1 BUT INDHOLDSFORTEGNELSE side 1 Orientering 2 2 Udbuddet 2 3 Tilbudsgrundlag 2 4 Forbehold og alternativer 3 5 Tidsrammer og vedståelse 3 6 Tilbudsfasen 3 7 Tilbudsafgivelse 4 8 Tilbud på flere entrepriser med eller uden rabat 5 9 Tilbuddets indhold 5 10 Udelukkelse og egnethedsbedømmelse 6 11 Tildelingen 6 12 Indgåelse af partnering aftale og entreprisekontrakt 6 Bilag BUT-1: Grundlag for egnethedsvurderingen (udvælgelseskriterier) Bilag BUT-2: Tildelingsmodellen Bilag BUT-3: Oplæg til partnering rammeaftale
2 1 Orientering Dette udbud omfatter drift og vedligehold af sideanlæg/rastepladser på statsveje i Vejcenter Østjylland. Arbejdet udbydes for en periode på fire år, med mulighed for forlængelse af kontrakten med 2 gange 1 år. Entreprisen vil blive gennemført i partneringsamarbejde. Der virksomhedsoverdrages medarbejdere til denne entreprise i det omfang det fremgår af "Udkast til entreprisekontrakt. Ordregiver er Vejdirektoratet Thomas Helsteds Vej 11 8660 Skanderborg 2 Udbuddet Entreprisen udbydes i offentligt udbud, iht. EU's direktiv nr. 2004/18/EF om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter. Bekendtgørelsen er indrykket den 8. maj 2008 og findes på Vejdirektoratets køberprofil: www.vejdirektoratet.dk/udbud Samtidigt med denne entreprise udbydes en række andre vejdriftentrepriser i Vejdirektoratets 6 vejcentre. Der kan bydes på flere af disse entrepriser og afgives rabatfradrag ved overdragelse af flere entrepriser. De entrepriser, som udbydes med mulighed for at afgive rabat ved samlet tildeling, er: 01 Renhold på strækninger 02 Brønde og ledninger 03 Grøfter og rabatter 04 Skilte 05 Autoværn 06 Beplantning på strækninger 07 Græsslåning på strækninger 08 Sideanlæg/rastepladser Entreprise 8 udbydes dog ikke i Vejcenter Hovedstaden og Vejcenter Sjælland. 3 Tilbudsgrundlag Grundlag for tilbudsafgivelsen er: - denne BUT med bilag - udkast til entreprisekontrakt med bilag - FB og SAB med bilag - TBL og TAG med bilag
3 4 Forbehold og alternativer Organisationernes standardforbehold vil kunne tages i forbindelse med tilbudsgivningen. Hvis tilbudet indeholder væsentlige forbehold herunder forudsætninger og bestemmelser, som strider mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil dette medføre, at Vejdirektoratet erklærer et sådant tilbud for ukonditionsmæssigt, hvorved dette ikke antages til bedømmelse. Eventuelle, ikke væsentlige forbehold vil blive prissat af Vejdirektoratet og tillagt tilbuddet. Ved denne prissætning vil en evt. usikkerhed om forbeholdets indhold som udgangspunkt øge det tillæg, som gives til tilbudssummen. Entreprenørerne kan pga. EU reglerne ikke blive spurgt om et evt. forbeholds prissætning. Entreprenørerne anmodes derfor nøje om at overveje karakteren og omfanget af evt. forbehold, og søge alle evt. usikkerheder afklarede i tilbudsfasen inden tilbudsafgivelsen. Vejdirektoratet modtager alternative tilbud. Alternative tilbud skal omfatte alle entreprisens opgaver, men kan indeholde ændringer af kvalitet og udførelsesmetoder, af tider/frekvenser for udførelse og af samtidig udførelse af flere opgaver, mv. Der skal afgives hovedtilbud på udførelseskrav. Der ønskes afgivet alternativt tilbud på tilstandskrav. Tilbud på tilstandskrav bedømmes på samme grundlag som hovedtilbud. Såfremt Vejdirektoratet vælger tilbud på udførelseskrav vil det alternative tilbud på tilstandskrav indgå i entreprisekontrakten som option og vice versa. 5 Vedståelse og tidsrammer Tilbudet skal vedstås til den 1. november 2008. Accept kan forudsættes senest den 15.oktober 2008. Entreprisen skal påbegyndes den 01.01.2009 og løber i 4 år med mulighed for forlængelse (option) på to gange ét år. 6 Tilbudsfasen Udbudsmaterialet er gjort tilgængeligt for entreprenørerne på Vejdirektoratets køberprofil www.vejdirektoratet.dk/udbud, hvor efterfølgende meddelelser fra Vejdirektoratet ligeledes vil blive offentliggjort. De bydende entreprenører skal løbende holde sig orienterede om meddelelser, mv. på hjemmesiden. Der afholdes orienteringsmøder og spørgemøder efter følgende plan: Vejcenter Orienteringsmøder Spørgemøder VN 20.05.2008, kl. 13.00 17.06.2008, kl. 13.00 VMV 16.05.2008, kl. 13.00 16.06.2008, k. 13.00 VØ 20.05.2008, kl. 08.30 17.06.2008, kl. 08.30 VSD 16.05.2008, kl. 08.30 16.06.2008, kl. 08.30 VH 19.05.2008, kl. 08.30 18.06.2008, kl. 08.30 VSJ 19.05.2008, kl. 13.00 18.06.2008, kl. 13.00
4 Møderne holdes i de respektive vejcentre. Tilmelding skal ske til det respektive vejcenter senest 3 dage før mødet. Ved orienteringsmødet vil Vejdirektoratet kort orientere om entrepriserne, og entreprenørerne vil få lejlighed til at stille spørgsmål. Det henstilles til entreprenørerne at fremsende evt. spørgsmål til udbudsmaterialet i god tid inden spørgemøderne, pr. e-mail til hvert enkelt vejcenter (se herunder). Sidste frist for modtagelse af spørgsmål er 6 arbejdsdage inden tilbudsafgivelsen. Entreprenørerne opfordres til at stille spørgsmål tidligere, og senest 10 arbejdsdage før tilbudsafgivelsen. Al kommunikation i tilbudsfasen skal ske til vejcentret: Thomas Helsteds Vej 11 8660 Skanderborg E-mail: voe@vd.dk Henvendelse kan ske pr. brev eller (foretrukkent) e-mail. Spørgsmål skal således fremsendes skriftligt og vil blive besvaret på Vejdirektoratets køberprofil på www.vd.dk/udbud 7 Tilbudsafgivelsen Entreprenøren skal ved afgivelse af såvel hovedtilbud på udførelseskrav og eventuelt alternativt tilbud på tilstandskrav udfylde hele tilbudslisten, samt afgive de i tilbudslisten og i denne BUT krævede oplysninger. Tilbudslisterne udleveres såvel som pdf-filer som på Excel regneark. Vejdirektoratet har indarbejdet regnefunktioner i regnearket, men påtager sig ikke ansvaret for disse funktioner. Evt. fejl i Vejdirektoratets regnefunktioner vil blive korrigeret inden tilbuddene vurderes. Tilbud skal afgives i én original og én kopi udskrevet på papir samt på CD-Rom. Alle bilag skal være mærket med entreprenørs navn. Tilbud skal afleveres i lukket emballage. Der modtages ikke elektronisk afgivne tilbud. Tilbud mærket "Entreprise 08 Sideanlæg/rastepladser, og påført afsender, e- mail adresse og telefonnummer indleveres til: Vejdirektoratet Thomas Helsteds Vej 11 8660 Skanderborg senest den 1. juli 2008 kl. 10:00 på hvilket tidspunkt tilbudene åbnes i overværelse af de bydende entreprenører eller deres repræsentanter, der måtte være til stede.
5 Tilbud, der fremsendes pr. post eller afleveres pr. bud, skal være modtaget hos: Vejdirektoratet Thomas Helsteds Vej 11 8660 Skanderborg senest den 30. juni 2008, kl. 12:00. Hvis der afgives samlet tilbud på entrepriser i flere vejcentre, skal tilbud afleveres i alle omfattede vejcentre. Såfremt der bydes på flere entrepriser kan dokumenter og oplysninger (iht. bilag BUT-1), og tilbudsmateriale, som er fælles for disse tilbud, placeres i én mappe/ét ringbind, som er tydeligt mærket med Fællesmateriale for følgende tilbud: (inkluderede entrepriser). Denne mappe skal i så fald afleveres i én original og én kopi udskrevet på papir samt på CD-Rom. Ved regnefejl i entreprenørens tilbud skal tilbudslistens priser korrigeres på en måde, der kan godkendes af Vejdirektoratet, således at den rettede tilbudsliste er i overensstemmelse med tilbudssummen. 8 Tilbud på flere entrepriser med eller uden rabat Ved tilbud på samlet overdragelse af flere entrepriser skal eventuel rabat anføres i TBL. Rabatten skal anføres som den samme procentuelle reduktion af tilbudspriser i alle de omfattede entrepriser. 9 Tilbuddets indhold Tilbuddet skal indeholde 2 dele. Del 1 danner grundlag for udvælgelse /egnetheds-vurderingen, (jf. bilag BUT-1). Del 2 danner grundlag for tildelingen (jf. bilag BUT-2) Del 1: Der skal vedlægges dokumenter og oplysninger iht. bilag BUT-1 og udbudsbekendtgørelsen. Manglende eller ikke gyldige krævede dokumenter kan medføre udelukkelse. Entreprenørerne opfordres derfor til omhyggeligt at checke, at de krævede dokumenter vedlægges og er i orden. Ligeledes vil manglende oplysninger om økonomi, ressourcer eller referencer kunne medføre udelukkelse. I bilag BUT-1 er anført, hvilke oplysninger, som skal afgives og hvilke udvælgelseskriterier, som vil blive anvendt ved egnethedsvurderingen. Del 2: Der skal vedlægges udfyldt tilbudsliste for tilbud på udførelseskrav med bilag. Der kan vedlægges optionstilbud på udførelse på tilstandskrav. Der skal vedlægges redegørelser for opfyldelse af underkriterierne, jf. bilag BUT-2.
6 10 Udelukkelse og egnethedsbedømmelse Der henvises til bilag BUT-1 og udbudsbekendtgørelsen. 11 Tildelingen Vejdirektoratet vil vælge de tilbud, der udgør de samlet set økonomisk mest fordelagtige tilbud for Vejdirektoratet på landsplan, baseret på Vejdirektoratets tildelingsmodel. Tildelingsmodellen og en fortegnelse over de til tildelingsmodellen knyttede oplysninger, som entreprenøren skal afgive, er vedlagt som bilag BUT-2. 12 Indgåelse af entreprisekontrakt og partnering aftale Der forventes meddelt resultat af tildelingen og afgivet accept senest den 15. oktober 2008. Efterfølgende indgås partneringaftale og underskrives entreprisekontrakt samtidigt. Indgåelse af partneringaftale er beskrevet i bilag BUT-3.
Grundlag for egnethedsvurderingen 7 Bilag BUT -1 Formål Egnethedsbedømmelsen har til formål at fravælge uegnede entreprenører. For at blive bedømt som egnet skal entreprenøren selv eller i et konsortium eller ved underentreprenører have erfaring i alle de i entreprisen udbudte opgaver. Det vil være tilladt at afgive tilbud med én eller flere underentreprenører til de samme opgaver. Egnethedsbedømmelsen af entreprenøren vil da omfatte alle de underentreprenører, som Vejdirektoratet kan godkende. Det vil være tilladt, at en underentreprenør indgår i et tilbud fra flere entreprenører. Tilbuddet skal for hver deltager i et konsortium indeholde de herunder krævede oplysninger. Tilbuddet skal for hver underentreprenør, der optræder med selvstændig erfaring/ekspertise indeholde de herunder krævede oplysninger. Kriterier for egnethed Vejdirektoratet vil udelukke entreprenører, der er under konkurs mv., iht. Udbudsdirektivets artikel 45 stk. 2. Entreprenøren skal dokumentere sin status i forhold til artikel 45 stk. 2 ved fremlæggelse af Serviceattest fra Erhvervs- og Selskabsstyrelsen eller tilsvarende, der er gyldig, samt ved fremlæggelse af en erklæring om omfang af ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Entreprenøren skal bevise sin økonomiske og finansielle formåen ved fremlæggelse af: Virksomhedens regnskab for de seneste tre år, omfattende - Samlet omsætning. - Omsætning inden for den/de aktuelle opgaveområder. - Balance. Ved egnethedsbedømmelsen vil der blive lagt vægt på at omsætningen, inden for det område, entreprisen vedrører, er større end den forventede årlige entreprisesum. Ved egnethedsbedømmelsen vil der ligeledes blive lagt vægt på entreprenørens egenkapital og samlede balance (soliditet).
8 Entreprenøren skal bevise deres tekniske formåen og faglige dygtighed ved fremlæggelse af oplysning om: Ressourcer: - Antal ansatte i alt samt antal ansatte inden for det opgaveområde entreprisen vedrører. - Antal ansatte teknikere og ledere inden for det opgaveområde entreprisen vedrører. - Antal øvrige medarbejdere inden for det opgaveområde entreprisen vedrører. - Relevante maskiner og materiel som entreprenøren kan disponere over til brug for entreprisens udførelse. Erfaring: - Referencer for mindst 3 arbejdsopgaver, som entreprenøren har gennemført inden for de seneste tre år inden for de arbejdsopgaver entreprisen vedrører. Ved egnethedsbedømmelsen vil der blive lagt vægt på, at entreprenøren råder over et antal ansatte, som i alle arbejdssituationer tilsikrer at arbejderne kan udføres uden mangel på personaleressourcer og kompetencer. Der vil ligeledes blive lagt vægt på, at entreprenøren har referencer som i størrelse og art modsvarer de arbejdsopgaver, som entreprisen vedrører. Entreprenøren skal dokumentere sin kvalitetsstyring og miljøledelse ved at vedlægge: - Kvalitetspolitik og/eller -håndbog, samt evt. dokumentation for certificering - Miljø- og arbejdsmiljøpolitik og/eller -håndbog, samt evt. dokumentation for certificering. Ved egnethedsbedømmelsen vil der blive lagt vægt på at KS og ML-systemer lever op til Vejdirektoratets krav og god praksis, jf. Bilag FB-5. Entreprenøren skal dokumentere sin erfaring og evner til at indgå i et partneringsamarbejde ved at: - Oplyse om tidligere partneringsamarbejder - Vedlægge evt. partnering politik eller andet relevant materiale. Der er ikke krav om, at entreprenøren tidligere har deltaget i partnering samarbejder. Ved egnethedsbedømmelsen vil blive taget hensyn til, om entreprenøren i større eller mindre omfang har deltaget i partneringsamarbejder.
9 Bedømmelse af tilbud - tildelingen Bilag BUT-2 Tildelingskriterium er det økonomisk mest fordelagtige bud. Ved bedømmelsen af tilbuddene anvendes en tillægsprismetode, hvor der beregnes en sammenligningspris, som er summen af følgende tre elementer: I. Tilbudssum i henhold til Tilbudslistens forside II. Kapitalisering af evt. forbehold III. Tillægspriser for reduceret kvalitetsopfyldelse Alternative tilbud bedømmes på samme grundlag. Vejdirektoratet kan dog frit vælge om hovedtilbud eller alternativt bud fra en entreprenør skal indgå i sammenligningen med de øvrige bud (det står Vejdirektoratet frit for, om et alternativt bud kommer i betragtning eller ej). Tilbuddet eller kombinationen af tilbud med den laveste sammenligningspris er det økonomisk mest fordelagtige. Metoden indebærer, at vurdering af tilbud på kombinationer af flere entrepriser kan lægges sammen direkte ved sammenligningspriserne. På www.vd.dk/udbud er der vist et eksempel på ordregivers brug af metoden. Tillægspriser for reduceret kvalitetsopfyldelse Tillægspriser for de valgte underkriterier fastlægges som: P f x (10 k) hvor k er karakteren (i en 11 punkts karakterskala med minimum 0 og maksimum 10) og Pf er prisvægten i 1000 kr. Prisvægten udtrykker - ganget med maksimumkarakteren - hvor meget VD er villig til at betale for fuld opfyldelse af det pågældende underkriterium. Et tilbud, som fuldt ud opfylder Vejdirektoratets ønsker for alle underkriterierne, og som derfor får karakteren 10 på alle underkriterierne, får således ikke en tillægspris (eller tillægsprisen 0 kr.). Et tilbud som får karakteren 5 på alle underkriterier får en tillægspris på P f x 5. Hvis P f f.eks. er 200 bliver tillægsprisen 1 mio. kr. Karaktérskalaen er beskrevet i skemaet herunder. Ulige karakterer (1,3 mv.) er middelkarakterer mellem de hosliggende lige karakterer.
10 Karaktér Underkriterier generelt 0 Gives for det netop acceptable, ikke ukonditionsmæssige tilbud, uden at nogen ønsker er opfyldte 1 2 Gives for et tilbud, som er uden særlig substans, hverken i selvstændighed eller i omfang, hvad angår oplæg til de ønsker, der er udtrykt i underkriteriet. 3 4 Gives for et tilbud, som indeholder oplæg vedrørende de ønsker, som er udtrykt i underkriteriet, men som ikke enten er særligt uddybende og/eller demonstrerer særligt fagligt overblik 5 6 Gives for et tilbud, som indeholder gennemarbejdede oplæg vedrørende alle de ønsker, som er udtrykt i underkriteriet 7 8 Gives for et tilbud, som er gennemarbejdet, og som indeholder relevant substans og fagligt overblik ift. alle de ønsker, der er udtrykt i underkriteriet. 9 10 Gives for det usædvanligt gode tilbud, som indholdsmæssigt udvider ønskerne i underkriteriet CV er (underkriterium Organisation og bemanding ) Gives for en medarbejder helt uden relevant erfaring Gives for en medarbejder, som har meget lidt relevant erfaring Gives for en medarbejder, som har beskeden relevant erfaring Gives for en medarbejder med nogle års relevant erfaring Gives for den fagligt kompetente medarbejder med mere end 5 års relevante erfaringer Gives for den særlig kompetente medarbejder, som primært ved sine referencer skal dokumentere at være fagligt i front gennem deltagelse i vejregel/normarbejde, artikler, mv. Der er fastlagt følgende kvalitative underkriterier i det samlede udbud: 1. Forslag til fremme af Vejdirektoratets værdigrundlag og af Vejdirektoratets målsætninger 2. Forslag til elementer i partnering samarbejde samt brug af Lean 3. Forslag til procesoptimeringer 4. Brug af åbne regnskaber, betaling i regning og incitamenter 5. Tilbud på flere entrepriser i et vejcenter ud fra Vejdirektoratets præferencer 6. Organisation og bemanding på entreprisen 7. Oplæg til styring af kvalitet og miljø i entreprisen 8. Oplæg til styring af arbejdssikkerhed i entreprisen 9. Tilbud på tilstandskrav Underkriterie nr. 5 og 8 udgår af denne entreprise.
Underkriterium 11 Prisvægt i 1000 kr. 1 Forslag til fremme af Vejdirektoratets værdigrundlag og af Vejdirektoratets målsætninger 27,5 2 Forslag til elementer i partnering samarbejde samt brug af Lean 27,5 3 Forslag til procesoptimeringer, herunder afregning efter tilstandskrav i stedet for udførelseskrav 11 4 Brug af åbne regnskaber, betaling i regning og incitamenter 11 6 Organisation og bemanding på entreprisen 27,5 7 Oplæg til styring af kvalitet og miljø i entreprisen 11 9 Tilbud på tilstandskrav 11 Sum 126,5 De enkelte underkriterier er uddybede i det følgende. 1. Forslag til fremme af Vejdirektoratets værdigrundlag og af Vejdirektoratets målsætninger Vejdirektoratets værdigrundlag, vision og mission fremgår af bilag I til oplæg til partneringaftalen (bilag BUT-3). For vejdriften har Vejdirektoratet en række målsætninger, hvor af de vigtigste er: - øget trafikantsikkerhed - øget fremkommelighed - øget sikkerhed for vejarbejderne - bevaring af vejkapitalen - øget trafikanttilfredshed Tilbuddet skal indeholde entreprenørens overvejelser om, hvorledes opfyldelsen af Vejdirektoratets målsætninger generelt kan fremmes i entreprisen. Ved bedømmelsen lægges vægt på - at entreprenøren har forståelse for og holdninger til Vejdirektoratets værdigrundlag og målsætninger - at entreprenøren anviser generelle strategier og metoder til at fremme Vejdirektoratets værdigrundlag og målsætninger 2. Forslag til elementer i partnering samarbejde samt brug af elementer fra Lean Construction 1 Oplæg til partneringaftale (bilag BUT -3) skal danne grundlag for samarbejdet. Partneringaftalen færdiggøres med den udpegede entreprenør på en workshop. Tilbuddet skal indeholde entreprenørens kommentarer til oplægget, samt uddybninger og tilføjelser, hvor entreprenør måtte finde dette relevant. Entreprenøren ønskes herunder at forholde sig til følgende: - forslag til eventuelle yderligere partnering elementer, jf. bilag BUT-3 - brug af incitamenter ved procesoptimeringer 1 Der kan f.eks. læses om Lean Construction på http://www.leanconstruction.dk/10946
12 - forslag til bonus - forslag til at sikre kompetencer i hele kontraktperioden Ved bedømmelsen lægges vægt på - at entreprenøren har forståelse for samarbejdsformen - at entreprenøren foreslår relevante uddybninger og tilføjelser med henblik på bedst muligt at sikre og opretholde det gode samarbejde - at entreprenør kommer med konkrete forslag til aktiviteter til at sikre kompetencerne i det samlede team 3. Forslag til procesoptimeringer Tilbuddet kan indeholde alternative udførelsesprocesser, hvor der forudsættes afvigelser (inden for de anførte minimumskrav) til udbudsmaterialet. Alternativer kan vedrøre både organisatoriske forhold og konkrete ændrede udførelsesprocesser. Såfremt der tilbydes andre organisatoriske forhold og konkrete ændrede udførelsesprocesser, skal dette fremgå som et alternativt bud med evt. ændringspris. Tilbuddet skal indeholde entreprenørens katalog for mulige, konkrete procesoptimeringer. Der kan både være tale om optimeringer, som vedrører entreprisearbejdernes planlægning og koordinering samt konkrete metoder. Ved bedømmelsen lægges vægt på - at entreprenør tilbyder relevante og realistiske alternativer - at entreprenør gennem forslag til procesoptimeringer demonstrerer kreativitet og indsigt i muligheder for at gennemføre konstante forbedringer i entreprisen 4. Brug af åbne regnskaber, betaling i regning og incitamenter Brug af åbne regnskaber er et supplerende partnering element, som er beskrevet i bilag BUT-3. Såfremt der tilbydes anvendelse af åbne regnskaber, skal det fremgå af tilbudslistens forside. Ved bedømmelsen lægges vægt på, at en relevant del af eller hele entreprisen udføres efter regning med tilbudslistens prisgrundlag som maksimal pris. 5. Tilbud på flere entrepriser i et vejcenter ud fra Vejdirektoratets præferencer Underkriteriet udgår af denne entreprise. 6. Organisation og bemanding på entreprisen Tilbuddet skal indeholde entreprenørs kommentarer til og evt. forslag til ændringer i den samarbejdsorganisation, der er vist i udkast til partneringaftalen, bilag BUT-3. Tilbuddet skal indeholde entreprenørs bemanding på grundlag af skema i underbilag BUT-3.1. Desuden skal tilbuddet indeholde CV på mindst følgende nøglepersoner: - formænd for de vigtigste faglige områder - entrepriseleder(-e) - ledelsesrepræsentant i entreprisens styregruppe Et CV skal minimum indeholde: - grunduddannelse
13 - relevante efter/videreuddannelser - tidligere ansættelser og arbejdsfunktioner - relevante funktioner og udførte opgaver - eventuelle ledelsesopgaver - alder Tilbuddet skal indeholde entreprenørs oplæg til aktiviteter, som kan sikre, at entreprenørs egen organisation og den samlede entrepriseorganisation (incl. Vejdirektoratet) fungerer som et team. Ved bedømmelsen lægges vægt på - at entreprenør tilbyder en organisation, som er tilpasset entreprisens art og størrelse og som matcher Vejdirektoratets bemanding, jf. underbilag BUT-3.1 - at der tilbydes en bemanding, som på ledelsesmæssige, alle faglige og personlige kompetencer kan sikre en korrekt og optimal gennemførelse af entreprisen - at der beskrives og tilbydes aktiviteter, som sikrer det samlede teams funktion og kompetencer 7. Oplæg til styring af kvalitet og miljø i entreprisen Tilbuddet skal indeholde entreprenørs forventninger og forslag til Vejdirektoratets medvirken i forbindelse med sikring af kvaliteten af det udførte arbejde. Tilbuddet skal indeholde entreprenørens oplæg til sikring af optimal udførelse og arbejdets kvalitet og miljø. Ved bedømmelsen lægges vægt på - at alle entreprenørens medarbejdere inddrages i optimering af udførelsen - at der tilbydes anvendelse af værktøjer (f.eks. inspireret fra trimmet udførelse/lean Construction), som sikrer minimum spild og god kommunikation ved entreprisens udførelse - at der tilbydes enkle, men relevante procedurer, som sikrer og dokumenterer den rette udførelseskvalitet - at det sikres, at krav til miljø overholdes og dokumenteres Dette ønskes demonstreret ved konkrete eksempler. 8. Oplæg til styring af arbejdssikkerhed i entreprisen Underkriteriet udgår af denne entreprise. 9. Tilbud på tilstandskrav Der ønskes afgivet alternativt tilbud på tilstandskrav. Såfremt der ikke afgives alternativt tilbud på tilstandskrav gives karakteren 0. Såfremt der afgives alternativt på tilstandskrav gives karakteren 10.
14 Bilag BUT-3 Tekst i kursiv indgår ikke i den endelige aftale Partnering rammeaftale 1. Indgåelse af partnering aftale Partnering rammeaftalen supplerer entreprisekontrakten og partnering rammeaftalen indgås samtidigt med entreprisekontrakten. Partnering rammeaftalen kan udbygges med en række partnering elementer. I så fald udarbejdes enten en supplerende Partnering entrepriseaftale eller suppleringerne indarbejdes i partnering rammeaftalen. Oplæg til partnering aftalen færdiggøres på grundlag af oplægget og entreprenørens tilbud på et eller to møder, når entreprenøren er valgt. Ved større entrepriser, hvor der afholdes to møder, kan møderne have følgende indhold: På det førstemøde forventes følgende dagsorden: - gensidig præsentation af organisationer og medarbejdere, herunder faglige og personlige kompetencer - drøftelse af entrepriseorganisationen, herunder eventuelle ønsker om suppleringer/ændringer samt afholdelse af en workshop, når partnering aftale og entreprisekontrakt er indgåede - partnering aftalens enkelte bestemmelser med henblik på dennes færdiggørelse på det andet møde, herunder fastlæggelse af hvilke supplerende partnering elementer, som skal indgå i entreprisen På det andet møde forventes følgende dagsorden: - gennemgang af udkast til partnering aftale - eventuel foreløbig prioritering af optimeringsindsatsen - mobilisering - planlægning, herunder VD s budgetramme for 2009 - oplæg til evt. workshop for entreprisemedarbejderne - entreprisekontrakten 2. Sikring af fælles forståelse i entrepriseorganisationen Efter indgåelse af partnering aftale og entreprisekontrakt afholdes en workshop/et opstarts møde med deltagelse af entreprisemedarbejdere hos entreprenøren og Vejdirektoratet. Formen afhænger af entreprisens størrelse og kompleksitet Sigtet med workshoppen er: - at der etableres en fælles forståelse for kontraktgrundlagets bestemmelser og at forventninger til entreprisen gennemførelse afstemmes.
15 - at sikre, at der er valgt personer med de rette kompetencer til - entreprisen - at sikre, at det samlede team indeholder de nødvendige og - hensigtsmæssige kompetencer inden for ledelse, de faglige områder - og de personlige områder - at sikre at man lærer hinanden at kende 3. Partnering aftalen generelt Denne partneringaftale omfatter entreprise(-rne) /:::::/ Partneringaftalen beskriver det samarbejde, parterne har aftalt i forbindelse med entreprisernes gennemførelse i kontraktperioden. I forbindelse med samarbejdet betragtes oplysninger om økonomi og optimeringsprocesser som fortrolige. Parterne orienterer gensidigt hinanden, såfremt der publiceres artikler og konferenceindlæg og lignende om samarbejdet. 4. Parternes værdigrundlag og målsætninger Vejdirektoratets værdigrundlag, vision og mission er anført i bilag I. I bilag II anføres entreprenørens grundlag. Parterne har i samarbejde på en workshop formuleret en fælles vision med samarbejdet. Denne er anført i bilag III. Parterne har i samarbejde på en workshop endvidere formuleret en række målsætninger og succeskriterier for samarbejdet. Disse er anført i bilag IV. (I dette oplæg til partnering aftale er anført Vejdirektoratets forslag til målsætninger og succeskriterier). Formulering af målsætninger, herunder metoder til opfyldelse, målepunkter og succeskriterier er en proces, som ikke er afsluttet ved indgåelse af partneringaftalen, men vil fortsætte i hele kontraktperioden. En række målsætninger følges gennem et samarbejdsskema, hvortil udkast er vist i bilag V. 5. Den økonomiske styring Det skal generelt gennem planlægningen sikres, at der kun sættes de arbejder i gang, som der er plads til i den økonomiske ramme.
16 6. Supplerende partnering elementer På grundlag af entreprenørens tilbud og aftaler på de under pkt. 1. anførte møder er der for denne entreprise tilvalgt følgende partnering elementer, jf. underbilag BUT-3.1, som indeholder en gennemgang af partnering elementer: Element Tilvalgt Åbne regnskaber med incitamenter Procesoptimering med incitamenter Opfølgning på strategiske mål Lean-aktiviteter Andre: 7. Fælles Partnering Forum Fælles Partnering Forum afholder et årligt møde med deltagere fra alle entrepriser i alle vejcentre, som arbejder sammen med Vejdirektoratet/Driftsområdet i partnering. Formålet er at fremme partnering kulturen indenfor vejdrift. Deltagelse er frivillig. 8. Styregruppe Der er for denne entreprise etableret en styregruppe bestående af: /:::::::::/ Det er vigtigt, at alle styregruppens medlemmer deltager i alle styregruppemøder. Hver part kan supplere sig med medarbejdere afhængig af dagsordenen. Styregruppemøder forventes afholdte X gange om året. Standarddagsorden for styregruppens møder aftales på workshoppen. Antal planlagte styregruppemøder afhænger af entreprisens størrelse og karakter. Ved mindre entrepriser kan der være ét planlagt styregruppemøde om året. Medarbejdere Vejdirektoratets medarbejdere i denne entreprise er: /:::::/ Entreprenørens medarbejdere i denne entreprise er: /::::/
17 10. Opfølgning på samarbejdet Opfølgning på samarbejdet sker på driftsmøder ved brug af samarbejdsskemaet vedlagt som bilag V. 10. Sikring af kompetencer i teamet Parterne vil løbende drøfte aktiviteter til at sikre, at de relevante ledelsesmæssige, faglige og personlige kompetencer er til stede i teamet, som gennemfører entreprisen. I denne sammenhæng vil principperne fra trimmet udførelse blive inddraget. Som grundlag for dette arbejde foreligger en beskrivelse af kompetencerne og de medarbejdere hos Vejdirektoratet og entreprenøren, der arbejder på entreprisen. 11. Håndtering af uoverensstemmelser Ved eventuelle uoverensstemmelser anvendes - forinden brug af syn/skøn og voldgift iht. AB 92 - mediation i henhold til reglerne fra Voldgiftsnævnet for bygge- og anlægsvirksomhed. Underbilag BUT-3.1, Partnering elementer Underbilag BUT-3.2, Vejdirektoratets bemanding
18 Bilag I Værdier: Vejdirektoratets virksomhedskultur er baseret på følgende centrale værdier: Engagement Kompetence Samarbejde Troværdighed Kreativitet eller tilsammen "EKSaKT" Vision: Sammen går vi nye veje Mission: Vejdirektoratet understøtter mobilitet og en bæredygtig udvikling på vej- og transportområdet gennem planlægning, drift og udvikling af statens vejnet. Gennem nærhed og åbenhed og i samarbejde med hele vejsektoren skaber Vejdirektoratet overblik og viden, der giver sammenhæng, forankring og sikkerhed i vejløsningerne lokalt, nationalt og internationalt. Værdierne skal internt og i omverdenen understøtte missionen og for medarbejderne være et bærende element, der er medvirkende til at nå Vejdirektoratets vision og opfylde de strategiske målsætninger. Værdigrundlaget skal afstikke rammerne for de holdninger, som ledelse og medarbejdere agerer efter, og de handlinger, der udføres for at sikre den fortsatte udvikling af Vejdirektoratet som en faglig og personligt inspirerende arbejdsplads, der er i stand til at tilpasse sig ændrede forhold internt og i omverden.
19 Bilag V Emne 1. Meget dårligt 1 Samarbejdsklimaet 2. Dårligt 3. Middel 4. Godt 5. Meget godt 6 Bemærkninger 7. Aktion -forslag til forbedringer 2 Tilliden til hinanden 3 Åbenhed, bla. om økonomi 4 Adm. ressourceforbrug bruges tiden prioriteret 5 Kommunikation, klart og i tide 6 Overholdelse af tidsmæssige aftaler 7 Fremsendelse/foreligger materiale som aftalt 8 Udføres arbejdet rigtigt første gang (er spildtid undgået) 9 Er afvigelser og fejl undgået 10 Er de nødvendige kompetencer tilstede 11 Håndtering af uenigheder hurtigt og hensigtsmæssigt 12 Deltagelse af de relevante personer i møderne 13 Åbenhed generelt 14 Opbakning i egen organisation
20 Underbilag BUT-3.1 Partnering elementer Element Åbne regnskaber med incitamenter De samlede ydelser skal overholde den økonomiske ramme set over et år ad gangen med mindre andet aftales. Der er aftalt gensidig åben økonomi. Entreprenøren fremlægger sit kalkulationsgrundlag for afregning af posterne i tilbudslisten. Afregning sker efter forbrug af timer, materiel og materialer. Dækningsbidraget er iht. entreprenørens tilbud. Kostpris pr. mandtime fremkommer som bruttotimeløn med tillæg af entreprenørens faste løntillægsprocent. Kostpris pr. maskintime er entreprenørens interne maskinpris, alternativt ekstern entreprenør. Parterne følger løbende (kvartalsvis) de realiserede udgifter ift. tilbudslistens enhedspriser. Forskellen i pris iht. de tilbudte enhedspriser og den realiserede pris er incitamentspuljen, som anvendes iht. pkt. x herunder. Ved konkrete procesoptimeringer sammenlignes den økonomisk mest optimale udførelse i henhold til tilbudslisten med procesoptimeringen. Der skal altid udføres en forkalkulation forinden en procesoptimering besluttes og gennemføres. Denne forkalkulation skal i relevant omfang inddrage indirekte økonomiske effekter (f.eks. trafikantomkostninger). Værdien af procesoptimeringer i form af forskel mellem realiseret pris og tilbudte enhedspriser overføres til incitamentspuljen. Såfremt en optimering forudsætter, at der skal anskaffes større materiel, fastsættes ved beslutningen om gennemførelsen af optimeringen et af VD garanteret minimumsforbrug (f.eks. antal maskintimer) af det pågældende materiel. Incitamentspuljen gøres op kvartalsvis, og ultimo året gøres den endeligt op. De tilbudte enhedspriser og den samlede entreprisesum fastholdes som udgangspunkt i kontraktperioden. Såfremt parterne er enige herom, kan der dog på baggrund af større procesoptimeringer aftales nye enhedspriser. Forskellen mellem oprindelig og ny enhedspris overføres i så fald til incitamentspuljen for den resterende del af kontraktperioden. Der korrigeres løbende på driftsmøder og styregruppemøder for evt. overskridelser/afvigelser ifht. tilbudslistens poster, således at entreprisens samlede økonomiske ramme overholdes og entreprenøren afregnes med det tilbudte dækningsbidrag på alle entreprisens opgaver. Håndtering af betydende afvigelser skal forelægges styregruppen til accept. Den økonomiske planlægning skal foregå på grundlag af gældende enhedspriser, og uden at evt. besparelser ved at arbejde i regning medregnes. I forbindelse med planlægning af entreprisens udførelse har parterne udarbejdet en tilrettet version af den originale Tilbudsliste (TBL) indenfor den samlede entreprisesums rammer. Den tilrettede TBL udgør grundlaget
21 for planlægning og udførelse af entreprisen og for det videre arbejde med åbne regnskaber, procesoptimering, m.v. Fakturering skal ske således: I kvartalets 2 første måneder faktureres iht. tilbudslistens enhedspriser Ved fakturering af kvartalets 3. måned opgøres måneden iht. tilbudslistens enhedspriser og de faktiske udgifter for hele kvartalet opgøres iht. partneringaftalen. Betaling for de 2 første måneder samt opgørelsen iht. tilbudslistens enhedspriser for den 3. måned modregnes. De økonomiske rammer kan betyde, at en i øvrigt hensigtsmæssig procesoptimering (som f.eks. forudsætter samlet udførelse af en række arbejder ved samme afspærring) må udelades i et konkret år, eller reduceres i omfang. Det skal således sikres, at der på den ene side løbende er ressourcer til eventuelle påkrævede ekstraarbejder og på den anden side at VD har mulighed for at igangsætte evt. merarbejder finansieret af incitamentspuljen i løbet af året Procesoptimering med incitamenter Ved en konkret procesoptimering sammenlignes den økonomisk mest optimale udførelse i henhold til tilbudslisten med procesoptimeringen. Der skal altid udføres en forkalkulation forinden en procesoptimering besluttes og gennemføres. Denne forkalkulation skal i relevant omfang inddrage indirekte økonomiske effekter (f.eks. trafikantgeneomkostninger). En procesoptimering udføres første gang som regningsarbejde. Såfremt en konkret procesoptimering medfører, at der aftales nye enhedspriser beregnes disse ud fra entreprenørens kostpris tillagt et dækningsbidrag på x %. Kostprisen kan indeholde aftalt afskrivning af større materiel, som er anskaffet ifm. optimeringen, og hvorom der eventuelt er aftalt et af Vejdirektoratet garanteret minimumsforbrug. Herefter opgøres besparelsen, og enhedsprisen tillægges incitamentsandelen på 50 % af besparelsen (evt. korrigeret, jf. herunder). Når en eventuel ny enhedspris er aftalt, indgår arbejder i henhold til denne ikke yderligere i incitamentspuljen. Ved aftalte nye enhedspriser gælder disse for de efterfølgende år, og i disse år beregnes der ikke incitamentsandel i forhold hertil. Dvs. kun de procesoptimeringer, som udføres i et år, giver anledning til incitamentsbetaling for det pågældende år. Entreprenøren må derfor i de nye enhedspriser indregne evt. afskrivninger af nyt materiel, og i givet fald aftale en minimumsomsætning. Såfremt der for en procesoptimering ikke kan beregnes nye enhedspriser, som kan anvendes ved kommende tilsvarende procesoptimeringer, er proceduren i princippet den samme, idet kommende, tilsvarende optimeringer hver gang betragtes som nye (første gang), og dermed indgår i incitamentet. I forbindelse med konkrete procesoptimeringer skal entreprenøren fremlægge åbne kalkulationer og regnskaber (ved åbne kalkulationer og regnskaber forstås, at parterne gensidigt oplyser om alle økonomiske data af
22 betydning for, at den fornødne gensidige tillid sikres). Ved en optimering af kvalitet og funktion, som ønskes og besluttes af Vejdirektoratet, og som medfører en omkostningsforøgelse for entreprenøren betales denne 100 % af Vejdirektoratet. For en sådan merydelse beslutter Vejdirektoratet, om afregning skal ske i henhold til faktiske omkostninger eller efter en aftalt enhedspris. Incitamentspuljen består af summen af de direkte økonomiske besparelser som følge af konkrete procesoptimeringer. Incitamentspuljen gøres op kvartalsvis, og ultimo året gøres den endeligt op. Entreprenørens andel er som udgangspunkt 50 % af incitamentspuljen. Det skal generelt gennem planlægningen sikres, at der kun sættes de arbejder i gang, som der er plads til i den økonomiske ramme incl. incitamentsbeløbene til entreprenøren. Dette gælder således også, når der igangsættes arbejder, som indeholder procesoptimeringer. Den økonomiske planlægning skal foregå på grundlag af gældende enhedspriser, og uden at evt. besparelser ved nye procesoptimeringer medregnes. Vejdirektoratet skal godkende iværksættelse af en konkret procesoptimering på grundlag af en vurdering af, om der er plads til de udførte mængder inden for den økonomiske ramme. Samtidig skal der inden en procesoptimering iværksættes være enighed om, hvorledes de udførte arbejder skulle være opgjort i henhold til tilbudslisten. De økonomiske rammer kan betyde, at en i øvrigt hensigtsmæssig procesoptimering (som f.eks. forudsætter samlet udførelse af en række arbejder ved samme afspærring) må udelades i et konkret år, eller reduceres i omfang. Det skal således sikres, at der altid er luft til incitamentsbetalingen til entreprenøren, og at VD løbende kan følge med i sin andel af besparelserne med henblik på igangsættelse af evt. merarbejder i løbet af året for disse beløb. Opfølgning på strategiske mål Lean-aktiviteter Opfølgning på strategiske mål indebærer formulering og brug af måle/vurderingsmetoder i forbindelse med de strategiske mål for entreprisen. Der kan aftales lean-aktiviteter som f.eks.: - årsagsskemaer ifm. afvigelser - snublestensanalyser for at eliminere spild - uddelegering af og ansvar for opgaver Andre:
Vejdirektoratets bemanding 23 Underbilag BUT-3.2 I bilaget anføres entrepriseorganisation ved gennemførelsen af entreprisen med de medarbejdere, der er til rådighed i VD i dag. Der anvendes følgende betegnelser for funktionerne hos medarbejdere (VD ansatte eller konsulenter): - Entrepriseleder for entreprisen (EL) - Entreprisestyrer (ES), evt. for et delområde i en entreprise En EL kan have opgaver i en eller flere entrepriser. En ES kan have opgaver i en eller flere entrepriser. I det daglige fungerer EL og ES som et miniteam vedrørende et delområde. Det betyder, at grænsefladen mellem de opgaver EL hhv. ES udfører i det daglige ikke er skarp. Det formelle grundlag er anført herunder. I beskrivelsen inddrages ikke de bagvedliggende funktioner i VD; f.eks. de faglige koordinatorer for bro og belægning og trafikal drift. Endvidere beskrives ikke de aftaler om back up ved sygdom og ferier, som foreligger for de enkelte funktioner/medarbejdere. De 2 funktioner indeholder følgende opgaver i relation til entreprisens gennemførelse: Entrepriseleder (EL) Entreprisestyrer (ES) - EL koordinerer VD ressourcerne i relation til de faglige områder i entreprisen; dvs. EL overvåger, at alle delområder er besat med ES med tilstrækkelig kompetence og i tilstrækkeligt omfang - EL er VD s repræsentant/beslutningsansvarlige i relation til entreprenørerne, og EL leder driftsmøderne - EL har således ansvar for alle spørgsmål, som vedrører betingelsesgrundlaget i kontrakterne - EL har det overordnede ansvar for at entrepriseudgifterne på sit delområde overholder det anviste delbudget - EL har det overordnede ansvar for at følge kvalitet og omfang af entreprenørens arbejde - EL varetager relationer til egen ledelse i relation til entreprisernes gennemførelse - EL deltager i styregruppemøderne - EL har det overordnede ansvar for budgetoverholdelsen i entreprisen - ES refererer til EL - ES har den daglige kontakt til entreprenøren på sit delområde. ES kan træffe økonomiske aftaler med entreprenøren inden for de aftalte rammer; herunder godkender ES jobs i JobManager - ES varetager relationer til naboer og trafikanter - ES varetager det løbende tilsyn med entreprisen - ES varetager den daglige kontakt til entreprenøren - ES tager ikke stilling til økonomiske aftaler med entreprenøren - ES deltager i driftsmøder
24 De aktuelle medarbejdere fordeler sig således på de enkelte funktioner: Entreprise Medarbejder m. funktion EL ES 01 Renhold på strækninger Jens Kofoed (JKK) Benny Sørensen (BHS) 02 Brønde og ledninger Jens Kofoed (JKK) Jacob Ry (JAR) 03 Grøfter og rabatter Jens Kofoed (JKK) Jacob Ry (JAR) 04 Skilte Jens Kofoed (JKK) Morten Larsen (MOLA) 05 Autoværn Jens Kofoed (JKK) Morten Larsen (MOLA) 06 Beplantning på strækninger Jens Kofoed (JKK) Benny Sørensen (BHS) 07 Græsslåning på strækninger Jens Kofoed (JKK) Benny Sørensen (BHS) 08 Sideanlæg/rastepladser Jens Kofoed (JKK) Else Rønsholt (ER2) De enkelte medarbejdere For de anførte medarbejdere viser de følgende sider en oversigt over de ledelsesmæssige og faglige kompetencer. Kompetence/erfaring er ansat ud fra følgende skala: Lang erfaring 5 Over middel 4 Middel erfaring 3 Under middel 2 Nybegynder 1 Navn: Jens Kofoed (JKK) Entreprise Delområde Funktion Kompetence (EL, ES) Ledelsesmæssig Faglig 01 Renhold på strækninger EL 4 4 02 Brønde og ledninger EL 4 4 03 Grøfter og rabatter EL 4 4 04 Skilte EL 4 4 05 Autoværn EL 4 4 06 Beplantning på strækninger EL 4 4 07 Græsslåning på strækninger EL 4 4 08 Sideanlæg/rastepladser EL 4 4
25 Navn: Else Rønsholt (ER2) Entreprise Delområde Funktion Kompetence Navn: Morten Larsen (MOLA) Entreprise Delområde Funktion Kompetence Navn: Jacob Ry (JAR) Entreprise Delområde Funktion Kompetence Navn: Benny Sørensen (BHS) Entreprise Delområde Funktion Kompetence (EL, ES) Ledelsesmæssig Faglig 08 Sideanlæg/rastepladser ES 5 (EL, ES) Ledelsesmæssig Faglig 04 Skilte ES 5 05 Autoværn ES 5 (EL, ES) Ledelsesmæssig Faglig 02 Brønde og ledninger ES 4 03 Grøfter og rabatter ES 4 (EL, ES) Ledelsesmæssig Faglig 01 Renhold på strækninger ES 3 06 Beplantning på strækninger ES 3 07 Græsslåning på strækninger ES 3