Vejledning til opsætning af spørgeskemaer i SurveyXact og metadata i BookPlan i forbindelse med digitale patientindkaldelser i Region Midtjylland SKABELONER Når du opretter digitale spørgeskemaer i SurveyXact skal du tage udgangspunkt i den designskabelon, der er udarbejdet til patientskemaer i Region Midtjylland. Der er oprettet to skabeloner: én med de mest anvendte prædefinerede spørgsmål og én kun med en start- og en slutside. I har alle adgang til disse skabeloner i SurveyXact, når I trykker på 'Opret måling'. Skabelonerne hedder hhv.: Du kan frit vælge, hvilken af disse to, der passer bedst til den undersøgelse, du skal i gang med at lave. Derefter kan du frit tilføje og/eller slette spørgsmål, så det kommer til at indeholde præcis de spørgsmål, du ønsker. Bemærk Layoutet i skabelonerne er designet af en grafiker hos RegMidt, og skal følges for alle skemaer vedrørende digitale patientindkaldelser. Undgå derfor at ændre på layoutet i dine skemaer. OPRETTELSE AF SPØRGESKEMA Spørgsmål tilføjes, slettes og ændres enten i QuickQuest eller QuickQuestPlus. Kopierer du spørgsmålsformuleringer fra f.eks. et Word dokument og ind i QuickQuestPlus, er det en god idé først at kopiere det ind i NotePad og derfra videre ind i SurveyXact. Dermed nulstilles alle tekstformateringer, så vi sikrer, at skrifttype, skriftstørrelse osv. følger de layoutmæssige retningslinjer, der er defineret og lagt ind i skabelonerne for RegMidt spørgeskemaer i SurveyXact. Bonusinformation Se fif og gode råd til oprettelse af et spørgeskema i SurveyXact på hjemmesiden: http://www.surveyxact.dk/regmidt/fif-og-gode-raad 1
Mens du opretter de skema, er det en god idé løbende at teste, hvordan patienten vil se spørgeskemaet. Det gøres ved nederst på siden under Spørgeskemafanen at åbne et testindtastningsvindue (uden baggrundsoplysninger). Når et spørgeskema er færdigoprettet, mangler der kun to ting, før skemaet er klar til udsendelse via Doc2Mail: 1) Definere hvem der skal modtage en notifikationsmail hver gang en patient har gennemført en besvarelse af det pågældende spørgeskema 2) Kopiere links til hhv. papir- og digitale indkaldelsesbreve ind i MidtEPJ/BookPlan, hvor indkaldelsesbrev og spørgeskema flettes sammen med øvrige bilag og kontaktinformationer på den enkelte patient Herunder følger en nærmere forklaring af disse to processer. OPRETTELSE AF NOTIFIKATIONSMAIL En notifikationsmail sendes til rette vedkommende, når SurveyXact har registreret, at en ny besvarelse er gennemført af en patient. I notifikationsmailen vil der være et link til at downloade en PDF med patientens besvarelse. På nuværende tidspunkt skal denne PDF manuelt åbnes og arkiveres i MidtEPJ. Der arbejdes dog på en løsning, hvor patientbesvarelser automatisk vil blive arkiveret i MidtEPJ på Region Midtjyllands servere. Oprettelse af notifikationsmailen i SurveyXact skal gøres på to forskellige måder, afhængigt af om der er én eller flere, der skal modtage en mail med patientens besvarelse, når patienten har gennemført et spørgeskema. Én funktionspostkasse på et spørgeskema Under fanebladet Spørgeskema vælges 'Avanceret' / 'Notifikationer' / 'Besvarelse afsluttet' / 'Rediger'. 2
Beskrivelsen kan ændres, men kan også sagtens blive stående som "Besvarelse afsluttet". 'Send en notifikationsmail, når' skal blive stående som "false". Den person der skal forholde sig til patientbesvarelserne tilføjes som modtager. Det gøres ved at vælge: 'Tilføj modtager' / 'Anden modtager' / Skrive den pågældende e-mailadresse. Notifikationsmailen kan redigeres, hvis det ønskes. Det er dog vigtigt at linket "Hent PDF" indgår i mailen, da det er det, der refererer til patientens besvarelse. Læs mere om hvordan dette færdiggøres i metadata på midt side 18 i denne vejledning. 3
Flere funktionspostkasser på FORSKELLIGE brevskabeloner Har man et skema, som deles mellem flere afdelinger, kan det være nyttigt, at notifikationsmailen kan sendes til forskellige funktionspostkasser afhængigt af hvilken brevskabelon, der er koblet på den enkelte indkaldelse. Modtageradressen skal derfor opsættes dynamisk. Bruges en skabelon til flere forskellige afdelinger, kan man differentiere hvilken funktionspostkasse der modtager hvilke besvarelser, på baggrund af hvilken brevskabelon, der er anvendt. Dette styres via notifikationsmail-opsætningen, så en patients besvarelse kun sendes til den funktionspostkasse, der passer til den brevskabelon, der er sendt med i indkaldelsen. I RegMidt skabelonen i SurveyXact er der oprettet 10 variable i baggrundsskemaet. Skal der kun aktiveres én funktionspostkasse per brevskabelon, er det dog kun nødvendigt at aktivere én variabel i notifikationsmailen. Vælg 'Avanceret' / 'Notifikationer' / 'Besvarelse afsluttet' / 'Rediger'. Beskrivelsen kan ændres, men kan også sagtens blive stående som "Besvarelse afsluttet". 'Send en notifikationsmail, når' skal blive stående som "false". Vælg 'Tilføj modtager' og 'Et spørgsmål indeholder modtagerens e-mailadresse'. Hold musen over den lille trekant ved siden af 'Vælg variablen som indeholder e-mailadressen' og vælg 'background' og 'modtag1'. Denne refererer til variablen i baggrundsskemaet, og det er hertil at modtagerens mailadresse senere bliver koblet på. Sidstnævnte sker dog først i forbindelse med metadataopbygningen i BookPlan. Her aktiveres muligheden blot. Notifikationsmailen kan redigeres, hvis det ønskes. Det er dog vigtigt at linket "Hent PDF" indgår i mailen, da det er det, der refererer til patientens besvarelse. Læs mere om hvordan dette færdiggøres i metadata på midt side 19 i denne vejledning. 4
Flere funktionspostkasser til SAMME brevskabelon Har man et skema, hvor flere forskellige funktionspostkasser skal modtage samme besvarelse fra en patient (baseret på samme brevskabelon), skal der aktiveres en variabel fra baggrundsskemaet per postkasse. Det er vigtigt, at hver modtager i samme brevskabelon har aktiveret sin egen variabel i notifikationsmail-opsætningen. I RegMidt skabelonen i SurveyXact er der oprettet 10 variable i baggrundsskemaet, der kan aktiveres, hvis der skal oprettes flere funktionspostkasser til samme brevskabelon. Disse har variabelnavnene: "modtag1", "modtag2", "modtag3", osv. Skal der oprettes flere end 10 forskellige modtagere, kan en af de eksisterende variable kopieres i baggrundsskemaet. Dette gøres i Spørgeskema-fanen under Avanceret / Rediger baggrundsskema i QuickQuest+. Husk i så fald at omdøbe Variabelnavnet til "modtagx". Vælg 'Avanceret' / 'Notifikationer' / 'Besvarelse afsluttet' / 'Rediger'. Beskrivelsen kan ændres, men kan også sagtens blive stående som "Besvarelse afsluttet". 'Send en notifikationsmail, når' skal blive stående som "false". Vælg 'Tilføj modtager' og 'Et spørgsmål indeholder modtagerens e-mailadresse'. 5
Hold musen over den lille trekant ved siden af 'Vælg variablen som indeholder e-mailadressen' og vælg 'background' og 'modtag1'. Denne refererer til variablen i baggrundsskemaet, og det er hertil at modtagerens mailadresse senere bliver koblet på. Sidstnævnte sker dog først i forbindelse med metadataopbygningen i BookPlan. Her aktiveres muligheden blot. På samme måde tilføjes en modtager 2 osv. afhængigt af, hvor mange forskellige modtagerpostkasser, der skal oprettes for det pågældende spørgeskema. Notifikationsmailen kan redigeres, hvis det ønskes. Det er dog vigtigt at linket "Hent PDF" indgår i mailen, da det er det, der refererer til patientens besvarelse. Læs mere om hvordan dette færdiggøres i metadata på side 21 i denne vejledning. Flere funktionspostkasser til FORSKELLIGE brevskabeloner OG til SAMME brevskabelon Det er også muligt at kombinere de to ovenstående situationer. Det er aktuelt hvis forskellige funktionspostkasser skal tilkobles samme skema, og der samtidig er nogle af brevskabelonerne, der skal have flere funktionspostkasser tilkoblet. Skal et skema fx sættes op til 5 forskellige brevskabeloner, hvoraf der til den ene skal være 3 modtagere af samme besvarelse, skal der aktiveres 3 variable i notifikationsmail-opsætningen. Læs mere om hvordan dette færdiggøres i metadata på midt side 22 i denne vejledning. 6
BONUS INFO: TO RESPONDENTER FOR HVER PATIENT Når en patient sættes til indkaldelse via BookPlan vides det endnu ikke om personen skal modtage brevet digitalt eller i papirformat. Derfor oprettes der automatisk to versioner (dvs. to ens respondenter) i SurveyXact. Først senere i processen afgør Doc2Mail om indkaldelsesbrevet skal distribueres ud til patienten på den ene eller anden måde. Der skal derfor ikke gøres noget ved de to ens respondenter i SurveyXact de skal blot ligge under Dataindsamling. Svarer patienten digitalt, vil status for den digitale udsendelse ændres til gennemført. Svarer patienten på papir registreres det ikke i SurveyXact, da patienten i så fald medbringer sin fysiske besvarelse til aftalen. I så fald vil begge versioner forblive ubesvarede i SurveyXact. INTERAKTION MELLEM SURVEYXACT OG BOOKPLAN Næste skridt er at kopiere links fra SurveyXact til MidtEPJ/BookPlan, så patientinformationerne derfra kan flettes sammen med spørgeskemaet. Til hvert spørgeskema i SurveyXact findes to unikke links til indkaldelsesbreve: ét til besvarelser på papir og ét til besvarelser digitalt. Forskellen på de to er: - Papir: på papirversionens første side henvises til det papirskema, der findes på de efterfølgende sider. Derudover er der en unik webadresse samt en unik QR-kode, så respondenten kan vælge at svare digitalt. Ved valg af papirdistribution sendes spørgeskemaet i PDF-format til fjernprint hvorfra det sendes med posten. - Digital: brevet til digital besvarelse indeholder kun et unikt link til digital besvarelse. Brevet sendes til patientens personlige digitale postkasse. De to links findes i SurveyXact under fanen 'Dataindsamling'. Vælg herefter 'Distribution' / 'Selvoprettelse' (slå selvoprettelse til) / 'Brevskabelon'. 7
De to links skal nu kopieres ind i metadata i en indkaldelsesbrev-skabelon i BookPlan, hvor de sammensættes med de øvrige bilag, en patient skal modtage (når disse øvrige bilag også er angivet i indkaldelsesbrevets metadata i BookPlan). Herefter printes det hele til Doc2Mail, der udsender alle bilag samlet - enten i et fysisk brev eller til personens digitale postkasse. Denne overordnede proces er skitseret i modellen her: Den videre forklaring på, hvor de to links fra SurveyXact indsættes i brevskabelonernes metadata i BookPlan kommer på side 17 i denne vejledning. Alt herimellem kan derfor evt. springes over. 8
INDSÆT METADATA I BOOKPLAN Så snart de to links forlader SurveyXact, er de udenfor Rambølls ansvarsområde. Dette afsnit er lavet som et forsøg på at holde hele processen samlet. Der tages derfor forbehold for forklaring og ændringer, der foregår i MidtEPJ/BookPlan/Doc2Mail. Her kan der i stedet refereres til RegMidts intranetside om Digitale indkaldelsesbreve: http://intra.rm.dk/it/digital+forvaltning/digital+post/indkaldelsesbreve/vejledning+til+ops%c3%a6tni ng+af+indkaldelsesbreve En direkte vejledning til opsætning af brevskabeloner, så de passer til Doc2Mail findes her (se punkt 5 side 9 for at gå direkte til afsnittet vedrørende SurveyXact): http://intra.rm.dk/files/it/digital%20forvaltning/vejledninger%20digital%20post/opsætning%20af% 20skabeloner.doc Find brevskabelon i BookPlan De to links fra SurveyXact skal begge indsættes i metadata opbygningen i MidtEPJ/BookPlan. Start med at logge på MidtEPJ. Vælg 'Booking' / 'Bookingmodul' og vælg din afdeling. 9
Vælg 'Opgaver' og find Brevskabelonerne. Åbn Brevskabeloner ved at klikke på knappen med tre prikker. 10
Vælg brevskabelon og klik på 'Ret'. Brevet åbner sig nu i OpenOffice. Gå til metadata-siden. Herfra er processen forskellig afhængig af, om der allerede er indsat metadata i brevskabelonen eller ej. Hvis der ikke er indsat metadata i brevskabelonen, skal det oprettes. Indsæt metadata i brevskabelon (pkt. 2) Indsæt Sideskift sidst i brevskabelonen. Brug CTRL+RETUR. Herved dannes en ny, tom side. Kopiér nedenstående tekst ind på den tomme, sidste side i brevskabelonen. Brug CTRL+C og CTRL+V. -------------------------------------------------- Denne side fjernes ved udskrift til Doc2Mail. _Doc2Mail_metadata_ { addreturnaddress : False, overskrift : Indkaldelsesbrev fra [Afd_navn], accept :"1, cpr : [Pt_cpr], destination : EBOKSKMDPRINT, mailpriority : B, showreceipt : 1, responsetype : 2, } ---------------------------------------------------- Bemærk, at teksten rummer flettefelter, der passer til BookPlan. Eksempler kan være: 11
Linjen med "overskrift" er den tekst, der kommer til at stå i emnefeltet, når patienten modtager mailen i sin digitale postkasse. Bemærk her, at teksten efter kolon, indrammet i anførselstegn (markeret med gråt ovenfor) har en begrænsning på 64 karakterer. Står der mere end 64 karakterer, vil de sidste tegn ikke komme med. Det er derfor vigtigt, at tjekke dette, hvis du anvender flettefeltet [Afd_navn]. Alternativt kan du i stedet skrive afdelingsnavnet manuelt. Er afdelingsnavnet meget langt kan du også ændre i teksten "Indkaldelsesbrev fra". Du har nu indsat metadata i brevskabelonen, og bør nu kontrollere formatet på metadata, da der er krav til disse: - Filnavne og andre metadata må højst fylde én linje. Den enkelte kode-værdi må ikke rumme linjebrud. Du skal derfor ændre skrifttypen til lille font, efter du har skrevet en metadataværdi, f.eks. overskrift, hvis der er risiko for et linjebrud i teksten. Doc2Mail kan tolke små typer. - Anførselstegn eller komma, må ikke indgå i værdierne. Disse tegn er en del af syntaksen (skrivemåden) for metadata. - Værdien til koden Overskrift må ikke være på mere end 64 tegn, uanset skrifttype, heller ikke efter at flettekoden er erstattet med afdelingens navn Tilpas metadata, så de passer til indkaldelsesbrevet. De enkelte koder kan tilpasses til afdelingens behov i forhold til en bestemt skabelon. Eksempelvis kan man bestemme, at en bestemt type af indkaldelsesbrev normalt skal sendes som A-post, ved at ændre koden mailpriority. Der er tale om default-værdier, som sekretæren kan ændre i det enkelte brev. Jo bedre koderne passer til daglig praksis på afdelingen, jo færre ændringer skal sekretæren lave. De forskellige koder kan have de værdier, som fremgår af oversigten på næste side: 12
13
Opsæt svarpostkasser via metadata (pkt. 3) Det er Region Midtjyllands politik, at borgeren skal kunne besvare digital post direkte fra eboks. Vi kan ikke forvente, at borgeren modtager digitale breve, hvis han/hun ikke også kan svare digitalt. Standard-opsætningen af Doc2Mail giver hvert hospital en svarpostkasse i eboks, som er kædet til en hovedpostkasse i Region Midtjyllands post-system (Outlook). Alle hospitalets afdelinger deles om denne svarpostkasse. Den som administrerer hovedpostkassen sørger for, at svaret fra borgeren kommer frem til den rette modtager. Det svarer til Responsetype = 2 i metadata, jvf. oversigten ovenfor. Du kan ændre denne standard-svarpostkasse i Doc2Mail dialogen, men kun til andre hospitalers standard-postkasser, og det giver næppe mening. Brugervalgt svar betyder, at en afdeling kan styre borgernes svar direkte til en Outlook-postkasse (funktionspostkasse), som afdelingen selv administrerer. Brugervalgt svar kræver, at Regionssekretariatet: opretter afdelingens svarpostkasse i eboks, samt ét eller flere emner, der er knyttet til denne postkasse, kobler denne eboks-postkasse til en Region Midtjylland-Outlook postkasse, og sender postkasseid og emneid til afdelingen Herefter skal afdelingen indsætte følgende koder i metadata i de relevante brevskabeloner: responsetype : 3, responseaddress : e-boks postkasse id, responsesubject : e-boks emne id, Disse tre linjer skal erstatte Responsetype = 2 Når borgeren besvarer brevet, går svaret i afdelingens Outlook-postkasse via eboks-postkassen. PostkasseID er knyttet til hospitaler/afdelinger. Du kan kun bruge et postkasseid, som er tilknyttet det hospital, hvor du arbejder, i relation til Doc2Mail. Linjen Certifikatfil under fanebladet Om Doc2Mail i Doc2Mail-dialogen viser, hvor Doc2Mail har dig registreret som bruger. Bemærk En afdeling i Horsens kan kun vælge postkasseid, som er knyttet til Hospitalsenheden Horsens. Hvis Doc2Mail returnerer fejlkode 2212 skyldes det, at brevskabelonen rummer en postkasseid, som ikke er gyldig dér, hvor brugeren arbejder. 14
Eksempel En bruger i Region Midtjyllands administration får fejlkode 2212, hvis han tester en brevskabelon med postkasseid fra Psykiatrien. Postkasse-id og emne-id for hospitaler/afdelinger i Region Midtjylland kan ses på http://www.intranet.rm.dk/files/it/digital%20forvaltning/vejledninger%20digital%20post/svarpostka sser_rm.xls Kontakt Regionssekretariatet (Rune Bram Sørensen), hvis der skal oprettes flere postkasser eller emner. Indsæt bilag som metadata i brevskabelonen generelt (pkt. 4) I Doc2Mail kan du tilknytte faste bilag til indkaldelsesbrevet. Så behøver du ikke trække bilag ind i brevet fra Windows Stifinder, hver gang det sendes. Det kræver blot, at bilagene er angivet i brevets metadata. Hvis der ikke er indsat metadata i brevskabelonen, skal metadata oprettes som beskrevet tidligere. Indsæt de bilag, som skal tilknyttes Man kan angive, at et bilag skal sendes i enten papir- eller digitale breve - eller i alle breve. Der er nogle krav til skrivemåden, når man registrerer bilag i metadata: - Hvert bilag må kun fylde én linje. Teksten må ikke rumme linjebrud. Hvis filnavne eller webadresser er for lange, må man omformatere til en lille font. 1-2 punkt anbefales til lange web-adresser. Det er den eneste måde at undgå linjebrud i teksten. Man skriver naturligvis med normal font, når man opretter metadata. Når metadata er oprettet korrekt, skal man ændre fonten til 1-2 punkt. - Kun ét bilag pr linje - Hver linje (bilag) afsluttes med komma, - Backslash \ i filnavne skal altid skrives som \\ 15
Metadata kan se således ud, når man har registreret både stamkoder og bilagskoder: ------------------------------------------ Denne side fjernes ved udskrift til Doc2Mail. _Doc2Mail_metadata_ { addreturnaddress : false, overskrift : Indkaldelsesbrev fra [Afd_navn], accept :"1, cpr : [Pt_cpr], destination : EBOKSKMDPRINT, form : alm brev, mailpriority : b, showreceipt : 1, printbilag : N:\\afdK\\indk_bilag\\generel_patient-info_RH_Randers.pdf, bilag : http://www.auh.dk/om+auh/afdelinger/%c3%b8jenafdeling+j/kort, printbilag : http://e-dok.rm.dk/e-dok/e_700317.nsf/vlookupupload/attach-rmap-96dks6/$file/børnekatarakt-1.pdf, printbilag : http://pif.venteinfo.dk/subpage_patientinfo_v2.aspx?lang=da&pifaction=pifwait_v2_ascx&typeid=38&supergroup=500®ion=1&id=625#bar, printbilag : https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus.web.pages.corerespondentprintservicepaper?c=q82ffgw91692&afd_navn=[afd_navn]&afd_hos=[afd_hospital]&cpr=[pt_cpr]&pt_navn=[pt_navn]&opg_bre=[opg_brevtekst]&mode_d=[mode_dato]&aft_id=[aftale_id], digitalbilag : https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus.web.pages.corerespondentprintservicedigital?c=q82ffgw91692&afd_navn=[afd_navn]&afd_hos=[afd_hospital]&cpr=[pt_cpr]&pt_navn=[pt_navn]&opg_bre=[opg_brevtekst]&mode_d=[mode_dato]&aft_id=[aftale_id], } ------------------------------------------------ Bemærk Bemærk Bemærk Det har været nødvendigt at ændre de sidste 2 linjer til lille font (1 punkt) for at undgå linjebrud i teksten. Man skriver naturligvis med normal font, når man opretter metadata. Når metadata er oprettet korrekt, skal man ændre fonten til 1 punkt for at fjerne evt. linjebrud. Du kan kontrollere dine metadata ved at printe brevskabelonen til Doc2Mail. Der kommer fejlmeddelelser, så længe dine metadata ikke er i orden. Når der ikke kommer fejlmeddelelser, kan du klikke på Vis Forsendelse og se den færdige brevskabelon, inkl. de bilag som der er linket til i metadata. Du skal undlade at klikke på SEND-knappen! 16
Alternativ skrivemåde for bilag Du kan skrive lange bilagsnavne på en alternativ måde, der tillader linjeskift, og samtidigt giver mulighed for en bilagstitel, der vises for borgeren i eboks. Den alternative skrivemåde (syntaks) er følgende: bilag :{ titel : bilagets titel, placering :[ URL-del1, URL-del2, URL-del3, ]}, Metadata-værdien er sammensat af bilagets titel og URL. Titel og URL skal skrives mellem tuborg-parentes { } URL-delen kan deles over flere linjer, når linjerne skrives mellem skarp parentes [ ]. Du skal ikke bruge skarp parentes, hvis URL en ikke deles over flere linjer. URL kan deles på vilkårlige steder. Hver URL-del sættes i citationstegn og afsluttes med komma, Hver tuborg-parentes-slut i metadata-værdier over flere linjer skal efterfølges af komma,. Eksempel digitalbilag :{ titel : Oplysningsskema digitalt, placering :[ https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus.web.pages.cor, erespondentprintservicedigital?c=1hyaasdt3p1n&afd_navn=[afd_navn]&afd_ho, s=[afd_hospital]&cpr=[pt_cpr]&pt_navn=[pt_navn]&opg_bre=[op, g_brevtekst]&mode_d=[mode_dato]&aft_id=[aftal, e_id]¬_mod=hehort@rm.dk, ]}, 17
Vedlæg spørgeskemaer fra SurveyXact (pkt. 5) SurveyXact danner som nævnt to links/web-adresser for hvert spørgeskema. Disse skal nu tilkobles metadata i BookPlan. - Papir: den ene webadresse indsættes i metadata med koden printbilag : Den udløser et papir-spørgeskema, der skal sendes til patienten sammen med indkaldelsesbrevet. - Digital: den anden web-adresse indsættes i metadata med koden digitalbilag : Hvis patienten får digital indkaldelse, trækker systemet et ark med et link til patientens digitale spørgeskema. Web-adressen fra SurveyXact rummer en række flettekoder. De bliver erstattet med patient-cpr, navn, afdelingsnavn og andre data, når indkaldelsesbrevet dannes. Det sker automatisk, men betyder at metadatalinjen bliver forlænget i det enkelte brev, sammenlignet med længden af den samme linje i skabelonen. Vigtig info: 1. Ligesom før er det vigtigt at metadata med flettekoder bliver formateret med lille font (skriftstørrelse 1-2), så de ikke fylder mere end én linje, når flettefelter erstattes med data. 2. Links til printbilag skal ombrydes med Enter husk at gøre det i et ord så du kan se at der ikke bliver tilføjet eller fjernet et ekstra mellemrum eller bogstav. 3. Hver linje SKAL starte og slutte med anførselstegn og afsluttes med komma:.., 4. Ombryd linjerne så der er god plads til margen i højre side. Hvis margen bliver mindre vil linjerne mindskes og derved risikeres at de sidste og komma flyttes linket bliver da ødelagt. De to links fra SurveyXact kopieres hver for sig ind i metadataskabelonen. Her er det vigtigt at bemærke, at der er forskel på linkets afslutning afhængig af, om et skema er sat op til, at der er én eller flere, der skal kunne modtage en notifikationsmail, når en patient afslutter en besvarelse. Én funktionspostkasse på et spørgeskema Er der kun én modtagermail, og denne er sat op under Notifikationsmail i SurveyXact (læs mere om det midt side 2 i denne vejledning), skal der ikke gøres noget videre ved linket. Det kopieres blot ind efter metadata skabelonen i BookPlan. Det færdige metadata kan dermed ende med at se således ud (SurveyXact-integrationen er markeret med gråt): ----------------------------------------------------- Denne side fjernes ved udskrift til Doc2Mail. _Doc2Mail_metadata_ { addreturnaddress : False, overskrift : Indkaldelsesbrev fra [Afd_navn], accept :"1, cpr : [Pt_cpr], 18
destination : EBOKSKMDPRINT, mailpriority : B, showreceipt : 1, responsetype : 2, printbilag :{ titel : Oplysningsskema, placering :[ https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus.web.pages.corerespo, ndentprintservicepaper?c=1hyaasdt3p1n&afd_navn=[afd_navn]&afd_hos=[af, d_hospital]&cpr=[pt_cpr]&pt_navn=[pt_navn]&opg_bre=[opg_brev, tekst]&mode_d=[mode_dato]&aft_id=[aftale_id] ]}, digitalbilag :{ titel : Oplysningsskema digitalt, placering :[ https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus,.web.pages.corerespondentprintservicedigital?c=1hyaasdt3p1n&afd_navn=[afd_navn]&afd_, hos=[afd_hospital]&cpr=[pt_cpr]&pt_navn=[pt_navn]&opg_bre=[opg_brev, tekst]&mode_d=[mode_dato]&aft_id=[aftale_id] ]} } ------------------------------------------------------- Når du er færdig med at sætte dine metadata ind i brevet klikker du på Gem og lukker brevet. Brevskabelonen er nu klar til at kunne sendes til patienten via Doc2Mail. Flere funktionspostkasser på FORSKELLIGE brevskabeloner Er der to eller flere forskellige funktionspostkasser der skal tilkobles forskellige brevskabeloner, skal denne information tilføjes sidst i SurveyXact linket for digital besvarelse. Dette gøres ved at indsætte den aktuelle funktionspostkasse på hver af brevskabelonerne i BookPlan. I og med at folk, der svarer på papir medbringer sin besvarelse i fysisk format til sin aftale på hospitalet, kan der helt naturligt ikke modtages en besvarelse digitalt via en notifikationsmail. Nedenstående guide omhandler derfor kun linket til digital besvarelse. Husk at en variabel fra baggrundsskemaet i SurveyXact skal være aktiveret under 'Notifikationsmails' i SurveyXact, for at denne kan tilføjes i metadata og en sammenfletning af informationerne kan ske i forbindelse med udsendelse til patienterne. Du kan læse mere om dette side 4 i denne vejledning. Efter linket tilføjes "&" efterfulgt af variabelnavnet, fx "modtag1", og "=" og mailadressen til funktionspostkassen. Eksempelvis: &modtag1=d2m.kir@horsens.rm.dk 19
Det kan dermed ende med at se ud som herunder (SurveyXact-integrationen er markeret med gråt og e-mail-tilføjelsen er markeret med gult): --------------------------------------------------------- Denne side fjernes ved udskrift til Doc2Mail. _Doc2Mail_metadata_ { addreturnaddress : False, overskrift : Indkaldelsesbrev fra [Afd_navn], accept :"1, cpr : [Pt_cpr], destination : EBOKSKMDPRINT, mailpriority : B, showreceipt : 1, responsetype : 2, printbilag :{ titel : Oplysningsskema, placering :[ https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus.web.pages.corerespo, ndentprintservicepaper?c=1hyaasdt3p1n&afd_navn=[afd_navn]&afd_hos=[af, d_hospital]&cpr=[pt_cpr]&pt_navn=[pt_navn]&opg_bre=[opg_brev, tekst]&mode_d=[mode_dato]&aft_id=[aftale_id] ]}, digitalbilag :{ titel : Oplysningsskema digitalt, placering :[ https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus,.web.pages.corerespondentprintservicedigital?c=1hyaasdt3p1n&afd_navn=[afd_navn]&afd_, hos=[afd_hospital]&cpr=[pt_cpr]&pt_navn=[pt_navn]&opg_bre=[opg_brev, tekst]&mode_d=[mode_dato]&aft_id=[aftale_id]&modtag1=d2m.kir@horsens.rm.dk ]} } ------------------------------------------------------ Når du er færdig med at sætte dine metadata ind i brevet klikker du på Gem og lukker brevet. Brevskabelonen er nu klar til at kunne sendes til patienten via Doc2Mail. Dette er et eksempel på hvordan metadata kan se ud for én afdelings brevskabelon i BookPlan. På samme vis indsættes samme variabel fra SurveyXact (fx modtag1), samt en anden funktionspostkasse i en anden brevskabelon for en anden afdeling. Fx &modtag2=d2m.han@horsens.rm.dk. 20
Flere funktionspostkasser til SAMME brevskabelon Er der to eller flere modtagere af samme brevskabelon, skal denne information tilføjes sidst i SurveyXact linket for digital besvarelse. I og med at folk, der svarer på papir medbringer sin besvarelse i fysisk format til sin aftale på hospitalet, kan der helt naturligt ikke modtages en besvarelse digitalt via en notifikationsmail. Nedenstående guide omhandler derfor kun linket til digital besvarelse. Husk at hver funktionspostkasse skal have sin egen variabel fra SurveyXacts baggrundsskema aktiveret i notifikationsmail-opsætningen i SurveyXact (fx modtag1, modtag2, osv.), for at disse kan anvendes. Se mere herom på side 5 i denne vejledning. Efter linket tilføjes "&" efterfulgt af variabelnavnet, fx "modtag1", og "=" og mailadressen til funktionspostkassen. Eksempelvis: &modtag1=d2m.kir@horsens.rm.dk Herefter tilføjes næste funktionspostkasse i samme link. Fx "modtag2", og "=" og mailadressen til funktionspostkassen. Eksempelvis: &modtag2=d2m.han@horsens.rm.dk Sådan fortsættes det for alle de funktionspostkasser, der skal oprettes. Det kan dermed ende med at se ud som herunder (SurveyXact-integrationen er markeret med gråt og e-mail-tilføjelsen er markeret med gult): --------------------------------------------------------- Denne side fjernes ved udskrift til Doc2Mail. _Doc2Mail_metadata_ { addreturnaddress : False, overskrift : Indkaldelsesbrev fra [Afd_navn], accept :"1, cpr : [Pt_cpr], destination : EBOKSKMDPRINT, mailpriority : B, showreceipt : 1, responsetype : 2, printbilag :{ titel : Oplysningsskema, placering :[ https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus.web.pages.corerespo, ndentprintservicepaper?c=1hyaasdt3p1n&afd_navn=[afd_navn]&afd_hos=[af, d_hospital]&cpr=[pt_cpr]&pt_navn=[pt_navn]&opg_bre=[opg_brev, tekst]&mode_d=[mode_dato]&aft_id=[aftale_id] ]}, digitalbilag :{ titel : Oplysningsskema digitalt, placering :[ 21
https://www.survey-xact.dk/servlet/com.pls.morpheus,.web.pages.corerespondentprintservicedigital?c=1hyaasdt3p1n&afd_navn=[afd_navn]&afd_, hos=[afd_hospital]&cpr=[pt_cpr]&pt_navn=[pt_navn]&opg_bre=[opg_brev, tekst]&mode_d=[mode_dato]&aft_id=[aftale_id]&modtag1=d2m.kir@horsens.rm.dk&modtag2=d2m. han@horsens.rm.dk ]} } ------------------------------------------------------ Når du er færdig med at sætte dine metadata ind i brevet klikker du på Gem og lukker brevet. Brevskabelonen er nu klar til at kunne sendes til patienten via Doc2Mail. Flere funktionspostkasser til FORSKELLIGE brevskabeloner OG til SAMME brevskabelon Er der to eller flere modtagere til både forskellige brevskabeloner OG til samme brevskabelon, skal denne information tilføjes sidst i SurveyXact linket for digital besvarelse på samme måde som det er vist ovenfor. Linket i metadata for én brevskabelon kunne dermed ende med: &modtag1=d2m.kir@horsens.rm.dk. Mens linket i metadata for en anden brevskabelon kunne ende med: &modtag1=d2m.kir@horsens.rm.dk&modtag2=d2m.han@horsens.rm.dk. Når du er færdig med at sætte dine metadata ind i brevet klikker du på Gem og lukker brevet. Brevskabelonen er nu klar til at kunne sendes til patienten via Doc2Mail. 22
Kontrollér formatet på metadata (pkt. 6) Når du har dannet metadata i en brevskabelon, kan du altid teste ved at printe/sende skabelonen til Doc2Mail. Så længe du får fejlmeddelelser, er der noget galt, og så må du undersøge dine metadata. Du skal læse de fejlmeddelelser, som Doc2Mail leverer. De antyder som regel, hvad der er galt. Herunder ses et eksempel på en fejlmeddelelse i Doc2Mail-dialogen: Læg mærke til fejlteksten, som kommer, når du fører markøren over titlen på det bilag, som giver problemer. Ikonet til venstre for bilagstitlen rummer også information, når du fører musen over. Du skal huske følgende regler: Værdidelen i en metadatalinje må ikke gå over flere linjer. Linjebrud giver fejlmeddelelse, medmindre du bruger alternativ skrivemåde, jvf. afsnit 0 ovenfor. Du skal derfor ændre skrifttypen i metadata-værdien til lille font, hvis der er risiko for et linjebrud i teksten. Doc2Mail kan læse teksten, uanset hvilken font der er brugt. Anførselstegn er en del af skrivemåden (syntaksen) for metadata og må ikke indgå i en værdi i metadata. Du må f.eks. ikke skrive overskrift : Indkaldelse til koloskopi på kirurgisk afdeling ; Overskriftteksten må ikke være på mere end 64 tegn, heller ikke efter at flettekoden er erstattet med f.eks. et afdelingsnavn. Tekst ud over 64 tegn bliver ikke vist i eboks indbakke. Alle metadata-linjer skal afsluttes med komma. Alle metadata skal samles på én side. Mindsk evt. linjeafstanden, hvis det kniber med plads. 23
Metadata med bilag rummer de fleste fejlkilder, fordi der er mange krav til syntaksen. Hertil kommer at der kan gemme sig formateringskoder i teksten, der udløser fejl i Doc2Mail. Derfor er det en god idé at fjerne hyperlink og anden formatering i metadata, hvis Doc2Mail returnerer fejl. Eksempel på fejltekst fra Doc2Mail JSON er det sprog, som metadata skrives i Du får info om, på hvilken linje i metadata fejlen ligger. Du starter med _Doc2Mail_metadata_, når du tæller linjer. Tomme linjer tæller med. Bemærk Du skal være opmærksom på, at dine kolleger, som bruger skabelonen i det daglige, efter at du har testet den, også kan få fejl. Det kan f.eks. ske, hvis en metadata linje bliver for lang, efter at flettefelter er erstattet med rigtig tekst. I den situation må du tilbage til brevskabelonen og formatere til lille font eller dele metadata over flere linjer, som det er beskrevet i afsnit 0. Returadresse i breve til fjernprint (pkt. 7) Breve til fjernprint skal have en returadresse, fordi der bruges standardkuverter uden påtrykt returadresse. Det er krav fra PostDanmark. Returadressen skal anbringes umiddelbart over modtageradressen, som det er vist i figuren på side 25. Det kan ske på to måder: Brevskabelon Returadressen skrives i brevskabelonen på det rigtige sted på siden. Det svarer til addreturnadress = false i metadata Denne metode anbefales og er standard på de fleste hospitaler, fordi det er hensigtsmæssigt at koble returadressen til brevskabelonen. 24
Placering af modtageradresse og returadresse i breve til fjernprint. Placeringen er bestemt af de rudekuverter som benyttes i Grafisk Service. Desuden skal brevet respektere de angivelser af margin m.v. som er vist. Det skyldes at der skal være plads til stregkoder, som styrer print og kuvertering. De sikrer, at der f.eks. ikke kommer to breve i samme kuvert. Doc2Mail Doc2Mail indsætter automatisk afsenderadresse. Det svarer til addreturnadress = true i metadata. Du kan selv definere returadressen i opsætning af Doc2Mail på din pc. Vælg START/AlleProgrammer/KMD/Doc2Mail/Konfigurer og angiv den ønskede returadresse. Bemærk: Returadressen er fælles for alle brugere af pågældende pc og for alle breve der sendes fra pc en. UDSENDELSE VIA DOC2MAIL Med mindre andet er angivet skal Afleveringsstedet stå som "Forsøg først e-boks ellers KMDprint". Doc2Mail sørger nu for at distribuere indkaldelsesbrevet til patienten enten digitalt, hvis patienten har en digital postkasse, og ellers via sneglepost. 25