Status over udviklingsplanens aktiviteter (pr. 20.3.2010) (SC = vedrører socialcentrene, DFBU = vedrører Driftsområdet for familier, børn og unge) Opgave Beskrivelse Status og kommentarer Tidsplan/deadline Organisation og ledelse: 1. Fremtidig organisering af Analyse af og forslag til socialcentrenes organisering Kommunernes Landsforenings Konsulentvirksomhed har KLKs rapport offentliggøres socialcentrene - Organisering af socialcenter-området gennemført en analyse og er fremkommet med forslag (3 13.august 2009 - Den interne organisering på de enkelte centre scenarier) for den fremtidige organisering af socialcenterområdet. Der er afholdt dialogmøder herom på socialcentrene, i DFBU, MED-udvalg mv. August september 2009 Efterfølgende er der udarbejdet forslag til omorganisering af alle driftsområder i Socialforvaltningen. Forslaget har været i høring i Socialforvaltningen, hos brugerorganisationer, samarbejdsparter mv. Oktober november 2009 Forslaget har i flere omgange været behandlet på Socialudvalgsmøder. Byrådet godkendte endeligt forslaget d. 27. januar efter udvalgsbehandling De tre søljechefstillinger besættes i marts måned, hvorefter arbejdet med organisationsændringerne gennemføres, således at den nye organisation er på plads inden sommerferien 2010. Ansættelse af centerchefer forventes på plads 1. april for dem som besættes internt og med udgangen af maj for dem der besættes eksternt. Der er udarbejdet drejebøger for organisationsændringerne på alle områder som ligger på intranettet. December 2009-januar 2010 Januar 2010 15. marts 2010
2. Styrkelse af afdelingslederniveau Oprettelse af afdelingslederstillinger for specialrådgivning for børn på alle centre Alle stillinger er besat. Primo 2009 Afdelingslederniveauet tilpasses eventuel beslutning om ny 1. halvdel 2010 organisering. 3. Lederudvikling Gennemførelse af lederudviklingsforløb for afdelingsledere og Oplæg til valg af leverandør drøftes på styregruppemødet i Udvikles i 2009 centerchefer. Fokus på personligt lederskab og faglig ledelse. april 2010 Aftale med leverandør indgås forår 2010. Igangsættes efteråret i 2010 4. Afklaring af lederrolle og Indeholdt i lederudviklingsforløbet ovenfor De eksisterende kompetenceplaner er tilrettet den aktuelle Afsluttet ledelsesrum lovgivning. Desuden afklaring af beslutningskompetence på alle niveauer Fælles kompetenceplaner på tværs af lokale Medio 2010 myndighedsenheder indfases ved overgangen til den fremtidige organisering. 5. Mentorordning Etablering af mentorordning efter fælles koncept på alle centre Fælles mentorordning blev vedtaget på styregruppemøde den 19. januar 2010. Ordningen indebærer, at alle nyansatte tilknyttes en mentor under de første 6 måneders ansættelse. Formålet med ordningen er dels at sikre nye medarbejdere en 2. halvår 2009/1. halvår 2010. god introduktion og oplæring til jobbet, dels at fremme kvaliteten i sagsbehandlingen, dels at fastholde erfarne/seniore medarbejdere og deres viden i organisationen. Den fælles mentorordning træder i kraft den 1. marts 2010 og evalueres efter 1 år. 6. Den attraktive arbejdsplads Ibrugtagning af screenings- og inspirationsværktøj (udarbejdet D. 16. december 2009 afholdt socialcentrenes MED-udvalg en 2009-2011 (DFBU) af KL-DS-HK) temadag med deltagelse af KL, hvor arbejdet med værktøjet blev iværksat. Samordnes med den generelle indsats i Århus Kommune Screening blandt alle medarbejdere på Socialcentrene og 2. halvår 2009 fokusgruppeinterviews blandt udvalgte nyansatte medarbejdere er gennemført. I april og maj måned afholdes
hhv. dialogrunde og høringsrunde med de lokale MED udvalg på centrene. Der arbejdes ud fra følgende temaer: 1. Introduktion af nye medarbejdere 2. Faglighed og økonomi (serviceniveau) 3. Ledelse 4. Kulturspor Endeligt notat vedr. den attraktive arbejdsplads afleveres af KL s konsulentvirksomhed på Socialcentrenes MED udvalgsmøde den 12. maj 2010. Faglige metoder og værktøjer: 7. Udvikling af fælles fagligt grundlag Fælles fagligt grundlag og metoder for indsatsen Forslag til fælles fagligt grundlag og metoder er udarbejdet i November 2009 (DFBU) samarbejde mellem Karin Kildedal (Aalborg Universitet) og en arbejdsgruppe med deltagelse fra socialcentrene og DFBU. Som metode er anvendt refleksionsgruppe og læringscirkler. Der er afholdt konference den 17. december 2009, hvor det fælles faglige grundlag er præsenteret for medarbejdere og ledelse i forvaltningen. En arbejdsgruppe har efterfølgende udarbejdet en strategi for implementering af det fælles faglige grundlag som indeholder: 1. Undervisning og formidling af det fælles faglige grundlag for myndigheds- og foranstaltningsområdet 2. Aktiviteter, der skal støtte afdelingslederne i April 2010 -> implementeringsprocessen på myndighedsområdet 3. Justering/udvikling af skabeloner, værktøjer og ITunderstøttelse til brug for det fælles faglige grundlag - se nedenfor. Undervisningsaktiviteterne og lederstøtten igangsættes i april 2010 og den faglige model med tilhørende værktøjer forventes i drift i løbet af maj-juni 2010. 8. Koncepter og værktøjer til Udvikles med afsæt i det fælles faglige grundlag (se ovenfor) Der er udarbejdet reviderede skabeloner og koncepter i forhold 1. kvartal 2010
udredning, 50-undersøgelse, 50 undersøgelse, handleplaner, samtaler med familierne mv. handleplaner og sagsopfølgning Skabelonerne tages i anvendelse samtidig med Implementering påbegyndes april implementering af KMD-sag fra marts 2010. 2010 9. Effektive arbejdsgange Det igangsatte LEAN-arbejde i f.t. mere effektive sagsgange Er igangsat. Der arbejdes med at effektivisere de 2009-2010 fortsætter. Dette omfatter hele forløbet fra henvendelse til administrative sagsgange med særligt fokus på undersøgelse, afslutning. Der er særligt fokus på undersøgelser, visitation og visitation og opfølgning. Dernæst arbejdes med ressource- og opfølgning kapacitetsstyring på ét socialcenter, med henblik på udbredelse. Udvalget orienteres om arbejdet i 2. kvartal 2010. 10. Styrket journalføring gennem Kort sigt styrkelse ved gennemgang af nuværende Sekretariatet har gennemført opkvalificeringsforløb i 2. kvartal 2009 systematisering, uddannelse, retningslinier på socialcentrene, efteruddannelse af journalføring for rådgiverne på alle centre. løbende opfølgning og ledelsestilsyn medarbejdere og ledere i journalføring samt løbende Nyt koncept for ledelsestilsyn er udarbejdet og taget i brug. 2. halvår 2009 intensiveret ledelsestilsyn med særligt fokus på kritikpunkter Justeret journaliseringsredskab implementeres med de øvrige redskaber til det fælles faglige grundlag (jf. punkt 7 og 8), Længere sigt nye koncepter for sagsbehandlingen (med forventes i drift i maj-juni 2010. tilhørende retningslinier) og nyt IT-system, der understøtter sagsbehandlingen, skal sikre den fornødne journalisering og Processen forlænges som følge af forlængelse af dokumentation projektet om fælles fagligt grundlag og metoder og som 11. Underretninger Afklaring af underretningsbegrebet og gennemgang af de eksisterende procedurer følge af afventning af bedre IT-systemer Er gennemført i form af at eksisterende procedurer er tjekket, og at der i instrukser m.v. er sikret klarhed i forhold til underretningsbegrebet. 2009 Øget opmærksomhed omkring underretningspligt hos kommunale medarbejdere Der er udarbejdet en pjece, der henvender sig til medarbejdere i Århus kommune samt sygehuse, læger og andre, der i det daglige arbejde har med børn, unge og deres familier at gøre. I pjecen beskrives underretningspligten og, hvad der sker, når Socialforvaltningen modtager en underretning. Herudover er alle ansatte via intranet, ledelsessystem mv. informeret om den skærpede underretningspligt, man har som ansat, hvis man som led i sit arbejde bliver bekymret for et
barn eller et ungt menneske. Her er der pligt til at handle ved at sende en underretning, hvis der er behov for det, også selv om forældrene ikke ønsker det. Hotline blev oprettet juni 2008 og evalueret i december 2009. Hotline modtog i sit første leveår 88 henvendelser, svarende til 7,3 henvendelse i gennemsnit pr. måned. 12. Forbedring af IT-understøttelse af sagsbehandlingen og styringen Etablering af hotline som supplement til eksisterende underretningssysstem. Formålet er at kommunen skal være lettilgængelig for alle via telefon, mail eller brev Ekstern analyse af mulige IT-systemer Analysen er gennemført af Rambøll Management og med deltagelse af Administrativt Servicecenter for IT. Analysen er afleveret den 23. september 2009 og socialudvalget fik analysen til orientering på mødet den 11. november 2009. Analysen konkluderer at, der i øjeblikket ikke findes IT-løsninger på markedet, der dækker forvaltningens ønsker til understøttelse af sagsbehandlingen og styring af indsatsen. Der vil først være løsninger tilgængelige om ca. 1 1½ år. På denne baggrund anbefales, at afvente med, at gennemføre et EU-udbud af en samlet IT-løsning på området. 2008 September 2009 På baggrund heraf, er der udarbejdet en rådmandsindstilling, som blev tiltrådt d. 24. februar 2010. Indstillingen indebærer, at forvaltningen følger anbefalingen med at afvente EU-udbud af IT-løsning, at man benytter de nye systemer, der er under indførelse i Socialforvaltningen. Dvs. KMD-sag til myndighedsområdet (tilpasset det fælles faglige grundlag) og en IT-løsning, der er i EU-udbud, til udførerområdet. Samtidig indføres et nyt disponeringsmodul på økonomistyringsområdet. Systemet giver mulighed for budgettering på enkeltsagsniveau og tættere opfølgning på Februar 2010
udvikling i de enkelte sager. 13. Tværgående læring Audit: Udarbejdelse af koncept for og gennemførelse af interne CSU har udarbejdet auditkoncept til anvendelse på centrene. 2009 (DFBU) audits som et systematisk læringsredskab Konceptet er godkendt på styregruppemøde den 19. januar 2010 og implementeres i løbet af 1. halvår 2010 Vignet: Udarbejdelse af koncept for vignetundersøgelser, hvor ligheder og forskelle i sagsbehandlingen afdækkes og bruges i CSU har udarbejdet koncept til en vignetundersøgelse på 2009 en intern refleksion over gældende praksis. tværs af centrene. Konceptet er godkendt på styregruppemøde den 19. januar 2010 og anvendes til at skabe et fælles niveau for sagsbehandling i myndighedsafdelingerne i forbindelse med overgangen til en ny struktur. Ressourcer og medarbejdere: 14. Tilførsel af ressourcer Der er i 2008 bevilget 32 nye stillinger til området : Alle stillinger besat, og der blev fremlagt en kort status i 2009 (DFBU) - 10 specialrådgivere (handicappede børn) december 2009. - 6 familierådgivere I 1. kvartal 2010 vil Byrådet blive orienteret om, hvorvidt det - Specialteam i Vestbyen (3 stillinger) tilførte antal stillinger har vist sig tilstrækkeligt. - Småbørnsteam (5 stillinger) - Opsøgende team (4 stillinger) 15. Kompetenceudvikling (DFBU) - Områdekoordinatorer (4 stillinger) Udvikling af fælles koncept DFBU-Socialcentre i samarbejde med faglige organisationer Særlig myndighedsuddannelse en del af konceptet, herunder særligt fokus på de juridiske aspekter i sagsbehandlingen. Kompetenceudviklingen i forbindelse med udrulning af de faglige modeller (se pkt. 7) bliver del af uddannelsen. Aftaler ift. relevante diplomuddannelser + efteruddannelse vil blive indgået. En nedsat arbejdsgruppe med deltagelse af Driftsområdet for Familier, Børn og Unge samt socialcentrene har udarbejdet et forslag til kompetenceudviklingsmodel. Kompetenceudviklingsplanen er som overordnet ramme behandlet og godkendt i hele MED systemet i Socialforvaltningen i januar 2010. Der arbejdes nu videre med at konkretisere og tilrettelægge de forskellige moduler i kompetenceudviklingsplanen. 2009-2011 Modellen omfatter blandt andet uddannelse i fælles faglige modeller. Modellen implementeres fra 2. kvartal 2010. 16. Rekruttering/fastholdelse Mange af ovennævnte tiltag (den attraktive arbejdsplads,
mentorordning, kompetence- og lederudvikling mv.) forventes at gøre området mere attraktivt at være ansat i. Desuden er der indgået aftale om særskilt tillæg til myndighedsrådgivere Organisationskultur og handlemønstre: 17. Organisationskultur Mange af ovennævnte tiltag forventes at påvirke kulturen (DFBU) Desuden iværksættes aktiviteter i f.t. kulturen på centrene samt samarbejdskulturen mellem centrene, driftsområde og andre samarbejdsparter. Herudover etableres dialogforaer mellem DFBU og socialcentrene. Effekt: 18. Effekt af indsatsen For at følge op på udviklingsplanen udvikles et samlet koncept, hvor resultaterne af de igangsatte tiltag måles direkte eller indirekte, og hvor såvel den faglige effekt, den organisatoriske effekt og den brugeroplevede effekt kan måles. Løntillægget er indfaset pr. april 2009. April 2009 Den fremtidige organisering, fælles faglige modeller, tiltag ift. 2009-2010 den gode arbejdsplads, lederuddannelse / fastlæggelse af kompetenceniveauer, kompetenceudvikling mv. vil i sig selv påvirke organisationskulturen. For at blive inspireret til det videre arbejde hermed arrangeres 1. kvartal 2010 et brainstorm-møde i løbet af foråret 2010 (når de nye centerchefer er udnævnt) med forskellige ressourcepersoner fra bl.a. det private erhvervsliv. Der vil efterfølgende blive udarbejdet et notat om det videre arbejde på dette felt. CSU udarbejder i samarbejde med socialcentrene m.fl. udkast til et samlet koncept. Dette sker i to trin: 1) En opdatering af det nuværende målesystem med henblik Primo 2010 på 2010 og på sigt 2011, der tager udgangspunkt i centrale hovedspor og fokusområder på området for børn og unge og med særligt fokus på udviklingsplanen. Til forberedelse heraf er der afholdt en Virksomhedsplanskonference den 7. december 2009, hvorefter der er udarbejdet et opdateret målsystem for 2010, der er drøftet med rådmanden, og som tager højde for flere af de igangsatte tiltag i udviklingsplanen 2) Målene indarbejdes i et samlet Børn&UngeBarometer 2010
(BUB), som er under udvikling. Et Børn&UngeBarometer vil kunne give aggregeret dokumentation for, hvordan det går på området. Barometret vil bestå af 6 parametre på tværs af de fire målgruppeområder. Der arbejdes pt. med etableringen af en IT-understøttelse af barometret, der forventes i drift i 3. kvartal 2010. Barometret udvikles som en prototype, der evt. Andet: 19. Juridisk enhed i I forlængelse af byrådets behandling d. 24. juni 2009 er det Socialforvaltningen besluttet at etablere en selvstændig juridisk enhed i Socialforvaltningen med ansvar for sagsbehandling i f.t. Børn og Unge Udvalget samt juridisk bistand til socialcentrene i anbringelsessager. 20. Forhold politikere-fagfolk Afdækning af den politiske diskurs vedrørende roller og samspil mellem politikere og rådgivere. Debatoplæg udarbejdes af lektor Karin Kildedal, Aalborg Universitet. kan danne inspiration for et lignende tiltag på voksenområdet. Enheden er fuldt bemandet 1.10.2009. Karin Kildedal udarbejder debatoplæg. 1. kvartal 2010