UDBUDSBETINGELSER Februar 2014 Offentligt udbud af Indkøb og implementering af indkøbsanalyseløsning til Aarhus Universitet. Aarhus Universitet Indkøb Fuglesangs Allé 26 8210 Aarhus V
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 2 2. Ordregiver... 2 3. Rammerne for udbudsforretningen... 2 4. Generelle form- og procedurekrav... 4 5. Udelukkelsesgrunde og egnethed... 6 6. Kravspecifikation... 9 7. Krav til tilbuddets indhold og opbygning... 10 8. Tilbudsevaluering... 10 9. Spørgsmål samt supplerende meddelelser og dokumenter... 13 10. Praktiske forhold... 14 11. Tidsplan for udbudsforretningen... 15 Tilbudsgiver opfordres til straks ved modtagelsen af disse udbudsbetingelser at sikre sig, at det modtagne eksemplar er fuldstændigt i overensstemmelse med ovenstående indholdsfortegnelse. 1
1. Indledning Disse udbudsbetingelser gælder for Aarhus Universitets (herefter benævnt "Ordregiver") udbud af indkøb og implementering af indkøbsanalyseløsning i henhold til udbudsbekendtgørelse som offentliggjort den torsdag d. 20. februar 2014 på hhv. www.udbud.dk og www.au.dk/udbud. 2. Ordregiver Ordregiver under denne udbudsforretning er Aarhus Universitet. Aarhus Universitet, Indkøb er ansvarlig for udbudsforretningens tilrettelæggelse og gennemførelse, og en eventuel kontrakt vil skulle indgås med Aarhus Universitet. 2.1 Ordregivers kontaktperson Alle henvendelser til Ordregiver forud for tilbudsafgivelsen skal ske via e-mail og skal rettes til: Aarhus Universitet Indkøb Att.: Casper Ravn Uldbjerg E-mail: udbud@au.dk Yderligere information om Ordregiver kan ses på www.au.dk. Retningslinjer for henvendelser er præciseret i pkt. 9 nedenfor. 3. Rammerne for udbudsforretningen 3.1 Formål og baggrund for udbuddet Ordregiver udbyder indkøb og implementering af en indkøbsanalyseløsning. Ordregiver ønsker således på baggrund af nærværende udbud, at indgå kontrakt om anskaffelse, implementering, hosting og drift, vedligeholdelse og løbende opdateringer af en indkøbsanalyseløsning. Løsningen skal kunne danne udtræk på baggrund af elektroniske fakturaer samt kreditnotaer i OIO-XML format, OIO-UBL format, samt fakturaer og kreditnotaer modtaget fra LÆS-IND Bureauer. Udtrækkende skal understøtte det daglige arbejde med Ordregivers udbud af vare og tjenesteydelser, ligesom det skal anvendes til rapportering til ledelsen vedr. compliance for Ordregivers voksende antal rammeaftaler. Ordregivers rammeaftaler består af såvel eneleverandøraftaler samt rammeaftaler med mange varekategorier og flere leverandører. 2
Ordregivers udfordringer i forbindelse med tidligere gennemførte indkøbsanalyser er, at Ordregiver indkøber varekategorier, som ikke er udbredt hos andre offentlige udbydere, det være sig fx indenfor laboratorieområdet herunder forbrugsartikler, kemikalier og reagenser, kliniske miljøer fx klinikker, operationsstuer og tandlæge, samt indenfor landbruget. Netop disse udfordringer gør, at Ordregiver i sin evaluering af indkomne tilbud, vil fokusere på, hvorledes Tilbudsgiver i sin beskrivelse af den tilbudte løsnings funktionalitet behandler disse særlige udfordringer. Det daglige arbejde med systemet vil således omfatte blandt andet men ikke begrænset til spend rapporter, foranalyser til udbud herunder interne prissammenligninger, compliance rapportering, og anden opfølgning på indkøbs- og udbudsområdet. Desuden skal systemet kunne bruges som input til ledelsesinformation både internt i organisationen, for så vidt også eksternt til leverandører og andre interessenter Kravspecifikationen for den pågældende løsning fremgår af Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse. Ordregivers krav til dokumentation for tilbudsgivers egnethed fremgår af udbudsbetingelsernes pkt. 5 nedenfor. 3.2 Kontraktens omfang Ordregiver udbyder ydelsen som en kontrakt med en gensidig uopsigelighedsperiode på 12 måneder fra aftalens underskrift. Ordregiver kan herefter med et varsel på 2 måneder forlænge kontraktperioden for 1 år af gangen. 3.3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: I. Udbudsbetingelser II. Udbudsbekendtgørelse af 20. februar 2014 III. Aftale af februar 2014 IV. Bilag til Aftalen: a. Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket b. Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og Ydelsesbeskrivelse c. Kontraktbilag 3 Service- og konsulentaftale (Udarbejdes af Tilbudsgiver) V. Formular A Tro- og loveerklæring VI. VII. VIII. Formular B Liste over forbehold Formular C Støtteerklæring Formular D - Konsortieerklæring 3
Udbudsmaterialet samt evt. supplerende dokumenter og meddelelser - offentliggøres på Ordregivers hjemmeside www.au.dk/udbud under titlen Indkøb og implementering af indkøbsanalyseløsning, hvor der vil være fri, direkte og fuld elektronisk adgang. Tilbudsgiver bør straks kontrollere, at det fulde udbudsmateriale er modtaget og løbende holde sig orienteret om eventuelle supplerende dokumenter og meddelelser der offentliggøres på Ordregivers hjemmeside samt www.udbud.dk. 3.4 Forhandling Ordregiver forbeholder sig retten til at forhandle med tilbudsgivere om afgivne tilbud. Såfremt Ordregiver benytter sig af denne ret, vil forhandling gennemføres med alle konditionsmæssige tilbudsgivere. Ordregiver vil i så fald informere om det nærmere forløb herfor. Tilbudsgivere må forvente et tidspresset forhandlingsforløb. Det vil i givet fald blive besluttet om forhandlinger skal være skriftlige eller mundtlige. Ordregiver forbeholder sig retten til at anvende et forhandlingsforløb, hvor tilbudsgiverne udskilles efterhånden. Ordregiver vil, såfremt der iværksættes forhandlinger, oplyse om hvilken forhandlingsprocedure, der anvendes ved indledningen heraf. Det er ikke ordregivers hensigt at forhandle. Tilbudsgivere opfordres derfor til at afgive det bedst mulige tilbud. 4. Generelle form- og procedurekrav 4.1 Tilbudsgivers kontaktperson Tilbudsgiver skal angive en kontaktperson i pkt. 1 i Kontraktbilag 1 - Tilbudsblanket. 4.2 Tilbudsgivers underskriftberettigede person Tilbudsgiver skal i pkt. 2 i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket udfylde navn på underskriftberettiget person, som skal underskrive en evt. vundet kontrakt. Udkast til kontrakten er vedlagt disse udbudsbetingelser, Aftale af februar 2014. Tilbudsgiver skal ikke udfylde kontrakten. Ordregiver udfylder kontrakten når kontrakten indgås med den Tilbudsgiver som får tildelt ordren. 4.3 Tilbudsfrist Tilbud på det udbudte skal være modtaget senest fredag d. 14. marts 2014 kl. 12.00. 4
4.4 Afleveringsadresse Tilbud skal indleveres eller sendes til: Aarhus Universitet Indkøb Fuglesangs Allé 26 Bygning 2640, Receptionen 8210 Aarhus V Att.: Casper Ravn Uldbjerg I det omfang tilbuddet indleveres personligt, kan Tilbudsgiver efter anmodning få udleveret en kvittering med dato og klokkeslæt for afleveringen. 4.5 Aflevering af tilbud Tilbud bør afleveres i: 1 underskrevet originalt eksemplar, 3 kopier i separate mapper samt USB-nøgle eller CD/DVD med en kopi af det komplette tilbud i elektronisk form. De elektroniske versioner skal være i MS Office format eller i PDF-format. Det samlede tilbudsmateriale bør indleveres i lukket emballage mærket, offentligt udbud af indkøbsanalyseløsning til Aarhus Universitet. Såfremt der anvendes postforsendelse, anbefaler Ordregiver, at Tilbudsgiver mærker sin forsendelse med følgende; Vedr. sags-nr. 72459: Offentligt udbud af indkøbsanalyseløsning til Aarhus Universitet. Må ikke åbnes af postomdelingen. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbuddet fremkommer rettidigt. 4.6 Ét tilbud Tilbudsgiver må kun afgive ét tilbud. Såfremt der afgives flere end et tilbud, kan Ordregiver være nødsaget til at anse alle tilbud som ikke-konditionsmæssig. 5
4.7 Alternative tilbud Ordregiver tillader ikke afgivelse af alternative tilbud 4.8 Sprog 4.9 Honorar Tilbud kan afleveres på dansk eller engelsk eller i en kombination heraf. Spørgsmål kan stilles på dansk eller engelsk, og svaret vil blive givet på det sprog som spørgsmålet er stillet på. Yderligere vejledning om spørgsmål findes i pkt.9 nedenfor. Der foretages ikke oversættelser af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver modtager intet honorar i forbindelse med deltagelse i denne udbudsforretning. 4.10 Returnering af modtagne tilbud Modtagne tilbud bliver ikke returneret til Tilbudsgiver. 4.11 Vedståelsesfrist for tilbud Tilbuddet skal være gældende i min. 3 mdr. fra tilbudsfristen. 4.12 Forbehold Adgangen til samt konsekvensen af at tage forbehold fremgår af Formular B Liste over forbehold. Der gøres udtrykkeligt opmærksom på, at tilbuddet vil blive afvist som ikke-konditionsmæssigt, såfremt det indeholder et forbehold, der vedrører et grundlæggende element, eller forbeholdet ikke kan prissættes. I andre tilfælde vil der blive foretaget en prissætning af det tagne forbehold i forbindelse med tilbudsevalueringen på grundlag af Ordregivers skøn. Ordregiver accepterer ikke forbehold overfor kontrakten. Såfremt Tilbudsgiver ved lægger sine standard salgs- og leveringsbetingelser, vil disse blive anset som forbehold i det omfang disse strider i mod indholdet af udbudsmaterialet, herunder Kontraktbilag 2 og 3 samt aftaleudkastet. 5. Udelukkelsesgrunde og egnethed 5.1 Tilbudsgivers generelle forhold Tilbudsgiver udelukkes fra udbuddet, hvis et af følgende forhold er til stede: 6
a) Der er afsagt endelig dom over Tilbudsgiver vedrørende deltagelse i en kriminel organisation eller bestikkelse eller svig eller hvidvaskning af penge. b) Tilbudsgivere, hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet deres erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. c) Tilbudsgivere, hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. d) Tilbudsgivere, som ved en retskraftig dom er dømt for en strafbar handling, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. e) Tilbudsgivere, som i forbindelse med udøvelsen af deres erhverv har begået en alvorlig fejl, som Ordregiver beviseligt har konstateret. f) Tilbudsgivere, som ikke har opfyldt deres forpligtelser med hensyn til betaling af bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. g) Tilbudsgivere, som ikke har opfyldt deres forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold retsforskrifterne i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i Danmark. h) Tilbudsgivere, som svigagtigt har givet urigtige oplysninger i forbindelse med meddelelse af oplysninger i henhold til de nævnte udelukkelsesgrunde. 5.1.1 Dokumentation For at godtgøre at en eller flere af ovennævnte udelukkelsesgrunde a)-d) og f)-g) ikke er til stede, skal tilbudsgiveren afgive en erklæring på tro og love som er vedlagt udbudsbetingelserne som Formular A. Tilbudsgiver skal ikke godtgøre at udelukkelsesgrundene (e) og (h) ikke er til stede. Tilbudsgiver bedes bekræfte vedlæggelse af Formular A, ved at udfylde afsnit 4 i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket. Opmærksomheden henledes på, at tro- og loveerklæringen skal udfyldes ved afkrydsning og underskrives. Manglende eller ukorrekt udfyldelse af tro- og loveerklæringen medfører risiko for, at tilbuddet anses for ikke-konditionsmæssig og derfor afvises. 5.2 Tilbudsgivers personlige forhold Af lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger mv., fremgår det, at offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser skal kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i 7
hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. 5.2.1 Dokumentation Tilbudsgiver skal afgive erklæring på tro og love, som er vedlagt udbudsbetingelserne som Formular A. 5.3 Finansiel og økonomisk formåen Der stilles følgende minimumskrav til Tilbudsgivernes finansielle og økonomiske formåen: 5.3.1 Dokumentation 1. Tilbudsgiver skal have en positiv egenkapital i de seneste to (2) afsluttede regnskabsår. 2. Tilbudsgiver skal have en nettoomsætning på mindst 1.000.000 DKK i hvert af de seneste to (2) afsluttede regnskabsår. Som dokumentation for tilbudsgivers finansielle og økonomiske formåen skal Tilbudsgiver udfylde afsnit 5 i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket med følgende oplysninger: - Uddrag af årsrapport(underskrevet af revisor) eller revisorpåtegnet erklæring, indeholdende følgende nøgletal: i) Nettoomsætning og ii) Egenkapital for de to (2) senest afsluttede regnskabsår. 5.4 Teknisk og faglig formåen Det har afgørende betydning for Ordregiver, at Tilbudsgiver har den fornødne tekniske og faglige formåen til udførelse af opgaven. Der stilles følgende minimumskrav til Tilbudsgivers tekniske og faglige formåen: Tilbudsgiver skal minimum have to (2) tilsvarende referencer, som det udbudte, udført i 2012 eller senere. Ved tilsvarende referencer forstås referencer på levering og implementering, hosting og drift, vedligeholdelse og løbende opdateringer af en indkøbsanalyseløsning samt tilhørende support, leveret ved en kunde der er sammenlignelig med Ordregiver som beskrevet under punkt 6.1 nedenfor. 5.4.1 Dokumentation Som dokumentation for tilbudsgivers tekniske og faglige formåen skal Tilbudsgiver udfylde pkt. 6 i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket med følgende oplysninger: - Referenceliste med de betydeligste referencer af tilsvarende leverancer, som det udbudte, udført i 2012 eller senere. Tilbudsgiver skal oplyse om mindst 2 referencer. 8
5.5 Henvisning til andre virksomheders formåen Hvis Tilbudsgiver til brug for Ordregivers egnethedsvurdering vil basere sin finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og faglige formåen, jf. hhv. punkt 5.3 og 5.4 ved at støtte ret på underleverandørers eller andre virksomheders formåen, skal Tilbudsgiver dokumentere, at denne frit kan disponere herover. Som dokumentation vedlægges udfyldt og underskreven Formular C - Støtteerklæring som dokumenterer hvorledes Tilbudsgiver baserer sin finansielle og økonomiske formåen og/eller tekniske og faglige formåen på en underleverandør eller anden virksomhed. 5.6 Konsortium Såfremt Tilbudsgiver er et konsortium, bedes samtlige deltagere udfylde og vedlægge Formular D Konsortieerklæring hvori der skal udpeges en fælles befuldmægtiget, der er bemyndiget til at tegne konsortiet. Oplysningerne under punkt 5.1, 5.2, 5.3 og 5.4 skal fremsendes for hver enkelt konsortiedeltager. 6. Kravspecifikation Kravspecifikation for det udbudte fremgår af Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse. Tilbudsgiver skal udfylde Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse efter vejledningen som fremgår af bilaget. Oplysninger om Ordregivers anvendte økonomi- og fakturahåndteringssystemer samt estimerede datamængde som det tilbudte system skal kunne håndtere, fremgår ligeledes af Kontraktbilag 2. 6.1 Forudsætninger til grund for tilbudsafgivelse Tilbudsgiver kan lægge følgende oplysninger til grund for tilbudsafgivelse; Aarhus Universitet anvender følgende økonomisystemer; Navision stat 6 IndFak. Aarhus Universitet budgetterer i 2014 med en omsætning på ca. 6.5 mia. DKK. Aarhus Universitet indkøbte i 2013 varer og tjenesteydelser for i alt ca. 1.5 mia. DKK. Aarhus Universitet modtagere ca. 250.000 faktura og kreditnota i alt pr. år Hver faktura/kreditnota indeholder i gennemsnit 8 linjer. En faktura kan forventes at indeholde personfølsomme oplysninger. Aarhus Universitets EAN-nr. oversigt kan ses her: www.au.dk/eannumre Ordregiver forventer at løsningen kan håndtere historisk data fra og med 2012. Ordregiver forventer at op til 15 brugere skal have adgang til systemet. 9
7. Krav til tilbuddets indhold og opbygning Tilbuddet skal indeholde følgende dokumenter og oplysninger: Udfyldt og underskrevet Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket, herunder: o Oplysninger om tilbudsgivers identitet, kontaktoplysninger og underskriftberettiget person, jf. afsnit 1 og 2. o Udfyldt Formular A Tro- og loveerklæring vedr. udelukkelsesgrunde og gæld til det offentlige, jf. afsnit 3. o Oplysninger om priser for den tilbudte løsning inklusiv implementering, samt pris for uddannelse og support samt konsulentydelser som beskrevet af Tilbudsgiver i Kontraktbilag 2 og 3. Priserne skal oplyses i DKK ekskl. moms., jf. afsnit 4. o Bekræftelse af overholdelse af mindstekrav, jf. afsnit 8. o Oplysninger om hvorvidt tilbudsgiver har taget forbehold, jf. afsnit 9. o Oplysninger om Tilbudsgivers finansielle og økonomiske formåen, jf. afsnit 5. o Oplysninger om Tilbudsgivers tekniske formåen, jf. afsnit 6. o Eventuel udfyldt Formular C - Støtteerklæring(er), jf. afsnit 10. o Eventuel udfyldt Formular D - Konsortieerklæring, jf. afsnit 11. Udfyldt Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse. o Oplysninger om hvilken løsning Tilbudsgiver tilbyder som opfyldelse af mindstekrav, samt uddybende beskrivelser af hvorledes Tilbudsgiver opfylder Ordregivers ønsker og evt. overopfylder mindstekrav. Vejledning findes forrest i kontraktbilaget. Kontraktbilag 3 Service- og konsulentaftale, udfærdiget af Tilbudsgiver. o Tilbudsgivers beskrivelse af hvilken serviceaftale Tilbudsgiver tilbyder som opfyldelse af ønsker til service og support i Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse, samt evt. uddybende beskrivelse af opfyldelse af mindstekrav. Eventuel udfyldt; o Formular B Liste over forbehold. o Formular C Støtteerklæring o Formular D Konsortieerklæring Eventuelt vedlagt supplerende materiale. Tilbudsgiverne opfordres til at opbygge tilbuddet efter ovenstående opstilling samt via faner og indholdsfortegnelse klart angive, hvor de efterspurgte oplysninger og dokumenter fremgår af tilbuddet. 8. Tilbudsevaluering 8.1 Vurdering af konditionsmæssighed Ordregiver kontrollerer, at tilbuddet er konditionsmæssigt, hvilket vil sige, at tilbuddet opfylder følgende punkter: - Tilbuddet overholder form- og procedurekrav, jf. pkt. 4 ovenfor 10
- Tilbuddet indeholder de efterspurgte oplysninger og dokumenter, jf. pkt. 5 ovenfor. - Tilbuddet overholder alle mindstekrav, jf. Kontraktbilag 2 - Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse. 8.2 Vurdering af egnethed Ordregiver kontrollerer, at alle konditionsmæssige tilbud overholder mindstekravene til Tilbudsgivernes Finansielle og økonomiske formåen samt Tekniske og faglige formåen, jf. pkt. 5.3 og 5.4. 8.3 Tildelingskriterium Alle konditionsmæssige og egnede tilbud vil blive evalueret på baggrund af tildelingskriteriet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. De indkomne tilbud evalueres på baggrund af de fastsatte underkriterier. 8.4 Underkriterier Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil blive identificeret ved anvendelse af nedenstående underkriterier, hvor vægtningen af hvert underkriterium er angivet. Underkriterier Procentvis vægtning Pris 50 % Tilbudt løsning og funktionalitet 40 % Tilbudt service- og konsulentydelser 10 % 8.4.1 Pris Evalueringen af underkriteriet Pris vil ske på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket, afsnit 7. Til brug for tilbudsvurderingen anvendes den ved udfyldelse af tabellen i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket beregnede evalueringstekniske samlede sum(evalueringsprisen), der fremkommer ved en sammentælling af de tilbudte priser, som indgår i beregningen med følgende vægt: - Pris jf. Kontraktbilag 1, afsnit 4, post 1, 100 % (Opstarts og implementeringspris) - Pris jf. Kontraktbilag 1, afsnit 4, post 2, 300 % (årligt licensvederlag ud over det 1. år) - Pris jf. Kontraktbilag 1, afsnit 4, post 3, 100 % (Uddannelse af op til 15 medarbejder) - Pris jf. Kontraktbilag 1, afsnit 4, post 4, 400 % (Uddannelse pr. ekstra medarbejder i kontraktens løbetid) - Pris jf. Kontraktbilag 1, afsnit 4 post 5, 400 % (Pris pr. ekstra brugerlicens) 11
- Pris jf. Kontraktbilag 1, afsnit 4 post 6, 2000 % (ud fra et estimeret timeforbrug på 20 timer i kontraktens løbetid. Estimatet er alene fastsat for at sikre den nødvendige vægt under evalueringen, hvorfor estimat ikke er forpligtende for Ordregiver.) Tilbuddet med den laveste evalueringspris vil blive tildelt 100 point. Alle andre tilbud vil blive evalueret relativt i forhold til den laveste tilbudte evalueringspris på baggrund af en endnu ikke fastlagt formel. Der kan ved Ordregivers evaluering af pris ikke gives mindre end 0 point. 8.4.2 Tilbudt løsning og funktionalitet Underkriteriet Tilbudt funktionalitet evalueres på baggrund af Tilbudsgivers evt. opfyldelse af samt besvarelse af Ordregivers ønsker, som fremgår af Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse, afsnit 2 samt evt. overopfyldelse af mindstekrav. Ordregivers beskrivelse af hvert ønske indeholder en angivelse af, hvad der vægter positivt ved Ordregivers vurdering af Tilbudsgivers besvarelse af ønsket. 8.4.3 Tilbudte service- og konsulentydelser Underkriteriet Tilbudte service- og konsulentydelser evalueres på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Ordregivers ønsker, som fremgår af Kontraktbilag 2 Kravspecifikation og ydelsesbeskrivelse, afsnit 3 samt Kontraktbilag 3 Service- og konsulentaftale. Ordregivers beskrivelse af hvert ønske indeholder en angivelse af, hvad der vægter positivt ved Ordregivers vurdering af Tilbudsgivers besvarelse af ønsket. 8.5 Pointmodel anvendt ved evaluering Ordregiver tildeler point på alle ovenstående underkriterier på en skala fra 0-100, hvor 0 er lavest og 100 er højest. Ordregiver henleder opmærksomheden på, at der på underkriteriet om pris altid vil blive givet 100 point til mindst én tilbudsgiver, mens der på de øvrige kvalitative underkriterier ikke nødvendigvis gives maksimumpoint, jf. således evalueringsmodellerne beskrevet i punkt 8.4.1, 8.4.2 og 8.4.3 ovenfor. Denne evalueringsmodel kan efter omstændighederne betyde, at priskriteriet reelt kommer til at få en større indflydelse på tildelingsbeslutningen, end hvad ovenstående procentangivelser umiddelbart giver indtryk af. Dette vil Ordregiver modsvare ved fastlæggelsen af den til evalueringen af pris endeligt valgt beregningsmodel. 12
8.6 Tilbudspræsentation Tilbudsgiver bør ved afgivelse af tilbud, planlægge sine ressourcer således at denne er klar til at præsentere den tilbudte løsning i uge 13 på Ordregivers adresse, jf. punkt 4.4 ovenfor. Mødetidspunkt samt lokale for afholdelse af præsentationen vil blive oplyst umiddelbart efter tilbudsfristens udløb jf. punkt 10.2 nedenfor. Tilbudsgiver vil få tildelt i alt 1 ½ time til præsentationen, hvor funktionaliteten af det tilbudte system skal fremvises. Præsentationen skal som minimum behandle Tilbudsgivers beskrivelse af opfyldte ønsker til funktionalitet som beskrevet i Kontraktbilag 2. Præsentationen vil blive evalueret af brugergruppen og der vil blive lagt vægt på følgende vurderingsparametre: Opstår der uventede fejl i systemet Brugervenlighed, herunder navigation i systemet Demonstration af tilbudt funktionalitet i henhold til Kontraktbilag 2. Formålet med præsentationen er, at sikre sammenlignelighed Tilbudsgiverne imellem. Tilbudsgiver kan ikke i forbindelse med præsentationen ændre på sit tilbud eller i øvrigt forhandle med Ordregiver. Præsentationen må således ikke indeholde andre/yderligere funktioner/produkter, end dem som er beskrevet af Tilbudsgiver i Kontraktbilag 2 som indeholdt i den tilbudte pris, jf. Kontraktbilag 1. 9. Spørgsmål samt supplerende meddelelser og dokumenter Såfremt Tilbudsgiver har spørgsmål til udbudsbetingelserne eller udbuddet i øvrigt, skal disse stilles via e-mail til udbud@au.dk. Spørgsmål skal fremsættes senest onsdag den 5. marts 2014 kl. 14.00. Spørgsmål fremsat efter ovennævnte dato vil blive besvaret såfremt dette er praktisk muligt. E-mails indeholdende spørgsmål bedes mærket - Spørgsmål vedrørende offentligt udbud af indkøbsanalyseløsning. Alle spørgsmål bør starte med en entydig reference til, hvilket eller hvilke steder i udbudsmaterialet spørgsmålet vedrører. Alle spørgsmål og svar vil kunne ses af alle Tilbudsgivere i anonymiseret form senest fredag den 7. marts 2014 kl. 14.00 og vil være tilgængelige på Ordregivers hjemmeside: www.au.dk/udbud samt på www.udbud.dk. Spørgsmål vil blive besvaret løbende. Alle Tilbudsgivere opfordres på det kraftigste til ikke at stille spørgsmål om forhold der allerede er besvaret i disse udbudsbetingelser. 13
Eventuelle supplerende meddelelser og dokumenter vil ligeledes blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside: www.au.dk/udbud samt på www.udbud.dk. Det er Tilbudsgivers eget ansvar at sørge for at holde sig opdateret med eventuelle supplerende oplysninger og svar på spørgsmål, som bliver offentliggjort. 10. Praktiske forhold 10.1 Åbning af tilbud Tilbud vil først blive åbnet efter udløbet af tilbudsfristen angivet i punkt 4.3 ovenfor. Der er ikke adgang til at overvære åbning af tilbud eller i øvrigt til at modtage oplysninger om indholdet. 10.2 Indkaldelse til tilbudspræsentation Alle konditionsmæssige Tilbudsgivere vil, så snart Ordregiver har vurderet konditionsmæssigheden af de indkomne tilbud, indkalde hver Tilbudsgiver til en tilbudspræsentation. Yderligere beskrivelse af denne tilbudspræsentation findes i pkt. 8.6 ovenfor. 10.3 Meddelelse af resultatet Alle tilbudsgivere vil samtidig og skriftligt via mail til den i Kontraktbilag 1 Tilbudsblanket angivne kontaktperson, blive orienteret om resultatet af udbudsforretningen. Meddelelsen til den vindende tilbudsgiver om at dennes tilbud er identificeret som det vindende tilbud, er ikke et løfte om, at ville indgå aftale med tilbudsgiveren. Der er ingen ordre eller løfte herom, før eventuel ordre er afgivet klart og utvetydigt til den vindende tilbudsgiver. Meddelelse om at et tilbud ikke er identificeret som det økonomisk mest fordelagtige tilbud, udgør ikke et aftaleretligt afslag på tilbuddet. Tilbuddet er bindende i henhold til pkt. 4.11 ovenfor eller indtil endelig ordre er afgivet. 10.4 Fortrolighed Ordregiver vil så vidt muligt sikre fortroligheden af alle oplysninger i tilbuddene, som angår tilbudsgivers fortrolige forretningsmæssige forhold. Fortrolighedstilsagnet må i sagens natur vige, i den udstrækning hvor lovgivningen forpligter Ordregiver til at videregive oplysninger til tredjemand. I den udstrækning hvor Tilbudsgiver selv anser oplysninger for særligt konkurrencefølsomme, bedes dette tydeligt markeres i tilbuddet ud for de pågældende oplysninger, hvorefter Ordregiver vil tilstræbe, at oplysningerne ikke videregives. 14
10.5 Ubetinget tavshed for Tilbudsgiver Tilbudsgivere samt deres personale, underleverandører og rådgivere skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til enhver oplysning om Ordregiver, der kommer til deres kendskab i forbindelse med udbuddet. 11. Tidsplan for udbudsforretningen Nedenstående tidsplan omfatter udbuddets væsentligste milepæle. Dato Milepæl Torsdag d. 20. februar 2014 Offentliggørelse af udbuddet på www.udbud.dk og www.au.dk/udbud Onsdag d. 5. marts 2014 kl. 14.00 Frist for Tilbudsgivers indsendelse af spørgsmål Fredag d. 7. marts 2014 Frist for Ordregivers offentliggørelse af spørgsmål til udbuddet Fredag d. 14. marts 2014 kl. 12.00 Frist for indlevering af tilbud Uge 13 Afholdelse af demonstration af tilbudt løsning Uge 14 Offentliggørelse af udbuddets vinder (Vejledende) 15