Rigsarkivets brugerundersøgelse blandt myndigheder og leverandører 2014 Rigsarkivet, april 2015 Indledning... 2 1. Status på antal besvarelser... 3 2. Typer af interessenter... 4 3. Baggrund for kontakt til Rigsarkivet statslige myndigheder... 4 4. Hyppigheden af kontakt til Rigsarkivet mv.... 7 5. Tilfredshed med kontakten til Rigsarkivet... 8 6. Godkendelse af it-systemer (kun statslige myndigheder???)... 11 7. Aflevering af arkiveringsversioner... 13 8. Vejledningsmateriale, som ikke handler om aflevering af arkiveringsversioner... 14 9 Tekniske spørgsmål ang. produktion af arkiveringsversioner... 15 10. Ada -Rigsarkivets testprogram... 18 11 Generelt om hvordan produktionen af en arkiveringsversion kan understøttes bedre.... 20 12 Sagsbehandlingstider aflevering... 21 13. Nyhedsbreve og kurser... 23 Konklusion... 27
Indledning Rigsarkivets sølje for indsamling og bevaring udsendte d. 4. november en digital brugerundersøgelse til alle statslige, kommunale og regionale myndigheder samt til it-leverandører med offentlige kunder. Endvidere blev der sendt særskilt mail til 7-arkiverne, da disse også i høj grad er brugere af Rigsarkivets ydelser på området (fx vejledninger mv). Baggrunden for undersøgelsen er, at Rigsarkivet i de kommende år skal arbejde med at gøre processerne omkring aflevering af arkiveringsversioner af data mere effektive. Arbejdet sker ud fra en handlingsplan udarbejdet i 2014 på grundlag af fokusgruppemøder mv. med myndigheder og leverandører. 1 Formålet med brugerundersøgelsen er, at den skal fungere som nulpunktsundersøgelse i forhold til handlingsplanen. Der måles på interessenternes tilfredshed med vores service på området i 2014 før planen iværksættes og i 2016 gentages undersøgelsen for at undersøge om planen har haft den ønskede effekt. Endvidere var undersøgelsen suppleret med spørgsmål om myndighedernes ønsker om brug af egne arkiveringsversioner efter aflevering samt forskellige tiltag på dette område. Svarfristen for undersøgelsen blev sat til d. 19. november og efterfølgende er der sendt erindring om undersøgelsen. Undersøgelsen blev sendt til interessenternes hovedpostkasser. Om gennemgangen af resultaterne I nærværende rapport er alle resultater medtaget, dog vedlægges besvarelserne fra 7-arkiver som særskilt bilag. Resultaterne gennemgås ikke i stor detalje, da der primært er tale om baggrundstal for den kommende undersøgelse. Der er dog ingen tvivl om, at tallene giver et billede af status quo på Rigsarkivets service på området, som med fordel kan anvendes i arbejdet med at realisere tiltagene i handlingsplanen. Svarprocenten på undersøgelsen er ikke særlig høj, da den er udsendt til 457 interessenter, men kun 132 har svaret på den. Af disse kommer langt størstedelen fra statslige myndigheder. De suppleres dog med besvarelserne fra 7-arkiverne. Af kommentarerne til besvarelserne ses det, at nogle interessenter svarer på baggrund af erfaringer med aflevering af papirarkivalier. Det betyder, at en del spørgsmål for deres vedkommende er ubesvaret, da de ikke giver mening i forhold til papirarkivalier. 1 Handlingsplan for effektivisering af processerne knyttet til aflevering af data til Statens Arkiver ligger på www.sa.dk Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 2
1. Status på antal besvarelser Status på besvarelserne viser, at der er mange modtagere, som ikke har åbnet mailen med undersøgelsen (angivet som distribueret ). Det kan skyldes flere forhold: 1. At mailen ikke er kommet frem til de personer, som den har relevans for 2. At den er gået i et spamfilter 3. At man ikke har ønsket at afsætte tid til besvarelse For at minimere risikoen for nr. 1 og 2 blev der udsendt nyhedsbrev om undersøgelsen, så de interessenter som er tilmeldt nyhedsbrevet var orienteret. Resultatet giver anledning til at overveje, hvordan interessenter skal informeres forud for undersøgelsen i 2016. Resten af rapporten er baseret på de faktiske besvarelser. Altså er procentvise angivelser baseret på den procentvise andel af besvarelserne og ikke det samlede antal af spurgte interessenter. Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 3
2. Typer af interessenter Nedenstående er en visning af fordelingen af interessenter, som har besvaret undersøgelsen. Den relative lave svarprocent fra kommunerne skal ses i relation til at undersøgelsen også blev sendt til 7- arkiverne. Disse har i en række (størstedelen?) af tilfælde svaret på kommunens vegne, da de varetager arkiveringsopgaven. Antal besvarelser: Stat 107 Kommune/region 49 Leverandør 9 3. Baggrund for kontakt til Rigsarkivet statslige myndigheder Statslige myndigheder Diagrammet for de statslige myndigheder viser, at mange myndigheder har kontakt til Rigsarkivet ikke bare i forbindelse med konkrete sager, men også i forbindelse med planlægning af arkivopgaver og vejledning i arkivmæssige forhold. Disse typer af kontakt tegner sig tilsammen for en fjerdedel af al kontakt. En gennemlæsning af kommentarerne til kategorien andet viser, at en del svar af disse svar også kunne have været placeret i vejledningskategorien. Derudover optræder der en del papirrelaterede henvendelser i kategorien andet. Kommunale/regionale myndigheder For de kommunale myndigheder fylder de konkrete sager relativt lidt. Kontakten handler i højere grad om planlægning og spørgsmål/vejledning af forskellig art. Når undersøgelsen i 2016 iværksættes bør der endvidere være en kategori ang. tilsyn, da mange kommuner i 2016 vil have kontakt med Rigsarkivet grundet tilsynet i 2015. Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 4
Leverandører For leverandørernes vedkommende er der ikke overraskende tale om, at størstedelen af kontakten har drejet sig om aflevering af data. Kategorien andet er dog også ganske stor, hvilket formentlig skyldes, at alle spørgsmål ang. godkendelser af systemer er landet i denne kategori. 3.1 Statslige myndigheder 3.2 Kommunale/regionale myndigheder Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 5
3.3 - leverandører Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 6
4. Hyppigheden af kontakt til Rigsarkivet mv. Antal af årlige kontakter til arkivet. Sidste kontakt til Rigsarkivet? Diagrammet viser, at hovedparten af interessenterne har haft kontakt til Rigsarkivet indenfor det sidste år, heraf hele 62% indenfor det sidste halve år. Det er vigtigt, da det indikerer at kontakten er nogenlunde frisk i hukommelsen hos interessenterne. Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 7
5. Tilfredshed med kontakten til Rigsarkivet De næste diagrammer viser hvor tilfredse interessenter er med muligheden for kontakten til Rigsarkivet alt efter hvilken form for kontakt, der har været tale om. Diagrammerne viser, at der generelt er en fin tilfredshed med mulighed for at komme i kontakt med Rigsarkivet. Der er kun 3-5 % som er utilfredse for muligheder for at komme i kontakt med arkivet. Diagram 5.3 viser, at interessenterne generelt anser Rigsarkivets medarbejdere for at være imødekommende og hjælpsomme. Kun en enkelt procent oplever, at medarbejderne ikke er imødekommende. Det må anses for at være et rigtig pænt resultat, når man tager i betragtning, at arkivopgaven aldrig bliver en kerneopgave for myndighederne, om arkivets medarbejdere derfor kan forekomme at pålægge myndighederne ekstra opgaver. Hvad angår den skriftlige vejledning i form af mail og breve så angiver over halvdelen af interessenterne, at sprog og indhold er let at forstå, men samtidig er gruppen, som angiver både- og på hele 30 %. Det peger mod, at der er rum for forbedring. På spørgsmålet om, myndighederne får de nødvendige oplysninger til planlægning af deres arkivopgaver, svarer ¾ at det gør de i nogen eller høj grad. Blandt den sidste ¼ er det 9%, som ikke mener, at de får de nødvendige oplysninger. Det havde været rart med en angivelse af, hvilke oplysninger de mangler, så vores kommunikationsstrategi kan efterses på baggrund heraf. Det bør således indgå, som et tesktfelt ved næste undersøgelse. 5.1 -Mulighed for telefonisk kontakt Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 8
5.2 - Mulighed for kontakt via hjemmeside/mail 5.3 Angivelse af hvor imødekommende og hjælpsomme Rigsarkivets medarbejdere opleves ved kontakt af ovennævnte type Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 9
5.4 - Hvor let er det at forstå sproget og indholdet i de breve og e-mails, som I modtager fra Rigsarkivet? 5.5 Får myndighederne de nødvendige oplysninger fra Rigsarkivet til, at I kan planlægge jeres opgaver på arkivområdet? Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 10
6. Godkendelse af statslige myndigheders it-systemer Besvarelserne i denne kategori er præget af, at mange interessenter har svaret ved ikke, hvilket formentlig skyldes, at de ikke har været part i en godkendelsessag. Ang. sagsbehandlingstiden er det værd at hæfte sig ved, at kun 2 % er utilfredse med sagsbehandlingstiden for it-systemer. Det er et fint resultat i betragtning af de anmeldelses- og godkendelsessager, der har været i 2014 grundet tilsynet i 2012/2013. Det ser ud til, at udfordringen ang- anmeldelses- og godkendelsesregler ligger i, hvor svære de er at forstå. Af diagram 6.2 fremgår det, at knapt en fjerdel finder reglerne svære at forstå og hele 40 % angiver både og om sværhedsgraden. Det viser, at der er behov for yderligere vejledningsmateriale og i en lettere tilgængelig form. 6.1 Tilfredshed med Rigsarkivets sagsbehandlingstid for godkendelse af nye itsystemer? Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 11
6.2 -Hvor let er det at forstå Rigsarkivets godkendelsesregler? Regler for anmeldelse og godkendelse. Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 12
7. Aflevering af arkiveringsversioner Spørgsmålene i afsnit 8 er de centrale spørgsmål i undersøgelsen, da de er direkte relateret til handlingsplanen for effektivisering. Der er såedes spurgt ind til, om interessenterne har været involveret i en afleveringssag. Det har kun godt halvdelen. Besvarelserne videre ned i afsnittet er baseret på de interessenter, som faktisk har været involveret i en afleveringssag. Endvidere er der en oversigt over hvilke vejledninger, der har været brugt ved afleveringen. Det er interessant, at hele 77 % har anvendt dokumentvejledningen, da det er vores generelle indtryk, at denne vejledning ikke er særlig kendt. At vejledningen kort og godt om test også er kendt er fint, når man tager i betragtning, at den kun har ligget på nettet i ca. 3-4 måneder før undersøgelsen. Dokumentvejledningen af en af de vejledninger, som står til opdatering i handlingsplanen. Den generelle tilfredshed med vejledningsmateriale lader noget tilbage at ønske, da kun halvdelen af interessenter er tilfredse med de nuværende vejledninger, og hele 31 % angiver både- og, som må indikere, at der er plads til forbedring. Af kommentarerne fremgår det, at nogle myndigheder ønsker vejledninger udarbejdet specifikt til dem, men andre angiver, at det er fagterminologien, som er svær at forstå eller at der mangler en overordnet generel vejledning om aflevering. Endvidere er der flere gode konkrete forslag til vejledninger, som kan tages op i forbindelse med handlingsplanens gennemførsel. Ikke alle ønsker vil kunne imødekommes, da aflevering af en arkiveringsversion er en kompleks opgave, som kræver tekniske forudsætninger, men målet må være at der skal være vejledningsmateriale af såvel generel som teknisk karakter, så de forskellige medarbejdergrupper, som er involveret i en afleveringssag får et materiale svarende til deres behov for vejledning. 7.1 - Antal interessenter, som har været involveret i en afleveringssag 7.2 - Hvilket vejledningsmateriale er anvendt ved aflevering af arkiveringsversionen Hvilke af følgende vejledningsmaterialer til aflevering af arkiveringsversioner har du anvendt? Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 13
7.3 Generel tilfredshed med vejledningsmaterialet til aflevering af arkiveringsversioner? 8. Vejledningsmateriale, som ikke handler om aflevering af arkiveringsversioner Der tegner sig sammen billede for vejledningsmateriale, som ikke er anvendt i forbindelse med aflevering af arkiveringsversioner. Ca. 60 % er tilfredse, mens 39% er både- og. Af bemærkningerne fremgår det, at vores vejledningsmateriale forekommer omfattende og tungt. 8.1 - Har du anvendt Rigsarkivets vejledninger - men ikke afleveret arkiveringsversion? Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 14
8.2 - Generel tilfredshed med Rigsarkivets vejledningsmateriale 9 tekniske spørgsmål ang. produktion af arkiveringsversioner De tekniske spørgsmål om produktion af en arkiveringsversion indgår også i handlingsplanen for effektivisering. Her handler det om, at få identificeret hvilke problemer interessenterne oplever samt hvilke løsningsforslag de har til samme. Det er bemærkelsesværdigt, at halvdelen af interessenterne ikke ved, om der har været problemer med konvertering af dokumenter til arkivformat. Det kan skyldes, at de har afleveret fagsystemer, hvor denne problematik ikke er relevant. Over 50% oplever at de har haft problemer ved konverteringen, men kun 21% efterlyser bedre understøtning af opgaven fx i form af vejledninger. I denne del af undersøgelsen kommer de mest interessante svar i kommentarerne, hvor det nærmere uddybes, hvilke problemer interessenterne har oplevet. En del af disse kommentarer ser ud til at komme fra leverandører. Sidst i dette afsnit er der spørgsmål om brug af GIS-formater og aflevering via nettet, som alene skal anvendes til videns opsamling på området. Endelig er der spørgsmål om, interessenterne kunne have gavn af en liste over leverandører, som har fået en arkiveringsversion godkendt hos Rigsarkivet. Dette svarer størstedelen ja til. Dette indgår direkte et punkt på handlingsplanen, så der er god grund til at indføre dette. Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 15
9.1- I hvor høj grad har I oplevet problemer med at konvertere dokumenter til TIFF og JPEG-2000 i en arkiveringsversion? 9.2 - Brug for bedre understøttelse af konvertering til dokumentformat f.eks. vejledninger? 9.3 - Har du afleveret GIS-data (GEO-data) til Rigsarkivet? Angivelse af GIS-format i jeres system GML Vi er pt. i dialog om aflevering - skal ske i 2018. GIS-formatet er ArcGIS. MapInfo tab TAB-filer (MapInfo) ArcGis + Mapinfo Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 16
10.4 Gevinst ved at kunne aflevere en arkiveringsversion til Rigsarkivet over nettet? Kunne du have gavn af en liste over leverandører, der har produceret og fået godkendt mindst en arkiveringsversion? Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 17
10. Ada -Rigsarkivets testprogram Når man ser på tilfredsheden med testprogrammet, ADA, som helhed, er der 8% flere, der er tilfredse (eller meget tilfredse) med ADA end der er utilfredse. Det er dog en meget lille gruppe af interessenterne (14 personer), der har anvendt ADA, så det er svært at konkludere noget håndfast ud fra angivelserne i diagram 11.2 og 11.3. Af oversigten i diagram 11.4 fremgår det, at over halvdelen mener at kunne få gavn af adgang til ADAs kildekode. De fleste af ADA-brugerne har fået hjælp af Rigsarkivet til problemer med af ADA, og der har generelt været stor tilfredshed med denne hjælp. Som ved de tekniske spørgsmål er det via kommentarerne man får det bedste indblik i, hvilke fordele og ulemper ADA-brugerne oplever ved brug af programmet. 10.1 - Arbejdet med ADA? 10.2 - Tilfredshed med ADA Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 18
10.3 - ADAs fejlmeddelelser 10.4 - Kunne du have gavn af kildekode til ADA? 10.5 - Har du fået hjælp af Rigsarkivet i forbindelse med problemer ved brug af ADA? Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 19
10.6 - Hvor tilfreds var du med denne hjælp i forbindelse med problemer ved brug af ADA? 11 Generelt om hvordan produktionen af en arkiveringsversion kan understøttes bedre. Det fremgår af nedenstående oversigt (hvor man kunne sætte flere krydser i besvarelsen), at alle forslag om yderligere understøtning af produktion af arkiveringsversioner er velkomne. Det gælder både vejledninger, kurser og hotline til ADA. I kommentarerne er der flere forslag til både personlig bistand og vejledninger i listeform. Endvidere indgår der kommentarer til bek. 1007 som grundlag for arkiveringen. 11.1 Understøttelse af produktion af en arkiveringsversion Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 20
12 Sagsbehandlingstider - aflevering Når det gælder Rigsarkivets sagsbehandlingstider for aflevering af arkiveringsversioner, viser diagrammerne at der er en noget større tilfredshed med den første del af processen (til og med afleveringsbestemmelsen) end for anden del af processen, hvor der foretages test af arkiveringsversionen. Der er dog på begge områder plads til forbedring. 12.1 Tilfredshed med Rigsarkivets sagsbehandlingstid frem til udstedelse af afleveringsbestemmelsen i sager om aflevering af arkiveringsversioner (data fra itsystemer)? Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 21
12.2 Hvor tilfreds er du med Rigsarkivets sagsbehandlingstid for test af arkiveringsversioner? Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 22
13. Nyhedsbreve og kurser Sidst i undersøgelsen er der en lang række spørgsmål om Rigsarkivets nyhedsbreve, arkivnetværk og kurser. Fælles for besvarelserne i denne kategori gælder dels, at kendskabet til de enkelte tilbud ikke stort nok og dels, at er der en række myndigheder, som kender til eksistensen af fx nyhedsbreve, men ikke ønsker at gøre brug af dem. Det skyldes, at arkivering for dem er en opgave, som kommer med års mellemrum, hvor de så vælger at læse op på opgaven. Som ved den tidligere brugerundersøgelse i 2012 viser forslag til kurser mv., at myndighederne ikke har det nødvendige kendskab til vores kurser, da det forslag de stiller til kurser i høj grad ligner det, vi faktisk udbyder. Ved at indgå i samarbejde med Metropol kan dette forhåbentlig ændres, da vi derved kommer ud til en langt bredere målgruppe via kursuskataloger mv. 13. 1 -Tilmeldt nyhedsbrev 13.2 Hvorfor ikke tilmeldt nyhedsbrev? 13.3 Kendskab til kurset "Tjek på det digitale arkiv"? Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 23
13.4 Har du deltaget i kurset "Tjek på det digitale arkiv"? 13.5 Hvorfor ikke deltaget i "Tjek på det digitale arkiv"? Ønske til nye kurser Grundlæggende kursus om opbevaring, registrering og aflevering af arkivalier Papirarkivkursus - ordning og aflevering Kursus om lovgrundlag vedr. elektronisk journalisering Kombineret kursus i reglerne omkring journalisering iht. Offentlighedsloven og Arkivloven, og de praktiske overvejelser/problemer der opstår. Kursusdag for myndigheder som skal aflevere fysiske arkiver Kursus i aflevering af elektroniske arkiver Generelt kursus i hvordan man sikrer at man overholder retningslinjer for ESDH-systemer Når vi på et tidspunkt skal igang med ESDH vil jeg meget gerne på et kursus. Var det da vi indførte ESDH, men vil gerne have det frisket op...ønsker at kurserne kan afholdes i Jylland At de er billigere God journaliserings skik 13.6 Kendskab til Rigsarkivets Arkivnetværk for statslige myndigheder (statslige myndigheder) Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 24
13.7 Deltagelse i Arkivnetværket for statslige myndigheder? (statslige myndigheder). 13.8 Hvorfor har du ikke deltaget i Arkivnetværket for statslige myndigheder? Jeg bor i Jylland, og det er for langt at rejse for arrangementer af et par timers varighed Jeg er lidt usikker på det, måske har jeg deltaget én gang. Jeg synes ikke, at jeg bliver indbudt. Jeg har vist ikke fået nogen mødeinvitationer Der er ikke tid til det og måske ikke stort nok behov Fordi jeg fik indkaldelsen for sent, så kunne ikke nå at tilmelde mig, men vil meget gerne deltage ved det næste møde. det er først for nyligt blevet bekendt. Mangel på tid Det ville jeg måske, hvis der var mulighed for at deltage online Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 25
13.9 Kendskab til Rigsarkivets netværk for kommuner og regioner, der afleverer itsystemer til Rigsarkivet? (Spørgsmålet kun stillet til kommuner/regioner). 13.10 Deltagelse i arkivnetværket for kommunale og regionale myndigheder, der afleverer it-systemer til Rigsarkivet? (Spørgsmålet kun stillet til kommuner/regioner). 13.11 Kender du Rigsarkivets arkivnetværk for ansatte i kommuner og 7-arkiver? (Spørgsmålet kun stillet til kommuner/regioner). 13.12 Deltagelse i arkivnetværket for ansatte i kommuner og 7-arkiver? (Spørgsmålet kun stillet til kommuner/regioner).. 13.13 Deltagelse i leverandørmøder? (Spørgsmålet kun stillet til leverandører). Ønsker til emner på leverandørmøde: Afleveringswebservice :) Kommunikation ud til de offentlige kunder, SA beslutter om der skal foretages en aflevering hvorefter vi står med kommunikationsudfordringen til vores kunder som typisk mener det er penge ud af vinduet. Her bør SA spille en større rolle Ensretning af testsystemer, således at godkendte arkiveringsinstanser tester med samme værktøj som vi har til rådighed. Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 26
Konklusion Gennemgangen af undersøgelsens resultater viser, at interessenterne generelt får den information fra Rigsarkivet, som de har behov for til planlægning af deres arkivmæssige opgaver mv. Ligeledes betegnes medarbejderne og den individuelle mundtlige og skriftlige kommunikation som værende tilfredsstillende og medarbejderne imødekommende. Der hvor der primært er udfordringer, som skal løses, er i den generelle skriftlige kommunikation i form af vejledningsmateriale o.lign.. Endvidere er der en række ønsker til hvordan en arkiveringsversion skal produceres og afleveres, som kommer frem i kommentarfelterne. Brugerundersøgelsen underbygger de konklusioner, som danner grundlag for handlingsplanen. Her fokusereres på bedre skriftlig vejledning samt undersøgelser af eventuelle ændringer i hvordan arkiveringsversioner kan produceres og afleveres. Rigsarkivet Brugerundersøgelse 2014 side 27