Ledelsen og SkoleIntra Kom godt fra land eller bliv genopfrisket! Version: August 2012
Indholdsfortegnelse Projekt SkoleIntra...4 Overordnede betragtninger...4 Hvem må hvad?...4 Overgang fra det analoge til det digitale...5 Filformat...5 Forventninger til lærerne...6 Lærerne skal have PC'er til rådighed...6 Tid til lærerne?...6 Ledelsen skal...7 Gå forrest!...7 Planlægge hvem gør hvad?...7 Skrive!...7 Informationsniveau...7 Seriøsiteten...8 Det praktiske arbejde...8 SkolePorten...9 Lovgrundlaget...9 Layout - skoleporten...10 Indholdet - skoleporten...11 LærerIntra layout...12 Koordination...12 Arkiv...12 Databaser...12 Værktøj...13 Links...13 Samarbejde...13 Admin / hjælp...13 Indholdet på LærerIntra hvem gør hvad?...14 Hvor gør man hvad?...14 Skoleporten...14 LærerIntra...15 Afslutning...15 Logfil...15 Side [3] af [16]
Projekt SkoleIntra Der er mange spørgsmål der både kan og bør besvares, inden man kaster arbejdspladsen ud i en helt ny måde at kommunikere på såvel internt som eksternt. Vi vil i denne manual komme omkring de mange facetter, vi mener man bør tage i betragtning. Efter hvert afsnit vil vi give vores subjektive holdning til den rigtige løsning! Manualen bygger på de erfaringer vi har fra egne Intranet og fra de meldinger, vi igennem kurser og konferencer har hørt fra andre skoler over hele landet. Overordnede betragtninger Inden detailplanlægningen skal ske, er der nogle helt grundlæggende valg, der skal træffes. Hvem må hvad? Det er utrolig vigtigt at få afklaret, hvad den enkelte lærer skal have adgang til. Oversigten her viser de mange muligheder: og i skoleporten: Enkelte punkter her (f.eks. Forældreintra, Infokiosk) handler om tilkøbsmoduler. Vi kan ikke give den rigtige afkrydsning det kommer an på... Side [4] af [16]
Overgang fra det analoge til det digitale Eller på dansk: Overgangen fra kopier i alle dueslag, på opslagstavler osv. til den digitale tilgang, hvor den enkelte selv printer de nødvendige papirer ud. For ledelsen (og lærerne) er det en stor fordel med digitale dokumenter som man til enhver tid kan finde igen! På LærerIntra er der gode muligheder for at lave samlemapper og dokumentmapper til referater, mødeindkaldelser m.m. Det er vigtigt at gøre sig klart, om man vil lave en blød overgang til det digitale eller fra dag 1 kræve en total omstilling. Vi vil klart anbefale, at man på følgende områder laver et rent snit altså 100% digitalt fra dag et: Booking af lokaler / udstyr m.m. Kalender Opslag på opslagstavlen (undtaget er selvfølgelig alt det man modtager fra forlag osv...) Referater / mødeindkaldelser Det kan være en fordel at begrænse antallet af analoge opslagstavler på skolen... Filformat Generelt vil vi anbefale at man bruger PDF-formatet 1, når man lægger ting på (intra)nettet. Bruger man kontorpakken fra OpenOffice er det intet problem pdf'er laves ved et enkelt tastetryk. Bruger man andre systemer, f.eks. Microsoft Word, kan man bruge en gratis PDF-creator (findes på konsulent-dvd'en) eller på http://sourceforge.net/projects/pdfcreator/ PDF har den kæmpefordel, at alle kan læse/printe dokumenterne, alle ser dokumentet nøjagtigt som det ser ud i originalen men kun udgiveren kan ændre i det. Mange steder i systemet er der mulighed for at oprette dokumenter direkte i systemet de bliver af html-typen. De er lynhurtige at åben for brugerne og meget nemme at rette i! Endelig er f.eks. Inspektørens spalte nemmest at lave direkte i systemet! 1 PDF = Portable Document Format, opfundet af Adobe. Alle kan læse og printe men ingen kan redigere! Side [5] af [16]
Forventninger til lærerne Fra dag et må man gøre det meget klart, hvad der forventes i forhold til brugen af intranettet. Uden input dør systemet hurtigt og skoleporten (hjemmesiden) er der heller ikke meget ved... Vi foreslår følgende liste: Den ansatte Logger sig på Intranettet mindst 1 gang pr. dag Læser og besvarer beskeder Booker lokaler og andre ressourcer Opretter alle sine datoer i kalenderen: Møder, forældremøder, klassearrangementer osv. Bruger værktøjskassen til print af klasselister, skemaer m.m. Lægger sine årsplaner i den dertilhørende samlemappe Kigger på skolens hjemmeside mindst 1 gang om ugen Ovenståender er ment som en igangsætter når systemet kører kan flere punkter komme på tale! Lærerne skal have PC'er til rådighed For at give systemet en god start, er det en god ide at placere antal computere på lærerværelset eller i umiddelbar nærhed. Disse maskiner skal være forbehold arbejdet med intranettet der behøves kun internet og kontorpakke på maskinerne. Tid til lærerne? Mange steder har vi set, at man det første år har givet lærerne et vist antal timer og et start-kursus til at komme i gang med SkoleIntra. Generelt kan man sige, at den tvungne brug af intranettet ikke på sigt bør udløse timer, idet tingene blot afløser den gammeldaws analoge facon f.eks. at skrive sine ting på en papirkalender, booke lokaler på papir etc. Går man videre i forhold til logbøger, elevplaner m.m., kan det være oplagt at tage en diskussion omkring tidsforbrug... En spidsfindighed: Giver det øget arbejde til lærerne, hvis deres mail offentliggøres?? Alt i alt skal lærerne (helst...) se intranettet som en fordel: Side [6] af [16]
Ledelsen skal... For at få et velfungerende intranet, er det vigtigt at ledelsen er klar over dennes rolle i systemet. Her er listet nogle af de centrale områder! Layoutdelen er her udeladt det behandles særskilt senere! Gå forrest! Det kan være fristende lige at printe en seddel ud og lægge den i dueslaget eller... For ledelsen skulle der gerne være tale om en række fordele ikke mindst tidsbesparelsen i ikke hele tiden at skulle sørge for kopier m.m. Planlægge hvem gør hvad? Klare udmeldinger til lærere, sekretær, pedel osv. - hvem sørger for hvad i forbindelse med intranettet? Hvor ofte skal elevdata m.m. opdateres, skal der være billeder af eleverne på intranettet (ja!), skal skolebestyrelsen være synlig på nettet osv. osv. osv. Hvem sørger for at hjemmesiden er up-to-date? Skrive! Inspektørens spalte og måske de fleste opslag på skoleporten skrives af ledelsen. Informationsniveau Det er fristende at sende alt til alle og måske i virkeligheden lave en større flow af informationer end man har været vandt til på skolen. Man bør diskutere behovet for informationer og hvem der har behov for dem! Behøver alle f.eks. på opslagstavlen kunne læse, at der er emneuge i 1. klasse eller er det nok at det fremgår af kalenderen? Vores råd er: Behold det gode informationsniveau, der allerede inden intranettes introduktion har været på skolen! - men gør det elektronisk! Side [7] af [16]
Seriøsiteten Hvor seriøst skal intranettet være? Er der plads til en vits på opslagstavlen, eller... Vi vil helt klart opfordre til, at der er plads til mangt og meget evt. i samlemapper (en café) eller i en dokumentmappe. Bliver der udelukkende tale om indkaldelser til møder og officieller dokumenter, kan lidt af tiltrækningskraften forsvinde. Derfor er det en god ide med et frirum f.eks. at der kan placeres vitser et bestemt sted. Opslagstavlen skal dog være forbeholdt seriøse opslag ellers bliver den hurtig meget uoverskuelig. Det praktiske arbejde Inden man for alvor skal i gang, er der dels de ovenstående overvejelser at gøre dels en masse praktiske indstillinger, såsom layout, hvor meget er der fyldt på fra start etc. I det følgende giver vi et bud på de områder, man bør have styr på / have overvejet! Overordnet er der 2 dele i grundpakken af SkoleIntra nemlig LærerIntra (kaldes også mange steder for PersonaleIntra) og SkolePorten (webportalen for skolen). I det følgende starter vi med at kigge på den offentlige del, SkolePorten! Side [8] af [16]
SkolePorten Skoleporten giver skolen mulighed for et ansigt udadtil i forhold til brugerne, dvs. forældre, elever osv. Lovgrundlaget I juni 2002 vedtog Folketinget Lov om gennemsigtighed og åbenhed i uddannelserne m.v., (Lov nr. 414 af 6. juni 2002). Denne lov påbyder skolerne at have diverse oplysninger tilgængelige på nettet, bl.a. karaktergennemsnit. Vi vil henvise til følgende netadresser, som præcist beskriver de krav, der er til skolens hjemmeside / de oplysninger, der skal offentliggøres: http://www.uvm.dk/admin/aabenhed/folkeskolen.htm?menuid=4015 - undervisningsministeriets vejledning og links til relevant hjælp. http://www.retsinfo.dk/_getdocm_/accn/a20020041430-regl - lovteksten i sin helhed. Det er vores opfattelse, at man med de i SkoleIntra indbyggede skabeloner til offentliggørelse af sammenlignelig brugerinformation er godt hjulpet! Side [9] af [16]
Layout - skoleporten Hvordan skal skolen hjemmeside se ud? Der er i SkoleIntra indbygget en række faste designskabeloner2, som man efterfølgende kan tilpasse: En stor fordel er det, at man kan afprøve de forskellige skabeloner uden at ødelægge de data, man har puttet ind i systemet! For flere af skabelonerne gælder, at man kan indsætte et sidehoved, som kan laves helt som skolen ønsker det! Et par eksempler: Yderligere kan man bestemme farverne på siden f.eks. baggrundsfarver, tekstfarve osv. At give et bud på den rigtige designskabelon er umuligt her må det være smag og behag, der tæller! 2 Log på LærerIntra som admin - Admin - Skoleporten - Designskabelon Side [10] af [16]
Indholdet - skoleporten Kort sagt: Hvad skal være tilgængeligt på hjemmesiden? - og hvem skriver / udgiver materialet? Det kan være en god ide at kigge på andre hjemmesider, f.eks. www.visbyskole.dk En oversigt over væsentlige områder som ikke er lovpligtige: Emne Offentlig Ikke offentlig Hvem gør hvad? Personaleinformationer 3 - i hvilket omfang? Den enkelte medarbejder samt v. import fra admin. programmer. Kalenderopslag Den enkelte medarbejder samt ledelse Besøgstæller Opslagstavlen Ledelsesvalg Inspektørens spalte Lederen Ugens nyhedsbrev til forældre4 Sekretær + ledelse Skoleblad Den ansvarlige Skolebestyrelsen i hvilket omfang Sekretæren alt efter omfang Åbne klasseforsider Debatforum Materiale, som ikke passer ind i ovenstående Kræver et velfungerende intranet bør i første omgang udelukkes Kan bruges konstruktivt men vil man det? Hvilke ønsker har skolen, ledelsen, bestyrelsen? angiver vores bud på en løsning! Vores klare anbefaling er at bruge skabelonerne m.m. som de er! - man kan lave mange (flotte) ting, men Ting Tar Tid! Får man først skubbet godt gang i intranettet, kan man bagefter bruge tid og kræfter på de mange muligheder på SkolePorten! 3 Kun initialer, navn og fag må offentliggøres uden skriftligt samtykke 4 Indholdet kan genereres automatisk ud fra kalenderopslag der kan tilføjes ekstra informationer Side [11] af [16]
LærerIntra layout Det er vores erfaring, at man bør begrænse mulighederne i LærerIntra i startfasen. I praksis betyder det, at man ikke har alle muligheder i de forskellige menuer. Filosofien er: Ingen menupunkter uden indhold! Her er vores bud på start-indstillinger: Koordination Som udgangspunkt bør Reservationer, Kalender og Skemaer være tilgængelige. Har man en aktiv bibliotekar kan pæd.servicenter også være aktivt, det samme med sfodelen; en aktiv SFO-leder = aktivt menupunkt! Her er vist samtlige menupunkter. Arkiv Her bør Dokumenter, Billeder, Nyheder og Samlemapper være med fra starten! (samtlige menupunkter er her vist) Databaser Elever, Personale, Forældre & Partnere bør være tilgængelige. Side [12] af [16]
Værktøj Alle kan være tilgængelige Links Alt aktivt! Samarbejde Her er tale om en stor mundfuld der er virkelig mange stærke værktøjer! Er man på skolen i gang med f.eks. logbøger, vil det være naturligt at inddrage dem elektronisk fra start. Det er derfor meget afhængig af den enkelte skole, hvad man har behov for at have tilgængeligt i denne menu! Grundlæggende skal Beskeder og Elektronisk post være tilgængelige! Fællesnettet er en overbygning! Admin / hjælp Alt skal være tilgængeligt! Side [13] af [16]
Indholdet på LærerIntra hvem gør hvad? Der er mange input-muligheder på intranettet men hvem sørger for, at alt er up-to-date? Her er vores bud5! Emne Hvem gør det? Kalenderopslag Den enkelte lærer samt ledelse/sekretær Elevdata Den der opdaterer databaserne, typisk sekretæren og/eller it-vejl. Forældredata (herunder skolebestyrelsen) Sekretær Emner der kan reserveres Administrator typisk sekretær/it-vejl. Personaledata Den enkelte lærer. Omfang besluttes i fællesskab med ledelsen. Skemaer Administrator importeres fra f.eks. TR2000 eller... Faste aktiviteter i kalenderen Administrator han (m/k) kan langtidsbooke6 m.m. Billeder i Skolens fotoalbum Primært lærerne Opslag på opslagstavlen Alle Hvor gør man hvad? For at kunne redigere de nødvendige sider, skal ledelsen have rettigheder til det meste ledelsen behøver dog ikke have administratoradgang. Skoleporten For skoleportens vedkommende foregår langt de fleste ændringer via Admin SkolePorten. Husk at ALT redigeres via LæreIntraindgangen!! Her skal ledelsen kigge på opslagstavlen, dokumenter på..., aktuelle meddelelser, ugens nyhedsbrev, informationssider, sammenlignelig brugerinformation. 5 Vi skriver ofte Sekretær - har man ingen, tja, så er det jo ledelsens opgave... 6 Denne mulighed bør KUN administratoren have ellers giver det ballade i kalenderen! Side [14] af [16]
LærerIntra I intranetdelen er det primært beskeder, opslagstavlen og samlemapper/dokumenter, der bør have ledelsens opmærksomhed. Afslutning Har man været rundt om alle punkter i denne manual, er man godt på vej! Der vil komme mange spørgsmål efterhånden som intranettet tages i brug og man vil derfor være godt tjent med at have gjort overvejelserne på forhånd. Logfil Til slut et lille fif: Det er muligt at holde øje med aktiviteten på LærerIntra hvem logger sig på? Hvor ofte? Dette kan slås til/fra under Admin - Logfil. Er denne funktion slået til, bør man informere sit personale! Det logges ikke hvad man laver i systemet kun hvor mange gange, man logger sig på! God fornøjelse med SkoleIntra et godt system! Side [15] af [16]