25. juni 2009 Udbudsbetingelser for etablering af et landsdækkende botilbud til unge par, der er i risiko for æresrelaterede konflikter, herunder tvangsægteskaber udbud 1. 1. Indledning og baggrund Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration, herefter benævnt Integrationsministeriet, ønsker at styrke indsatsen mod æresrelaterede konflikter. Der er efter aftale med satspuljepartierne afsat i alt 28,1 mio. kr. over en fireårig periode til et landsdækkende botilbud for unge par, der flygter fra æresrelaterede konflikter, samt en landsdækkende rådgivnings- og informationsenhed, herunder et mæglerkorps, vedrørende æresrelaterede konflikter. 2. Den ordregivende myndighed Den ordregivende myndighed er: Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Holbergsgade 6 1057 København K Tlf.: + 45 33 92 33 80 E-Post: inm@inm.dk 3. Tilbuddets udformning Udbuddet er opdelt i to separate opgaver, der udbydes hver for sig: Udbud 1: Et landsdækkende botilbud til unge par mellem 18 og 30 år, der er i risiko for æresrelaterede konflikter, herunder tvangsægteskab. Tilbuddet skal også omfatte efterværn. Udbud 2: En landsdækkende central rådgivnings- og informationsenhed omfattende mæglerkorps, rådgivning og støtte til unge udsat for æresrelaterede konflikter, herunder tvangsægteskab, rådgivning og information til frontmedarbejdere samt anden forebyggelse. Der kan også afgives et tredje separat tilbud på en samlet løsning af de to opgaver i hhv. udbud 1 og udbud 2. Der skal i dette tilfælde afgives tre adskilte tilbud. Nærværende udbudsbetingelser mv. vedrører tilbud på udbud 1 etablering af et botilbud for unge par og efterværn. 4. Udbudsmaterialet Udbudsmaterialet kan downloades fra Integrationsministeriets hjemmeside: www.nyidanmark.dk/udbud. Det samlede udbudsmateriale er opbygget på følgende måde: 1
4.1 Udbudsmateriale for udbud 1 Det samlede udbudsmateriale for udbud 1 udgøres af udbudsbekendtgørelse, nærværende udbudsbetingelser samt kontrakt med tre bilag: Bilag 1: skema til løsningsbeskrivelse Bilag 2: skema til angivelse af vederlag og budget Bilag 3: børneattest. Tilbudsgiver skal udfylde og underskrive kontrakten, beskrive sit tilbud på udbud 1 i bilag 1 og angive vederlag og budget i bilag 2. Børneattesten skal underskrives. 4.2 Særlig information vedrørende et tredje samlet tilbud på udbud 1 og udbud 2 Et eventuelt tredje, separat, samlet tilbud på udbud 1 og udbud 2 afgives med udgangspunkt i nærværende udbudsbetingelser samt udbudsbetingelserne for udbud 2. Tilbudsgivere, der afgiver et tredje, separat samlet tilbud på udbud 1 og udbud 2, skal anvende kontrakten med bilag vedrørende et samlet bud. 4.3 Ændringer i udbudsmaterialet Integrationsministeriet forbeholder sig ret til at foretage mindre væsentlige korrektioner til udbudsmaterialet, såfremt Integrationsministeriet bliver opmærksom på fejl eller udeladelser. Sådanne korrektioner vil i givet fald blive offentliggjort på www.nyidanmark.dk/udbud. I tilfælde af ændringer kan ministeriet forlænge tidsfristerne, herunder tilbudsfristen. Eventuelle korrektioner vil senest blive offentliggjort den 22. juli 2009. 5. Eget bud/kontrolbud Integrationsministeriet udarbejder ikke et kontrolbud. Integrationsministeriet afgiver ikke eget bud. 6. Tidsplan for udbudsforretningen Tjenesteydelserne skal leveres i perioden fra tre måneder efter forventet kontraktindgåelse den 15. september 2009 og fire år frem, jf. kontrakt. 7. Beskrivelse af tjenesteydelsen i udbud 1 - Botilbud til unge par, der er i risiko for æresrelaterede konflikter, herunder tvangsægteskab Der skal sikres botilbud til unge par, hvoraf den ene eller begge er i risiko for æresrelaterede konflikter, herunder tvangsægteskab med en tredje part. Tjenesteyderen skal vederlagsfrit stille pladser til mindst 5 par til rådighed for landets kommuner. For pladser herudover kan kræves hel eller delvis betaling fra kommunen. Botilbuddet skal både hjælpe de unge i den akutte situation, men også hjælpe dem videre ud i samfundet igen. Visitering til botilbuddet sker via kommunen eller via egen henvendelse til botilbuddet. Botilbuddet skal have hemmelig adresse. Botilbuddet forventes oprettet med udgangspunkt i 109 i serviceloven, men med de dispensationer, der måtte være nødvendige f.eks. i forhold til målgruppe, 2
visitation mv. Dispensationer gives med udgangspunkt i servicelovens 138. Botilbuddet vil skulle optages i Tilbudsportalen, og den stedlige kommune vil være tilsynsmyndighed i forhold til driften jf. servicelovens 148a. Tilbudsgiver skal præsentere en plan for, hvordan botilbuddet kan videreføres efter kontraktens udløb. Botilbuddet skal bl.a. tilbyde de unge: Beskyttelse Akut hjælp og rådgivning, herunder psykologbistand Efterfølgende støtte under opholdet Støtte til at fortsætte/komme i uddannelse eller arbejde Evt. mægling med familien. For så vidt angår konfliktmægling gøres opmærksom på, at det mæglerkorps, som skal etableres, jf. udbud 2, kan anvendes vederlagsfrit Beboerne skal selv betale for kost og tøjvask Til botilbuddet skal knyttes efterværn, bl.a. indeholdende: Vejledning, rådgivning og støtte omkring bolig, økonomi, sikkerhed, job, uddannelse mv. Tilbud om støtte- eller kontaktperson Støtte til opbygning af netværk Samarbejde med kommunen Der er afsat 17 mio. DKK til botilbuddet og efterværn over en fireårig periode. 8. Indholdet af tilbud Nedenfor beskrives nærmere, hvad tilbuddet skal indeholde. Tilbudsgivers forslag til løsning af opgaverne skal beskrives i vedlagte skema til løsningsbeskrivelse (bilag 1 til kontrakten). 8.1 Forslag til etablering af botilbud for unge par, der er i risiko for æresrelaterede konflikter, herunder tvangsægteskab. Tilbuddet skal også omfatte efterværn Forslag til løsning af opgaven skal beskrive indholdet i de enkelte ydelser, de afsatte ressourcer til de enkelte ydelser, f.eks. de ansattes faglige baggrund mv., samt omfanget af de enkelte ydelser, f.eks. antal timer, konsultationer, varighed mv. Disse beskrivelser skal omfatte følgende forhold: 8.1.1. Botilbuddets organisation og struktur Tilbudsgiver skal på en detaljeret måde beskrive botilbuddets organisation og struktur, herunder bl.a.: Hvordan botilbuddet vil blive etableret Botilbuddets struktur, herunder ledelse, personalesammensætning i forhold til bl.a. uddannelsesbaggrund, antal mv. samt stillingsbeskrivelser 3
Geografisk placering, herunder en eller to lokaliteter Antal pladser, herunder antal pladser, der stilles vederlagsfrit til rådighed, og antal pladser, der stilles til rådighed mod hel eller delvis kommunal betaling Hvordan vil man sikre løbende evaluering Hvordan vil Integrationsministeriet løbende blive orienteret om botilbuddets indhold, udvikling, resultater mv. Orienteringen skal indeholde kvartalsvise og årlige afrapporteringer med bl.a. væsentlige nøgletal og beretning om varetagelse af opgaven jf. kontrakten punkterne 2.3 2.5. 8.1.2. Sikkerhed Botilbuddet skal yde trygge og sikre rammer for de unge par hele døgnet. Tilbudsgiver skal detaljeret beskrive, hvordan man vil tilrettelægge opgaven omkring varetagelse af de unge pars samt personalets sikkerhed, herunder bl.a.: Brug af alarm, videoovervågning og andre tekniske installationer Hvem vil sørge for sikkerheden Hvordan sikres effektiv sikkerhedsordning Brug af døgnvagt Samarbejde med politiet 8.1.3. Akut krisehjælp og behandling De unge par vil som udgangspunkt have behov for akut krisehjælp og efterfølgende behandling eller anden støtte under opholdet. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan denne hjælp vil blive organiseret, herunder: Indhold i hjælpen Hvem vil yde den akutte hjælp Vil der være mulighed for efter den akutte krise at konsultere psykolog, socialrådgiver mv. Efter hvilke pædagogiske principper vil hjælpen blive tilrettelagt Vil der blive anvendt konfliktmægling med familien 8.1.4. Efterværn Før de unge par sluses ud i samfundet igen, skal der tilrettelægges et efterværn, der sikrer, at de unge bliver i stand til at klare sig selv. Der skal bl.a. ydes støtte til, at de unge fortsætter/kommer i uddannelse eller arbejde, at der findes en bolig, at de unge kan håndtere deres egen økonomi, at de unge opbygger et netværk/tilbydes et netværk mv. Tilbudsgiver skal beskrive, hvordan efterværnet vil blive organiseret, herunder: Vil der være tilbud om støtte- eller kontaktperson Vil der være tilbud om netværksgrupper Vil der være tilbud om psykologhjælp Efter hvilke pædagogiske principper vil hjælpen blive tilrettelagt Hvordan tænkes samarbejdet med kommunerne organiseret, når de unge forlader bostedet 4
9. Pris Hvordan vil tilbudsgiver støtte, at de unge fortsætter/kommer i uddannelse eller arbejde Tilbudsgiveren skal i bilag 2 oplyse den samlede pris og budget for tilbuddet i DKK. 10. Særlig information til tilbudsgivere, der afgiver et tredje samlet tilbud på udbud 1 og udbud 2 Såfremt der afgives bud på begge opgaver, kan der også afgives et tredje bud, der omfatter en samlet løsning af begge opgaver. Der skal i så fald afgives tre separate tilbud og tre priser. 11. Frist for spørgsmål og anmodning om yderligere oplysninger Der kan stilles skriftlige spørgsmål indtil den 15. juli 2009 klokken 12.00. Spørgsmålene skal være skriftlige, på dansk og rettes til Integrationskontoret, Integrationsministeriet, Holbergsgade 6, 1057 København K, att. Ditte Wenzel og Helle Fahl, inm@inm.dk. Spørgsmål kan sendes på e-mail eller ved almindelig post. Samtlige spørgsmål/svar vil senest den 22. juli 2009 i anonymiseret form være lagt ud på ministeriets hjemmeside www.nyidanmark.dk/udbud. 12. Frist for modtagelse af tilbud Sidste frist for modtagelse af tilbud er tirsdag den 25. august 2009 klokken 12.00 Tilbuddet afgives i underskrevet stand i ét originalt eksemplar, gerne vedlagt tre kopier. Tilbuddet skal udover adressen have følgende påskrift: Fortroligt Udbud af en ekstra indsats mod æresrelaterede konflikter. Tilbuddet sendes til/afleveres på følgende adresse: Ministeriet for Flygtninge, Indvandrere og Integration Integrationskontoret Att.: Ditte Wenzel Holbergsgade 6 1057 København K Tilbud, der modtages efter dette tidspunkt, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbuddet skal være bindende i 90 dage fra tilbudsfristens udløb. Tilbuddet skal afgives på dansk. 13. Mindstekrav Med henblik på at vurdere, om den enkelte tilbudsgiver er egnet til at udføre opgaven, skal tilbudsgiver som minimum angive følgende oplysninger: Tjenesteyder skal oplyse om sin finansielle, økonomiske og faglige formåen til at løse de udbudte opgaver. Tjenesteyder skal i den forbindelse opfylde de mindstekrav, der fremgår nedenfor. 5
I. Tjenesteyder skal have en eksisterende organisation, der kan varetage driften af de udbudte ydelser. Her vil der blive lagt vægt på, at organisationen kan varetage egen løn-, regnskabs- og personaleadministration. Der vil ligeledes blive lagt vægt på, at organisationen har minimum 5 ansatte beregnet som årlige gennemsnitlige antal beskæftigede gennem de sidste 3 år. Ansøger skal dokumentere opfyldelsen af ovenstående krav ved at indsende oplysninger for de seneste 3 år om ejerforhold, organisation, selskabsform og antal medarbejdere. II. Tjenesteyder skal besidde tilstrækkelig finansiel og økonomisk formåen til at varetage den udbudte opgave. Her vil der blive lagt vægt på, at ansøger ikke har haft underskud i sin virksomhed de seneste 3 år. Private ansøgere (dvs. ikke offentlige myndigheder) skal dokumentere opfyldelsen af ovenstående krav ved at indsende reviderede årsregnskaber for de seneste 3 regnskabsår samt den seneste saldobalance/ seneste perioderegnskab. III. Tjenesteyder skal kunne godtgøre virksomhedens faglige formåen. Dette kan ske i form af oplysninger om tjenesteyderes erfaring med løsning af lignende opgaver, herunder en liste med beskrivelse af relevante tjenesteydelser/projekter/referencer for tilsvarende opgaver, der er udført i løbet af de sidste tre år. For så vidt angår udbuddet vedrørende botilbud til unge par vil der blive lagt vægt på, om ansøger har erfaring med drift af bosteder eller andre typer af institutioner/opholdssteder og kan dokumentere sin formåen i forhold hertil. Dokumentation kan f.eks. være årsrapporter, referencer, evalueringer eller anden dokumentation for deltagelse i eller gennemførelse af relevante projekter og tjenesteydelser mv. Såfremt virksomheden har eksisteret i mindre end 3 år, fremsendes dokumentation for den periode, virksomheden har eksisteret. Endvidere skal ansøger indsende en underskrevet tro og love erklæring om, at ansøgeren: Ikke har ubetalt forfalden gæld til de offentlige myndigheder i Danmark, som overstiger 100.000 kr., har opfyldt sine sociale forpligtelser med hensyn til betaling af sociale sikringsordninger, har opfyldt sine forpligtelser med hensyn til betaling af skatter og afgifter, ikke er under konkurs, likvidation eller tvangsakkord uden for konkurs, ikke er i betalingsstandsning, ikke har indstillet sin virksomhed eller befinder sig i en anden lignende situation, ikke er begæret under konkursbehandling, behandling med henblik på likvidation, tvangsakkord uden for konkurs, betalingsstandsning eller enhver lignende handling, 6
ikke ved en retskraftig dom i henhold til lovgivningen er dømt for et strafbart forhold, der rejser tvivl om virksomhedens/selskabets faglige hæderlighed. Ved sammenslutninger af ansøgere skal oplysningerne gives for hver enkelt ansøger. Tro og love-erklæringen er vedlagt som bilag A til udbudsbekendtgørelsen. 14. Tildelingskriterier 14.1. Tildelingskriterier for botilbuddet Tildelingskriteriet er det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderet på grundlag af følgende delkriterier: Delkriterier Vægt a. Organisation og struktur, herunder klarhed i beskrivelsen samt 35 % sikkerhed - tilrettelæggelse og fremgangsmåde ved denne del af opgavevaretagelsen, herunder klarhed i beskrivelsen, jf. pkt. 8.1.1 og 8.1.2. b. Indhold i tilbuddet: Akut krisehjælp og behandling samt efterværn - 55 % tilrettelæggelse og fremgangsmåde ved denne del af opgavevaretagelsen, herunder klarhed i beskrivelsen samt antal pladser, jf. pkt. 8.1.3. og 8.1.4. c. Pris pr. plads pr. person 10 % 100 % Kontrakten tildeles den tilbudsgiver, der har afgivet det mest fordelagtige tilbud vurderet på baggrund af ovenstående delkriterier. Der tildeles point for hvert delkriterium efter følgende skala: Bedst opnåelige Meget tilfredsstillende Tilfredsstillende Ikke tilfredsstillende Bedømmelse ikke mulig 8 point 6 point 4 point 2 point 0 point Der kan anvendes ulige pointtal for at nuancere vurderingen. Ved vurderingen af prisen tildeles den laveste tilbudte pris 8 point. De øvrige tilbudte priser tildeles et antal point, der afspejler den relative forskel mellem prisen på det konkrete bud og prisen på det billigste bud efter følgende formel: Point til bud X = prisen på det billigste bud x 8 / prisen på bud X 14.2. Tildelingskriteriet ved et tredje samlet bud på begge opgaver Ved et tredje samlet tilbud på både udbud 1 og udbud 2 vil vægtningen fortsat være 55 % på indholdet, 35 % på organisation og struktur samt sikkerhed og 10 % på prisen. 15. Særlig udvælgelsesprocedure, såfremt der indgives et samlet tilbud på både udbud 1 og udbud 2 7
Såfremt en eller flere tilbudsgivere indgiver et tredje samlet tilbud på udbud 1 og udbud 2, vil udvælgelsen af tilbud foregå efter følgende procedure: 1. For hver af de tre tilbudstyper dvs. tilbud på udbud 1, tilbud på udbud 2 og et tredje samlet tilbud på begge udbud udvælges det bedste tilbud på baggrund af tildelingskriterierne jf. procedurerne beskrevet ovenfor under pkt. 14. 2. Det bedste tilbud på udbud 1, det bedste tilbud på udbud 2 samt det bedste tilbud på en samlet løsning vil herefter blive vurderet i forhold til hinanden på både indhold, organisation og pris. De dele af indholdet og det organisatoriske, der vedrører udbud 1 i det samlede tilbud, vil blive vurderet i forhold til det bedste tilbud på udbud 1, og tilsvarende vil de dele af indholdet og det organisatoriske, der vedrører udbud 2 i det samlede tilbud, blive vurderet i forhold til det bedste tilbud på udbud 2. Prisen for det bedste samlede tilbud vil blive sammenlignet med summen af priserne for de bedste tilbud på henholdsvis udbud 1 og udbud 2. 16. Forbehold Der kan ikke tages forbehold overfor udbudsmaterialet, herunder kontrakten med bilag. 17. Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative tilbud. 18. Behandling af tilbud m.v. Tilbudsgiver har ikke adgang til at overvære åbningen af tilbud eller til at få oplysninger om konkurrenters tilbud. Tilbud registreres ved deres modtagelse, og rettidigt modtagne tilbud åbnes samlet på et nærmere fastlagt tidspunkt efter tilbudsfristens udløb. Tilbudsgivere kan ved tilbudsfristens udløb rekvirere en samlet oversigt over de virksomheder, der har afgivet rettidige tilbud. Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Integrationsministeriet. Integrationsministeriet er ikke pligtig at tilbagelevere tilbuddet til tilbudsgiveren. 19. Annullering Integrationsministeriet forbeholder sig ret til at annullere udbudsforretningen, såfremt der er saglig begrundelse herfor. 8