Annonceringsbetingelser Annoncering på Turistguide 2013 til Fredericia kommune September 2012 Tovholder for annonceringen: Fredericia Kommune: Att.: Malene Frederiksen Gothersgade 20 DK-7000 Fredericia Danmark Malene.frederiksen1@fredericia.dk 1
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 4 2. Definitioner... 4 3. Den ordregivende myndighed... 4 4. Annonceringsmaterialet... 4 5. Annonceringens genstand og aftaleperiode... 4 6. Tidsplan... 5 7. Afgivelse af bud og delbud... 5 8. Alternative bud... 5 9. Underleverandører... 5 10. Konsortier... 5 11. Forhandlingsforbud... 5 12. Fredericia Kommunes forbehold... 6 13. Skriftlige spørgsmål... 6 14. Tilbudsfrist... 6 15. Sprog... 7 16. Behandling af tilbud... 7 17. Udvælgelseskriterier... 7 18. Tildelingskriterium... 8 19. Kravspecifikation... 8 19.1 Papirkvalitet og grafisk opsætning... 8 19.2 Levering... 8 19.3 Billeder og Fredericia Kommune logo... 9 19.4 Tekstbearbejdelse... 9 19.5 Kvalitetssikring... 9 19.6 PDF Turistguide som bladre-pdf... 9 19.7 Annoncesalg... 9 20. Udformning af tilbud... 10 21. Vedståelse af tilbud... 10 22. Tilbudsgivers omkostninger... 10 23. Kontrakttildelingen... 10 2
Bilagsoversigt Bilag 1 - Bilag 2 - Bilag 3 Tro og Love erklæring Oversigt over statslige institutioner Erklæring om udelukkelseskriterierne artikel 45 Tilbudsliste Tjekliste for krævede medsendte dokumenter Bilag 4 Annoncesalg for 2012 3
1. Indledning I henhold til lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15 a 15 d annonceres følgende: Produktion og opsætning af Turistguiden til Fredericia Turistbureau. Der er tale om en eneleverandøraftale på sæson 2013 af Turistguiden. Denne annoncering er offentliggjort på Fredericia Kommunes hjemmeside 2. Definitioner Kontrakt er det juridiske dokument, som regulerer retsforholdet mellem Fredericia Kommune og Leverandøren, hvad angår Turistguiden. Leverandøren er den tilbudsgiver, der vinder annonceringen, og derfor efterfølgende får tildelt Kontrakt med Fredericia Kommune. Tilbudsgiver er den juridiske person, der afgiver tilbud i forbindelse med nærværende annoncering. Udbyder er Fredericia Kommune, der forestår nærværende annoncering. 3. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed defineres som udbyder og er Fredericia Kommune. Alle henvendelser, herunder spørgsmål m.v., skal i løbet af annonceringsprocessen skriftligt, pr. email, rettes til: Fredericia Kommune Team Udbud & Indkøb Gothersgade 20, lokal 617 7000 Fredericia Att.: Malene Frederiksen Mail: malene.frederiksen1@fredericia.dk 4. Annonceringsmaterialet Det samlede annonceringsmateriale er opbygget på følgende måde: Annonceringsbetingelser Udkast til kontrakt Bilag 1-4 5. Annonceringens genstand og aftaleperiode Fredericia Kommune ønsker at udbyde produktion og opsætning af Turistguiden 2013 til Fredericia Turistbureau. Aftaleperioden vil være fra den 1. november 2012 til 28. februar 2013, og omhandle denne sæsons (år 2013) udgivelse. 4
Fredericia Kommune tager forbehold for, at politisk bestemte besparelser kan ændre antal tryk og antal udgivelser og Fredericia Kommune kan derfor ikke garantere det samlede antal trykudgivelser. 6. Tidsplan Tidsplan: Offentliggørelse af annonceringen den 12. september 2012 Sidste frist for modtagelse af spørgsmål kl.12.00 den 28. september 2012 Sidste frist for udsendelse af spørgsmål/svar den 05. oktober 2012 Sidste frist for modtagelse af tilbud kl.12.00 den 11. oktober 2012 Forventet kontraktstart den 1. november 2012 7. Afgivelse af bud og delbud Tilbudsgiver kan kun afgive et tilbud. 8. Alternative bud Alternative bud tages ikke i betragtning. 9. Underleverandører Tilbudsgiver har ikke ret til at anvende underleverandører uden forudgående skriftligt samtykke fra Fredericia Kommune, bortset fra eventuelle underleverandører angivet i tilbuddet. Meddeles sådant samtykke, skal det imidlertid understreges, at Tilbudsgiver er ansvarlig for sine underleverandører og hæfter fuldt ud for underleverandørernes erstatningspådragende adfærd eller mangelfulde opfyldelse af kontrakten. Der henvises endvidere til kontraktudkastets bestemmelser herom. 10. Konsortier Såfremt flere leverandører byder i fællesskab, hæfter disse solidarisk i forhold til Fredericia Kommune. Det skal af tilbuddet fremgå, med hvilken leverandør Fredericia Kommune kan føre afklarende drøftelser med bindende virkning for de(n) øvrige leverandører. Såfremt der indgås aftale med et konsortium, skal de deltagende virksomheder i forbindelse med kontraktindgåelse underskrive en erklæring om solidarisk hæftelse. 11. Forhandlingsforbud Det skal understreges, at Fredericia Kommune ikke vil forhandle med Tilbudsgiver om de afgivne tilbud. Der henvises til erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/73/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30. april 1994). 5
"Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres tilbud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling." På den baggrund opfordres Tilbudsgiver til at sørge for, at det afgivne tilbud er fyldestgørende, behandler alle relevante forhold og indeholder alle nødvendige oplysninger, og at det er præcist i enhver henseende, således at der i princippet kan indgås Kontrakt uden forudgående drøftelser og forhandlinger. 12. Fredericia Kommunes forbehold Fredericia Kommune tager forbehold for administrative og politiske beslutninger, som kan ændre grundlaget for dette annonceringsmateriale væsentligt. 13. Skriftlige spørgsmål Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende denne annoncering skal være skriftlige og rettes til Malene Frederiksen, på e-mail: malene.frederiksen1@fredericia.dk, med emnet: Spørgsmål Turistguide Senest den 28. september 2012 kl. 12.00. Anonymiserede kopi af samtlige spørgsmål og de afgivne svar herpå, vil kunne findes på: https://www.fredericia.dk/erhverv/indkob-udbud/sider/kommunale_udbud.aspx Spørgsmål fremsendt inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret. Spørgsmål, der fremsendes efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt Fredericia Kommune har mulighed for at besvare dem senest 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i annonceringsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til annonceringsmaterialet. 14. Tilbudsfrist Sidste frist for modtagelse af tilbud er: 11. oktober 2012 kl. 12.00 Tilbuddet bør sendes anbefalet, med kurer eller afleveres personligt på nedenstående adresse. Tilbudsgiver bærer selv ansvaret for rettidig levering, hvorfor tilbudsgiver bør modtage en kvittering for rettidig aflevering. Tilbuddet skal være i en lukket kuvert, hvorpå der foruden adressen er påført for de enkelte tilbud: "Tilbud på Turistguide - må ikke åbnes af poståbningen". Tilbud skal sendes til/afleveres på følgende adresse: Fredericia kommune Team Udbud & Indkøb, 1. sal, lokale 617 Gothersgade 20, Rådhuset 7000 Fredericia Att.: Malene Frederiksen 6
Aflevering af tilbud kan ikke ske på en anden adresse. Såfremt der afleveres personligt skal dette være til Malene Frederiksen eller andet personale i lokale 617. Hvis der afleveres andre steder kan det ikke garanteres, at tilbuddet når frem til modtager i overensstemmelse med tilbudsfristen og bliver taget med i vurderingen. Tilbud, der modtages efter den fastsatte frist, vil ikke blive taget i betragtning. 15. Sprog Tilbuddet skal være affattet på dansk. Al kommunikation i udbuds- og kontraktperioden skal være på dansk. 16. Behandling af tilbud Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om andre Tilbudsgiveres tilbud. Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt og anonymt af Fredericia Kommune, i det omfang gældende lovgivning giver mulighed herfor. Indkomne tilbud vil ikke blive returneret. Alle deltagere i tilbudsgivningen vil modtage skriftlig underretning om det afgivne tilbuds antagelse eller afståelse hurtigst muligt efter, at Fredericia Kommune har truffet beslutning herom. 17. Udvælgelseskriterier Forud for vurderingen af det afgivne tilbud vil der ske en vurdering af virksomhedens egnethed set i relation til det udbudte område. Vurderingen foretages, i forhold til de nedenfor angivne udvælgelseskriterier, på baggrund af den efterspurgte dokumentation. Udfyldt Tro - og Love erklæring, underskrevet erklæring om, at virksomheden ikke er udelukket fra at afgive tilbud i henhold til Udbudsdirektivets artikel 45 samt erklæring vedr. forpligtelser i henhold til skatter, afgifter og miljøbeskyttelse (se bilag 1). Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud fremsende en referenceliste indeholdende min. 2 referencer fra lignende opgaver. Der skal være kontaktoplysninger på referencerne (se bilag 1). En beskrivelse af organisationen og ejerskabsforhold. Tilbudsgiver skal i bilag 1 skrive under på, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedr. beskyttelse af arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt. Dette betyder at Tilbudsgiver skal tilkendegive, at gældende love og regler på områderne overholdes. Oplysninger om Tilbudsgivers forpligtelser vedrørende skatter, afgifter, miljøbeskyttelse, bestemmelser om beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås ved henvendelse til Skat, Miljøstyrelsen og Arbejdstilsynet. Er der flere, der afgiver tilbud i forening eller har Tilbudsgiver angivet underleverandører i tilbuddet, skal disse ligeledes opfylde egnethedskriterierne ligesom ovenstående oplysninger og dokumentation skal fremsendes. Er udvælgelseskriterierne ikke opfyldt og er oplysninger og dokumentation ikke fremsendt for Tilbudsgivers angivne underleverandører, vil tilbuddet blive anset som ikke-konditionsmæssigt. Opmærksomheden henledes på, at manglende fremsendelse af ovenstående oplysninger og dokumentation vil medføre, at tilbuddet afvises som ikke - konditionsmæssigt. 7
18. Tildelingskriterium Kontrakt vil blive indgået med den Tilbudsgiver, der har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Delkriterium Pris Grafisk udtryk Produktionsplan Vægtning i procent 50 % 35 % 15 % Kriterierne er opstillet i prioriteret rækkefølge med vægtning. Pris: Ved pris forstår Fredericia Kommune den samlede pris for produktion, opsætning og tryk. Tilbudsgiver skal udfylde bilag 2, og fremsende dette sammen med sit samlede tilbud. Grafisk udtryk: Ved grafisk udtryk forstår Fredericia Kommune, hvordan Tilbudsgiver opsætter lignende opgaver. Tilbudsgiver skal vedlægge 2 eksempler i papirform fra lignende opgaver. Der henvises i øvrigt til kravspecifikationen i afsnit 19 Produktionsplan: Ved produktionsplan forstår Fredericia Kommune, hvordan tilbudsgiver vil udføre opgaven samlet set. Tilbudsgiver skal sammen med sit tilbud fremsende en skemalagt plan over, hvordan tilbudsgiver vil udføre opgaven over perioden 1. november 2012 til 28. februar 2013. 19. Kravspecifikation Tilbudsgiver skal være opmærksom på, at følgende krav er minimumskrav og skal opfyldes. Manglende opfyldelse vil medføre at tilbuddet afvises som ikke-konditionsmæssigt. 19.1 Papirkvalitet og grafisk opsætning Kvadratisk format, 21 cm. x 21 cm. (+/- 2 cm) 60 sider, hæftet i ryg. Oplag 45.000 stk. Tryk på 80 g. glittet, 4+4 farver, Forside mindst 135 g. gloss m. lak. Genbrug af design og farver fra 2011 udgaven. Udskiftning af dele af tekst, samt billeder og annoncer. 19.2 Levering Levering på 2 adresser i alt: ca. 25.000 stk. på Vendersgade 30 d, 7000 Fredericia samt ca. 20.000 stk. turistguides på Tinghøjgade 132, 9493 Saltum i Nordjylland. Turistguiden bundtes i pakker af 50, krydssnøres, pakkes på EUR paller, max vægt 800kg., max højde 120cm., strækfilmes og mærkes. 8
Udgivelsesdato d. 08/02-2013 inden kl. 14.00 19.3 Billeder og Fredericia Kommune logo Fredericia Turistbureau levere billederne og logo for Fredericia Kommune, (minus annonce billeder og logos), klar til tryk. Leverandøren er dog forpligtede til at oplyse Fredericia Turistbureau skriftligt, såfremt billedkvaliteten ikke kan anvendes i det trykte medie, pga. fx dårlig opløsning. 19.4 Tekstbearbejdelse Tekstudarbejdelse på dansk i samarbejde med Fredericia Turistbureau. Teksten skal oversættes af professionelle, til tysk og engelsk. Dette skal fortages af leverandøren. 3 korrekturer kræves. En layout korrektur, en tekst layout og en endelig korrektur: Den færdige udgave af turistguiden sendes til korrektur hos Fredericia Turistbureau, i PDF format, min. 14 dagen inden trykning. Leverandøren skal have skriftligt godkendelse, fra Fredericia Turistbureau inden den sendes i trykken. Korrektur på annoncer påhviler leverandøren i samarbejde med annoncøren. Ved fremsendelse af endelig korrektur skal leverandøren tydeliggøre over for Fredericia Turistbureau, hvad der er redaktionelt tekst samt hvad der er annonce tekst. 19.5 Kvalitetssikring Såfremt den endelige fil er godkendt af Fredericia Turistbureau og der efterfølgende forefindes staveeller trykfejl i det trykte materialet, som ikke var vist i den endelige korrektur, forbeholder Fredericia Turistbureau sig ret til at refundere alle trykte turistguider og få trykt nye, fejlfrie hurtigst herefter. Udgifter forbundet med dette er Fredericia Turistbureau uvedkommende. 19.6 PDF Turistguide som bladre-pdf Fredericia Turistbureau ønsker den færdige Turistguide i en bladre-pdf. Skal leveres samtidig med den trykte udgave. Den samlede opgivne pris skal indeholde denne. 19.7 Annoncesalg Produktionsomkostninger ved guiden skal finansieres gennem salg af annoncer. Tilbudsgiver skal gøre sig klar, at denne selv hæfter for at skaffe annoncer til dækning af sine produktionsomkostninger, således at disse minimum dækker Tilbudsgivers tilbud. Evt. overskud fra annonceindtægter deles ligeligt mellem parterne. Annoncer forudsættes leveret færdig til tryk fra annoncør, eller der indgås særskilte aftaler med annoncører om udarbejdelse af annoncer. Leverandøren skal have en skriftlig kontrakt/aftale pr. annonce tegningen. Denne skal efter underskrivelse, sendes til Fredericia Turistbureau på følgende mail: heidi.lings@fredericia.dk Fredericia Turistbureau vil assistere med at udsende breve til tidligere annoncører med anmodning om annoncering. Fredericia Turistbureau opkræver efterfølgende indtægter fra annoncering, ekskl. evt. opsætningsomkostninger, som afregnes direkte mellem tilbudsgiver og annoncør. 9
Fredericia Kommune forholder sig retten til at afvise Tilbudsgivers indgåede aftaler med en annoncør, såfremt dennes annoncer er i strid med markedsføringsloven eller anden lovgivning. Annoncerne være lødige og moralsk uangribelige. Derudover skal annoncerne have relevant karakter for en lokal turistguide. 20. Udformning af tilbud Tilbudsprisen skal angives i danske kroner og være eksklusiv moms. Tilbudsprisen skal omfatte alle ydelser som beskrevet i kravspecifikationen. Bilag 1 og 2 skal udfyldes og fremsendes sammen med tilbuddet. Såfremt der er flere Tilbudsgivere, der byder i forening, skal det fremgå af tilbuddet, med hvem Fredericia Kommune kan føre afklarende drøftelser med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af tilbuddet eller Fredericia Kommunes krav, i det omfang, dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. Tilbuddet skal endvidere udformes således, at alle relevante oplysninger fremgår af selve tilbudsmaterialet. Tilbuddet skal følge annonceringsmaterialets disposition. 21. Vedståelse af tilbud Tilbudsgiver skal vedstå sit tilbud indtil 3 måneder fra tilbudsfristens udløb. 22. Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med udarbejdelse af tilbud eller andet i forbindelse med nærværende annonceringsforretning er Fredericia Kommune uvedkommende. 23. Kontrakttildelingen Efter sammenligning af de indkomne tilbud tildeles kontrakt til den Tilbudsgiver, der har tilbudt det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Annonceringsmaterialet er Fredericia Kommunes ejendom og skal behandles fortroligt. Annonceringsmaterialet må ikke kopieres og/eller bruges i andre sammenhænge uden tilladelse fra Fredericia Kommune. Fredericia Kommune anser ikke valg af leverandør for afsluttet, førend der er indgået endelig kontrakt med Tilbudsgiver. 10
Kontraktudkast på Turistguide mellem [Leverandør] [CVR-nr.] [Adresse] [Telefon] [Telefax] (herefter benævnt Leverandør) og Fredericia Kommune Gothersgade 20 7000 Fredericia (herefter benævnt FK) 11
1. Baggrund Nærværende kontrakt er indgået efter afholdt annoncering i overensstemmelse med lovbekendtgørelse nr. 1410 af 7. december 2007 om tilbud på visse offentlige og offentligt støttede kontrakter (tilbudsloven) 15 a 15 d. Nærværende kontrakt omhandler, produktion, opsætning og tryk af Turistguiden til Fredericia Turistbureau. 2. Kontraktgrundlag Formålet med aftalen er at fastlægge Leverandørens vilkår for opfyldelsen af nærværende kontrakt med FK, samt at fastlægge vilkårene for samarbejdet mellem Leverandøren og FK. Leverandøren skal i samarbejde med FK forestå udførelsen af opgaven i henhold til annonceringsmaterialet. Leverandøren er ansvarlig for at overholde alle på området gældende love og regler. Kontrakten beskriver Udbyders og Leverandørs forpligtigelser og rettigheder. Kontraktgrundlaget består i prioriteret rækkefølge af: 1. Kontrakten mellem FK og Leverandør 2. Annonceringsmateriale med tilhørende bilag af 12. september 2012. 3. Leverandørs tilbud af [dd.mm.åååå] Såfremt der sker senere skriftlige ændringer i samarbejdet anses det ligeledes som en integreret del af aftalen. Indførte ændringer, der ikke må forrykke udbudsgrundlaget væsentligt, skal fremgå af ændringsmeddelelser, underskrevet af begge parter. Er andet ikke bestemt i kontrakten, gælder Købelovens regler, og herudover finder dansk rets almindelige regler anvendelse. Leverandørs almindelige salgs- og leveringsbetingelser finder ikke anvendelse i denne kontrakt. 3. Loyalitet Parterne skal medvirke i opfyldelsen af nærværende kontrakt på en loyal og rimelig måde, der er egnet til at fremme samarbejdet og en smidig udførelse af de af kontrakten omfattede ydelser. 4. Tredjemands rettigheder Leverandøren indestår overfor FK for, at Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] og opfyldelse af kontrakten, ikke på nogen måde krænker tredjemands rettigheder. Anlægges der sag mod FK i denne forbindelse, er Leverandøren pligtigt i enhver henseende at holde FK skadesløs for enhver omkostning i forbindelse med sagen, som måtte blive påført FK. Foreligger der krænkelser af tredjemands ret, er Leverandøren pligtig for egen regning at skaffe FK retten til fortsat at gøre anvendelse af Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå] eller at bringe krænkelsen til ophør ved at ændre eller erstatte tilbuddet, såfremt dette er muligt i henhold til nærværende kontrakt. Omsætningen med FK i denne aftale må ikke blive genstand for udbetaling af bonus, gebyr, rabatandel eller anden form for godtgørelse til tredjemand. 5. Leverandørens indeståelser og forpligtelser 12
Leverandøren indestår for, at aftalen opfyldes under anvendelse af landets gældende love og regler, herunder miljøregler, standarder og EU regler. Leverandøren forpligter sig til at rådgive FK om alle forhold af relevans for FK i hele aftalens løbetid. Konstaterer eller forudser Leverandøren forhold, der kan føre til væsentlige problemer eller uhensigtsmæssigheder eller væsentligt formindske FK s udbytte af aftalen, er Leverandøren forpligtet til straks at oplyse FK herom og fremkomme med forslag til ændring af aftalen. Leverandøren kan hverken ved skjulte eller åbenlyse mangler påberåbe sig reglerne om forsinket reklamation. 6. Brugsret FK har brugsretten til enhver form for materiale og oplysninger i forbindelse med Leverandørens opfyldelse af kontrakten. FK har rettighed til at anvende materialet. 7. Priser og betalingsforpligtelser Den i tilbudslisten (bilag 2 til annonceringsbetingelserne) angivede pris er fast og kan ikke genforhandles. Faktura fremsendes gebyrfrit og elektronisk, jf. LBK nr. 798 af 28. juni 2007 om offentlige betalinger mv. til følgende EAN-nummer: 5798006480012. Uanset hvorledes ordrer er afgivet, skal elektroniske fakturaer udarbejdes i det fællesoffentlige OIOUBL2.02 og fremsendes enten via NemHandel.dk, eller via VANS (Value Added Network Service). FK er berettiget til at udskyde betalingen, hvis faktura ikke modtages elektronisk. Betaling: Løbende måned + 30 dage fra fakturadato. FK betaler efter fremsendt faktura. 30 % ved årsskiftet, efter dokumentation for annonceindtægter dækkende 50 % af Tilbudsgivers omkostninger. 70 % ved levering. 8. Kvalitetssikring Leverandøren garanterer, at de leverede produkter nøje er i overensstemmelse med de angivne krav jf. kravspecifikationen og Leverandørens tilbud af [dd.mm.åååå]. 9. Erstatningspligt Parterne er overfor hinanden erstatningspligtige efter dansk rets almindelige regler, dog således at en part ikke kan gøres ansvarlig for en anden parts eventuelle driftstab, tabt indtjening eller andre indirekte tab. Ophæves den indgåede kontrakt grundet en kendelse om, at beslutning om valg af Leverandør var i strid med gældende lovgivning, har kontrakthaver alene krav på erstatning svarende til negativ kontraktinteresse, frem til det tidspunkt, hvor kontrakten ophæves. 10. Forsikring Tilbudsgiver forpligter sig til i kontraktperioden at have tegnet ansvarsforsikring, arbejdsskadeforsikring, sædvanlig tingsforsikring, samt sædvanlig erhvervs- og produktansvarsforsikring, herunder driftstabsforsikring for skader, for hvilke der er ansvar efter dansk rets almindelige regler. Ansvarsforsikringen skal omfatte borgere, ansatte i FK samt 3. mand, der virker for FK. Eventuelle skader som tilbudsgiver måtte forårsage eller på anden måde være involveret i 13
ved udførelsen af sit arbejde for FK er kommunen uvedkommende, og ansvaret herfor påhviler alene Leverandør. Tilbudsgiver bærer ansvaret og hæfter endvidere ubegrænset, solidarisk og direkte for eventuelle underleverandører og entreprenørers forhold, som falder indenfor kontrakten. Leverandøren skal på anmodning dokumentere, at forsikringerne er i kraft, og overgive FK kopi af forsikringspolicer samt kvittering for præmiens betaling. 11. Misligholdelsesbeføjelser Enhver af parterne kan hæve aftalen med øjeblikkelig virkning, såfremt den anden part gør sig skyldig i væsentlig misligholdelse eller gentagne gange overtræder kontraktens bestemmelser, hvor en enkelt overtrædelse ikke isoleret set vil være væsentlig misligholdelse. Misligholdelse: Som misligholdelse anses bl.a.: Leveringsforsinkelser af turistguiden i henhold til det aftalte Klager fra FK over ydelsen/produktets kvalitet Undladelse af information til FK om uregelmæssigheder i den daglige drift og service hos leverandøren. Mangler ved ydelsen/produkterne. Disse oplistninger er ikke udtømmende, idet der kan forekomme andre former for misligholdelse. Dersom Leverandøren gentagne gange ikke opfylder sine forpligtelser iht. denne kontrakt, der er at betragte som misligholdelse, anses dette som væsentlig misligholdelse. Foreligger der misligholdelse, skal Leverandøren uden ugrundet ophold meddele FK dette, og Leverandøren skal ved samme lejlighed underrette FK om, hvad der vil blive gjort for at afhjælpe misligholdelsen, og hvad Leverandøren vil gøre for at undgå, at tilsvarende misligholdelse indtræder i fremtiden. FK kan stille krav til den måde, hvorpå misligholdelsen skal bringes til ophør, og de skridt der skal tages for at undgå tilsvarende misligholdelse fremover. Særlige misligholdelsesbeføjelser i tilfælde af mangler ved ydelsen: Leverandøren skal straks ved konstateret mangler ved ydelsen sørge for afhjælpning. Sker dette ikke er FK berettiget til så vidt muligt at anvende en anden kontraktpart. Såfremt manglen ikke kan afhjælpes af andre, kan FK hæve aftalen. I så fald er Leverandøren kun berettiget til at modtage betaling for dokumenterede udgifter i forbindelse med allerede gennemførte dele af aftalen og kun efter eventuel modregning af erstatningskøb. Væsentlig misligholdelse: Som væsentlig misligholdelse anses bl.a., Manglende overholdelse af gældende direktiver, love, bekendtgørelser og andre myndighedskrav i øvrigt, i kontraktperioden. Såfremt Leverandøren ændrer i ydelserne uden meddelelse til FK. Gentagne gange manglende overholdelse af krav og bestemmelser i nærværende kontrakt. Disse oplistninger er ikke udtømmende, idet der kan forekomme andre former for væsentlig misligholdelse. Leverandøren er i øvrigt ansvarlig efter dansk rets almindelige regler om misligholdelse og væsentlig misligholdelse, herunder reglerne om forholdsmæssig afslag, dækningskøb, erstatningsansvar mv. og det forudsættes, at reglerne herom kan bringes i anvendelse samtidig, således at betaling af erstatning, dækningskøb, forholdsmæssigt afslag m.v. ikke udelukker hinanden. 14
I tilfælde af FK s forsinkelse med betaling: Såfremt der ikke sker rettidig betaling, kan Leverandøren kræve forrentning af det skyldige beløb efter rentelovens bestemmelser. FK er overfor Leverandøren ansvarlig efter dansk rets almindelige regler. 12. Ekstraordinær opsigelse af kontrakt Såfremt en dansk eller europæisk retsinstans, herunder men ikke begrænset til Klagenævnet for Udbud, Konkurrence- og Forbrugerstyrelsen eller Europa-Kommissionen træffer afgørelse/dom om, at udbudsreglerne eller anden lovgivning er overtrådt i forbindelse med udbudsforretningen med den konsekvens, at kontrakttildelingen annulleres eller kontrakten helt eller delvis erklæres for uden virkning, er FK berettiget til per den dato den pågældende instans fastsætter eller med 2 måneders varsel til den 1. i en måned at opsige kontrakten for fremtiden. FK s ret til at opsige Kontrakten gælder selvom afgørelsen/dommen ankes. Sker opsigelsen på baggrund af ovenstående er hver part frit stillet og parterne kan ikke kræve erstatning af hinanden. 13. Leverandørens hæftelse for underleverandører Såfremt Leverandøren ønsker at gøre brug af underleverandører, der ikke fremgår af aftalen, kræver dette forudgående skriftligt samtykke fra FK. Leverandøren hæfter fuldt ud for sine underleverandører i forhold til FK på samme måde som for sine egne forhold. 14. Force majeure Parterne kan kun påberåbe sig force majeure, der omfattes af dansk rets almindelige definition af force majeure. Parterne kan kun påberåbe sig force majeure i det tidsrum, hvor force majeure situationen er gældende, og kun efter skriftlig meddelelse herom til den anden part. Hver af parterne er berettiget til at annullere aftalen, såfremt den anden part i en sammenhængende periode på 30 dage ikke kan opfylde sine forpligtelser grundet force majeure. 15. Tavshedspligt og offentligt påbud Leverandøren skal iagttage ubetinget tavshed med hensyn til oplysninger, som Leverandøren i forbindelse med aftalen måtte opnå kendskab til. Sådanne fortrolige oplysninger må alene anvendes og opbevares som led i opfyldelsen af aftalen. Leverandøren skal beskytte sådanne oplysninger med mindst samme omhu, som Leverandøren udviser i omgangen med egne fortrolige forhold og i øvrigt mindst i overensstemmelse med ufravigelige lovgivningskrav. Leverandøren er pligtig at pålægge medarbejdere, der på "need-to-know" basis får adgang til oplysninger omfattet af denne bestemmelse, samme tavshedspligt. Leverandøren er tillige forpligtet til at pålægge alle underleverandører og andre tredjemænd tilsvarende forpligtelse overfor såvel Leverandøren som FK. FK er omfattet af forvaltningsloven og offentlighedsloven, der kan berettige parter og andre til at få aktindsigt. FK meddeler dog normalt ikke aktindsigt i følsomme oplysninger, uden forinden at have givet den, som oplysningen vedrører, adgang til at udtale sig herom. FK er ikke bundet af udtalelsen. FK s økonomiske interesser kan også være til hinder for aktindsigt. Særligt følsomme oplysninger, der efter lovgivningen er tavshedsbelagte, må normalt ikke videregives, idet der dog kan være pligt til at videregive dem til andre myndigheder. Ovenstående bestemmelse gælder ikke såfremt lovgivning, eller 3. part forlanger og får medhold i begæring om aktindsigt i hele/dele af kontrakten. 15
FK skal i øvrigt henvise til forvaltningslovens og offentlighedslovens almindelige regler om aktindsigt. FK forbeholder sig dog ret til at bekendtgøre dele af aftalen for medarbejderne på FK s intranet. Leverandøren er imidlertid berettiget til at anvende FK som reference. Parternes tavshedspligt og forpligtelse til fuld diskretion gælder også efter aftalens ophør. 16. Overdragelse af rettigheder, forpligtelser og fordringer Leverandørs rettigheder og forpligtelser i henhold til denne kontrakt kan hverken i fuldt omfang eller kun delvist overlades til tredjemand uden forudgående skriftlig aftale med FK. Leverandør kan ikke overdrage, sælge, eller optage lån på grundlag af de krav, som Leverandør har ifølge kontrakten med tilhørende bilag. 17. Ikrafttræden og ophør Kontraktperioden vil være fra den 1. november 2012 til 28. februar 2013, og omhandle sæson 2013 udgivelsen. Kontrakten udløber uden yderligere varsel. 18. Forbehold Enhver tilretning af nærværende kontrakt begrundet i pålæg, vejledende udtalelser eller andet fra de Kommunale tilsynsmyndigheder, Konkurrencemyndighederne eller Klagenævnet for Udbud kan ske, på den for Leverandøren mindst indgribende måde, uden at der herved er tale om misligholdelse fra FK s side. Ovennævnte forbehold påvirker ikke betaling for allerede udførte ydelser, samt de af Leverandøren allerede afholdte omkostninger for planlagte ordrer. 19. Lovvalg Nærværende aftale er undergivet dansk ret. 20. Værneting Ethvert spørgsmål om forståelsen af nærværende aftale, dens indhold, omfang, ophør eller opfyldelse m.v. skal - såfremt mindelig ordning ikke kan opnås - afgøres i første instans - ved retten i den retskreds hvori FK er beliggende. Afhængigt af sagens genstand er dette byretten eller landsretten. 21. Soliditetsoplysninger, Insolvens og konkurs FK forbeholder sig ret til at anmode om soliditetsoplysninger. Går Leverandøren konkurs, eller indtræder der betalingsvanskeligheder, insolvens, betalingsstandsning eller likvidation, vil dette/disse forhold være at betragte som væsentlig misligholdelse, og de i tilknytning hertil fastsatte beføjelser vil kunne bringes i anvendelse i såvel umiddelbar forlængelse af FK s kendskab hertil som senere i forløbet, eksempelvis under en betalingsstandsning eller likvidation. Såfremt boet har ret til at indtræde i kontrakten i medfør af konkurslovens bestemmelser, skal boet efter forespørgsel inden 5 arbejdsdage give skriftlig meddelelse om, hvorvidt boet vil indtræde. 22. Aftaleeksemplarer 16
Dato: Dato: Underskrift: Underskrift: 17
Sæt et kryds Bilag 1 A. Tilbudsgivers tro- & love erklæring 1. Gæld til det offentlige Ifølge lov nr. 1093 af 21.december 1994 som ændret ved lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 skal offentlige ordregivere ved køb af varer og tjenesteydelser kræve, at enhver tilbudsgiver afgiver en erklæring på tro og love om, i hvilket omfang tilbudsgiveren har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige i form af skatter, afgifter og bidrag til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i Danmark eller det land, hvor tilbudsgiveren er etableret. I forbindelse med afgivelse af tilbud på/indgåelse af aftalen:.erklærer undertegnede tilbudsgiver 1. Virksomhedens navn: 2. Adresse: 3. Postnummer, by: 4. CVR-nr..på tro og love at 5. Virksomheden ikke har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige 6. 7. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, men denne gæld er under 100.000 kr. Virksomheden har ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger kr. 100.000 kr. Denne gæld specificeres i Felt 8 & 9 8. Kreditor nr. 1 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og b. Kr. omkostninger): c. Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? d. Overholdes denne afviklingsordning? 9. Kreditor nr. 2 a. Gæld til (navn og adresse på kreditor) Gældens størrelse (inkl. påløbne renter og b. Kr. omkostninger): c. Er der indgået aftale med kreditor om afvikling af gælden? d. Overholdes denne afviklingsordning? Tilbudsgiver erklærer sig indforstået med, at Fredericia Kommune indhenter oplysninger om rigtigheden af de afgivne oplysninger i det fælleskommunale debitorsystem og det centrale fordringsregister. Undertegnede er bekendt med, at afgivelse af urigtige eller vildledende oplysninger om virksomhedens 18
gældsforhold til det offentlige kan straffes med bøde efter 3, stk. 1, medmindre højere straf er forskyldt efter anden lovgivning. Undertegnede giver samtidig samtykke til, at Fredericia Kommune, i forbindelse med udbudsforretning, undersøger om der er ubetalt forfalden gæld til det offentlige. Tilbud kan ikke accepteres, såfremt denne erklæring B. Oplysninger vedrørende skat, miljøbeskyttelse og arbejdsmiljø Relevante oplysninger om nationale eller regionale forpligtelser vedrørende skatter og afgifter, miljøbeskyttelse og forpligtelser i henhold til gældende bestemmelser med hensyn til beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt kan fås hos de oplistede statslige tjenester. Navn: Skat, Hovedcentret Miljøstyrelsen Arbejdstilsynet Adresse: By: Telefon: Østbanegade 123 2100 København Ø, DK Strandgade 29 1401 København K, DK Landskronagade 33 2100 København Ø, DK Fax: E-mail: Internetadr.: + 45 72 37 90 00 + 45 72 37 90 01 skat@skat.dk www.skat.dk + 45 32 66 01 00 + 45 32 66 04 79 mst@mst.dk www.mst.dk + 45 70 12 12 88 + 45 70 12 12 89 at@at.dk www.at.dk Tilbudsgiver angiver ved at underskrive denne erklæring, at der er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og om arbejdsforhold i øvrigt, dvs. at tilbudsgiver tilkendegiver, at virksomheden overholder de danske love og regler på disse områder. Hvis tilbudsgiver ikke underskriver erklæringen, er tilbuddet ikke-konditionsmæssigt og vil derfor ikke kunne tages i betragtning. C. Udelukkelsesforhold I henhold til Direktiv 2004/18/EF - artikel 45, stk. 1-2 opstilles følgende udelukkelseskriterier. Fra deltagelse i en udbudsprocedure skal udelukkes enhver leverandør, mod hvem der er afsagt en endelig dom, som den ordregivende myndighed har kendskab til, af en eller flere af følgende grunde: deltagelse i en kriminel organisation. bestikkelse. svig som omhandlet i konventionen om beskyttelse af De Europæiske Fællesskabers finansielle interesser. hvidvaskning af penge. Fra deltagelse i en udbudsprocedure kan udelukkes enhver leverandør: 19
a) hvis bo er under konkurs, likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs, som har indstillet sin erhvervsvirksomhed eller befinder sig i en lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning. b)hvis bo er begæret taget under konkursbehandling eller behandling med henblik på likvidation, skifte eller tvangsakkord uden for konkurs eller enhver tilsvarende behandling, der er fastsat i national lovgivning. c) som ved en retskraftig dom er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om den pågældendes faglige hæderlighed. d) som i forbindelse med udøvelsen af sit erhverv har begået en alvorlig fejl, som de ordregivende myndigheder bevisligt har konstateret. e) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af ydelser til sociale sikringsordninger i henhold til lovgivningen i det land, hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. f) som ikke har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter i henhold til lovgivningen i det land hvor den pågældende er etableret, eller i den ordregivende myndigheds land. g) som svigagtigt har fremsat urigtige erklæringer i forbindelse med meddelelse af oplysninger, som kan kræves i henhold til dette kapitel. Tilbudsgiver erklærer på tro og love, at inden af de ovennævnte forhold er til stede. Hvis tilbudsgiver ikke underskriver erklæringen, er tilbuddet ikke-konditionsmæssigt og vil derfor ikke kunne tages i betragtning. Fredericia Kommune forbeholder sig ret til at kræve dokumentation herfor, eventuelt ved krav om fremsendelse af serviceattest eller tilsvarende dokumentation. 20
D. Referenceliste I dette skema anføres referencer over de minimum 2 betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de seneste 2 år. Fredericia Kommune har ret til at indhente oplysninger hos nedenstående og lade disse indgå i vurderingen af udvælgelseskriterierne. Endvidere bør den samlede kontraktsum anføres. Firmanavn: Kontaktperson Navn og tlf. nr. Beskrivelse: 21
E. Underskrift Undertegnede erklærer herved: at have udfyldt ovenstående tro- og love erklæring korrekt. at der i virksomheden er taget hensyn til de gældende forpligtelser vedrørende beskyttelse på arbejdspladsen og arbejdsforhold i øvrigt. ikke at være omfattet af ovennævnte udelukkelseskriterier jf. direktiv 2004/18/EF art 45, stk. 1 og 2 at have angivet en korrekt referenceliste. Undertegnede erklærer, at ovennævnte oplysninger er korrekte. Dato Underskrift 22
Bilag 2 - Tilbudsliste Afgivelse af tilbud på Turistguiden til Fredericia Turistbureau jf. punkt 20. Det understreges, at den i tilbudslisten angivne pris skal være alt inkl., dog ekskl. moms. Der accepteres ingen variabler i prisen. Pris i kr. Dato, underskrift og firmastempel 23
Bilag 3 Tjekliste for krævede medsendte dokumenter Bilag 1 Underskrevet Tro- og love erklæring mm. Bilag 1 Udfyldt referenceliste Beskrivelse af organisation og ejerforhold Bilag 2 udfyldt pris Produktionsplan 2 eksemplarer i papirform fra lignende opgaver 24
Bilag 4 - Annoncesalg for 2012 (Skal ikke medsendes tilbuddet) Annonce størrelse 4 sider Bagsiden 1/4 side 1/8 side 3 sider 1/8 side 1/4 side 1/8 Side 1/2 side 1/8 side 1/4 side 1/4 Side 1/8 side 1/2 Side 1/8 side 1/8 side 1/2 side 1/4 side 1/8 side 1/2 side 1/4 side 1/4 side 1/4 side 1/4 side 1/4 side 1/8 side 1/8 side 1/4 side 1/4 side 1/4 Side 1/4 Side Pris i kr. 40000 25000 5250 2800 21000 2800 5250 2800 11000 2800 5250 5250 2800 11000 2800 2800 11000 4000 2800 9500 4750 4750 4500 4500 4500 2800 2800 4500 4200 4200 5250 I alt 222.650 25