Referat af organisationsbestyrelsesmøde nr. 110, 7. december 2015 kl. 16.00 i bestyrelseslokalet, Adelgade 107, 5400 Bogense. Til stede: Fra bestyrelsen: Fra administrationen: Afbud: Klaus Bentzen, Hans Søndergaard, Dorthe Haugaard, Maibritt Nielsen Kim Johansen og Line Klelund Højsgaard Susan Ledet Larsen D a g s o r d e n: Punkt 01 Dagsorden og forhandlingsprotokol/revisionsprotokol. Punkt 02. Meddelelser fra følgende: A. Formanden. B. Administrationen. C. Byggeudvalget. D. Maskinudvalget. E. Fest- og kulturudvalget. F. Personale- og kursusudvalget. G. Kommunikationsudvalget. Punkt 03. Nyt fra afdelingerne. Punkt 04. Eventuelt. Ad punkt 1 Dagsorden og forhandlingsprotokol/revisionsprotokol: Dagsorden godkendt Referat fra bestyrelsesmøde den 5. oktober 2015 blev godkendt og underskrevet Intet til behandling vedr. revisionsprotokollen. side 1/7
Ad punkt 2 Meddelelser fra følgende: A) Formanden: 1. Rundtur med revisor er udskudt til den 6. januar 2016 2. har deltaget i reception for Morten Andersen 40 år 3. Bogense Bogligforening har deltaget i afskedsreception for Roar Møgelbjerg 4. Lokalrådsarbejde, deltagelse i fremtidigt udvalgsarbejde - Klaus Bentzen opfordrede bestyrelsesmedlemmerne til at stille op til de forskellige udvalg, når der er valg næste gang. - Line melder bestyrelsen til lokalrådsseminaret i Bogense, uden overnatning, samt Kim meldes til om fredagen. 5. GF 2016 - Hans og Dorthe modtager begge genvalg til generalforsamlingen - Punktet er på dagsordenen indtil generalforsamlingen er overstået. 6. Bestyrelsesseminar februar 2016 Falsled - Der afholdes ob-møde samme dag. - Forslag til emner på seminaret er: o Råderetskatalog o Sct. Anne Park o Fleksibel udlejning Beslutning Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. B) Administrationen: 1. BDK prisen 2016 - Der har inden mødet været udsendt en folder om BDK prisen. - Der vil i starten af det nye år kommer mere information ud omkring prisen og hvordan, at der indstilles til den. 2. Driftskonference - Der afholdes den 13. og 14. april 2016 en driftskonference. Oplægget er udsendt inden mødet. 3. Adgang EG web - Der er givet adgang til EG web til en suppleant fra en afdelingsbestyrelse, han har deltaget i de tre kurser for afdelingsbestyrelser. - Fremover kan alle fra afdelingsbestyrelserne få adgang hvis de har deltaget i de tre kurser, hvis de ikke har, tages der stilling i det enkelte tilfælde. 4. Møde vedr. aktuel boligpolitik - Der er den 12. januar 2016 møde omkring den aktuelle boligpolitik, Michael Demsitz vil bl.a. fortælle om, hvad rammerne er for de kommende års indsats på det almene boligområde i forhold til de politiske prioriteringer? Hvilken betydning har boligforliget for boligafdelingerne, og hvordan vil Boligkontoret styrke indsatsten i boligområderne? - Mødet er på kontoret i Odense fra kl. 18-20 der er en let anretning fra kl. 17:30, det koster kr. 230,- pr. deltager. - Klaus og Hans fra bestyrelsen deltager, Klaus sørger for transport og Line sørger for tilmelding. 5. Fælleslicens til Office side 2/7
Beslutning - Kim arbejder på en fælles licens til Office pakken, så alle har den samme version. Bestyrelsen tog resten af orienteringerne til efterretning. C) Byggeudvalget: 1. Råderetskatalog revidering Det kommer på næste møde den 21. december. Administrationen indstiller at byggeudvalget arbejder videre med en revideret udgave. Bestyrelsen tog indstillingen til efterretning. 2. Status Bag Bognæs 2 Tidsplanen følges og den forventede indflytning pr. 1/6-16 fastholdes. Ydervægge er tæt på færdiggørelse, man påregner at færdiggøre og have samtlige blokke lukket inden jul hvis ikke, bliver de lukket med presenninger så der kan igangsættes udtørring. Der er ikke sket ændringer i selve projektet, enkelte detaljer er i den forgangne periode blevet tilpasset Af byggeudvalget så byggeriet er endnu mere tilsvarende, køkkener, bordplader, klinker, belægninger og jord reguleringer. Forureningssagen er ved at være afsluttet og der er indtil videre påløbet ekstra omkostninger svarende til ca 2,5 mio ud over det ellers afsatte beløb til håndtering af jord og udgravning. Yderligere mundtlig info på mødet, hvor der også er mulighed for at stille spørgsmål til projektet. Bestyrelsen godkendte indstillingen. 3. Status Sct. Anna Park De afsluttende drøftelserne omkring køb af dele af grunden pågår i øjeblikket, skema A er indsendt og vil blive behandlet på det næste møde i ØK og endeligt godkendt i kommunalbestyrelsen den 17. december 2015. side 3/7
Der erhverves et grundstykke fra Nordfyns Kommune på 744 m2 med forventet overtagelse pr. 01.02.2016 hvorefter Dan mark Ejendomme A/S vil igangsætte nedrivning og klargøring af arealet. Grunden er tilbudt købt uden bygninger og bevoksning og klargjort til byggeri, det vil sige at unødige risici omkring omkostninger i forbindelse med nedrivning og miljø er fjernet fra Bogense Boligforening. Tidshorisont: Skema A godkendes i ØK 09.12.2015 Skema A Godkendes i KB 17.12.2015 Resterende grund udbydes af Nordfyns Kommune 21.12.2015 Udbudsperiode løber til 14.01.2016 Tilbud behandles i ØK 20.01.2016 Tilbud behandles i KB 28.01.2016 Endelig vedtagelse af lokalplan KB 31.03.2016 4 ugers liggetid 29.04.2016 Det vil i denne periode være muligt at igangsætte nedrivningen som hidtil planlagt Omkring primo februar 2016. Huslejen vil blive kr. 863/m2/år med udgangspunkt i de fremsendte forudsætninger. I forbindelse med opførslen af Sct. Anne Park, skal det opsættes en skulptur, hvor 1/3 del af udgiften skal dækkes af byggeriet, udgiften er anslået kr. 300.000 400.000,-. Bestyrelsen besluttede at godkende det samlede grundkøb, fra både Dan Mark ejendomme og Nordfyns kommune. Bestyrelsen godkendte også at der i forbindelse med byggeriet vil blive en udgift til en skulptur, udgiften er anslået kr. 300.000 400.000,-. 4. Renoveringer SØBO Der har i de forgangne år været en del reparations arbejder og større vedligeholdelsesopgaver på SØBO, henlæggelserne er hvert år under pres set i lyset af alle de opgaver som ligger og venter for at minimere de fremtidige udgifter og nedbringe driftsomkostningerne. Det er derfor et forslag at igangsætte klarlægningen af hvilke opgaver der er muligt og klarlægge de økonomiske forudsætninger/udfordringer i denne forbindelse. Der foreslås at Rævdal Aps foretager de fornødne undersøgelser/beskrivelser for indhentning af priser til følgende arbejder Renovering af facaden Udskiftning af facadepartier til vedligeholdelsesfrie materialer samt mere energivenlig udførsel Udskiftning af elevator Dele af udskiftningerne finansieres delvist af Nordfyns Kommune svarende til deres andel af ejendommen. side 4/7
Inden igangsætning søges om endelig godkendelse ved OB samt Nordfyns Kommune. Bestyrelsen godkendte indstillingen. 5. Renovering tag Skovvej finansiering Renovering af tag Skovvej er tilendebragt og der søges nu om endelig finansiering til renoveringen: A: Skal der optages lån i dispositionsfonden. B: Skal der optages kreditforeningslån. C: Lån af arbejdskapitalen. Bilag vedr. trækningsretmidler er vedlagt referatet Administrationen indstiller at der træffes afgørelse om finansiering af den samlede renoveringen. Bestyrelsen besluttede at renoveringen skal finansieres med et kreditforeningslån 6. Renovering vinduer afdeling 06 ( gamle afd. 8+9 ) Udskiftning af vinduer og døre i den gamle afdeling 8+9 er flere gange blevet udskudt. Efter renovering af tag på Skovvej uden tilskud fra trækningsretsmidlerne er det blevet muligt at fremskynde den før nævnte udskiftning af døre og vinduer på et tidligere tidspunkt em først antaget. Det forslås derfor at der påbegyndes beregninger/indhentning af tilbud på denne opgave til endelig godkendelse af OB inden igangsætning, Nordfyns Kommune ansøges om tilladelse til stigning af huslejen og igangsætning. Bestyrelsen godkendte at der skiftes døre og vinduer i de gamle afd. 8+9. Det iværksættes i 2016. D) Maskinudvalget: Intet nyt E) Fest- og kulturudvalget: side 5/7
Evaluering julefrokost - Det var et rigtig godt arrangement, alle hyggede sig. F) Personale- og kursusudvalget: Ny stillingsbeskrivelse driftschef - Stillingsbeskrivelsen var fremsendt inden mødet. Bestyrelsen godkendte den nye stillingsbeskrivelse. G) Kommunikationsudvalget: 1. Nyt beboerblad 8 siders primo 2016 2. Status hjemmeside - Der arbejdes på at finde en der kan hjælpe med at opdatere hjemmesiden. - Evt. professionel hjælp mod betaling. 3. Status ny facebook side - Der er lavet en konkurrence på siden, hvor man kan vinde gavekort a kr. 250,- - Konkurrencen er på mødetidspunktet nået ud til over 3500. - Link til facebook siden: https://www.facebook.com/bogense-boligforening- 170771723274002/ Bestyrelsen tog orienteringen til efterretning. Ad punkt 3 Nyt fra afdelingerne Intet nyt Ad punkt 4 Eventuelt Kommende møder: 22.12.2015 kl. 12.00 (frokost) Julemøde bestyrelse og ansatte 21.01.2016 kl. 17.00-19.00 Møde med kommende beboere Enggade 05.02.2016 kl. 14.00 23.00 24 timers seminar Bogense Hotel 06.02.2016 kl. 09.00 13.00 24 timers seminar Bogense Hotel 17.02.2016 kl. 09.00 16.00 Bestyrelses seminar Falsled og OB - møde 06.04.2016 kl. 16.00 17.30 OB møde side 6/7
06.04.2016 kl. 17.30 21.00 Fællesmøde afdelingsbestyrelserne 06.06.2016 kl. 16.00 18.00 OB møde 06.06.2016 kl. 18.00 21.00 Generalforsamling 11.06.2016 kl. 10.00 Repræsentantskabsmøde i Boligkontoret Danmark i København. side 7/7