Ledelsesgrundlag Odder Kommune November 2008
Ledelsesgrundlag I Odder Kommune arbejder lederne ud fra værdibaseret ledelse. Det betyder, at de overordnede styringsrammer er fleksible og åbner mulighed for løsninger afstemt efter den konkrete situation. Lederne er ansat, fordi de er de bedste til opgaven. Derfor er det hensigtsmæssigt og ofte nødvendigt at handle på grundlag af indsigt eller tavs viden - frem for at slå op i en "facitliste" af regler. Inden for styringsrammerne forventes lederne at tage aktiv og reflekteret stilling til, hvilke handlinger der er mest hensigtsmæssige i den konkrete situation frem for blot at gøre som man plejer. Værdibaseret ledelse betyder, at regler og regulativer ikke kan stå alene. Det er afgørende med sund fornuft og tillid til, at alle arbejder til gavn for kommunen og de fælles værdier. Værdibaseret ledelse betyder ikke fravær af saglige argumenter og faglig dokumentation. Tværtimod skal lederen efterstræbe den bedste viden. Ledelse kan dog ikke i alle tilfælde baseres på viden eller dokumentation. Ofte må lederen basere sine beslutninger på sandsynligheder, skøn, forventninger og fornemmelser for, hvad der er det rigtige. Værdibaseret ledelse i Odder Kommune omfatter mulighed for afstemme løsninger efter den konkrete situation og pligt til at tage aktiv og reflekteret stilling i den konkrete situation. Værdier Ledelsesgrundlaget beskriver de værdier, som ledere i Odder Kommune skal arbejde ud fra. Ledelsesgrundlaget skal skabe tydelighed om, hvilke forventninger, der er til lederne i Odder Kommune. Lederne i Odder Kommune skal arbejde ud fra 5 overordnede værdier: E N H E D Engagement Nytænkning Helhedsorientering Effektivitet Dialog E-N-H-E-D er ikke ensbetydende med fravær af uenighed. I Odder Kommune skal vi være søgende, prøvende og dynamiske. Der skal være masser af dialog og diskussion undervejs men udgangspunktet skal være en fælles forståelse og et fokus på at arbejde til gavn for Odder Kommune som én virksomhed. E-N-H-E-D understreger, at når kompetencerne mødes og organisationen samarbejder, går kommunens virksomhed op i en højere enhed. 2
Engagement Lederen skal skabe engagement. Engagement handler om at give medarbejdere ansvar, anerkendelse og indflydelse samt involvere dem i Odder Kommunes udvikling. Engagement handler også om faglig kvalificering. Som fremtidens ledere og medarbejdere vil vi blive stillet over for komplekse opgaver, hvor der både er behov for at fordybe og udvikle sig inden for sit fag og lade sig udfordre af andre fagligheder og kunne indgå i dialog og samarbejde om løsninger. Alle ledere og medarbejdere skal derfor kvalificeres til at kunne tage del i denne proces. Ud over den faglige kvalificering skal der lægges vægt på en bredere personlig udvikling, der kan fremme samordning, koordinering og kreativitet i løsning af kommunens opgaver, og som samtidig vil have en værdi i sig selv. Kompetenceudvikling kan ikke fremmes ved efteruddannelse alene, men også gennem læring på jobbet, f.eks. gennem positive arbejdsrelationer og uddelegering af opgaver og ansvar. Engagement forudsætter, at lederen udviser tillid til medarbejderen. Tillid befordrer udvikling og risikovillighed. Opgaven som leder er i mindre grad selv at løse problemer og opgaver og i højere grad at sætte medarbejderen i stand til at løse dem selv. Engagement handler også om trivsel. Som leder skal du arbejde for, at Odder Kommune er en arbejdsplads, hvor medarbejdernes udviklingsmuligheder og arbejdsforhold fremmer arbejdsglæde og trivsel. Det fremgår således også af arbejdsmiljø- og sundhedspolitikken, at Odder Kommune vil være en sikker, sund og udviklende arbejdsplads. Nytænkning Lederen skal have fokus på nytænkning. De hastige forandringer i samfundet betyder, at kravene til Odder Kommunes omstillings- og udviklingsevne til stadighed øges. Alle medarbejdere i kommunen skal være kvalificeret til og indstillet på forandring og udvikling i arbejdsvilkår. Der vil ofte være mere fokus på udvikling af nye løsninger end på den mere rutinemæssige drift. Nytænkning er derfor afgørende samtidig med, at kvaliteter som stabilitet og soliditet indgår som vigtige elementer. Nytænkning betyder, at der skal være fokus på læring og udvikling. På det teknologiske område betyder det, at Odder Kommune skal være i front med anvendelse af ny teknologi, herunder specielt informationsteknologi. Odder Kommunes IT-strategi sætter således fokus på, at ledere i Odder Kommune går forrest og medvirker til at realisere IT-strategien. Nytænkning betyder også, at lederen skal have udsyn og arbejde strategisk med at udvikle kommunens opgaveløsning. Lederen skal deltage i netværk udenfor kommunegrænsen med henblik på at opbygge, udvikle og dele viden. 3
Nytænkning betyder, at lederen skal tænke visionært, så der tegnes en udviklingsretning. Visionerne skal være kendte af medarbejderne og tilgængelige for andre interessenter. Nytænkning gælder også selve lederrollen. Lederen skal arbejde målrettet og bevidst med sin lederrolle og styring. Lederen har således pligt til at reflektere over sin lederrolle, og hvordan denne til stadighed udvikles. Det indebærer også, at lederen til stadighed skal være opsøgende, når det gælder egen kompetenceudvikling. Helhedsorientering Odder Kommune er organiseret som en enhedsforvaltning og tilstræber at have en flad og uformel struktur. Dette skal sikre den fælles forståelse og tilgodese det tværgående samarbejde til gavn for helheden. Helhedsorientering er vigtigt, fordi mange af kommunens aktiviteter påvirker hinanden og derfor skal ses og udføres i sammenhæng. Alle aktiviteter har konsekvenser af forskellig karakter herunder økonomiske, faglige, personalemæssige, fysiske, miljømæssige og sundhedsmæssige konsekvenser. Byrådet har bl.a. besluttet, at der skal foretages sundhedskonsekvensvurderinger på de 7 politikområder samt relevante større tværgående politikker og tilhørende indsatsområder. Det er ofte forskellige medarbejdere i forskellige afdelinger og institutioner, der har de bedste forudsætninger for at vurdere de forskellige konsekvenser. Lederen forventes derfor at afstemme sine tiltag og aktiviteter med resten af organisationen. Ligeledes er samarbejde på tværs i den kommunale organisation er helt afgørende for at opnå de løsninger, der ud fra en helhedsvurdering er de bedste i forhold til kommunens mål. Lederen forventes at anlægge helhedsbetragtninger, hvor det er relevant, inden aktiviteter igangsættes. Det omfatter bl.a. et ansvar for at søge information og fuld belysning af given sag samt et ansvar for at foretage brede konsekvensvurderinger. Lederne har således et fælles ansvar for at optimere driften. Lederen vil blive stillet over for komplekse opgaver, hvor løsningen og styringen alene kan foretages gennem samarbejde, tværfaglighed og koordinering. Lederen vil skulle stille tilsvarende krav om og give rum for tværfaglighed og samarbejde til sine medarbejdere. Effektivitet Odder Kommune skal være en konkurrencedygtig opgaveløser, og lederne har ansvaret for, at aktiviteterne i kommunen sigter imod at opnå målene effektivt. Ledere skal arbejde for sammenhæng mellem mål, ressourcer og resultater. Inden for rammerne af de overordnede politikker, mål og strategier skal institutioner og forvaltning arbejde videre med fastsættelse af underordnede 4
delmål og strategier, så det sikres, at de politisk fastsatte mål opnås så effektivt som muligt. Der skal være klarhed om målene. Målene fastsættes og justeres i dialog med brugerne og kommunens medarbejdere og vil være under konstant revision i forhold til tidens udfordringer. Der skal foretages målinger af, om målene opnåes. Det betyder ikke, at alle mål skal være kvantificerbare. Der kan også være tale om kvalitative mål og målinger. Dialog Dialog er afgørende. Ingen har alene de rigtige løsninger. Borgere, byråd, forvaltning og institutioner må til stadighed i dialogform søge de bedste løsninger i et samfund i hastig forandring. Odder Kommunes politik for kommunikation og borgerinddragelse sætter fokus på åbenhed og dialog. Det betyder, at det skal være nemt for borgeren at få information om byrådets arbejde og give sin mening til kende. Der skal være en god dialog med borgerne. Endelig skal der være klare rammer for dialog og eksperimenteres med nye inddragelsesformer. Dialogen er en del af dagligdagen og skal foregå i en åben og fordomsfri atmosfære. Lederne skal prioritere dialog. Dialog sikres bl.a. ved regelmæssige personalemøder og udviklingssamtaler. Dialog mellem leder og direktør er bl.a. systematiseret i ledelsesaftalerne. Processen i forbindelse med indgåelse af ledelsesaftalerne er et rum for udveksling af information og holdninger, som bidrager til udvikling af kommunens ydelser. Dialog omfatter også, at direktørerne og lederne har en vigtig funktion som sparringspartnere, ligesom lederne har pligt til at orientere direktionen, når det gælder driftskritiske situationer og øvrige væsentlige forhold. Dialog indebærer, at lederen udtrykker sine forventninger til medarbejderne tydeligt. Der er forskel på dialog og forhandling. Hvad er dialog Samtalen i dialogfasen er undersøgende, nysgerrig og udforskende. Den lægger op til fælles ansvar for samtalen, ligeværdighed og en form for samhørighed, fordi man får øje på nye handlemuligheder. Man skal bl.a. turde vise forståelse for den andens perspektiv uden nødvendigvis at give ret. Målet for dialog er forståelse og erkendelse. Hvad er forhandling I forhandlingsfasen er der fokus på sammenfaldende og modstridende interesser. Forhandlingsfasen er normativ, og man forsøger at påvirke hinanden. Man argumenterer, analyserer og sætter lys på sine interesser, så standpunkterne ofte står i modsætning til hinanden. Målet for forhandling er en beslutning. 5
Det skal være tydeligt, hvornår der træffes beslutning, hvem der træffer beslutning og på hvilket grundlag den træffes. Det skal også være tydeligt, hvilke beslutninger man har indflydelse på. Dialogfasen er ikke uendelig. Det skal være tydeligt, hvornår dialogfasen er slut. Dialogen foregår i en åben og gennemsigtig form inden for den udmeldte struktur. Der gives plads til uenigheder og drøftelser i beslutningsprocessen. Når beslutningen er truffet, skal der være gensidig loyalitet mellem ledelse og medarbejdere inden for såvel det administrative som det politiske system. Når beslutningerne er truffet, bakkes disse loyalt op. Man kan altså godt være uenig men alligevel acceptere en beslutning - og beslutningstageren vedgår sit ansvar. 6
Appendix: Ledelsesgrundlaget er en del af det samlede dialog- og styringskoncept Odder Kommune er en politisk ledet arbejdsplads med heraf følgende struktur og kommandoveje, hvor byrådet træffer de principielle beslutninger bl.a. gennem mål- og rammestyring. Odder Kommunes ledelsesgrundlag er en del af det overordnede dialog- og styringskoncept Byrådets Styringsværktøj Vision Politikker Strategier og handleplaner Direktionens Styringsværktøj Ledelsesgrundlag Organisationspolitikker Organisationsstrategier Ledelsesaftale Institutioners styringsværktøj Byrådets indsatsområder gør det ud for den overordnede vision. Der arbejdes med 7 overordnede politikområder, hvor politikker sætter mål og rammer for den kommunale opgaveløsning. Derudover udarbejder byrådet konkrete strategier og handleplaner for at realisere vision og politikker på det korte sigt. De politiske visioner, politikker og strategier fastsætter rammerne for den daglige drift og ledelse af kommunen. BUM-modellen er det helt grundlæggende organisationsprincip 1 : Byrådet fastsætter som bestiller, hvad der skal frembringes: ydelsernes indhold, omfang, kvalitet og det resultat, man ønsker at opnå samt de ressourcemæssige rammer for serviceydelsen. Den kommunale organisation har som udfører frihed til at vælge, hvordan ydelserne frembringes, herunder hvilke faglige og ledelsesmæssige metoder, der bør ligge til grund. Direktionen er ansvarlig i forhold til det politiske system for formulering af overordnede administrative mål og strategier samt koordinering af kommunens aktiviteter ud fra et helhedssynspunkt. Dette skal foregå i tæt samarbejde og dialog med kommunens forvaltning, herunder institutioner og de øvrige udførende led. Endelig er ledelsesaftalen rammen om dialogen mellem direktør og institutionsleder. Her aftales udviklingsmål og indsatsområder for institutionen. Formålet med ledelsesaftalen er at komme 360 grader omkring ledelsesopgaven, og der fokuseres derfor i ledelsesaftalen på: Ledelse, faglige og politiske mål, medarbejderudvikling og -trivsel, rammevilkår samt brugere. 1 BUM = Bestiller-Udfører-Modtager 7