BILAG 5.A BESKRIVELSE AF METODE FOR AFKLARINGSFASEN
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. Indledning... 4 2. Afklaringsfasen generelt... 4 3. Fremgangsmåde... 4 4. Afklaringsfasen mere detaljeret...5 5. Detaljeret beskrivelse af metoder og værktøjer...5 Side 2 af 5
Instruktion til besvarelse af bilaget: Teksten i denne instruktion er ikke en del af Kontrakten og vil blive fjernet ved kontraktindgåelse. Formål med bilag: Formålet med Underbilag 5.a er at få beskrevet Leverandørens metoder i relation til afklaringsfasen samt beskrivelse af nøgleværktøjer, der benyttes med henblik på at styre en hensigtsmæssig gennemførelse af Kontrakten. Instruks vedr. bilag: I forbindelse med afgivelse af tilbud skal Tilbudsgiver udarbejde en besvarelse ved besvare infokrav 5.a.1 og 5.a.2. Evaluering af bilag: Tilbudsgivers besvarelse af Underbilaget indgår i tilbudsevalueringen i tilknytning til underkriteriet Projektgennemførelse. Følgende vil blive tillagt positiv vægt ved evalueringen af besvarelse af Underbilag 5.a: At besvarelsen indeholder en fyldestgørende beskrivelse af de workshops, som tilbudsgiver vil facilitere og gennemføre med Kunden i afklaringsfasen og det udbytte, Kunden vil få af disse workshops. At besvarelsen afspejler en metode, som understøtter en gennemførelse af afklaringsfasen i en systematisk, struktureret form med detaljeret angivelse af leverancer og godkendelser undervejs i afklaringsfasen. Side 3 af 5
1. INDLEDNING Afklaringsfasen har til formål at sikre, Leverandøren opnår nærmere indsigt i Kundens behov, forretningsprocesser og it-miljø, og at Kunden opnår nærmere indsigt i Leverandørens løsningsforslag med henblik på at foretage en yderligere konkretisering af særligt Leverancens indhold og formål. Implementeringen kan herefter igangsættes på de rette forudsætninger, idet forventningerne til Leverancen er afstemt mellem Kunde og Leverandør. Som afslutning på afklaringsfasen godkendes eventuelle ændringer til Kontrakten og bilag. Tidsplan for afklaringsfasen er beskrevet i Bilag 1 og Underbilag 1.b. 2. AFKLARINGSFASEN GENERELT Grundlæggende skal metoden for gennemførelse af afklaringsfasen sikre en grundig analyse af Leverancebeskrivelsen, hvor de i Kontrakten opstillede krav og løsningsbeskrivelser genbesøges og afklares mellem Parterne. Afklaringsfasen har til formål at sikre, at alle krav til Systemet i al væsentlighed er rigtigt forstået for at tilsikre økonomi og anvendelighed af Leverandørens foreslåede løsning. Hermed opnår Leverandøren klarhed og indsigt i Kundens krav, processer, forretning og IT infrastruktur. Alle ændringer til Kontrakten, som dokumenteres og godkendes af Parterne undervejs i afklaringsfasen dokumenteres af Leverandøren i en ændringslog med angivelse af tidspunkt og de godkendende Parters repræsentanter. Ændringshåndtering, jf. Bilag 6, iværksættes i afklaringsfasen i nødvendigt omfang til sikring af denne dokumentation, men Leverandørens egne metoder for dette kan anvendes, såfremt Kunden godkender dette. Det forventes, at den oprindelige Kontrakt med tilhørende bilag bevares uforandret, men at der udarbejdes en allonge/kontrakttillæg med en ændringslog og eventuel specifikation af de enkelte ændringer, som tilsammen vil udgøre det fremadrettede aftalegrundlag. 3. FREMGANGSMÅDE Leverandøren har i Underbilag 1.b udarbejdet en detaljeret tidsplan for afklaringsfasen, jf. Bilag 1. Den detaljerede tidsplan afspejler workshops, der afholdes hos Kunden, hvor Leverandørens og Kundens nøglemedarbejdere gennemgår kravene i Kontrakten med bilag og tilhørende Løsningsbeskrivelser. Leverandøren er ansvarlig for at styre forløbet i afklaringsfasen, men Kunden udarbejder referater fra møder og workshops, som efterfølgende godkendes af Leverandøren. Kunden er ansvarlig for, at programledelse, løsningsarkitekt, testmanager, uddannelsesansvarlig, forretningsansvarlige og tekniske specialister deltager i relevante møder og workshops. Leverandørens krav til Kundens ydelser fremgår af Bilag 8. Kunden er ansvarlig for, at der afholdes de relevante reviews med henblik på at kvalitetssikre evt. ændringer til Kontrakten og dens bilag. Side 4 af 5
Det forventes, at den fælles samarbejdsorganisation vil være på plads ved godkendelse af afklaringsfasen. 4. AFKLARINGSFASEN MERE DETALJERET [Infokrav 5.a.1 Mere detaljeret beskrivelse af afklaringsfasen Her indsætter Tilbudsgiver en detaljeret beskrivelse af forslag til gennemførelse af workshops og evt. andre aktiviteter, som Tilbudsgiver vil facilitere i afklaringsfasen.] 5. DETALJERET BESKRIVELSE AF METODER OG VÆRKTØJER [Infokrav 5.a.2 Detaljeret beskrivelse af metoder og værktøjer Her indsætter Leverandøren sin beskrivelse af forslag til en metode, som understøtter en gennemførelse af afklaringsfasen i en systematisk, struktureret form med tilhørende godkendelser i forbindelse med afklaringsfasen. Side 5 af 5