Facility Management i Post Danmark v/ ejendomschef Jesper Friisberg Indlæg ved afslutningsseminaret i projektet Organisering af den kommunale FM-funktion Odense, den 17.april 2007
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 2 CV Jesper Friisberg 50 år Kandidat i statskundskab: 1982 Boligministeriet: 1983 1992 Ejendomsforeningen Danmark, direktør: 1992 2000 DATEA (ejendomsadministrationsfirma), direktør: 2000 2004 Post Danmark Ejendomme, ejendomschef: 2005 -
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 3 Dagsorden Præsentation af Post Danmark Ejendomme Baggrunden for etablering af central FM-organisation i Post Danmark FM-konceptet Implementering af FM Foreløbige erfaringer Gode råd
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 4 Facts om Post Danmark Ejendomme Antal M2 Egne ejendomme 256 640.000 Lejemål 161 165.000 I alt 417 805.000
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 5 Udviklingen i Post Danmark Ejendomme 1995: Post Danmark Ejendomme etableres med funktionerne ejer og bygherre 2006: Suppleres med driftsherrefunktion gennem FMkoncept 2007: FM-konceptet udvides med produktionsudstyr
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 6 Facility Management i Post Danmark Shared Service Centers filosofien Indtil 2005 var ansvaret for vedligeholdelse og drift af bygninger spredt på mange forskellige enheder Direktionsbeslutning i efteråret 2004 2005: Konceptbeskrivelse og afprøvning af konceptet på enkelte enheder 2006: Etablering af FM-organisation Indrulning af decentrale enheder 2007: Overtagelse af ansvaret for vedligeholdelse og fornyelse af produktionsudstyr
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 8 Formålet med FM Kvalitetsforbedringer i støtteprocesser for at understøtte kerneprocesser Opnå besparelser gennem øget effektivitet Ensartet niveau gennem standardisering Skabe øget kundetilfredshed Frigøre ledelsesressourcer på kerneområder Udvikle medarbejdere og organisation Fastholde og udvikle specialviden
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 9 Målepunkter for FM Besparelse IKTA 4,0 MKA index 76 i 2006
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 10 Opgaver Bygninger og lokaler Bygningstekniske installationer Viceværtfunktion Energistyring Renovation Rengøring og vinduespudsning Posthusomdannelser Produktions- og administrationsudstyr ( postcykler motorkøretøjer teleog IT-udstyr) Postskranker, vægte, håndscannere mv.
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 11 Facility Management i Post Danmark Drejebog for implementering Konceptbeskrivelse Kick off møder med enhederne før indrulning Leverandørskema Orienteringsbrev til leverandører Enighedserklæring
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 12 HOVEDPROCESSEN SET MED BRUGERØJNE AFHJÆLPENDE, FOREBYGGENDE OG OPRETTENDE VEDLIGEHOLD Afhjælpende vedligehold Brugeren observerer og rapporterer behovet for afhjælpende vedligehold til FM- CallCenteret, der bringer rapporteringen til handling. Fx: hul i taget, sprunget vandrør, elevatorsvigt, fejl på automatiske persienner, ikke-funktionsdygtig måler, manglende renovation eller rengøring. Forebyggende vedligehold Bruger skal ikke gøre noget, idet forebyggende vedligehold foretages ifølge vedligeholdelsesplaner i SAP, som er lagt ind efter analyse og planlægning i FM. Oprettende vedligehold Ved bygningssynet vurderer FM behovet for oprettende vedligehold. Bruger observerer og rapporterer SAP opretter automatisk en VH-ordre pbga. FMs vedligeholdelsesplan CallCenter bringer rapportering til handling VH-ansvarlig i FM bringer planen til handling
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 13 Medarbejdere Facility Managers Bygningskonsulenter Servicekonsulenter BMI Call center Montører
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 14 Post Danmark Ejendommes organisation Ejendomschef Økonomi og Administration Salg og udlejning Facility Management Projekt Intern Service Team Sekretariat Team CallCenter Team Fredericia Team Århus Team København
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 15 Fra koncept til drift Flere landsdækkende udbud Afdække outsourcing muligheder SLA på alle områder Regelmæssige kundemøder Uddybende arbejdsgangsbeskrivelser
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 16 Resultater IKTA 4,0 MKA ca. 70: lavere end tilsigtet, men ikke dårlig De tilsigtede besparelser opnås, både gennem personalebesparelser og gennem udgiftsreduktioner gennem udbud
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 17 Erfaringer Stort engagement og pionerånd blandt medarbejderne De overførte budgetter i underkanten Uensartet arbejdsbelastning af forskellige medarbejderkategorier tilpasning nødvendig Løbende kundedialog med henblik på forventningsafstemning
25. april 2007 Post Danmark Ejendomme 18 Gode råd Organisation og koncept bør være på plads inden man går i drift Prøv konceptet af inden idriftsættelse Budgetterne skal være tilstrækkelige Vær åben over for efterfølgende tilpasninger af bemandingen og dens sammensætning Standarder skal være veldefinerede - på sigt i en SLA