Læringssæt 8 Patientsikkerhedsrunde - et ledelsesredskab Materialesamling
Indhold 1. Forslag til standardbrev til afdelingsledelser for den afdeling/afsnit, hvor der skal gås patientsikkerhedsrunde 2. Forslag til standardbrev til medarbejderne i den afdeling/afsnit, hvor der skal gås patientsikkerhedsrunde 3. Patientsikkerhedsrunde. En kort beskrivelse 4. Patientsikkerhedsrunde orientering til medarbejderne 5. Spørgeguide til medarbejderne 6. Spørgeguide til patienter og pårørende 7. Standardtakkebrev til medarbejdere efter deltagelse i patientsikkerhedsrunde 8. Skabelon til rapport med handlingsplan Bemærk! Udkastene til standardbreve og bilagene er tænkt som inspiration. Såvel udkast til standardbreve, bilag og rapport skal tilpasses de lokale forhold og strukturer før de kan sendes ud.
1 Forslag til standardbrev til afdelingsledelsen for den afdeling/afsnit, hvor der skal gås patientsikkerhedsrunde Til afdelingsledelsen for XX afdeling/afsnit Kære kolleger Sygehusledelsen har besluttet at gå patientsikkerhedsrunde i jeres afdeling/afsnit dag den. / -.. kl.. Fra sygehusledelsen deltager Undertegnede deltager også. Jeg har vedlagt en beskrivelse af patientsikkerhedsrundens formål og metode samt de spørgeguides, som vil danne udgangspunkt for teamlederens spørgsmål til ledelse, medarbejdere og eventuelt patienter og pårørende under runden. I bedes informere medarbejderne i afdelingen/afsnittet om tidspunktet for patientsikkerhedsrunden samt om formålet med den ca. 1 uge før den finder sted. Til brug for den orientering er vedlagt et brev til medarbejderne fra teamlederen, en oversigt over hvad patientsikkerhedsrunde er, samt den spørgeguide som teamlederen vil tage udgangspunkt under runden. I opfordres til sammen at diskutere relevante emner forud for runden. Vi glæder os til at komme afdelingen. I bedes mødes os kl. ved. Med venlig hilsen Navn og underskrift Risikomanager Bilag Brev til medarbejderne i det afsnit, hvor der skal gås patientsikkerhedsrunde Patientsikkerhedsrunde. En kort beskrivelse Patientsikkerhedsrunde orientering til medarbejderne Spørgeguide til medarbejderne Spørgeguide til patienter og pårørende
2 Forslag til standardbrev til medarbejdere i den afdeling/afsnit, hvor der skal gås patientsikkerhedsrunde Til medarbejderne i afdeling/afsnittet For at styrke arbejdet med patientsikkerhed har sygehusledelsen besluttet at gå en patientsikkerhedsrunde i afdelingen/afsnittet dag den.. kl. Formålet er at fremme dialogen mellem ledelse og frontlinjepersonalet om, hvordan vi kan gøre arbejdet med at styrke patientsikkerheden endnu bedre. Det er derfor væsentligt at så mange medarbejdere som muligt bidrager aktivt. En patientsikkerhedsrunde foregår ved, at et team går en runde i afdelingen. Teamet består af en topleder, jeres daglige ledelse, medarbejderrepræsentanter, den patientsikkerhedsansvarlige samt sygehusets risikomanager. En mere udførlig beskrivelse er vedlagt dette brev. Af den vedlagte spørgeguide kan I se, hvilke spørgsmål I kan forvente at få. Vær særlig opmærksomme på de fremadrettede spørgsmål som fx "Hvor tror du, at den næste utilsigtede hændelse sker?". Hvis I har mulighed for at diskutere spørgsmålene indbyrdes i den kommende uge, vil det være fint. Den viden, vi opnår, vil blive anvendt i det daglige arbejde for at øge sikkerheden for patienterne. På forhånd tak for jeres deltagelse. Vi glæder os til at komme i afdelingen/afsnittet. Med venlig hilsen Navn og underskrift Teamleder for patientsikkerhedsrunden Bilag: Patientsikkerhedsrunde orientering til medarbejderne Spørgeguide til medarbejderne Spørgeguide til patienter og pårørende
3 Patientsikkerhedsrunde - en kort beskrivelse 1. Definitioner Patientsikkerhed: Beskyttelse af patienten mod skade eller risiko for skade som følge af sundhedsvæsenets indsats og ydelser eller mangel på samme. Patientsikkerhedskultur: Holdninger til læring af fejl og risici vedrørende patientsikkerhed. Patientsikkerhedsrunde: Patientsikkerhedsrunde er en metode til at forebygge utilsigtede hændelser og styrke patientsikkerhedskulturen på sygehuset. Patientsikkerhedsrunde er et møde mellem sygehusledelsen og sygehusets medarbejdere i et enkelt afsnit/afdeling, hvor man diskuterer: problemer, som betyder noget for sikkerheden i det daglige arbejde den patientsikkerhedskultur, der hersker i afsnittet/afdelingen Patientsikkerhedsrunder involverer ikke nødvendigvis patienterne, men består af et møde og en tur i afdelingen, hvor sygehusledelsen får forevist konkrete problemer med sikkerheden. 2. Teamet Sygehusledelsen beslutter, at der skal gennemføres patientsikkerhedsrunde og hvem fra ledelsen, der skal være teamleder. Teamet skal derudover bestå af: sygehusets risikomanager en repræsentant fra afdelingsledelsen afsnittets daglige ledelse den patientsikkerhedsansvarlige 2-3 medarbejdere fra forskellige faggrupper (fx social- og sundhedsassistent, sygeplejerske, reservelæge). 3. Ansvar og organisering Sygehusledelsen har ansvar for at: beslutte at der skal gennemføres patientsikkerhedsrunder udpege teamleder for hver patientsikkerhedsrunde godkende rapport efter patientsikkerhedsrunder formidle ændringer som følge af patientsikkerhedsrunder Risikomanageren er ansvarlig for at: planlægge patientsikkerhedsrunderne og foretage rapportering at forvarsle afdelingsledelserne om dato og tidspunkt for patientsikkerhedsrunden at bistå afdelingerne med opfølgning af udvalgte større risikoområder i form af proaktive analyser
Afdelingsledelsen er ansvarlig for at: informere medarbejderne mindst 1 uge før en forestående patientsikkerhedsrunde facilitere runden og sikre at 2-3 medarbejdere, den lokale afsnitsledelse og den patientsikkerhedsansvarlige kan deltage i runden godkende rapport efter patientsikkerhedsrunden sikre opfølgning og implementering af handlingsplaner i rapport over patientsikkerhedsrunden Den patientsikkerhedsansvarlig har ansvar for at: deltage i runderne og medvirke til at iværksætte lokale handlingsplaner som følge af runderne deltage i møde med risikomanageren middelbart efter patientsikkerhedsrunden Medarbejderne er ansvarlige for at: deltage aktivt i patientsikkerhedsrunder 4. Sådan gør I Mindst 2 uger før runden orienterer sygehusledelsen - via risikomanageren - afdelingsledelsen om, at de har besluttet at gå en patientsikkerhedsrunde i deres afdeling. Selve runden varer max 1 time. Der er i alt 4 dele, der foregår i afdelingen/afsnittet: 1. Præsentationsrunde 2. Diskussion af konkrete og relevante patientsikkerhedsemner 3. Rundtur i afdelingen hvor teamet ser på eventuelle fysiske forhold af betydning for sikkerheden 4. Afrunding hvor de identificerede problemstillinger opsummeres og hvor teamet beslutter, hvilke der skal udarbejdes handlingsplaner for. Umiddelbart efter afholder risikomanager og de patientsikkerhedsansvarlige og eventuelt afsnitsledelsen et møde og aftaler handlingsplaner og ansvar for disse. Dette møde varer ½-1 time. Risikomanageren skriver en kort problemorienteret rapport efter runden. Teamlederen godkender rapporten og sender den til afdelingsledelsen, som også skal godkende rapporten. De ændringsforslag, der er beskrevet i rapporten iværksættes herefter. 5. Referencer Læringssæt "Patientsikkerhedsrunde, - et ledelsesredskab" udgivet af Tryg Patient, 2007.
4 Patientsikkerhedsrunde orientering til medarbejderne Hvorfor en patientsikkerhedsrunde hos os? Formålet med patientsikkerhedsrunder er at fremme dialogen mellem ledelse og frontliniemedarbejderen om, hvordan patientsikkerheden kan gøres endnu bedre. For at styrke arbejdet med patientsikkerhed har sygehusledelsen besluttet jævnligt at gå en patientsikkerhedsrunde i alle afdelinger på sygehuset. Hvornår? Patientsikkerhedsrunden gennemføres i afdeling zz, afsnit xxx.. dag, den.. kl. Runden varer ca. 1 1 ½ time. Hvem? Det er en repræsentant fra topledelsen, der leder patientsikkerhedsrunden. Risikomanageren deltager også. Fra afdelingen deltager: en repræsentant fra afdelingsledelsen afsnitsledelsen (optimalt afdelingssygeplejerske og afdelings- eller overlæge) en patientsikkerhedsansvarlig 2-3 medarbejdere fra afsnittet gerne fra forskellige professioner og med forskellig erfaring fx reservelæge i forvagt, social og sundhedsassistent, sygeplejerske. Hvordan? Rent praktisk foregår en patientsikkerhedsrunde ved at: 1. Deltagerne mødes i afsnittets møderum, hilser på hinanden og aftaler rollefordeling. I visse situationer indleder teamlederen allerede her med at spørge til afsnittets patientsikkerhedsforhold, men ellers vil teamet gå rundt i afsnittet og drøfte afsnittets patientsikkerhedsforhold teamlederen vil spørge nogle af de medarbejdere, som teamet møder undervejs, om deres positive og negative oplevelser i relation til patientsikkerhed, og bede om forslag til forbedringer teamlederen kan også inddrage patienter og pårørende, som teamet møder under runden. Det er vigtigt, at medarbejderne deltager aktivt. Af den vedlagte spørgeguide kan I se, hvilke spørgsmål I kan forvente at få. 2. Deltagerne går en runde i afsnittet og ser på eventuelle fysiske problemer, fx medicinrum, toiletter, glatte gulve, sengestuer. 3. Afrunding af runden. De identificerede problemer opsummeres, teamet beslutter hvilke der skal udarbejdes handlingsplaner for og hvem, der skal indgå i dette arbejde.
4. Umiddelbart efter patientsikkerhedsrunden afholder risikomanageren og afdelingens patientsikkerhedsansvarlige et møde (½-1 time), hvor kerneårsager og handlingsplaner for problemområderne fastlægges. 5. Risikomanageren skriver en kort rapport som efter godkendelse af teamlederen sendes til afsnits- og afdelingsledelsen. Aftaler om opfølgning vil indgå i rapporten. Brug patientsikkerhedsrunden som en mulighed til at diskutere patientsikkerhed i afsnittet også inden patientsikkerhedsrunden brug gerne spørgsmålene i vedlagte liste Med venlig hilsen Teamleder for patientsikkerhedsrunden
5 Spørgeguide til medarbejdere Spørgeguiden er tænkt som en inspiration til teamledere. Man kan plukke fra guiden, erstatte spørgsmål med andre mere lokalt relevante etc. Spørgeguiden tager udgangspunkt i Allan Frankels spørgeguide, men er udvidet og tilpasset de danske forhold. Vi anbefaler kraftigt, at personalet forud for en patientsikkerhedsrunde får udleveret den spørgeguide, som teamlederen vil benytte. 1. Har du i løbet af den sidste uge kunne tage vare på patienterne så sikkert som muligt? Hvis ikke fortæl hvorfor? 2. Har du været ude for, at patienter eller pårørende har været bekymrede for deres sikkerhed? 3. Har du talt med patienter eller pårørende om patientsikkerhed? Hvis ja fortæl om i hvilke sammenhænge. 4. Hvad tror du, at den næste utilsigtede hændelse her i afsnittet vil dreje sig om? 5. Hvilket problem med patientsikkerhed ser du gerne løst? 6. Hvad mener du, vi kan gøre for at forebygge den næste utilsigtede hændelse, hvor en patient kan blive skadet? 7. Hvad et det værste, du kan forestille dig, at der kan ske når du er i vagt? Hvor realistisk tror du det er, at det faktisk vil ske? Kan vi forebygge denne hændelse? 8. Hvilket problem i forhold til patientsikkerheden vækker jævnligt din irritation? Hvad kan vi som ledelse gøre for at fjerne den irritation? 9. Har du for nylig rapporteret en utilsigtet hændelse? Hvis ja fortæl, hvad den drejede sig om. 10. Har der været situationer, hvor du har været i tvivl, om du skulle rapportere en hændelse som en utilsigtet hændelse? Hvis ja fortæl, hvad hændelsen drejede sig om og hvad, du var i tvivl om.
11. Oplever du, at det kan være vanskeligt at følge op på en rapporteret utilsigtet hændelse? Hvis ja fortæl, hvordan? 12. Har du udviklet nogle metoder, som du bruger for at undgå fejl fx huskelister eller systemer til dobbelttjek? 13. Har du udviklet nogle genveje i fastlagte procedurer for fx at spare tid? Hvis ja beskriv dem. 14. Hvad mener du, at I regelmæssigt kunne gøre her i afdelingen/afsnittet for at forbedre patientsikkerheden? Hvad mener du, at ledelsen kunne gøre? 15. Har du eksempler på, hvordan kommunikationen her i afdelingen/afsnittet enten har fremmet eller hæmmet sikker behandling og pleje af patienterne? 16. Har du noget, som du ønsker at gøre os opmærksom på, eller noget at tilføje? 17. Har du gode råd til, hvordan vi kan gøre denne runde mere effektiv?
6 Spørgeguide til patienter og pårørende Spørgeguiden er tænkt som en inspiration til teamledere. Man kan plukke fra guiden, erstatte spørgsmål med andre mere lokalt relevante etc. Vi anbefaler, at personalet ser teamlederens spørgeguide til patienter og pårørende forud for en patientsikkerhedsrunde. 1. Er der noget her, som gør dig utryg? 2. Har du været udsat for en fejl under din indlæggelse? Hvis ja: - hvad drejede det sig om? hvordan fandt du ud af det? - er fejlen blevet udbedret? Hvis nej, så prøv at spørge mere konkret fx: - har du oplevet at få forkert eller ingen medicin? - har du oplevet at blive forvekslet med en anden patient? - har du haft problemer med at komme op i eller ud af sengen? - har du oplevet misforståelser i kommunikationen her i afsnittet? - får du den hjælp du synes, at du behøver? 3. Er der noget, som du har undret dig over her? Hvis ja, - hvad for eksempel? - hvorfor? 4. Har du forslag til, hvordan vi kan forbedre sikkerheden for patienterne?
7 Forslag til standardtakkebrev til medarbejdere efter deltagelse i patientsikkerhedsrunde. Sendes umiddelbart efter patientsikkerhedsrunden er afsluttet. Til medarbejderne i afdeling/afsnit Mange tak for Jeres bidrag ved patientsikkerhedsrunden dag den /. Det var en værdifuld diskussion vi havde, og informationerne fra runden vil blive anvendt i ledelsens daglige arbejde for at øge sikkerheden for patienterne. Der bliver udarbejdet en rapport om enkelte af de problemstillinger, vi udpegede. Af rapporten vil det fremgå, hvilke initiativer afdelingsledelsen vil tage med henblik på at afhjælpe nogle af patientsikkerhedsproblemstillingerne. I kan forvente at se rapporten omkring den. Skulle I efterfølgende blive opmærksomme på nye risiciområder, er I meget velkomne til at kontakte risikomanager Med venlig hilsen Navn og underskrift Teamleder af patientsikkerhedsrunden
8 PATIENTSIKKERHEDSRUNDE Afsnit/Afdeling dag, den /.- Rapport med handlingsplan xx-xx-200x
1. Sammenfatning 2. Analyse af det/de vigtigste problemer, der blev afdækket under patientsikkerhedsrunden Problem 1 Beskrivelse af problemet 1 Vanlig praksis Hvad plejer man at gøre i den pågældende situation? Identifikation af huller i sikkerhedssystemet Med afsæt i problemet spørges "hvorfor" og svares "fordi", indtil det ikke længere giver mening. Herved afdækkes de ikke umiddelbart synlige huller i sikkerhedssystemet. Sikkerhedsrisiko Beskrivelse af den egentlige risiko, der potentielt kunne udløse en utilsigtet hændelse. Handlingsplan Hvem gør hvad hvornår? Hvordan monitoreres effekten? Handlingsplan: Ansvarlig: Tidsplan: Forslag til monitorering: 1 Kategori kan eventuelt tilføjes i h.t. Håndbog i kerneårsagsanalyse udgivet af Dansk Selskab for Patientsikkerhed, 2003 eller senere
Problem 2 Beskrivelse af problemet 2 Vanlig praksis Hvad plejer man at gøre i den pågældende situation? Identifikation af huller i sikkerhedssystemet Med afsæt i problemet spørges "hvorfor" og svares "fordi", indtil det ikke længere giver mening. Herved afdækkes de ikke umiddelbart synlige huller i sikkerhedssystemet. Sikkerhedsrisiko Beskrivelse af den egentlige risiko, der potentielt kunne udløse en utilsigtet hændelse. Handlingsplan Hvem gør hvad hvornår? Hvordan monitoreres effekten? Handlingsplan: Ansvarlig: Tidsplan: Forslag til monitorering: 2 Kategori kan eventuelt tilføjes i h.t. Håndbog i kerneårsagsanalyse udgivet af Dansk Selskab for Patientsikkerhed, 2003 eller senere
Problem 3 Beskrivelse af problemet 3 Vanlig praksis Hvad plejer man at gøre i den pågældende situation? Identifikation af huller i sikkerhedssystemet Med afsæt i problemet spørges "hvorfor" og svares "fordi", indtil det ikke længere giver mening. Herved afdækkes de ikke umiddelbart synlige huller i sikkerhedssystemet. Sikkerhedsrisiko Beskrivelse af den egentlige risiko, der potentielt kunne udløse en utilsigtet hændelse. Handlingsplan Hvem gør hvad hvornår? Hvordan monitoreres effekten? Handlingsplan: Ansvarlig: Tidsplan: Forslag til monitorering: 3 Kategori kan eventuelt tilføjes i h.t. Håndbog i kerneårsagsanalyse udgivet af Dansk Selskab for Patientsikkerhed, 2003 eller senere
3. Liste over øvrige problemer, der fremkom under patientsikkerhedsrunden 4. Ledelsens kommentarer, herunder eventuel evaluering af processen 5. Liste over teamet, der gik patientsikkerhedsrunde 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 6. Tidsforbrug 1. Patientsikkerhedsrunden: 2. Antal opfølgende møder efter patientsikkerhedsrunden: 3. Samlet timeforbrug for de opfølgende møder: 7. Baggrundsmateriale og litteratur