Økonomistyring på ældreområdet

Økonomistyring på ældreområdet 1

Indholdsfortegnelse 1. Baggrund og kommissorium... 3 2. Fastsættelse af budgettet på ældreområdet... 4 2.1. Budgetproceduren på ældreområdet... 4 2.2. Udmøntning af ændringer i budgettet pengestrømmen... 5 3. Sammenhæng mellem myndighedsbudgettet og områdecentrene og øvrige områder... 8 3.1. Fastsættelse af områdecentrenes budgetter... 10 3.1.1. Det variable budget... 10 3.1.2. Det faste budget rammebudget... 11 3.2. Aktivitetscentre og Madservice... 13 4. Områdecentrenes styringsmuligheder... 13 5. Aktuelle udfordringer i forhold til BTP (brugertidsprocent)... 14 2

1. Baggrund og kommissorium Ældreområdet udgør en væsentlig del af de samlede kommunale udgifter. Som følge af den demografiske udvikling forventes udgifterne til ældreområdet at være stigende i de kommende år. På ældreområdet sker der i disse år en række væsentlige forandringer. Der er blevet arbejdet på at implementere besparelser, som blev besluttet ved tidligere års budgetlægninger. Der er igangsat et paradigmeskift, som gør de ældre mere selvhjulpne og dermed også mindre plejekrævende. Byrådet har i september 2013 godkendt et forslag til ændret organisering på ældreområdet, hvor antallet af plejeområder reduceres med henblik på at skabe mere økonomisk og fagligt bæredygtige enheder. I forhold til selve økonomistyringen har Byrådet i 2013 godkendt en ny demografimodel, som beregner de økonomiske konsekvenser på ældreområdet som følge af den demografiske udvikling. Der er foretaget en genberegning af de lønninger, der ligger til grund for ældrecentrenes lønbudgetter, og det er besluttet, at eleverne på ældreområdet skal indregnes i ældrecentrenes budgetter med 1/3-del af nettolønudgiften. Samtidig pågår der også et arbejde med at analysere de nuværende brugertidsprocenter (BTP). Formålet med dette notat fremgår af nedenstående kommissorium. Kommissorium Beskrivelse af økonomistyring på ældreområdet: Der udarbejdes en beskrivelse af arbejdsgang om økonomistyring på ældreområdet, hvor det beskrives, hvordan budgettet fordeles inden for de enkelte konti, og hvilke fordelingsnøgler der anvendes, så der er sammenhæng mellem det politisk vedtagne serviceniveau og budgettet. Beskrivelsen foreligger med udgangen af november 2013. Formålet med notatet er at give en beskrivelse af økonomistyringen på ældreområdet. På baggrund af kommissoriet er der i notatet fokus på den del af økonomistyringen, som vedrører pengestrømmen. Det vil sige, hvordan budgetændringer typisk udmøntes på de forskellige konti på ældreområdet. Derudover beskrives, hvordan budgettet på ældreområdet generelt fordeles. Der er således fokus på processen omkring budgetlægningen og den efterfølgende udmøntning af budgetmidlerne. For at kunne beskrive økonomistyringen på ældreområdet og besvare de spørgsmål, der stilles i kommissoriet, gives først en beskrivelse af, hvordan hele ældreområdets budget under ét fastsættes. Gennemgangen viser ved hjælp af konkrete eksempler, hvordan politisk godkendte budgetændringer typisk fordeles og udmøntes på ældreområdet. Herefter beskrives sammenhængen mellem det samlede budget på ældreområdet og områdecentrenes budgetter. Og endelig er der en overordnet gennemgang af, hvordan de decentrale budgetter generelt fastsættes i forbindelse med budgetlægningen. Notatet vedrører alene ældreområdet. Ældreområdet er her afgrænset til Pleje og omsorg mv. til ældre og handicappede (5.32.32)og Forebyggende indsats for ældre og handicappede (5.32.33). Tilskud til ansættelse af hjælpere til personer med nedsat funktionsevne samt socialpædagogisk 3

bistand og behandling til personer med betydelig nedsat funktionsevne eller særlige sociale problemer ikke indgår ikke i beskrivelse, da disse områder er en del af det sociale område. Afslutningsvis er der en kort gennemgang af områdecentrenes muligheder for budgetstyring samt en nærmere beskrivelse af brugertidsprocenten og nogle af de aktuelle udfordringer vedrørende brugertidsprocenten. 2. Fastsættelse af budgettet på ældreområdet Budgettet for ældreområdet fastsættes hvert år i forbindelse med budgetvedtagelsen. Budgetlægningen følger de generelle budgetteringsprincipper, som er beskrevet i kommunens mål og procedurer for budgetlægningen. I nedenstående gives en beskrivelse af, hvordan den generelle budgetprocedure udmøntes på ældreområdet. 2.1. Budgetproceduren på ældreområdet Indledningsvis udarbejder Intern Service et teknisk budgetforslag. Formålet med det tekniske budgetforslag er at udarbejde et budget, som gør det muligt fastholde det gældende serviceniveau, og som tager højde for eventuel ny lovgivning og nye lokale politiske beslutninger. Udarbejdelsen af det tekniske budgetforslag tager udgangspunkt i basisbudgettet. Basisbudgettet udarbejdes som en kopi af det gældende budgets første overslagsår. Det vil sige overslagsåret for 2014, som det forelå, da budgettet for 2013 blev godkendt. Herefter fremskrives overslagsåret 2014 til 2014-priser på baggrund af KL s skøn over pris- og lønudviklingen. Derefter udarbejdes forslag til ændringer af basisbudgettet i forhold til tre forhold: 1) Mængdeændringer/demografiske ændringer På ældreområdet udarbejdes tekniske ændringer på baggrund af mængdeændringer primært på følgende områder: Den demografiske udvikling - demografimodellen Udviklingen i antallet af mellemkommunale borgere. Det vil sige borgere bosat i andre kommuner, hvor Vejen Kommune har betalingsforpligtelsen, samt borgere i Vejen Kommune, hvor andre kommuner har betalingsforpligtelsen Flytning af opgaver mellem socialområdet og ældreområdet. Puljen til afregning af visiteret tid fastsættes af demografimodellen, som udløser et beløb pr. ældre differentieret i forhold til aldersgruppe. Modellen tager således højde for en stigning eller et fald i antallet af ældre i forhold til den seneste budgetlægning. Budgettet til afregning af visiteret tid er herefter som udgangspunkt et fast budget. Der kan derfor ved budgetårets start og/eller senere på året opstå et overskud/underskud i forhold til ressourcer og ressourcebehov, idet der ikke i modellen er indarbejdet en løbende regulering i forhold udviklingen i antal borgere i løbet af året. 4

2) Ny lovgivning og nye opgaver Ny lovgivning og nye kommunale opgaver kan også medføre tekniske ændringer. De økonomiske konsekvenser af ny lovgivning og nye kommunale opgaver vurderes på baggrund af de lokale forhold i Vejen Kommune og ikke på baggrund af størrelsen af en eventuel DUT-regulering. 3) Byrådets beslutninger efter vedtagelsen af det gældende budget Basisbudgettet vurderes også i forhold til Byrådets beslutninger efter vedtagelsen af det gældende budget. Som eksempel kan nævnes de midler, som Byrådet afsatte ved budgetlægningen for 2013 til det nære sundhedsvæsen. Midlerne blev foreløbigt placeret på Økonomiudvalgets område med henblik på en senere politisk prioritering. Byrådet besluttede efterfølgende, hvordan midlerne skulle fordeles mellem Udvalget for sundhed, kultur og fritid og Udvalget for social og ældre. Og da beslutningen også vedrører fordelingen i 2014 og de efterfølgende år, blev fordelingen indarbejdet som en teknisk ændring i forbindelse med budgetlægningen for 2014. Et tilsvarende eksempel er udmøntningen af sundhedspuljen til indsatser på tværs, som er budgetteret under Udvalget for sundhed, kultur og fritid. Hvis nogle af de projekter, som Byrådet ønsker at bevilge penge til via sundhedspuljen løber over flere år, så vil de budgetbeløb, der rækker ud over det igangværende budgetår bliver indarbejdet som en teknisk ændring. Herudover vurderes basisbudgettet også i forhold til det seneste kendte regnskab og i forhold til den seneste budgetkontrol, hvilket på enkelte områder kan give anledning til budgetændringer. Hvis der kan konstateres udgifter, som ikke kan afholdes inden for basisbudgettet, og som er uopsættelige, kan disse ud fra en konkret vurdering medtages som en teknisk ændring. Det kan fx være tilpasning af rengøringsbudgetterne som følge af nye rengøringskontrakter eller tilpasning af budgetterne til bygningsenergi som følge af energibesparende investeringer mv. Områder, som budgetreguleres i henhold til en fastlagt model, vil som udgangspunkt ikke blive reguleret ud over de ændringer, der gives via budgetmodellen. Det drejer sig fx om puljen til afregning af pleje, praktisk hjælp og uddelegeret sygepleje, som reguleres via demografimodellen. Når de tekniske ændringer er indarbejdet i basisbudgettet, foreligger det tekniske budgetforslag. På de områder, hvor der ikke er tekniske ændringer er basisbudgettet lig med det tekniske budgetforslag. Alle tekniske ændringer godkendes af Byrådet i forbindelse med budgetlægningen. Efter den tekniske budgetlægning tager Byrådet stilling til effektiviseringsforslag på området samt eventuelle driftsreduktioner og driftsudvidelser, som har konsekvenser for det gældende serviceniveau. 2.2. Udmøntning af ændringer i budgettet pengestrømmen De tekniske ændringer samt de politisk prioriterede driftsændringer vil efter den politiske godkendelse konkret blive udmøntet i budgettet på ældreområdet. 5

Nogle af budgetændringerne indarbejdes umiddelbart på de budgetkonti, hvor udgifterne forventes at blive afholdt. Det gælder både for myndighedsbudgettet og for de enkelte områdecentres budgetter. På myndighedsområdet kan det fx være ændringer vedrørende betalinger for mellemkommunale borgere eller tværgående IT-udgifter. På områdecentrenes budgetter kan det fx være bygningsudgifter, som indarbejdes direkte i centrenes budgetter. Nogle budgetændringer indarbejdes på myndighedsområdet, selv om udgiften ikke afholdes på myndighedsbudgettet. Det kan fx være midler til det nære sundhedsvæsen, hvor hele budgettet på nuværende tidspunkt er placeret på myndighedsområdet, men efterfølgende skal fordeles til de områdecentre, der skal løse opgaverne. Ændringer som følge af demografiberegningen bliver indarbejdet på myndighedsområdets udligningskonto. Områdecentrene tildeles et foreløbigt variabelt budget, som løbende justeres op eller ned i forhold til visiterede opgaver. Midlerne til denne justering sker til og fra udligningskontoen på myndighedsområdet. Et andet eksempel på en budgetændring, som indarbejdes på myndighedsområdet, selv om udgiften ikke afholdes på myndighedsområdet er BASH-indsatsen. BASH-indsatsen forventes samlet at medføre en effektiviseringsgevinst. Projektet budgetteres i første omgang kun på myndighedsområdet dels med et udgiftsbudget til uddannelse og BASH-konsulenter og dels med en reduktion af de afsatte midler til afregning af pleje og praktisk hjælp, svarende til den forventede effektiviseringsgevinst i form af færre visiterede timer. Den forventede effekt af indsatsen indarbejdes ligeledes i de foreløbige budgetter til områdecentrene. I løbet af budgetåret skal reduktion i midlerne til afregning på myndighedsområdet i princippet kunne udlignes af, at der vil blive visiteret færre timer. Effekten af BASH indsatsen kan ikke nøjagtig opgøres i forhold til indsatsen til den enkelte borger men kan følges via registrering af andelen af borgere, der bliver selvhjulpne eller får hjælpen reduceret. Virkningen af indsatsen kan ligeledes registres i udviklingen af visiterede timer til pleje og praktisk hjælp, andelen af ældre, der modtager hjælp og gennemsnitlig tildeling af timer til den enkelte borger. Her kan der dog være andre forhold, som kan påvirke billedet. Det kan fx være ændret opgaveløsning i forbindelse med udvikling af det nære sundhedsvæsen. I nedenstående tabel er der vist nogle eksempler på, hvordan budgetændringer typisk udmøntes på ældreområdet. 6

Figur 1: Budgetændringer - Hvor kommer pengene hen ved budgetlægningen? Demografi puljen Ældreområdets budget Ændringer Myndighed, driftsadministration mv. Områdecentre Eksempel på budgetændringer Myndighedsområdet afholder udgiften Foreløbig placering på myndighedsområdet mhp. udmøntning på Budgettet tilføres områdecentrene i forbindelse med budgetlægningen BASHindsats og effekt heraf Midler til ansættelse af BASH-konsulenter og centralt afviklede kurser for områdecentrene placeres og anvendes på myndighedsområdet. Velfærdsteknologi Midler til udmøntning af det nære sundhedsvæ sen (efter politisk fordeling) Midlerne placeres på myndighedsområdet fx til centralt ansat personale eller til centralt arrangerede kurser for medarbejdere på områdecentrene. Midlerne placeres på myndighedsområdet til fx centralt ansat personale eller til centralt arrangerede kurser for medarbejdere på områdecentrene. områdecentrene I budgetåret indarbejdes ændringer som følge af demografiberegningen på udligningskontoen på myndighedsområdet. Udligningskontoen anvendes til den løbende afregning af visiterede timer med områdecentrene. Den forudsatte effekt af BASH-indsatsen indarbejdes på udligningskontoen på myndighedsområdet, idet en øget indsats forventeligt vil medføre en lavere afregning til områdecentrene. Frikøbsmidler til efteruddannelse af medarbejdere på plejecentre i relation til BASH området placeres i første omgang på myndighedsbudgettet. Den forudsatte effekt af velfærdsteknologi indarbejdes på udligningskontoen, idet det forudsættes, at investeringen vil medføre lavere tildeling af ressourcer til områdecentrene. Der udarbejdes hvert år en oversigt over iværksatte velfærdsteknologiske indsatser og deres estimerede effekt. Midlerne kan eventuelt placeres på myndighedsområdet midlertidigt mhp. efterfølgende fordeling til de områdecentre der skal varetage opgaverne. 7 I forbindelse med budgetlægningen beregnes et foreløbigt variabelt budget for de enkelte ældrecentre i budgetåret. Budgettet bliver løbende justeret op eller ned i forhold til visiterede opgaver. Midlerne til denne justering sker fra og til den centrale myndighedskonto. Områdecentrenes udgifter til frikøb af medarbejdere finansieres fra en central pulje. Områdecentrenes udgifter til frikøb af medarbejdere i forbindelse med efteruddannelse indenfor velfærdsteknologi finansieres fra den centrale pulje. Udgifterne registreres på de enkelte centre. Forudsætter, at der ved budgetvedtagelsen er taget stilling til, hvem der skal løse opgaverne.

Ændringer vedrørende afregning med mellemkom munale borgere Ændringer vedrørende ændret antal elever/ elevsammen sætning Bygningsene rgi, budget til rengøringss elskab mv. Drift af tværgående IT-systemer Budgetlægges på myndighedsområdet Budgetlægges på myndighedsområdet Budgetlægges på myndighedsområdet Indarbejdes på de enkelte områdecentre ved budgetlægningen 3. Sammenhæng mellem myndighedsbudgettet og områdecentrene og øvrige områder Hele budgettet på ældreområdet kan overordnet opdeles i et centralt budgetområde og et decentralt budgetområde. Det centrale budgetområde består af myndighedsfunktion, driftsadministration, rehabilitering og forebyggelse, afregning med private leverandører og andre kommuner mv. Det decentrale budgetområde består af et budget til decentrale enheder, dvs. områdecentrene, aktivitetscentre og Madservice. Helt overordnet fastsættes ældreområdets sektorbudget som én samlet budgetramme i forbindelse med budgetlægningen. Budgetrammen fastsættes af Byrådet, dels via de tekniske ændringer og demografimodellen, dels via de øvrige politisk prioriterede driftsændringer. 8

Figur 2: Budgettet på ældreområdet Demografi Øvrige tekniske ændringer, prioriteringsforslag mv. Demografimodel Ældreområdets budget Sektorbudget (Fast budget) Myndighed, driftsadministration og forebyggelse/ rehabilitering, afregning med private leverandører samt mellemkommunale betalinger Tildelings -model (Variabelt budget) Områdecentre Aktivitetscentre Madservice Demografimodellen på ældreområdet beregner ikke en fordeling af udgifterne på de enkelte områdecentre. Modellen beregner den samlede økonomiske konsekvens som følge af den demografiske udvikling i hele kommunen. Budgettet til de enkelte områdecentre fordeles i en sideløbende proces ud fra de principper, som beskrives i figur 4. I forbindelse med budgetlægningen udarbejdes et foreløbigt budget for de enkelte områdecentres variable lønudgifter til fagpersonale på baggrund af de visiterede timer i det senest afsluttede kvartal. Hvis det foreløbige budget ikke kan holdes inden for det tekniske budget, så udlignes forskellen via udligningskontoen på myndighedsområdet. Saldoen på udligningskontoen kan dermed principielt være negativ ved årets start. 9

Det tilrettede lønbudget er et foreløbigt budget, idet en del af lønbudgettet vil blive reguleret i løbet af året i forhold til de opgaver, der visiteres til i det enkelte områdecenters distrikt. Udgifter til afregning af visiterede opgaver med de private leverandører er budgetlagt på myndighedsområdet. De private leverandører afregnes med en særskilt timepris. Denne timepris er beregnet på baggrund af den kommunale lønudgift plus et overhead. I forbindelse med regnskabsafslutningen genberegnes timeprisen. Hvis den genberegnede timepris er højere end den timepris, der er afregnet med i løbet af året, foretages der en efterregulering med de private leverandører. Der efterreguleres ikke med de private leverandører, hvis den faktiske timepris er lavere end den afregnede timepris. Udgangspunktet er, at øget afregning med de private leverandører vil resultere i mindre afregning til områdecentrene. Fordelingen mellem private og kommunale leverandører har været ret stabil, dog med en mindre tilgang til de private leverandører fra 2011 2012 i forbindelse med ændret kvalitetsstandard for hjælp til rengøring. Baggrunden vurderes at være borgernes muligheder for tilkøbsydelser hos de private leverandører. Sker der en større ændring i fordelingen mellem opgaver, der løses af private leverandører og kommunale områdecentre, vil det medføre ekstraudgifter til overhead (ledelse, lønadministration, it administration, arbejdsskadeforsikring, bygningsdrift mv.), som vil betyde, at der skal ske en revurdering af funktioner i bl.a. den centrale ældreafdeling og i Intern Service. 3.1. Fastsættelse af områdecentrenes budgetter Områdecentrenes budgetter består dels af et variabelt lønbudget til fagpersonale dels af en række faste budgetter. De faste budgetter fastlægges én gang årligt, og som hovedregel ændres de ikke i løbet af året. 3.1.1. Det variable budget En del af områdecentrenes budget til løn er variabel. Det gælder for lønnen til fagpersonale, som løser pleje, praktisk hjælp og uddelegeret sygepleje til beboere i almene plejeboliger samt til beboere i eget hjem. Det betyder, at lønbudgettet reguleres i forhold til antal visiterede timer til de borgere, der bor i det pågældende plejedistrikt. Baggrunden herfor er at sikre, at pengene følger borgerne samt en hensigtsmæssig udnyttelse og fordeling af ressourcerne til de enkelte områdecentre. Modellen betyder, at lønressourcerne stiger eller falder i takt med, at antallet af visiterede opgave stiger eller falder. I praksis foretages der en månedlig regulering af områdecentrenes lønbudgetter på baggrund af de visiterede timer. Hvis der visiteres flere timer til et område ud over de timer, der forlods er fordelt til områdecentret, vil der blive flyttet flere budgetmidler til områdecentret fra udligningskontoen på myndighedsområdet. Og tilsvarende hvis der visiteres færre timer, end der forlods er fordelt til områdecentret, så vil områdecentrets budget blive reduceret, og budgetmidlerne vil tilgå udligningskontoen. 10

Selve tildelingsmodellen i forhold til det variable lønbudget administreres af afdelingen for Social & Ældre. Modellen er sammensat af antal visiterede timer dag/aften, en timeløn dag/aften og fire forskellige brugertidsprocenter (BTP er). BTP angiver den direkte brugertids andel af "fremmødetiden", det vil sige den andel af tid som den kommunale leverandørs udførende personale anvender i eller med udgangspunkt i brugerens hjem ud af den samlede fremmødetid. Figur 3: Eksempel på afregning af timer og tildeling af lønbudget til områdecenter i 2013 Antal timer med dagstakst: Timer BTP Total timer Timeløn I alt Dag Inde - pleje og uddelegeret sygepleje 10.443 59,98% 17.411 176,04 3.064.998 Dag - Ude- pleje og uddelegeret sygepleje 13.739 53,22% 25.815 176,04 4.544.558 Praktisk hjælp 1.698 60,04% 2.828 176,04 497.803 I alt 25.880 46.054 8.107.358 Antal timer med aftentakst: Aften inde pleje og uddelegeret sygepleje 5.164 59,98% 8.610 220,06 1.894.651 Aften Ude - pleje og uddelegeret sygepleje 5.913 49,43% 11.962 220,06 2.632.395 I alt 11.077 20.572 4.527.046 Samlet 12.634.404 I ovenstående eksempel vil det pågældende områdecenter således få tildelt 12,634 mio. kr. som følge af afregningen af det variable lønbudget. Metodikken i modellen er, at jo højere BTP en er for den ydelse, der leveres, desto billigere er ydelsen at købe for myndighedsfunktionen. Eller med andre ord så er en ydelse med en høj BTP forholdsvis billigere for områdecentret at levere end en ydelse med lav BTP. Brugertidsprocenterne blev fastlagt og politisk godkendt i 2009. Efterfølgende er brugertidsprocenterne reguleret i forhold til politisk godkendte effektiviseringer i relation til kørselsoptimering og reduktion i sygefravær i 2010 og 2011. Der er i 2013 udarbejdet en analyse af de lønninger, der anvendes i tildelingsmodellen på ældreområdet. Gennemsnitslønnen indeholder alle løndele inklusiv pension. I tildelingsmodellen anvendes en gennemsnitsløn for dagstakst samt en gennemsnitsløn for aftentakst. Hvert år fremskrives de anvendte gennemsnitslønninger med KL s skøn over lønstigningerne. 3.1.2. Det faste budget rammebudget En væsentlig del af områdecentrenes budgetter fastlægges én gang årligt og korrigeres som udgangspunkt ikke i løbet af året. Der er således tale om et rammebudget, hvor der inden budgettet frigives sker en mindre omfordeling indenfor den samlede ramme. 11

I det nedenstående er der en gennemgang af de faste dele af områdecentrenes budgetter. Figur 4: Områdecentrenes budget - rammebudget Område Bemærkning Personaleudgifter Lønudgifter - Ledelse og administration Budgettet til ledelse og administration tildeles på baggrund af en fordeling af det samlede budget til ledelse og administration. Til hvert områdecenter tildeles et grundbeløb på 300.000 kr. Resten af det samlede budget til ledelse og administration fordeles efter områdecentrets andel af de samlede udgifter i det seneste regnskabsår. Denne regulering sker hver andet år. - Fagpersonale o Demens Fast budget, fremskrives. o Nattevagt Fastbudget, fremskrives. Et nattevagtsrul er fastsat til 748.000 kr. (2013). o Cafépersonale Fast budget, fremskrives. o Midlertidige pladser Fast budget, som fremskrives.(kun Kærdalen) o Dagcenterpersonale Fast budget, fremskrives. o Demensdaghjemspersonale Fast budget, fremskrives. Dog sker der regulering, hvis åbningstiden ændres. - Sygepleje Fast budget, fremskrives. - Servicemedarbejdere Fast budget, fremskrives. Uddannelse, øvrige personale-relaterede udgifter samt udgifter til møder, rejser og Det samlede budget fordeles efter antal personer. Budgettet reguleres hvert andet år, eller efter behov. repræsentation. Beklædning Der tildeles et beløb pr. personale. Beløbet varierer Tjenestekørsel mellem personalegrupperne. Der tildeles 10.000 kr. pr. leder, 1.000 kr. pr. administrativ medarbejder, 5.000 kr. pr. gruppeleder, 550 kr. pr. hjælper og sygeplejerske, samt en fordeling på 25.000 kr. pr. hjælper/sygeplejer, der kører i egen bil. Priserne er angivet i 2011-pl. Materialer og aktiviteter - Sygeplejeartikler Plejepersonale: 266 kr. pr. plejemedarbejder til handsker, klude, overtrækssko mv. (266 = 2011-pris), Beløbet er fremkommet efter en analyse/optælling af hvad centrene faktisk bruger. - Sygeplejeartikler, sygeplejen Det samlede budget til sygeplejeartikler fratrukket budget til plejepersonale fordeles til centre med ansatte sygeplejersker efter antal medarbejdere. (både hjælpere og sygeplejersker) - Rengøringsmidler Fremskrivning af eksisterende budget. - Kontorhold Det samlede budget til kontorhold fordeles efter antal personer. Budgettet reguleres hvert andet år, eller efter behov. - Transportudgifter Leasingudgifter fastsættes efter den beregnede udgift. 12

Der tildeles 2.500 kr. pr. bil til eventuelle skader på bil. Brændsel 12.600 kr. pr. bil. Beløb til vægtafgift afhængig af gammel eller ny bil. (2013 pl.) IT, inventar og materiel Budgettet fremskrives. Grunde, arealer og bygninger - Løbende vedligeholdelse Budgettet fremskrives. - Rengøringsselskab Fastsættes ifølge kontrakter. - Huslejeudgifter/indtægter Budget lægges efter faktiske udgifter/indtægter. - Bygningsdrift/-energi Fastsættes af Bygningsservice. Hvis der i forbindelse med budgetlægningen eller en budgetopfølgning indarbejdes en besparelse eller en effektiviseringsgevinst på området, vil den blive udmøntet på det relevante budgetområde. Hvis der fx som følge af et centralt gennemført udbud af kontorartikler kan påvises et besparelsespotentiale, vil denne gevinst blive indarbejdet som en reduktion af det samlede budget til kontorhold på ældreområdet. Dermed vil budgettet til de enkelte ældrecentre også blive reduceret. 3.2. Aktivitetscentre og Madservice Aktivitetscentrene Fredenshjem, Knudepunktet, Bøgevang samt aktivitetscentrene i Rødding og i Holsted har faste budgetter. Ved budgetlægningen foretages der på de fleste budgetposter alene en pris- og lønfremskrivning af det eksisterende budget. Dette gælder også for Madservice. På følgende områder reguleres budgettet efter de nøgler, der anvendes på den øvrige del af ældreområdet: Uddannelse Øvrige personalerelaterede udgifter Udgifter til møder, rejser og repræsentation Budgettet til grunde, arealer og bygninger fastsættes efter de samme principper som anvendes på områdecentrene. 4. Områdecentrenes styringsmuligheder Områdecentrene er i lighed med de øvrige kommunale institutioner omfattet af drifts- og udviklingsaftaler. Det betyder, at områdelederen har den fulde kompetence over såvel lønbudget som personale. Den decentrale leder har mulighed for at omplacere lønmidler til driftsbudgettet og omvendt. Endvidere overføres underskud/overskud i forbindelse med regnskabsafslutningen til det efterfølgende budgetår. I forhold til at styre økonomien og få mest muligt ud af ressourcerne har områdelederne mulighed for at handle/prioritere på følgende områder: Mulighed for at styre via nærvær/fravær samt måden der disponeres og planlægges på. 13

Ledelse og administration dog skal der være en centerleder/områdeleder på alle ældrecentre. Prioritering af midler til uddannelse, administration og inventar. Budgettet til bygningsenergi tilpasses løbende i forbindelse med implementeringen af energistrategien, og eventuelle gevinster medgår til finansiering af de centrale effektiviseringsmål. På aktivitetsområdet kan der ske styring i forhold til samarbejdet med plejepersonalet og cafémedarbejdere. Der kan her spares lidt op via fx vakante stillinger eller ekstra salg i café. Men det er ikke acceptabelt over en længere periode ikke at anvende de afsatte midler til aflønning aktivitetsmedarbejdere. Mulighed for i mindre omfang at påvirke lønforbruget gennem ansættelse af billigere/dyrere personale i forhold til gennemsnitslønnen. Områdecentrene skal levere de visiterede opgaver. De kan som udgangspunkt ikke løse de visiterede opgaver hos borgerne med et mindre tidsforbrug. Hvis der over en periode på cirka 14 dage bruges mindre tid, skal området melde ind til visitationen, som så ændrer den visiterede tid. Områdecentrene skal inden for de tildelte ressourcer løse akut opståede behov hos borgene. Dvs. områdecentrene afregnes ud fra den tid der er afsat af visitatorerne i myndighedsafdelingen og ikke ud fra de helt nøjagtige leverede timer. Baggrunden for dette er, at det reducerer tidsforbruget til registreringer. 5. Aktuelle udfordringer i forhold til BTP (brugertidsprocent) Servicestyrelsen definerer BTP som: BTP angiver den direkte brugertids andel af "fremmødetiden", dvs. den andel af tid som den kommunale leverandørs udførende personale anvender i eller med udgangspunkt i brugerens hjem ud af den samlede fremmødetid. Fremmødetiden er den tid, hvor medarbejderen er mødt på arbejde. Fremmødetiden opdeles i kategorierne: "Direkte brugertid", "indirekte brugertid", "kvalifikationstid" og "beredskabstid. Elementerne i BTP kan beskrives som følgende. Den direkte brugertid er den tid medarbejderen er hos borgeren og udfører de opgaver, der er visiteret. Indirekte brugertid er den tid medarbejderen bruger vedr. borgeren, men som ikke foregår i borgerens hjem, fx udarbejdelse af handleplaner, koordinering, planlægning og vejtid. Kvalifikationstid er den tid medarbejderen bruger på fx oplæring, møder og medarbejdersamtaler. Beredskabstid er den tid hvor medarbejderen står til rådighed for borgeren, fx rådighedstid hos en medarbejder der er kørt forgæves til en borger, der ikke har meldt fravær. Denne kategori er ikke medtaget i Vejen kommune. Fravær er fx ferie, sygdom, efteruddannelse og seniordage, dvs. den tid medarbejderne får løn for men ikke er til stede på arbejdspladsen. 14

Vejen kommune har forskellige BTP er for ude dag, inde dag, ude aften, inde aften (alle vedrørende personlig pleje) og praktisk hjælp. Dette skyldes, at der er forskellige faktorer, der spiller ind i disse opdelinger. Fx bruges der mere tid til dokumentation, udarbejdelse af handleplaner, kontakter til samarbejdspartnere mv. i dagtimerne end aftentimerne, og det tager længere tid at komme fra en borger til en anden i ude-områderne end i inde-områderne. Udviklingen med færre praktiske opgaver og udviklingen af det nære sundhedsvæsen, hvor borgere i mindre omfang end tidligere indlægges på sygehuse har skabt et pres på de brugertidsprocenter, der afregnes med i dag på ældreområdet. Det betyder mere tidsforbrug til: Kørsel fordi besøgene er kortere og flere opgaver kræver specifikke kompetencer hos medarbejderne. Koordinering med andre faggrupper på ældreområdet i andre afdelinger i kommunen og med sygehus og praksislæger. Oplæring og efteruddannelse. Afspadsering af søn- og helligdagstimer, idet der til stadighed bliver mindre forskel på omfanget af opgaver, der løses på hverdage og opgaver, der løses i weekenden. Disse ændringer betyder, at en mindre del af plejepersonalets tid kan anvendes til at udføre de visiterede opgaver. Dermed bliver det dyrere for det enkelte områdecenter at udføre de visiterede opgaver. Denne udvikling har medvirket til, at områdecentrene genererer et underskud ved løsning af de opgaver, der afregnes via det variable budget. Gennem de sidste 5 år har områdecentrene sammen med den centrale ældreafdeling arbejdet målrettet på at nedbringe ressourceforbruget til bl.a. ledelse, styring, planlægning, fravær mv. via; Et værdibaseret lean projekt, hvor medarbejdere i væsentlig større omfang involveres og dermed også ansvarliggøres i styring og planlægning af det daglige arbejde. Ledelsesudvikling med fokus på bl.a. løsning af kerneopgaven, medarbejder involvering, fokus på udvikling og anvendelse af medarbejderens kompetencer samt udvikling af styringsog planlægningsværktøjer herunder styrkelse af brugen af It værktøjer. Tilvejebringelse af større nærvær via involvering af såvel ledere som medarbejdere i nedbringelse af arbejdsskader, arbejdsbetingede lidelser og forebygge lig sygefravær. Organisationstilpasninger med reduktion i ressourceforbruget til administration, ledelse, natdækning og bedre udnyttelse af medarbejders tidsforbrug i forbindelse med omlægning af Nørrevang og Bøgely til sociale institutioner. Udgifter til transportudgifter, kopiering, porto, annoncering mv. er reduceret til et minimum. Det betyder, at områdecentrene generelt er meget veldrevne og omkostningerne til opgaveløsningen er lave. Det ses bl.a. i jævnt faldende fritvalgspriser og som sammenlignet med andre kommuner ligger helt i bund. Der arbejdes fortsat på optimering af driften men der vurderes ikke at være tilstrækkelig potentiale til at kunne løse den nuværende udfordring, hvor områdecentrene oparbejder driftsunderskud ved levering af den visiterede hjælp. Ældreområdets ledelse arbejder derfor på at frigøre ressourcer til at kunne tilpasse afregningen på det variable budget til det reelle behov. 15