Projektlederens værktøj Af Bjarne Kousholt 1. udgave, 1. oplag 2011 Nyt Teknisk Forlag 2011 Forlagsredaktør: Henrik Larsen, hl@nyttf.dk Omslag: Henrik Stig Møller Tegninger: Tommy Kinnerup, Henrik Stig Møller og Mette Nielsen Grafisk tilrettelæggelse: Henrik Stig Møller Dtp: Mette Nielsen ISBN: 978-87-571-3274-8 Bestillingsnummer: 104008-9 Alle rettigheder ifølge gældende lov om ophavsret forbeholdes. Det er ikke tilladt at kopiere denne e-bog. www.projektvaerktoej.dk Til denne bog har vi oprettet en hjemmeside, som du finder på ovennævnte adresse. På hjemmesiden finder du figurer, tjeklister og skabeloner, som du kan downloade og benytte i dit arbejde eller dine studier. Tjeklisterne og skabelonerne kan du fx løbende udbygge, så de svarer til de behov og krav, som du konkret oplever i dine projekter. Dit login består af den kode, som du finder her på siden, plus din e-mailadresse. God fornøjelse Find figurer, tjeklister og skabeloner på www.projektvaerktoej.dk Benyt koden: 51CE90 som login. Nyt Teknisk Forlag Vigerslev Allé 18 2500 Valby info@nyttf.dk www.nyttf.dk
Forord Projektlederens værktøj er opbygget med en fast, stram disposition for hvert af de 112 værktøjer, som bogen indeholder. Formålet med bogen er, at præsentere de vigtigste hands-on værktøjer, som den udøvende projektleder har brug for. På teoretisk sikker grund og med referencer til de vigtigste internationale standarder og normer for projektledelse er der værktøjsbeskrivelser, tjeklister og direkte anvendelige skabeloner. Med ordet værktøj menes i denne sammenhæng en model af virkeligheden, som anviser en måde at angribe sidstnævnte på, men som ikke mindst indfører et fælles sprog og dermed letter kommunikationen. Som et eksempel kan nævnes risikoanalysen. Uden værktøjet risikoanalysen kan man godt tale om projektets risici, men det bliver ukonkret. Benytter man værktøjet, får man dels en opskrift på, hvordan risikoanalysen udføres, men man får også sat nogle betegnelser på: sandsynlighed og konsekvens samt en grafisk metode til at visualisere projektets risici. Værktøjet gør, at vi kan gå i dybden med problemerne, og forskellige mennesker kan drøfte disse og udveksle erfaringer på et konkret niveau. Bogen indeholder beskrivelse af de mange værktøjer, som projekt- og forandringslederen har brug for. Beskrivelserne af de enkelte værktøjer er korte og skrevet, så læsere med mange forskellige tilgange kan forstå dem. Projektlederens værktøj er ment som en formelsamling til grundlæggende lærebøger i projekt- og forandringsledelse, fx forfatterens egen Projektledelse Teori og praksis og Forandringsledelse og Forandringskommunikation, som der henvises til fra værktøjerne for den bruger, der ønsker at læse mere om det teoretiske fundament for disse. Projektledelse Teori og praksis Forandringsledelse og Forandringskommunikation Bogen er således ikke skrevet til at kunne stå alene, men forudsætter, at man har en vis basis viden, men kan anvendes på studiet også. På bogens webside ligger de digitale udgaver af værktøjerne til direkte brug. Der er tjeklister, som man selv kan bygge videre på og skabeloner, der direkte kan benyttes, når projektledelsens forskellige dokumenter skal skrives.
Projektlederens værktøj indeholder 7 kapitler, hvoraf de første 6 er en spejling af kapitlerne i Projektledelse Teori og praksis, mens det syvende og sidste kapitel indeholder værktøjer om forandringsledelse. De syv kapitler er som følger: 1. Projekter og projektledelse 2. Standarder og normer for projektledelse 3. Projektlederen 4. Vidensbanken 4.1 Sammenhæng og koordinering 4.2 Styring af omfang og indhold 4.3 Planlægning og styring af tid 4.4 Planlægning og styring af omkostninger 4.5 Kvalitetsledelse 4.6 Personaleledelse 4.7 Styring af kommunikation 4.8 Risikostyring 4.9 Styring af indkøbsaftaler 5. Videregående projektledelse 6. Projektet i virksomheden 7. Forandringsledelse Ved starten af hvert kapitel er der en oversigt, der illustrerer sammenhængen mellem kapitlets værktøjer. I hvert værktøj henvises der hvis relevant til de tre vigtigste internationaler organisationer for standarder og normer indenfor projektledelse: PMI, Project Management Institute IPMA, International Project Management Association PRINCE2 (OGC), Projects IN Controlled Environments (Office of Government Commerce) Referencerne er givet til disse tre organisationers internationale publikationer på engelsk, idet evt. danske oversættelser og afledte skrifter altid bliver senere opdateret end de internationale. Det er således IPMA s ICB (IPMA Competence Baseline), der henvises til og ikke den danske NCB (National Competence Baseline). Endelig skal det nævnes, at der hvor intet andet er nævnt, tænkes på en traditionel vandfaldsprojektmodel, som vist på figuren nedenfor Projektmodel De fleste af værktøjerne kan dog også benyttes ved iterativ/agil projektgennemførelse. Forlag og forfatter vil gerne sige tak til IBC for uvurderligt review og feedback. Ris og ros til denne første udgave er meget velkomne, og kan mailes til forlaget på hl@nyttf.dk God fornøjelse med bogen! Bjarne Kousholt August 2011 bjarnek@researchfirm.dk og www.researchfirm.dk
Indhold 1.0 Projekter og projektledelse 7 1.1 Projektets elementer 9 1.2 Klassificering af projektet 11 1.3 Projektets og produktets livscyklus 15 1.4 Projektmodeller 19 1.5 Projektets organisering i virksomheden 25 1.6 Projektets omgivelser og rammer 29 1.7 Mikkelsen & Riis projektmodel: 5 x 5 modellen 32 1.8 Projekttrekanten 34 2.0 Standarder og normer for projektledelse 37 2.1 PMI Project Management Institute 39 2.2 IPMA International Project Management Association 44 2.3 PRINCE2 48 3.0 Projektlederen 53 3.1 Projektlederens opgaver 55 3.2 Den rigtige projektleder 60 3.3 Projektlederens magtmidler 63 3.4 Projektlederens personlige egenskaber 67 3.5 Mintzbergs lederroller 80 3.6 Myers-Briggs Type Indicator (MBTI) 82 3.7 Belbins team roller 85 3.8 Adizes fire roller 88 3.9 Blake og Mouton Ledergitteret 92 3.10 Hersey og Blanchard Situationsbestemt ledelse 95 3.11 Emotionel Intelligens 98 3.12 Kulturel forståelse 102 3.13 Ledelse på distance 107 3.14 Håndtering af politik 110 3.15 Håndtering af modgang og stress 114 3.16 Projektlederens byrdekurve 117 4.0 Vidensbanken 121 4.1.0 Oversigt over området Sammenhæng og koordinering 123 4.1.1 Sammenhæng og koordinering 125 4.1.2 Projektautorisationen (Project Charter) 130 4.1.3 Projektledelsesplanen (Project Management Plan) 135 4.1.4 Vedligehold 141 4.2.0 Oversigt over området Styring af omfang og indhold 145 4.2.1 Styring af omfang og indhold 147 4.2.2 Målhierarki 151 4.2.3 Forventningsafdækning 154 4.2.4 Brainstorming 159 4.2.5 Brainwriting 162 4.2.6 De seks tænkehatte 165 4.2.7 Workshop 168 4.2.8 Scope Statement 171 4.2.9 Business Case 175 4.2.10 Cost/Benefit analyse 181 4.2.11 Sensitivitetsanalyse 185 4.2.12 GAP-Analyse 188 4.2.13 Ændringsstyring 191 4.2.14 Afleveringsforretningen 195 4.2.15 Vedligeholdelsesomkostninger 200 4.3.0 Oversigt over området Planlægning og styring af tid 203 4.3.1 Planlægning og styring af tid 205 4.3.2 Projektnedbrydning (PBS/WBS) 210 4.3.3 Tidsplan 214 4.3.4 Kritisk sti (CPM) 220 4.3.5 Milepælsplanlægning 223 4.3.6 Styring af projektets tid 228 4.4.0 Oversigt over området Planlægning og styring af omkostninger 235 4.4.1 Planlægning og styring af omkostninger 237 4.4.2 Successiv kalkulation 241 4.4.3 Delfi metoden 244 4.4.4 Styring af projektets omkostninger med EVM 247 4.5.0 Oversigt over området Kvalitetsledelse 255 4.5.1 Kvalitetsledelse 257 4.5.2 Kvalitetsparametre 261 4.5.3 PDCA-cirklen 264 4.5.4 Six Sigma 266 4.5.5 Kvalitetsledelsesplanen 270 4.5.6 Fiskebensdiagrammet (Ishikawa diagrammet) 274 4.5.7 FMEA (Failure Mode and Effect Analysis) 277 4.5.8 Pareto diagrammet 281 4.5.9 Review 284 5
4.6.0 Oversigt over området Personaleledelse 289 4.6.1 Personaleledelse 291 4.6.2 Projektets organisation 295 4.6.3 Arbejds- og ansvarsfordeling (RACI) 300 4.6.4 Personaleplanen 303 4.6.5 Projektteamets livscyklus 307 4.6.6 Kick-off møde 311 4.6.7 Projektevaluering 316 4.6.8 Mentoring 321 4.6.9 Coaching 325 4.7.0 Oversigt over området Styring af kommunikation 329 4.7.1 Styring af kommunikation 331 4.7.2 Interessentanalysen 336 4.7.3 Kommunikationsplanen 343 4.7.4 Retorik 347 4.7.5 ANSVA-modellen 351 4.7.6 Mødeledelse 354 4.7.7 Forhandlingsteknik 357 4.7.8 Statusrapportering 361 4.7.9 Kommunikationspyramiden 364 4.7.10 Spørgehjulet 368 4.7.11 Konflikttrappen 371 4.7.12 Ikke Voldelig Kommunikation (IVK) 375 4.7.13 Motiverende Kommunikation 378 4.8.0 Oversigt over området Risikostyring 381 4.8.1 Risikostyring 383 4.8.2 SWOT analyse 387 4.8.3 Risikoanalysen 390 5.0 Videregående projektledelse 413 5.1 BCG Matrix 415 5.2 Projektkontor 418 5.3 Scrum 423 5.4 Lean 427 6.0 Projektet i virksomheden 433 6.1 Projektkultur 435 6.2 Projektmodenhed CMMI 439 6.3 Projektmodenhed OPM3 442 6.4 Projektmodenhed P3M3 446 6.5 Beslutningsmodeller 449 7.0 Forandringsledelse 453 7.1 Forandringspyramiden 455 7.2 Herzbergs motivationsfaktorer 458 7.3 Bidrag-belønningsmodellen 461 7.4 Forandringskurven for den enkelte 464 7.5 Det Optimale Stimulationsniveau (OSN) 467 7.6 Kotters Forandringsmetode 470 7.7 Forandringskoncept: EFQM Business Excellence 473 7.8 Forandringskoncept MSP 477 7.9 Forandringskoncept Forandringshjulet 481 7.10 Eksekvering 485 Stikord 489 4.9.0 Oversigt over området Styring af indkøbsaftaler 397 4.9.1 Styring af indkøbsaftaler 399 4.9.2 Planlægning af Indkøb 403 4.9.3 Leverandørstyring 408 6