projektkonference 2012-24. maj Målformulering til kickstart og som første skridt mod god idriftsættelse Marcel Bigum, Slagelse Kommune
Program Oplæg 30min - Workshop 45min - Opsummering 15min Hvem er jeg - og hvad virker i mine projekter? Målformulering - hvorfor, hvornår og hvordan? Workshop - hands on Afrunding og opsamling
Hvem er jeg - og hvad virker i mine projekter? Marcel Bigum? (IT-tekniker, Projektleder, konsulent, far) Projekter: W7 opgradering, ipad/edagsorden, Beboerdatabaser, Infoskærme, SLA/SLM mv. Værktøjer (IPMA + div.) Arbejder med processer og værdier (FISH + modig - tydelig - kompetent - med glæde) Visualiserer, Illustrerer, kommunikerer, eksperimenterer (se evt. materiale)
Hvorfor (fælles) målformulering? Fælles forståelse for hvad projektet er/skal Fælles forståelse for hvad projektet IKKE er/skal Kickstart, isbryder og gratis teambuilding af PG Første nøglebrik mod realisering og idriftsættelse af projektet (skaber reference til vision eller brændende platform) Første fællesøvelse hvor PL kan lede og styre spillereglerne (og vise hvem der er PL)
Og altså: Hvis gruppen skal bidrage og brænde for opgaven og levere (en kontinuerlig indsats af høj kvalitet) skal alle forstå hvad meningen er og hvor vi skal hen!
Hvordan/hvorfor målformulering? Sikre størst mulig succes med vores projekt For at leve op til projektets formål Alle i gruppen skal bidrage maksimalt sikre succesfuld driftimplementering For at skabe (genskabe?) og holde motivation, engagement og forståelse i og om projektet kickstart af projektgruppen finde og fastholde: retning, koordinering og fokus Forventningsafstemning Alle er med til at lave fælles målformulering alle medlemmer i SG og PG har været enige om og kendt projektets mål projektet er realiseret til tiden og opfylder formål alle medlemmer i PG og SG har leveret tilfredsstillende og det de skulle
Ny hjemmeside Undgå personalereduktion Vi skal vinde bedst på nettet I 2014 Borgerne skal være glade for deres kommune Spare tid/penge på borgerhenvendelse r Sikre at den nye hjemmeside er borgernes 1. valg ved henvendelser til kommunen Reklame/opl ysning i medier opprioritering af elektroniske henvendelser overskuelig side der fungerer for alle Gøre det muligt med personaliseret side Køb modulet Relevant og forståeligt indhold for alle målgrupper Inddragelse af interessenter fra alle målgrupper Annoncere i lokalmedier Hjemmesiden skal skabe synlighed om visioner og værdier Lave et design der signalerer værdierne Lave en designkonkurrence Der er ikke reduceret i personalet i 2012-2013 Vi vandt BPN i 2014 Ved brugerundersøgelse med min 500 borgere pr. 1/6 2014 skal min 90% af de adspurgte svare ja til at være stolte af at bo I Slagelse
Husk at målformuleringen skal være SMART S-pecifikke (præcise, nøjagtige) M-ålbare (hvis ikke der kan måles skal de væk!) A-ccepterede (PG+SG) R-realistiske (det skal kunne lade sig gøre) T-idsfastsatte (der SKAL være tid på!) (Gælder: formål og succeskriterier)
Øvelsen: Find formål: spørg hvorfor og gå opad Find leverancer: spørg hvordan og gå nedad Find succeskriterier: knytter sig til formål Gå op og ned i hierakiet til der ikke kommer nyt Sorter Gruppér organisér (vær kritisk) Hvis der er tid til overs fortsætter vi med indsatsområder og milepæle
Projekt-case Direktionen har besluttet at alle centre/stabe skal udarbejde serviceaftaler (SLA er) I forhold til deres tværorganisatoriske serviceydelser. Derudover ønsker IT-ledelsen at forbedre den generelle service og samtidig have et værktøj der gør det muligt at rapportere, monitorere og følge op på sagshåndtering herunder performance, kvalitet, klager mm. Det bruges Remedy fra BMC og det er besluttet at der købes et sæt standardprocesser som følger principperne i ITIL v3. Projektet skal implementere følgende ITILbaserede supportprocesser i kommunens IT-afdeling: Service Request Incident management Knowledge management Problem management Casen er printet og findes i hver gruppe
Hvad mere? Hvordan får man ledelsens opbakning til at lade medarbejderne selv formulere projektmål? Hvordan gør man, hvis målformuleringen alligevel er bundet fra ledelsens side, eller hvis projektet allerede er i gang? Hvad er de næste sikre skridt mod en succesfuld driftsimplementering?
Næste skridt Milepælsplan Interessentanalyse Risikoanalyse Dobbelt bogholderi på forandringer
Tak fordi I lyttede Hvis nogen ønsker at se yderligere materiale: mabig@slagelse.dk eller 28801402