Svendborg Kommune Digitaliseringsstrategi 2012 2015
Digitaliseringsstrategi hvorfor gør vi det I dag er de mobile platforme en naturlig del af vores hverdag. Tablets, smartphones, bærbare pc er er med os alle vegne, og vi bruger dem på farten til alverdens formål: Vi netværker på Facebook, vi shopper og finder de billigste tilbud, vi beregner husets energiforbrug, og vi er i dialog med det offentlige. Inden længe er det muligt at søge kommunen om at bygge en ny carport mens man er i byggemarkedet eller klare sin demente fars post på borger.dk mens man nyder udsigten over Svendborg Sund. Det er den vej, vi skal, i Svendborg Kommune. De digitale muligheder er utallige. Samtidig er det dog ikke et mål i sig selv at digitalisere eksisterende processer, hvis en bedre løsning er at tænke i andre baner. Der er dog ingen tvivl om at digitalisering i allerhøjeste grad vil være med til at skabe merværdi og gøre hverdagen lettere for borgere og virksomheder: Det gode liv som citaslowborger handler også om at kunne gøre tingene og løse sine opgaver, når man vil og hvor man vil i Svendborg Kommune. Borgere ønsker i stadig større grad at anvende digitale medier som indgang til det offentlige. Mens de yngre generationer ligefrem forventer at kunne være online med kommunen, viser en KL-undersøgelse fra 2009, at 85 % af alle danskere er villige til at bruge selvbetjening, hvis de får hjælp og vejledning og hvis de digitale løsninger er brugervenlige og virker. Det skal vi sørge for de er, i Svendborg Kommune. De kommende generationer er on-line i en grad, der stiller store krav til fremtidens digitale kommune Borgerne danner, takket være de sociale medier, netværk, som kan understøtte Svendborg Kommunes velfærdstilbud, ligesom moderne teknologi og kommunikationsformer finder vej til de borgernære velfærdsområder, i ældreplejen, på sundhedsområdet og i undervisningen. Det er essentielt at vi er à jour med de digitale tendenser ude omkring i samfundet og at vi samtidig hele tiden spørger hinanden: Kan vi optimere vores arbejdsprocesser og understøtte dem bedre med andre it-løsninger eller andre måder at anvende vores it-systemer på så vi har størst mulig arbejdsglæde og borgeren rent faktisk oplever at være i centrum? Svendborg Kommunes digitaliseringsinitiativer skal være drevet af iværksætteri, pragmatik og ny- tænkning. Det er afgørende at vi finder nye, anderledes og mere effektive måder at løse vore opgaver og levere service på understøttet af, at vi udnytter it og anden teknologi optimalt og måske radikalt anderledes. Svendborg Kommune har allerede digitaliserings initiativer indenfor de fleste områder i sagsbehandlingen. Digitalisering er ligeledes et naturligt element i afbureaukratisering, arbejdsgangsanalyser og mange innovationsprojekter.
Strategiprocessen i Svendborg Kommune I den nye fælleskommunale digitaliseringsstrategi 1 der gælder perioden 2011 2015 har kommuner i fællesskab den vision, at digitalisering frem mod 2015 er med til at skabe en effektiv og attraktiv sektor, hvor digitalisering er en innovativ drivkraft til at udvikle den kommunale service. Digitaliseringen af den kommunale sektor har følgende fokusområder: Fuld digital kommunikation med borgerne Beskæftigelse: enstrenget indsats, der virker Børn og kultur: fra analog til digital Social og sundhed: styring, sammenhæng og viden Teknik og miljø: bedre service og lavere omkostninger Fælles rammer og øget konkurrence Svendborg Kommunes digitaliseringsstrategi understøtter den fælleskommunale digitaliseringsstrategi i erkendelse af strategiens 32 konkrete projekter fordrer fælles løsninger og fælles finansiering. Foruden den fælleskommunale digitaliseringsstrategi er der formuleret en fællesoffentlig digitaliseringsstrategi som favner de digitaliseringsindsatser som er fælles for hele den offentlige sektor, f.eks. Nem-id, digital post og Borger.dk. Med beslutningen om en ny, fælleskommunal og fællesoffentlig digitaliserings-strategi vil der alt i alt være mere end 50 fælleskommunale digitaliseringsprojekter frem mod 2015. Digitaliseringsstrategien understøtter Svendborg kommunes overordnede strategier. Herudover er der en tæt sammenhæng til Kommunens (kommende) kanalstrategi, it strategi samt strategi for online kommunikation. Direktørområdernes handleplaner er den konkrete udmøntning af Svendborg kommunes digitaliseringsstrategi og den fælleskommunale/fællesoffentlige digitaliseringsstrategi. Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi 2010-2015 Svendborg Kommunes digitaliseringsstrategi Kultur, Erhverv og Udvikling Miljø og Teknik Børn og Ung Social og Sundhed Økonomi/kommunaldirektøren 1 Den fælleskommunale digitaliseringsstrategi findes her: http://www.kl.dk/imagevault/images/id_45566/scope_0/imagevaulthandler.aspx
Digitaliseringsstrategi hvad vil vi opnå Med digitaliseringsstrategien sigter vi dels mod en vision og dels mod en række mere konkrete mål på tværs af direktørområderne. Digitalisering skal ses som en væsentlig, fornyende drivkraft til at udvikle vores kommune både set med borgere, virksomheder og medarbejderes øjne. Visionen Det er Svendborg kommunes vision at: Digitalisering er med til at skabe en innovativ, effektiv og attraktiv kommune. Færre indgange og nye dialogformer Borgere og virksomheder kan i dag henvende sig til Svendborg kommune via mange forskellige kanaler og fysiske indgange. Borgere og virksomheder skal kunne henvende sig til kommunen uden forudgående kendskab til den organisatoriske opbygning. De skal opleve at det er nemt og overskueligt at blive straksafklaret samt så vidt muligt at få sin sag afsluttet ved første henvendelse til kommunen. Borgere der kan betjene sig selv skal betjene sig selv. Det skal derfor være nemmere og mere overskueligt at vælge den rigtige indgang gennem et fælles kontaktcenter. Dette skal føre til at borgere og virksomheder oplever en hurtig og effektiv sagsbehandling en sagsbehandling med udgangspunkt i digital selvbetjening. Kviksvar på kommunens hjemmeside skal i fremtiden være udgangspunkt for at borgere og virksomheder i størst mulig omfang kan foretage digital selvbetjening. Svendborg Kommune skal derfor gennem kontaktcentret støtte borgere og virksomheder i at gennemføre hele eller dele af sagsbehandlingen digitalt i alle døgnets timer. Svendborg kommunes indsats i forhold til færre indgange og digital borgerbetjening sammenfattes i en kanalstrategi, som beskriver hvordan og i hvilket omfang vi vil flytte henvendelser fra dyre analoge kanaler til billigere digitale kanaler. Svendborg Kommunes indsats i forhold til kommunikation og nye dialogformer sammenfattes i Strategi for online kommunikation, der beskriver mål og visioner for kommunens hjemmeside, borger.dk og øvrige digitale kommunikations kanaler. Formålet er at sikre, at borgere, virksomheder og medarbejdere oplever sammenhæng i vore digitale tilbud. Ny digital velfærd I den hidtidige digitaliseringsindsats har fokus i høj grad været rettet mod kommunens administrative, borgerservicerettede funktioner. Disse områder udgør typisk mindre end 15 % af de kommunale bruttodriftsudgifter. I de kommende år vil der derfor også være et øget fokus på den digitale indsats i folkeskolen, den sociale indsats, beskæftigelsesindsatsen og indenfor miljøforvaltningen.
Digitalisering skal udnyttes og integreres i undervisning så elevers digitale læreprocesser styrker både faglighed og ruster dem til fremtiden Ved at anvende velfærdsteknologi, hvor den bidrager til at skaffe ledige hænder og bedre pleje og omsorg. Ved en digital, effektiv og forenklet beskæftigelsesindsats, hvor borgere og virksomheder oplever at deres kommunikation med jobcentret er let og overskuelig, og endelig ved en effektiv miljøforvaltning på fælles digitalt grundlag, således at borgere og virksomheder har let adgang til data. Disse områder har høj prioritet i den fælleskommunale digitaliseringsstrategi, og vil ligeledes udgøre en væsentlig del af direktørområdernes handleplaner. Digitaliseringsstrategi hvordan gør vi De fleste ældre kan og vil gerne selvbetjene sig. I Århus kommune foregår al ansøgning om pension f.eks. via selvbetjening. Svendborg Kommune har netop indført en lignende selvbetjeningsløsning Svendborg Kommunens digitaliseringsindsatser bygger på en række styrende principper, som er med til at rammesætte måden hvorpå digitaliseringsinitiativerne omsættes til konkrete projekter og i sidste ende praktisk daglig drift.
Digital ledelse Ledelsen har en helt central rolle i forhold til digitaliseringsindsatsen. Alle ledere opfatter it og digitalisering som naturlige ansvarsområder på linje med økonomi og personaleledelse. Den enkelte leder tager ansvar for: At indtænke digitalisering i borgerbetjening, opgaveløsning og tilrettelæggelse af arbejdsgange. At høste gevinsterne ved digitalisering. At medarbejderne har de fornødne it-relaterede kompetencer. At der skabes en positiv kultur i relation til digitalisering både blandt medarbejdere og blandt borgere og virksomheder. Bakker op om digitaliseringstiltag i Svendborg Kommune i en balance mellem lokale ønsker og hensynet til helheden. Er med fremme i forhold af anvendelse af it (god rollemodel). Kultur og kompetencer Relevante kompetencer og en positiv tilgang er en forudsætning for en succesfuld digitaliseringsindsats i Svendborg Kommune. Derfor skal der skabes en kultur hvor digitalisering opfattes som en mulighed for positiv udvikling af serviceydelser og arbejdsprocesser. Det er vigtigt at medarbejderne får de relevante kompetencer i forhold til indsigt og anvendelse af relevante digitale løsninger på deres område også de borgervendte løsninger. Medarbejderne er Svendborg Kommunes digitale ambassadører. Den enkelte borger og virksomhed hjælpes til at få de nødvendige kompetencer i forhold til at anvende de digitale løsninger, som Svendborg Kommune tilbyder. Vi skal (fortsat) hjælpe de borgere, der ikke kan selv Innovativ digitalisering Svendborg Kommune satser på innovation som en vigtig forandringsmetode. Det er derfor naturligt at se innovation og digitalisering som makkerpar i forhold til kommunens bestræbelser på at håndtere de kommende udfordringer. I forhold til digital innovation har kommunens ledergruppe peget på nogle vigtige pejlemærker:
Motivere, støtte og anerkende ildsjæle de mange kompetencer i organisationen skal bruges. Skabe risikovillighed og rum for nytænkning det er ok at fejle. Eliminere unødvendig regler og begrænsninger. Inddrage borgere/brugere i størst muligt omfang. Gennemføre piloteksperimenter i lille skala. Udbrede og vækste de unikke idéer og stoppe alt andet. Digitalisering skaber merværdi God digital ledelse og styring skal sikre at såvel store som små digitaliseringsprojekter skaber merværdi. Der skal således på én og samme tid være plads til både at afprøve ideer i lille skala og til at gennemføre egentlige projekter i stor skala. Hvornår en ide bliver til et egentligt projekt er i høj grad en ledelsesmæssig vurdering. Digitaliseringsudvalget har til opgave at sikre vidensdeling om ideer og projekter på tværs af kommunen samt at medvirke til at digitaliseringsprojekterne er underbygget med såvel gevinster som omkostninger. Det er således vigtigt af hensyn til vidensdeling og ressourcestyring, at egentlig digitaliseringsprojekter forelægges digitaliseringsudvalget inden de påbegyndes. Digitalisering og økonomistyring Hvis digitaliseringsindsatsen skal lykkes er det vigtigt at principperne for økonomistyring er understøttende. Der skal derfor etableres økonomistyringsprincipper som på én og samme tid kan skabe det økonomiske råderum til investering i digitalisering, kan skabe økonomisk incitament til digitalisering, og kan bidrage til at kommunen under et hjemtager gevinsterne ved digitalisering. Se bilag 1 angående digitalisering og økonomistyring i Acadre sags. Nr 12/2227. ----------------------------------------- MARTS 2012 ---------------------------------------------