Notat Modtagere: Vedrørende: Programleder Parat til Fremtiden Parat til Fremtiden Den 30.04.2015 Energioptimering af tekniske anlæg Sagsnummer: 15/2346 Formål Formålet med projektet er at skabe råderum gennem reduktion af energiudgifterne. Udgifterne nedbringes ved at udskifte og modernisere tekniske anlæg på Egedal Kommunes større ejendomme. Disse anlæg er for de fleste vedkommende fra bygningernes opførsel, hvilket vil sige at de er i omegnen af 30-40 år gamle. Anlæggenes energiforbrug og driftsudgifter er langt højere end nødvendigt, både som følge af de enkelte tekniske komponenters alder, men også på grund af områdets udvikling siden bygningerne blev opført. Ved at bringe anlæggene op til moderne standarder, reduceres vedligehold og energiudgifter betragteligt, samtidig med at indeklimaet forbedres på de pågældende ejendomme. Udarbejdet af: Thomas Ø. Poulsen, CEI Projektoverblik Projektet tænkes at blive delt op som nedenstående figur. planlægning udbud af analyse analyse endeligt go til udførsel udbud af enterprise enterprise evaluering Konkret betyder det, at selve arbejdet tænkes delt op i to dele i stedet for normalt kun en. Første del, vil være opbygget som en detaljeret gennemgang af hele den relevante bygningsmasse. Produktet af gennemgangen vil være et udførligt katalog af energitiltag på hver enkelt ejendom, et katalog som normalt ved større renoveringer først udarbejdes efter udbuddet af entreprisen. Fordelen ved at adskille analysen fra entreprisen er, at Center for Ejendomme og Intern Service får mulighed for at bruge resultatet af analysen som en del af udbudsmaterialet til entreprisen. På den måde opkvalificeres materialet, således at kvaliteten af budene stiger og usikkerhederne mindskes. Anden del, entreprisen, vil derfor først udføres på baggrund af et udbudsmateriale fra analysefasen. Skulle analysefasen mod forventning
vise at energitiltagene ikke vil give tilstrækkelig gevinst til at gennemføre projektet under Parat Til Fremtiden, er det vigtigt at sørge for at projektet kan afbrydes. Derfor er der indsat endnu en politisk behandling af projektet efter analysefasen. Med projektets opbygning vil analysen dog ikke være spildt. Denne vil løfte vidensniveauet i CEI og over den næste årrække kunne danne rammen om det løbende energiarbejde. På nuværende tidspunkt er det kun energimærkerne fra 2010 der er vidensgrundlag, hvilket besværliggør en effektiv og fokuseret indsats på energiområdet. side 2 af 11
Foranalyse For at afdække om der er basis for at sende analyseopgaven i udbud, er der foretaget en intern analyse i CEI. Analysen har til formål at skabe et konservativt bud på besparelsespotentialer. Analysen er udført med baggrund i viden om Egedal Kommunes bygningsmasse og har fokus på de tekniske anlæg. I analysen er der både en teknisk del og en økonomisk konsekvensberegning, der søger at belyse projektets indflydelse på den kommunale økonomi samt usikkerhedsvurderinger. De økonomiske beregninger er foretaget af CAS ud fra de tekniske forudsætninger identificeret af CEI. Teknisk analyse Den tekniske analyse er foretaget ved at vurdere teknikken i Egedal Kommunes bygninger og opstille de løsningsforslag som ville kunne nedbringe energiforbruget for disse. Eksempelvis kan nævnes: Ventilation uden varmegenvinding, rumopvarmning ved ventilation, ikke fungerende automatik (CTS). Forudsætningerne for analysen er følgende: Samlede besparelser er ekstrapoleret fra kendte bygninger. Der er anlagt et konservativt skøn for at kompensere for ældre anlæg med reduceret drift. CTS tænkes etableret, så der kan foregå central overvågning fra rådhuset i henhold til Ejendomsstrategien. Dette vil give synergieffekter i forhold til energistyring generelt i Egedal Kommune. Den overordnede besparelse er ikke medregnet. Den opgjorte investering i skemaet nedenfor udgør udelukkende selve anlægsinvesteringen. De samlede udgifter vil indeholde rådgiverudgifter. Besparelser i vandforbrug må forventes, men er ikke medregnet. Vedvarende energi vil primært være øget anvendelse af solvarme. Beregningerne tager udgangspunkt i 2 scenarier. Scenarie 1 tager udgangspunkt i en konservativ vurdering af investeringer i Egedal Kommunes bygningsmasse. Her er medtaget typiske indsatsområder på tekniksiden, som beskrevet ovenfor. I scenarie 2, udvides investeringen således at der tages hånd om en større del af bygningsdelene. Dette scenarie er stadigvæk bygget på et konservativt bud på energibesparelserne. Skemaet nedenfor viser reduktion af energiforbrug i kwh set i forhold til samlet investering. side 3 af 11
Scenarie 1 El, kwh 824.000 Varme, kwh 6.176.000 Samlet, kwh 7.000.000 Investering, 1.000 kr. 96.000 Scenarie 2 El, kwh 1.000.000 Varme, kwh 5.449.000 Samlet, kwh 8.500.000 Investering, 1.000 kr. 120.000 Anlægstype Investering i 1000 kr. Scenarie 1 Scenarie 2 Energibesparelse i kwh pr. år. Investering i 1000 kr. Energibesparelse i kwh pr. år. Varme 19.000 3.900.000 23.750 4.700.000 Ventilation 49.500 850.000 61.875 1.000.000 Varmtvand 8.000 465.000 10.000 570.000 CTS 7.000 654.000 8.750 800.000 Vedvarende energi 3.500 356.000 4.375 430.000 El 9.000 832.000 11.250 1.000.000 i alt 96.000 7.057.000 120.000 8.500.000 De to scenarier udgør begge en stor fremrykning af investeringer i bygningsmassen, der udover at nedbringe energiforbruget, også vil nedbringe behovet for akut vedligehold af bygningsdelene. Analysen viser at der er et massivt besparelsespotentiale i Egedal Kommunes ejendommes tekniske anlæg, besparelser der især er rentable når tiltagene ser bort fra klimaskærmen. Klimaskærm varetages af det løbende vedligeholdelsesarbejde i CEI, og kan løses indenfor CEIs nuværende kompetencer. Energibesparelsen vil bidrage kraftigt til at realisere energireduktionsmålene for hhv CEI og hele Egedal Kommune, beskrevet i Ejendomsstrategien og Energi i Egedal. Samlet set ville det reducere kommunens energiforbrug med ca. 20 % i forhold til energiforbruget i 2013, hvilket vil opfylde kommunens målsætninger på området. Der er derfor tale om ambitiøs plan for at reducere Egedal Kommunes klimapåvirkning, samtidig med at bidrage til at opfylde ønskerne til Parat Til Fremtiden. side 4 af 11
Projektet vil samtidig fremme CEIs arbejde indenfor energistyring og CTS-strategi, hvilket vil gøre det muligt at fastholde besparelser gennem etablering af styring på ejendommene. Yderligere vil energioptimeringen betyde et øget komfortniveau og forbedre indeklima. Økonomisk analyse Hovedformålet med Parat Til Fremtiden er et skabe et råderum, og CEI er blevet pålagt at finde i alt 5 mio. kr./år. Det er derfor vigtigt at projektet ikke bliver en økonomisk byrde og at besparelserne der opnås kan skabe rådighedsbeløbet samtidig med at kommunens økonomi ikke belastes. Det skal alt i alt være rentabelt. Rentabiliteten af en investering kan beregnes efter kapitalværdimetoden. Denne metode indebærer, at beregne nutidsværdien af investeringen og de fremtidige tilbagebetalinger (afkastet af investeringerne). En investering er rentabel såfremt nutidsværdien er positiv, dvs. at nutidsværdien af tilbagebetalingerne overstiger investeringssummen. Beregningen af nutidsværdien sker ved at tilbagediskontere de fremtidige investeringer og tilbagebetalinger med en kalkulationsrente til et start-år. Der bør vælges en kalkulationsrente, som overstiger den mindste rente man vil kræve, for at investeringen er værd at gennemføre. Kalkulationsrente kan fastsættes som realrenten inkl. et inflationstillæg og medregnet et specifikt risikotillæg baseret på en risikovurdering af investeringen. Kalkulationsrente kan også vurderes ud fra et offeromkostningssynspunkt, hvor kalkulationsrenten fastsættes ud fra den forrentning der vil kunne opnås ved en alternativ investering. Der er i beregning af nutidsværdien af kommunens investering anvendt en kalkulationsrente, der spænder fra 1,5 til 3,0 %. Dette er baseret på, at Kommunen for nærværende vil kunne lånefinansiere til en fast rente på under 1,5 % i KommuneKredit. Faldet i nutidsværdi - når kalkulationsrenten stiger fra 1,5 til 3,0 % - viser investeringens følsomhed og afspejler dermed også investeringens risiko for at blive urentabel. Udgiftsposterne fordeler sig således: - Anlægsudgifter - Lønudgifter i projektets levetid - Rådgivning - Finansiering (Rentesats for Kommunekredit sat til 1.35%) Indtægtsposterne fordeler sig således: - Besparelse el og varme - Reduceret bygningsvedligeholdelsesefterslæb side 5 af 11
Beregningen af gennemført at CAS, på baggrund af resultaterne af den tekniske analyse. Kapitalværdi (nutidsværdi) af investering (hele kr.) Kalkulationsrente Scenarie 1 Scenarie 2 1,50% 29.428.000 54.056.000 2,00% 20.367.000 42.000.000 2,50% 12.189.000 31.104.000 3,00% 4.803.000 21.253.000 Scenarie 1 udgør en rentabel investering ved alle de valgte kalkulationsrenter. Nutidsværdien udgør fra 29,4 mio. kr. faldende til 4,8 mio. kr. ved 3 %. Scenarie 2 udgør ligeledes en rentabel investering ved alle de valgte kalkulationsrenter. Nutidsværdien udgør fra 54,1 til 21,3 mio. kr. ved 3 %. Administrationen skal gøre opmærksom på, at scenarie 1 med en kalkulationsrente på 3 % først vil give overskud efter 25 år. Det viser at, scenarie 1 ved denne rente har et langsigtet perspektiv, hvilket skal ses i relation til dels, at usikkerheden i afkastet øges med tidshorisonten og dels, at den teknologiske udvikling kan risikere at gøre investeringen forældet før tiden. Helt overordnet er konklusionen at projekterne med stor sandsynlighed vil være rentable. Samlet set er begge scenarier altså økonomisk rentable for Egedal Kommune at gennemføre. I forhold til rådighedsbeløb er det nødvendigt at se hvordan besparelser på energi bliver i forhold til forpligtelserne på lånet til Kommunekredit. Besparelserne forventes først at få fuld effekt fra 2020, hvor også lønningsudgifter til projektleder og projektmedarbejder frafalder. Rådighedsbeløbet bliver således på de to scenarier: Beløb i kr. Scenarie 1, Scenarie 2, diskonterings diskonterings faktor 1.5 % faktor 1.5 % Årets likviditetsforskydning 7.214.000 9.913.000 Heraf reduceret bygningsvedligeholdelsesefterslæb 3.500.000 5.000.000 Årligt rådighedsbeløb til Parat til Fremtiden 3.714.000 4.913.000 Den samlede likviditetsforskydning er et udtryk for projektets overordnede rentabilitet. Det er dog ikke hele dette beløb der vil komme til udtryk som frit rådighedsbeløb. Bygningsvedligeholdelsesefterslæbet, side 6 af 11
er på den måde ikke decideret afsæt i budgettet, og det er derfor kun energibesparelsen der vil have en direkte effekt på rådighedsbeløbet. Som det ses har scenarie 2 fra første år med fuld effekt et beløb svarende til CEIs samlede forpligtelse i Parat til Fremtiden. Scenarie 1 har en lidt mindre effekt, grundet de mindre indgreb og dermed færre besparelser. Rådighedsbeløb vil dog stige, relateret til fremtidige prisstigninger (varmeprisen er ikke fremskrevet på grund af mangfoldig forsyningsformer). Diskonteringsfaktoren i det umiddelbare rådighedsbeløb har en mindre betydning, da denne slår mest igennem i den fremtidige værdi af investeringen. side 7 af 11
Organisering Styregruppe: Styregruppe for projektet, tænkes at udgøres af styregruppen for programmet. Denne skal tage beslutninger ved afgørende milepæle. Enkelte milepæle vurderes dog at skulle godkendes af Byrådet, herunder endelig godkendelse af lånoptagning og endelig beslutning om overgang til entreprenørfasen. Projektgruppe: Projektgruppen vil især have brug for kompetencer indenfor: Teknik, Byggeri, Jura/Udbud, Økonomi, Kommunikation og Energi. Mulige kandidater og deres arbejdsopgaver kunne være: Personer fra Byggegruppen (Roman+Benny) o Udarbejde første bud på energisparepotentiale o Sikre nødvendige tekniske kompetencer til at vurdere tiltag fra leverandører. o Øge viden til evt valg af prækvalificerede. o Sikre koordinering med byggegruppen og vedligehold Person fra Økonomi (Cecilia Larsen+Niels Andersen) o Udarbejdelse af nutidsværdiberegninger til vurdering af investeringer. o Sikre sammenhæng med økonomiske målsætninger, samt budgetmæssige forhold. Ressource fra Indkøb (Niels Damgaard) o Bidrage til design af tidsplan ifm. Udbudsprocesser. o Sikre kvalitet i design af udbudsproces. o Sørge for at der tages højde for alle tidsfrister. Thomas Endelige deltagere skal udpeges efter accept af CenterMED, i henhold til ønske om MEDskabelse i programmet. Projektgruppens formål er at foretage analyser, udarbejde nødvendige dokumenter (eks notater, dagsordenspunkter mm) og planlægning af projektets forløb. Første opgaver vil være udarbejdelse og kvalitetssikring af businesscase, samt kvalitetssikring af kommunikationsplan. Behov for ressourcer: Med et investeringsbehov på op imod 150 mio. kr. vil projektets omfang side 8 af 11
overstige hvad der kan forventes at projektlederen alene kan varetage ved siden af eksisterende arbejdsopgaver. 150 mio. kr. vil medføre at renoveringsprojektets intensitet langt ville overstige den hidtidige energirenoveringsindsats og koordinering ift kommunens enheder og entreprenør, databehandling, bygherreforpligtelser mm er ikke en opgave som CEI har mandskab til at dække på nuværende tidspunkt. For at kunne sikre at projektet får den rette kvalitet og styring, er det nødvendigt at en del af den samlede byggesum bliver investeret i interne ressourcer og ekstern rådgivning. Ved større andre byggeprojekter er det normalt at minimum 15 % af den samlede byggesum afsættes til rådgivning. En lignende prioritering ville kræve at der afsættes i omegnen af 20 mio. kr., fordelt over projektets forløb. Lignende andel af byggesum er prioriteret af Aarhus Kommune i deres renoveringsprojekt, der er af samme karakter om end større (størrelsesorden 300 mio. kr.). Projektoverblik: planlægning udbud af analyse analyse endeligt go til udførsel udbud af enterprise enterprise evaluering Samlet investering 150 mio kr Rådgivning i alt 12-15% 18-23 Internt behov 2,5% 3,8 Eksternt 10,0% 15 Fordelt over projektets tidsplan vil behovet for interne ressourcer fordeles således: 1.000 kr. 2015 2016 2017 2018 2019 I alt Projektleder 200 300 300 300 300 1.400 Projektmedarbejder 0 600 600 600 600 2.400 Sum 200 900 900 900 900 3.800 Der er således behov for 1.5 årsværk om året til at drive projektet internt. Projektlederudgifter er medtaget for at fremhæve projektets arbejdsbelastning af CEIs nuværende ressourcer. Der er således allerede udpeget en projektleder som gradvist vil skulle dedikere mere af sin tid til projektet. Projektmedarbejderen skal bistå med tekniske side 9 af 11
kompetencer. Internt i organisationen findes disse kompetencer på nuværende tidspunkt, men er bundet op på CEIs kerneopgaver. Derfor er der behov for en opmanding, der dog tænkes indeholdt i projektets økonomi. Også projektlederens forventede timeforbrug vil være indeholdt, dels også for at sikre at projektlederens tid bliver korrekt prioriteret. Ekstern rådgivning Ekstern rådgivning tænkes opdelt i 3: 1. Projektrådgivning i processen frem mod udbud af entreprisen. 2. Rådgivning i forbindelse med screening af bygninger. 3. Bygherrerådgivning i entreprisefasen. Projektrådgivningen skal sikre kvalitet i udbudsprocesserne og dermed minimere risikoen for fodfejl i forbindelse med udarbejdelse af tidsplaner, dokumenter i forbindelse med tekniske kravspecifikationer mv. Første opgave vil være at give et kvalificeret bud på besparelsespotentialet i projektet. Ved at opjustere på rådgiversiden i forbindelse med udbuddene, tilføres projektet ressourcer mest effektivt, da der ikke er behov for længere kursusforløb mv. Det forventes samtidig ikke at udbud af denne størrelse vil være en regelmæssig opgave, hvorfor gevinsten ved intern opkvalificering vil være begrænset. Rådgivning i forbindelse med endelig screening af bygninger lægger sig til et valg af metode i projektet. Da projektet under alle omstændigheder er afhængig af en grundig bygningsgennemgang er det nødvendigt at afsætte midler til denne. Ofte vælges det dog at entreprenøren der vinder udbuddet selv gennemfører denne i den såkaldte analysefase. Det gøres for at kvalificere kataloget af løsningsforslag og dermed minimere risikoen for meromkostninger forbundet med mangel på viden om bygningsmassen der bydes på. Ved at entrere med separate rådgivere der kan gennemføre analysen, vil udgiften til denne blot flyttes ud af udbuddet og vil give god mulighed for at Egedal Kommune kvalificerer kravspecifikationer mv. Ved at udføre analysen selv får dermed også mulighed for at kvalitetssikre og koordinere med den øvrige drift/vedligehold, samt at vi får ejerskab til resultaterne. Bygherrerådgivningen er almindelig skik i større entreprisesager som denne. Her skal det sikres at Egedal Kommune har ressourcer og kompetencer til at at træffe de rigtige valg mv i forbindelse med selve udførelsen. side 10 af 11
Risici relateret til organisering: Hovedrisici i forhold til organisering kan dele ind i følgende: -manglende projektledelsesressourcer -manglende ressourcer til udarbejdelse af udbudsmateriale -manglende interne ressourcer til den løbende proces. Projektledelse: Da programmet forventes at skulle varetages ved siden af de eksisterende opgaver er det nødvendigt at overveje tidsforbruget. Som nævnt ovenfor har lignende projekter i kommuner krævet en projektleder der var dedikeret til projektet, oveni en projektmedarbejder. Dette vil derfor betyde en belastning af lønrammen i projektets levetid og det vurderes derfor at der må afsættes lønudgifter i projektet. Kun på denne måde er det muligt at føre en dækkende projektledelse. Ressourcer til udbudsmateriale: Udbudsresultatets kvalitet hænger sammen med udbudsmaterialet. For at sikre at udbudsmaterialet har den rette kvalitet er der behov for arbejdstid og specialiseret viden. Denne opgave forventes ikke at kunne løftes internt, da der i CEI ikke findes den nødvendige viden. Indkøbsteamet besidder den relevante viden om processer, men der er behov for ressourcer med en tværfaglig viden inden for teknik og udbud. Her vurderes det billigst at indhente eksterne ressourcer i form af rådgivning. Alternativt skulle der opkvalificeres internt i CEI, hvilket forventes at være for tidskrævende i forhold til projektets tidsplan og for dyrt. Ressourcer i processen: Undervejs i projektets levetid vil der være et stort behov for at drive projektet, udover hvad det kan forventes at projektgruppen kan levere. Alene databehandlingen i forbindelse med baselines må forventes at overstige hvad en medarbejder kan udføre udover faste arbejdsopgaver. Opfølgning: Efter projektets gennemførsel vil det være nødvendigt at følge at besparelserne fortsat indhentes. Her vil projektets forbedringer i bygningsmassen skulle medføre forbedre overvågning af de tekniske systemer, ligesom at centraliseringen af energibudgetterne sikrer at sammenhæng mellem forbrug og udgifter fastholdes. Her vil det kunne indgå som led i energicontrollerens arbejde. side 11 af 11