Mødereferat Mødedato Mandag den 11. marts 2013 Starttidspunkt Kl. 13:00 Sluttidspunkt Kl. 16:00 Mødested Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle Soldalen 8, 7100 Vejle Mødelokale Auditoriet (v. kantinen) Til stede Medarbejderrepræsentanter: Helle Waagner - TR for AC - Pædagoguddannelsen i Jelling (næstformand) Jesper Zimmer Wrang TR for AC Læreruddannelsen på Fyn Aase Stamp Jørgensen TR for HK EVU Bo Møller Pedersen TR AC - Administrationsbachelor- og Socialrådgiveruddannelsen Leila Pedersen TR for HK Blangstedgårdsvej Niels Kvium, TR for AC - Læreruddannelsen i Jelling Jytte Beck, TR for DSR Sygeplejerskeuddannelsen i Vejle Lene Iversholt TR for AC EVU og U&V Jørgen Markussen TR for 3F Henriette Vognsgaard Hjernø TR for AC Pædagoguddannelsen i Odense Tina Vestphal Jensen TR for DSR - Sygeplejerskeuddannelsen i Odense Gitte Stokholm TR for Ergoterapeutforeningen uddannelserne til Ergoterapeut, Fysioterapeut og Radiograf (suppleant for Christian Gøttsch Hansen) Ledelsesrepræsentanter: Afbud: Erik Knudsen Rektor (Formand) Niels Grønbæk Nielsen Studierektor Læreruddannelsen Hanne Vibeke Sørensen Studierektor Administrationsbachelor- og Socialrådgiveruddannelsen Ulla Mulbjerg - Studierektor for sundhedsuddannelser Allan Kjær Hansen - Ressourcedirektør Jørgen Hansen - EVU chef Søren Pedersen Studierektor Sygeplejerskeuddannelsen Jan Michael Laursen Uddannelseschef Pædagoguddannelsen i Jelling Lars Lynge Nielsen Studierektor Pædagoguddannelsen Christian Gøttsch Hansen TR for Radiograf Rådet uddannelserne til Ergoterapeut, Fysioterapeut og Radiograf og Bioanalytiker Ambrosia Fladager Hansen Chef for Området for Læringsressourcer Deltager i pkt.9-10: Uddannelsesdirektør Jørgen Thorslund Sekretariatsbetjening: Lene Synnøve Andersen HR & Kommunikation side 1/10
Dagsordenspunkter 1. Godkendelse af dagsorden... 3 Nye/reviderede politikker/retningslinjer... 3 2. Årsresultat 2012... 3 3. Fraværsstatistik... 3 4. Kønsopdelt lønstatistik... 4 5. Evaluering af mobbe- og chikanepolitik... 4 6. Praksis vedr. kørselsgodtgørelse... 5 7. Evaluering af Hus-udvalgsordning... 5 8. Revision af ph.d.-strategien... 6 9. Temadrøftelse: Ledelsesprincipper... 6 10. Studieaktivitetsmodellen status for implementering... 8 11. Status på campusstrategi... 8 12. Status på bygningsløsninger i UCL... 8 13. Korte punkter... 9 14. Eventuelt... 10 Foreløbige punkter til næste HSU møde....9 side 2/10
1. Godkendelse af dagsorden Dagsorden godkendt. Nye/reviderede politikker/retningslinjer Kompetencestrategi for teknisk administrativt personale Kompetencestrategi for teknisk administrativt personale - TAP 2. Årsresultat 2012 Erik Knudsen orienterede: Det foreløbige årsresultat har været drøftet på direktionsmøde (11. marts 2013), hvor det blev besluttet, at der med henblik på at gøre de løbende opfølgninger mere læsevenlige og opfange afvigelser rettidigt, vil der fremadrettet opereres med fire kolonner; det foregående års resultat, indeværende års budget, aktuel opfølgning samt bud på indeværende års resultat. Medarbejdersiden udtrykte stor bekymring for årsresultatets afvigelse i forhold til det budgetterede, og opfordrede i et medarbejderperspektiv på at have mere fokus på, at regnskabet ikke ender med så stort et uplanlagt overskud. Det er særlig problematisk for grunduddannelserne Erik Knudsen udtrykte enighed i at der er større overensstemmelse mellem budget og regnskab, og forventer, at evt. afvigelser fremadrettet synliggøres rettidigt med ovennævnte opfølgningskoncept. HSU tog orienteringen til efterretning. 3. Fraværsstatistik Erik Knudsen orienterede: UCL har i 2012 samlet set oplevet et lille fald i sygefravær pr. medarbejder. Når der ses bort fra langtidsfravær og medarbejdere ansat under Socialt Kapitel, er der dog sket en lille stigning, hvilket der lokalt bør være fokus på. Erik Knudsen gav udtryk for, at et samlet sygefravær på 10,4 dage pr. medarbejder ikke er tilfredsstillende, og at der er en fælles forpligtelse til at nedbringe sygefraværet. Der blev fra såvel ledelses- som medarbejdersider udtrykt bekymring for elevernes omfang af sygefravær herunder, at der ses en stigning fra 2011 til 2012. Handlepunkter: Bente Hammerich fra HR & Kommunikation samt den nye elevchef undersøger og følger op på den særlige problematik omkring elevernes sygefravær. Fraværsstatistikken udsendes til videre drøftelse i de lokale udvalg. side 3/10
HSU tog herefter orienteringen til efterretning. 4. Kønsopdelt lønstatistik Der blev efterlyst følgende: Opgørelse over ansatte over 55 år. 160 kvinder 105 mænd Hvilke afdelinger, der i 2012, har haft positiv medarbejderomsætning. Ledelsessekretariatet: +2 Økonomi: +1 Bygninger: -3 Bibliotek: -1 Læreruddannelsen: -1 Pædagoguddannelsen: +3 Sygeplejerskeuddannelsen: -1 Fysioterapeutuddannelsen: -1 Radiografuddannelsen: +4 Samfundsfaglige uddannelser: +4 EVU: +1 Antal medarbejder med løn over kr. 500.000 11 medarbejdere HSU tog med disse anmodninger om supplerende oplysninger orienteringen til efterretning. 5. Evaluering af mobbe- og chikanepolitik Erik Knudsen orienterede: På baggrund af evalueringen i de lokale udvalg, som generelt udtrykker tilfredshed med politikken, anbefales det at fastholde den nuværende politik, selv om det også blev tilkendegivet, at det kunne styrke klarheden, at politikken blev gennemskrevet, men at det er et stort stykke arbejde. Kendskab og brug af politikken blev drøftet. Politikken er lokalt forankret, og det er følgelig et lokalt anliggende at udbrede kendskabet til politikken. To lokale udvalg har foreslået en sammenskrivning af politik og tilhørende vejledning. På baggrund af drøftelse, fastholdes politik og vejledning i nuværende form og indhold, side 4/10
men at der sker en revurdering af behovet for gennemskrivning i forbindelse med næste evaluering om to år, 6. Praksis vedr. kørselsgodtgørelse Medarbejdersiden har oplevet, at UCLs retningslinjer for kørsels- og befordringsgodtgørelse tolkes forskelligt på biblioteksområdet (hvornår der gives hhv. høj og lav takst). Der er herudover usikkerhed om, hvorvidt der for visse funktioner ikke skal søges kørselsbemyndigelse hvert år. Handlepunkter: HR & Kommunikation undersøger praksis omkring befordringsgodtgørelse på biblioteksområdet. HR & Kommunikation definerer tydeligt retningslinjer for kørselsbemyndigelse. Herefter orienteres HSU. Med afsæt i ovennævnte definering af, hvilke uklarheder, der er i tolkningen af UCLs retningslinjer for kørsels- og befordringsgodtgørelse, afklares praksis på biblioteksområdet og kørselsbemyndigelser. 7. Evaluering af Hus-udvalgsordning HSU godkendte processen omkring evaluering af Hus-udvalgsordningen. Der er pt. HUS-udvalg på Blangstedgårdsvej, Rømersvej, Asylgade og Jelling. Der er også mulighed for Hus-udvalg på Soldalen, men da der ikke er udpeget campusbestyrer, er det ikke videre blevet drøftet. Handlepunkter: Hus-udvalgsordningen sendes til evaluering i Hus-udvalgene på Blangstedgårdsvej, Rømersvej, Asylgade og Jelling. Herefter drøfter HSU tilbagemeldingerne. Der afklares, om der skal udpeges en campusbestyrer på Soldalen, og derefter tages der stilling til evt. ønske om Hus-udvalg. HSU godkendte processen for evalueringen af Hus-udvalgsordningen med ovennævnte tilføjelse. side 5/10
8. Revision af ph.d.-strategien Medarbejdersiden meddelte, at Helle Waagner og Christian Gøttsch Hansen indgår i referencegruppen. Medarbejdersiden havde dog nogle afklarende spørgsmål: Forventning til højere løn til de, der gennemfører en ph.d.? Det blev understreget, at ph.d. studier skal ses i relation til kompetencestrategien, hvor andre kompetenceudvikles på anden vis. Det har ikke nødvendigvis sammenhæng til højere løn. Hvorvidt det bliver en del af den nye stillingsstruktur er en anden diskussion. Hvilke administrative medarbejdere, der tænkes i referencegruppen? Der tænkes administrative medarbejdere, der arbejder med innovation og forskning. Finansieringen af ph.d.-studierne? Professionshøjskolernes målsætning om 50 % ph.d.ere af underviserstaben er udarbejdet under forudsætning af, at der er et finansieringsgrundlag. Dette grundlag er endnu ikke til stede. Handlepunkter: Helle Waagner og Christian Gøttsch Hansen indgår i referencegruppen. HSU havde ikke bemærkninger til den foreslåede proces. 9. Temadrøftelse: Ledelsesprincipper Jørgen Thorslund gennemgik ledelsesgrundlaget via PowerPoints (vedlagt som bilag). Medarbejdersiden gjorde sin utilfredshed klar i forhold til paradigmeskiftet, idet de helst havde set, at arbejdstidsregler blev fastholdt via en lokalaftale. I erkendelse af, at dette ikke er muligt, idet ledelsessiden fastholder det af ledelsen besluttede Ledelsesgrundlag for arbejdstilrettelæggelse for uddannelsesfaglige medarbejdere, og at processen i forhold til ledelsesprincipper nu er i en fase, hvor de skal implementeres, var det medarbejdersiden hovedsynspunkt, at der skal være fokus på, at medarbejderne skal kunne se sig selv i forhold til arbejdsvilkårene fra august 2013. Medarbejdersiden gjorde opmærksom på at der bør være et særligt fokus på arbejdsmiljøet i implementeringsfasen. Herudover fandt medarbejdersiden: 1. Det ikke optimalt ikke endnu at være blevet inddraget i forbindelse med tilblivelsen af tidsregistreringssystemet. 2. Medarbejderne mener, at når der tages udgangspunkt i opgaver, skal der tilknyttes et arbejdstidsbudget. Hvad regnskabet bliver, beror på den enkelte medarbejders tidsregistrering. side 6/10
3. At tidsregistreringssystemet bør være finmasket (ned til kvarte timer) - med henvisning til at det skal være i overensstemmelse med overenskomsten. 4. Det essentielt, at der i forhold til timeopgørelse er et rent snit pr. august 2013 således at der ikke er lokale skufferegnskaber. 5. Der skal være løbende ledelsesmæssig opfølgning, som ikke kan og skal håndteres via MUS. 6. Der stiles mod mere jævn arbejdsfordeling. Betyder det ændret eksamensterminer mv.? 7. At tidsregistreringen er transparent for alle i UCL, og ikke kun afdelingsvis. Erik Knudsen understregede, at hele processen og samarbejdet bygger på dialog (jf. de tildelte ressourcer i efteråret 2012) også fremadrettet. Den videre proces sker lokalt på uddannelsesniveau. Svar fra ledelsessiden: Ad. 1) Det er noteret. Så snart der er et grundlag klar, inviteres til dialog herom. Ad. 2) Undervisernes arbejdstid er i dag også i høj grad opgavestyret, da opgaverne som udgangspunkt løses til den aftalte tid. Hvis det ikke er muligt, indgås der dialog mellem medarbejder og leder. Sådan vil det også være fra august 2013. Ad. 3) Systemet tænkes ikke så finmasket, men der er mulighed for, at den enkelte underviser registrerer anvendt tid på anden vis. I forbindelse med definering af opgavernes omfang, vil der lokalt være et erfaringsgrundlag at trække på. Hvis det ikke er muligt at løse den givne opgave på den aftalte tid, indgås der dialog mellem medarbejder og leder. Evt. merarbejde skal være forud aftalt. Overenskomsterne vil til enhver tid blive overholdt. Ad. 4) Der skæres som udgangspunkt pr. august 2013. Hvis det ikke er muligt, aftales det med den lokale tillidsrepræsentant. Ad. 5) Der skal være løbende dialog omkring opgaver, der ikke er undervisningsbundne. Ad. 6) Noget vil måske blive ændret i arbejdstilrettelæggelsen, da det er vigtigt, at der kommer en mere jævn belastning, dog ikke så drastisk som ændringer af eksamensterminer mv. Erik Knudsen understregede trods forskellige syn på ledelsesprincipperne - vigtigheden af, at dialogen fastholdes. Der er meget opmærksomhed på, at der er forskellige udfordringer i forbindelse med et paradigmeskift, som overgangen til de nye ledelsesprincipper er. side 7/10
Medarbejdersiden forventer, at tidsregistreringssystemet er så detaljeret (med 15 min. intervaller), og at det overholder overenskomstens regler. 10. Studieaktivitetsmodellen status for implementering Jørgen Thorslund orienterede: Der er som sådan ikke noget nyt i studieaktivitetsmodellen. Det nye består i, at studieintensiteten tydeliggøres. Bilaget er rettet mod nye studerende, ved messearrangementer og lignende. Der drøftedes, hvorledes bilaget vedr. studieaktivitetsmodellen skulle markedsføres internt. Det kunne være ved udsendelse til alle undervisere eller ved at give en fælles information om, at den udfoldes lokalt. Den sidste løsning vurderedes at være den rette. Handlepunkter: Der udsendes en meddelelse om at studieaktivitetsmodellen udfoldes lokalt. HSU tog orienteringen til efterretning. 11. Status på campusstrategi Allan Kjær Hansen orienterede: Campusstrategiprojekterne forventes afsluttet ved udgangen af 2. kvartal 2013. Materialet munder ud i UCLs Campusstrategi Guide for rum og indretning. Inden strategien sendes til endelig godkendelse i direktionen, gives bl.a. HSU lejlighed til at kommentere strategien. Bemærkninger fra medarbejdersiden: Der blev gjort opmærksom på, at der er fokus på at de fysiske rammer understøtter studieaktivitetsmodellen. HSU tog orienteringen til efterretning. 12. Status på bygningsløsninger i UCL Allan Kjær Hansen orienterede: Vejle: Byggeprocessen i Vejle er godt i gang. Der er fokus på samarbejdsrelationerne i forhold til ressourceanvendelsen. Der er et tæt samarbejde med Vejle Kommune. side 8/10
For at undgå misforståelser i forhold til bilag 12.1 konkretiseres, at flytteprocessen i Vejle er planlagt til sommeren 2014. Den mentale forberedelse i forbindelse med indflytningen sker bl.a. via en kulturstafet. Med henblik på at skabe et optimalt og effektivt arbejdsmiljø, skal kulturstafetten hente inspiration fra arbejdspladser udenfor UCL (processen er beskrevet i bilag 12.1). Odense: Campusløsningen på Niels Bohrs Alle er fortsat i en afklarende fase. Med fokus på inddragelsesprocessen, ventes der i slutningen af marts 2013 et oplæg klart. Bemærkninger fra medarbejdersiden: Der opfordres til, at flytteprocessen planlægges og udmeldes til medarbejderne så tidligt som muligt. Der anmodes om, at evt. personaletilpasninger i forbindelse med etablering af campusserne, udmeldes så tidligt som muligt. HSU tog med ovennævnte bemærkninger orienteringen til efterretning. 13. Korte punkter 1. Organisering af HR og lønadministration Erik Knudsen orienterede om, at Løn og Personale pr. 1. marts 2013 er blevet opdelt. Således indgår nogle medarbejdere fra Løn og Personale i den nye afdeling, der benævnes HR & Kommunikation, og nogle medarbejdere i Økonomi & Personale. Organisationsændringer kan give anledning til bekymring for de involverede medarbejdere, men lederne fra de to afdelinger (Carsten Vikkelsøe og Lars Valentin Lund), er opmærksomme herpå, og arbejder på, at minimere denne bekymring. 2. Resultatlønskontrakter 2013 Erik Knudsen orienterede om resultatlønskontrakter 2013. Hvorvidt lederne måles på selvvalgte faktorer afhænger af lederniveauet. Erik Knudsens resultatlønskontrakt tager afsæt i udviklingskontrakten 2013-14. 3. Temaer til øvrige temadrøftelser Erik Knudsen og Helle Waagner drøfter nærmere herom. Der var enighed om, at det i dagsordensættelsen er vigtigt, at temadrøftelser prioriteres, og at disse sættes først i dagsordenen (før pausen). 4. Revision af seniorpolitikken Følgende indgår i udvalget i forbindelse med revision af seniorpolitikken: studiesekretær Aase Stamp Jørgensen, underviser Niels Kvium, studierektor Hanne Vibeke Sørensen og uddannelseschef Ulla Riisbjerg Thomsen. Hanne Vibeke Sørensen er formand for udvalget, og indkalder til møde. Erik Knudsen bemærkede, at der er afsat ressourcer til arbejdet. side 9/10
14. Eventuelt Intet Foreløbige punkter til næste HSU-møde den 13. juni 2013 Nye/reviderede politikker/retningslinjer Budgetopfølgning 1. kvartal 2013 Temadrøftelse vedr. budgetlægning Revision af ph.d.-strategien (jf. tidsplan i bilag 8.1) Afrapportering af udviklingskontrakten Evaluering af Hus-udvalgs-ordningen (tilbagemelding fra eksisterende Husudvalg) Kompetencestrategi (TAP) - udmøntning MUS (brugerundersøgelse/evaluering) APV 2011 (opfølgning på handleplaner) Status på bygningsløsninger i UCL Campusstrategi Korte punkter Nyt fra HAU side 10/10