UDBUDSBETINGELSER Udbudsbekendtgørelsesnummer: 2017/S 039-070415 Offentligt udbud Levering af grønne poser til KOD til Horsens Kommune
Indhold 1 UDBUDSMATERIALE...3 NÆRVÆRENDE UDBUDSBETINGELSER...3 UDBUDSBEKENDTGØRELSE...3 BILAG 1 UNDERSKRIFTSBILAG...3 BILAG 1A ESPD...3 BILAG 1B VEJLEDNING TIL UDFYLDELSE AF ESPD...3 BILAG 2 TILBUDSLISTE...3 BILAG 3 KRAVSPECIFIKATION...3 BILAG 4 KONTRAKT...3 BILAG 5 KONSORTIEERKLÆRING...3 BILAG 6 STØTTEERKLÆRING...3 2 UDBUDDET OG UDBUDDETS OMFANG...3 2.1 GENERELT...3 2.2 UDBYDER...4 2.3 DEN UDBUDTE GENSTAND OG OMFANG...4 2.4 DE BERETTIGEDE INSTITUTIONER OG ENHEDER...4 2.5 UDBYDERS FORBEHOLD...5 3 TIDSPLAN...6 4 YDERLIGERE INFORMATIONER OG SPØRGSMÅL...7 4.1 SKRIFTLIGE SPØRGSMÅL...7 5 VILKÅR FOR AFGIVELSE AF TILBUD...7 5.1 SPROG...7 5.2 ALTERNATIVE TILBUD...8 5.3 FORMKRAV...8 5.4 FRIST FOR AFLEVERING AF TILBUD OG AFLEVERINGSADRESSE...8 5.5 VEDSTÅELSESFRIST...9 5.6 OMKOSTNINGER I FORBINDELSE MED UDBUDSFORRETNINGEN...9 6 BETINGELSER FOR DELTAGELSE (UDELUKKELSE OG EGNETHED)...9 6.1 GENERELT...9 6.2 SÆRLIGT VEDRØRENDE KONSORTIER...10 6.3 SÆRLIGT VEDRØRENDE TILFÆLDE HVOR TILBUDSGIVER BASERER SIG PÅ ANDRES FORMÅEN...10 6.4 UDELUKKELSESGRUNDE OG EGNETHED...11 6.4.1 Tilbudsgivers personlige forhold...11 6.4.2 Teknisk og faglig formåen...12 7 TILDELINGSKRITERIUM...12 7.1 PRIS...12 7.1.1 Beregning af laveste pris...13 7.1.2 Vareprøver...13 8 TILBUDSGIVERS FORBEHOLD...13 9 FORTROLIGHED...13 10 ORIENTERING OM RESULTATET AF UDBUDSFORRETNINGEN...14 11 TJEKLISTE FOR TILBUDSGIVER...15 Side 2 af 16
1 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsbetingelser Udbudsbekendtgørelse Bilag 1 Underskriftsbilag Bilag 1a ESPD Bilag 1b Vejledning til udfyldelse af ESPD Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Kravspecifikation Bilag 4 Kontrakt Bilag 5 Konsortieerklæring Bilag 6 Støtteerklæring Bilag 7 Tryk til pose Tilbudsgiver bedes kontrollere, at Tilbudsgiver via Udbyders hjemmeside http://horsens.dk/erhverv/udbud/udbudvarerogtjenesteydelser har hentet det fulde udbudsmateriale i henhold til ovennævnte oversigt. I udbudsmaterialet indgår evt. rettelsesblade samt spørgsmål og svar. Disse vil løbende blive offentliggjort på hjemmesiden. Ved uoverensstemmelse mellem udbudsmaterialet offentliggjort på hjemmesiden og Tilbudsgivers materiale, har udbudsmaterialet offentliggjort på hjemmesiden forrang. 2 Udbuddet og udbuddets omfang 2.1 Generelt Nærværende udbudsbetingelser gælder for udbuddet af en rammeaftale vedrørende anskaffelse af grønne poser. For krav henvises til Bilag 3 - Kravspecifikation til KOD (herefter benævnt det udbudte ). Udbuddet udføres efter Udbudsloven 1 i henhold til udbudsbekendtgørelse offentliggjort i EU-tidende 2. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud, hvilket indebærer, at enhver økonomisk aktør kan afgive tilbud. 1 Jf. Lov nr. 1564 af 15. december 2015, der gennemfører Europa-Parlamentets og Rådets direktiv 2014/24 EU af 26. februar 2014 om offentlige udbud 2 Supplement til Den Europæiske Unions Tidende Side 3 af 16
2.2 Udbyder Udbyder i forbindelse med nærværende udbud er: Affald & Trafik Horsens Kommune Rådhustorvet 4 8700 Horsens Kontaktperson: Dorte Vestergaard E-mail adresse: udbud@horsens.dk Følgende ses gerne anført på samtlige henvendelser vedr. nærværende udbud: "Spørgsmål Udbud af grønne poser til KOD. Alle henvendelser vedrørende dette udbud skal foregå skriftligt, på dansk via ovennævnte kontaktperson. 2.3 Den udbudte genstand og omfang Udbuddet vedrører køb og levering af grønne poser til KOD til Udbyder. Materialekrav til poserne mv. fremgår af Bilag 3 Kravspecifikation. Der udbydes én kontrakt. Udbyder vurderer, at kontrakten af økonomiske og markedsmæssige hensyn ikke skal opdeles i delaftaler, idet der alene efterspørges 1 type pose. Der vil blive indgået kontrakt med én leverandør, således at leverandøren er eneleverandør på den pågældende aftale. Udbyder kan uden videre trække på kontrakten i dennes løbetid. Rammeaftalen er ikke en eksklusiv rammeaftale dvs. Udbyder er ikke forpligtet til at anvende aftalen. Den estimerede omsætning af produkterne, som er omfattet af udbuddet, er opgjort på årsbasis i nedenstående tabel: Estimeret omsætning i Horsens Kommune - angivet på årsbasis i danske kr. ekskl. moms: 2.250.000 kr. ekskl. moms Vedlagte Bilag 2 Tilbudsliste, viser hvilke produkter der efterspørges. 2.4 De berettigede institutioner og enheder Udbuddet vedrører indkøb af grønne poser til KOD, som indkøbes af Affald & Trafik hos Horsens Kommune til omdeling til borgerne til madaffald. Side 4 af 16
De grønne poser skal leveres til Endelavevej 24, 8700 Horsens. 2.5 Udbyders forbehold Der tages forbehold for ændringer i antallet af leveringssteder og leveringsadresser, f.eks. som følge af beslutninger om omstruktureringer eller kapacitetstilpasninger. Den estimerede omsætning er under forbehold for kommunalbestyrelsens fortsatte bevilling til det pågældende område i aftaleperioden. De angivne estimater og den estimerede omsætning er alene udtryk for Udbyders forventning til forbruget af produktet. Udbyder forpligter sig ikke til at anvende rammeaftalen eller aftage en bestemt mængde eller at indkøbe for et bestemt beløb på baggrund af rammeaftalen. Side 5 af 16
3 Tidsplan Udbuddet forventes gennemført i henhold til følgende tidsplan: 22.02.2017 Dato for elektronisk afsendelse af udbudsbekendtgørelse til EU-tidende 17.03.2017, kl. 12.00 31.03.2017, kl. 12.00 Uge 13-14 2017 Frist for spørgsmål til udbudsmaterialet Spørgsmål, der modtages efter denne frist, vil alene blive besvaret, såfremt det er muligt, jf. afsnit 4.1 Skriftlige spørgsmål. Frist for modtagelse af tilbud. Gennemgang af tilbud. Uge 14-18 2017 Indhentning af dokumentation for de oplysninger, som fremgår af afsnit 6 Betingelser for deltagelse (udelukkelse og egnethed) fra den Tilbudsgiver, som Udbyder har til hensigt at tildele kontrakten. Uge 19-20 2017 Uge 21-22 Forventet tilkendegivelse om tildeling af kontrakt henholdsvis afslag til Tilbudsgivere (start på standstill-perioden). Forventet kontraktindgåelse. 01.06.2017 Forventet kontraktstart. Side 6 af 16
4 Yderligere informationer og spørgsmål 4.1 Skriftlige spørgsmål Udbyder opfordrer Tilbudsgiver til at stille opklarende spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver er i tvivl om forståelsen af krav, kontraktvilkår eller udbudsmaterialet i øvrigt. Såfremt Tilbudsgiver finder, at der er uhensigtsmæssigheder i udbudsmaterialet, opfordres Tilbudsgiver til, hurtigst muligt, at gøre Udbyder opmærksom herpå, og Udbyder vil i så fald overveje at ændre de/det pågældende forhold, såfremt det er muligt inden for de udbudsretlige rammer. Det vedlagte Bilag 4 Kontrakt vil være gældende for det udbudte og vil regulere det efterfølgende kontraktforhold mellem Udbyder og den vindende Tilbudsgiver. Tilbudsgiver opfordres derfor til at gennemlæse kontrakten nøje og til at stille spørgsmål, såfremt Tilbudsgiver finder anledning hertil. Udbyder ser gerne, at spørgsmål opstilles på listeform med angivelse af det sted i udbudsmaterialet, som spørgsmålet vedrører. Spørgsmål sendes til Udbyder pr. e-mail til den i afsnit 2.2 Udbyder anførte kontaktperson. Spørgsmål, der er modtaget inden d. 17.03.2017, kl. 12.00, vil under alle omstændigheder blive besvaret. Spørgsmål, der modtages efter dette tidspunkt, besvares kun såfremt det er muligt at besvare spørgsmålene senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål, der modtages senere end 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen, kan ikke forventes at ville blive besvaret. Alle spørgsmål vil sammen med svarene på disse blive offentliggjort i anonymiseret form på Udbyders hjemmeside. Herefter indgår spørgsmål og svar som en del af udbudsmaterialet. Tilbudsgiver opfordres til at holde sig orienteret på Udbyders hjemmeside indtil tilbudsfristens udløb. 5 Vilkår for afgivelse af tilbud 5.1 Sprog Tilbud skal afgives på dansk. Dokumentation, som kun den vindende Tilbudsgiver skal fremsende i henhold til afsnit 6.1 Generelt, kan imidlertid accepteres på engelsk såfremt der ikke eksisterer danske udgaver. Såfremt Udbyder måtte kræve det, skal Tilbudsgiver oversætte disse til dansk. Udgifter forbundet hermed er Udbyder uvedkommende. Eventuelle bilag omfattende produktdatablade, tekniske specifikationer, brochuremateriale eller lignende må gerne være på engelsk, såfremt dokumentationen ikke foreligger på dansk. Såfremt Udbyder måtte kræve det, skal Tilbudsgiver oversætte disse til dansk. Udgifter forbundet hermed er Udbyder uvedkommende. Side 7 af 16
5.2 Alternative tilbud Alternative tilbud accepteres ikke. 5.3 Formkrav Tilbuddet skal indeholde de dokumenter og oplysninger, der anmodes om i udbudsmaterialet. Der henvises i den forbindelse til tjeklisten i afsnit 11 Tjekliste for Tilbudsgiver. Der skal afleveres følgende eksemplarer af tilbuddet: 1 eksemplar på USB-nøgle indeholdende det samlede tilbud med bilag i et format, der er kompatibelt med Microsoft Office pakken eller pdf-format, dog skal Bilag 2 Tilbudsliste være vedlagt i Microsoft Excel kompatibelt format. ESPD en må gerne være vedlagt i xml-format eller alternativt en udprintet version af ESPD en, der er indscannet. USB-nøglen bør mærkes med Tilbudsgivers navn. Vælger tilbudsgiver udover ovenstående at vedlægge et skriftligt materiale og i tilfælde af uoverensstemmelse mellem det skriftlige og elektroniske materiale gælder det elektroniske tilbud. Bilag 2 Tilbudsliste skal benyttes i forbindelse med tilbudsafgivningen. Alle forhold i udbudsmaterialet og tilbudsgivers tilbud skal være indregnet i tilbuddet. Tilbuddet skal afleveres i lukket emballage og bør mærkes med følgende tekst: Tilbud vedrørende: Levering af grønne poser til KOD FORTROLIGT Må kun åbnes af Dorte Vestergaard 5.4 Frist for aflevering af tilbud og afleveringsadresse Tilbud skal fremsendes eller afleveres personligt til følgende adresse: Horsens Kommune Indkøbsafdelingen Rådhustorvet 4 8700 Horsens Att.: Dorte Vestergaard Tilbud skal være modtaget på ovennævnte adresse senest den 31.03.2017 kl. 12.00. Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil blive udelukket fra vurdering. Det er Tilbudsgivers ansvar, at tilbud kommer frem rettidigt. Tilbud kan ikke afgives pr. e-mail. Der vil ikke være adgang til at overvære åbning af tilbud. Side 8 af 16
Efter Tilbudsgivers anmodning udsteder Udbyder kvittering for, at tilbuddet er afleveret på ovenstående adresse. 5.5 Vedståelsesfrist Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud i sin helhed indtil den i Bilag 1 Underskriftsbilag angivne dato. 5.6 Omkostninger i forbindelse med udbudsforretningen Samtlige omkostninger i forbindelse med tilbudsgivningen påhviler Tilbudsgiver. Modtagne tilbud returneres ikke af Udbyder. 6 Betingelser for deltagelse (udelukkelse og egnethed) 6.1 Generelt Enhver Tilbudsgiver skal udfylde Det fælles europæiske udbudsdokument (herefter benævnt ESPD ) og vedhæfte dette til sit tilbud. Dog forbeholder Udbyder sig retten til at anvende udbudslovens 159 stk. 5. ESPD en er vedlagt det øvrige udbudsmateriale som Bilag 1a ESPD i en xml-fil. Når xml-filen er åbnet skal den gemmes på tilbudsgivers lokale drev ved at højre klikke på teksten og vælge Gem destination som. For at tilbudsgiver kan udfylde sin del af ESPD en skal Bilag 1a ESPD indlæses i et bestemt elektronisk EUprogram. Programmet tilgås via https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/welcome. For udfyldelse af ESPD en henvises til Bilag 1b Vejledning til udfyldelse af ESPD. I tilfælde, hvor Tilbudsgiver baserer sig på én eller flere underleverandørers formåen f.eks. uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer, skal der udfyldes en separat ESPD for hver af underleverandørerne. Dokumentet fungerer som et foreløbigt bevis for, at Tilbudsgiver opfylder kriterierne med hensyn til egnethed, udelukkelse og udvælgelse. Såfremt de afgivne oplysninger viser, at Tilbudsgiver er omfattet af en obligatorisk udelukkelsesgrund eller ikke opfylder mindstekravene til egnethed, vil tilbuddet ikke komme i betragtning. Udbyder er forud for tildeling af kontrakt forpligtet til at kræve, at den Tilbudsgiver, som Udbyder har til hensigt at tildele kontrakten, fremlægger dokumentation for de oplysninger, der er afgivet i ESPD en. Det samme gælder for de enheder, som Tilbudsgiver måtte basere sit tilbud på. Dokumentationen skal være Udbyder i hænde senest 25 dage efter, at den pågældende Tilbudsgiver har modtaget anmodning herom. Udbyder kan dog undtagelsesvist forlænge fristen. Side 9 af 16
Hvis det efter fremsendt dokumentation viser sig, at de oplysninger Tilbudsgiver har afgivet i ESPD en er urigtige og at Tilbudsgiver ikke opfylder kravene til egnethed, vil det medføre, at Tilbudsgivers tilbud afvises. Afvisningen er en konsekvens af, at virksomheden til trods for erklæringen i ESPD en, alligevel viser sig ikke at opfylde kravene til udelukkelse og egnethed. 6.2 Særligt vedrørende konsortier Såfremt Tilbudsgiver udgør en sammenslutning af virksomheder (dvs. hvor flere virksomheder byder sammen som konsortium) skal særskilt ESPD udfyldes for hver deltager i konsortiet. Der stilles ingen særlige krav til konsortiets retlige form, men der skal iblandt konsortiets deltagere udpeges en fælles befuldmægtiget, der tegner alle deltagere i konsortiet. Endvidere skal deltagerne i konsortiet hæfte solidarisk, direkte og ubetinget for ydelsen og opfyldelsen af kontrakten. Konsortiet kan som en del af sit tilbud fremsende udfyldt Bilag 5 Konsortieerklæring alternativt skal Bilag 5 Konsortieerklæring indsendes samtidig med dokumentation for oplysninger afgivet i ESPD en. For så vidt angår Tilbudsgiverens egnethed, jf. 6.4.2 Teknisk og faglig formåen, skal det fremgå af tilbuddet, hvilken deltager i konsortiet, der opfylder et givet mindstekrav, eller om mindstekrav opfyldes i forening. Ligeledes skal det fremgå for hver konsortiedeltager at de opfylder mindstekravene i 6.4.1 Tilbudsgivers personlige forhold. 6.3 Særligt vedrørende tilfælde hvor Tilbudsgiver baserer sig på andres formåen Tilbudsgiver kan basere sig på andre enheders tekniske og faglige formåen (jf. afsnit 6.4.2 Teknisk og faglig formåen) uanset den retlige karakter af forbindelserne mellem Tilbudsgiver og den eller de enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på. Dette kan f.eks. ske, hvor Tilbudsgiver ikke på egen hånd kan overholde Udbyders mindstekrav til egnethed. Den støttende virksomhed skal opfylde Udbyders mindstekrav i afsnit 6.4.1 Tilbudsgivers personlige forhold og må ikke være omfattet af en udelukkelsesgrund, hvorfor tilbuddet skal indeholde et udfyldt ESPD for Tilbudsgiveren selv, samt et separat udfyldt ESPD (med de relevante oplysninger, herunder oplysningerne jf. afsnit 6.4.1 Tilbudsgivers personlige forhold og 6.4.2 Teknisk og faglig formåen) for hver af de enheder, som Tilbudsgiver baserer sig på. Såfremt Tilbudsgiver baserer sig på andre enheders økonomiske og finansielle formåen og/eller tekniske og faglige formåen, skal Tilbudsgiveren på samme tid, som dokumentation for ESPD en indsendes, fremlægge en støtteerklæring eller anden dokumentation, der godtgør, at Tilbudsgiveren faktisk råder over den nødvendige formåen. Den fremsendte støtteerklæring eller dokumentation skal dokumentere følgende: At der forligger en juridisk bindende aftale mellem Tilbudsgiveren og den enhed, som Tilbudsgiveren baserer sig på, At den juridiske bindende aftale medfører, at den enhed, som Tilbudsgiveren baserer sig på, stiller sin tekniske og faglige formåen til rådighed for kontraktens opfyldelse Side 10 af 16
Den støttende virksomhed skal oplyse hvilken konkret teknisk og faglig formåen, der stilles til rådighed i forbindelse med kontraktens opfyldelse. Dette betyder, at den enhed, som Tilbudsgiveren baserer sig på, kan stille en begrænset formåen til rådighed, såfremt Tilbudsgiveren kan påvise rådighed over den specifikke formåen. I det omfang der alene stilles en begrænset formåen til rådighed, er det alene den begrænsede formåen, som kan indgå i vurderingen af enhedens egnethed. Baserer Tilbudsgiver sig på andre enheders uddannelsesmæssige og faglige kvalifikationer og/eller faglige erfaringer vedr. udførelsen af konkrete dele af opgaven, skal de enheder som Tilbudsgiver baserer sig på, udføre de relevante dele af kontrakten. Det anbefales, at Tilbudsgiver, ved fremsendelse af støtteerklæring, anvender formularen i Bilag 6 Støtteerklæring, da bilaget overholder de krav, som Udbyder stiller. 6.4 Udelukkelsesgrunde og egnethed I nærværende afsnit fremgår udelukkelsesgrundene og mindstekravene til Tilbudsgivers egnethed. Bemærk at de oplysninger som Udbyder anmoder om, skal angives ved anvendelse af ESPD, jf. afsnit 6.1 Generelt, og anses som en del af tilbuddet. 6.4.1 Tilbudsgivers personlige forhold Tilbudsgiver skal udfylde de oplysninger, der anmodes om i ESPD Del II: Oplysninger om den økonomiske aktør, afsnit A, B og C. Tilbudsgiver skal i ESPD Del III: Udelukkelsesgrunde, afsnit A og B erklære ikke at være omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i Udbudsdirektivet 2014/24/EU art. 57, stk. 1 og 2. På anmodning fra Udbyder, skal den tilbudsgiver, som Udbyder har til hensigt at tildele kontrakten, indsende en gyldig serviceattest eller anden tilstrækkelig dokumentation, der ikke er ældre end 6 måneder, for at dokumentere at tilbudsgiver ikke er omfattet af de obligatoriske udelukkelsesgrunde. Dokumentationen skal ikke vedlægges tilbuddet. Serviceattester udstedes af Erhvervsstyrelsen. Til brug for serviceattesten indhenter Erhvervsstyrelsen informationer fra bl.a. Politiet, ATP, SKAT og Skifteretten. Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at der er ca. 2 ugers leveringstid på en serviceattest. Den person, som indsender anmodning om serviceattest, skal have fuldmagt fra virksomheden til, at den pågældende person på vegne af virksomheden giver samtykke til, at Erhvervsstyrelsen indhenter strafoplysninger om virksomheden. Personen skal tilmed have fuldmagt til at afgive tro-og-love-erklæring om, hvor- Side 11 af 16
vidt virksomheden inden for de seneste fire år er dømt eller har fået en bøde for forhold i udbudslovens 135. Nedenstående gælder for serviceattester indhentet inden d. 30. januar 2017: Såfremt en dansk virksomhed har udenlandske medlemmer af bestyrelse, direktion eller tilsynsråd, eller udenlandske personer med beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger i tilbudsgivers bestyrelse, direktion eller tilsynsråd, dvs. personer uden dansk CPR-nr. eller udenlandske juridiske personer, vil deres straffeforhold ikke være omfattet af en serviceattest, og tilbudsgiver skal derfor afsætte tid til indhentning af relevante erklæringer fra udlandet. Nedenstående gælder for serviceattester indhentet efter d. 30. januar 2017: Erhvervsstyrelsen indhenter straffeattester for alle medlemmer af bestyrelse, direktion eller tilsynsråd. Dvs. hvis en dansk virksomhed har udenlandske medlemmer af bestyrelse, direktion eller tilsynsråd, vil deres straffeforhold tilmed være omfattet af serviceattesten. Virksomheder med udenlandske ledelsesmedlemmer skal indtaste fødselsdato og uploade en kopi af den udenlandske persons ID sammen med en samtykke- og tro-og-love-erklæring. Det er muligt at tilføje udenlandske repræsentanter, der har beføjelse til at repræsentere, kontrollere eller træffe beslutninger i tilbudsgivers bestyrelse, direktion eller tilsynsråd, hvis man ønsker, at der bliver indhentet straffeattest på disse. Der skal i så fald indtastes fuldt navn og fødselsdato, ligesom der skal uploades kopi af ID og samtykke- og tro-og-love-erklæring for disse. Tilbudsgiver skal i ESPD Del III: Udelukkelsesgrunde, afsnit C erklære ikke at være omfattet af de frivillige udelukkelsesgrunde i Udbudsdirektivet 2014/24/EU art. 57, stk. 4, der i Udbudsloven er gjort obligatoriske. Det drejer sig om: - Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren, jf. Udbudsdirektiv art. 57, stk. 4, litra e) - Direkte eller indirekte involvering i forberedelsen af denne udbudsprocedure, jf. Udbudsdirektiv art. 57, stk. 4, litra f) - Skyldig i afgivelse af urigtige oplysninger, tilbageholdte oplysninger, ude af stand til at fremlægge de dokumenter, der anmodes om, og indhentede fortrolige oplysninger i forbindelse med denne procedure, jf. Udbudsdirektiv art. 57, stk. 4, litra h). Side 12 af 16
6.4.2 Teknisk og faglig formåen Tilbudsgiver skal i ESPD Del IV,, erklære, at Tilbudsgiver opfylder alle de stillede mindstekrav til udvælgelseskriterierne, dermed alle stillede mindstekrav til teknisk og faglig formåen. Tilbudsgiver skal opfylde nedenstående mindstekrav til den tekniske og faglige formåen: Referencer: Det er et mindstekrav, at Tilbudsgiver har relevant erfaring i form af mindst én sammenlignelig reference inden for de seneste 3 år. Ved sammenlignelige leverancer forstås opgaver inden for samme fagområde dvs. plastik poser til KOD til anvendelse hos borgere. Det er uden betydning om referencerne er til offentlige eller private virksomheder. Det er kun den Tilbudsgiver, som Udbyder har til hensigt at tildele kontrakten, der skal indsende nedenstående dokumentation. Dokumentationen skal hermed ikke vedhæftes tilbuddet. Som dokumentation for Tilbudsgivers referencer skal Tilbudsgiver kun efter anmodning og efter tilbudsfristens udløb fremsende følgende: Underskrevet referenceliste. Udbyder forbeholder sig ret til at kontakte den anførte reference med henblik på bekræftelse af oplysningernes rigtighed. Referencelisten skal indeholde en beskrivelse af de betydeligste leveringer inklusive datoer og kundens navn (samt kontaktperson hos kunden). Herudover ses det gerne, at Tilbudsgiver angiver størrelsesordenen (i form af beløb i danske kroner). 7 Tildelingskriterium Identificering af det økonomisk mest fordelagtige tilbud vil ske ved anvendelse af tildelingskriteriet Pris. Kontrakten tildeles til den Tilbudsgiver, der afgiver det tilbud med den laveste pris. I tilfælde af at der er to eller flere tilbud, som har samme laveste pris, findes vindende tilbudsgiver ved lodtrækning, som foretages af en uafhængig tredjepart. 7.1 Pris Tilbud skal afgives ved udfyldelse af Bilag 2 Tilbudsliste. Prisen skal basere sig på middel Platt indekset for LDPE EU i uge 10 2017. Tilbuddet skal dække alle krav i udbudsmaterialet og tilbudsgivers tilbud. Ved bedømmelsen af prisen, vil der blive lagt vægt på de af Tilbudsgiver oplyste priser i Bilag 2 Tilbudsliste. Tilbuddet skal afgives i danske kr. ekskl. moms, inkl. alle afgifter og gebyrer dog undtaget en evt. afgift jf. Emballageafgiftslovens 2a og 2b. Side 13 af 16
7.1.1 Beregning af laveste pris Tilbudssummen beregnes ved at gange prisen på varelinjen på det estimerede årlige forbrug på varelinjen. Dette udregnes automatisk i Bilag 2 Tilbudsliste. 7.1.2 Vareprøver Der skal leveres en vareprøve på den tilbudte plasttype med tilbuddet. Vareprøven skal som minimum opfylde følgende krav Nr. 8, 10, 11, 12 og 20 fra Bilag 3 Kravspecifikation. Såfremt vareprøven ikke er medsendt tilbuddet eller er mangelfuld forbeholder Udbyder sig retten til efterfølgende at indhente denne hos Tilbudsgiver. 8 Tilbudsgivers forbehold Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet medfører, at Udbyder har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der ikke vedrører grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Udbyder ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Udbyder pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiverne opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet inden for fristen. Tilbudsgiver bør således nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, idet ethvert forbehold indebærer en risiko for, at Udbyder er berettiget og/eller forpligtet til ikke at lade tilbuddet indgå i tilbudsvurderingen. Udbyder fraråder Tilbudsgiver at vedlægge eller henvise til Tilbudsgiverens almindelige salgs- og leveringsbetingelser eller lignende. Sådanne salgs- og leveringsbetingelser vil typisk indeholde bestemmelser, der reelt indebærer et forbehold over for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, således at Udbyder er forpligtet til at kassere det pågældende tilbud. Afgivelse af tilbud indebærer automatisk, at Tilbudsgiver garanterer, at samtlige krav opfyldes. Dette gælder dog ikke, såfremt det af tilbuddet konkret kan udledes, at ét eller flere krav ikke opfyldes. 9 Fortrolighed Tredjemand kan begære og få medhold i begæring om aktindsigt i dokumenterne i dette udbud, herunder indkomne tilbud og hele/dele af kontrakten i henhold til Forvaltningslovens eller Offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. Side 14 af 16
Anmodes Udbyder om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Udbyder træffer beslutning om hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. Udbyder vil dog under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 10 Orientering om resultatet af udbudsforretningen Med henblik på indgåelse af kontrakt modtager samtlige tilbudsgivere hurtigst muligt og samtidigt meddelelse om, hvem Udbyder har til hensigt at indgå kontrakt med. Denne meddelelse sendes pr. e-mail til den af Tilbudsgiver i ESPD Del II, A, angivne e-mailadresse til Tilbudsgivers kontaktperson. Bemærk at meddelelsen kun sendes elektronisk. Kontrakt forventes herefter indgået med den vindende tilbudsgiver efter udløbet af standstill-perioden. Meddelelse til den vindende tilbudsgiver om, at deres tilbud er det vindende tilbud, er ikke et bindende tilsagn om at ville indgå kontrakt. Endelig og bindende aftale anses således ikke for indgået, før kontrakten er underskrevet ubetinget af alle kontraktens parter, ligesom Udbyder ikke anser udbudsforretningen for afsluttet før dette tidspunkt. Side 15 af 16
11 Tjekliste for Tilbudsgiver Følgende tjekliste er ment som en hjælp til Tilbudsgiver for at gøre det mere overskueligt at afgive tilbud, der opfylder de nødvendige formkrav. Formkrav Krav til materiale Beskrivelse Afleveringssted: Tilbud skal afleveres personligt eller sendes pr. post til: Horsens Rådhus Indkøbsafdelingen, lokale 2.234 Rådhustorvet 4 8700 Horsens Att.: Dorte Vestergaard Tilbud indleveres i: Vareprøver: Bilag Dokumentation / Titel Der skal indleveres et eksemplar på USB-nøgle indeholdende det samlede tilbud med bilag. Se i øvrigt afsnit 5.3 Formkrav. Der skal vedlægges vareprøve med tilbuddet, hvis vareprøven mangler eller er mangelfuld forbeholder Udbyder sig retten til indhente denne efterfølgende hos Tilbudsgiver. Bemærkninger Bilag 1 Underskriftsbilag Bilag 1a ESPD Bilag 2 Tilbudsliste Bilag 3 Kravspecifikation Bilag 4 Kontrakt Bilag 5 Konsortieerklæring Bilag 6 Støtteerklæring Bilag 7 Tryk til pose Underskriv og medsend bilaget. Følg vejledningen til udfyldelse af ESPD i Bilag 1b Vejledning til udfyldelse af ESPD. Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag. Udfyld de krævede felter og medsend det udfyldte bilag. Skal ikke udfyldes og medsendes. Skal ikke udfyldes og medsendes. Bilaget er til orientering. Kan indsendes i forbindelse med tilbuddet. Kan indsendes i forbindelse med tilbuddet. Bilaget er til orientering og skal ikke medsendes tilbuddet. Side 16 af 16