Dato: 15. marts 2012 [ [Dobbeltklik for at indsætte et billede] Udarbejdet af: Kontrol: Godkendt: Niels Møller Jensen BEN NMJ Herning Vand A/S Ålykkevej 5 7400 Herning Tlf.: 9999 2299 CVR 2581 0619 EAN. 5 790001 899202
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Kort om projekter og projektledelse... 4 3. Administration... 5 4. Afklaring og prioritering... 6 5. Planlægning og projektorganisation... 6 6. Gennemførelse og afslutning... 9 2
1. Indledning 1.1 Formål Denne projektmanual er et dynamisk dokument, som løbende dokumenterer viden og erfaring om projektgennemførelsen i Herning Vand A/S. Manualen er udarbejdet som en del af implementeringen af strategien og visionen for Herning Vand A/S. Her fremgår det, at projektkulturen i Herning Vand A/S skal styrkes og at vi vil opfattes som kompetente og effektive. Målet med manualen er at sikre en ensartet og gennemskuelig afvikling af projekterne, en ensartethed som skal komme alle implicerede til gode. Manualen vil løbende blive revideret, således at erfaringerne indbygges i det fælles projektgrundlag. 1.2 Dækningsområde Projektmanualen dækker i sin nuværende form projekter som gennemføres i Plan og Projektafdelingen. På sigt dækker manualen alle projekter i Herning Vand A/S 1.3 Hvordan er manualen opbygget Manualen giver information om begreber, projektmodel og de overordnede styringsmæssige forhold, fælles for forskellige projekttyper. Begreberne vedrører projektet som et "produktionsapparat", der frembringer relevante løsninger i høj kvalitet. Projektmodellen giver en fælles referenceramme så fremdrift og afslutning af projekter kan understøttes. Manualen rummer Beskrivelse af projektmodel og begreber (afsnit 2) Administrative forhold (afsnit 3) Beskrivelse af de enkelte faser i projektet (afsnit 4 7). For at udføre projekterne i praksis er der opbygget mange supplerende værktøjer og vejledninger. En oversigt over vejledningerne er angivet nedenfor; opdelt i Strategier og planer, der rammesætter projektaktiviteter i Herning Vand A/S (Bilag 1) Generelle anvisninger/rammer for brug af rådgivere og entreprenører (Bilag 2), Retningslinjer for de enkelte projekttyper (Bilag 3) Skabeloner (Bilag 4), samt Checklister og vejledninger (Bilag 5) Bilag1 Strategier og planer 1.1 Årsbudget 1.2 Strategi 1.3 Retningslinjer for intern overvågning 1.4 Strategi for prioritering af kloakfornyelse (CVH / BEN) 1.5 Kloakfornyelsesplan (CVH / BEN) Bilag 2 Brug af rådgivere og entreprenører 2.1 Generelle retningslinjer for samarbejdet med rådgivere 2.2 Generelle retningslinjer for samarbejde med entreprenører 3
1.3 Indkøb af rådgivning på rammeaftale 1.3 ABR-89 kontrakt til rådgiver 1.4 Entreprisekontrakt 1.5 etc. Bilag 3 Retningslinjer for de enkelte projekttyper 3.1 Projektoversigt 3.2 Projektprognose 2.1 Kloakfornyelse 2.2 Byggemodning 2.3 Regnvandsbassiner 2.4 Drift-/vedligeholdsprojekter 2.5 Interne projekter 2.6 etc. Bilag 4 Skabeloner 3.1 Projektoprettelse 3.2 KS-skema 3.3 Information af kunder 3.4 Udbudsparadigme 3.5 etc. Bilag 5 Checklister og vejledninger 4.1 Projektopstartsmøde inkl. checkliste 4.2 Evalueringsmøde og projektafslutning 4.3 Tilslutningsbidrag, erhverv 4.4 Tilslutningsbidrag, boliger 4.5 Procedure for opkrævning af tilslutningsbidrag 4.6 etc. 2. Kort om projekter og projektledelse 2.1 Projektdefinition Et projekt er en beskrevet opgave, der løses af en midlertidig organisation. Projekter er afgrænset af et klart mål, aktiviteter, start- og sluttid samt tildelte ressourcer. Projekter i Herning Vand omfatter planlægningsprojekter, anlægsprojekter, drifts- /vedligeholdelsesprojekter og interne projekter. 2.2 Overordnede projektfaser i Herning Vand Afklaring Prioritering Planlægning Organisering Gennemførelse Afslutning 4
2.2.1 Afklaring og prioritering Fasen indeholder prioritering og afklaring af projekter, med udgangspunkt de rammer Herning Vand har fastlagt på de enkelte indsatsområder. Afklaring og prioriteringen varetages af ledelsen i Herning Vand, dvs. direktør og afdelingsledere. 2.2.2 Planlægning og organisering Fasen beskriver den overordnede aktivitetsplanlægning, der gennemføres internt i Herning Vand i de enkelte afdelinger. Dvs. det er den planlægning der ligger forud for den planlægning (faglig) og projektering af de enkelte opgaver evt. med involvering af eksterne rådgivere og samarbejdspartnere. Strategi for prioritering af kloakfornyelse fremgår af bilag X Strategi for prioritering af fornyelse af vandledninger m.m. fremgår af bilag x 2.2.3 Den konkrete projektgennemførelse Gennemførelse af de enkelte projekter uanset om det er et planlægningsprojekt, et anlægsprojekt eller et intern udviklingsprojekt er opdelt i 5 faser. Fase 1: Projektoprettese Fase 2: Projektplanlægning Fase 3: Projektoverdragelse Fase 4: Projektgennemførelse Fase 5: Afslut og evaluering Der henvises til afsnit 61 for en nærmere beskrivelse af indhold, roller og ansvar m.m. 3. Administration Alle projekter i Herning Vand A/S lever op til følgende: 3.1 Interne forhold For alle projekter er der et sæt grundlæggende spilleregler og administrative rutiner, der sikrer smidig gennemførelse af projekterne og en entydig ansvarsfordeling. Alle aktiviteter i afdeling er et projekt. Hver afdeling har en månedlig opdateret projektoversigt, indeholdende alle igangværende projekter med både planlægning, projektering/udførelse og drift, herunder akutte projekter (skader) og interne projekter. Hver afdeling har også en projektprognose som et internt ressourcestyringsværktøj (mandtimer til rådighed i forhold til behov for mandtimer til alle afdelingens projekter dvs. aktiviteter). Projektprognosen opdateres én gang om måneden. Her kan både hele afdelingen og den enkelte medarbejder i afdeling se ressourcebehovet i forhold til de ressourcer der er til rådighed. På baggrund heraf skar det en ressourceplanlægning og prioritering, senet på et månedligt afdelingsmøde. 5
De administrative rutiner på projektniveau er beskrevet i afsnit 6. Der er entydig sammenfald mellem projektnavn og nr. i arkiveringssystemet ( Mdoc ) og økonomisystemet ( C 5 ). 3.1.1 Projektarkiv Alle projekters dokumenter arkiveres i Mdoc under det pågældende projektnavn og nr. Dette er projektlederens ansvar. Al projektrelateret dokumentation kommunikation m.m. opbevares her under det pågældende projekts projekt nr. og navn. Procedure for navngivning og nummerering af projekter fremgår af bilag x. 3.2 Eksterne forhold 4. Afklaring og prioritering Projekter prioriteres og afklares af ledergruppen i Herning Vand, på baggrund af indstillinger fra afdelingsledere, projektledere og andre, herunder myndighedskrav. På baggrund af bl.a.: Strategi for prioritering af kloakfornyelse fremgår af bilag X Strategi for prioritering af fornyelse af vandledninger m.m. fremgår af bilag x Udarbejdes i de enkelte afdelinger et oplæg til ledelsens endelige prioritering. Anlægsprojekter og drifts-/vedligeholdelsesprojekters prioritering er hovedsageligt baseret i Spildevandsplanen, Vandforsyningsplanen og klimaplanen. Prioritering af de interne projekter er baseret i Herning Vand s strategi- og handlingplaner. Hver afdeling har en månedlig opdateret projektoversigt, indeholdende alle igangværende projekter med både planlægning, projektering/udførelse og drift, herunder akutte projekter (skader). Derudover har hver afdeling en oversigt over planlagte projekter, der er indstillet til prioritering. Denne oversigt revideres hvert kvartal min én gang årlig af Herning Vands ledergruppe. 5. Planlægning og projektorganisation Planlægningsfasen indeholder centrale forudsætninger for projektering og gennemførelse af projektet. Følgende sker altid i planlægningen: 6
Projektets produkt og slutmål beskrives overordnet sammen med succeskriterier for projektet. Deadlines, samt tidsmæssige begrænsninger og afhængigheder fastlægges. Projektet organiseres med projektejer (som er den afdelingsleder der leverer projektlederen og økonomien, men mindre andet aftales i ledergruppen). 5.1 Organisering og roller I Herning vand organiseres alle projekter med dels en Projektejer, der altid er en medarbejder fra Herning Vand: Projektejer varetager bygherreinteressen. og en Projektleder, der leder projektet Selv om det er tilknyttet en ekstern projektleder til projektet fra f.eks. en rådgiver skal der altid være en projektleder og projektejer i Herning Vand. Projektlederen i Herning Vand kan være projektejeren. 5.1.1 Projektejer Projektejeren (typisk den afdelingsleder, hvor økonomien/projektlederen eller fagligheden er forankret) har ansvar for at varetage bygherreinteressen og derudover: Formand for og udpege en styregruppe når en sådan etableres. Ledelsesmæssig støtte til projektlederen. Ansvarlig for at tage stilling til større afvigelser i forhold til produkt, økonomi, ressourcer og tidsplan, samt for at følge op fremdriften i projektet. Med mindre andet aftales i ledergruppen i Herning Vand er projektejeren den afdeling/afdelingsleder hvor økonomien og projektlederen er forankret. 5.1.2 Projektleder Projektlederen udpeges af afdelingslederen når projektet er prioriteret. Projektlederen leder projektet i henhold til retningslinjerne i Herning Vands projektmanual. Projektlederen har ansvaret for: Information og kommunikation omkring projektet. Sikring af at målet er veldefineret fra start og nås. Afdække eventuelle risici Tilrettelæggelse af projektets aktiviteter. Gennemførelse af projektets aktiviteter og aflevering til aftalt tid, økonomi og kvalitet og under hensyntagen til relevante myndighedskrav og interessenter Budgetlægning og min. månedlig opfølgning Planlægge og dokumentere vedr. projektet. Rapportering til projektejer / styregruppe og interessenter. I samaråd med afdelingslederen at bemande projektet og udfylde projektprognosen min. en gang månedlig. 7
5.1.3 Bygherre Bygherre er Herning Vand og repræsenteres af projektejeren. Bygherren er ændringsmyndighed i forhold til projekter godkender ændringer i forhold til projektets produkter. 5.1.4 Rådgivere Såfremt der er tilknyttet en rådgiver til projektet, skal der hos rådgiveren udpeges en projektleder, der overfor Herning Vand har ansvaret for rådgiverens ydelser (Aktivitet og faglighed, Tid og Ressourcer/økonomi, ATR). Rådgiverens projektleder er forpligtet til med mindre andet aftales skriftelig min én gang om måneden at orientere Herning Vand s projektleder om følgende: Projektets stade og fremdrift, herunder færdiggørelsesgrad (i %), både hvad angår rådgiverens egne ydelser og øvrige leverandører som f.eks. entreprenøren Ressourceforbrug pr. d.d. både absolut og relativt (i %) Prognose for færdiggørelse både hvad angår tid og ressourcer/økonomi, herunder også øvrige leverandører som f.eks. entreprenørens økonomi Uafklarede forhold eller risici Herning Vand A/S indbyder en gang om året de rådgivere, der har varetaget rådgiver opgaver i et givet kalenderår til et dialogmøde, hvor der er mulighed for at opsamle erfaringer til fælles gavn. 5.1.5 Entreprenører Herning Vand A/S gennemfører som hovedregel anlægsprojekter i fagentreprise eller hovedentreprise. Projekterne udbydes i indbudt licitation. Der skal altid hos entreprenøren udpeges en projektleder (entrepriseleder), der overfor rådgiverens projektleder evt. Herning Vand s projektleder, såfremt der ikke er tilknyttet en rådgiver til projektet, har ansvaret for entreprenørens ydelser (leverancer, aktivitet og faglighed, Tid og Ressourcer/økonomi). Entreprenørens projektleder er forpligtet til med mindre andet aftales skriftelig min én gang om måneden at orientere Herning Vand s projektleder alternativt rådgiverens projektleder om følgende: Projektets stade og fremdrift, herunder færdiggørelsesgrad (i %), både hvad angår rådgiverens egne ydelser og øvrige leverandører som f.eks. entreprenøren Ressourceforbrug pr. d.d. både absolut og relativt (i %) Prognose for færdiggørelse både hvad angår tid og ressourcer/økonomi, herunder også øvrige leverandører som f.eks. entreprenørens økonomi Uafklarede forhold eller risici Herning Vand A/S indbyder en gang om året entreprenørerne til et dialogmøde, hvor der er mulighed for at opsamle erfaringer til fælles gavn. 8
6. Gennemførelse og afslutning Gennemførelsesfasen i Herning Vand A/S projekter er forskellig i de forskellige projekttyper. Fælles for alle projekttyper er et princip om: Projektet defineres med bl.a. Mål, Aktivitet, Tidsplan og Ressourcer/økonomi (ATR) Risikoelementer og interessenter identificeres Intern forventningsafstemning og aftaler Løbende opfølgning, registrere fremdrift og ændringer i projekterne på en lettilgængelig og entydig måde. Erfaringsopsamling 6.1 De enkelte faser i projektgennemførelsen Målet med beskrivelsen af projektgennemførelsen er at sikre at: Ensartethed og gennemskuelighed i projektgennemførelsen Entydig referencer til øvrige systemer i Herning Vand Projektlederen for defineret deres opgave og ansvar Vi kan dokumentere det vi gør både af hensyn til os selv og omgivelserne Vi styrker vores planlægningsgrundlag og opfølgning (Ressourcer (interne og eksterne), økonomi og faglighed) Sikrer input til de løbende forbedringer samles op Løbende forbedringer implementeres Alle afdelingens aktiviteter er et projekt. Et projekt gennemlever 5 faser i dets levetid: Fase 1: Projektoprettelse Fase 2: Projektplanlægning Fase 3: Projektoverdragelse Fase 4: Udførelse og opfølgning Fase 5: Projektafslutning og -evaluering I alle 5 faser har PL mindst månedlig opfølgning på Aktivitet, Tid og Ressourcer.og giver input til projektprognosen samt projektoversigten 6.1.1 Fase 1: Projektoprettelse Baggrund: Afdelingen har en aktivitet / en opgave / et projekt med et mål, der skal gennemføres Aktivitet: Der udpeges en projektleder (PL) som udpeges af afdelingslederen (AL) ud fra kompetencer, ønske om kompetencer, evt. ressourcer Der aftales et budget med AL (budgetoverslag ud fra f.eks. erfaring / nøgletal) Projektet gives navn og nr. og oprettes som økonomisystemet ( C5) og i arkiveringssystemet Mdoc 9
Procedure for navngivning og nummerering af projekter fremgår af bilag x. Næste skridt: Selve projektplanlægningen (Fase 2) kan påbegyndes Små projekter En projektleders projekter i løbet af et kalenderår med et budget under kr. 50.000,- pr. projekt kan efter aftale med afdelingslederen oprettes som ét projekt under NNN, diverse mindre projekter 2012 6.1.2 Fase 2: Projektplanlægning Baggrund: Der er en opgave/et projekt en aktivitet, fundet en PL og aftalt et overslagsbudget med AL. I det følgende et listet en række administrative procedurer som projektlederen skal gennemføre, som et støtte til projektplanlægning. Listen omfatter og belyser ikke nødvendigvis alle forhold som kan være relevant at vurdere i planlægningsfasen. PL skal udvise sund fornuft og rettidig omhu. Er der forhold som PL er usikker på skal PL søge råd og sparring hos en erfaren kollega eller afdelingslederen. PL har ret til at sige fra overfor en stillet opgave. Aktivitet: Projektlederen udarbejder en plan for gennemførelse af projektet, herunder mål og succeskriterier. Herunder sikrer at alle forhold og forudsætninger for projektets gennemførelse er til stede. På baggrund af projektplanen udarbejder et samlet budget for projektets gennemførelse. Som en støtte til PL er der udarbejdet et paradigme for en projektplan (bilag x): ATR dvs. Aktivitet Tid Ressourcer). Projektplanen skal indeholde en plan for håndtering af mulige ændringer undervejs. Der udarbejdes en KS plan, herunder plan for evt. sparring med typisk en erfaren kollega. Paradigme for KS plan fremgår af bilag x Der udarbejdes en interessent analyse (IA). Procedure for interessentanalyse fremgår af bilag x. Forhold vedr. intern overvågning (IO) vurderes. Herning Vands Program for intern overvågning fremgår af bilag x. Der udarbejdes en risikovurdering (RV). Procedure for risikoscreening fremgår af bilag x. PL opdaterer projektoversigt og projektprognose månedlig. Næste skridt: Fase 3: Projektoverdragelse (den interne kontrakt) 10
6.1.3 Fase 3: Projektoverdragelse Baggrund: Fra PL foreligger en gennemarbejdet projektplan (ATR) med mål m.m., KS-plan, er gennemført Intern overvågning (IO), udarbejdet Risikoscreening (RV) og udarbejdet samlet budget for projektet. Aktivitet: Projektoverdragelsen er en dialog mellem PL og AL, hvor PL gennemgår projektplan (ATR) og budget for projektet incl. diverse administrative procedurer fra fase 2 (KS-plan, IA, IO, RV m.m.) Dialogen munder ud i en endelig aftale mellem AL og PL om rammer, mål og succeskriterier for projektet (den interne kontrakt). I denne fase har PL mulighed for at tage forbehold for elementer i projektet der f.eks. kan være en større usikkerhed omkring. Overdragelsen underskrives af PL og AL. PL opdaterer projektoversigt og projektprognose min én gang månedlig. Der henvises i øvrigt til økonomiopfølgning afsnit 5.1.4 og 5.1.5. Næste skridt: Projektgennemførelse og opfølgning (Fase 4) 6.1.4 Fase 4: Projektgennemførelse og opfølgning Baggrund: Der foreligger en godkendt projektplan (ATR), KS-plan, IA, RV, budget og projektoverdragelsen er gennemført. Aktivitet: PL leder og gennemfører projektet i henhold til projektplan (der også tager højde for mulige ændringer). Særlige risikoforhold iagttages, ligesom kommunikation til identificerede interessenter sikres. PL sikrere at der gennemføres kvalitetssikring i henhold til KS og rettidig omhu og PL søger sparring hos en erfaren kollega og/eller hos AL. PL opdaterer projektoversigt og projektprognose min én gang månedlig. Der henvises i øvrigt til økonomiopfølgning afsnit 5.1.4 og 5.1.5. Næste skridt: Projektafslutning og -evaluering 6.1.5 Fase 5: Projektafslutning Baggrund: PL har leder og gennemført projektet i henhold til projektplanen og evt. de korrektioner, der har været nødvendige undervejs. Aktivitet: Der udarbejdes slutdokumentation og gennemføres arkivering (fysisk såvel som digitalt)i henhold til projektplanen. 11
Projektet afsluttes i økonomisystemet ( C5 ) dvs. projekt nr. lukkes og lukkes for kontering. Der afrapporteres aftalte nøgletal Der afholdes et evalueringsmøde som udgangspunkt mellem PL og AL evt. også andre interessenter interne såvel som eksterne. Fokuspunkter vil være: Vurdering af mål og succeskriterier Opsamling af erfaring og læring generelt Forslag forbedring, faglig, administrativt, miljømæssigt, arbejdsmiljø/sikkerhed, økonomi m.m. både på projekt- og virksomhedsniveau Checkliste for projektafslutning fremgår af bilag x Næste skridt:..det næste projekt 12