Hvad ved vi om de frivillige? V/ Sociolog og forfatter Foredragsholder og konsulent i Ledfrivillige.dk Aktiv frivillig leder - grundlægger af RETRO Vin med hjerte giver dig redskaber og inspiration til ledelsesopgaven baseret på undersøgelser blandt best practice-ledere og personlig erfaring med ledelse
Mål: Viden om hvad siger kompetente frivillige ledere? (Citater) Redskaber til inspiration - fundet på baggrund af best practice
Definition af frivilligt arbejde Ulønnet arbejde Organiseret arbejde (bredt forstået) Udføres ikke overfor nærmeste familie
Ledelse - hvad er det? Begrebet ledelse er ikke altid populært Udfører primært arbejdet - fx med træning, økonomi, PR osv. Arbejder primært med de frivillige og den interne kultur fx skabe gode teams, frivilligpleje osv.
Refleksioner om ledelse En leder skaber samling omkring beslutninger og angiver den fælles retning At lede andre - få taleret - kræver tillid til lederen Tillid er ofte noget, som man fortjener sig til. Fx ved at vise, at man er en god leder eller ved at andre fortælle det om en Man er ikke automatisk leder, fordi man har en lederposition (uformelle ledere)
Ledelse afhænger af... Forskellige opgaver og ansvarsområder afhængigt af hvor du er i organisationen
Ledelsesstile Den instruerende (uddelegerende, top-down, lille mulighed for medejerskab, høj grad af kontrol, kvalitet) Den passive/ servicerende (passiv, høj tillid til de frivillige - lav kontrol, mulighed for medejerskab er til stede) Den faciliterende (igangsættende, motiverende og anerkendende tilgang, medejerskab skabes)
Citat ( ) man bliver nødt til at give noget af sig selv, hvis man også ønsker at få noget af de frivillige. Hvis de kender mig mere personligt, ved hvad jeg sådan står for, hvorfor jeg er her, og hvad jeg synes er inspirerende, så får jeg også det at vide fra dem. ( ) Men det er også noget af det, der kan være lidt hårdt en gang i mellem. Men der skal jo være en barriere mellem det professionelle og det frivillige. Det er klart, sådan er det jo på mange arbejdspladser, men den er bare sværere her. Man kan nogle gange få opfattelsen af, at nogle af de frivillige føler at man er venner - og er man det? Og skal man være det? Eller skal der være denne her grænse, fordi at man jo også er den professionelle lønnede medarbejder. (Konsulent, Røde Kors) Esther Skov Rygaard
Citat Vi oplever meget anerkendelse for det arbejde vi gør ude i det lokale samfund. Det skaber en helt naturlig vi-følelse også fordi de (resten af organisationen) anerkender det vi gør. Interviewer: Hvordan mærker du det? Det mærker jeg ved, at vores konsulent fx skriver godt gået eller kommenterer på vores idéer; hvor lyder det spændende eller nu har jeg set, at de har skrevet om jer i avisen, hvor er det flot. Det, at der hele tiden kommer nogle anerkendende og rosende ord på mail. Vores konsulent har flere gange været ude at besøge stafetterne - og så føler man, at man er en del af noget større. (Heidi, Formand for stafet-udvalg, Kræftens Bekæmpelse) Esther Skov Rygaard
Redskaber Hvad mener du, er de mest centrale redskaber til ledelse af frivillige (trænere)? Brug 5. min. på at beskrive de redskaber / kompetencer, som du mener at en god leder af frivillige i din sammenhæng, skal besidde.
Ledelsespyramiden en selvledende opgave en social opgave en kommunikativ opgave en organisatorisk opgave
Lær at lære videre
Læring Stadier Accept Tilpasse Relatere Erfarer Eksperimentere Forbinde Udvikle Beskrivelse Følger rutiner, arbejdsgang Modificerer rutiner, kan håndtere tilpasningsgrad hoc Kan forklare ledelsens idéer med egne ord, identificere sig med værdier og normer Finder egen mening, tænker selv. Søger variation og mindre udfordringer, tager ansvar Finder på egne måder at gøre tingene på. Forsøger at oplære andre omkring sig Kan se hvordan arbejdsgange og rutiner hænger sammen. Analyserer konsekvenser, kan arbejde på tværs. Søger nye perspektiver Udviklet ledereven til at analysere, tænke strategisk omkring fremtidige muligheder. Oplærer andre / mentor Blooms taksonomi
Læringsmetoder At have lyst til at lære, fremmer læringsprocessen Viden (hovedet). Fx foredrag, bøger, diskussioner Afprøve det i praksis (kropslig læring). Fx skuespil, øvelser, lede i virkeligheden Refleksioner over praksis (hoved og krop). Fx sparring og mentorering
Læringsmetoder Den formelle: kurser, temadage eller aftner, konferencer. Kan sættes i et årshjul Den uformelle: sende artikler rundt til ledere, klip fra Youtube, tage særlige emner op på møder, lave en proces, besøge spændende projekter Den relationelle: sparring (alle byder ind med erfaringer og refleksioner) mentorering (leder og elev samtale) coaching (personlig refleksion med en ligeværdig ) mesterlærer (mester viser/træner elev)
Citat Interviewer: Har du nogle gode råd til foreninger, som gerne vil skabe forandring? Min holdning er, at det fungerer godt at få en (konsulent) udefra. Forandring er ikke bare noget, vi kan tage på et bestyrelsesmøde. Det tager timer. Man skal sørge for at have fokus på det. Man kan hive fat i sit forbund og få dem til at hjælpe. Der ud over skal man finde ud af, hvad man vil. Er det at få flere frivillige, fordi du selv vil lave mindre at lave, eller fordi du ser, at der er opgaver, der ikke bliver løst? (Stine, Formand, Svømmeklubben NORD, DIF) Esther Skov Rygaard
Redskaber til ledelse
En social opgave Vær opmærksom på de frivilliges trivsel - brug tid på det uformelle samvær Støt de eventuelle frivillige ledere/trænere Involver de frivillige i vigtige beslutninger (a) Skab mulighed for dannelse af fællesskab - god stemning Tag hånd om konflikter Motiver de frivillige (b) En kommunikativ opgave Hold gode, effektive og hyggelige møder Luk diskussioner og sammenfat beslutninger Formidel viden og beslutninger ud til de frivillige (d) (Brug og) Formidl klubbens formål og værdier positivt og jævnligt (e) Sørg for at frivillige får tilstrækkeligt overblik/ viden om organisationen (fx god introduktion) Klargør forventningerne til en opgave (f) (forventningsafstemning) En organisatorisk opgave Tag ansvar for at udvikle en struktur der gavner arbejde (en opgave at varetage, indkalde til møder, økonomi) Uddeleger og samle op på opgaver Hold overblikket - undgå at blive fanget af enkeltsager Frem udvikling af nye initiativer Sørg for at frivillige/trænere er klædt på til opgaverne Spot / hverv potentielle frivillige og ledere (c)
Involvering: Citat (a) Det med at have indflydelse, det tror jeg er vigtigt. Det hænger sammen med det at lytte, men jeg tror det er vigtigt at give indflydelse. Dem, som bliver ledere i vores foreninger, de skal træffe nogle beslutninger, det giver en fantastisk power. Det giver lyst til at lave endnu mere - når man rent faktisk har indflydelse og ikke bare sidder som en marionetdukke - eller fordi at nogen skal jo sidde der. (Morten, Viborg Idrætsråd) Esther Skov Rygaard
Inddragelse (a) Fx bestyrelsen Fx ledere/trænere Fx medlemmer
Definition: Facilitering (a)
Motivation: Citat (b) Jeg har overvejet at trække mig som træner og gå ind i bestyrelsen, for at få kortlagt kompetencerne og årsplaner. Men det giver mig energi at være træner og at se ungerne udvikle sig. Det er det, der driver mig i bund og grund at se dem blive løftet. (Lina, Frivillig træner, Kidsvolley) Esther Skov Rygaard
Motivationsmodellen Vi skal fremme motivation (b) Ejerskab Begejstring Motivation Uengageret Skuffelse Vrede Vi skal fjerne motivationsdræbere
Citat (b) Det med pigefloorball, som jeg har prioriteret, det kommer meget af, at pigerne er underprioriteret i hele floorballverdenen og det irriterer mig meget. Så bliver jeg sådan det kan ikke være rigtigt, det er vi nød til at gøre noget ved! Jeg kan virkelig mærke på mig selv, at det er der drivet virkelig kommer. Det er selvfølgelig fedt at være ude til en kamp, hvor pigerne vinder, men det der for alvor giver mig motivation er at sidde til et møde i floorball-unionen, hvor ingen gider prioritere pigerne - så bliver jeg sådan nu skal jeg vise dem! (Marie, Formand for Floorballklub, DIF) Esther Skov Rygaard
Citat (b) Motivation, glæde og formålet det er det vigtigste. Der er ikke noget økonomisk i det frivillige, men belønningen kommer ved at se værdien af arbejdet, at se at spejderne er glade for det vi laver og at de rent faktisk lærer nogle færdigheder (Søren, Gruppeleder, KFUM-Spejderne) Esther Skov Rygaard
Hverve / rekruttere: Citat Interviewer: Hvordan rekrutterer i? (c) Vi prikker på skulderen, det er det, jeg oplever fungerer. Jeg spørger, fordi jeg tror, at de siger ja og fordi jeg tror, at de kan bidrage med noget. Jeg spurgte Rune fordi jeg ved, at han har nogle kompetencer, som jeg gerne ville have ind. Jeg ved, at han har siddet i en erhvervsbestyrelser før og de kompetencer kan vi godt bruge her. Han har endnu ikke stiftet familie så jeg ved, at han ville have tid til arbejdet - men jeg var i tvivl, om han ville sige ja. Det jeg typisk gør, når jeg spørger folk, er, at jeg spørger om de ikke bare vil sidde med et år og at det egentlig ikke forventes af dem at de bidrager, men bare sidder med og får lidt god mad. Og så kan de se om det er noget de har lyst til. Det forventes kun, at du deltager på møder og siger din holdning - det forventes ikke, at du bidrager yderligere - det er op til dig selv. Det er tit, at folk oplever det som et skulderklap, når vi spørger dem. Og når de så sidder med, så bliver de ofte. (Stine, Formand, Svømmeklubben NORD, DIF) Esther Skov Rygaard
Citat (c) Interviewer: Nogen synes, det er pinligt at hverve. Hvordan er din tilgang til hvervning? Det her er noget, jeg gør for dem! Det handler kort sagt om 3 ting. For det første skal vi have det sjovt. For det andet handler det om at få erfaring med noget, som man ellers ikke kan få erfaring med, før man kommer ud i den professionelle branche. For det tredje handler det om, at du skal lave noget indhold, der faktisk vedrører andre. (Johannes, Initiativtager, UP TV) Esther Skov Rygaard
Hvervningstrappen (c) Ekstern hvervning Intern hvervning 6 5 Frivillige med ejerskab 4 Den motiverede frivillige 3 Den engagerede frivillige Den interesserede frivillige 2 Den potentielle frivillige 1 Den fremmede frivillige
Citat (c) Vi frigiver en af vores trænere det sidste kvarter, fordi hun er rigtig god til det der med forældrekontakt. Det sidste kvarter stiller hun sig ved opslagstavlen, og på den måde bruger vi opslagstavlen mere aktivt. Hun sørger for at videreformidle informationen fra opslagstavlen til forældrene - hvordan det er at være til stævner osv. Det er noget vi løbende kan udvikle, og jeg synes, det er en god måde at bruge hinandens forskellige ressourcer (Lina, Frivillig træner, Kidsvolley) Esther Skov Rygaard
Hverv potentielle ledere Karakter som nr. 1: (c) ærlig, troværdig lyst til ledelse, interesseret vedholdende styre temperament kan indrømme fejl er social god Evner/kompetencer nr. 2: kan organisere (fx holder egne fester med succes) mod til at kaste sig ud i noget nyt Vil gerne lære af dig
Citat: (d) Det med at få kommunikeret visioner ud, det har vi været for dårlige til, det ved jeg... Oprindelig var idéen udviklet sammen med medlemmerne, men i det, at vi i ledelsen beslutter os for at gøre det, det glemte vi at kommunikere ud til medlemmerne. Det er rigtig effektivt, at gennemføre idéer når vi er så få i ledelsen, som vi er, men man skal bare lige huske at kommunikere det ud til medlemmerne. (Frivillig leder. UPTV)
Kommunikation (d) Kanal Afsender Modtager Afsenderen. Er budskabet klart og tydeligt fra afsenderens hånd, vil afkodningen hos modtageren lykkes og personen vil forstå budskabet Er kanalen den bedste til formidlingen? Forstyrrelser undervejs? Hvor er modtageren? Er der en tillidsfuld relation
Kommunikation: Citat (d) Man skal passe lidt på. Hvis folk er pressede, kan de komme til at skrive noget, som ikke er hensigtsmæssigt. Folk kan let blive uvenner på en mail. Særligt hvis der er nogen, som brænder meget for spejderarbejdet og gerne vil noget og som prøver at pålægget opgaver til frivillige, som har en mindre aktie i det. De er forskellige steder og de kan let komme til at tale helt forbi hinanden. Det er en ulempe ved det. (Frivillig, KFUM-Spejder)
Citat (d) Personlig kontakt virker skidegodt - det tager bare lang tid. (Søren, Gruppeleder, KFUM-spejderne) Esther Skov Rygaard
Citat (d) Vi har prioriteret at layoutet ikke skal være formelt. Jeg har erfaring fra mit tidligere arbejde, og der brugte man meget finpudsede mails, og det gad folk ikke at læse, fordi det så så upersonligt ud. Folk vil gerne have noget personligt, og på dette kursus har vi valgt ikke at bruge alle ressourcerne på programme fokus er på indholdet og det at deltagerne kan genkende deres udfordringer i kurset. (Jon, Uddannelseskonsulent, DIF) Esther Skov Rygaard
Kommunikation Op (d) fx bestyrelsen, lederen, landskontoret På tværs fx andre træninger, teamledere, andre lokalgrupper, andre involverede grupper Ned fx de frivillige, medlemmer, forældre
Citat (d) Interviewer: Hvordan foregår kontakten til konsulen? Det er meget forskelligt. Kontakten går egentlig begge veje. Vi har en løbende aftale med vores konsulent om, at vi sender hende vores referater fra møder, så hun kan følge med. Nogle gange kommenterer hun på referater, og andre gange er det mig, der reagerer og siger, at vi har et problem med det og det. Jeg spørger hende, om hun har nogle idéer til, hvordan vi kan løse det. Det er tovejs. (Heidi, Formand for stafet-udvalg, Kræftens Bekæmpelse) Esther Skov Rygaard
Værdier / vision: Citat (e) Vi har formuleret nogle værdier for nogle år siden. Vi burde snart tage dem op igen og sådan lige se på dem. De er rimelig enkle, men hvor fællesskab, sammenhold og kendskab på tværs går meget igen. Vi har for eksempel heller ikke noget mål om at vokse helt vildt meget i antal medlemmer. Vi har sat nogle mål ud fra værdierne, men vi har faktisk også sat nogle ikke-mål. Jeg synes, at det er godt at holde fast i at: Vi vil ikke være 500 medlemmer eller Vi vil ikke nødvendigvis vinde danmarksmesterskabet i alle ungdomsrækker. Det er der andre klubber, der har de mål. Det er godt at holde fast i ikke-målene, fx når vi har nogle diskussioner omkring økonomien. Vi skal ikke tjene så og så mange penge, eller Vi skal ikke være så rige. Eller: Vi ikke skal skifte den spiller ud i løbet af kampen fordi, vi behøver ikke vinde. (Marie, Formand for Floorballklub, DIF) Esther Skov Rygaard
Værdier kan: (e) fremme kontinuitet og fornyelse fordi værdier er tidløse og fortolkningsduelige motivere gøre det lettere at tage en beslutning - fremmer frivilliges selvstændighed fremme både frihed og fælles kultur gøre organisationen troværdig gøre det lettere at komme ind i organisationen - man forstår bedre kulturen
Forventningsafstemning - nye frivillige Forklar: hvilket ansvarsområde eller opgave varetager du? (f) Spørg: hvad forventer du af indsatsen? Hvad motiverer dig? Fortæl: hvad får du ud af at være med? (fx kurser, CV, fællesskab) Fortæl: organisationens, dine eller teamets forventninger fx: forventet tidsforbrug pr. uge/måned forventet forpligtelsesperiode/ hvordan stopper man på en god måde og overdrager opgaver? Hvornår er det ok, at afmelde fremmøde? praktiske ting: Fx. hvor hurtigt skal man svare på sms/fb? Hvilke ting forventes det, at man deltager i fx intro-kurser? Hvordan fungerer vi som team? (stemning, ambitioner mm.) Enig i vores (praksis-)værdier/formål? Spørg: Lyder det rimeligt? Er vi enige?
Forventningsafstemning i teamet m. opgaver (f) Alle fortæller/brainstormer over: Hvad skal der til for at jeg fungerer godt i dette team? (værdier, principper) Samtale om de nævnte principper Der vælges nogle principper/værdier ud. Fx via afstemning el. sammenskrivning el. nogen gør det (vælg metode) Snak om hvordan principperne kan udformes i praksis (fx. alle svarer på mails fx via et set eller like ) Lov hinanden at dette er vores principper (praksisværdier)