PROJEKTAFSLUTNINGSRAPPORT

AAU It Services Selma Lagerlöfs Vej 300 9220 Aalborg Ø PROJEKTAFSLUTNINGSRAPPORT [SKRIV PROJEKTETS NAVN] Revisionshistorik Revisionsdato Version Ændringer Forfatter

1 Indhold 1 Stamdata... 2 2 Forretningens formål med projektet... 2 2.1 Formålet med projektets løsning... 2 2.2 Projektets bidrag til strategiske mål... 2 3 Afgrænsning... 2 4 Mål og succeskriterier... 2 5 Økonomiske hovedtal og finansiering... 2 6 Gevinster... 4 6.1 Status for gevinstrealisering... 4 6.2 Effektiviseringsgevinster... 4 6.3 Kvalitetsløftsgevinster... 4 Ikke-økonomiske gevinster... 4 7 Teknisk løsning... 5 8 Leverancer... 5 9 Tidsplan... 5 10 Kvalitet... 5 11 Risici/hændelser... 6 12 Overdragelse til drift... 6 12.1 Risici i forhold til overdragelse til drift... 6 13 Projektevaluering... 7 13.1 Erfarings- og læringspunkter generelt... 7 13.2 Erfarings- og læringspunkter i forhold til organisering og interessentinddragelse... 7 14 Evaluering af kunde-leverandørsamarbejdet... 8 15 Sammenhæng til sidste statusrapportering... 8 16 Bilag... 8 Side 1 af 9

2 Stamdata Stamdata Projektnavn Journalnummer Projektleder Projektets primære formål Styregruppeformand [Indsæt navn] [Indsæt nummer valgfrit] [Indsæt navn] [Indsæt navn] [Indsæt navn] 3 Forretningens formål med projektet 3.1 Formålet med projektets løsning [Rids kort formålet med projektet for forretningen op, samt om projektet på overordnet plan har opnået det ønskede formål.] 3.2 Projektets bidrag til strategiske mål [Beskriv kort, hvordan projektet har bidraget til institutionens strategiske mål, mission og vision.] 4 Afgrænsning [Med henvisning til PID, beskriv kort, projektets faktuelle afgrænsninger ift. planlagte afgrænsninger, samt hvilken konsekvens afvigelserne har haft for projektet.] 5 Mål og succeskriterier [Beskriv de overordnede mål med projektet og i hvilket omfang målene er opnået. Det henvises til PID, afsnit 4.] Projektets mål Succeskriterier Opfyldelse (omfang) 1 2 6 Økonomiske hovedtal og finansiering [Angiv nøgletal for projektet og kommentér afvigelser i projektets økonomiske hovedtal. Du finder nøgletal i business casen. Beskriv hvordan projektet endeligt blev finansieret (ekskl. drift) fx STS, lovgivning, egen ramme, bevilling mv.] Side 2 af 9

Nr. Nøgletal Risikojusteret (baseline) 1 Nettonutidsværdi: Risikojusteret (forventet*) 2 Samlede projektudgifter 3 Udgifter hvis ikke projekter gennemføres: 4 Udgifter, ekskl. projektudgifter, hvis projektet gennemføres: 5 Samlet bruttogevinst (= 3 4) 6 Samlede udgifter med projekt (= 4 + 2) 7 Samlet nettogevinst (= 5 2) *Hvis dele af gevinsten er realiseret, angives værdi i parentes efter det totale forventede beløb. Afvigelse (mio. kr.) Nr. Fase Risikojusteret (baseline) 1 Idéfase Risikojusteret (realiseret) Afvigelse (mio. kr.) 2 Analysefase 3 Anskaffelsesfase 3.1 Specificering 3.2 Udbud 4 Gennemførelsesfase 5 Realiseringsfase Fordeling af udgifter for projektet Interne udgifter Risikojusteret (baseline) Risikojusteret (realiseret) Afvigelse (mio. kr.) Eksterne udgifter Total Side 3 af 9

7 Gevinster 7.1 Status for gevinstrealisering [Beskriv med reference til PID afsnit 6: Hvordan seniorbrugeren har været inddraget undervejs i projektets planlægning af gevinster og gevinstrealisering. Om seniorbrugeren stadig forventer at kunne realisere projektets gevinster, jævnfør business casen. Om de hensigtsmæssige opmålinger er blevet planlagt. Hvem der er udpeget som gevinstejere og med hvilken begrundelse. Hvordan man har forholdt sig til de risici, der er med hensyn til at realisere en gevinst.] 7.2 Effektiviseringsgevinster [Beskriv i nedenstående tabel økonomiske gevinster fordelt på gevinstejer i forhold til baseline. Du finder oversigten over økonomiske gevinster i business casen, samt PID afsnit 6.] Gevinst ID Økonomisk bruttogevinst fordelt på gevinstejere, risikojusteret 1 [Indsæt navn eller initialer på gevinstejer] 2 Risikojusteret værdi i mio. kr. (baseline) [Angiv total i mio. kr.] Risikojusteret værdi i mio. kr. (forventet*) [Angiv total i mio. kr., samt realiseret delmængde] *Hvis dele af gevinsten er realiseret, angives værdi i parentes efter det totale forventede beløb. 7.3 Kvalitetsløftsgevinster Afvigelse (mio. kr.) Ikke-økonomiske gevinster [Angiv liste over ikke-økonomiske gevinster fordelt på gevinstejer for projektet. Du finder oversigten over ikke-økonomiske gevinster i PID afsnit 6 og business casen.] Gevinst ID Gevinstejer Enhed Gevinst (baseline) 1 [Indsæt navn [Angiv [Angiv eller initialer på måleenhed] gevinsten] gevinstejer] 2 Gevinst (forventet*) [Angiv total, samt realiseret delmængde] Afvigelse Side 4 af 9

8 Teknisk løsning [Beskriv kort den faktuelt implementerede løsning, samt eventuelle væsentlige afvigelser ift. skitseret løsning i PID afsnit 7.] 9 Leverancer [Beskriv de leverede leverancer og om der endnu udestår leverancer. Leverancer er beskrevet i PID afsnit 8. Plan for udestående leverancer skal fremgå under handling.] Hovedleverance Overtagelseskriterier Status (leveret/udestående) 1 [Med reference til afsnit 8.2 i PID] 2 3 Handling hvis udestående [Separat handlingsplan kan vedlægges] Ansvarlig [Indsæt navn eller initialer] 10 Tidsplan Nr. Fase Startdato Slutdato Varighed (mdr.) 1 Idéfase 2 Analysefase 3 Anskaffelsesfase 3.1 Specificering 3.2 Udbud 4 Gennemførelsesfase 5 Realiseringsfase Tidsplan (realiseret) Startdato Slutdato Varighed (mdr.) Afvigelse 11 Kvalitet [Beskriv i tabellen, hvorvidt kvalitetskravene og de tilknyttede kvalitetsaktiviteter er blevet opfyldt i forhold til kvalitetsplanen. Der henvises til PID, afsnit 13.] Leverance/produkt [Angiv navn på leverance/produkt] Planlagt kvalitetskrav [Angiv kvalitetskrav] Realiseret kvalitet (herunder fejlstatus) Kommende planlagte kvalitetskontroller [Angiv dato for kontrol af kvalitet] Ansvar [Angiv navn eller initialer på ansvarlig for kvalitetskontrol] Side 5 af 9

12 Risici/hændelser [Udfyld nedenstående skema med udgangspunkt i PID.] Risiko ID Risikohændelse Samlet konsekvens Risikopris Håndtering 13 Overdragelse til drift [Giv en status for projektets overdragelse af leverancer til drift og forretning i henhold til overdragelsesaftaler og den gennemførte implementering. Der kan henvises til fx overdragelsesaftale som kan vedlægges som bilag. Såfremt der er kritiske/væsentlige fejl i de leverede leverancer skal dette tydeligt fremgå, ligesom det skal fremgå, at driften har accepteret overdragelsen under disse forhold. Udfyld tillige nedenstående tabel for så vidt angår driftskontrakt.] Stamdatakontrakt Er drift indeholdt i udviklingskontrakt? Hvis drift er indeholdt i kontrakt Hvor mange års drift er udbudt? Hvornår udløber driftskontrakt: Hvis drift forventes gennemført i særskilt udbud Hvornår planlægges driftsudbud gennemført? Ja/nej [Angiv antal år eller antal måneder] [Angiv år og måned for kontraktens udløb] [Angiv år og måned for igangsættelse af udbudsproces, alternativt status på denne proces] 13.1 Risici i forhold til overdragelse til drift [Nævn aktuelle risici i forhold til overdragelse til drift. Dette skal ske med henblik på erfaringsopsamling og for at opdatere gevinstejere om projektets risikobillede, så risici kan håndteres optimalt i realiseringsfasen. Der henvises til PID, afsnit 19.] Risiko ID Risikohændelse Samlet konsekvens Sandsynlighed Risikoværdi Håndtering Side 6 af 9

14 Projektevaluering 14.1 Erfarings- og læringspunkter generelt [Evaluer projektet. Beskriv hvad der har været afgørende for projektets mulighed for at indfri projektets mål og krav (både positivt og negativt). Til beskrivelsen kan tages udgangspunkt i følgende spørgsmål: Hvad var den positive læring fra projektet, hvad skal man gøre næste gang? Hvad gik galt? Hvordan undgår man gentagelser? Hvad kan andre projekter i staten lære af jeres projekt? Hvordan sikres det, at læringen gives videre?] 14.2 Erfarings- og læringspunkter i forhold til organisering og interessentinddragelse [Beskriv erfaringerne med organisering og interessentinddragelse. Formulér i hovedpunkter, hvad der er lært, og hvad der kan henholdsvis gentages og gøres anderledes i næste projekt.] Gruppe/rolle Styregruppen Kommentarer Hvilke erfaringer er der gjort i forhold til styregruppens overordnede ledelse af projektet, og hvad er der lært i forhold til evt. nye projekter? Fx i forhold til: Styregruppens mulighed for / evne til at træffe de nødvendige beslutninger på de rigtige tidspunkter i projektet At bidrage til problemløsning, som eksempelvis har været forelagt i faseovergangsrapporterne. At varetage kommunikationen med de overordnede interessenter. Kunne styregruppen være klædt bedre på i forhold til deres arbejde med at varetage den overordnede ledelse? Kommunikerede styregruppen med de overordnede interessenter Styregruppeformand (projektejer) Sikrede styregruppeformanden, at projektet kontinuerligt var pengene værd? Var styregruppeformanden tilfreds med projektets fremdrift i hele forløbet? Var styregruppeformanden bekendt med evt. afvigelser og indforstået med korrigerende handlinger? Støttede styregruppeformanden projektet med afklaring og fokusering? Seniorbrugeren (gevinstejer) Seniorleverandøren Specificerede seniorbrugeren slutbrugerens behov tilstrækkeligt, herunder rettidig bidrag til leverance krav til kvalitet, funktionalitet og brugervenlighed? Har seniorleverandøren stillet med de rette ressourcer? Side 7 af 9

Var produkternes design og udvikling gennemførlige og realistiske? Projektleder Har projektlederen på tilfredsstillende vis stået for den daglige styring af projektet? Gennemførte projektlederen en tilfredsstillende ledelse for projektdeltagerne? Projektgruppen Var de nødvendige ressourcer (antal, kompetencer og roller) til stede i gruppen? Var der en tilfredsstillende og klar ansvarsfordeling? Var de rette forudsætninger (tid, rum og opbakning) til stede for en god opgave udførelse? Interessenter Blev interessenterne inddraget tilstrækkeligt på en god måde? Blev der oplevet væsentlig modstand hos interessenterne omkring projektets gennemførsel og blev det i så fald håndteret tilfredsstillende? Var der en god plan for interessenterne og blev den overholdt? 15 Evaluering af kunde-leverandørsamarbejdet [Evaluer samarbejdet med leverandøren. Udled erfarings- og læringspunkter. Vedlæg to eksemplarer af slutevalueringsskemaet fra Statens IT-projektråd, udfyldt af hhv. projektleder (og projektgruppe) samt leverandøren.] 16 Sammenhæng til sidste statusrapportering [Hvis der er betydelige afvigelser mellem de oplysninger man har givet i denne rapport og i sidste statusrapportering, skal disse afvigelser begrundes.] 17 Bilag [Indsæt liste over separate bilag, der vedlægges. Evalueringsskema udfyldt af hhv. projektleder og leverandør skal vedlægges. Tillige kan fx overdragelsesaftale eller uddrag af læringslog vedlægges.]. Side 8 af 9