Centerstrategi for Digitalisering og IT Odsherred kommune 2013
Strategi 2013 for Center for Digitalisering og IT Indhold Centrets overordnede udfordringer 2 Direktionens fire strategiske temaer 4 Indsats Lync kommunikation 5 Indsats udrulning PC ere 6 Indsats Servicedesk 7 Indsats infrastruktur/trådløse netværk 8 Indsats konkurrenceudsættelse/udbud 9 Strategiens tilblivelse Centerstrategien har været drøftet på flere møder i centret i december 2012 og januar 2013, hvor medarbejderne har haft mulighed for at fremkomme med synspunkter, ideer og forslag. Forord: Centerstrategien 2013 indeholder de strategiske opgaver og indsatsområder, som Centret vurderer som de vigtigste indenfor digitalisering og IT i Odsherred Kommune i 2013. Centerstrategien sætter en dagsorden for hvilke opgaver vi vil arbejde med for bl.a. at støtte op om Direktionsstrategien, men også hvilke påtrængende opgaver af såvel driftsmæssig som strategisk karakter som er prioriteret af centret.
Centrets overordnede udfordringer Året 2012 gav Centret store udfordringer, idet Udrulning af nye pc ere og Lync telefoner skulle udbredes i hele vores organisation. Centret er nået langt med opgaven der forventes afsluttet i 2013. 2012 betød en ændring i hele organisationens måde at arbejde på. Vore bestræbelser på at gøre organisationen så mobil og papirløs som muligt indebar at rigtig mange centre anskaffede tablets tillige med smartphones til deres medarbejdere. Mange medarbejdere er således gået fra at have 1 stk. device (udstyr) til ofte at have 3. Denne tendens ses at fortsætte ind i 2013 med nogenlunde samme styrke. Dette betyder et væsentlig øget antal af enheder som skal serviceres og vil føre til en nødvendig evaluering af vores centers servicekoncept. Selv om leverandørerne af IT til kommunerne har øget brugen af ASP løsninger (application service provider), dvs. løsninger der driftes direkte hos leverandøren, så var det i 2012 nødvendigt at øge kræfterne i Kommunens servermiljø, dels fordi løsningerne er blevet flere, dels fordi disse er blevet tungere. Vi vil løbende afveje forholdet mellem de opgaver vi selv ser formålet med at drifte og de opgaver som kan eller bør outsources. Ressourceforbrug og økonomi vil være afgørende parametre i denne afvejning. Kommunens forskellige fagområder er alle ramt af krav og forventninger om digitalisering. DIG-IT har medvirket ved udformning af flere strategier, men også i gennemførelsen af projekter. Driften af kommunens IT vejer fortsat tungt i centrets arbejde, men deltagelse i forskellige strategiarbejder og projekter er vigtigt for at kunne vurdere de teknologiske konsekvenser og sikre en ensartet strategi i organisationen. Dette indebærer et stadigt stigende ressourcetræk i centret. DIG-IT er sig bevidst, at vores indsats er afgørende for hvor gode og effektive vore kolleger er og bliver. Dette stiller naturligvis krav om at vi selv er effektive. Vi vil derfor sætte fokus på betjening af vore kunder. En hurtig og effektiv betjening af vores brugere er vores mål, hvorfor vi vil arbejde med at forbedre vores servicedesk og vores arbejdsgange. I denne proces vil indgå vurdering af, hvorledes centret kan skabe en ændring i henvendelses- og betjeningsmønstret for derigennem, at skabe bedre rum til centrets mere indadvendte opgaver. Med udbredelsen af mange trådløse enheder (smartphones og diverse tablets) og med ønsket og forventningen om maksimal mobilitet er det påkrævet at Centret finder bedre og mere dækkende løsninger end vore nuværende. Trådløst netværk har hidtil været et administrativt fænomen, men breder sig nu til alle dele af vores organisation, senest har kommunens plejecentre ønsket trådløst netværk på samtlige plejecentre. Vi forventer i 2013 at alle administrative lokationer og plejecentre vil være dækket ad trådløst netværk. Mobiliteten er en afgørende faktor i digitaliseringen af de kommunale opgaver og stiller derfor krav om at være på alle steder og ikke blot når man befinder sig i et kommunalt lokale. Optimal tele- og datadækning er væsentligt krav for at kunne indfri vores digitaliseringsmålsætninger. I samarbejde med
andre kommuner vil vi forsøge at lægge maksimalt pres på tele- og dataudbydere for at sikre gode forbindelser til vore borgere og virksomheder i hele Odsherred. 2013 bliver året hvor flere af centrets opgaver konkurrenceudsættes. K.L. og regeringen har gennem økonomiaftalen forventninger om, at KMD s monopol brydes gennem det fælleskommunale selskab KOMBIT. Vi har på nuværende tidspunkt sammen med 94 af landets kommuner tilsluttet os det fælles udbud vedr. en del af kommunernes ydelsessystemer. Udbuddet og resultatet heraf vil givetvis blive en stor udfordring ikke blot for centret men også kommunens øvrige ansatte. Udbud af kommunens økonomisystem er på trapperne. Resultatet af udbuddet som må forventes at foreligge medio året vil betyde en betydelig indsats for mange ansatte og ikke mindst for DIG-IT, da hele brugerrettighedsdelen er placeret her. Centret planlægger yderligere at konkurrenceudsætte kommunens fiberforbindelser, idet der ikke blot er økonomiske fordele at vinde herved, men også kvalitetsforbedringer. Centret står for væsentlige indkøb af IT udstyr i organisationen. Disse indkøb har hidtil været foretaget hos vores sædvanlige leverandør på SKI-aftalen. Omfanget af kommunens indkøb har efterhånden nået et omfang, at vi må overveje at gennemføre et egentligt udbud.
Direktionens fire strategiske temaer Direktionsstrategien er bygget op på den måde, at den indeholder fire grundlæggende strategiske temaer. Hvert tema består af en række indsatsområder, og hvert indsatsområde af målsætninger, handlinger og projekter, som samlet forholder sig til kommunens strategiske udfordringer og udviklingsmuligheder. De fire temaer er: 1. Velfærd og kvalitet 2. Erhverv og bosætning 3. Styring og effektivisering 4. Organisation og samarbejdsformer Bemærkninger til de fire temaer: Center for digitalisering og IT understøtter de 4 temaer ved bl.a. at medvirke i forskellige projekter, hvori indgår overvejelser om anvendelse af teknologiske hjælpemidler. Aktuelt er Centret bl.a. inddraget i implementering af skole-it strategien samt implementering af strategien på velfærdsområdet og diverse mindre projekter. Forudsætningen for at tiltrække virksomheder og borgere hænger nøje sammen med vores evne til at skabe en teknologisk infrastruktur, hvor det er muligt at få optimale tele- dataforbindelser. Vi vil i forbindelse med udbud af vore fiberforbindelser benytte os af muligheden for at lægge pres på de tele- og dataleverandører der byder på opgaven. Center for digitalisering og IT vil fortsat medvirke i projekter der har til formål at sikre, at kommunen ved hjælp af den til rådighed værende teknologi arbejder så effektivt som muligt. Aktuelt er implementering af Microsoft Lync kommunikation samt udbud af nyt økonomisystem eksempler herpå. Flere af vore indsatsområder som er nævnt i denne centerstrategi vil i større eller mindre omfang understøtte direktionens fire temaer.
Indsats: Udrulning af Lync til eksterne institutioner Mål: Færdiggørelse af Lynch udrulning på de eksterne institutioner. Handlinger, indsatser, projekter: Centret vil kontakte de relevante institutioner for at afklare/konstatere behov og demonstrere mulighederne i Microsoft Lync. I samarbejde med brugerne udvælges relevant udstyr herunder headsets. Centret forestår udrulning af software og installation af andet udstyr. Centret vil i samarbejde med institutionen aftale nærmere om instruktion og undervisning af brugerne. Ansvarlig: Torben Petersen
Indsats: Udrulning af PC ere til eksterne institutioner Mål: Efter udrulning af nye pc ere i administrationen færdiggøres pc-projektet ved udrulning af renoverede administrative pc ere til relevante institutioner, herunder specielt plejeområdet. Handlinger, indsatser, projekter: I samarbejde med de berørte institutioner at planlægge tidspunkt for opsætning samt gennemføre dette til mindst mulig gene for brugerne. Centret klargører pc ere herunder pårulning af image. Planlægning og opsætning af udstyr på institutionen. Ansvarlig: Jan Slorup
Indsats: Organisering af servicedesk Mål: Strukturering af brugernes henvendelser til Digitalisering og IT, og forbedring af arbejdsgangene internt i Centeret. Udvikling af eksisterende muligheder for hjælp til selvhjælp via internettet. Handlinger, indsatser, projekter: I efteråret 2012 var Helle Kristensen og Lotte Sejersen på Procesledelsesuddannelsen. Hvor henvendelserne og arbejdsgange blev analyseret. Udvikling af nye blanketter og opsætte regler i helpdesk-postkassen til brug for sortering af opgaver. Der skal afprøves om der skal være helpdeskvagt blandt medarbejderne, for at give de andre i DIG-IT arbejdsro. Forbedre og udvikle DIG-IT intranetside, således at brugere vil få mulighed for at få hjælp til selvhjælp via internettet. Der skal afprøves om der skal være telefonvagt blandt medarbejderne, for at give de andre i DIG-IT arbejdsro. Der skal afprøves om det vil være muligt at begrænset tidsrummet, hvor brugerne kan afhente varer for at undgå unødige forstyrrelser. I dag kan brugerne hente varer i hele arbejdstiden. I samarbejde med KMD undersøges og analyseres der i øjeblikket om muligheder for anskaffelse af et brugerstyringsmodul. Ansvarlig: Niels Ebbe Pedersen, Helle Kristensen og Lotte Sejersen
Indsats: Trådløst netværk Mål: For at øge mobiliteten i forbindelse med en stærkt øget anvendelse af smartphones og Ipad s etableres trådløse accesspunkter på udvalgte lokationer. Handlinger, indsatser, projekter: Rådhus og administrationscentrene i Nykøbing og Fårevejle vil fuldt ud blive dækket af sikkert trådløst netværk. Plejecentre vil efter nærmere aftale med fagcenterchef Birgit Larsen ligeledes blive dækket af sikkert trådløst netværk for at øge fleksibiliteten hos medarbejderne Ansvarlig: Jan Slorup
Indsats: Diverse udbudsopgaver indenfor IT Mål: Medvirke ved KOMBIT s udbud af KMD s monopolsystemer. Udbud af kommunens fiberforbindelser i overensstemmelse med gældende regler for udbud. Udbud af kommunens indkøb af IT-tilbehør. Handlinger, indsatser, projekter: I samarbejde med kommunens indkøbsafdeling, at tage stilling til typen af udbud samt gennemførelse af udbud. Implementering af nye aftaler i kommunens organisation. Ansvarlig: Niels Ebbe Pedersen