Bilag 1 Strategi for digital forvaltning 2006-2009 Hørsholm Kommune
Indholdsfortegnelse 1 HØRSHOLM KOMMUNES IT-STRATEGI STRATEGI FOR DIGITAL FORVALTNING 2006-2009... 1 2 VISION... 1 3 PEJLEMÆRKER... 4 Pejlemærke 1: Hørsholm Kommune vil give borgerne bedst mulig service ved at arbejde og kommunikere digitalt... 4 Pejlemærke 2: Hørsholm Kommune vil være en effektiv kommune med høj kvalitet i opgaveløsningen... 7 Pejlemærke 3: Digital forvaltning skal baseres på en sammenhængende og effektiv IT-infrastruktur og sikker IT drift... 9 Pejlemærke 4. Ledere i Hørsholm Kommune skal gå foran og sikre, at organisationen kan realisere visionen... 11
1 HØRSHOLM KOMMUNES IT-STRATEGI STRATEGI FOR DIGI- TAL FORVALTNING 2006-2009 IT- strategien beskriver den ønskede udvikling inden for brugen og anskaffelsen af IT i Hørsholm Kommune for perioden 2006-2009. IT- strategien er tilrettelagt så den understøtter kommunens organisationsfilosofi og værdier samt de overordnede strategiske tiltag og politiske målsætninger. Vi har opbygget IT-strategien sådan, at vi forholder os til Kommunes tidligere IT strategi fra 2002, samt forholder os til de krav, der stilles til offentlig forvaltning fra omverden og de krav der stilles internt. I løbet af IT-strategiens periode vil der løbende ske en koordinering i forhold til strategiens mål på områder som kompetenceudvikling, udvikling på fagområder mm. IT-strategien for Hørsholm Kommune består af en vision og fire pejlemærker. For hvert pejlemærke er der en forklaring på, hvordan kommunen vil arbejde med pejlemærket og en række konkrete mål, som vi ønsker at realisere inden udgangen af 2009. Pejlemærkerne skal ses i en sammenhæng, fordi de er en forudsætning for hinanden. Således vil der f.eks. ikke være en optimerings-muligheder ved at digitalisere arbejdsgange, hvis ikke der samtidig bliver arbejdet med den grundlæggende IT-infrastruktur eller med medarbejdernes IT-kompetencer. 2 VISION Det er Hørsholm Kommunes vision for digital forvaltning at Digitalisering skal understøtte og effektivisere kommunens opgaveløsning, service, kommunikation og vidensdeling samt bidrage til at realisere kommunens målsætninger. Borgerne skal opleve den bedst mulige service For Hørsholm kommune betyder digital forvaltning, at vi indfører digitale løsninger, som både understøtter effektive arbejdsgange og ændrer eksisterende arbejdsgange. IT skal understøtte modernisering af Hørsholm Kommune som virksomhed, herunder støtte videndeling og samarbejde vi både arbejder og kommunikerer digitalt; det giver os mulighed for at forbedre de ydelser vi leverer samt at højne produktiviteten i administration. Det bliver også lettere at kommunikere både internt, mellem myndigheder og med borgere og virksomheder Side 1
Omlægningen stiller krav til både teknologi og de mennesker, der skal udnytte teknologien bedst muligt. Derfor rummer omlægning til digital forvaltning overvejelser og mål indenfor alt fra IT på hardware/software-niveau til IT-arkitektur, organisation, kompetenceudvikling og ledelse. PEJLEMÆRKER I HØRSHOLM KOMMUNES IT-STRATEGI Til at understøtte visionen er der udarbejdet 4 pejlemærker 1. Hørsholm Kommune vil give borgerne bedst mulig service ved at arbejde og kommunikere digitalt 2. Hørsholm Kommune vil være en effektiv kommune med høj kvalitet i opgaveløsningen 3. Den digitale forvaltning i Hørsholm Kommune er baseret på en sammenhængende og effektiv IT-infrastruktur. 4. Lederne i Hørsholm Kommune skal gå foran og sikre at organisationen kan Udfordringer Hørsholm Kommune står overfor en række udfordringer i fremtiden. Digitalisering og udvikling på IT området er et væsentligt element i at imødegå disse udfordringer. Pres på kommunen Den offentlige sektor er under pres. Fra alle sider møder kommunerne krav om effektivisering, dokumentation og bedre service for færre penge. Skattestop, kommunalreform og pres på mulighederne for at rekruttere nye medarbejdere, som følge af små årgange, er elementer, der gør det nødvendigt for kommunerne at effektivisere deres opgaveløsning. Samtidig skal kommunerne kunne vise at deres indsats har den ønskede effekt. Krav om tilgængelighed og åbenhed Regeringen repræsenteret ved den Digitale Taskforce, borgerne og det omgivende samfund stiller krav til kommunerne om øget tilgængelighed og åbenhed. Der er allerede mange digitale løsninger, der gør borgerne uafhængige af åbningstider og personlig henvendelse. Stadigt flere tiltag, f.eks. frit valg mellem kommunale ydelser, gør det helt nødvendigt, at borgerne kan få indsigt i, hvad kommunen tilbyder. Øget kompleksitet Den stigende digitalisering i samfundet giver en øget kompleksitet på det digitale område. Stadig flere systemer skal passe til hinanden og kunne tale sammen. Det stiller krav om koordinering, fleksibilitet og fremsynethed i IT-planlægningen. Behov for kompetenceudvikling Samfundet oplever en hurtig udvikling inden for IT. På stadig flere fagområder bliver IT et redskab som er nødvendigt at være fortrolig med, hvis medarbejderne skal udføre de- Side 2
res arbejde. Det stiller store krav om kontinuerlig kompetenceudvikling, så der ikke opstår et misforhold mellem IT-udviklingen og de kompetencer som medarbejderne i Hørsholm Kommune besidder. Digital ledelse Erfaringerne viser, at ledelsen skal gå foran, hvis digitaliseringsprojekter skal blive en succes. Det kræver digital ledelse, hvis organisationen skal kunne holde fast i den digitale udvikling. Ansatte på alle niveauer skal løbende kompetenceudvikles indenfor IT, for at organisationen skal kunne stille krav til og medvirke til denne udvikling. IT udvikling handler kun delvist om teknologi og mest om organisationsudvikling, derfor er digital ledelse et vigtigt ben i kommunens IT-strategi. Digital forvaltning For at bane vej for større åbenhed i forvaltningen og skabe mere effektive arbejdsgange, er det nødvendigt at satse på et nyt ESDH-system, som understøtter digitale arbejdsformer og sikrer bedre integration mellem systemer. Side 3
3 PEJLEMÆRKER Pejlemærke 1: Hørsholm Kommune vil give borgerne bedst mulig service ved at arbejde og kommunikere digitalt Vi har med kommunens nye hjemmeside-platform de bedste muligheder for at stille viden og tjenester til rådighed for borgere og virksomheder. Vi vil give borgerne de bedste muligheder for at kommunikere digitalt med kommunen og betjene sig selv, når det passer den enkelte. Det er derfor vigtigt, at både borgerne og kommunens medarbejdere opnår en fortrolighed med den digitale henvendelsesform. Alle institutioner i Hørsholm Kommune har egen hjemmeside, og vi vil arbejde for, at de bliver brugt aktivt i den daglige dialog med institutionernes brugere. Med oprettelsen af et Borgerservicecenter pr. 1. januar 2007 bliver der sat øget fokus på vores borgerservice og digitale løsninger vil blive fuldt integreret i vores nye borgerservicekoncept. Vi ønsker at kommunens medarbejdere skal fungere som ambassadører i forhold til de digitale muligheder for borgere og virksomheder, således at der kommer en effektiv sammenhæng imellem intern sagsbehandling og kommunens selvbetjeningsløsninger. Vi vil skabe større åbenhed om kommunens virke, og med information give borgerne klar besked og et godt grundlag for at bruge den kommunale service, herunder foretage det rette valg på områder, hvor borgerne har mulighed for frit valg. Vi vil, via effektiv videndeling og integreret ESDH (Elektronisk Sags- og DokumentHåndteringssystem), give borgerne en helhedsorienteret service. Vi ønsker, at borgerne skal få adgang til egne sager via kommunens hjemmeside, og at kommunens medarbejdere har de bedste redskaber til at give borgerne god service. Vi vil styrke demokratiet, ved at bruge digitale medier til at skabe åbenhed og rum for den demokratiske proces mellem borgere og politikere. Borgerpaneler, borgerundersøgelser, debatfora kan være elementer heri. Vi vil sikre den bedste udnyttelse af kommunens kommunikationskanaler, samtidig med at den digitale kommunikation skal styrkes. Det vil vi gøre ved at udarbejde en kanalstrategi (strategi for hvordan vi henvender os til og kommunikerer med borgerne hvilke medier skal bruges hvornår). Kommunens kommunikation skal virke med størst mulig effekt. I løbet af 2003 og 2005 blev hhv. edag1 og edag2 indført i Hørsholm Kommune. Med edag2 har Hørsholm Kommune forpligtet sig til at bruge officielle sikre e-postkasser, som muliggør sikker og fortrolig e-post kommunikation med resten af den offentlige sektor. Vi vil arbejde for, at mere og mere af kommunikation med borgere og virksomheder foregår digitalt. Det betyder, at der i vores opgaveløsning og i vores kommunikati- Side 4
on/kontakt med borgere og virksomheder, skal gøres bedre opmærksom på de digitale muligheder og fordele. Mål: Kanalstrategi Gennemføre analyser af henvendelsesmønstre, for derefter at udarbejde en kanalstrategi Udarbejde en strategi for borgerservice i kommunen, hvori digitalisering indgår som en væsentlig del af strategien Bedst muligt udnytte de digitale muligheder i forbindelse med at kommunen anlægger et nyt borgerservicecenter og jobcenter I IT strategiens periode vil vi løbende: Øge borgernes og virksomhedernes tilfredshed med kommunens digitale borgerservice ved at foretage forskellige målinger Selvbetjeningsløsninger Uddanne kommunens medarbejdere til at kunne vejlede borgerne i digital selvbetjening samt markedsføre kommunens løsninger Sikre at kommunens selvbetjeningsportal og kommunens hjemmesider er linket helt sammen Inden udgangen af 2008 vil vi: Udvikle mindst 5 nye brugervenlige selvbetjeningsløsninger hvor borgerne erfaringsmæssigt foretrækker selvbetjening, samt i stort omfang tage eksisterende Netborger-løsninger i anvendelse (NetBorger et selvbetjeningsprodukt, som er leveret af KMD) Kommunens hjemmesider Understøtte at hjemmesidernes sprog og indhold vedligeholdes og forbedres. Det vil blandt andet ske ved at alle hjemmesider årligt vil gennemgå en evaluering i tæt samarbejde mellem Udviklingssekretariatet og de enkelte ansvarlige enheder. Understøtte kommunens enheder med at eksperimentere med nye funktioner og dialogformer på hjemmesiderne Inden udgangen af 2008 vil vi: Give borgerne adgang til egne sager via kommunens hjemmeside Side 5
I IT strategiens periode vil vi løbende: undersøge tilfredsheden på kommunens hjemmesider, således at hjemmesiderne optimeres til borgernes behov Kommunikation Sende mindst 95 % af alle dokumenter til/fra myndigheder digitalt Inden udgangen af 2008 vil vi: Arbejde for, at Hørsholm kommune modtager mindst 35 % af alle dokumenter fra borgere og virksomheder digitalt Side 6
Pejlemærke 2: Hørsholm Kommune vil være en effektiv kommune med høj kvalitet i opgaveløsningen Vi vil i størst muligt omfang udnytte de digitale muligheder til at effektivisere vores arbejdsgange. Digitalisering skal være med til at gøre os til en af de mest veldrevne kommuner i landet. IT skal understøtte, at kommunens ressourcer udnyttes bedst muligt. IT skal, hvor det er muligt, frigøre ressourcer fra tidskrævende arbejdsgange. Omlægning af manuelle arbejdsgange til digitale arbejdsgange er et vigtigt element i at effektivisere kommunens drift. Vi vil optimere sagsbehandlings- og svartider på områder, hvor der er tale om standardforløb. Kommunen vil skabe mere åbenhed i sagsbehandlingen, ved at give borgerne mulighed for større indsigt i egne forhold, og mulighed for at følge med i egen sag under behandlingen. Digitalisering af standardforløb er væsentlige elementer i dette. Videndeling gennem intranet, ekstranet, lokale interne informationsnet samt mulighed for at søge i informationer på tværs af organisationen er et meget vigtigt fundament for forståelse og læring i organisationen. Vi vil udnytte vores fælles web-platform, til at understøtte nye samarbejdsformer både internt og overfor kommunens samarbejdspartnere. Digitaliseringen er et vigtigt led i at generere ledelsesinformation, der dokumenterer kommunens arbejde og til at måle effekterne af kommunens indsats. Evaluering og effektmåling er et område, som vi vil have fokus på både pga. kommunens eget behov for at vide mere om effekterne af det vi gør, og pga øgede krav fra regeringen om evaluering og dokumentation af den service kommunen leverer. Mål: Sags- og dokumenthåndtering Påbegynde implementering af et nyt system til håndtering af sager og dokumenter (ESDH) i Hørsholm kommune. Gennemførelse af arbejdsgangsanalyser skal sikre de mest effektive arbejdsgange i det nye system. Inden udgangen af 2008: Sikre, at det nye ESDH er velintegreret med kommunens system til håndtering af hjemmesider og intranet (CMS). Desuden skal det nye ESDH være integreret til en række andre systemer Arbejde mod at flest mulige dokumenter skal foreligge digitalt. Side 7
Kommunens hjemmesider og intranet, ekstranet og lokale interne informationsnet (mininet) Sikre at alle kommunens medarbejdere har mulighed for at tilgå kommunens intranet fra Pc ere udenfor kommunens netværk (ekstranet) Gennemgå og optimere arbejdsgange i forbindelse med vedligeholdelse af kommunens intranet/ hjemmesider, med henblik på at opnå størst mulig kvalitet og effektivitet Udarbejde retningslinier for brug af kommunens digitale samarbejdsværktøjer og indføre værktøjerne i organisationen Understøtte organisationens behov for lokal videndeling ved at etablere lokale interne informationsnet (mininet) Digitalisering af arbejdsgange Inden udgangen af 2008 vil vi: Opstarte projekter for 4 manuelle arbejdsgange der skal digitaliseres Inden udgangen af 2009 vil vi: Have afsluttet alle projekterne Nedsætte den samlede sagsbehandlingstid på de mest hyppige sager Ledelsesinformation Inden udgangen af 2008 vil vi: Have implementeret et ledelsesinformationssystem, som kan levere relevante data til politikere, myndigheder, direktion og fagområder E-handel Inden udgangen af 2008 vil vi: indføre en e-handelsløsning, som er integreret med kommunens økonomisystem Side 8
Pejlemærke 3: Digital forvaltning skal baseres på en sammenhængende og effektiv IT-infrastruktur og sikker IT drift Vi vil udvikle en effektiv og fremtidssikret IT-infrastruktur. Dette er en væsentlig forudsætning for en succesfuld og velfungerende digital forvaltning - både i forhold til ansatte og borgere. Dertil kommer, at øget anvendelse af standarder, som bl.a. udpeges af centrale myndigheder, bidrager til bedre udveksling af data og services i den offentlige sektor i Danmark. Vi vil fokusere på en bedre sammenbinding af alle kommunens institutioner, som et helt centralt område i IT-indsatsen. Kommunens ansatte skal ikke kunne mærke forskel på, om de arbejder på rådhuset eller på en institution. Dette vil kommunen understøtte gennem højhastighedsnetværk til alle institutioner og ved at indføre IP-telefoni. Udviklingen af nye muligheder for digital selvbetjening til borgerne, stiller store krav om tilgængelighed og sikkerhed til data fra de mange fagsystemer, som kommunen anvender. Ved anskaffelse af nye systemer er et af de centrale krav, at data kan anvendes frit og sikkert i forbindelse med systemer til borgeradgang samt mellem de enkelte fagsystemer. Derfor vil vi fokusere på koordinering af anskaffelse og brug af IT. Udviklingen i den digitale forvaltning stiller større krav om tilgængelighed til de mange kommunale IT-systemer for både borgere og medarbejdere, hvilket igen vil stille større krav til teknik og drift, herunder døgnovervågning. Disse krav vil vi bl.a. imødekomme ved en høj grad af standardisering af kommunens anvendelse af udstyr og ved effektive overvågningsprocedurer. Med henblik på øget effektivitet, sikkerhed og økonomi vil vi gennemføre undersøgelser om mulighederne for driftsovervågning udenfor normal arbejdstid og/eller outsourcing af hele eller dele af IT-driften. Vi vil sikre udvikling i den digitale forvaltning gennem samarbejde mellem Udviklingssekretariatet, IT-afdelingen og IT-styregruppen samt gennem en synliggørelse af kommunens politikker for anskaffelse og anvendelse af IT i hele organisationen. Vi vil sætte fokus på best-practice inden for etablering og drift af IT-systemer og sammenligne os med (benchmarking) med IT-afdelinger i andre kommuner. Det vil vi bruge som afsæt til at arbejde med en række områder, som skal videreudvikles i de kommende år, herunder: at have fortsat fokus på effektiv, stabil og sikker drift øget fokus på styring af økonomi og personale Side 9
IT-infrastruktur Inden udgangen af 2006 vil vi: Have påbegyndt indførelse af IP-telefoni i alle kommunens institutioner og på Rådhuset. Have etableret højhastighedsnetværk (bl.a. til IT, IP-telefoni og video) til alle institutioner. Indføre nye IT-arbejdspladser Konsolidere følgende områder: serverparken, diskkapacitet samt printere. Analysere den eksisterende mail og kalender-platform (Lotus Notes) i forbindelse med anskaffelse af nyt ESDH-system med henblik på evt. overgang til Microsoftplatform Standarder Anvende veldefinerede standarder for lagring og udveksling af data Anskaffelse og anvendelse af IT Inden udgangen af 2006 vil vi: Gennemføre benchmarking af IT-funktioner med andre kommuner Udarbejde en politik for anskaffelse og anvendelse af IT-systemer, som har fokus på sammenhænge mellem og forankring og drift af nye IT initiativer, samt standardisering af anvendelse af udstyr og systemer Synliggøre omkostninger ved anskaffelse og drift af IT-systemer Sikkerhed Etablere nødberedskabsplaner og beredskab, der omfatter vitale systemer som f. eks. ESDH, økonomisystem og intra-/ekstranet Vurdere eller gennemføre ekstern overvågning og/eller outsourcing af driften. Øge beredskabet mod trusler udefra, så som virus, spam-mails, reklamer, hackning og lignende. Side 10
Pejlemærke 4. Ledere i Hørsholm Kommune skal gå foran og sikre, at organisationen kan realisere visionen For at arbejde og kommunikere digitalt, er det nødvendigt, at lederne går forrest og viser vejen for, hvordan kommunen skaber nye måder at løse opgaver på. Kommunens ledere skal være rollemodeller for medarbejdernes tilgang til digitalisering. Der skal være fokus på den organisatoriske omstilling og ledelsesmæssige forankring. Ledere skal have de bedste forudsætninger for at kunne varetage digital ledelse på alle niveauer. Erfaringen viser, at ledelse og ikke mindst topledelsens engagement er en kritisk faktor for digitalisering-projekternes succes og gennemførelse Derudover er det nødvendigt, at afsætte de nødvendige ressourcer, for at kunne gennemføre digitaliseringsprojekter. Digitale arbejdsgange er ikke at sætte strøm til eksisterende arbejdsgange det handler især om at optimere og tilpasse eksisterende arbejdsgange. For at lederne kan gå foran, skal der stilles værktøjer til rådighed, som kan understøtte fornuftige beslutningsgrundlag i forhold til anskaffelse og implementering af IT samt give realistiske bud på budgetter og ressourceforbrug. Koordinering i IT styregruppen på tværs af organisationen i forbindelse med anskaffelse og implementering af IT er nødvendig, for at sikre størst effekt af indkøbene, og at indsatsen samles bedst muligt. Det er ledernes ansvar, at medarbejderne får det kompetenceløft, som kræves for at kunne bidrage til digitaliseringen, både ved ledelsesmæssig støtte og prioritering. For at få den fulde udnyttelse af kommunens digitale systemer, er det vigtigt at satse på behovsorienteret kompetenceudvikling indenfor IT, samt at sikre at systemerne anvendes på bedst mulig vis med højest mulig udnyttelsesgrad af systemets funktioner. Vi vil udarbejde kompetenceprofiler, som kan knyttes op på kommunens jobfunktioner. Mål Digital ledelse Udarbejde inspiration for godt digitalt lederskab, herunder roller og ansvar i forhold til digitalisering af arbejdsgange Kompetenceudvikling Inden udgangen af 2006 vil vi: Udarbejde IT-kompetenceprofiler, som skal knyttes til alle jobfunktioner i kommunen Indføre et e-learningssystem, som på væsentlige forretningsområder understøtter kompetenceudvikling Side 11
Indføre en medarbejder-pc-ordning, som giver medarbejderne adgang til billige PC ere og billige bredbåndsforbindelser Sikre at alle medarbejdere i Hørsholm Kommune har gennemført basispakken i e- learningsprogrammet og at de er i gang med en IT kompetence-udviklingsplan, der svarer til deres jobfunktion Sikre at alle nyansatte efter 6 måneders ansættelse har gennemført en basispakke indenfor IT/kontorpakke, der svarer til den ansattes jobfunktion Projektstyring Opdatere kommunens projektstyringsmodel med henblik på IT forandringsledelse og IT projektledelse og få den integreret i kommunens digitale samarbejdsværktøjer (Sharepoint Services) Side 12