Fællesindkøb Fyn UDBUDSMATERIALE VEDRØRENDE: EU-UDBUD 2007 BRYSTPROTESER Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Ansvarlig indkøbskonsulent: Bjarne S. Petersen Tlf.: 72 53 11 82/ Mobil: 72 53 11 92 E-mail: bp@faaborgmidtfyn.dk 1
Indholdsfortegnelse: 1. Indledning 3 1.0 Disposition af tilbud 3 1.1 Ordregivende myndighed 4 1.2 Udbudsform 4 1.3 Leverancens art og omfang 4 1.4 Sortiment 5 1.5 Service 5 1.6 Konsulentbistand 5 1.7 Ordreafgivelse 5 1.8 Leveringsperiode 6 1.9 Leveringstider 6 1.10 Betalingsbetingelser og faktura 6 1.11 Pris 6 1.12 Overdragelse af leverancen 7 1.13 Tavshedspligt 7 1.14 Statistik 7 1.15 Kommunikation 7 1.16 Garanti 7 1.17 Misligholdelse 7 1.18 Offentlige påbud 7 1.19 Ubetalt gæld til det offentlige 8 1.20 Kriterier for tildeling af kontrakt 8 1.21 Øvrige oplysninger 8 1.22 Minimumskrav 8 1.23 Tilbudsfrist 8 1.24 Tilbud skal sendes til 8 Bilag 1, Tro- og loveerklæring 2
1. Indledning. Fællesindkøb Fyn er et indkøbsfællesskab mellem fem kommuner på Fyn. De deltagende kommuner er, Assens, Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Nordfyn og Nyborg med i alt ca. 180.000 indbyggere. Ovennævnte kommuner udgør i forening den ordregivende myndighed. Kommunerne har fælles indkøbspolitik med et koordinerende indkøbskontor beliggende på Graabjergvej 3A i Ryslinge. Kontoret er bemandet med fem medarbejdere. Til opfyldelse af indkøbspolitikkens formål vedrørende indkøb på de økonomisk mest fordelagtige vilkår, skal der i forbindelse med udbud skabes de bedst mulige betingel-ser for optimal konkurrence mellem de potentielle leverandører. Der søges indgået aftaler med leverandørerne med henblik på: at opnå de bedst mulige priser for den rette kvalitet at opnå leveringssikkerhed og bedst mulige leveringsbetingelser at opnå den bedst mulige service at opnå mindst mulig miljøbelastning at sikre udbredelsen af e-handel at skabe en totaløkonomisk optimering I bestræbelserne på at indgå de bedst mulige indkøbsaftaler, og dermed reducere udgifterne til indkøb mest mulig, skal der sikres at: kommunerne optræder som én kunde, og der indgås indkøbsaftaler gældende for alle kommunerne med henblik på at opnå storkundefordele. de indgåede indkøbsaftaler er obligatoriske det vil sige, at de skal anvendes af alle decentrale indkøbere. antallet af leverandører inden for de enkelte indkøbsaftaler skal reduceres, ligesom der inden for de enkelte varegrupper skal ske en standardisering. Alle indkøbsaftaler markedsføres i vort fælles interne elektroniske indkøbskatalog med link til leverandørens web side og mail samt til vort eget KMD Webbestilling. 1.0 Disposition af tilbud Samtlige punkter i nærværende udbudsmateriale skal besvares og/eller accepteres. Eventuelle forbehold skal tydeligt fremgå. Udbudsmateriale kan evt. rekvireres som fil på mail: bp@faaborgmidtfyn.dk besvarelsen kan herefter skrives direkte i udbudsmaterialet med rød skrift. 3
1.1 Ordregivende myndighed Følgende kommuner udgør i forening den ordregivende myndighed: Assens Kommune Willemosegade 15 5610 Assens Faaborg-Midtfyn Kommune Tinghøj Alle 2 5750 Ringe Kerteminde Kommune Hans Schacksgade 4 5300 Kerteminde Nordfyns Kommune Østergade 23 5400 Bogense Nyborg Kommune Torvet 1 5800 Nyborg Sekretariat: Fællesindkøb Fyn Graabjergvej 3A 5857 Ryslinge 1.2 Udbudsform Rammeaftale på indkøb af brystproteser i henhold til nærværende udbudsmateriale med bilag samt i henhold til Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 og bekendtgørelse nr. 937 af 16. sept. 2004 om fremgangsmåden ved offentlige udbud af varekøb i EU. 1.3 Leverancens art og omfang Udbudet omfatter levering af brystproteser direkte til borgere i Assens, Faaborg-Midtfyn, Kerteminde, Nordfyns og Nyborg Kommune i henhold til bevilling efter Servicelovens 112. Der skal i denne forbindelse gøres opmærksom på, at brystproteser er omfattet af Servicelovens bestemmelser om frit leverandørvalg for særlige personlige hjælpemidler, som giver brugeren mulighed for at vælge en anden leverandør end den leverandør, kommunerne har valgt og få udgifterne til hjælpemidlet refunderet, dog højst med det beløb kommunen skulle have betalt for det pågældende hjælpemiddel hos egen leverandør. 4
Det årlige forventede forbrug af brystproteser til borgere med bevilling er opgjort til ca. 660 stk. pr. år. Vi gør opmærksom på, at forbruget kun kan betragtes som vejledende. Det samlede indkøb af brystproteser i 2006 var ca. DKK 1.200.000,00 Vi gør opmærksom på, at der i henhold til servicelovens 112 er frit leverandørvalg på produktområdet. Dette betyder, at kommunerne max. kan yde tilskud til det billigste og bedst egnede produkt, svarende til den pris som kommunens leverandør kan levere det enkelte produkt til. 1.4 Sortiment Der ønskes tilbudt et bredt sortiment af aktuelle produkter. Der skal medtages tilbehør, som normalt bevilges sammen med protesen. Endvidere ønskes oplyst, om Deres virksomhed kan servicere berørte borgere med hensyn til valg af BH, badetøj og lignende. Sådanne varer bevilges ikke af kommunerne, men betales separat af den enkelte bruger. 1.5 Service Det er et krav, at mindst én medarbejder i virksomheden har produktkendskab. Faglig kunnen og erfaring skal kort beskrives, ligeledes som antallet af kvindelige ansatte bedes oplyst. Forretningens beliggenhed og åbningstider skal oplyses, dette gælder også for eventuelle filialer beliggende på Fyn. Der skal anvendes lukkede venlige prøverum og der skal kunne anvendes kvindeligt personale til brugervenlig vejledning og betjening. 1.6 Konsulentbistand Deres mulighed for at yde konsulentbistand og instruktion i brugen af de tilbudte produkter ønskes beskrevet, herunder om dette i særlige tilfælde kan foregå ved hjemmebesøg og om, der eventuelt kræves særskilt betaling herfor. 1.7 Ordreafgivelse Ordre afgives successivt af kommunerne samt af de enkelte borgere ved aflevering af bevilling, det er således kommunen, og kun kommunen, der i samråd med brugeren afgør tidspunktet for fornyelse. Dette indebærer, at det ikke tilkommer leverandøren at tage initiativ til fornyelse, og det vil blive betragtet som misligholdelse af aftalen, hvis noget sådant finder sted. 5
1.8 Leveringsperiode Fra, den 1.12.2007 til 30.11.2011(fire år) 1.9 Leveringstider Leveringstider ønskes opgivet i antal arbejdsdage. 1.10 Betalingsbetingelser og faktura Betaling 30 dage netto efter modtagelse af elektronisk faktura. Faktura med borgers CPR nr. vare nr. art og antal samt nettopris, skal sendes elektronisk til kommunen. EAN nr. oplyses senere. 1.11 Pris De tilbudte priser skal være nettopriser pr. tilbudsdato. Der ønskes priser på brystproteser og tilbehør der normalt kan bevilliges efter Servicelovens 112. Der ønskes priser på hele tilbudsgivers sortiment af de udbudte varer. Priserne skal omfatte alle med leverancen forbundne udgifter. Prisliste og katalog skal vedlægges. I kataloget skal fabrikat, størrelse, model, materialevalg og andre relevante oplysninger være beskrevet, således det for rekvirenten og udbyder giver et godt overblik af valgmuligheder. Der kan også henvises til hjemmeside hvor oplysningerne er tilgængelige. Priserne angives som netto stykpriser i danske kr. ekskl. moms. De tilbudte priser skal være konkurrencedygtige i hele aftaleperioden. Eventuelle prisnedsættelser skal automatisk påvirke de tilbudte priser. Ved leverandørens lejlighedsvise tilbuds- eller kampagnepriser, som er billigere end de angivne priser i tilbudet, skal produktet tilbydes kommunerne til disse priser. Forslag til evt. årlig prisregulering skal vedlægges. Eventuelle prisforhøjelser skal hver gang godkendes af Fællesindkøb Fyn. Første prisregulering tidligst pr. 1.1.2009 herefter max. én gang pr. år. Der vil kun blive valgt én leverandør i aftaleperioden. (4 år). Såfremt der i aftaleperioden, kan tilbydes nye produkter, der ikke pr. tilbuds dato er kendte, skal disse produkter tilbydes til nettopriser evt. fratrukket samme rabat som øvrige produkter. 6
1.12 Overdragelse af leverancer En leverandør kan ikke overdrage leverancen helt eller delvist til andre uden Fællesindkøbs samtykke. 1.13 Tavshedspligt Leverandøren er forpligtet til at bevare absolut tavshed over for tredjemand om borgeres forhold. 1.14 Statistik Leverandøren skal til Fællesindkøb Fyn fremsende statistik opgjort pr. 31-12 over den foregående periodes leverancer fordelt på omsætning pr. kommune pr. produkt og antal. Ligeledes ønskes et årligt statusmøde med leverandøren. 1.15 Kommunikation Tilbud samt tilhørende materiale/information skal affattes på dansk. Al kommunikation, såvel tale som skriftlig i forbindelse med aftalen, skal foregå på dansk. 1.16 Garanti Der ønskes garanti som efter købelovens bestemmelser i det omfang det er relevant. 1.17 Misligholdelse Vedrørende misligholdelse gælder dansk rets almindelige bestemmelser. Ved væsentlige misligholdelser af aftalen, der ikke rettes efter påkrav, er ordregiver berettiget til at opsige hele aftalen med 3 måneders varsel. Som væsentlig misligholdelse betragtes bl.a. 1.18 Offentlige påbud Manglende overholdelse af leveringstid Manglende overholdelse af lovmæssige krav til produktet Dårlig eller forringet kvalitet af produkterne Gentagne klager fra kunder Leverandør tager initiativ til fornyelse af produkter jf. punkt 1.7 Offentlige myndigheders love, anmodninger, bekendtgørelser og direktiver, herunder EU-direktiver og standarder om fremstilling, opbevaring og kontrol gældende for en tilbudt ydelse eller produkt skal til enhver tid følges. 7
1.19 Ubetalt gæld til det offentlige Medsendt tro og love erklæring vedrørende evt. ubetalt forfalden gæld til det offentlige, skal udfyldes og medsendes tilbudet. (bilag1). 1.20 Kriterier for tildeling af kontrakt Kriterierne for tildeling af kontrakt vil være det økonomisk mest fordelagtige tilbud under hensyntagen til følgende vægtede parametre. Pris 40 % Service, herunder mulighed for konsulent- og hjemmebesøg 30 % Produktsortiment 15 % Leveringssikkerhed og tid 10 % Prisregulering 5 % Der vil kun blive valgt én leverandør. 1.21 Øvrige oplysninger Der ydes ikke tilbudsgiverne vederlag for de fremsendte tilbud. Sidste frist for modtagelse af skriftlige spørgsmål er, den 7.09.2007 kl. 12,00 Kontraktgrundlaget er vort udbudsmateriale og den valgte leverandørs tilbud. 1.22 Minimumskrav Tilbudsgivers sidste underskrevne årsregnskab med evt. revisionsbemærkninger, eller erklæring fra bank eller revisor der godtgør tilbudsgivers økonomiske status, skal vedlægges tilbudet for vurdering af leveringssikkerhed. 1.23 Tilbudsfrist Fredag den, 21.9.2007 kl. 12,00 1.24 Tilbud skal sendes til Tilbudet fremsendes eller afleveres i ét eksemplar og mærkes tydeligt EU-udbud Brystproteser, må ikke åbnes i poståbningen til.: Fællesindkøb Fyn Att.: Bjarne S. Petersen Graabjergvej 3A 5856 Ryslinge Tilbud, der modtages efter tilbudsfristens udløb, vil ikke blive taget i betragtning og returneret uåbnet. 8
Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbudene, eller erholde oplysningerne om de givne tilbudspriser. Tilbudsgiver kan pr. telefon eller mail, efter tilbudsfristens udløb få oplysninger om antal af indkommende tilbud samt navn, på hvilke firmaer der har afgivet tilbud. Resultatet af dette udbud forventes meddelt primo oktober 2007. Med venlig hilsen Bjarne S. Petersen Indkøbskonsulent 9
Bilag 1. Erklæring om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. ERKLÆRING PÅ TRO OG LOVE. om ubetalt forfalden gæld til det offentlige. - - - I henhold til lov nr. 1093 af 21. december 1994 samt efterfølgende lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love, erklærer undertegnede hermed ikke at have ubetalt forfalden gæld til det offentlige. overstigende 100.000 kr.. Virksomhedens navn og adresse samt CVR nr. Ved enkeltmandsvirksomhed erklæres det i øvrigt, at indehaveren ligeledes ikke har ubetalt forfalden gæld til det offentlige overstigende 100.000 kr.. Dato og underskrift 10
11