Henning Daverne Ejer af kursusvirksomheden Lotusheart Meditation er hjernefitness - og kan skabe bro mellem arbejdsliv og fritid. T E B B JO På Magasinet for Medarbejdernes Trivsel, Sundhed og Velvære De 6 videnprofiler - nyt værktøj til håndtering af videndeling 9 2009 Video konference - Spar penge på rejser og skån miljøet Michael Juhl fra Teknologisk Institut: - Pas på cowboycoachingens fælder!
De 6 videnprofiler - gør arbejdet med videndeling nærværende og sjovt! Du arbejder som leder og medarbejder i en hastigt foranderlig verden. Den viden, som giver dig succes i dag, kan være forældet i morgen. De erfaringer, du bygger dit arbejde på i dag, er måske barrierer for nytænkning og fornyelse om en uge. Og de kolleger, du arbejder sammen med nu, er måske ansat hos konkurrenten i fremtiden. 36
Artiklen er skrevet af Lars Henrik Nielsen som er ansat i BIZ-ART med ansvar for HR udvikling. Derudover har han siden 1998 været freelancekonsulent og er i dag en brugt foredragsholder om blandt andet kreativitet og videndeling. Han er forfatter til flere bøger og artikler. Vidensdeling kan være en stor udfordring Denne hastige og omfattende udvikling kræver nye måder at arbejde på, nye måder at bedrive ledelse, nye former for organisering af de menneskelige ressourcer og løbende fokus på, hvordan viden udvikles, deles og anvendes. Arbejdet med viden er derfor blevet en større og større udfordring for alle organisationer, ledere og medarbejdere. Mange har prøvet kræfter med disciplinen at få struktureret og delt viden mange uden den store succes. Ofte er resultatet blevet et nyt IT-værktøj eller en hensigtserklæring, der ikke har gjort den store forskel, når nyhedens interesse har lagt sig. Det er for længst blevet naturligt, at skal vi for eksempel have et team til at fungerer bedre, tager vi udgangspunkt i vores forskelligheder, styrker og svagheder. Jeg har derfor ladet mig inspirerer af denne tilgang og indarbejdet den i forhold til hvordan vi kan angribe arbejde med viden. Den personlige tilgang til viden Lad os starte med et tankeeksperiment: Brug to minutter til at tænke over, hvordan du laver mad hjemme i køkkenet. Vi kan forstille os madlavningen som en simpel produktionsproces med råvarer, værktøjer, proces og resultat. Men vi kan også opfatte madlavningen som et stykke videnarbejde, da det er dig, din måde at håndtere viden og erfaringer på, der tegner sig for en vigtig del af forløbet (og resultatet). Måske er du typen, der prøver dig frem ud fra, hvad du kan trylle frem fra hukommelsen eller læser på emballagen til madvarerne. Nogle gange bliver det godt andre gange fuldstændig håbløst. Det kan også være, du er typen, der altid skal finde på noget nyt eksperimentere med nye krydderier eller råvarer. Eller har du fuldstændig styr på alle dine opskrifter, som er sat i mapper eller gemt på computeren? På samme måde som vi har præferencer, erfaringer og ønsker når det gælder madlavning, er det min påstand, at vi også har en personlig tilgang til at arbejde med viden. Eksempelvis har mange en analytisk tilgang til arbejdet med viden. Det giver sig konkret udtryk ved, at angriber en ny opgave ved at inddrage relevant litteratur, dokumenter eller kollegers erfaringer. Eksisterende viden stykkes sammen, analyseres og ud af dette opstår nye svar, ny viden, nye løsninger. Det kan sammenlignes med detektiven Sherlock Holmes, der søger og sammenstykker viden (facts) og på denne måde løser mysteriet. Andre har eksempelvis en mere praktisk tilgang til viden. Det betyder, at man anvender den viden, der er til rådighed, prøver sig frem og tilpasser løsninger ud fra de erfaringer, der gøres. Som regel når den praktisk indstillede videnmedarbejder også målet. Det vigtigste for praktikeren er, at der sker noget, at der handles. 37
Min videnprofil Jeg har været med til at udvikle seks forskellige videnprofiler som, både på et seriøst og konkret niveau, tager fat i udfordringen at arbejde med videndeling og videnhåndtering. Værktøjet er stærkt teoretisk underbygget, men på overfladen simpelt at bruge og nemt at huske fordi videnprofilerne er beskrevet som forskellige dyremetaforer. Opfinderen - eksperimenterer sig til ny viden med kreativitet og idéer. Som egernet, der glad og ubekymret leger, spiser, og finder agern, som det gemmer til vinteren. Detektiven - analyser og søger i eksisterende viden med henblik på at opbygge ny viden. Som chimpansen, som er god til at abe efter og finde nye fremgangsmåder. Dokumentaristen - strukturerer og systematiserer viden, således at den er tilgængelig for andre. Som honningbier, der systematisk samler honning i tilgængelige og velordnede bikuber. Konsulenten - bringer kolleger sammen om at dele viden i en proces, således at også den tavse viden deles. Som når gæs flyver på træk og sørger for, at alle kommer med frem til målet Lærlingen - sikrer sig, at den rette viden og kompetence er til stede, når arbejdet skal udføres. Som delfinen, der er god til at indlære og følge instruktioner. Praktikeren - udgangspunkt i den viden der er til rådighed, lægger vægt på aktivitet og prøver sig frem. Som musen, der når den har fået færten af ost, piler af sted uden tanke på eventuelle farer. 38
Men hvordan kan videnprofilerne bruges? Kendskabet til vores personlige videnprofiler giver os en række yderst relevante oplysninger, eksempelvis om hvad vi motiveres af i vores arbejde med viden, og hvordan vi kommunikerer (videndeler) med hinanden. Konkret kan arbejdet med videnprofilerne yde et overordentligt nyttigt bidrag til en konstruktiv diskussion af, hvordan afdelingen/ virksomheden som helhed understøtter arbejdet med viden. Understøtter kulturen for eksempel ideer og kreativitet? Hvordan deles viden? Hvornår går det galt, når viden skal kommunikeres og formidle? Profiler kan bane vejen for nye løsninger På en workshop afholdt i Vejle Kommune for 25 ledere og medarbejdere gav videnprofilerne en god forståelse for, hvordan de enkelte deltagere håndterede viden i dagligdagen. Videnprofilerne blev efterfølgende anvendt til at identificere typiske problemer med videndeling, samtidig med at nye løsninger kunne formuleres. Eksempelvis stod det klart, at en medarbejder med præference som detektiv (som har et analytisk og søgende forhold til viden) typisk vil kommunikere relativt omstændeligt, for eksempel med lange, gennemtænkte notater, som hun så forventer andre læser og konstruktivt indoptager i deres adfærd. Men hvad sker der, når sådanne dokumenter rammer en medarbejder med præference som praktiker (altså en med fokus på handling, eksperimenterende og konkludere løsninger ud fra egne erfaringer)? Der sker som regel ingenting! Enten læses notaterne, rapporterne med videre kun hurtigt eller kun delvist - og forsvinder langsomt ned i bunkerne på skrivebordet, hvis ikke lide de er centrale, vigtige eller relevant lige her og nu. Læs mere inde på www.biz-art.dk Løsningen på problemet lå også lige for: Hvis detektiven vil kommunikere med en praktiker, skal budskaberne serveres kort og præcist helst face to face, hvor tingene sker. Det er der intet nyt i, det er blot rart at få gentaget og endnu gjort mere nuanceret via videnprofilerne. Som én deltager udtalte på seminaret i Vejle Kommune; Videnprofilen har givet mig ny indsigt i hvordan jeg som den tænksomme, analyserende og observerende chimpanse, bedre kan kommunikere med mine kollegaer, og dermed også vide hvor mange mus, der for længst er pilet af sted efter osten. Prøv selv Har du lyst til at prøve effekten af værktøjet af selv, så prøv på næste afdelingsmøde eller afdelingsseminar at bruge et par timer til at drøft jeres videnroller. Du kan tage udgangspunkt i beskrivelserne ovenfor (eventuelt suppleret med beskrivelserne der kan hentes på www.kiwigroup.dk). Brug profilerne til at få drøftet hvilke roller I har hvilke muligheder og styrker videnprofiler giver og hvordan I fremadrettet kan arbejde på nye måder med videndeling og videnhåndtering. 39