2015-71331 Statsforvaltningens brev til Region Syddanmark Dato: 31-10-2016 Vedrørende Region Syddanmarks sagsbehandlingstid regionens sagsnr. 16/15387 Statsforvaltningen har den 13. juli 2016 anmodet Region Syddanmark om en redegørelse for den forventede sagsbehandlingstid i forbindelse med regionens genbehandling af en aktindsigtsanmodning fra [navn udeladt af Statsforvaltningen] med henblik på Statsforvaltningens vurdering af, hvorvidt der er grundlag for at rejse en tilsynssag. Statsforvaltningen har efterfølgende den 24. september 2016 modtaget en henvendelse fra [navn udeladt af Statsforvaltningen] vedrørende klage over Region Syddanmarks sagsbehandlingstid i forbindelse med regionens genoptagelse af den ovennævnte aktindsigtsanmodning. Resumé Uanset der er tale om en sagsbehandlingstid på 4 måneder, finder Statsforvaltningen ikke tilstrækkeligt grundlag for at antage, at Region Syddanmarks vurdering af, at sagens omfang og kompleksitet har kunnet begrunde sagsbehandlingstiden, har ligget uden for lovens rammer. Statsforvaltningen finder således ikke grundlag for at antage, at Region Syddanmarks sagsbehandlingstid har været i strid med offentlighedslovens 36. Tilsynet Statsforvaltningen Storetorv 10 6200 Aabenraa Sagsnummer.: 2015-71331 SAGSBEHANDLER: Line Mussegaard Christensen Telefon: 7256 7000 EAN-Nr. 5798000362222 skriv til os via borger.dk www.statsforvaltningen.dk ÅBNINGS- OG TELEFONTIDER findes på www.statsforvaltningen.dk/kontakt Statsforvaltningen finder dog anledning til at bemærke, at Region Syddanmark ikke ses at have foretaget den fornødne underretning om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kunne forventes færdigbehandlet, jf. offentlighedslovens 36, stk. 2, 3. pkt. Da Statsforvaltningen forventer at Region Syddanmark fremadrettet vil overholde offentlighedslovens sagsbehandlingsregler, herunder underretningspligten, foretager vi ikke yderligere vedrørende dette forhold. Her følger en gennemgang af sagens baggrund og en nærmere begrundelse for Statsforvaltningens opfattelse. 1
Sagens baggrund For en fuldstændig sagsfremstilling henvises til Statsforvaltningens udtalelse af 2. maj 2016. [navn udeladt af Statsforvaltningen] har den 13. september 2015 i forbindelse med ambulancesituationen i Region Syddanmark anmodet regionen om aktindsigt i en række oplysninger om blandt andet responstider, bemanding af beredskaber og korrespondance mellem BIOS og Region Syddanmark i perioden fra 1. september 2015 til 13. september 2015. Den 22. september 2015 har Region Syddanmark meddelt [navn udeladt af Statsforvaltningen] afslag på aktindsigt i samtlige punkter. Den 2. november 2015 har regionen genvurderet sin afgørelse på baggrund af [navn udeladt af Statsforvaltningen] klage, og har oversendt sagen til Statsforvaltningen. Statsforvaltningen har den 2. maj 2016 anmodet Region Syddanmark om at genoptage sagens behandling og træffe en ny afgørelse. I relation til anmodningen om aktindsigt i opgørelser eller tilsvarende over bemandingen af beredskaber samt leverede driftstimer i perioden fra den 1. til den 13. september 2015 har Statsforvaltningen således anmodet Region Syddanmark om at tage stilling til spørgsmålet om ekstraheringspligt, jf. offentlighedslovens 28, samt meroffentlighed, jf. offentlighedslovens 14, stk. 1. I relation til afgørelsen om afslag på aktindsigt i korrespondancen mellem BIOS og regionen har Statsforvaltningen anmodet Region Syddanmark om at træffe en ny afgørelse i overensstemmelse med reglerne i offentlighedsloven. Statsforvaltningen har den 13. juli 2016, på baggrund af presseomtale af 11. juli 2016 på [navn udeladt af Statsforvaltningen], hvor regionen har udtalt, at den først forventer at kunne træffe en ny afgørelse i sagen i slutningen af august 2016, anmodet regionen om en redegørelse for den forventede sagsbehandlingstid. Region Syddanmark har den 12. august 2016 blandt andet udtalt, at for så vidt angår spørgsmålet om aktindsigt i korrespondancen mellem BIOS og regionen, er Region Syddanmark i øjeblikket ved at behandle anmodningen om aktindsigt i de anmodede temaer. Regionen oplyser blandt andet, at: Det er ikke muligt at give anmoder en tilfredsstillende besvarelse på baggrund af en søgning i regionens journalsystem, da der er tale om mange forskellige tværgående temaer, som hver for sig er meget brede og som involverer mange forskellige sager og afdelinger. Region Syddanmark har derfor involveret en række medarbejdere i besvarelsen, således at det er muligt at foretage en tilfredsstillende søgning. Regionen forventer derfor at denne del af anmodningen kan besvares i slutningen af august og skal naturligvis beklage den forlængede sagsbehandlingstid. 2
Region Syddanmark har endvidere blandt andet oplyst, at den i medfør af meroffentlighedsprincippet vil meddele [navn udeladt af Statsforvaltningen] aktindsigt i en række lister over manglende bemanding af beredskaber, der er udarbejdet i efteråret 2015. Statsforvaltningen har ved telefonisk kontakt til Region Syddanmark den 9. september 2016 fået oplyst, at regionen forventer at have færdigbehandlet sagen i uge 37. Den 24. september 2016 har [navn udeladt af Statsforvaltningen] klaget til Statsforvaltningen over Region Syddanmarks sagsbehandlingstid i den ovennævnte sag med følgende begrundelse: Den 27. juni 2016 rykkede [navn udeladt af Statsforvaltningen] Region Syddanmark for den fornyede afgørelse. Regionen reagerede ikke på rykkeren, der herefter blev genfremsendt den 4. juli 2016. Den 8. juli 2016 meddelte regionen, at de på grund af deres sommerferie først ville kunne træffe en ny afgørelse ultimo august. Den 9. september 2016 meddelte regionen, at der ville blive truffet afgørelse "i næste uge". Der er fortsat ikke modtaget en afgørelse i sagen. Den 30. september 2016 har Statsforvaltningen på ny anmodet Region Syddanmark om en udtalelse vedrørende sagsbehandlingstiden med henvisning til [navn udeladt af Statsforvaltningen] s henvendelse af 24. september 2016. Region Syddanmark har den 14. oktober 2016 blandt andet udtalt følgende: [ ] Indsamlingen og fremsøgningen af de anmodede dokumenter viste sig at være mere tidskrævende end forventet. Efter modtagelsen af materialet har regionen gennemgået dette og taget stilling til om dokumenter og oplysninger er omfattet af aktindsigt. Denne proces har ligeledes taget længere tid end forventet, hvorfor det ikke har været muligt at besvare anmoders aktindsigt før ultimo september. Regionen henviser i øvrigt til redegørelse af 12. august 2016. Region Syddanmark har endvidere vedlagt den nye afgørelse om aktindsigt af 27. september 2016 samt bilag hertil. Statsforvaltningens kompetence Statsforvaltningen fører efter regionslovens 30 tilsyn med, at Region Syddanmark overholder den lovgivning, der særligt gælder for offentlige myndigheder, jf. kommunestyrelseslovens 48, stk. 1. Det tilsyn som Statsforvaltningen udøver over for en region, er et retligt tilsyn, der kun omfatter spørgsmål om, hvorvidt regionen har tilsidesat det retsgrundlag, der særligt gælder for offentlige myndigheder. 3
Statsforvaltningens udtalelse Offentlighedslovens 36, 38 og 39 har følgende ordlyd: 36. Bliver der fremsat anmodning om aktindsigt vedrørende dokumenter, der indgår i en sag, hvori der er eller vil blive truffet afgørelse af en myndighed m.v., afgør denne myndighed m.v., om ansøgningen kan imødekommes. I andre tilfælde afgøres sager om aktindsigt af den myndighed m.v., der har dokumentet i sin besiddelse. Stk. 2. Vedkommende myndighed m.v. afgør snarest, om en anmodning om aktindsigt kan imødekommes. En anmodning om aktindsigt skal færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Den, der har anmodet om aktindsigt, skal i givet fald underrettes om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. [ ] 38. En afgørelse om afslag på aktindsigt, der er truffet af en kommune, en region eller et kommunalt fællesskab i sager, hvor der ikke er nogen administrativ klageinstans, skal være ledsaget af vejledning om muligheden for at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed og om den fremgangsmåde, der er nævnt i 2. pkt. En henvendelse om at indbringe sagen for den kommunale og regionale tilsynsmyndighed skal rettes til den pågældende kommune eller region m.v. i overensstemmelse med ordningen i 37, stk. 2. [ ] 39. Hvis en myndighed ikke har færdigbehandlet en anmodning om aktindsigt inden 14 arbejdsdage efter modtagelsen, kan sagsbehandlingstiden påklages særskilt og direkte til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den pågældende sag. Stk. 2. Klagen fremsendes til den myndighed, hvis sagsbehandlingstid der klages over. Myndigheden skal, hvis den ikke har færdigbehandlet aktindsigtsanmodningen senest 7 arbejdsdage efter klagens modtagelse, videresende klagen til klageinstansen med en begrundelse for sagsbehandlingstiden. Ved forsinkelser uden fyldestgørende grund kan klageinstansen undtagelsesvis træffe afgørelse om aktindsigt. Stk. 3. Klageinstansen skal inden 20 arbejdsdage efter modtagelsen af en klage over sagsbehandlingstiden have færdigbehandlet klagen, medmindre dette på grund af f.eks. sagens omfang eller kompleksitet ikke er muligt. Klageren skal i givet fald underrettes om grunden til fristover-skridelsen og om, hvornår klagen kan forventes færdigbehandlet. [ ] Statsforvaltningen er ikke en klageinstans, og der eksisterer derfor ikke en egentlig klageadgang i forhold til kommunernes afgørelser om aktindsigt. Adgangen til at påklage sagsbehandlingstiden særskilt til den myndighed, der er øverste klageinstans i forhold til afgørelsen eller behandlingen i øvrigt af den pågældende sag, jf. offentlighedslovens 39, stk. 1, finder derfor ikke anvendelse i forhold til Statsforvaltningen. 4
Spørgsmål om kommuners afgørelser om aktindsigt kan dog indbringes for Statsforvaltningen som kommunal tilsynsmyndighed, jf. offentlighedslovens 38, stk. 1. Offentlighedslovens 36, stk. 2, indeholder regler om sagsbehandlingstid og underretningspligt i aktindsigtssager. Det følger af offentlighedslovens 36, stk. 2, 1. pkt., at en anmodning om aktindsigt skal behandles snarest. Det fremgår af de specielle bemærkninger til bestemmelsen i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013, at med udtrykket snarest er det tilsigtet, at en anmodning om aktindsigt skal behandles og afgøres så hurtigt som muligt. Dette indebærer, at vedkommende myndighed skal tilstræbe, at anmodninger om aktindsigt i sager, der er klart identificerede, og som indeholder et begrænset antal dokumenter, som ikke kræver en nærmere gennemgang eller overvejelse, færdigbehandles i løbet af 1-2 arbejdsdage efter modtagelsen af aktindsigtsanmodningen. Det fremgår videre af lovforslagets specielle bemærkninger, at kravet til en hurtig sagsbehandling blandt andet skal ses i sammenhæng med, at en hurtig sagsbehandling og afgørelse af aktindsigtsanmodninger i almindelighed vil være en væsentlig forudsætning for, at offentlighedsloven kan opfylde sin intention om, at medierne ved anvendelsen af loven skal have adgang til at orientere offentligheden om aktuelle sager, der er under behandling i den offentlige forvaltning. Efter bestemmelsen i 36, stk. 2, 2. pkt., skal en anmodning om aktindsigt som udgangspunkt være færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter anmodningen er modtaget, medmindre dette på grund af for eksempel sagens omfang eller kompleksitet undtagelsesvis ikke er muligt. Der er ikke tale om en udtømmende opregning, hvorfor også andre forhold kan begrunde en udsættelse af færdigbehandlingen af en aktindsigtsanmodning. I de tilfælde, hvor sagens omfang eller kompleksitet kan begrunde en fristoverskridelse, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles inden for 14 arbejdsdage. I helt særlige tilfælde, hvor aktindsigtsanmodningen omfatter et meget stort antal dokumenter, eller hvor anmodningen rejser for eksempel juridiske spørgsmål af meget kompliceret karakter, skal det tilstræbes, at anmodningen færdigbehandles senest inden for 40 arbejdsdage. Det kan for eksempel være tilfældet, hvor der anmodes om aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, som den pågældende myndighed behandler. Der henvises til de specielle bemærkninger til bestemmelsen i lovforslag nr. L 144 af 7. februar 2013. I Offentlighedsloven med kommentarer af Mohammad Ahsan, 1. udgave, 2014, side 639, er det i tilknytning hertil anført: Det kan i øvrigt ikke antages, at den nævnte frist på 40 arbejdsdage er absolut, hvilket følger af, at det i de specielle bemærkninger til 36, stk. 2, anføres, at det skal tilstræbes, at færdigbehandle anmodningen inden for 40 arbejdsdage efter, den er modtaget. En længere sagsbehandlingstid end 40 arbejdsdage må dog have den helt undtagelsesvise karakter. Som eksempel kan tænkes en særdeles vidtgående aktindsigtsanmodning fra pressen f.eks. aktindsigt i samtlige sager af en bestemt type, der er behandlet inden for de seneste 3 år og 5
hvor myndigheden vælger at behandle den, selvom anmodningen muligvis kunne være afslået med henvisning til et uforholdsmæssigt ressourceforbrug, jf. pkt. 1 i kommentaren til 9, stk. 2, nr. 1. I pkt. 10.3 i Justitsministeriets vejledning til offentlighedsloven er det om udtrykket 7 arbejdsdage anført, at lørdage, søndage og helligdage ikke skal medregnes ved beregningen af fristen. Hvis en kommune vælger at holde lukket en bestemt hverdag, indgår den pågældende dag derimod i fristberegningen. Såfremt en anmodning om aktindsigt undtagelsesvist ikke kan færdigbehandles inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen, følger det af 2. pkt., at den aktindsigtssøgende skal underrettes om grunden til fristoverskridelsen samt om, hvornår anmodningen kan forventes færdigbehandlet. Det er herved forudsat, at underretningen indeholder en konkret begrundelse for, hvorfor afgørelsen ikke kan træffes inden for fristen på 7 arbejdsdage, samt en mere præcis oplysning om, hvornår der i givet fald kan forventes at foreligge en afgørelse. Det er Statsforvaltningens opfattelse, at offentlighedslovens 36, stk. 2, finder anvendelse i forbindelse med en myndigheds genoptagelse af sagsbehandlingen af en aktindsigtsanmodning. Statsforvaltningen har herved lagt vægt på, at en myndigheds genoptagelse af en aktindsigtssags behandling må svare til behandling af en ny anmodning om aktindsigt, hvorfor sagsbehandlingsfristen i offentlighedslovens 36, stk. 2, på ny skal overholdes. [navn udeladt af Statsforvaltningen] s anmodning om aktindsigt er ikke som forudsat i offentlighedslovens 36, stk. 2, 1. og 2. pkt, medmindre dette helt undtagelsesvist ikke er muligt, færdigbehandlet inden 7 arbejdsdage efter modtagelsen af Statsforvaltningens genoptagelsesanmodning. Region Syddanmark har således først har truffet en ny aktindsigtsafgørelse 4 måneder efter sagens genoptagelse, det vil sige efter en periode, der i ikke uvæsentligt omfang tillige overstiger 40 dage, jfr. herved det, der er refereret ovenfor fra lovens forarbejder. Statsforvaltningen har noteret sig, at Region Syddanmark har redegjort for, at der foreligger en række forhold, der konkret har begrundet, at sagsbehandlingstiden i den omhandlede sag har været længere end 7 dage. Region Syddanmark har således begrundet den lange sagsbehandlingstid med sagens omfang og kompleksitet, herunder, at behandlingen af sagen har involveret mange sager, afdelinger og medarbejdere, og at fremsøgningen og indsamlingen samt den efterfølgende vurdering af retten til aktindsigt i dokumenterne har taget længere tid end forventet. Uanset der er tale om en sagsbehandlingstid på 4 måneder, finder Statsforvaltningen ikke tilstrækkeligt grundlag for at antage, at Region Syddanmarks vurdering af, at sagens omfang og kompleksitet har kunnet begrunde sagsbehandlingstiden, har ligget uden for lovens rammer. Statsforvaltningen finder således ikke grundlag for at antage, at Region Syddanmarks sagsbehandlingstid har været i strid med offentlighedslovens 36. 6
Statsforvaltningen finder dog anledning til at bemærke, at Region Syddanmark ikke ses at have foretaget den fornødne underretning om grunden til fristoverskridelsen og om, hvornår anmodningen kunne forventes færdigbehandlet, jf. offentlighedslovens 36, stk. 2, 3. pkt. Da Statsforvaltningen forventer at Region Syddanmark fremadrettet vil overholde offentlighedslovens sagsbehandlingsregler, herunder underretningspligten, foretager vi ikke yderligere vedrørende dette forhold. Statsforvaltningen skal bemærke, at vi ikke herved har taget stilling til, hvorvidt Region Syddanmarks nye aktindsigtsafgørelse i øvrigt er i overensstemmelse med offentlighedslovens regler. Statsforvaltningen har sendt en kopi af dette brev til [navn udeladt af Statsforvaltningen]. Med venlig hilsen Line Mussegaard Christensen 7