Inspirationskatalog Projekt: KY Kommunernes Ydelsessystem. Indholdet af dette materiale, herunder tekst, billeder og anden grafik og deres arrangement, er ophavsretligt beskyttet af EG A/S eller dets tilknyttede, associerede eller relaterede selskaber."
Indledning Vejledningen 'Inspirationskatalog' indeholder en række mindre værktøjer og redskaber, som KY-projektledere og ydelseschefer m.fl. kan lade sig inspirere af i arbejdet med fx forandringsledelse i forbindelse med KYimplementeringen. Der er tale om en dynamisk vejledning, som vil blive opdateret ved behov. Vejledningen er udarbejdet af EG i samarbejde med KOMBIT. 2
Indhold 1 "Kan og vil-matricen"... 4 2 Faciliteringsværktøjer til møde- og workshopaktiviteter... 6 3 Kommunikation, formidling og evaluering... 8 4 Revisionshistorik... 10 3
1 "Kan og vil-matricen" En central del af at opnå en succesfuld implementering er, at organisationen og medarbejderne forandrer sig. Når nye tiltag iværksættes i en organisation, reagerer hvert enkelt individ forskelligt. Reaktionen sker blandt andet med udgangspunkt i den enkeltes generelle adfærd og vedkommendes personlige motivation for forandringen. Der kan være situationer i projektet, hvor I har brug for at foretage en vurdering af motivationen blandt medarbejderne eller andre interessenter. Det kan eksempelvis være i forbindelse med udvælgelsen af trænere/superbrugere, hvor de bedste resultater opnås, hvis der vælges motiverede medarbejdere, som udover rollen som træner/superbruger også personligt er fortalere for forandringerne, og derved kan være med til at påvirke stemningen positivt i resten af organisationen. Et andet eksempel kan være manglende fremdrift i projektet, hvor det blandt andet kan være relevant at undersøge, hvordan det står til med motivationen i organisationen. Til brug for vurderingen af medarbejdernes/interessenternes motivation for forandringen eller mangel på samme kan I eventuelt anvende 'Kan og vil-matricen'. Øvelsen går ud på at indplacere de pågældende medarbejdere/interessenter i kvadranten nedenfor: Figur 1 'Kan og vil-matricen' Beskrivelse af grupperne: Grupper 'Vil og Kan' 'Vil, men Kan ikke' Betydning/beskrivelse Medarbejderne i denne gruppe er 'ildsjæle' og dermed dem, som virkelig kan bidrage positivt og være med til at sikre fremdrift i projektet. Medarbejderne i denne gruppe kan ligeledes bidrage positivt til projektet. De er motiverede og vil gerne bidrage, men har måske brug for et kompetenceløft eller supplerende vidensopbygning for at kunne bidrage positivt. 4
Grupper 'Vil ikke, men Kan' Betydning/beskrivelse Medarbejderne i denne gruppe udgør den største trussel mod projektets succes, da de egentlig godt kan, men ikke vil bidrage til projektet. Det er som oftest også i denne gruppe, I finder de største og mest vedholdende modstandere af forandringer. Det er primært en ledelsesmæssig opgave at håndtere den manglende motivation hos de medarbejdere, som er placeret i denne gruppe. 'Vil ikke og Kan ikke' Medarbejderne i denne gruppe kan ligeledes udgøre en trussel mod projektets succes, da de hverken vil eller kan bidrage til projektet. De vil som oftest have modstand mod forandringer, men den vil ikke være så gennemført og vedholdende som hos medarbejderne i gruppen 'Vil ikke, men kan'. Når alle medarbejdere/interessenter er indplaceret i matricen, har I fået kortlagt deres motivation for at indgå i forandringen, og afhængigt af situationen kan næste skridt nu være at vurdere, hvordan I kan/skal sætte ind i forhold til den enkelte medarbejder/interessent. Husk, at medarbejderne/interessenterne kan rykke sig fra den ene gruppe til den anden, og at det derfor kan være relevant at foretage en screening af deres motivation flere gange i løbet af projektet. 5
2 Faciliteringsværktøjer til møde- og workshopaktiviteter I implementeringshåndbogen afsnit '5.2 Koncept for forandringsledelse' er beskrevet en række forandringsledelsesaktiviteter, fx afholdelse af kickoffmøder og opfølgningsmøder. I forbindelse med afvikling af aktiviteterne vil I have behov for at kunne trække på nogle forskellige faciliteringsværktøjer, der understøtter en åben dialog og inddragelse af medarbejderne. Hvilke værktøjer, det giver mening at trække på og hvornår, vurderes i forhold til den konkrete aktivitet, antal deltagere mv. Nedenfor er listet en række forslag til inspiration: Faciliteringsværktøj Forventningsafstemning Beskrivelse Hvad forventer du/i at få ud af mødet i dag? Der kan ofte være modsatrettede forventninger til, hvorfor mødet afholdes, og hvilke forventninger der er til udbyttet af mødet. Forventningsafstemningen udføres i starten af mødet, også selvom agenda og formål med mødet er vedhæftet i mødeindkaldelsen ofte får mødedeltagerne ikke læst indkaldelsen. Er der for mange deltagere til, at I kan lave en individuel forventningsafstemning, kan en alternativ løsning være at lave et kort oprids af formål med mødet, og hvilke forventninger der er til udbyttet af mødet. Brainstorming Brainstorming er anvendeligt i aktiviteter med fra 2 til maksimalt 10 deltagere og kan bruges til at få ideer ud af en gruppe på kort tid. Den grundlæggende tanke med metoden er at skabe ideer uden at vurdere! Retningslinjen ved brainstorming er derfor, at vurdering af ideerne undervejs er forbudt og skal vente til senere. Det er vigtigt, at I inden processen igangsættes har defineret og beskrevet emnet/problemet, som deltagerne skal behandle, således at det er kendt og synligt for alle, hvad der skal brainstormes på. Deltagernes forslag skrives ned på fx post-it og placeres på papir, flipover eller lignende, da I så har ideerne samlet og klar til den efterfølgende proces med analyse og vurdering af ideerne. Summe-seancer Summe-seancer går ud på, at 2-4 deltagere sætter sig sammen i 5-10 minutter for at summe over 1-2 spørgsmål. Øvelsen skaber refleksion og engagement hos deltagerne. Desuden får I mulighed for at få indblik i, hvilke tanker og ideer der rører sig hos den enkelte, hvis øvelsen afsluttes med en opsamling i plenum. 6
Faciliteringsværktøj Interviews Beskrivelse Interviews kan med fordel anvendes, hvis du har brug for at indsamle konkret viden om noget. Interviewet kan foretages som enten et individuelt interview eller et gruppeinterview afhængigt af, hvilken af formerne I finder, er bedst egnet i den konkrete situation. For at sikre et godt og tillidsfuldt interview er det vigtigt, at du laver en god forberedelse til interviewet, herunder at du også sørger for at forberede deltagerne til interviewet. Får du skabt en god og tillidsfuld stemning under interviewet, kan du få samlet meget information i løbet af samtalen. Gruppearbejde Gruppearbejde kan med fordel anvendes i aktiviteter, hvor målet er: At deltagerne får en fælles forståelse for et emne. At der skal produceres et produkt, fx informations- eller undervisningsmateriale. Deltagerne inddeles i grupper af max. 6-8 deltagere. "Småopgaver" Småopgaver, som fx reflektionsopgaver, tipskuponer kan anvendes: Som kontrolspørgsmål for at sikre, at budskaber er modtaget korrekt. Som opsamling af spørgsmål/svar. 7
3 Kommunikation, formidling og evaluering I forbindelse med implementeringen af KY skal projektlederen for KY afholde mødeaktiviteter og formidle viden til mange forskellige interessenter i organisationen. Det anbefales, at kommunikation i projektet planlægges, eksekveres og evalueres. Planlægning af kommunikation kan fx ske via en kommunikationsplan, som har til formål at understøtte det strategiske kommunikationsarbejde, således at formidling af viden og vigtige budskaber sker på det rigtige tidspunkt, med det rette indhold og via det bedst egnede medie. I KY's dokumentbibliotek, vejledningen 'Projektopstart', kan du finde en generisk kommunikationsplan. Kommunikation af budskaber udgør et væsentligt element i forandringsledelsesarbejdet og er et redskab til at styre organisationen i den ønskede retning. Selvom kommunikationen planlægges og styres via en kommunikationsplan, er det ikke en garanti for, at budskabet bliver modtaget på den måde, som afsenderen havde intentioner om. Derfor er det relevant at undersøge og følge op på, om de budskaber og orienteringer, som kommunikeres i fx arbejdsgrupper, på fællesmøder og via mail, bliver modtaget og forstået på forventet vis. En god huskeregel er, at et budskab skal høres 6-7 gange, før vi husker det. I skal derfor være opmærksomme på, at budskaber skal kommunikeres flere gange til alle interessenter. Nedenfor er listet en række konkrete tips til, hvordan I kan planlægge og afvikle møder med fokus på, at modtageren er 'klædt på' til at modtage budskaberne. Send altid en agenda forud for mødet inkl. en kort beskrivelse af formålet med mødet. En tydelig agenda skaber mulighed for, at deltagerne kan forberede og engagere sig samt bidrage aktivt i mødet. Sørg for, at deltagerne er tilstrækkeligt informeret. Husk, at deltageren ikke har den samme viden som fx ledelsen og projektdeltagere. Sæt dig derfor i modtagerens sted, når du vil formidle viden og budskaber. Sørg for, at der er luft mellem mødeaktiviteterne. Tiden giver mødedeltagerne mulighed for at forberede sig til næste møde, hvilket fx kan være at orientere sig i agendaen og/eller læse beslutningsreferatet fra forrige møde. Når viden og budskaber er kommunikeret, er vi hurtigt videre i både tid og sted, og derfor sker det ofte, at vi ikke får fulgt op på, hvordan budskaberne blev modtaget og forstået. Ved at lave opfølgning på jeres møder, skriftlige orienteringer mv. får I mulighed for at kunne korrigere/rette op på eventuelle misforståelser i kommunikationen/formidlingen og derved understøtte fremdriften i projektet. Nedenfor er inspiration til, hvordan I kan lave opfølgning og derved få indblik i, om jeres kommunikation/formidling af budskaber, viden mv. har været tydelige for modtagerne. 8
Saml op på budskaber i slutningen af mødet. Fx ved at stille spørgsmål som 'Er vi enige om.', eller bed mødedeltagerne om (2 og 2) at drøfte og notere, hvilke 2-3 væsentlige budskaber, de har fået med sig fra mødet. Gennemgå gerne et par af budskaberne i plenum, hvis der er tid. Send et kort beslutningsreferat, evt. inkl. opsamling på de 2-3 væsentligste budskaber. Referatet sendes også til deltagere, som har meldt afbud til mødet. Referatet giver deltagerne mulighed for genopfriske viden, og relevante budskaber bliver formidlet endnu engang. Opret en Q&A-side på intranettet, hvor medarbejdere kan stille spørgsmål. En elektronisk Q&A giver jer mulighed for at besvare konkrete spørgsmål og på enkel vis formidle viden til en større gruppe af medarbejdere. NB. Husk, at en Q&A skal vedligeholdes og opdateres for at give værdi. Udsend et elektronisk spørgeskema. Ønsker I at undersøge og evaluere kommunikationen til en større gruppe, kan I udarbejde et spørgeskema med konkrete spørgsmål, som interessenterne skal besvare, eller med udsagn, som de skal tage stilling til. Et spørgeskema skaber opmærksomhed om emnet og igangsætter en refleksion hos medarbejderen. 9
4 Revisionshistorik Version Dato Hvad er der sket 0.1 26.10.2016 Vejledningen er sendt til formelt review og godkendelse hos KOMBIT 1.0 17.11.2016 Vejledningen er godkendt at KOMBIT 10