Version d. 6. marts Samlet Årsberetning 2008 for stabene

Transkript

1 Version d. 6. marts 2009 Samlet Årsberetning 2008 for stabene

2 Formål med årsberetningen for stabene Formål med årsberetningen Såfremt Faaborg-Midtfyn kommune skal forsætte den positive kvalitetsudvikling via dialog, mål og aftaler, kræver det løbende opfølgning, evaluering og dialog. Derfor er det naturligt at alle aftaleholdere udformer en årsberetning og resultatopfølgning på aftalen Formålet med årsberetningen er bl.a. At styrke opfølgningen på mål og indsatser og dermed bidrage til kvalitetsudviklingen af vores serviceydelser At opfølgningen danner grundlag for en konstruktiv dialog og refleksion om årets resultater med relevante aktører, (medarbejdere, brugerbestyrelser, fagchefer, direktionen, politikere mv.) At skabe et overblik over aftaleholderens resultater på mål og indsatser samt organisationen set under et. At synliggøre de mange gode resultater og sikre sammenhæng mellem det vi siger vi vil og det vi gør. Målet er altså et fælles afsæt for dialog om resultaterne for de mange spændende mål og indsatser. Kom vi i mål hvad gjorde at det lykkedes og fik vi fejret succeserne. Hvilke læringspointer tager vi med ind i det nye år og hvordan kan vi forankre disse i hverdagen og videreformidle vores erfaringer til omverden. En samlede årsberetning for stabene De respektive stabe har udfyldt en årsberetning som offentliggøres. Direktionen opsummeret stabenes resultater i en årsberetning for stabene. Årsberetningen er indarbejdet i kommunens samlede Regnskab & Årsberetning for Med venlig hilsen Direktør Kai Winton Hansen 1

3 Indholdsfortegnelse FORMÅL MED ÅRSBERETNINGEN... 1 INDHOLDSFORTEGNELSE ÅRSBERETNING FOR STABENE ØKONOMI FOR STABENE... 7 ØKONOMI REGNSKAB 2008 FOR ØKONOMISTABEN... 7 ØKONOMI REGNSKAB 2008 FOR HR... 8 ØKONOMI REGNSKAB 2008 FOR STAB EPO... 8 ØKONOMI REGNSKAB 2008 FOR STAB IKT... 9 ØKONOMI REGNSKAB 2008 FOR FÆLLESSEKRETARIATET... 9 BILAG TIL ÅRSBERETNINGER FOR STABENE BILAG 1: ÅRSBERETNINGER FOR ØKONOMI BILAG 2: ÅRSBERETNING FOR HR BILAG 3: ÅRSBERETNING FOR EPO BILAG 4: ÅRSBERETNINGER FOR IKT BILAG 5: ÅRSBERETNINGER FOR FÆLLESEKRETARIAT

4 1.0 Årsberetning for stabene De fem stabe fungerer som kompetencecentre og har hele organisationen som deres arbejdsområde. Stabene har tværgående opgaver som f.eks., økonomistyring, personaleudvikling, juridisk bistand, it-opgaver, projekter, understøttelse af de politiske processer og evaluering. Stabene er: Økonomi HR Evaluering, Projekt og Organisation (EPO) IKT Fællessekretariatet Politikker, mål og indsatser for 2008 Stabene har i deres aftaler en række politisk bestemte og tværgående indsatser. For at illustrere stabenes tværgående funktion er en række udvalgte indsatser, der har præget organisationen i 2008, beskrevet i henhold til tanken om balanceret opfølgning med de fem perspektiver: Økonomiperspektivet Ledelses- og personaleperspektivet Organisations og procesperspektivet Kvalitets og brugerperspektivet Evaluerings- og analyseperspektivet Økonomiperspektivet Dette perspektiv bliver beskrevet i det samlede regnskab for Herunder er blot skitseret de fuldt gennemførte politiske og faglige indsatser, der er til grund for kommunens økonomistyring. Økonomistyring Servicedriftsrammen er overholdt som en følge af højt prioriteret økonomistyring. Der er udviklet nyt økonomistyringskoncept, så der fremover bliver lavet budgetopfølgning fire gange om året. Tilpasningen sker på baggrund af erfaringerne fra Økonomisk driftsoptimering Der er udarbejdet katalog med konkrete effektiviseringsforslag og besparelsesmuligheder for Ledelsesinformation Der er nedsat styregruppe til valg af ledelsesinformationssystem, og der er gennemført udbud med valg af leverandør. Systemet bliver implementeret i 2009 på to områder: Økonomi og HR Ledelses- og personaleperspektivet Ledelsesudvikling Ledelsesudviklingsprojekt er blevet udsat pga. manglende afklaring af indhold. Målet er ikke nået. Projektlederuddannelser Der er iværksat to projektlederuddannelser, hvor medarbejdere fra hele organisationen deltager. Sygefravær/fastholdelsespolitik 2008 har været prøve år, hvor organisationen har skullet lære at arbejde systematisk med koncernmål. Målet er ikke nået endnu. Sundhedsfremme Sundhedskonsulenter har blandt andet stået for gennemførelsen af KRAM-kampagne og givet mange forskellige tilbud 3

5 om motion og kostvejledning for medarbejderne. Der er lavet sundhedsprofiler for udvalgte områder Trivselsundersøgelse Undersøgelsen er gennemført med tilfredsstillende resultat samt en tilfredsstillende svarprocent. Organisations- og procesperspektivet Servicering af det politiske system Fokus på udarbejdelse af dagsordener og materiale. Afholdt kurser for forskellige grupper og planlagte kurser for skriftlig fremstilling. Målet er ikke nået endnu. Lean De uddannede lean-konsulenter arbejder på at optimere arbejdsgange på udvalgte områder. Helpdesk Brugerportalen virker efter hensigten. Der bliver fortsat udviklet på portalen for at gøre den mere overskuelig. Konkurrenceudsættelse Afholdt temadrøftelse samt udarbejdet notat med fokus på fremtidig mulighed for yderligere konkurrenceudsættelse. Køb og salg af jord Projektet er i gang og forventes færdigt primo marts Forsinket pga. opslag af stilling af to omgange Kvalitets- og brugerperspektivet Brugerundersøgelser Der er gennemført flere brugerundersøgelser bl.a. på skoler, sundhedstjeneste, kostforplejning, telefonbetjening mv. Tilfredsstillende resultater samt en række forbedringsmuligheder. Kommunikation og branding Brugerundersøgelser af hjemmeside med tilfredsstillende resultat. Ny hjemmeside medio februar. Eksternt firma ved at undersøge kommunens branding potentiale. Kerneværdi for borgeren 31 aftaleholdere har fået del i pulje på og fået tildelt midler af tværgående styregruppe. Projekter er ved at blive evalueret. Lokalområdernes IT-infrastruktur Kommunen har etableret opkobling af institutioner i områder, der har gjort det attraktivt for eksterne leverandører at samgrave og dermed etablere løsninger for private. Evaluerings- og analyseperspektivet Evaluering af den politiske og administrative organisation Økonomiudvalget bestilte evaluering som eksternt firma foretog. Resultater med anbefalinger og justeringsforslag er bearbejdet i fremstilling til økonomiudvalg og kommunalbestyrelsen. Årets væsentligste begivenheder Nedenstående gennemgang er de forskellige stabes egne kortfattede beretninger om, hvordan 2008 er gået, og hvad der har præget opgaverne. Økonomi Den første større opgave var regnskabsafslutningen for 2007, der var den første regnskabsafslutning i Faaborg- Midtfyn Kommune. Der er i 2008 indført ledelsestilsyn hos alle aftaleholdedere. - Budgetlægningen for blev gennemført. - Arbejdet med Økonomistabens økonomistyringskoncept blev igangsat med et par temadage. Der har været meget fokus på økonomistyring og sikker drift i Resultatet har bl.a. været, at Faaborg-Midtfyn Kommune kunne overholde servicedriftsrammen for 2008 og dermed slipper for sanktioner. Der har været brugt mange kræfter på økonomistyringen og 4

6 erfaringerne fra 2008 ligger til grund for et ændret økonomistyringskoncept i Ændringen går primært på, at der fremover bliver lavet budgetopfølgning fire gange om året Der er valgt et ledelsesinformationssystem, og der udarbejdet en finansiel strategi, der afventer godkendelse i økonomiudvalget. HR 2008 blev året, hvor forberedelserne til den elektroniske personalesag blev indledt. I overenstemmelse med Udviklingsstrategiens indsatsområde: Den digitale kommune, er HR således på vej til at overgå til elektroniske P-sager. Projektet rulles ud i løbet af 2009, og medarbejderne har ydet en kolossal indsats med sagsrensning og beskrivelse af diverse procedurer i forbindelse med overgangen. Med udgangspunkt i Udviklingsstrategiens ord om et liv i to tempi, har HR-staben og en arbejdsgruppe med repræsentanter fra HU udarbejdet en række delpolitikker, som har et anerkende og værdibaseret grundlag. Disse politikker er nu sendt i høring i FMK s MEDsystem. Den attraktive arbejdsplads er blevet understøttet med FMK s tilbud om personalegoder. Der blev afholdt en flot og velbesøgt personalemesse i efteråret, og rigtigt mange medarbejdere har taget i mod de mange tilbud. EPO Alle aftaleholdere har en aftale med direktionen. Der blev lavet statusopfølgning pr. sep. på samtlige aftaler som efterfølgende blev behandlet i udvalgene. Ca. 60 medarbejdere er uddannet med konkrete leankompetencer. Leankonsulenterne arbejdet på projekter indenfor deres respektive fagområder. Handleplan for dagrenovationsområdet blev udarbejdet og gennemført. Der blev i samarbejde med økonomistaben gennemført SKI-udbud for ledelsesinformationssystemet Der blev i samarbejde med arbejdsmarkedsområdet iværksat projekt knæk kurven mht. sygedagpenge, hvor målet er at nedbringe udgifterne til sygedagpenge. Resultaterne for 2008 viste en stagnation i antallet af længerevarende sager sammenlignet med 2007, hvor der var en stigning. Området bliver fortsat fulgt tæt. Der er desuden gennemført udbud af it-system for arbejdsmarkedsområdet. EPO har bistået HR med gennemførelse af trivselsundersøgelse for hele organisationen. Evalueringen vedr. den politiske styreform og administrative organisation er gennemført, og bliver behandlet politisk. Der er i forbindelse med kommende strategiseminar taget initiativ til reorganisering af processen omkring udviklingsstrategien samt involvering af koncernledelsen. I forhold til den oplevede kvalitet for brugerne, er der udarbejdet koncept for brugerundersøgelser og gennemført en række pilot-undersøgelser. Konceptet bliver efterfølgende tilpasset. Der er udarbejdet arbejdsgrundlag for direktionen samt resultatkontrakter IKT Etablering/udskiftning af hele kommunens serverplatform. Der er etableret en ny skoleplatform i samarbejde med repræsentanter fra skolerne. Automatisk brugeroprettelse er blevet en stor succes. Der har været henvendelser til portalen om oprettelse, ændring og sletning, siden opstart i marts

7 IT-staben har udviklet en ny telefonbog til brug på intranettet. En løsning som samtidig kan vise billeder af de medarbejdere som har valgt at billeder må offentliggøres på nettet. En stor- og målrettet udbygning af den trådløse infrastruktur på en lang række af kommunens institutioner er sket. Alle de steder som forbinder kommunens infrastruktur, er blevet opgraderet så det kan håndtere trådløs trafik og telefoni. Teknologisikring har været praktiseret for første gang i Der er blevet udskiftet/anskaffet ca. 800 arbejdspladser. Hertil kommer et tilsvarende antal i det pædagogiske netværk. Generelt er IT-stabens planer for 2008 blevet indfriet og målene er nået. Der er på enkelte områder opstået forsinkelser som følge af 3. parts leverandører f.eks. på den trådløse implementering. Omprioriteringer har også været nødvendige f.eks. er mange ressourcer anvendt til at etablere en ny løsning til det pædagogiske netværk. Det har været en løsning der har været arbejdet intenst med fra september 2008 og frem til d.d. Fællessekretariatet I 2008 har den administrative del af fællessekretariatets været præget af væsentlig mere stabilitet. Det har dog været nødvendigt at justere, flytte og omdefinere opgaver. Der bliver arbejdet på at finde en balance mellem hverdagens drift og de projekter der skal gennemføres. Håndtering af balancen mellem drift og projekter bliver et vigtigt fokus i På serviceområdet har der været en del sygemeldinger og udskiftning af personale. Området fungerer dog stabilt. Sammenfattende kan det siges, at trivslen blandt medarbejderne er i top, også selvom 2008 har været et år med mange hårde perioder. Trivselsundersøgelsen har vist en gruppe top motiverede og tilfredse medarbejdere. Udfordringer og udviklingstendenser På baggrund af opgørelsen over årets indsatser og årets vigtigste begivenheder har stabene vurderet hvilke udfordringer og udviklingstendenser, de ser for 2009 og frem. Økonomi En af de væsentlige udfordringer i 2009 bliver implementering af et Ledelsesinformationssystem. Hertil kommer det videre arbejde med økonomistyringen for at opnå sikker drift i kommunen. Det nye økonomistyringskoncept skal implementeres og evalueres i de sidste måneder i Der er behov for at styrke betjeningen i forhold til fagsekretariater det kræver ændring af opgavefordeling internt samt en bedre rolle afklaring i økonomistaben. Der er behov for bedre flow i forhold til samarbejdet med det politiske system og højere kvalitet i sagsfremstillinger mm. HR Lederudvikling og formulering af en rekrutteringsstrategi nu i lyset af den finansielle situation samt branding af Faaborg-Midtfyn som en attraktiv arbejdsplads. Derudover bidrag til lønkommissionens arbejde med forslag til de fremtidige offentlige lønsystemer. Der skal arbejdes mere kvalificeret med sygefravær og trivsel inden for særlige områder. 6

8 Der er hele tiden fokus på driften, og p.t. registreres tidsforbruget i forbindelse med lønproduktion. Derudover er der opmærksomhed på snitflader til systemer i ældreplejen, og SBSYS som middel til at få digitale p-sager, får også stor opmærksomhed. Der er brug for mere enkle procedurer i forbindelse med lønforhandling. EPO Dokumentation af ydelser samt effekt bliver mere og mere centralt i forbindelse med best practis, samspillet nationalt og i forbindelse med markedsføring i forhold til borgere, brugere og andre interessenter. EPO arbejder på arbejdsgange og projektskemaer vedr. indkøb af it-systemer for, at sikre størst mulig udnyttelse på tværs af organisationen det kan virke bureaukratisk på enkelte aftaleholdere men det har en klar økonomisk gevinst. IKT Professionalisering af den samlede indsats overfor den øvrige organisation samt kvalificering af medarbejderne indenfor IT og nøjere afstemning af forventninger og muligheder i forhold til de personalemæssige og tidsmæssige ressourcer, der er til stede i Staben. Effektivisering af it-systemer såvel overfor medarbejdere som overfor borgerne og fortsat udbygning af infrastrukturen ses i høj grad som et indsatsområde for at muliggøre udbygning af systemer og central drift til flest mulige institutioner og medarbejdere. Der er til stadighed behov for ar reklamere og forbedre kommunikationen i f.t. helpdesk systemet. Fællessekretariatet Fællessekretariatet arbejder målrettet med medarbejderudvikling. Kompetenceudvikling med flere medarbejdere, der deltager i kommunens projektstyringskurser Der bliver stadig fokuseret på samarbejdet på tværs mellem fagsekretariater og de øvrige stabe. 2.0 Økonomi for stabene Økonomi regnskab 2008 for økonomistaben Økonomi regnskab 2008 for Stab Økonomi Hele kr. I løbende priser Oprindeligt budget 2008 Korrigeret budget 2008 Regnskab 2008 Restkorr. årsbudget Økonomi U Økonomi I Netto Merforbrug og mindreindtægter er negative tal, mindreforbrug og merindtægter er positive tal. Regnskabsbemærkninger Der blev overført 1,826 mio. kr. fra 2007 til

9 I 2008 har Økonomistaben fået tilført et beløb fra direktionens udviklingspulje til en konsulentstilling. Økonomistabens budget er opdelt i en ekstern og intern del. Barselspulje og tjenestemandspensioner er flyttet fra HR-staben til Økonomistaben og indgår i den eksterne del. Barselspuljen fik overført et merforbrug fra 2007 til 2008 på 2,986 mio. kr. og der er i årets løb godkendt en tillægsbevilling på 2,9 mio. kr. Der er samlet set ydet kompensation for barselsudgifter på i alt 6,0 mio. kr., hvorefter der er et merforbrug ved årets udgang på ca. 0,8 mio. kr. Overførselsbeløbet på -0,925 mio. kr. fordeles på internt budget med 0,588 mio. kr. og på eksternt budget med -1,513 mio. kr. Økonomi regnskab 2008 for HR Økonomi regnskab 2008 for Stab HR Hele kr. Oprindeligt Korrigeret Regnskab Restkorr. I løbende priser budget 2008 budget årsbudget HR U HR I Netto Merforbrug og mindreindtægter er negative tal, mindreforbrug og merindtægter er positive tal. Regnskabsbemærkninger Der er overført 3,312 mio. kr. fra 2007 til I 2008 er områderne Barslespulje og tjenestemandpensioner omorganiseret fra HR til stab Økonomi. Overførselsbeløbet fra 2008 til 2009 fordeles på Internt budget (dvs. drift af HR) med 1,847 mio. kr. og på eksternt budget (dvs. poster med tilknytning til den øvrige del af organisationen f.eks. kursusvirksomhed) med 2,460 mio. kr. Økonomi regnskab 2008 for Stab EPO Økonomi regnskab 2008 for Stab EPO Hele kr. I løbende priser Oprindeligt budget 2008 Korrigeret budget 2008 Regnskab 2008 Restkorr. årsbudget EPO U EPO I Netto Merforbrug og mindreindtægter er negative tal, mindreforbrug og merindtægter er positive tal. Regnskabsbemærkninger Der er overført 0,922 mio. kr. fra 2007 til 2008, hvoraf ca. 0,1 mio. kr. er anvendt til dækning af 2 % besparelsen. Mindreforbrug på lønninger er anvendt til dækning af effektiviseringsmål og kompetanceudvikling. Der er givet en bevilling fra direktionens udviklingspulje på 0,5 mio. kr. til Lean. 8

10 Restbevillingen på 2,564 mio. kr. overføres til Økonomi regnskab 2008 for Stab IKT Økonomi regnskab 2008 for Stab IKT Hele kr. I løbende priser Oprindeligt budget 2008 Korrigeret budget 2008 Regnskab 2008 Restkorr. årsbudget IKT U IKT I Netto Merforbrug og mindreindtægter er negative tal, mindreforbrug og merindtægter er positive tal Regnskabsbemærkninger Der er overført 1,417 mio. kr. fra 2007 til Overførselsbeløbet er delvist anvendt til dækning af 2 % besparelsen og til effektiviseringsmål i alt 0,920 mio. kr. I året er der hos aftaleholdere hentet budget til dækning af afholdte udgifter til telefoni og hjemarbejdspladser ca. 1,4 mio. kr. Budget vedr. leasingrenter 0,990 mio. kr. er overflyttet fra IT til rentekonto. Der er udskudt en del opgaver fra 2008 til 2009, hvilket medfører overførsel fra 2008 til 2009 på 9,554 mio. kr. De primære poster er her: Diverse Kmd programmer, herunder jobcenterløsninger og ledelsesinformation, er budgetmæssigt blevet flyttet i starten af Beløb 3,8 mio. kr. Betaling af licenser vil beløbe sig til minimum 2,0 mio. kr. Betaling af leverandøromkostninger i forbindelse med udbygning af SAN. Beløb ca. 1.0 mio. kr. Økonomi regnskab 2008 for fællessekretariatet Økonomi regnskab 2008 for Fællessekretariatet Hele kr. I løbende priser Oprindeligt budget 2008 Korrigeret budget 2008 Regnskab 2008 Restkorr. årsbudget Fællessekr. U Fællessekr. I Netto Merforbrug og mindreindtægter er negative tal, mindreforbrug og merindtægter er positive tal. Regnskabsbemærkninger Der blev overført et overskud fra 2007 på kr. Regnskabsresultatet på de kr. fordeler sig i forhold til Fællessekretariatets aftale således: Færgedrift: kr., eget driftsbudget: kr., fællesudgifter: kr., samt forsikringer: kr. 9

11 Der er i forbindelse med Ø-færgen givet en tillægsbevilling på kr., da færgen jo er af ældre dato og der har været en række uforudsete nedbrud. Overskuddet på eget driftsbudget på kr. skyldes bl.a. at man midlertidig ikke har genbesat ledige stillinger. Overskuddet på fællesudgifter skyldes bl.a. at der har været udvist mådehold i udgifterne samt udskudt anskaffelser og vedligeholdelsesarbejder. Vedrørende forsikringer er der fra 2007 overført kr. og fra kr. til Skadefonden. Herudover vedrører ca. 3 mio. kr. udskudte risikostyringsprojekter, som først gennemføres i Fremadrettet på forsikringsområdet vil Skadefonden indtil videre blive fastholdt på mio. kr. Der vil blive søgt om en samlet overførsel på til

12 Bilag til årsberetninger for stabene - Hermed følger vedlagte bilag for stabenes årsberetning Resultat: hvor tæt på er indsatsen i at være gennemført d på en skala fra 1-5 1= ikke påbegyndt.. 5= fuldt gennemført. 11

13 Bilag 1: Årsberetninger for økonomi Politisk indsats jf. bilag i aftalen 1. Økonomistyring Kommentarer fra Økonomi Servicedriftsrammen blev overholdt bl. a. som følge af en højt prioriteret økonomistyring Status d. 1. sep Sæt kun et Resultat Sæt kun et 2. Kobling ml. økonomistyring og aftalestyring Fælles projekt med EPO har været nedprioriteret Afventer 3. Ledelsesinformation Der er valgt ledelsesinformationssystem. Opgaven bliver i 2009 at få systemet implementeret 4. Finansiel strategi Er udarbejdet, men mangler godkendelse i Økonomiudvalg Faglig indsats Kommentarer fra Økonomi jf. bilag i aftalen 1. Økonomistyringskoncept Der er udarbejdet et nyt økonomistyringskoncept, som træder i kraft i Udarbejdet på baggrund af erfaringerne fra Servicerammen blev overholdt. 2. Styrkelse af teamets konsulentrolle og kontrollant rolle Der arbejdes løbende med at styrke rollerne og der er bl.a. sket en ændring i Øk-ledernes fordeling af opgaverne, hvilket gerne skulle styrke de enkelte teams. Status d. 1. sep Sæt kun et Resultat Sæt kun et Resultat: hvor tæt på er indsatsen i at være gennemført d på en skala fra 1-5 1= ikke påbegyndt.. 5= fuldt gennemført. 12

14 Egen indsats Kommentarer fra Økonomi jf. bilag i aftalen 1. Vanskelige styrbare områder Vi er ikke helt færdige i forhold til at udarbejde pris * mængde - relationer 2. Lean projekter Det har haft for lidt fokus i 2008, men vil blive genoptaget i 2009 som led i den løbende effektivisering af arbejdsgange i økonomistaben Status d. 1. sep Sæt kun et Resultat Sæt kun et Politikker, mål og indsatser for 2008 Der har været meget fokus på økonomistyring og sikker drift i Resultatet har bl.a. været, at Faaborg-Midtfyn Kommune kunne overholde servicedriftsrammen for 2008 og dermed slippe for sanktioner. Der har været brugt mange kræfter på økonomistyringen og erfaringerne fra 2008 ligger til grund for et ændret økonomistyringskoncept i Årets væsentligste begivenheder Den første større opgave var regnskabsafslutningen for 2007, hvor der jo var tale om den første regnskabsafslutning i Faaborg-Midtfyn Kommune. Der er i 2008 indført ledelsestilsyn hos alle aftaleholdere. - Budgetlægningen for blev gennemført. - Arbejdet med Økonomistabens økonomistyringskoncept blev igangsat med et par temadag på Lundsgaard i Horne. Udviklingstendenser, forventninger og fremtidige mål og indsatser En af de væsentlige udfordringer i 2009 bliver implementering af et Ledelsesinformationssystem. Hertil kommer det videre arbejde med økonomistyringen for at opnå sikker drift i kommunen. Det nye økonomistyringskoncept skal implementeres og evalueres i de sidste måneder i Resultat: hvor tæt på er indsatsen i at være gennemført d på en skala fra 1-5 1= ikke påbegyndt.. 5= fuldt gennemført. 13

15 Bilag 2: Årsberetning for HR Politisk indsats jf. bilag i aftalen 1. Sundhedsfremme 2. Sygefravær/ fastholdelsespolitik Kommentarer fra HR og personale Sundhedskonsulenterne har gjort et flot og synligt stykke arbejde i KRAM-dagen + de mange tilbud til medarbejderne om motion og kostvejledning. Derudover har de også gennemført sundhedsprofiler på udvalgte områder. På trods af en stor indsats på dette område, blev målet ikke nået. Til gengæld arbejdes der i 2009 mere kvalificeret med særlige områder indenfor sygefravær/trivsel har karakter af et prøveår, hvor organisationen skulle vænnes til at arbejde med området. Faglig indsats Kommentarer fra HR og personale jf. bilag i aftalen 1. Ledelsesudvikling P.g.a. manglende information fra KL vedr. betingelser for tilskud via trepartsmidlerne, er hele ledelsesudviklingsprojektet udsat. Det første informationsmøde er fastsat til 30. september. Der blev ikke nået noget resultat i 2008 jf. ovenfor. Der er i første kvartal 2009 et oplæg på vej til direktion og lederforum. 2. Den gode HR-service Der er udarbejdet ydelseskatalog, som har været i høring. Derudover mangler der en interessentanalyse, som skal igangsættes henover efteråret. Der mangler fortsat en interessentanalyse. 3. Trivselsundersøgelse Selvom trivselsundersøgelsen blev rykket fra maj til september, er det indtrykket, at den forløber planmæssigt. Trivselsundersøgelsen blev også gennemført i 2008 og med en tilfredsstillende svarprocent. Status d. 1. sep Sæt kun et Status d. 1. sep Sæt kun et Resultat Sæt kun et Resultat Sæt kun et Resultat: hvor tæt på er indsatsen i at være gennemført d på en skala fra 1-5 1= ikke påbegyndt.. 5= fuldt gennemført. 14

16 4. Driftsoptimering HR mangler fortsat at harmonisere den arbejdsmetode, som HR skal anvende i FMK. Det kræver kompetenceudvikling af medarbejderne, og der er hele tiden fokus på at forenkle det komplicerede. Der arbejdes fortsat med LEAN-tankegang - nu i forbindelse med SBSYS for at forenkle hele driftssiden også når den bliver digital. 5. Lean Se ovenfor 6. APV-styringssystem Er blevet forsinket p.g.a. andre opgaver. Der tilkøbes nu en konsulent, så vi får leveret et færdigt styringssystem i stedet for at skulle opfinde en flad tallerken. Målet blev ikke nået i 2008; men indsatsen er medtaget i aftale Egen indsats Kommentarer fra HR og personale jf. bilag i aftalen 1. Arbejdsmiljø Der mangler igangsættelse af initiativer, men de forventes at blive udført i løbet af efteråret. Der blev afhold en vellykket temadag for sikkerhedsgrupperne. Status d. 1. sep Sæt kun et Resultat Sæt kun et Politikker, mål og indsatser for blev året, hvor forberedelserne til den elektroniske personalesag blev indledt. I overensstemmelse med Udviklingsstrategiens indsatsområde: Den digitale kommune, er HR således på vej til at overgå til elektroniske P-sager. Projektet rulles ud i løbet af 2009, og medarbejderne har ydet en kolossal indsats med sagsrensning og beskrivelse af diverse procedurer i forbindelse med overgangen. Resultat: hvor tæt på er indsatsen i at være gennemført d på en skala fra 1-5 1= ikke påbegyndt.. 5= fuldt gennemført. 15

17 Med udgangspunkt i Udviklingsstrategiens ord om et liv i to tempi, har HR-staben og en arbejdsgruppe med repræsentanter fra HU udarbejdet en række delpolitikker, som har et anerkendende og værdibaseret grundlag. Disse politikker er nu sendt i høring i FMK s MEDsystem. Den attraktive arbejdsplads er blevet understøttet med FMK s tilbud om personalegoder. Der blev afholdt en flot og velbesøgt personalemesse i efteråret, og rigtigt mange medarbejdere har taget i mod de mange tilbud. Årets væsentligste begivenheder Se ovenfor. Udviklingstendenser, forventninger og fremtidige mål og indsatser Lederudvikling og formulering af en rekrutteringsstrategi nu i lyset af den finansielle situation samt branding af Faaborg-Midtfyn som en attraktiv arbejdsplads. Derudover bidrag til lønkommissionens arbejde med forslag til de fremtidige offentlige lønsystemer. Resultat: hvor tæt på er indsatsen i at være gennemført d på en skala fra 1-5 1= ikke påbegyndt.. 5= fuldt gennemført. 16

18 Bilag 3: Årsberetning for EPO Politisk indsats jf. bilag i aftalen 1. Evaluering af den politiske og administrative organisation Kommentarer fra EPO Økonomiudvalget har behandlet det udarbejdede kommissorium for evalueringen og der er valgt leverandør til opgaven. Leverandøren skal jf. kommissoriet præsentere ØK og KB for anbefalinger m.m. januar Digitale projekter Undervisningsområdet har modtaget midlerne til digitale-tavler jf. prioritering i udviklingsstrategien herunder er 4S, Jobcenterløsning og mindre it-applikationer under implementering. Der endnu ikke nedsat en it-styregruppe hvilket opprioriteres i forbindelse med udarbejdelsen af IT-strategien. 3. Ledelsesinformation Der er nedsat en styregruppe som pt. har drøftelser med en række leverandører mht. funktionalitet, integration m.m. samt gevinster for organisationen. En beslutning i direktionen inden 1. nov. om strategi for LISsystem. Implementeringen af ledelsesinformation på 2-4 fagområder inden udgangen af (områderne er økonomi, HR, Beskæftigelse, ældre) 4. Økonomisk driftsoptimering I forbindelse med budgetprocedure for 2009 er der udarbejdet et katalog over konkrete effektiviseringsforslag/besparelsesmuligheder. Status d. 1. sep Sæt kun et Resultat Sæt kun et Faglig indsats jf. bilag i aftalen 1. Politisk styreform og politisk målformulering Kommentarer fra EPO Målformuleringsprocessen er gennemført med politikere, koncernledelse og lederforum. Der er afhold inspirationsmøde med formand og næste formand i de enkelte udvalg og der er fokus på understøttelse af det politiske niveau. Succeskriterier er i overvejende grad opfyldt for indsatsen. Status d. 1. sep Sæt kun et Resultat Sæt kun et Resultat: hvor tæt på er indsatsen i at være gennemført d på en skala fra 1-5 1= ikke påbegyndt.. 5= fuldt gennemført. 17

19 2. Lean Der er gennemført 4 lean-udd. Forløb samt cafemøder for mere end 200 medarbejdere og ledere. Der er udarbejdet en folder som publiceres i seo./okt. vedr. resultater fra lean-forløbet. Pt. er der en stigende efterspørgsel fra institutioner og fagsekretariater på et femte kursusforløb, som pt. overvejes. 3. Konkurrenceudsættelse Økonomiudvalget har afholdt en temadrøftelse vedr. konkurrenceudsættelse. Der er udarbejdet et notat som beskriver Faaborg-Midtfyn Kommunes PLI (Privatleverandørindeks) og IKU (Indikator for konkurrenceudsættelse) samt proces for vurdering af konkrete 4. Oplevet kvalitet for brugerne Koncept fagområder. udarbejdet og behandles i direktionen og koncernledelsen primo oktober. 5. Fælles projektkultur Plan og kultur og EPO-staben har udarbejdet rammerne for to projektlederuddannelser i Faaborg-Midtfyn Kommune. Konceptet er præsenteret på intranettet og i koncernledelsen. Pt. har cheferne tilmeldt 38 medarbejdere til uddannelsen som ligeledes indeholder et netværk for projektledere med fokus på videndeling og værktøjer 6. Dokumentation og evaluering Koncept projektværktøjer. for dokumentation og evaluering er under udarbejdelse og forventes behandlet i direktion og Koncernledelse nov. dec. 08 Jf. aftalen er der gennemført statusopfølgning på samtlige aftaler i sep./okt. 08 Resultat: hvor tæt på er indsatsen i at være gennemført d på en skala fra 1-5 1= ikke påbegyndt.. 5= fuldt gennemført. 18

20 Politikker, mål og indsatser for 2008 Årets væsentligste begivenheder Aftalestyring: Tilrettelæggelse af aftaleprocessen således alle aftaleholdere har en aftale med direktionen Statusopfølgning: Der blev lavet statusopfølgning pr. sep. på samtlige aftaler som efterfølgende blev behandlet i udvalgene. LEAN: Der blev etableret et lean-uddannelsesforløb således ca. 60 medarbejdere har konkrete leankompetencer. Leankonsulenterne har alle løst konkrete problemer/udfordringer indenfor deres respektive fagområder i forbindelse med uddannelsen. FFV: Handleplan for dagrenovationsområdet blev udarbejdet og gennemført. Ledelsesinformation: Der blev gennemført SKI-udbud, men processen blev vanskeliggjort i de sidste faser, hvilket har forsinket projektet. EU-udbud: Der blev gennemført udbud af it-system for arbejdsmarkedsområdet. knæk kurven : Der blev i samarbejde med arbejdsmarkedsområdet iværksat projekt knæk kurven mht. sygedagpenge Trivselsundersøgelse: Planlægning og gennemførelse af trivselsundersøgelse Evaluering: Gennemførelse af evalueringen vedr. den politiske styreform og administrative organisation Udviklingsstrategi: Reorganisering af processen omkring udviklingsstrategien samt involvering af koncernledelsen Brugerundersøgelser: Udarbejdelse af koncept for brugerundersøgelser herunder gennemførelse af en række pilot-undersøgelser Udarbejdelse af arbejdsgrundlag for direktionen samt resultatkontrakter For yderligere begivenheder/projekter henvises til projektoversigten på intranettet under EPO-staben Udviklingstendenser, forventninger og fremtidige mål og indsatser Dokumentation af ydelser samt effekt bliver mere og mere centralt i forbindelse med best practis, samspillet nationalt og i forbindelse med markedsføring i forhold til borgere, brugere og andre interessenter. Resultat: hvor tæt på er indsatsen i at være gennemført d på en skala fra 1-5 1= ikke påbegyndt.. 5= fuldt gennemført. 19