Økonomi årsberetning 2007

Økonomi årsberetning 2007

Formål med årsberetningen Såfremt Faaborg-Midtfyn Kommune skal forsætte den positive kvalitetsudvikling via dialog, mål og aftaler, kræver det løbende opfølgning, evaluering og dialog. Derfor er det naturlig at alle aftaleholdere udformer en årsberetning og resultatopfølgning på aftalen for 2007. Formålet med årsberetningen er bl.a. At styrke opfølgningen på mål og indsatser og dermed bidrage til kvalitetsudviklingen af vores serviceydelser At opfølgningen danner grundlag for en konstruktiv dialog og refleksion om årets resultater med relevante aktører, (medarbejdere, brugerbestyrelser, fagchefer, direktionen, politikere mv.) At skabe et overblik over aftaleholderens resultater på mål og indsatser samt organisationen set under et. At synliggøre de mange gode resultater og sikre sammenhæng mellem det vi siger vi vil og det vi gør. Målet er altså et fælles afsæt for dialog om resultaterne for de mange spændende mål og indsatser. Kom vi i mål hvad gjorde at det lykkedes og fik vi fejret succeserne. Hvilke læringspointer tager vi med ind i det nye år og hvordan kan vi forankre disse i hverdagen og videreformidle vores erfaringer til omverdenen. Årsberetning aftaleholder - Dialog og inddragelse Det forventes at den enkelte leder forelægger årsberetningen for personalet og MED-udvalget samt evt. bestyrelse sammen med et årsregnskab udtrukket fra mål- og midler. Årsberetningen indsendes til staben for Evaluering, Projekt og Organisation (EPO) den. 17. marts som videreformidler den til fagchefen og offentliggør den på kommunens hjemmeside. Årsberetning for fagområdet Staben for Evaluering, Projekt og Organisation (EPO)opsummere aftaleholdernes resultater inden for fagområderne i en årsberetning for fagområdet. Fagchefen udarbejder efterfølgende en kort beretning om resultaterne på mål og indsatser på tværs af fagområdet. Årsberetningen for fagområderne forelægges direktionen, fag- og stabscheferne, lederforum samt det relevante politiske udvalg. Med venlig hilsen Projektleder for Dialogbaseret Aftalestyring Steen Hoeck Klausen, 72531134 Staben for Evaluering, Projekt, Organisation (EPO) 1

Indholdsfortegnelse Formål med årsberetningen...1 Generel vejledning i udfyldelsen af resultatopfølgningen og årsberetningen...2 1.0 Aftaleholder og fagsekretariat....3 2.0 Resultatopfølgning på driften i 2007...3 3.0 Resultatopfølgning på indsatser i aftalen for 2007...4 4.0 Årsberetning...5 Generel vejledning i udfyldelsen af resultatopfølgningen og årsberetningen Resultat-opfølgningen bliver til som et produkt af udfyldelsen af et status spørgsmål vedrørende driften samt de politiske, faglige og egne indsatsområder i 2007. Udfyldelsen består af en skala fra 1 5, hvor man dels forholder sig til betydningen af indsatsområdet, dels angiver, hvor tæt man er på gennemførelsen af indsatsen. Der kan skrives korte kommentarer. Lederen kan f.eks. anføre hvilke forhold der er lagt særlig vægt på i forbindelse med vurderingen. Lederne har afslutningsvis mulighed for at skrive en generel tekst om året der gik, jf. afsnit 4.0. årsberetning. Bemærk Der skal kun foretages resultat-opfølgning på de indsatser, som nævnt i bilagene/skabelonerne til aftalerne. Generelle politiske og egne målsætninger samt aktiviteter for året 2007 kan kommenteres kort sidst i dokumentet under årsberetning Institutionerne/afdelingerne skal i deres vurdering af politiske og faglige indsatser fokusere på resultater opnået på eget aftaleområde Fagchefen skal i vurderingen fokusere på indsatsens samlede gennemførelse på tværs af aftaleholderne. For at lette aftaleholderne mest muligt er kommentarer og vurderinger fra status-opfølgningen indsat på forhånd. Aftaleholderen tilpasser disse i forhold til det opnåede årsresultat. Denne opfølgningsform erstatter tidligere skabeloner for f.eks. virksomhedsplaner, dialogoplæg, årsberetninger mv. 2

1.0 Aftaleholder og fagsekretariat. Aftaleholderens navn Jørgen Dalsgaard Områdets fagsekretariat Direktionen 2.0 Resultatopfølgning på driften i 2007 Stabil og sikker drift på aftaleområdet I hvor høj grad har du formået at sikre stabil og sikre drift på en skala fra 1-5. 1=lav grad 5= i høj grad. I vurderingen kan f.eks. økonomi, personale, faglige udfordringer mv. indgå. Kommentarer fra I 2007 blev det hurtigt klart, at fokus skulle rettes på at få de basale økonomifunktioner til at fungere, hvor der kunne konstateres mange problemer i f.t. fejlkonteringer (primært i lønsystemet), ligesom der blev brugt mange kræfter på gennemførelse af undervisning i de forskellige økonomistyringsværktøjer internt i økonomistaben, og eksternt i forhold til alle aftaleholdere. Der har undervejs været store frustrationer over de mange fejl, samt rettelser heraf, der har været medvirkende til at give en utryghed i forhold til den decentrale økonomistyring. Langt de fleste af disse problemer er dog nu løst, hvorfor der forventes en større stabilitet generelt i organisationen i forhold til økonomistyring. Resultat på driften 2007 x. 3

3.0 Resultatopfølgning på indsatser i aftalen for 2007 Betydning: hvor stor betydning tillægger du indsatsområdet for dit aftaleområde på en skala fra 1-5 1= ingen betydning. 5= stor betydning Resultat: hvor tæt på er indsatsen i at være gennemført på en skala fra 1-5 1= ikke påbegyndt.. 5= fuldt gennemført. Politisk indsats jf. bilag 1. Økonomistyringskoncept (bilag 1) Kommentarer Betydning 2007 Konceptet er stadig under udarbejdelse de første elementer opbygges på intranettet, men der mangler en stor del endnu. Videreføres til 2008, hvor konceptet er forelagt Økonomiudvalget den 7. januar 2008, og herefter igangsat. Vil løbende blive suppleret med udbygning af nøgletal Faglig indsats Kommentarer Betydning 2007 jf. bilag 1. Ingen Egen indsats Kommentarer Betydning 2007 jf. bilag 1. Uddannelse (bilag 2) Samtlige aftaleholdere har været tilbudt alle de kurser vi har beskrevet i indsatsen. Resultat af spørgeundersøgelse viser generelt stor tilfredshed med kurserne. Der er ønsker om gennemførelse af nye grundkurser og også om videregående kurser Disse kurser er udbudt i 2008. 4

4.0 Årsberetning Politikker, mål og indsatser for 2007 1. Udarbejdelse af økonomistyringskoncept, der sikrer sammenhæng mellem Økonomiudvalges målsætninger og dets rolle i forhold til økonomisk politik og styring her delpolitik vedr. økonomisk driftssikkerhed, styrelsesvedtægt, kasse- og regnskabsregulativ med tilhørende bilag, spilleregler for decentral ledelse central styring samt tilhørende ydelseskatalog for økonomistaben. Konceptet skal beskrives, og godkendes af Økonomiudvalget samt implementeres i forhold til samtlige aftaleholdere. Det er målet at konceptet er fuldt implementeret, og at min. 75% af aftaleholderne (ultimo 2007) føler sig trygge ved konceptet samt er tilfredse med ydelserne der leveres fra Økonomistaben angående konceptet. 2. Kasse- og regnskabsregulativet er udarbejdet og sendt til politisk behandling januar 2007 Det er målet, at de tilhørende bilag er udarbejdet i løbet af 2007, samt implementeret i forhold til aftaleholdere. 3. Udarbejdelse af en finansiel strategi for kommunens formue- og gældspleje. Målet er at strategien er udarbejdet i 1. kvartal 2007, og implementeres efterfølgende, med virkning i 2007. 4. Udarbejdelse af bedre styringsværktøjer samt indførelse af ledelsesinformationssystemer. Målet er at undersøge markedet for bedre økonomistyringsværktøjer samt værktøj til ledelsesinformationsssystemer i 2007, med henblik på implementering i efterfølgende år. 5. Udarbejdelse af budgetproces, der sikrer det bedst mulige politiske udgangspunkt for, at der hvert år skabes et ikke ubetydeligt økonomisk råderum til politisk prioritering. Dette skal ske i et samarbejde med EPO-staben. I den første aftale for økonomistaben (2007) var fokus rettet på at få den basale økonomistyring til at fungere, med kvartalsvise budgetopfølgninger samt månedlige rapporteringer, såfremt der var områder der ville overskride budgettet udover de aftalte 5 pct. max. grænse, der ligger i kommunens aftalesystem. Økonomistyringskonceptet blev udarbejdet ultimo 2007, og er igangsat i 2008 De mange problemer der har vist sig i løbet af 2007 i forhold til økonomistyring har gjort, at aftalen for 2008 primært skal bygge på nøgleordene Sikker drift. Sikker drift på to fronter: Sikker drift = budgetoverholdelse Sikker drift = valide data (korrekt bogføring og budgetbeløb) De mange opgaver og problemløsninger der var i 2007, for at få den basale økonomistyring til at fungere (kontoplan, konteringsproblemer i f.t. lønsystemer, diverse kulegravningsopgaver etc.) medførte en nedprioritering af flere af de opgaver der ellers lå i aftalen for 2007, 5

herunder udarbejdelse af bilag til kasse- og regnskabsregulativ, strategi vedr. formue- og gældspleje samt bedre styringsværktøjer. Alle opgaver der er overført til aftalen for 2008. Opgaven omkring budgetprocessen blev løst. Årets væsentligste begivenheder Opbygning af økonomistaben har været en opgave der har fyldt godt, hvor opgave- og personsammensætning har foregået i flere tempi. Det kan konstateres, at det til stadighed er nødvendigt at arbejde med at opbygge en fælles forståelse af opgaverne omkring økonomistyring, idet alle naturligt har medbragt gamle rutiner De kvartalsvise budgetopfølgninger, regnskabsaflæggelse for de 5 gamle kommuner samt sammenlægningsudvalget, opbygning af åbningsbalance samt det store arbejde med udarbejdelse af budget 2008 har været nogle af de store milepæle i Økonomistabens 1. leveår. Mange erfaringer herfra kan der arbejdes videre på i efterfølgende år. Udviklingstendenser, forventninger og fremtidige mål og indsatser Der er et klart behov for at forholdsvis stor efteruddannelse af personalet, for at kunne matche den efterspørgsel der er i den nye, og for de fleste medarbejdere, store organisation. Ligeledes er det vigtigt at sikre sig at økonomistaben tilføres nye kompetencer, hvilket der arbejdes målrettet på i forbindelse med personaleudskiftning. Der ligger endvidere en stor udfordring i at få staben til at fungere efter hensigten, samtidigt med at der foretages en yderligere reduktion i personalet, hvor målet nu er fastsat til 10 procents reduktion for alle fagsekretariater og stabe, jf. budgetvedtagelsen for 2007. 6