Oprettelse af bilag: Dokumenter fra katalog Oprettelse af bilag Dokumenter fra katalog Indledning For at imødekomme den stigende digitalisering er det gjort endnu nemmere at anvende ectrl til at oprette bilag på baggrund af forskellige dokumenter. Det kan fx være fakturaer modtaget som en vedhæftet fil i en e-mail, som man hurtigt kan få ind i sit system, eller et billede af et udlæg uploadet til en Dropbox-mappe af en sælger hvor som helst i landet, som man direkte derefter kan anvende til at oprette bogføringsbilag ud fra. Funktionaliteten er en del af en større udvidelse af funktionalitet til at oprette bilag ud fra forskellige typer af dokumenter. I vejledningen Hurtig oprettelse af bilag en oversigt over muligheder, er de forskellige, nye muligheder beskrevet, og hvordan man slår funktionaliteten til. Udover dette er der også nye muligheder for tilknytning af dokumenter til allerede oprettede bilag. For mere om dette, se vejledningen Tilknytning af dokumenter. Udvælgelse af dokumenter Udvælgelsen af de dokumenter, som man ønsker at danne bilag ud fra, finder sted i AccountPlus/Kladder, hvor man vælger enten Finanskladde eller Indgangsbog. Her vælger man så knappen Linjer med scannede bilag. Når man har slået funktionaliteten Indlæs fra katalog til, har dette skærmbillede fået et optimeret udseende og flere muligheder. Det er nu muligt at se bilag af mange filformater og ikke kun tiff, man kan tilknytte dokumenter til allerede oprettede bilag (se vejledningen Tilknytning af dokumenter), og knappen Hent er blevet synlig. Det er stadig muligt at hente scannede bilag ind i kladden ved at vælge knappen Hent/Indscannede bilag. For at udvælge dokumenterne vælges knappen Hent/Dokumenter fra katalog:
Hent dokumenter For at dokumenterne kan hentes, skal man angive hvilken mappe, dokumenterne skal hentes fra. Det kan enten være en mappe på PC en, en delt mappe, eller en Dropboks-mappe eller tilsvarende, som fx sælgere eller virksomhedens rejsende medarbejdere med udlæg har adgang til. Den ønskede mappe angives i Kildebibliotek. Når dokumenterne er hentet, og der er oprettet bilag på baggrund heraf, flytter ectrl dokumenterne, så de ikke bliver ved med at dukke op ved hver hentning. Denne destinationsmappe, hvor man også efterfølgende kan finde selve filerne igen, angives i Arkivbibliotek. Man kan enten vælge Kildebibliotek og Arkivbibliotek direkte under afsnittet Vælg bibliotek, eller man kan oprette en eller flere skabeloner, som kan vælges til under Gruppe. Skabelonerne oprettes under knappen Opsætning/Grupper, eller man kan sætte sine grupper op under AccountPlus/Opsætning/Scanning/Parametre på fanebladet Scanning under knappen Bibliotek grupper. Oprettelse af Gruppe I øverste del af vinduet oprettes selve grupperne, hvor der er mulighed for at angive et fast Arkivbibliotek. For hver Gruppe er der mulighed for at oprette en eller flere linjer i nederste del af vinduet. Dette betyder, at man kan sætte samme gruppe op til at hente filer fra flere forskellige Kildebiblioteker og overføre dem til et eller flere Arkivbiblioteker. Hvis man ikke udfylder noget arkivbibliotek i nederste del af vinduet for hver linje, vil arkivbiblioteket foroven være gældende. Det er ligeledes muligt at vælge, at filen får tilføjet det tildelte bilagsnummer til filnavnet (sæt hak i kolonne Indsæt bilags nr.), og/eller hvilken Beskrivelse (i nederste vindue), det blev hentet gennem (sæt hak i kolonne Indsæt gruppenavn). Det sidste kan fx anvendes
til at identificere, hvem filen er kommet fra, hvis flere kildebiblioteker er anvendt til samme overførsel. Gruppen test er her oprettet med to forskellige kildebiblioteker (Test 1 og Test 2) men med samme arkivbibliotek. Filnavnene får endvidere tilføjet både bilagsnummer og beskrivelse: I dette tilfælde er gruppen test valgt til at hente bilag med: For at hente bilagene vælges knappen Hent under afsnittet Indlæs. Man kan imidlertid også vælge, hvis man fx kun har én gruppe, at få hentet dokumenterne automatisk, når man åbner formen for dette, sæt hak i feltet Automatisk og fortsæt med at hente og overføre bilagene. Næste gang formen åbnes, vil bilagene være hentet automatisk. I dette tilfælde blev tre filer hentet ind. I venstre side vises et billede af dokumenterne:
Behandl dokumenter inden overførsel Inden dokumenterne hentes ind i kladden, er det muligt at samle de dokumenter, som vedrører samme bilag (knappen Samle). Når dokumenterne er samlet, får de samme dokumentnummer (kolonnen Dokumentnummer). Det er muligt at dele dem op igen (knappen Split), eller man kan fjerne et enkelt dokument ad gangen fra en samlet gruppe af dokumenter, så kun det ene dokument får et andet dokumentnummer (knappen Fjern). Det er også muligt at slette dokumenter fra listen (knappen Slet). Dette sletter dog ikke dokumentet fra mappen, og det kan derfor hentes ind igen senere. I stedet for at slette dokumentet helt fra listen er det også muligt at fjerne hakket i kolonnen O (Overfør), så dokumentet ikke føres med over i kladden. Hvis man har med tiff-filer at gøre, kan tiff-filerne sættes sammen i én fil, eller opsplittes, hvis man fx har flere fakturaer i samme tiff-fil. Dette gøres ved brug af knapperne Sammenlæg TIFF og Splitning TIFF. Endelig er det muligt at sætte nogle standardværdier op for kladdelinjerne, hvis de fleste eller alle bilagene skal posteres ens. Disse værdier er Kontotype, Konto og Dato. Dette kan ændres igen inde i kladden, inden den bogføres. Man kan også indtaste Bilagsdato, vælge Kreditorkonto og sætte en Konteringsskabelon op for hvert enkelt dokument ved at vælge disse i kolonnerne hertil:
For information om denne funktionalitet, se vejledningen Hurtig oprettelse af bilag en oversigt over muligheder. Overførsel Det er muligt at overføre dokumenterne på forskellige måder alt efter temperament. Knappen Overfør og luk betyder, at samtlige dokumenter med hak i kolonne O (Overfør) bliver overført på én gang. Der bliver oprettet det antal bilag i kladden, som er nødvendigt, for at der er ét bilagsnummer til hvert dokumentnummer. Der kan efterfølgende oprettes flere linjer for hvert bilag, til bilaget balancerer. Det er også muligt kun at overføre ét dokument ad gangen. Hvis man vælger knappen Overfør aktiv, bliver det dokument, man står på, overført. Man kan efterfølgende manuelt overføre de resterende dokumenter. Man kan også sætte hak i knappen Overfør løbende. Når man nu vælger Overfør og Luk, vil der kun blive oprettet ét bilag med dertilhørende dokumenter. Men når bilaget balancerer og man i kladden går ned på næste linje, kommer det næste dokument automatisk med ind på det nye bilag. På den måde behøver man ikke manuelt at overføre bilagene løbende, men man kan stadig have en visning, hvor man kun arbejder med ét bilag ad gangen. I dette tilfælde er to af dokumenterne samlet og alle dokumenter er overført på samme tid vha. Overfør og Luk. Man får nu en Infolog op, hvor man kan se hvilke dokumenter, der er overført, og til hvilket bilagsnummer: Man kan i kladden ligeledes se, at der på bilag 40 er tilknyttet to dokumenter (se pil), og man kan vælge at få næste dokument vist ved at vælge knappen Næste >>:
Hvis overførslen er foretaget med Overførsel løbende, vil man nu løbende i højre side af visningsbilledet kunne se, hvilket nummer bilag man er nået til ud af hvor mange (se pil):
Om Deloitte Deloitte leverer ydelser inden for Revision, Skat, Consulting og Financial Advisory til både offentlige og private virksomheder i en lang række brancher. Vores globale netværk med medlemsfirmaer i mere end 150 lande sikrer, at vi kan stille stærke kompetencer til rådighed og yde service af højeste kvalitet, når vi skal hjælpe vores kunder med at løse deres mest komplekse forretningsmæssige udfordringer. Deloittes ca. 200.000 medarbejdere arbejder målrettet efter at sætte den højeste standard. Deloitte Touche Tohmatsu Limited Deloitte er en betegnelse for Deloitte Touche Tohmatsu Limited, der er et britisk selskab med begrænset ansvar, og dets netværk af medlemsfirmaer. Hvert medlemsfirma udgør en separat og uafhængig juridisk enhed. Vi henviser til www.deloitte.com/about for en udførlig beskrivelse af den juridiske struktur i Deloitte Touche Tohmatsu Limited og dets medlemsfirmaer. 2014 Deloitte Statsautoriseret Revisionspartnerselskab. Medlem af Deloitte Touche Tohmatsu Limited