UVpraktik Brugermanual

UVpraktik Brugermanual 1

Indhold UVpraktik formål og anvendelse... 3 Log ind i UVpraktik... 4 Dataindlæsning i UVpraktik... 7 Nyttige genveje i UVpraktik... 8 Indhold af menuer... 9 Sorter... 9 Kartoteker... 10 System... 11 Ret indstillinger... 12 Brugeradministration... 13 Nulstil antal praktikanter på praktikjob... 17 Udskriftsgenerator... 18 Udskrift af formidlingslister... 19 Fanen Elever... 21 Fanen Virksomheder... 23 Fanen Praktikjobs... 26 Fanen Brancher og jobs... 28 Fanen Formidlinger... 29 Formidlingsguiden... 30 Ret formidlinger... 35 Fanen Log... 36 Statistiker i UVpraktik... 37 Udtræk til Excel... 38 2

UVpraktik formål og anvendelse UVpraktik er et program, der gør det nemt at lave erhvervspraktikformidlinger. Programmet giver et hurtigt og nemt overblik over arbejdet med at formidle erhvervspraktik. Programmet er opdelt i skoleår, modsat for eksempel UVvej. Elever i UVpraktik kommer altså ind i programmet, efter hvilke skoleår, der er valg. Dette betyder at eleverne bliver importeret efter deres placering, hvert skoleår. Så skal du finde en formidling fra et tidligere skoleår, skal du altså sørge for at logge ind i det korrekte skoleår. Mere om dette senere. UVpraktik er opbygget omkring fem hovedfaner: - Elever - Virksomheder - Praktikjobs - Brancher og jobs - Formidlinger Flere forskellige funktioner i UVpraktik er afhængige af hvilken fane, du står på. For eksempel vil du kun kunne udskrive en formidling hvis du står under fanen formidling. Oprettelse af nye elementer i programmet skal ligeledes ske, mens du står under den korrekte fane. Endelig er der også en fane, der viser en log over aktiviteten i programmet. Disse faner, samt brugen af dem, vil blive gennemgået i denne manual. Ligeledes vil de forskellige funktioner og sammenspillet med UVvej blive præsenteret. 3

Log ind i UVpraktik UVpraktik tilgås gennem en genvej i menuen start. Du finder genvejen under: Start> Alle programmer > UVDATA> UV-PraktiX. Se nedenstående billede Genvejen kan eventuelt placeres på skrivebordet. Når du klikker på genvejen kommer følgende logon skærm frem. Her skriver du dine logon oplysninger, disse kan du få ved henvendelse til din superbruger. Vær opmærksom på at systemet kan gemme dine oplysninger, efter første logon, således at du ikke behøver at indtaste dem hver gang. Det er desuden her muligt at vælge hvilket skoleår du vil logge ind under, ved tryk på de små pile. 4

Efter at have indtastet dine brugeroplysninger, valgt skoleår og trykket OK. Kommer nedenstående vindue frem. Her kan du vælge hvilken skole du vil åbne. Her vælges den skole du skal oprette praktikformidlinger for. For at finde hurtigt frem til den korrekte skole på listen, kan du skrive de første bogstaver i skolens navn, hurtigt efter hinanden. Herved hopper markøren hen til skolen. F.eks. kan der skrives aab, hvorefter markøren, i dette tilfælde, hopper hen til Aabybro Friskole. Vælg Åbn, når den rigtige skole er markeret. Endelig er det i dette billede muligt at oprette en ny skole eller slette en eksisterende. Knappen Vis alle kan bruges til at få en liste over samtlige skoler i landet. Det er muligt at definere hvilke skoler, der skal vises i denne oversigt, i skolekartotektet, inde i selve programmet. Dette vil blive gennemgået senere. NB: Det er ofte ikke nødvendigt at oprette nye skoler, da de fleste skoler bør være oprette i kartoteket. 5

Efter at have markeret den relevante skole og trykket Åbn kommer nedenstående vindue frem. Dette er selve programmet, hvor arbejdet med praktikformidlinger udføres. UVpraktik åbner automatisk op i fanen Formidlinger. Her er det vigtigt at være opmærksom på tre ting. Menulinjen, Fanerne og datavinduet. Der er disse tre elementer, der tilsammen udgør kernen i UVpraktik. Menulinjen giver adgang til funktioner og genveje. Fanerne skifter mellem de forskellige dele af formidlingsarbejdet. Datavinduet viser de oplysninger, der er knyttet til de enkelte faner. 6

Dataindlæsning i UVpraktik For at programmet skal kunne bruges som et nyttigt administrativt værktøj til formidling af erhvervspraktiker, er det selvfølgelig nødvendigt at have det nødvendige data til rådighed. UVpraktik får noget data automatisk, mens andet skal indlæses/opdateres manuelt. - Elevdata. Dette indlæses en gang om ugen fra elevforvaltning, ligesom det kendes fra UVvej. Dette sikrer at det nødvendige data, for oprettelse af erhvervspraktiker i grundskolen er tilgængelige. - Ungedata. Skal der oprettes en praktikformidling på en ung, der er gået ud af grundskolen, skal denne oprettes manuelt. Dette gøres ved at overføre den unge, fra UVvej til UVpraktik. Alternativ kan CPR nummeret indtastes manuelt. Importeres unge fra UVvej, der er gået ud af grundskolen, kan programmet af gode grunde ikke bestemme hvilken skole elev går i. Derfor placerer programmet den unge i en fiktiv skole med skolekode 999999 og i klasse 999. - Institutionsregister. Der indlæses ikke data fra institutionsregistreret. Data om skolerne kommer ind i UVpraktik via elevdata, fra elevforvaltningen. 7

Nyttige genveje i UVpraktik Der er en række genvejstaster, det er praktisk at kende i UVpraktik. Disse kan også åbnes gennem menulinjen. Derfor er det ikke krævet at du kan huske alle disse genveje. Det er blot en nemmere måde at bruge programmets funktioner på, for den øvede bruger. Disse genveje gælder i hele programmet. Udover disse alment gældende genveje, er der også en række genveje, som er specifikke for de enkelte faner. Disse vil blive gennemgået under de enkelte faner. - Ctrl+T: Tilpasser kolonnernes størrelse automatisk. - Ctrl+G: Vælg kolonner fra eller til. - Ctrl+S: Viser en oversigt over skolekartoteket - Ctrl+K: Viser en oversigt over klassekartotek - Ctrl+N: Et nyttigt værktøj til at se postnumre og bynavne - Ctrl+E: Hop til fanen Elever - Ctrl+V: Hop til fanen Virksomheder - Ctrl+J: Hop til fanen Praktikjobs - Ctrl+B: Hop til fanen Brancher og jobs - Ctrl+F: Hop til fanen Formidlinger - Ctrl+L: Hop til fanen Log - Ctrl+O: Åbn formidling for en anden skole. - Ctrl+P: Udskriv - End: Gå til bunden af listen i datavinduet - Home: Gå til toppen af listen i datavinduet Udover disse tastaturgenveje, er der ligeledes også muligt at få en dropdownmenu frem, ved at højreklikke på en f.eks. en elev eller en virksomhed. Denne dropdownmenu indeholder de mest almindelige genveje. 8

Indhold af menuer I UVpraktik er der en række menuer, der tilpasses alt efter hvilken fane du arbejder med. Men der findes også nogle menuer i menulinjen, der er alment gældende i for alle faner i programmet. Indholdet af disse almene menuer vil blive gennemgået her. Sorter Den første af disse menuer er Sorter. Ved at venstreklikke på Sorter kommer nedenstående vindue frem. Her kan du sortere de viste data ud fra en række forskellige kriterier. Disse vælges i gennem dropdown menuerne. 9

Kartoteker Den næste af disse menuer er Kartoteker Ved at klikke på denne får du adgang til følgende menu: Gennem denne menu, får du adgang til en række af de funktioner, du også kan tilgå, gennem førnævnte tastaturgenveje. Derudover får du adgang til Sprog og Lande. 10

System Menuen System giver adgang til en række funktioner, der især er vigtige for administratorer af UVpraktik. I denne menu er der en række centrale funktioner, for administrationen og brugen af programmet. Nogle af disse funktioner, vil kun være tilgængelige for administratorer. I denne manual vil brugen af menupunkterne Ret indstillinger, Brugeradministration, Nulstil antal praktikanter på praktikjob og Udskriftsgenerator blive gennemgået. Brugere af UVpraktik, der ikke er administratore, kan med fordel springe over denne del af manualen. 11

Ret indstillinger Ved at klikke på menupunktet Ret indstilinger i menuen System, kommer nedenstående vindue frem: Gennem dette menupunkt er det muligt at opsætte en række grundindstillinger for UVpraktik. Disse indstillinger vil gælde for alle brugere i dit center. På denne måde kan du, som administrator, sikre dig at alle brugere arbejder ud fra de samme rammer. Indstillingerne tillader dig at administrere, hvorledes en uge defineres, hvad programmet automatisk gør ved en formidling samt hvorledes elevernes data opdateres. 12

Brugeradministration Ved at klikke på menupunktet Brugeradministration, får du adgang til nedenstående vindue: I vinduet Brugerstyring kan du se en liste over de brugere, der er oprettet i dit center, med adgang til UVpraktik. Det er her muligt at oprette, slette eller redigere brugere med adgang til UVpraktik. En bruger slettes fra UVpraktik, ved at markere den relevante bruger og klikke på Slet, i venstre side at vinduet. 13

Ved at markere en bruger og trykke på knappen Ret i venstre side, kommer nedenstående vindue frem. I dette vindue er det muligt at redigere i en brugers oplysninger. I vinduet kan du indtaste en brugers kontaktoplysninger og indstille brugeren som administrator af UVpraktik. Dette gøres ved at sætte flueben i denne kasse. Brugeren er i dette tilfælde administrator. Bemærk desuden at det er vigtigt at disse oplysninger er korrekte, da de kan optræde på de udskrifter, der generes i UVpraktik. 14

Ved at klikke på Ny i venstre side af vinduet Brugerstyring kan du oprette en ny bruger i UVpraktik. Her udfyldes de forskellige kontaktoplysninger for den nye bruger. Bemærk især felterne Brugernavn og Password. Det er selvfølgelig valgfrit, hvilket brugernavn, der anvendes, men det er praktisk at bruge det samme brugernavn, som brugeren har til login på fjernskrivebordet. Dermed er det nemmere at identificere den enkelte bruger og brugeren skal ikke huske forskellige brugernavne. Det er ikke nødvendigt at oprette et password, men dette kan gøres hvis det vurderes at dette er nødvendigt. Ved at klikke på knappen Rettigheder kan du se og redigere i den nye brugers rettigheder i programmet. 15

Ved at klikke på knappen Rettigheder, under oprettelse af en ny bruger komme følgende vindue frem: I den højre kolonne kan du se de forskellige indstillinger i programmet og i den venstre kan du se rettighederne for den pågældende bruger. Ved at klikke på en af disse, kommer der en dropdown menu frem, hvori du kan ændre indstillingen. F. eks. fra Tilladt til Ingen rettigheder. Dermed er det muligt at give forskellige brugere, forskelligt tilpassede rettigheder. Eller blot oprette dem med de standardrettigheder, der er indbygget i programmet. 16

Nulstil antal praktikanter på praktikjob I menuen System finder du ligeledes funktionen Nulstil antal praktikanter på praktikjob Denne funktion kan anvendes i starten af et skoleår, hvis du ønsker at holde styr på hvor mange praktikanter de forskellige virksomheder har per skoleår. Programmet holder nemlig styr på hvor mange formidlinger, der er lavet på de enkelte virksomheder. Da nogle virksomheder kun ønsker et bestemt antal praktikanter, per år, kan dette værktøj være nyttigt til at anvende denne funktion. 17

Udskriftsgenerator Med menupunktet Udskriftsgenerator er det muligt at få adgang til at designe udskrifter til brug i UVpraktik. Disse udskrifter vil kunne bruges til let at skabe standard skrivelser og breve til virksomheder og elever. En gennemgang af selve udskriftsgeneratoren er ikke med i denne manual. Udskriftsgeneratoren kan også åbnes med F11 eller Shift+F11 En praktikseddel udskrives under fanen Formidlinger. Ved at trykke Crtl+P og vælge praktikseddel. Udskrift af formidlingslister foregår på en lidt anden måde. 18

Udskrift af formidlingslister For at udskrive en formidlingsliste er det nødvendigt at du står i fanen Formidlinger. Herefter klikker du på Filer>Udskriv formidlingsliste(r) for den åbne skole eller tryk på F8 Herefter kommer følgende vindue frem. Her kan du definere formidlingsperiode samt hvilken formidlingsliste du vil udskrive. Ved at beholde fluebenet her sorterer systemet automatisk. 19

Ved klik på OK, viser systemet en oversigt over, klasse på den valgte skole, hvor der har været lavet praktikformidling. Herefter markerer du den eller de klasser du ønsker at udskrive formidlingsliste for. I dette tilfælde er 8A og 9A markeret. Der forsættes med tryk på Videre. Herefter vises selve formidlingslisten og denne kan udskrives eller gemmes som en PDF fil. 20

Fanen Elever Nedenstående billede viser hvorledes indholdet af fanen Elever kunne se ud. I Eksemplet er elevernes navne og CPR numre blevet sløret. Datavinduet viser elever, i den valgte skole. Disse elever kan der laves en erhvervspraktik for. Under fanen Elever er der en række nyttige genvejstaster, det er nyttigt at kende. - F2: Opret en ny elev - F3: Ret en elev - F4: Slet en elev - F5: Vis alle elever - F6: Søg 21

Når du trykker på F2, får at oprette en ny elev i UVpraktik, kommer nedenstående vindue frem. I dette vindue indtastes CPR-nummer på den elev, du ønsker at oprette i UVpraktik, under den valgte skole. Det er også muligt at generere et fiktivt CPR nummer. Dette kan bruges til en elev uden dansk CPR nummer. Ved at markere en eksisterende elev og trykke F3 kommer følgende vindue frem: I dette vindue kan du rette i elevens oplysninger. Dette er praktisk hvis, der er oplysninger om eleven, der ikke er blevet opdateret automatisk. Dog bør disse oplysninger blive opdateret fra elevforvaltningen, med mindre der er tale om en ung. 22

Fanen Virksomheder I fanen Virksomheder kan du få et overblik over virksomheder, der kan formidles erhvervspraktik til. Fanen kan altså bruges som et kartotek over virksomheder og kontaktpersoner hos disse. Det er ligeledes muligt at tilknytte et notat til hver virksomhed. Dette kan f.eks. være særligt gældende oplysninger eller krav, virksomheden stiller til praktikanterne eller praktikperioden. Nyttige genveje til specifikt for denne fane: - F2: Opret en ny virksomhed - F3: Ret en virksomhed - F4: Slet en virksomhed - F5: Vis alle virksomheder - F6: Søg - Ctrl+Enter: Vis virksomhedens praktikjobs - Ctrl+F2: Opret nyt praktikjob til den markerede virksomhed - Shift+Ctrl+S: Sammensmelt virksomhed med 23

Ved at trykke på F2 i denne fane, kan du oprette en ny virksomhed i registret. Følgende vindue kommer frem ved tryk på F2: Her udfyldes de forskellige oplysninger om den nye virksomhed. Bemærk at ikke er påkrævet at alle oplysninger udfyldes. Der afsluttes med OK, hvorefter følgende vindue kommer frem: I dette vindue kan du udfylde oplysninger omkring det eller de praktikjobs, der er tilgængelige hos den nyoprettede virksomhed. 24

Ved at markere en eksisterende virksomhed og trykke på F3, kan du redigere i virksomhedens oplysninger: Med denne funktion er det f.eks. muligt at ændre i en eksisterende virksomheds kontaktoplysninger eller skrive et notat om virksomheden. Dermed kan du nemt holde virksomhedsregistret opdateret. 25

Fanen Praktikjobs I fanen Praktikjobs er det muligt at se en liste over alle de praktikjobs, der er oprettet til de forskellige virksomheder. Fanen giver et hurtigt overblik over de forskellige stillinger og de dertilhørende kontaktpersoner. - F2: Opret en ny virksomhed - F3: Ret praktikjob - F4: Slet praktikjob - F5: Vis alle praktikjobs - F6: Søg - Ctrl+Enter: Vis jobbets reservationer - Ctrl+F2: Opret nyt praktikjob til den markerede virksomhed - Shift+Ctrl+S: Sammensmelt praktikjob med 26

Ved at højreklikke på en af de oprettede praktikjobs, får du adgang til følgende menu. Denne menu giver adgang til en række nyttige funktioner. Nogle af disse kan også anvendes gennem de førnævnte genveje. Dette er altså også en nem måde at tilgå de øvrige funktioner på. - Ret virksomheden til praktikjobbet - Vis jobbets reservationer - Send Email til job Ved at vælge Vis jobbets reservationer i ovenstående menu eller trykke på Ctrl+Enter kan du se hvilke reservationer der er eller har været oprettet på det pågældende job. Den åbner i nedenstående vindue. Vinduet viser desuden en række nyttige informationer omkring formidling. 27

Fanen Brancher og jobs Fanen Brancher og jobs giver mulighed for at oprette brancher og derunder tilknyttede jobs. Formålet er at give et hurtigt og nemt overblik over hvilke jobmuligheder, der findes under den enkelte branche. Dermed kan du nemmere finde frem til konkrete jobs, indenfor en given interessesfære. I dette eksempel er der oprettet en branche, der hedder Forsvar, Politi, Politi, Vagt, Redningskorps. Når denne branche er markeret, kommer der i venstre vindue i liste over jobs i denne branche. Ved at højreklikke på en kan du oprette et nyt job i denne branche eller oprette en hel ny branche. 28

Fanen Formidlinger Under fanen Formidlinger kan du se de aktuelt oprettede formidlinger i dit center. I det nedenstående eksempel er der en aktuel formidling, for den pågældende skole. Under denne fane er der også en række genvejstaster. - F2: Opret en ny formidling - F3: Ret formidling - Ctrl+F3: Rediger formidlingens praktikjob - F4: Annuller/Slet formidling - Ctrl+F4: Rediger formidlingens virksomhed - F5: Vis den aktuelle skoles formidlinger i indeværende skoleår - Ctrl+F5: Vis alle skolers formidlinger i indeværende skoleår - F6: Søg efter 29

Formidlingsguiden For at oprette en ny formidling, trykker du på F2. Herefter åbnes formidlingsguiden. Denne guide, består af fem trin. Trin 1 I det første trin kan du udsøge den elev, der skal laves en praktikformidling på. Søgning foregår på samme måde, som de andre steder i programmet, altså med F6 eller ved tryk på denne knap. Når den relevante elev er fundet, markes denne og der forsættes ved tryk på Næste 30

Trin 2 I trin 2, vælges praktikperioden. Dette foregår ved at taste uge og dato, i disse bokse. Bemærk muligheden for at opkræve betaling for formidlingen, ved at sætte flueben her. Vinduet viser de øvrige formidlinger og vejledningsaktiviteter for pågældende. Der forsættes på knappen Næste. Det er altid muligt at gå et eller flere trin tilbage i guiden, ved at klikke på Forrige. 31

Trin 3 I trin 3 vælges praktikjobbet og den virksomhed det skal foregå i. Bemærk at der godt kan være flere praktikjobs tilknyttet den samme virksomhed. Se eksempel vis virksomheden Star Air a/s (Maersk), hvor der er praktikjob som både pilot og flymekaniker. Praktikjobs kan udsøges ved tryk på denne knap eller F6. Bemærk ligeledes at der vises en nyttig information omkring den markerede virksomhed i de tre felter under praktikjoblisten. Her kan du blandt andet se kontakt oplysninger, samt eventuelle andre reservationer på den pågældende virksomhed. Dette er en praktisk oversigt til at undgå dobbelt bookinger eller overskridelse af maksimum antal formidlinger for den enkelte virksomhed. Der forsættes ved tryk på Næste. 32

Trin 4 I trin 4 af guiden kan du ændre i de tekster, der fremgår af praktiksedlen. Der skelnes mellem beskeder til eleven og til virksomheden. Det kan være nyttigt at skrive til eleven, hvis vedkommende for eksempel skal være i klædt bestem fodtøj eller overtøj. Dette kan selvfølgelig også bruges til flere andre formål. Der forsættes ved klik på Næste 33

Trin 5 I trin fem af guiden er det muligt at vælge hvilken praktikseddel, der skal bruges i formidlingen. Guiden har som standard sat et flueben i Gem automatisk formidlingen i UVPraktik efter udskrift. Det er muligt at fjerne dette flueben, såfremt at den specifikke formidling ikke skal gemmes i systemet. Du kan vælge mellem praktikseddeler, der er oprettet i Jeres center. Formidlingsguiden afsluttes og formidlingen gennemføres ved tryk på knappen Formidl Det kan til tider være nødvendigt at oprette en praktikformidling i det næste skoleår. For eksempel, hvis du i Juli måned skal oprette en praktikformidling i August måned, hvor skoleåret er skiftet. I det tilfælde skal du huske at ændre skoleåret i login billedet. Se afsnit om login. 34

Ret formidlinger Ved at højreklikke på en formidling og vælge Ret formidling eller trykke F3, får du adgang til at rette i den markerede formidling. Dette kan også anvendes til at se detaljerne omkring den enkelte formidling på en overskuelig måde. I det ovenstående eksempel viser, vinduet, der åbner når du skal rettes i en formidling. Her er det muligt at se eller redigere i formidlingens datoer og notater. 35

Fanen Log Under denne fane kan administratorer se en log over, hvornår der har været logget brugere på, samt hvor lang tid de har været logget på. Dette værktøj kan bruges til at spore, hvem der har foretaget ændringer i formidlingsdata. Med andre ord er dette ikke en fane, der vil blive anvendt i det daglige arbejde med praktikformidling. X 36

Statistiker i UVpraktik I UVpraktik er det muligt at trække en række indbyggede statistiker samt eksportere data til Excel som det er kendt i UVvej. For at trække en statistik, skal du åbne filer>statistik eller trykke på F9 Herefter kommer følgende vindue frem. Her kan du vælge mellem fire foruddefinerede statistikker. Den markerede statistik genereres ved at klikke på Lav statistik Herefter genereres et Excelark med den valgte statistik. I dette tilfælde Elevstatistik for aktuel skole 37

Udtræk til Excel Der kan i UVpraktik, eksporteres data til Excel, som det også kendes fra UVvej. Dette gøres ved at åbne filer>eksporter data >Makroeditor Herefter kommer følgende vindue frem. Her er det muligt at vælge hvorledes programmet skal gruppere de data du ønsker at eksportere. Ved at klikke på feltet, kommer der en dropdownmenu hvor du kan vælge sorteringskriterier. Du kan sortere dataet på op til tre forskellige felter. Til højre i vinduet kan du vælge, hvilken måde programmet skal sortere feltet på. Enten stigende eller faldende. Når de ønskede sorteringskriterier er valgt, forsættes der ved klik på knappen Sorter 38

Herefter kommer følgende vindue frem: I dette vindue kan du oprette nye macro er eller vælge at anvende en du har gemt tidligere. For at oprette en ny macro klikkes der på knappen Ny Ved klik på Ny kommer dette vindue frem: Ved at markere felter i venstre vindue kan du overføre dem til højre vindue og tilbage igen, med disse to pile. De to små pile ovenfor overfører alle felter på samme tid. 39

Her ses et eksempel, hvor der er udvalgt en række felter, der er overført til, med de små pile til det venstre vindue, markeret med Tilvindue. Det er felterne i dette vindue, der vil blive eksporteret til Excel. Der forsættes med klik på Videre > Herefter kommer dette vindue frem: Her kan du omdøbe feltnavnene til et andet mere passende navn, hvis dette er nødvendigt. Det er dette navn der kommer med over i Excel. Der forsættes med tryk på Videre > 40

I det næste vindue er det muligt at redigere sideopsætning på det Excel ark der genereres med de valgte data. Der forsættes med tryk på Videre > Herefter vises fanen, Fonte, farver mm. Her kan du opsætte fonte på de data, som genereres til Excel arket. Ved tryk på Udfør eksporteres dataet og dette åbner automatisk i et Excelark. Herefter kan filen gemmes eller arbejdes med, som normalt i Excel. 41