God økonomistyring
2 Indhold side Formål... 3 Styringskultur... 4 Økonomisk ansvarlighed og helhedssyn... 4 Vi stiller spørgsmål og søger forklaring... 5 Vi er altid på omkostningsjagt... 5 Styringsmål... 6 Overholdelse af regler og bevillinger... 6 Høj produktivitet og høj effektivitet... 6 Realisering af mål og strategier... 7
3 Formål En afgørende forudsætning for, at Esbjerg Kommune når sine mål, er populært sagt, at alle trækker på samme hammel. Alle medarbejderes indsats er afgørende for at realisere målene. Derfor har alle på denne måde del i økonomistyringen. Disse retningslinjer er det helt overordnede sæt spilleregler for, hvordan vi sikrer en god økonomistyring. Retningslinjerne er formuleret i to dele. I afsnittet Styringskultur omtaler vi de handlinger og den adfærd, som er retningsgivende for måden at arbejde med god økonomistyring og udvikling af nye økonomistyringstiltag på. Afsnittet Styringsmål beskriver de overordnede mål for Økonomistyringen. Det er disse mål, som skal realiseres i kraft af den gode økonomistyring. Retningslinjerne henvender sig til alle medarbejdere ved Esbjerg Kommune og i særlig grad til ledende medarbejdere med ansvar for, at retningslinjerne formidles og i praksis omsættes til handling og adfærd. Direktionen, februar 2007
4 Styringskultur De økonomiske rammer er begrænsede. God økonomistyring skal medvirke til, at de økonomiske rammer udnyttes bedst muligt. Ved god økonomistyring træffer vi de beslutninger og udfører de handlinger, der for Esbjerg Kommune sikrer den størst mulige opfyldelse af målene med den mindste ressourceindsats. Hvordan de økonomiske styringsopgaver løses i Esbjerg Kommune har en nær sammenhæng med styringskulturen. Styringskulturen er kort sagt den måde, vi gør tingene på, altså det handlingsmønster, som kommer til udtryk, når vi løser de økonomiske styringsopgaver. Styringskulturen er derfor en form for rygrad i den økonomiske styring. Den vil være en stærk ledetråd for, hvordan flertallet af medarbejdere vil opfatte og udfylde deres rolle i forbindelse med økonomistyringen. Det er en ledelsesopgave at sikre, at alle medarbejdere i organisationen kender og agerer med de holdninger og den adfærd, som styringskulturen udtrykker. Styringskulturen er i Esbjerg Kommune kendetegnet ved: Økonomisk ansvarlighed og helhedssyn Vi stiller spørgsmål og søger forklaring Vi er altid på omkostningsjagt Økonomisk ansvarlighed og helhedssyn Økonomistyring er et fælles anliggende for hele organisationen på alle niveauer. Ansvarlighed og helhedssyn er to væsentlige forudsætninger for, at den gode økonomistyring lykkes. Den økonomiske ansvarlighed kommer blandt andet til udtryk ved: At vi forpligtiger os i forhold til de fastsatte rammer og mål. At vi koordinerer og samarbejder om styringsopgaverne. At vi er ressource- og omkostningsbevidste. Helhedssynet kommer bl.a. til udtryk ved: At vi sikrer en optimal balance imellem faglighed og økonomi. At vi giver de økonomiske styringsopgaver den nødvendige opmærksomhed. At vi synliggør og udnytter muligheder for rationalisering.
5 Vi stiller spørgsmål og søger forklaring At stille spørgsmål og søge forklaring er en af grundpillerne ved styring. I forbindelse med afvigelser stopper vi ikke ved konstatering. Vi stiller spørgsmål og søger forklaring: Hvorfor er der afvigelse? Hvad har vi gjort for at undgå afvigelse? Hvad skal vi gøre for at rette op? Med det udgangspunkt, at vi søger forklaring og har viljen til også at stille de kritiske spørgsmål, danner vi et godt grundlag for læring og udveksling af erfaringer. Vi er altid på omkostningsjagt Vi udfordrer vedholdende vores indsatsområder og arbejdsprocesser. Spørgsmålet er, om de kan gennemføres på en mere effektiv, produktiv og omkostningsbevidst måde. Devisen er, at der er potentiale for økonomiske forbedringer, indtil andet er dokumenteret. Med andre ord: Vi bliver aldrig færdige med at forbedre.
6 Styringsmål Grundholdningen er ikke mest mulig men den bedst mulige økonomistyring. Økonomistyringen må altid afpasses efter den enkelte afdelings/institutions særlige vilkår. Styringsopgaven er nemlig forskellig afhængig af de opgaver, institutionen varetager. For den enkelte institution handler det om at afstemme sin styringsmodel efter de konkrete behov. God økonomistyring i Esbjerg Kommune indebærer først og fremmest, at vi realiserer de tre overordnede mål: Overholdelse af regler og bevillinger Høj produktivitet og høj effektivitet Realisering af mål og strategier Overholdelse af regler og bevillinger Overholdelse af regler og bevillinger er en grundlæggende del af god økonomistyring. Bevillinger fordeles til alle niveauer med ansvar for egen økonomiske ramme. I tilknytning til en økonomisk ramme/bevilling skal man etablere de nødvendige kontrolprocesser, der giver en tilstrækkelig sikkerhed og pålidelighed hvad angår overholdelse af bevillinger og aflæggelse af regnskaber. Dette indebærer, at man løbende analyserer udviklingen af udgifterne i forhold til de igangværende aktiviteter. På baggrund af disse analyser og vurderinger må ledelsen forholde sig aktivt til afvigelser fra budgettet og iværksætte de nødvendige initiativer for at overholde budgettet. De budgetansvarlige har pligt til at rapportere til ledelsen om afvigelser fra budgettet og risici for afvigelser. Rapporteringen skal ledsages af forslag til korrigerende handlinger. Høj produktivitet og høj effektivitet Hvad forstår vi ved produktivitet og effektivitet? Produktivitet beskriver forholdet mellem forbrug af ressourcer og det kvantum ydelser og produkter, vi leverer. Jo større produktion vi præsterer med uændret forbrug af ressourcer, desto større er produktiviteten. Høj produktivitet går derfor ud på at tilpasse arbejdsgangene, så den løbende produktion styres i retning af at mindske omkostningerne pr. produceret enhed og serviceydelse.
7 Effektivitet beskriver graden af målenes opfyldelse i forhold til anvendelsen af ressourcer. Høj effektivitet er et udtryk for, at vi realiserer det givne mål med anvendelse af færrest mulige ressourcer. Effektivitet er derfor et spørgsmål om at gøre det rigtige i forhold til målet. Man kan godt have en høj produktivitet (man laver meget) og samtidig en lav effektivitet (man laver det forkerte). I Esbjerg Kommune har vi øje for at arbejde både med høj produktivitet og med høj effektivitet. Dokumentation for produktivitet og effektivitet Gennem dokumentation skaber vi synlighed og gennemskuelighed omkring produktivitet og effektivitet. Herved fremmer vi en konstruktiv dialog om resultater. Når vi kan besvare spørgsmålene Hvor produktive er vi? Hvor effektive er vi? med en tilhørende dokumentation, åbner dette op for en kvalificeret dialog baseret på fakta om resultater samt udvikling af nye måder at løse opgaverne på. Realisering af mål og strategier I Esbjerg Kommune styrer vi overordnet efter de mål, signaler og tilkendegivelser, som kommunens øverste politiske og administrative ledelse udstikker. Det overordnede ansvar for styring er forankret i Byråd og Direktion. Her fastlægger man de generelle mål, man foretager den overordnede prioritering mellem kommunens aktiviteter, og man følger op på de opnåede resultater. Forvaltninger, afdelinger og institutioner har så ansvaret for at styre selve tilrettelæggelsen af aktiviteterne, så de fastsatte mål og strategier bliver realiseret inden for de givne økonomiske rammer. Den økonomiske styring handler i høj grad om, på alle niveauer, at opstille mål og følge op på resultaterne, så man kan besvare spørgsmålene: Hvad får vi for pengene? Får vi nok for pengene? og ikke mindst Får vi det rigtige for pengene?
Foto: Torben Meyer, Esbjerg Byhistoriske Arkiv