Projektbeskrivelse Alle rettigheder ejes af PR2 - Projekter - Rådgivning Resultater. www.pr2.dk. Enhver anvendelse eller videreudvikling og editering, inklusive editering af dokumenter, som tidligere er blevet editeret baseret på det originale dokument, kræver en licensaftale med og køb af brugsret fra rettighedshaver PR2. 31. juli 2007 brugsret til Region Midtjylland. Dokument identifikation Projektid 01607 Projekttitel Projektleder(e) Styregruppeformand Projektregi Applikationsansvarlig enhed (er) Rekvisition og Svar i RSD Jesper Dahl Udarbejdet dato 12.05.2015 Henning Voss (Niels Nørgaard Pedersen er nuværende styregruppeformand) Sæt kryds RSI / NSI Regional Lokal X SLB Udarbejdet af Projektgruppen bestående af Ronnie Horup, Steen Antonsen, Anne Dorthe Wøldike, Flemming Elbrønd, Trine Hynkemejer, Henning Markussen (ifbm. kontekst), Jørgen Balle Kristensen, Frederikke Rex og Jesper Dahl. Revisionshistorik Version Dato Bemærkning (udkast, endelig, godk.) 00.90-1.0 04.05.2015- Udkast, rettelser, tilføjelse af tidsskitser 20.05.2015 1.1 21.05.2015 Justeringer 1.2.4 22.05.2015 Godkendt Godkendelser Governance organ / rolle Dato Bemærkning Henning Voss / IT Chef SLB 22.05.2015 Godkendt Distributionsliste Navn Dato Version Styregruppen Side 1 af 20
Indhold Indhold 2 Ledelsesresume 3 DEL 1. BESKRIVELSE AF PROJEKTET 5 I. LØSNINGSBESKRIVELSE 5 I.1. Projektnavn 5 I.2. Formål og baggrund 5 I.3. Forretningsudbytte 6 I.4. Projektets målgruppe og hovedinteressenter 7 I.5. Forretningsmæssig løsningsbeskrivelse 8 I.6. Teknisk løsningsbeskrivelse 8 I.7. Afgrænsning 8 I.8. Projektleverancer 9 I.9. Sammenhæng til sideordnede projekter 9 I.10. Projektets kontroller 9 II. BUSINESS CASE 10 II.1. Nødvendighed 10 II.2. Arkitekturmæssig vurdering 10 II.4. De økonomisk målbare indtægter/benefits og omkostninger/ulemper 11 II.4.1. Direkte besparelser 11 II.4.2. Direkte udgifter 11 II.4.3. Ressourceforbrug 12 Ressourceforbrug over tid 12 Afledt ressourceforbrug drift 13 II.6. Økonomiske nøgletal 13 II.7. De økonomisk ikke-målbare indtægter/benefits og omkostninger/ulemper 13 Kvalitative benefits 13 Informationssikkerhed 13 Øge patientsikkerhed 13 Minimere spildtid og fokusere på kerneopgaver 13 Øge kvalitet 13 Øge kvalitet for brugeren 13 Kvalitative ulemper 14 II.8. Hvilke andre projekter/programmer understøttes af projektet 14 III. IMPLEMENTERING 15 III.1. Implementeringsstrategi 15 III.2. Tidsplan 16 Overordnet tidsplan for det samlede projekt. 16 IV. RISICI 17 IV.1. Samlet risikomål 17 IV.2. Identificerede risici 17 I. FINANSIERING OG RESSOURCETILVEJEBRINGELSE 18 VI.1. Systemejer, styregruppeformand og projektleder 20 VI.2. Leverandører 20 BILAGSOVERSIGT 0 Side 2 af 20
Ledelsesresume Formål og analysescope USIT igangsatte i februar 2015 en analyse af Rekvisition og Svar (RoS). Målet for analysen har været først at få skabt et overblik over allerede identificerede forretningsbehov for rekvisition og svar (RoS), samt afklare og sammenordne såvel klinikervendte som tekniske krav, der er opstået i tidligere, parallelle RoS-spor. På baggrund heraf er der foreslået en plan for nødvendige aktiviteter, der sikrer ensartethed på RoS-området i Region Syddanmark, og som efterfølgende kan udmøntes i en samlet, detaljeret projektplan. Overordnet har der været fokus at understøtte klinikernes behov for en samlet og funktionel klinisk IT-arbejdsplads, med fokus på patientsikkerhed ved entydig og overskuelig adgang til rekvisitioner og svar. Analysens baggrund I juni måned 2013 blev det på baggrund af Beslutningsgrundlag for valg af fremtidig løsningsmodel for rekvisition og svar i Region Syddanmark besluttet en to-strenget strategi bestående af, at der på OUH skulle arbejdes videre på at få "alle svar ind i COSMIC samtidig med, at SLB fortsatte det eksisterende arbejde på at få rekvisitioner i LIMS-RoS. Analysen skulle forholde sig til følgende underpunkter: Hvorvidt LIMS-RoS på den korte bane kan anvendes bredere end til rekvirering. Hvorvidt LIMS-RoS-funktionaliteten kan være den langsigtede løsning for RoS i COSMIC, ved at integrere LIMS-RoS i COSMIC, således at det for klinikerne opleves som en del af COSMIC. Hvorvidt to-vejs-kontekststyring kan udvikles/anskaffes som en generisk komponent der indledningsvis udelukkende understøtter bevarelse af patientkontekst mellem COSMIC og LIMS- RoS, og på længere sigt kan tænkes bredere anvendt mellem applikationer. Analysen har taget udgangspunkt i følgende Behov for og krav om funktionalitet for både rekvisitioner og svar fremsat af klinikere på tidligere workshops. Et ønske om øget patientsikkerhed, driftsstabilitet og hurtigere arbejdsgange. Et hensigtsmæssigt analyseforbrug, dvs. at det forbedrede overblik minimerer genrekvirering af allerede analyserede prøver. En IT-arbejdsplads på RoS-området, der gør det enkelt for de fleste, og minimerer krav til at klinikerne skal kende de specialespecifikke arbejdsgange på tværs af sygehusenhederne. Analysen er gennemført ved at holde tidligere fremførte klinikervendte behov op i mod 5 scenerier (jf. bilag 6), og vurdere hvert enkelt behov i det enkelte scenarie. Scenarierne er forskellige konstruktioner af de to systermer COSMIC og/eller LIMS-RoS. Efterfølgende er de 5 scenarier vurderet i forhold til det tidligere beskrevet udgangspunkt om patientsikkerheder, driftsstabilitet, analyseforbrug mm. Analysens fokus på den kliniske funktion, og dermed hvilken arbejdsproces der skal understøttes, betyder, at IT-systemet ikke er afgørende. Analysens anbefalinger Analysen fandt, at LIMS-RoS med fordel på den korte bane kan anvendes bredere end til rekvirering ved at være den regionale løsning for samlet rekvisition og svar på laboratorieområdet, idet samlingen af disse funktioner i LIMS-RoS ved idriftsættelse vil lette klinikernes arbejde. Analysen anbefaler videre, at den langsigtede løsning er at integrere LIMS-RoS tilstrækkeligt i COSMIC, således at klinikeren kan tilgå disse svar sømløst fra COSMIC. Yderligere blev det afdækket, at to-vejs-kontekststyring 1 på sigt vil kunne skabe værdi både mht. klinikernes arbejdsgange med patientdata og patientsikkerhed generelt og er en forudsætning for, at LIMS-RoS kan indgå sømløst i COSMIC. Projektet anbefaler i enighed på baggrund af analysen af de klinikervendte behov en justering af strategien fra den tidligere besluttede tostrengede strategi til en konsolidering i én løsning, der fremadrettet er LIMS- RoS for rekvisition og svar. Det anbefales, at alle sygehuse tilslutter sig og implementerer den justerede regionale strategi for RoS og at OUH implementerer strategien, når to-vejs-kontekststyring er implementeret. 1 To-vejs-kontekststyring er en teknologi, der sikrer samme patientfokus på tværs af applikationer, og dermed tillader klinikeren at springe mellem systemerne og have patientkontekst med Side 3 af 20
Med afsæt i analysen anbefales det fremadrettet at arbejde i to spor: At igangsætte en løsningsafklaring på to-vejs-kontekststyring og Igangsættelse af en videreudvikling af LIMS-RoS. De parallelle spor igangsættes for hurtigere at opnå en forbedret klinisk IT-understøttelse. De to spor har både korte og langsigtede perspektiver som i afsnit III.2. Vedr. to-vejs-kontekststyring anbefales Der igangsættes en løsningsafklaring for etablering af en generisk to-vejs-kontekststyring mellem COSMIC og LIMS-RoS med udgangspunkt i en Proof of Concept (POC) for en generisk kontekststyringskomponent, som har den fordel, at den kan dække flere applikationsområder. Anskaffelse og implementering af den kontekstløsning, USIT beslutter efter løsningsafklaringen. Vedr. RoS-funktionaliteten anbefales At LIMS-RoS forbedres på udvalgte områder for at understøtte klinikerne / specialerne endnu bedre. Prøvesvar fra alle laboratoriespecialer samles i et fælles regionalt RoS-modul, dette gøres ved at: o Patologi og på sigt genetik inkluderes i RoS-modulet. o Immunologisvar sendes til LIMS-RoS via BCC. o Mikrobiologisvarene kommer retur til LIMS-RoS Forbedring af LIMS-RoS-indbakken. Igangsættelse af to følgende analyser for at opnå bedst mulig klinisk IT-understøttelse via/med én indbakke o Videreudvikling af kvitteringsfunktionen, så der opnås højere patientsikkerhed med rettidig reaktion på prøvesvar. o Afsøgning af muligheder for at samle de parakliniske svar i én indbakke herunder røntgen. Side 4 af 20
DEL 1. BESKRIVELSE AF PROJEKTET I. LØSNINGSBESKRIVELSE I.1. Projektnavn Rekvisition og Svar (RoS) i Region Syddanmark I.2. Formål og baggrund Baggrund. I juni måned 2013 blev det på baggrund af Beslutningsgrundlag for valg af fremtidig løsningsmodel for rekvisition og svar i Region Syddanmark af USIT besluttet en to-strenget strategi bestående af, at der på OUH skulle arbejdes videre på at få alle svar ind i COSMIC samtidig med, at SLB fortsatte det eksisterende arbejde med at få rekvisitioner i LIMS-RoS. På baggrund af beslutningen har hhv. COSMIC- og laboratorieforvaltningen arbejdet på mandatet fra USIT. USIT har påpeget behovet for at koordinere indsatserne i de to spor med det mål at kunne præsentere udvalget for en samlet roadmap for RoS-funktionaliteten på laboratorieområdet i Region Syddanmark. Et projektforslag vedr. analyse af Rekvisition og Svar i Region Syddanmark blev udarbejdet i efteråret 2014 og indstillet til Udvalget for sundheds-it den 27. januar 2015, hvor det blev tiltrådt. Derfor fremføres nærværende projektbeskrivelse, der afdækker analysens resultater og hvordan disse kan systemunderstøttes med henblik på beslutning om videre anskaffelses- og gennemførelsesproces. Dette skal også ses i lyset af den ændrede tilgang i IT- strategien, hvor der fokuseres og stabiliseres for regionens EPJ og PAS. En klinikers udfordringer med den daglige brug af rekvisition og svar Lægearbejde består i planlægning af relevante hensigtsmæssige undersøgelser tilrettelagt den enkelte patient. Den elektroniske patientjournal giver mange nye muligheder for at finde oplysninger omkring den enkelte patient til gavn for udredning og behandling, men også udfordringer med henblik på at give et samlet overblik og sikkerhed for at alle svar ses. Et papir med et svar, der ligger på et bord, råber om at blive vurderet, et elektronisk svar kan gemme sig i cyberspace! På OUH arbejdes er der med svar og rekvirering som en blanding mellem BCC-web, Cosmic, Patoweb, MUSE samt papirrekvisition. Hver type svar findes forskellige steder i patientjournalen og har sin egen arbejdsgang. Ofte er det nødvendigt at tage noter på en god gammeldags papirblok af de vigtigste resultater/ fund med henblik på at bevare overblikket, mens der klikkes rundt i systemet. Største udfordring er ikke at overse nogen svar. Jo flere systemer der skal tjekkes, jo flere forskelligartede arbejdsgange, jo større er risikoen for fejl, specielt for nyansatte klinikere. Herudover mangler et samlet overblik over, hvad der er rekvireret og hermed hvad der mangler svar. Et par eksempler: Patologi: Der er ikke en oversigt, der siger, at der er taget prøver fra til patologi. Svaret går ikke ind i Cosmic og der er ingen advarsler om, at der er kommet svar. Dette medfører en meget stor risiko for at overse patologiske svar, hvilket kan have fatale konsekvenser for patienten. En stor systemfejl, der giver mulighed for at overse en kræftdiagnose. Dette er en forudsigelig mulighed for utilsigtede hændelser! Immunologiskesvar: At der er taget en immunologisk prøve står i Cosmic. Selve prøvesvaret kommer på papir, hvor der kvitteres for at svaret er set. Kommer svaret ikke på papir, kan det risikere aldrig at blive vurderet af en kliniker, men ligge gemt i systemet. Svaret kan ses i Interinfo i eksterne systemer, men ikke alle ved dette, da det jo kommer på papir. De fleste læger lever i dag med en evig bekymring for at overse svar og herved udsætte patienterne for sikkerhedsbrist med helbredsmæssige konsekvenser. Denne bekymring og ovenstående udfordringer nødvendiggør, at der etableres sikre og logiske arbejdsgange mellem ITsystemerne. Lis Stilgren, Overlæge, medicinsk afdeling, OUH/ Svendborg.Maj 2015 Side 5 af 20
Nuværende situation Der tilføres kompleksitet til området, da rekvisition og svar fra laboratorieområdet er meget differenceret også på tværs af sygehusene. Der anvendes flere forskellige applikationer og brugsmønstrene er ligeledes meget forskellige. På nogle områder er svar papirbårne, som scannes til journalen, andre steder går svar direkte i COSMIC eller ses i eksterne systemer som produktionssystemerne stiller til rådighed. Det er meget sandsynligt, at der sker en vis over-rekvisition af analyser på grund af manglende overblik over tidligere analyseresultater, herunder analyser rekvireret fra praksissektoren samt på grund af manglende viden om endnu ikke effektuerede rekvisitioner. Fælles er, at der på nuværende tidspunkt ikke er et enkelt, velfungerede RoS-modul, der understøtter den kliniske IT-arbejdsplads på tværs af laboratoriespecialerne og sygehusene. Formålet At starte en proces men henblik på at anskaffe og optimere brugen af IT for Rekvisition og Svar for bedre at understøtte klinikernes behov. En IT-understøttelse der gør det enkelt for de fleste og minimerer krav til at klinikerne skal kende de specialespecifikke arbejdsgange, samt en IT-understøttelse, der giver et samlet overblik, herunder overblik over allerede bestilte prøver. I.3. Forretningsudbytte En beslutning om at standardisere adgang til RoS for at få en harmonisering på tværs af regionen omkring rekvisition og svar i RSD, vil i sig selv give et forretningsudbytte. Analysen viser klart, at der er en meget forskellig anvendelse af RoS-funktionerne i regionen. Det kliniske personale ville med en standardisering lettere kunne flytte mellem sygehusene, grundet en entydig, forståelig og arbejdsgangsunderstøttende adgang til parakliniske rekvisitioner og svar. Ved at samle funktioner ét klinikervendt sted, skal funktionalitet kun udvikles og vedligeholdes ét sted, hvilket klart vil øge effektiviteten og det økonomiske udbytte. Den meget differencerede anvendelse forøger kompleksiteten og dermed risikoen for patienterne, samt omkostninger i forvaltningen af systemerne. På sigt en inddragelse af rekvisition/svar for patologi og genetik vil øge udnyttelsen af den kliniske arbejdsplads, og forhøje patientsikkerheden ved at minimere antallet af indbakker og derved minimere risikoen for at klinikeren overser et kritisk svar. Der bør derfor snarest igangsættes konkret arbejde på disse områder mhp. at afdække og løse klinikernes behov til det fælles regionale RoS-modul. Papirbårne svar bør hurtigst muligt indarbejdes i RoS-modulet. Patologi understøttes af LIMS- RoS, out-of-the-box, hvilket først skal udvikles i COSMIC. Genetik skal udvikles i begge systemer. Udfordringerne med at opnå rettidig reaktion på prøvesvar er ikke koblet til et bestemt system. Der bør igangsættes en analyse der udreder problemstillinger, set i lyset af en samlet RoS-løsning, og som kommer med anbefalinger på, hvordan kvitteringsarbejdsgangen bedst understøttes af RoS. Flere afdelinger oplever besværlige arbejdsgange i forbindelse med håndtering af prøvesvar, og afdelingerne får ikke kvitteret for en stor del af prøvesvarene, hvilket er problematisk ift. patienternes sikkerhed og den Danske Kvalitetsmodel 2. En hjælp til kvitteringsudfordringerne er at skabe overblik via indbakken. Der skal derfor igangsættes aktiviteter der sikrer, at indbakken ryddes op, da overblikket ellers mistes med risiko for at overse svar. 2 Kilde: Fælles håndtering på Sydvestjysk Sygehus. Workshop 1. december 2014. Syddansk Sundhedsinnovation. Side 6 af 20
Der bør ligeledes i gangsættes en Proof of Concept (POC) på to-vejs-kontekststyring. En konkret installation af en generisk løsning, der på tværs af flere applikationer tester funktionerne i to-vejskontekststyring. Denne POC undersøger hvor modne regionens nuværende applikationer er til at udnytte en fælles, generisk kontekst-komponent. Ved at starte med at udvikle kontekststyring mellem LIMS-RoS og COSMIC opnås den hurtigste løsning, der tilgodeser det aktuelle og største behov, ligeledes opnås erfaring med kontekststyring, som kan bruges i POC en. Da LIMS-RoS er udviklet til både rekvisition og svar, og implementeres fra sep. 2015, antages dette at være den hurtigste vej til en samlet klinisk IT-arbejdsplads. (Dette kan naturligvis først endelig verificeres efter idriftsættelsen). En ændring fra svar i COSMIC, til svar i LIMS-RoS betyder at nogle sygehuse skal ændre arbejdsgange i større omfang, og bør derfor først gennemføres, når der er opnået to-vejskontekststyring mellem LIMS-RoS og COSMIC. I.4. Projektets målgruppe og hovedinteressenter Identificer projektets målgruppe(r), projektets øvrige interessenter, samt disses relation til projektet, herunder: Interessent Anliggende Indflydelse Interesse USIT Budget, Plan, Milepæle Høj Middel Systemejer for hhv. COSMIC og LIMS-RoS Udmøntning af strategi Middel Høj Projektgruppe Plan, Aktiviteter, Milepæle Middel Høj Regional-it Infrastruktur arkitektur Høj Middel Klinisk personale Rekvirenter Laboratorier Producenter Funktionalitet og arbejdsgange Sundheds-it Forretnings- og applikationsarkitektur Anvendelse Middel Høj Middel Høj Høj Middel Side 7 af 20
I.5. Forretningsmæssig løsningsbeskrivelse Rekvisition/svar området er komplekst, idet der er forskellige hensyn at tage til de interessenter, der er involveret i processen omkring rekvirering af laboratorieundersøgelser, prøvetagning samt udformning/visning af svar for en patient. På den ene side er der klinikernes behov for en let og overskuelig adgang til patientens svar, samt en simpel rekvireringsproces. På den anden side er der laboratoriernes krav til indholdet af rekvisitionen samt ikke mindst prøvetagningsprocessen. I sidste ende handler det hele dog om patienternes sikkerhed for at blive behandlet på et korrekt grundlag. Den forretningsmæssige løsning er anvendelse af ét fælles RoS-modul, som videreudvikles med fokus på de kliniske og laboratoriespecifikke behov. Herunder opbygning af kontekststyring mellem applikationerne, som skal igangsættes for at få det mest patientsikre samspil mellem det fælles RoS-modul og patientjournalen. I.6. Teknisk løsningsbeskrivelse Det væsentlige er, at der kun benyttes ét RoS-modul, hvilket er i tråd med regionens IT-princip om samme system til samme opgave. Samtidig foretages der kun integration med udgangspunkt i det fælles regionale COSMIC og laboratoriespecifikke driftssystemer. Det betyder, at alle sygehuse skal have det samme systemlandskab bestående af: - COSMIC - LIMS-RoS - Prosang - BCC - MADS - Patologi - Ét nyt, fælles genetiksystem I.7. Afgrænsning Analysen tager udelukkende udgangspunkt i den regionale COSMIC platform og den regionale LIMS-RoS platform. Analysen har udgangspunkt i allerede kendt viden, som er opnået i parallelle RoS-spor, og anvender kendte løsningsbeskrivelser. Klinikerinvolvering er kun anvendt til at udbygge kendt viden, men ikke til fornyet behovs- og kravsspecificering. Analyseprojektet fokuserer på de beskrevne RoS-spor hhv. LIMS-RoS og COSMIC-RoS holdt op mod kravet om én sammenhængende og arbejdsgangsunderstøttende adgang til parakliniske rekvisitioner og svar. Der er ikke af sat økonomi til anskaffelse og implementering af generisk kontekststyring til driftsmiljøet, en projektbeskrivelse herfor fremlægges i januar 2016. Side 8 af 20
I.8. Projektleverancer Projektet indeholder følgende projektleverancer: - Videreudvikling af LIMS-RoS - Patologi integration i LIMS-RoS - Optimering af kvitteringsfunktionen efter behovsafklaring. - Proof of Concept (POC) på generisk to-vejs-kontekststyrings-komponent. - Løsningsbeskrivelse af en simplere model til generisk kontekst styring mellem LIMS-RoS og COSMIC. - Teknisk afklaring af dataflow mellem laboratoriernes produktionssystemer og LIMS-RoS - Videreudvikling af indbakken i LIMS-RoS. - Analysere de forretningsmæssige og tekniske behov for at røntgen indbakke kan indgå i LIMS- RoS. I.9. Sammenhæng til sideordnede projekter Sammenhæng med eller afhængighed af sideordnede projekter: COSMIC EPJ: Funktionel og anvendelsesmæssig afhængighed o Diverse ændringsønsker til RoS-modulet herunder sammenhæng til Continuous Deliverysporet (CD) og prioritering af JIRA-sager heri BCC: Funktionel og anvendelsesmæssig afhængighed Nyt genetiksystem: Funktionel, anvendelsesmæssig og teknisk afhængighed MADS: Funktionel, anvendelsesmæssig afhængighed og teknisk afhængighed Patologi system: Funktionel, anvendelsesmæssig afhængighed og teknisk afhængighed Prosang: Funktionel, anvendelsesmæssig og teknisk afhængighed I.10. Projektets kontroller Styregruppemøder - Ved faseskift, ved planafvigelser, periodisk. - Styregruppen skal sikre at der er koordination til den generiske kontekststyring. Statusrapportering til hhv. SLB s ledelse og Sundheds-it - Ved planafvigelser - Periodisk i form af PSR-rapportering - Periodisk i form af fremdriftsrapport, milepæl samt statusrapport Mødefrekvens og afrapportering til styregruppen aftales nærmere når næste trin, Anskaffelse, igangsættes. Side 9 af 20
II. BUSINESS CASE II.1. Nødvendighed Som tidligere beskrevet har Region Syddanmark fået et muligt alternativ til den hidtidige strategi på RoSområdet. Ud fra ønsket om, at Region Syddanmark ønsker at høste lavthængende frugter, har analysen vist at LIMS-RoS formentlig er hurtigere og billigere end den hidtidige strategi baseret på udvikling i COSMIC og gradvis flytning af funktioner til COSMIC. Ligeledes vil der i et åbent COSMIC være øget behov for en generisk kontekststyring, hvilket bør undersøges og afprøves yderligere. En generisk komponent vil kunne understøtte applikationer som MUSE (EKG), Ris/Pacs, intensivsystem (CIS), anæstesisystem, øjensystem, Shared Care og lignede afkoblede, men vigtige systemer. Såfremt projektet stoppes medfører dette fortsat uklarhed over regionens RoS-område og udmøntningen i de parallelle aktiviteter. II.2. Arkitekturmæssig vurdering Jf. Arkitekturbeskrivelsen Konklusion vedr. RoS: Det vurderes ud fra analysen, at det er mest fordelagtigt for Regionen, at scenario 2 - Fuld LIMS-RoS i første omgang vælges som den fremtidige løsning på Rekvisition og Svar for laboratorie området. Når en implementering af LIMS-RoS er gennemført på samtlige sygehuse, kan en løsning, hvor man får samlet svar fra laboratorieområdet med andre prøvesvar (her tænkes specielt på røntgen), overvejes. Konklusion vedr. kontekststyring: To-vejs-kontekststyring en absolut nødvendig funktionalitet for en sikker anvendelse af RoS sammen med COSMIC og andre applikationer. Derfor skal to-vejs-kontekststyring etableres. Det vurderes dog, at LIMS-RoS godt kan idriftsættes med den en-vejs-kontekststyring, som følger med LIMS- RoS på de sygehuse, der i dag ikke ser svar i COSMIC. Dette vil nemlig ikke forringe deres nuværende funktionalitet. Det er dog en forudsætning for OUH med to-vejs-kontekststyring, da de ellers skal omlægge arbejdsgangene væsentligt for at få det til at fungere. Produkter til kontekststyring, der bygger på teknologier der kan tilgå de enkelte moduler udefra (såkaldt bridgeing teknologi) foretrækkes, så kontekstdeling kan etableres, uden at alle leverandører skal udvikle ny funktionalitet. Side 10 af 20
II.4. De økonomisk målbare indtægter/benefits og omkostninger/ulemper Analysen har ikke haft mulighed for at udføre specifikke målinger på besparelse af tid eller direkte omkostninger. De økonomiske tal bygger på vores bedste vurderinger. II.4.1. Direkte besparelser Projektet ser følgende potentielle direkte besparelser: - Reduktion i genrekvireringer. II.4.2. Direkte udgifter Etableringsudgifter Anskaffelse: Kontekststyring: - POC 800.000 - Serverudstyr mm. (hardware)* 0 - Løsningsbeskrivelse 200.000 - Ressourceforbrug 3 jvf. II.4.3 Anskaffelse. Kontekst 1.200.000 RoS: - LIMS-RoS videreudvikling 1.000.000 - Analyse: o Kvitteringsunderstøttelse, rettidig reaktion 300.000 o Røntgenunderstøttelse 300.000 - Patologi 350.000 - Ressourceforbrug jvf. II.4.3 Anskaffelse. RoS 1.800.000 Uforudsete omkostninger 400.000 Projektomkostninger 50.000 I alt Kr. 6.400.000 *) Under forudsætning af, at Regional IT vil levere serverunderstøttelse udover de vanlige 2 mdr. En generisk kontekst-komponent vil være en løsning, der fjerner behovet for kontekst-integrationer og giver sømløs adgang mellem applikationerne. Det videre forløb forventes fremlagt på USITmødet i december 2015. Anskaffelsen af den generiske løsning finansieres af de regionale midler fra IT-fundamentet. Afledte driftsudgifter (kr. pr. år) Det anslås at de afledte driftsudgifter er ca. 20% af ændringsønskerne, hvilket vil være (1.750.000 * 0,2) = kr. 350.000 Disse driftsudgifter fordeles efter den normale fordelingsnøgle mellem sygehusene. Budget Andel OUH 153.230 43,78% SHS 41.545 11,87% SLB 76.300 21,80% SVS 42.595 12,17% PSYK 36.330 10,38% Ialt 350.000 100% 3 Ressourceforbruget dækker hele (POC, anskaffelse og implementering) Side 11 af 20
II.4.3. Ressourceforbrug Da projektet er flerstrenget opdeles ressourcebehovet i to. Én vedr. kontekststyring og én til RoS-delen. Kontekststyring: Projekttrin Rolle/Ressourcer Antal timer Standard sats Budget (Dkkr) POC-trin Projektledelse 6 mdr. 612 tkr./år i 60% 183.600 Sundheds IT arkitekter 100 timer Basis Udbudstrin Implementeringstrin Infrastruktur Regional IT 100 timer 479 kr./time 47.900 Projektledelse 6 mdr. 612 tkr./år i 40% 122.400 Udbudskonsulent 6 mdr. 612 tkr./år i 30% 91.800 Infrastruktur Regional IT 150 timer 479 kr./time 71.850 Projektledelse 6 mdr. 612 tkr./år i 60% 183.600 IT-konsulent 3 mdr. 497 kr./time 239.979 Test Regional IT 167 timer 479 kr./time 79.993 Test COSMIC 100 timer 479 kr./time 47.900 Test LIMS-RoS 100 timer 479 kr./time 47.900 Forvaltningsrepræsentant 6 mdr. Basis 50% RoS-delen: Det estimeres, at der i forbindelse med rettidig reaktion skal afholdes 10 workshops af ca. 3 timers varighed for hver af systemanalyserne til RoS-modulet, samt 3 workshops vedr. patologi-integrationen. Opsætning og aftestning i de omkringliggende produktionssystemer fortages af systemadministratorerne for de enkelte parakliniske specialer. RoS-projektet trækker samme ressourcer til forskellige opgaver, summeret i skema, og er derfor ikke opdelt i faser. Rolle/Ressourcer Antal timer Standard sats Budget (Dkkr) Projektledelse - Forretningsmæssigt - IT-teknisk Ressourceforbrug over tid 1½ år 6 mdr. 6 mdr. 6 mdr. Sundheds IT arkitekter 200 timer Basis 2015 2016 612 tkr./år i 60% 612 tkr./år i 40% 612 tkr./år i 80% 612 tkr./år i 60% Anskaffelse 1.575.000 1.825.000 Ressourceforbrug 1.064.400 1.935.600 550.800 122.400 244.800 183.600 Integrationsteam Regional IT 100 timer 479 kr./time 47.900 Infrastruktur Regional IT 100 timer 479 kr./time 47.900 Proceskonsulent 6 mdr. 479 kr./time 479.000 Test Regional IT 167 timer 479 kr./time 79.993 Test COSMIC 50 timer 479 kr./time 23.950 Forvaltningsrepræsentant COSMIC Forvaltningsrepræsentant Laboratorieområdet Forvaltningsrepræsentant Immunologi Forvaltningsrepræsentant billedområdet 250 timer Basis 250 timer Basis 70 timer Basis 167 Basis Side 12 af 20
Afledt ressourceforbrug drift Regional forvaltning forventes ikke yderligere ressourcemæssigt belastet. II.6. Økonomiske nøgletal Ikke kendt. II.7. De økonomisk ikke-målbare indtægter/benefits og omkostninger/ulemper Kvalitative benefits Samlet overblik over laboratorieresultater i Region Syddanmark. Patienter undersøges/stikkes ikke unødigt, idet færre genrekvireringer finder sted. Samtlige klinikere i Regionen vil opleve, at funktionerne understøttes på en sammenhængende og ensartet måde på tværs af sygehusenheder. Øget patientsikkerhed ved to-vejs-kontekststyring, således at forveksling af patienter minimeres. Kontekststyring vil give hurtigere og mere sikker adgang til patientdata på tværs af IT-systemer, idet kliniske systemers patientvalg vil foregå i en kontekst, hvor det altid er den samme patients data, der vises på tværs af IT-systemerne Samling i et RoS-modul vil uden tvivl give et markant kvalitets- og sikkerhedsmæssigt løft for både patienter og det kliniske personale. Eliminering af papirsvar, og dertil hørende manuelle processer håndteres nu af systemet og vil dermed ikke længere være en manuel opgave for klinikerne. De kan nu koncentrere sig om kerneopgaven: rekvirering og fortolkning af resultater. I og med at processen styres, giver det klinikeren vished om, hvor en given prøve er, og hvad den videre proces for denne er. Informationssikkerhed Håndtering af patientsamtykke forbedres Øge patientsikkerhed Minimering af risiko for fejlindtastning ved manuelle arbejdsgange (utilsigtede hændelser, fejlregistreringer). Større sikkerhed generelt ifbm. håndtering af rekvisition og svar i form af, at de er elektronisk tilgængelige. Sikre at rekvisition og svar modtages korrekt og rettidigt, hvor fejl og mangler på udfyldelsen af rekvisitioner minimeres. Minimere spildtid og fokusere på kerneopgaver Der er et stort ressourcespild både i rekvisitions-, prøvetagnings- og analysetid, da prøver tages gentagne gange, da lægen ikke ved, hvad der tidligere er rekvireret. Kommunikationen forbedres i form af fyldestgørende informationer og kan dermed nedbringe fejlrekvireringer, hvor laboratorierne bruger tid på at forstyrre klinikken, for få indhentet de korrekte informationer. Tastearbejde nedbringes - kontrolforanstaltninger kan afvikles. Øge kvalitet Øget overblik på rekvisitioner og svar gennem samling i et system. Et papirløst hospital. Ensartet håndtering af RoS og journalføring. Øge kvalitet for brugeren Større kundetilfredshed, brugervenlighed generelt, bedre understøttelse af rekvireringsprocessen. Tidsbesparende da rekvirenten ikke længere skal indscanne modtagne svar fra interne laboratorier. Højere medarbejdertilfredshed. Side 13 af 20
Kvalitative ulemper Omlægning af nuværende arbejdsgange for nogle. Medicinoplysning på Mikrobiologiske rekvisitioner, vil skulle indtastes på rekvisitionen. II.8. Hvilke andre projekter/programmer understøttes af projektet Følgende projekter understøttes: To-vejs-kontekststyring, hvor patientens data fastholdes i kontekst på tværs af IT-systemer, vil ligeledes understøtte flere sideordnede projekter ud over de parakliniske 4. Konkret kan nævnes MUSE (EKG), Ris/Pacs, intensivsystem (CIS), anæstesisystem, øjensystem, Shared Care og lignede afkoblede, men vigtige systemer. 4 Afgrænsning af termen paraklinisk: Omfatter i denne analyse ikke Ris/Pacs Side 14 af 20
III. IMPLEMENTERING III.1. Implementeringsstrategi I implementeringsprocessen spiller leverancen af LIMS-RoS en væsentlig rolle. Der skal laves sikre koblinger mellem performancemål og den videre udvikling af LIMS-RoS. Ligeledes skal det sikres, at viden, opsamlet i dette projekt, kanaliseres til det generiske projekt. Det gamle LIMS projekt afsluttes ved teknisk implementering, og dette nye projekt (RoS i RSD) viderefører i samarbejde med sygehusene den endelige implementering/ibrugtagning. Dette forslås at ske sekventielt sygehus for sygehus for at opsamle erfaring og imødegå eft. problemer. Rækkefølgen bestemmes af behovet for to-vejs-kontekststyring, således at OUH og evt. SHS anvender fuld LIMS-RoS, når der er etableret to-vejskontekststyring. 2015, LIMS projekt April Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. Test Pilotdrift Idriftsættelse 2015, Rekvisition og Svar i RSD projekt 2016 April Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. Jan Feb Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov Dec Idriftsættelse Videre udvikling af RoS Idriftsættelse RoS OUH Proff of Concept, kontekst styring USIT Anskaf.- implem. Applikations integrationer Skitse af tidsplan for de to projekter. Anbefalingen for Rekvisition og Svar projektet vil være en parallel implementeringsstrategi. Forstået som at ikke nødvendigvis sammenhængende punkter igangsættes snarest muligt og koordineres af projektet. Rækkefølgen er ikke nødvendigvis sekventiel med fokus på de patientsikkerhedsmæssige største gevinster, men fokus på fremdrift af den samlede løsningen. Derfor argumenteres for en parallel igangsættelse af: - Analyse af patologi-behov - Analyse af rettidig reaktion på prøvesvar, mulige IT-understøttelse. - POC på kontekststyring, samtidig med yderligere tekniske afklaringer. 2015, Rekvisition og Svar i RSD projekt 2016 April Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov. Dec. Jan Feb Maj Juni Juli Aug. Sept. Okt. Nov Dec Idriftsættelse Idriftsættelse RoS OUH Proff of Concept, kontekst styring USIT Anskaf.- implem. Applikations integrationer Analyse, Patologi integration Analyse, Rettidig reaktion på prøvesvar Patologi implementering Implementerin Analyse, røntgen svar Skitse for tidsplan til Rekvisition og Svar-leverancerne. Ressourcer fra Regional IT inddrages i forbindelse med design/implementering af identificerede snitflader, test og forberedelse til drift. Side 15 af 20
III.2. Tidsplan Overordnet tidsplan for det samlede projekt. Tidsplanen illustrerer det samlede projekt, der indeholder to spor (RoS- og Kontekststyrings-spor), som illustreret herunder. Side 16 af 20
IV. RISICI IV.1. Samlet risikomål Der påbegyndes en risikovurdering i form af et enkelt, samlet risikomål som beskrevet i Vejledning om risikovurdering af it-projekter i Region Syddanmark. Den samlede projektrisiko klassificeres som Middel, Middel risiko Middel risiko indikerer, at projektet som helhed har en middel risiko, og at det i nødvendig grad skal medtages, når der tages beslutning om projektet skal gennemføres eller ej. Ydermere skal der i tages de nødvendige hensyn til de identificerede risici, hvis projektet gennemføres IV.2. Identificerede risici Identificerede risici Niveau Mitigering Ressource allokering Høj Ressource signoff Risiko for parallel udvikling Lav Overholdelse af tidsplan Ressource allokering fra Middel Kommunikere tidsplan og leverandør ressourcebehov Særskilt komponent til Middel kontekststyring Side 17 af 20
I. FINANSIERING OG RESSOURCETILVEJEBRINGELSE USIT godkender at der frigives 6.400.000kr. til projektet RoS i RSD på Sundheds-it budgettet 2015. Side 18 af 20
VI. ORGANISATION OG EJERSKAB VI.1. Systemejer, styregruppeformand og projektleder For succesfuld anskaffelse og gennemførelse anbefales følgende organisation: Systemejer Styregruppeformand Projektleder SLB Henning Voss Jesper Dahl Udvalget for Sundheds-IT og styregruppen inddrages i henhold til RSD IT-governance: VI.2. Leverandører Leverandør Faser i hvilke leverandør er involveret Hovedansvarsområder og/eller nøgleleveranceansvar Systemleverandør Gennemførelse Planlægning, konfiguration, konvertering, test, uddannelse af brugere, overdrage systemet til drift Side 20
RSD It-Projektmodel BILAGSOVERSIGT Bilag 1 Bilag 2 Bilag 3 specialer Bilag 4 Bilag 5 Projektforslag: Rekvisitioner og svar i RSD Scenarier for IT-understøttelse af Rekvisition og Svar Klinikernes ønsker/behov til funktionalitet ifm. rekvisition til og svar fra parakliniske Afdækning af brugsmønstre / arbejdsgange i arbejdet med rekvisition og svar Nuværende systemunderstøttelse af RoS-funktionalitet for de enkelte laboratorieområder Bilag 6 RoS kravopfyldelse med kommentarer for scenarie 1-5 Bilag 7 Sundheds-IT strategi 2013-2017 Bilag 8 Bilag 9 Bilag 10 Daglig brug af svar og rekvisition set med en endokrinologisk overlæges synsvinkel. Projektorganisation RoS i RSD forslag Gevinstrealiseringsplan 2013-11-28 RSD It Projektbeskrivelse