde.
Hvad er en gamemaster? Gameplayer (mødedeltager): En gameplayer kender spillets regler og ved hvordan man følger dem, men har ikke blik for de overordnede betingelser og værdier spillet bygger på. Gamemaster (mødeleder): En gamemaster har gameplayerens færdigheder + en overordnet forståelse af hvornår det er hensigtsmæssigt at variere spillet, samt evne til at introducere nye variationer og nye sprogspil
Gamemasterfærdigheder Evnen til at deltage i mødet på linje med de andre mødedeltagere Samtidig med at man styrer og koordinerer møde hen imod fælles definerede mål
Gamemasterfærdigheder Tre teknikker til at styre processen!
Kontrakt Mødelederens vigtigste opgave er at sikre en fælles for-forståelse af: Hvad er formålet med mødet Hvordan skal mødet forløbe for at opfylde formålet
Time-out Lad os lige stoppe op et øjeblik. Hvor er vi på vej hen, i forhold til det vi aftalte tidligere? For mig at se er der nu i hvert fald tre veje at gå: 1, 2 og 3 Kan I se andre? Hvilken skal vi vælge?
Afslutning Vigtig at mødelederen sikre: At alle ved hvad, der er blevet besluttet og hvorfor At der er enighed om, hvad næste skridt er Har vi fundet frem til nogle gode løsninger? Er vi kommet videre ift. emnet? Hvad sker der herfra? Hvad gør vi konkret? Hvordan griber vi det an?
Konkrete redskaber Tænk dem ind og brug dem aktivt de har stor effekt! Tavs individuel refleksion Snak/refleksion to og to (med sidemanden) Styret runde hvor alle kommer til orde én efter én Brainwriting
Fysiske redskaber
Øvelse
Øvelse: Brainwriting Afsæt: Generer idéer til konkrete procesredskaber og/eller fysiske redskaber som mødelederen kan anvende på mødet, som en del af sin facilitering.
Spørgsmål?
Frokost
Akvarium Kuroshio Sea - 2nd largest aquarium tank in the world: http://www.vimeo.com/5606758
Rollen som mødeleder (gamemaster) Spørgsmål og magt
Spørgsmål og magt Enhver formulering af et spørgsmål definerer et domæne af legitime svar. Karl Tomm
Kort sagt: Som man råber i skoven, får man svar!
Hvorfor fordybe sig i spørgsmål? Øger mødelederens bevidsthed om spørgsmåls effekt -og derved: Øges mødelederens handlerum og valgmuligheder i rollen som facilitator på selve mødet
Spørgsmålstyper (Karl Tomm)
Situationsafklarende spørgsmål Eksempler på spørgsmål: Hvad er udfordringen i forhold til dagsordenspunkt X? Hvem er involveret og hvordan? Hvad er der sket indtil nu?
Perspektiverende spørgsmål Eksempler på spørgsmål: Hvordan tror du de andre implicerede har oplevet sagen? Hvad tror du, de ville tilføje til din version af sagen? Hvad tror du, er deres motivation for at handle, som de gør? Hvor kunne der være forskelle og ligheder mellem de forskellige synspunkter/ holdninger?
Genererende spørgsmål Eksempler på spørgsmål: Hvad er dine ønsker/drømme? Hvis vi forestiller os, at begivenheden har fundet sted, hvad var det som gjorde, at det blev en succes? Hvis en udenforstående skulle give dig et godt råd, hvad tror du så, vedkommende ville råde dig til?
Initiativafklarende spørgsmål Eksempler på spørgsmål: Hvilke nye initiativer kunne man tage? Hvad er det næste du/vi skal gøre? Hvilke mulige konsekvenser kunne opmuntre dig til eller afholde dig fra at tage disse initiativer?
Øvelse
Case I skal afholde et møde med jeres projektgruppe. I har rollen som mødeledere og har derfor ansvar for at gruppen kommer videre. I gruppen har I arbejdet med at lave en biblioteksklub, som er startet og kommet godt i gang, men I sidder nu fast, da der ikke længere er penge til at realisere klubben og dens mange aktiviteter som planlagt. I skal nu finde ud af, hvordan I skal takler dette.
Øvelse (15 min.) Hver gruppe skal med udgangspunkt i casen, formulere 2-4 spørgsmål som kan skabe værdi at stille til projekt- og mødedeltagerne, ud fra én af de 4 spørgsmålstyper. Husk jeres fokus er: Hvordan I skal takle den aktuelle problemstilling, beskrevet i casen!
Sprog skaber virkelighed Hvor hurtig kørte bilen, da den ramte muren? Hvilke konsekvenser havde det? Hvor hurtigt kørte bilen, da den smadrede ind i muren? Hvilke konsekvenser havde det?
Perspektiver
FIF Kommunikation Samarbejde Planlægning Videndeling
Spørgsmål?
4. Mødebrøler Man mangler stringens i sin mødeopfølgning!
Mødeopfølgning Opgaver Beslutninger Ansvar Kommunikation/formidling Deadlines Reminders Fastsættelse af ny mødedato Bilag
Selvrefleksion som mødeleder Ta lige 2 min. med dig selv og tænk over: Lykkedes det at styre processen? Var det de rigtige som deltog? Kom alle til orde? Nåede vi, hvad vi skulle? Var der en god og konstruktiv stemning? Skabte mødet værdi i forhold til formålet med mødet? Hvis nej, hvordan kan jeg gribe det anderledes an næste gang?
5. Mødebrøler Mødeleder har ikke gjort sig klart, hvilken type referat der bidrager til at opfylde mødets formål!
Mødeopfølgning Forskellige referattyper: Beslutningsreferat Informationsreferat Diskussionsreferat Genfortællingsreferat En referent skal også forberede sig. Smart at skille referent- og mødelederrollen ad!
Perspektivering
Innovation Det kreative møde
Open Space Technology - perspektivering
Café-seminar
Fishbowl
Spørgsmål?
Øvelse Dine 2-3 bedste oplevelser i løbet af kurset? Hvad har jeg selv bidraget med, for at gøre kurset til en positiv oplevelse? Hvad har mine meddeltagere bidraget med?
Afrunding Kursusevaluering: http://www.surveygizmo.com/s3/63 4890/Evaluering-af-Biblabkurser
Tak for denne gang!